Załącznik nr 5 do SWZ Umowa o świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych
Załącznik nr 5 do SWZ Umowa o świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych
zawarta w dniu. w Obrowie,
pomiędzy:
Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Obrowie, ul. Aleja Lipowa 27, 87-126 Xxxxxx, XXX 000 000 00, reprezentowanym przez Kierownika Panią Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, zwanym w treści umowy Zamawiającym,
a
…..............................................
…..............................................
reprezentowanym przez:.............…
…...........................................…….
zwanym w treści umowy Wykonawcą,
Niniejsza umowa została zawarta w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie podstawowym z art. 275 pkt 1 z uwzględnieniem art. 359 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.), zawarta została umowa o następującej treści:
§1
1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych osobom uprawnionym na podstawie decyzji administracyjnej wydanej przez Xxxxxxxxxxxxx na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2020 r., poz. 1876 ze zm.).
2. Przedmiotem zamówienia są specjalistyczne usługi opiekuńcze dostosowane do szczególnych potrzeb wynikających z rodzaju schorzenia lub niepełnosprawności, tj:
1) uczenie i rozwijanie umiejętności niezbędnych do samodzielnego życia;
2) pielęgnacja - jako wspieranie procesu leczenia;
3) rehabilitacja fizyczna i usprawnianie zaburzonych funkcji organizmu;
4) pomoc mieszkaniowa;
5) zapewnienie dzieciom i młodzieży z zaburzeniami psychicznymi dostępu do zajęć rehabilitacyjnych i rewalidacyjno-wychowawczych;
6) usługi świadczone osobom z zaburzeniami psychicznymi.
3. Wykonawca oświadcza, że wszystkie osoby wykonujące w jego imieniu specjalistyczne usługi opiekuńcze, określone w §1 posiadają kwalifikacje wskazane w §3 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 22 września 2005 r. w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych (Dz. U. z 2005 r., Nr 189, poz. 1598 ze zm.).
4. Szczegółowy zakres świadczonych usług określony jest w Specyfikacji Warunków Zamówienia (zwaną dalej SWZ), która stanowi integralną część niniejszej umowy.
§2
Umowa zawarta zostaje na czas określony od 02.01.2022 r. do 31.12.2022 r. z tym zastrzeżeniem, iż wyczerpanie kwoty stanowiącej całkowitą wartość umowy, o której mowa w § 3 ust 1, skutkuje wygaśnięciem umowy.
§3
1. Szacunkowa wartość wynagrodzenia Wykonawcy wynosi
brutto ............................................... złotych słownie:...............................................................
2. Za jedną godzinę świadczonej usługi wynagrodzenie wynosi brutto: zł
3. W przypadku nie świadczenia usługi z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy (np. gdy świadczeniobiorca jest nieobecny np. z powodu wyjazdu do sanatorium lub rodziny
wynagrodzenie za usługi nie przysługuje).
4. Strony ustalają, że rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy odbywać się będzie po zakończonym miesiącu na podstawie protokołu wykonania usług (załącznik nr 5 do umowy) oraz wystawionego przez Wykonawcę rachunku / faktury określającego ilość godzin faktycznie świadczonych usług w okresie, za który wystawiono rachunek do 5 dnia następnego miesiąca.
5. Faktura winna być wystawione na:
Nabywca: Gmina Obrowo, ul. Xxxxx Xxxxxx 27, 87-126 Obrowo, NIP 879 266 82 60,
Odbiorca: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Obrowie, xx. Xxxxx Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx.
6. Wynagrodzenie jest płatne w ciągu 14 dni od otrzymania faktury.
7. Jeżeli powodem nieobecności świadczeniobiorcy jest jego pobyt w szpitalu Zamawiający może powierzyć Wykonawcy dalsze sprawowanie opieki nad świadczeniobiorcą. W takim wypadku wynagrodzenie przysługuje za godziny faktycznie sprawowanej opieki.
8. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej w tym specjalistycznych usług opiekuńczych przez cały okres świadczenia usług objętych zamówieniem, na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 1 000 000 zł.
9. Jeśli ubezpieczenie posiadane w dniu zawarcia umowy na świadczenie usług objętych zamówieniem nie obejmuje całego okresu jej trwania Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia nowej umowy lub przedłużenia posiadanej, a następnie przedłożenia jej Zamawiającemu najpóźniej na 7 dni przed zakończeniem obowiązywania poprzedniej polisy/umowy ubezpieczenia.
10. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia przedmiotu niniejszej umowy na zasadach określonych w SWZ, przy czym minimalny zakres świadczenia wynosi 50%.
11. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku dostawca lub Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.
12. Przepis ust. 11 znajduje zastosowanie w szczególności w przypadku ograniczenia środków budżetowych na wykonanie zadania bądź zmian w prawie skutkujących brakiem obowiązku po stronie Zamawiającego wykonywanie zadania objętego umową. Odstąpienie od umowy w powyższych okolicznościach nie skutkuje odpowiedzialnością odszkodowawczą ani obowiązkiem zapłaty kar umownych.
§4
1. Wykonawca lub jego podwykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przez cały okres realizacji zamówienia, osób wykonujących czynności związane z realizacją przedmiotu zamówienia – wymóg ten dotyczy osób, wykonujących czynności bezpośrednio przy realizacji zamówienia, tj. świadczenia specjalistycznych usług opiekuńczych i to przez cały okres realizacji zamówienia z zastrzeżeniem §5.
2. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:
1) żądania oświadczeń w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,
2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,
3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.
3. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez
Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia:
1) Oświadczenie zatrudnionego pracownika,
2) Oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego.
3) Poświadczonej za zgodnością z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,
4) Inne dokumenty
- zawierające informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę i zakres obowiązków pracownika.
4. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności.
5. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.
§5
Stosownie do art. 96 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.), Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do zatrudniania na umowę o pracę przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, nieprzerwanie przez cały okres realizacji tego zamówienia, co najmniej 1 osoby należącej do co najmniej jednej z kategorii osób wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz.
U. z 2020 r., poz. 176 ze zm.), posiadającej wymagane kwalifikacje do wykonywania zamówienia zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 22 września 2005 r. w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych (Dz. U. z 2005 r., Nr 189, poz. 1598 ze zm.).
§6
1. Na warunkach określonych w niniejszej umowie dopuszcza się wykonanie przy pomocy podwykonawców następujących usług:.......................................... .
2. Przed zawarciem umów z podwykonawcami Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, zobowiązuje się udzielić mu informacji dotyczących tych podwykonawców w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji umowy.
3. Wykonawca zobowiązany jest na żądanie Zamawiającego do przedstawienia Zamawiającemu zawartych umów z podwykonawcami.
4. Zmiana podwykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu umowy wymaga pisemnej zgody Zamawiającego.
5. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.
§7
1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne:
1) w wysokości 5% wartości umowy, gdy Zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca;
2) w wysokości 0,2% wartości umowy za nie wykonaną w terminie usługę, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki;
3) w wysokości 100,00 zł za każdy stwierdzony przypadek ( kara może być nakładana wielokrotnie) za brak osób zatrudnionych na umowę o pracę zgodnie z § 4 oraz § 5
niniejszej umowy.
2. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy karę umowną w wysokości 5% wartości umowy, w razie odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Zamawiający.
3. Łączna wartość kar umownych nie przekroczy 20% wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 1 umowy.
4. Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżone kary umowne.
5. Dla potrzeb wyliczenia kary umownej za wartość umowy przyjmuje się kwotę określoną w § 3.
6. Wykonawcy występujący wspólnie (członkowie konsorcjum) ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.
§8
1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności takiej zmiany.
2. Zmiana niniejszej umowy jest możliwa jeżeli łączna wartość zmian jest mniejsza niż progi unijne oraz jest niższa niż 10% wartości pierwotnej umowy.
§9
1. Zamawiający prowadzić będzie kontrole zakresu i jakości usług świadczonych przez Wykonawcę oraz zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentacji w zakresie realizacji umowy.
§10
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od niniejszej umowy w szczególności gdy Wykonawca bez uzasadnionej przyczyny:
1) nie świadczy usług będących przedmiotem umowy bądź czyni to w sposób nieprawidłowy;
2) narusza postanowienia niniejszej umowy.
2. Wykonawcy przysługuje odstąpienie od niniejszej umowy w szczególności gdy Zamawiający nie wypłaci mu należnego wynagrodzenia w okresie 3 miesięcy od otrzymania faktury.
3. Zamawiającemu przysługuje również prawo odstąpienia od umowy :
1) w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o zaistnieniu istotnej okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu,
2) dokonano zmiany umowy z naruszeniem art. 454 i art. 455 Pzp,
3) Wykonawca w chwili zawarcia umowy podlegał wykluczeniu na podstawie art.108 Pzp,
4) Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej stwierdził, w ramach procedury przewidzianej w art. 258 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, że Rzeczpospolita Polska uchybiła zobowiązaniom, które ciążą na niej na mocy Traktatów, dyrektywy 2014/24/UE, dyrektywy 2014/25/UE i dyrektywy 2009/81/WE, z uwagi na to, że zamawiający udzielił zamówienia z naruszeniem prawa Unii Europejskiej, - przy czym w przypadkach, o których mowa w pkt 1 – 4 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy
§11
1. Administratorem danych osobowych jest Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Obrowie reprezentowany przez Kierownika GOPS. Możesz się z nim kontaktować w następujący sposób: listownie na adres siedziby, ul. Aleja Lipowa 27, 87 – 126 Obrowo, e-mailowo: xxxx@xxxxxxxxxx.xx, telefonicznie: 56 678 60 22 wew. 127. Do kontaktów w sprawie ochrony danych osobowych został także powołany inspektor ochrony danych, z którym możesz się kontaktować wysyłając e-mail na adres xxx@xxxxxx.xx. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na zasadzie art. 6 ust. 1 lit c), art. 9 ust. 2 lit. g) i art. 10 RODO, w związku z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych i regulaminem
udzielania zamówień publicznych w celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. udzielenia zamówienia publicznego oraz art. 6 ust. 1 lit b) RODO, w związku z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych i regulaminem udzielania zamówień publicznych w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą tj. zawarcie odpłatnej umowy zawieranej między Zamawiającym, a Wykonawcą, której przedmiotem jest usługa (też umowa o podwykonawstwo). Uznaje się, że przystępujący do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zapoznali się z klauzulą informacyjną zawartą w SWZ,
2. Warunkiem koniecznym do zawarcia umowy jest podpisanie umowy powierzenia danych do przetwarzania według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej umowy.
§12
1. Spory mogące wyniknąć na tle stosowania niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądu powszechnego właściwego miejscowo według siedziby Zamawiającego.
2. Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o zmianie formy prawnej prowadzonej działalności, o wszczęciu postępowania układowego lub upadłościowego oraz zmianie jego sytuacji ekonomicznej mogącej mieć wpływ na realizację umowy oraz o zmianie siedziby firmy pod rygorem skutków prawnych wynikających z zaniechania, w tym do uznania za doręczoną korespondencję skierowaną na ostatni adres podany przez Wykonawcę.
3. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1740), ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.).
4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
5. Integralną część umowy stanowią załączniki:
1) Załącznik nr1 – Oferta Wykonawcy z załącznikami.
2) Załącznik nr 2 – Specyfikacja warunków Zamówienia
3) Załącznik nr 3 – Umowa powierzenia przetwarzania danych
4) Załącznik nr 4 - Karta Świadczeniobiorcy
5) Załącznik nr 5 - Informacja do faktury VAT dotycząca przyczyny niezrealizowania specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 3 do umowy
UMOWA
POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH DO PRZETWARZANIA
Pomiędzy: Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Obrowie
reprezentowanym przez: Panią Xxxxxx Xxxxxxxxxxx Kierownika GOPS w Obrowie z siedzibą: 87- 126 Obrowo, ul. Aleja Lipowa 27, NIP 8792079457, REGON 340854180, zwaną w treści Umowy „Administratorem”
a
…………………………………………………………………………………………………………
……. ……………………...……………, ul. …………………………………...……..……...………
- reprezentowany przez: ……………………………………………………….…………………….
NIP: ………………………………....………KRS ,
zwany w treść Umowy „Procesorem” lub „Przetwarzającym”,
w dalszej części Umowy Administrator i Procesor są nazywani łącznie „Stronami” lub każde oddzielenie „Stroną”
§ 1
PRZEDMIOT UMOWY
1. Strony zawarły w dniu ………… umowę nr ………… o świadczenie: specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi w miejscu ich zamieszkania na terenie Gminy Obrowo, dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Obrowie, zwaną dalej „Umową usługi”.
2. Mając na uwadze, że umowa wskazana powyżej dotyczy przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako: ,,RODO") Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych Procesorowi.
3. Przetwarzanie ma charakter czasowy. Celem przetwarzania jest świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi w miejscu ich zamieszkania.
4. Powierzenie obejmuje dane zwykłe, szczególne kategorie danych: osób dorosłych wobec, których jest zlecana usługa, osób ubezwłasnowolnionych wobec, których jest zlecana usługa i ich opiekunów prawnych, osób niepełnoletnich wobec, których jest zlecania usługa i ich rodziców lub opiekunów prawnych.
5. Procesor uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w celu wykonania umowy określonych w ust. 1,
6. Procesor może przetwarzać powierzone mu dane osobowe dla własnych celów jedynie w przypadku dysponowania w tym zakresie odrębną podstawą prawną, o czym ma obowiązek powiadomić osoby, których dane przetwarza.
§ 2
OŚWIADCZENIA I OBOWIĄZKI PROCESORA
1. Procesor oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie niniejszej Umowy, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności Procesor oświadcza, że znane mu są zasady przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych wynikające RODO, których zobowiązany jest przestrzegać.
2. Procesor jest zobowiązany:
1) przetwarzać powierzone dane osobowe zgodnie z RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz niniejszą Umową;
2) przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie na obszarze Europejskiego Obszaru Gospodarczego (z zastrzeżeniem rozdziału 5 Umowy) oraz na urządzeniach zarządzanych przez Procesora i jego personel, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa ochrony danych osobowych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa;
3) udzielać dostępu do powierzonych danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na zakres wykonywanych zadań otrzymały od Procesora upoważnienie do ich przetwarzania oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających z Umowy usługi;
4) zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy, chyba że osoby te podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
5) wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe będą przetwarzane na podstawie Umowy;
6) wspierać Administratora w miarę możliwości, poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO;
7) pomagać Administratorowi, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO, tj. w szczególności w zakresie:
a) zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych poprzez wdrożenie stosownych środków technicznych oraz organizacyjnych;
b) dokonywania zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu oraz zawiadamiania osób, których dane dotyczą o takim naruszeniu (obowiązki Procesora w odniesieniu do zgłaszania naruszeń zostały określone w § 8 Umowy);
c) przeprowadzenia przez Administratora oceny skutków dla ochrony danych oraz przeprowadzania konsultacji Administratora z organem nadzorczym;
8) prowadzić, w formie pisemnej (w tym elektronicznej), rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora,
9) udostępniać Administratorowi, na jego uzasadnione żądanie wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Administratora obowiązków wynikających z art. 28 RODO;
10) umożliwić Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji na zasadach określonych w § 6 Umowy;
11) niezwłocznie informować Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych lub przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych;
12) przechowywać dane osobowe powierzone w związku z wykonywaniem danej Umowy usługi
jedynie przez okres jej obowiązywania, a także bez zbędnej zwłoki anonimizować dane lub ograniczać przetwarzanie wskazanych danych osobowych, zgodnie z wytycznymi Administratora i Umową powierzenia.
§ 3
ŚRODKI ORGANIZACYJNE I TECHNICZNE
Procesor wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia, oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku. Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa, jest odpowiedni, Procesor uwzględnia w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
§ 4
PODPOWIERZENIE
1. Jeżeli należyte wypełnienie obowiązków wynikających z realizacji niniejszej Umowy oraz Umowy Głównej będzie tego wymagało, Procesor może dokonać dalszego powierzenia przetwarzania danych.
2. Na dzień zawarcia niniejszej Umowy Procesor zamierza powierzyć dane osobowe następującym podmiotom, co Administrator akceptuje:
1)………….,
2)……………….,
3. Procesor oświadcza, że podmioty wymienione w ust. 2 spełniają wymogi, o których mowa w art. 28 Rozporządzenia i zostanie to zagwarantowane w umowach dalszego powierzenia przetwarzania danych. Uprawnienia podmiotów, którym zostanie podpowierzone przetwarzanie danych osobowych, nie mogą być szersze aniżeli uprawnienia Procesora wynikające z niniejszej Umowy.
4. Warunkiem dalszego powierzenia danych osobowych przez Procesora innym podmiotom aniżeli wymienionym w ust. 2 jest uprzednie powiadomienie Administratora drogą elektroniczną o tym fakcie, z jednoczesnym oświadczeniem Procesora, iż podmiot któremu zostaną podpowierzone dane osobowe spełnia wymogi, o których mowa w art. 28 Rozporządzenia i zostanie to zagwarantowane w umowie dalszego powierzenia przetwarzania danych. Uprawnienia podmiotu, któremu zostanie podpowierzone przetwarzanie danych osobowych, nie mogą być szersze aniżeli uprawnienia Procesora wynikające z niniejszej Umowy.
5. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, nie wyłącza możliwości wyrażenia przez Administratora sprzeciwu wobec dalszego powierzenia w terminie do 7 dni roboczych (rozumianych jako dni od poniedziałku do piątku, godz. 8:00-16:00) od dnia otrzymania powiadomienia, o którym mowa w ust. 4.
6. Procesor zobowiązuje się powiadomić Administratora o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy podpowierzenia w terminie 10 dni od tego zdarzenia.
§ 5
TRANSFER DANYCH OSOBOWYCH
1. Procesor nie może przekazywać (transferować) danych osobowych do państwa trzeciego, które
znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (,,EOG"), chyba że Administrator udzieli mu uprzedniej zgody zezwalającej na taki transfer.
2. Jeśli Administrator udzieli Procesorowi uprzedniej zgody na przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego, Procesor może dokonać transferu tych danych osobowych tylko wtedy, gdy:
1) państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej; lub
2) Administrator i Procesor lub dalszy podmiot przetwarzający zawarli umowę w oparciu o standardowe klauzule umowne lub wdrożyli inny mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych do państwa trzeciego.
§ 6
AUDYT
1. Administrator jest upoważniony do przeprowadzenia audytu zgodności z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, przetwarzania przez Procesora powierzonych mu do przetwarzania danych osobowych.
2. Administrator zawiadomi Procesora o planowanym przeprowadzeniu audytu, co najmniej na 14 dni roboczych przed planowaną datą jego przeprowadzenia.
3. Jeżeli w ocenie Procesora audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym terminie Procesor powinien poinformować o tym fakcie Administratora. W takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.
4. Audyty, o których mowa w ust. 1, mogą być wykonywane przez Administratora w miejscu przetwarzania danych osobowych objętych powierzeniem w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 16:00. Jeżeli Administrator nie prowadzi audytu samodzielnie, może zlecić przeprowadzenie audytu jedynie podmiotom lub osobom, profesjonalnie świadczącym usługi tego rodzaju (,,audytor zewnętrzny") pod warunkiem zawiadomienia, o tym Procesora z wyprzedzeniem co najmniej na 7 dni roboczych.
5. W każdym przypadku, w którym Administrator zamierza zlecić przeprowadzenie audytu, w tym inspekcji, audytorowi zewnętrznemu, Administrator ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania takiego podmiotu jak za własne.
6 Administrator zobowiązany jest zapewnić, by osoby wykonujące czynności w ramach audytu, w tym audytorzy zewnętrzni, zostały zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji, które uzyskają w związku wykonywaniem audytu.
7. Administrator zobowiązany jest zapewnić, by osoby wykonujące czynności w ramach audytu, w tym audytorzy zewnętrzni, nie były zatrudnione, nie były wspólnikami, akcjonariuszami, lub członkami organów podmiotów, wykonujących działalność konkurencyjną w stosunku do działalności prowadzonej przez Procesora, ani nie prowadzą takiej działalności konkurencyjnej we własnym imieniu.
8. Na żądanie Procesora, Administrator przedstawi w powyższym zakresie stosowne oświadczenie w formie pisemnej, pod rygorem bezskuteczności niedopuszczenia te osoby lub podmiotu do przeprowadzenia audytu. W przypadku braku złożenia tego oświadczenia, uznaje się, że wskazana osoba, w tym w audytor zewnętrzny, nie ma umocowania do przeprowadzenia audytu. Procesor będzie wówczas uprawniony do wezwania Administratora do wskazania innej osoby lub podmiotu do przeprowadzenia audytu i przedstawienia stosownego oświadczenia, dotyczącego tej osoby lub podmiotu. Do czasu wykonania tego obowiązku, Procesor będzie uprawniony do niedopuszczenia wskazanej osoby do wykonywania czynności audytowych. Postanowienia niniejsze nie naruszają uprawnienia Administratora do przeprowadzenia audytu samodzielnie.
9. Procesor, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytu, będzie współpracować z Administratorem i upoważnionymi przez niego audytorami, w szczególności zapewni im dostęp do:
− pomieszczeń i dokumentów obejmujących dane osobowe oraz informacje o sposobie przetwarzania danych osobowych,
− infrastruktury teleinformatycznej oraz systemów IT, a także:
− osób mających wiedzę na temat procesów przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Procesora.
10. Po przeprowadzonym audycie Administrator sporządza protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele obu Stron.
11. Koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi każda ze Stron w swoim zakresie. Procesor nie jest zobowiązany do zwrotu Administratorowi jakichkolwiek kosztów związanych z wykonanym audytem, niezależnie od jego wyniku.
§ 7
POUFNOŚĆ
1. Strony mają obowiązek ochrony informacji poufnych, niezależnie od formy ich przekazania i przetwarzania, rozumianych jako informacje takie jak:
1 dane osobowe, w tym szczególne kategorie danych osobowych (w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO),
2) informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993
r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji),
3) informacje wymagające ochrony ze względu na ich znaczenie dla interesów Stron, w tym wszelkie dane techniczne, finansowe i handlowe, materiały i dokumenty,
4) inne informacje bez względu na fakt, czy są one utrwalone w formie pisemnej lub w jakikolwiek inny sposób, zapisane w jakiejkolwiek formie i na jakimkolwiek nośniku, dotyczące Strony lub jej klientów, kontrahentów, dostawców, a także informacje dotyczące usług, polityki cenowej, sprzedaży, wynagrodzeń pracowników, które druga Strona otrzymała w okresie obowiązywania Umowy, lub o których dowiedziała się, czy też do których miała dostęp lub będzie w ich posiadaniu, w związku z prowadzonymi rozmowami i negocjacjami, a które nie są powszechnie znane.
2. Strony będą zwolnione z obowiązku zachowania w tajemnicy informacji poufnych w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia informacji poufnych wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, bądź też prawomocnego orzeczenia lub decyzji uprawnionego sądu lub organu. O każdorazowym powzięciu informacji o takim obowiązku Strona jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić drugą Stronę. W takim przypadku Strona zobowiązana do ujawnienia informacji poufnych będzie obowiązana do:
1) ujawnienia tylko takiej części informacji poufnych, jaka jest wymagana przez prawo,
2) podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zapewnienia, iż ujawnione informacje poufne będą traktowane w sposób poufny i wykorzystywane tylko w zakresie uzasadnionym celem ujawnienia.
3. Zobowiązanie do zachowania poufności w odniesieniu do danych powierzonych w związku z daną Umową usługi jest nieograniczone w czasie.
§ 8
ZGŁASZANIE NARUSZEŃ
1. Procesor po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, zgłasza je Administratorowi.
2. Procesor informuje o okolicznościach naruszenia i potencjalnych zagrożeniach dla ochrony powierzonych danych osobowych oraz jest zobowiązanych pisemnie określić:
1) charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie,
2) możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych,
3) zastosowane lub proponowane środki w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków,
3. Procesor, bez zbędnej zwłoki, podejmuje wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.
4. Procesor nie jest uprawniony ani zobowiązany do powiadamiania o naruszeniu:
1) osób, których dane dotyczą; ani
2) organu nadzorczego.
§ 9
CZAS TRWANIA UMOWY I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na okres obowiązywania Umowy Głównej, o których mowa w art. 1 ust. 1 z zastrzeżeniem §9 ust. 2.
2. Administrator uprawniony jest do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszenia Umowy przez Procesora, a także w przypadku, gdy:
1) organ nadzoru nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych osobowych stwierdzi, na podstawie prawomocnej decyzji, że Procesor lub dalszy podmiot przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych,
2) prawomocne orzeczenie sądu powszechnego wykaże, że Procesor nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych – pod warunkiem uprzedniego pisemnego wezwania Procesora do zaniechania naruszeń i usunięcia ich skutków, wyznaczenia, w tym celu dodatkowego terminu, nie krótszego niż 30 dni, i bezskutecznego upływu tego terminu.
3. Administrator zobowiązuje Procesora do anonimizacji wszystkich powierzonych danych osobowych oraz usunięcia ich kopii niezwłocznie po zakończeniu obowiązywania Umowy w terminie uzasadnionym względami technicznymi lecz w żadnym wypadku nie później niż w ciągu 30 dni, chyba że właściwe przepisy prawa krajowego lub unijnego nakazują przechowywanie tych danych osobowych. O usunięciu danych Procesor powiadomi Administratora pisemnie, w terminie 5 dni od dnia usunięcia danych, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej umowy.
4. Procesor jest zobowiązany do podjęcia stosownego działania w celu wyeliminowania możliwości dalszego przetwarzania danych powierzonych na podstawie niniejszej Umowy.
§ 10
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie prowadzona w następujący sposób:
− ze strony Procesora – na adres poczty elektronicznej: ..............@. pl;
− ze strony Administratora – na adres poczty elektronicznej: xxxx@xxxxxx.xx.
2. Wszelkie oświadczenia i zawiadomienia mogą być składane za pośrednictwem poczty elektronicznej, zabezpieczonej w sposób uzgodniony przez Strony, chyba że Umowa lub bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.
3. Zmiana adresów nie stanowi zmiany Umowy. O każdej zmianie danych Strony powiadomią się na piśmie, lub drogą elektroniczną, wskazując nowe dane kontaktowe.
4. Do chwili złożenia oświadczenia o zmianie danych, oświadczenia i zawiadomienia kierowane na dotychczasowe adresy uważa się za skuteczne.
5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej Strony.
6. Zmiany Umowy są możliwe wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem sytuacji, w których Umowa wprost przewiduje inną formę dokonywania zmian.
7. Użyte w Umowie pojęcia należy interpretować zgodnie z RODO.
8. Spory mające związek z Umową rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Administratora.
Administrator Procesor
Załącznik nr 1
do umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
…………………. dnia, ………………
…………………………………………
(Pełna nazwa podmiotu przetwarzającego dane)
………………………………………………
(Adres siedziby podmiotu przetwarzającego dane)
…………………………………………
(dane administratora)
Informacja o zaprzestaniu przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. g rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwanego dalej „RODO”). Informuję, że zgodnie z Umową Powierzenia Przetwarzania Danych zawartą w dniu …………………dane osobowe przekazane przez …………………………………………… po wygaśnięciu umowy zostały usunięte - zniszczone i nie będą wykorzystywane w dalszej działalności.
……………………………
(pieczątka i podpis)
Załącznik nr 2 do umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
ARKUSZ WERYFIKACJI PODMIOTU PRZETWARZAJĄCEGO
Lp. | Pytanie | Odpowiedź | Uwagi |
1. | Czy jako podmiot przetwarzający dane osobowe planujesz wyznaczyć/wyznaczyłeś Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD)? | - tak zaplanowano wyznaczenie - tak wyznaczono - nie zaplanowano wyznaczenia (uzasadnienie: np. nie jest wymagane przepisami prawa) - zaplanowano wyznaczenie (kiedy: podać przewidywaną datę) | |
2. | Jeżeli nie planuje wyznaczyć/nie został wyznaczony IOD to proszę o wskazanie innej osoby do kontaktu w kwestiach związanych z ochroną danych osobowych. | Osoba do kontaktu…, stanowisko/funkcja…, numer tel. | |
3. | Czy jako podmiot przetwarzający dane osobowe wprowadziłeś środki techniczne i organizacyjne w tym politykę ochrony danych osobowych/bezpieczeństwa informacji/zarzadzania systemem informatycznym, które będą spełniały wymogi RODO oraz innych aktów regulujących legalne przetwarzanie danych osobowych? | TAK/NIE | (Jeśli tak jakie?) |
4. | Czy jako podmiot przetwarzający dane osobowe korzystasz z dalszych podmiotów przetwarzających dane osobowe w procesie przetwarzania danych osobowych na zlecenie administratora danych osobowych? | TAK/NIE | (jeśli tak, to przygotuj wykaz tych podmiotów w celu załączenia do umowy powierzania) |
5. | Jeżeli jako podmiot przetwarzający dane osobowe korzystasz z dalszych procesorów to czy są oni zlokalizowani w ramach EOG? | TAK/NIE | |
6. | Jeżeli transfer danych odbywa się poza EOG to na jakiej podstawie prawnej? | TAK/NIE | |
7. | Czy z dalszymi procesorami zostały zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych i czy stosują one środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi RODO? | TAK/NIE | |
8. | Czy Twoi pracownicy, którzy będą przetwarzać powierzone dane, mają wydane upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz odebrano od nich zobowiązanie do zachowaniu danych w poufności/tajemnicy | TAK/NIE | |
9. | Czy prowadzisz rejestr czynności | TAK/NIE |
10. | Czy jako podmiot przetwarzający dane osobowe prowadzisz rejestr kategorii czynności dla powierzonych operacji przetwarzania danych osobowych? | TAK/NIE | |
11. | Czy jako podmiot przetwarzający jesteś w stanie wspomagać administratora poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądanie osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw? | TAK/NIE | |
12. | Czy jako podmiot przetwarzający dysponujesz środkami, które pozwalają na trwałe usunięcie lub zwrot wszelkich danych osobowych oraz usunięcie ich wszelkich istniejących kopii? | TAK/NIE | Jeśli TAK to jakie są to środki? |
13. | Czy umożliwisz administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzania audytów, w tym inspekcji? | TAK/NIE | |
14. | Czy jako podmiot przetwarzający dane osobowe wdrożyłeś procedury dotyczące zarządzania incydentami bezpieczeństwa? | TAK/NIE | |
15. | Czy jako podmiot przetwarzający jesteś w stanie informować administratora niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin, o naruszeniach ochrony danych osobowych, do których u Ciebie dojdzie? | TAK/NIE | |
16. | Czy jako podmiot przetwarzający wprowadziłeś środki zapewniające, że systemy IT używane do przetwarzania danych osobowych są zgodne z RODO oraz innymi aktami regulującymi przetwarzanie danych osobowych? | TAK/NIE | |
17. | Czy jako podmiot przetwarzający realizujesz regularne audyty z zakresu bezpieczeństwa danych osobowych? Jeżeli tak to w jakich odstępach czasu odbywają się audyty? czy możesz udostępnić raporty? | TAK/NIE | |
18 | Czy jako podmiot przetwarzający dane osobowe posiadasz aktualny certyfikat ISO 27001 /stosujesz zatwierdzony kodeks postepowania/uzyskałeś inny certyfikat/klauzulę zgodności | TAK/NIE | ( jeśli TAK wskaż właściwe) |
19. | Czy wobec ciebie jako administratora lub podmiot przetwarzający została wydana decyzja dotycząca naruszenia zasad przetwarzania danych lub toczy się postepowanie związane z naruszeniem? | TAK/NIE | Jeśli TAK jakie i w jakim zakresie? |
*Właściwe podkreślić/uzupełnić
……………………………….….….
Podpis osoby upoważnionej lub reprezentującej podmiotu przetwarzający
Załącznik nr 4 do umowy
KARTA ŚWIADCZENIOBIORCY
Nazwisko i imię świadczeniobiorcy ........................................................................…………....…….
Adres ....................................……………………….............................................................................
Imię i nazwisko osoby świadczącej usługi .....…..........…………….....................................…………
Wykonanie czynności w okresie ……………………………...……………………………………….
Data Usługi | Godzina pracy od – do | Liczba wykonanych godzin | Podpis Świadczeniobiorcy opiekuna prawnego/osoby upoważnionej (potwierdzenie wykonania usługi) |
Łączna ilość godzin świadczenia usługi w miesiącu …………............…. 2022 r. wyniosła …...........
…..........................................……………….
(data i podpis osoby wykonującej specjalistyczne usługi opiekuńcze)
Potwierdzam wykonanie usługi zgodnie z umową:
……………………………………
(podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej)
Załącznik nr 5 do umowy
…............................
(pieczęć Wykonawcy)
Informacja do faktury VAT dotycząca przyczyny niezrealizowania specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi w miesiącu 2022 roku.
Lp. | Imię i Nazwisko, adres zam. Świadczeniobiorcy | Rodzaj usługi | Przyczyny niezrealizowania usługi | ||||
Pobyt w szpitalu (data) | Wyjazd (dokąd, data) | DPS, ZOL ( data) | Rezygnacja (data) | Zmiana miejsca zam. (data) | |||
1 | |||||||
2 | |||||||
3 | |||||||
4 | |||||||
5 | |||||||
…................................................
(Podpis Wykonawcy)