Zapytanie ofertowe z dnia 5 marca 2024 r.

Zapytanie ofertowe z dnia 5 marca 2024 r.

na zapewnienie miejsc hotelowych, wyżywienia i sal konferencyjnych dla Polskiego Czerwonego Krzyża

I. ZAMAWIAJĄCY

1. Polski Czerwony Krzyż z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, działający na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. o Polskim Czerwonym Krzyżu (Dz. U. Nr 41, poz. 276 z późn. zm.) oraz Statutu PCK zatwierdzonego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 217, poz. 1284), wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000225587 jako organizacja pożytku publicznego, NIP: PL5260250481, REGON: 007023731.

II. INFORMACJE OGÓLNE

1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją przez Polski Czerwony Krzyż działalności statutowej.

2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r.,

poz. 1843 ze zm.).

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zapewnienia miejsc hotelowych, wyżywienia i sali konferencyjnej uczestnikom organizowanego przez Zamawiającego wydarzenia, w terminie od 17 do 19 kwietnia 2024 r.

2. Oferowana usługa powinna zostać wyświadczona w obiekcie hotelowym położonym w granicach administracyjnych Warszawy lub w jej bliskich okolicach (preferowana lokalizacja pozwalająca na dogodny dojazd środkami komunikacji zbiorowej).

3. Usługa obejmuje powyższe części składowe:

a) zakwaterowanie w terminie 17-19 kwietnia 2024 r.:

• zakwaterowanie 3 osób w pokojach jednoosobowych lub wieloosobowych do pojedynczego wykorzystania w terminie 17-19 kwietnia 2024 r., plus śniadanie (2 doby);

• zakwaterowanie 17 osób w pokojach jednoosobowych lub wieloosobowych do pojedynczego wykorzystania w terminie 18-19 kwietnia 2024 r., plus śniadanie (1 doba);

*z zastrzeżeniem, że ostateczne potwierdzenie liczby uczestników nastąpi do dnia 28 marca 2024 r. włącznie;

b) wyżywienie w terminie 17-19 kwietnia 2024 r.:

• kolacja dla 3 osób w terminie 17 kwietnia 2024r.;

• kolacja dla 20 osób w formie np. grill lub innej atrakcji kulinarnej w terminie 18 kwietnia 2024r.;

• obiad dla 35 osób w terminie 18 i 19 kwietnia 2024r.;

*z zastrzeżeniem, że ostateczne potwierdzenie liczby uczestników nastąpi do dnia 28 marca 2024 r. włącznie;

c) wynajem sali konferencyjnej w terminie 18-19 kwietnia 2024.:

• wynajem sali konferencyjnej w terminie 18-19 kwietnia 2024 r. w godzinach 9.00-17.00; sala konferencyjna na min. 35 osób, z ustawieniem stołów i krzeseł w podkowę, wyposażona w sprzęt multimedialny tj. rzutnik z okablowaniem umożliwiającym podłączenie do laptopa (co najmniej HDMI), ekran, nagłośnienie z możliwością użycia mikrofonów oraz flipchart z zapasem kart papierowych, flamastrami i gąbkami; sala z dostępem do WiFi;

d) przerwy kawowe przy sali konferencyjnej (dostępność dla uczestników przez cały czas szkoleniowy).

• przerwy kawowe dla uczestników konferencji (liczba osób i terminy określone w pkt. 3.)

4. Zamawiający wymaga, by przerwa kawowa zawierała minimum kawę, wybór herbat, wodę mineralną niegazowaną i gazowaną, soki/napoje, słodkie i słone przekąski, owoce.

5. Zamawiający wymaga, by przedłożona oferta brała pod uwagę dostępność posiłków bezglutenowych, wegetariańskich oraz wegańskich.

6. Zamawiający wymaga zapewnienia parkingu na terenie obiektu lub w jego bezpośrednim pobliżu dla co najmniej 3 samochodów osobowych uczestników spotkania.

7. Zamawiający informuje, iż usługa powinna zostać wyświadczona w obiekcie o standardzie co najmniej 3- gwiazdkowym – istotnym czynnikiem w procesie ewaluacji oferty będzie lokalizacja obiektu i dostęp do środków komunikacji zbiorowej.

8. Sale konferencyjne i pokoje powinny znajdować się w tym samym kompleksie hotelowym – preferowaną opcją

jest ten sam budynek.

9. Zamawiający informuje, że kryterium wyboru oferty stanowić będą w szczególności następujące czynniki:

− zgodność oferty z warunkami zapytania ofertowego,

− lokalizacja obiektu hotelowego,

− standard oferowanego obiektu hotelowego

− sumaryczna cena brutto za całość usługi,

− warunki realizacji i charakterystyka świadczonej usług

10. Ostateczna liczba uczestników szkolenia i liczba spędzonych przez nich nocy zostanie określona przez Zamawiającego do dnia 28 marca 2024 roku włącznie.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ DOKUMENTÓW DOŁĄCZANYCH DO OFERTY

1. O udział w postępowaniu nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

2. Jeżeli podjęte przez Xxxxxxxx czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Oferenta.

3. W przypadku wskazania przez Oferenta w ofercie warunków i/lub terminów realizacji usługi innych niż wskazane niniejszym Zapytaniu ofertowym, bez wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym, w dalszym postępowaniu za obowiązujące uznaje się warunki przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

4. Celem zgłoszenia oferty, Oferent zobowiązany jest wypełnić i podpisać w szczególności Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, tj. Formularz ofertowy i przedłożyć wypełniony i zapisany, zgodnie z wybraną formą złożenia oferty (pisemną lub elektroniczną – jak wskazano w sekcji IV pkt. 7-11 niniejszego Zapytania ofertowego). Kompletna oferta zawiera co najmniej:

− wypełnione i podpisane Oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, złożone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego (musi ono zostać podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji);

− wypełniony i podpisany wspomniany wyżej, Formularz ofertowy, złożony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego (musi on zostać podpisany przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji), a także plik w formacie XLS/XLSX z wypełnionym Formularzem ofertowym w wersji edytowalnej;

− dokumenty potwierdzające prawo do podpisania oferty, pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy).

5. Oferta może zostać uzupełniona przez Oferenta o x.xx. dodatkowe materiały informacyjne nt. oferowanych usług, informacje handlowe, etc.

6. Oferent zobowiązany jest do podania w Formularzu ofertowym cen brutto (z podatkiem VAT), uwzględniających pełne koszty realizacji zamówienia. Oferenci, którzy nie podlegają obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku VAT na terenie Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są podać cenę netto (bez podatku VAT). W celu obliczenia ceny i oceny tak złożonych ofert, których wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający doliczy do przedstawionej w ofercie ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Oferty można składać w formie pisemnej lub elektronicznej.

8. Oferta składana w formie pisemnej musi być dostarczona pocztą, kurierem lub osobiście na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx w zamkniętej kopercie z niezbędnym dopiskiem: OFERTA – HOTEL (RFL) #5/2024. W przypadku oferty składanej w formie pisemnej, złożone dokumenty powinny być opatrzone podpisem osoby/ób uprawnionej/ych do reprezentacji Oferenta.

9. Oferta składana w formie elektronicznej i wszystkie załączniki do oferty winny być sporządzone w formatach

.pdf i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/y uprawnioną/e. Zamawiający dopuszcza również zeskanowanie oferty pierwotnie wytworzonej w postaci papierowej i złożenie jej w formie elektronicznej, tj. przekształcenie dokumentów uprzednio wydrukowanych w postać elektroniczną i złożenie ich w formie elektronicznej w postaci skanów.

10. Oferta składana w formie elektronicznej winna być przesłana jako załącznik do wiadomości e-mail na adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX. W temacie wiadomości należy wpisać: OFERTA – HOTEL (RFL) #5/2024. Wielkość plików stanowiących załącznik do wiadomości nie może przekraczać 20 MB. W przypadku gdy wielkość załączanych plików przekracza 20 MB należy pliki odpowiednio podzielić na grupy i przesłać w dwóch lub więcej wiadomościach, informując w treści wiadomości Zamawiającego w ilu częściach przesyłana jest oferta.

11. Przy ocenie zachowania terminu złożenia oferty, w przypadku oferty złożonej w formie pisemnej decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego (Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 14, 00-561

Warszawa, Polska), a w przypadku oferty złożonej w formie elektronicznej data i godzina zapisu wiadomości na serwerze poczty elektronicznej Zamawiającego.

12. Na ofertę składają się dane i dokumenty opisane w sekcji IV pkt. 4-6 niniejszego Zapytania ofertowego.

13. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób czytelny.

14. Termin składania ofert upływa 11 marca 2024 r. o godz. 10:00 (rano czasu warszawskiego, CET).

15. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.

16. Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia.

17. Złożone oferty, przed upływem terminu składania ofert, mogą zostać zmienione lub wycofane. Zmiany lub wycofania dokonuje się albo poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie pisemnej poprzez jego doręczenie na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA – HOTEL (RFL) #5/2024, albo w formie elektronicznej na adres: XXXXXX@XXX.XX

– wiadomość z tytułem: OFERTA – HOTEL (RFL) #5/2024.

18. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.

19. Dzień, do którego Oferent będzie związany złożoną ofertą, określa się na 15 marca 2024 r.

20. Przekazanie Oferentowi przez Zamawiającego informacji zwrotnej w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, nastąpi do 15 marca 2024 r.

21. Zamawiający nie jest zobowiązany do wzywania do uzupełnienia braków, jeżeli Oferent nie złoży przedmiotowych załączników lub złożone załączniki są niekompletne.

22. Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści oferty bądź jej elementów.

23. Proces wybory Wykonawcy prowadzony jest w oparciu o dokumentację ofertową, przedłożoną przez Oferentów w terminie składania ofert. Zamawiający nie przewiduje późniejszych negocjacji warunków otrzymanych ofert.

24. Od wyników postępowania wewnętrznego Zamawiającego, dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty, Oferentom nie przysługuje odwołanie.

25. Zamawiający może, w każdej chwili i bez podania przyczyny, wycofać Zapytanie ofertowe i zaprzestać dalszego

procedowania.

26. Zamawiający udziela informacji oraz odpowiedzi na pytania związane z procesem zakupu, skierowane na adres

poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX.

V. DZIAŁANIA PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY ORAZ WARUNKI ZAWARCIA UMOWY

1. Rozliczenia z wybranym/i Wykonawcą/ami dokonywane są w walucie polskiej (PLN).

2. Wyłonionemu/ym w wyniku postępowania Wykonawcy/om przekazany zostanie drogą elektroniczną, na wskazany w dokumentacji Oferty adres poczty elektronicznej Wykonawcy, komunikat Zamawiającego potwierdzający udzielenie zamówienia. Zakres zamówienia i warunki jego realizacji, potwierdzone w powyższy sposób, uznaje się za wiążące, z zastrzeżeniem postanowień sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego.

3. W związku z udzieleniem zamówienia, Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia z Wykonawcą/ami dodatkowo Umowy z Wykonawcą. W niniejszym przypadku, wraz z udzieleniem zamówienia bądź bezpośrednio po nim, Zamawiający skieruje do Wykonawcy/ów zaproszenie do zawarcia umowy.

4. Podpisanie umowy, o której mowa w sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego następuje w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą/ami. Zamieszczone w Zapytaniu ofertowym warunki realizacji zostaną uwzględnione w przyszłej umowie/ach zawartej/ymi z Wykonawcą/ami.

5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

− 15% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w części z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca;

− 30% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.

6. Całkowita maksymalna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia (umowy) jest ograniczona do 30% wynagrodzenia brutto, z zastrzeżeniem zapisów sekcji V pkt 9 niniejszego Zapytania ofertowego.

7. Zapłata kwot określonych w sekcji V pkt 5 tiret pierwsze niniejszego Zapytania ofertowego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku wykonania umowy.

8. Zamawiający może potrącać zastrzeżone kary umowne przy opłacaniu faktury wystawionej przez Wykonawcę.

9. Niezależnie od kar wymienionych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kwot.

10. Zamawiający przewiduje możliwość udzielania zaliczek na poczet wynagrodzenia, jednak w kwocie nie większej niż 50% wartości zamówienia (umowy).

11. Wszelkie płatności dokonywane są przez Zamawiającego na podstawie i po otrzymaniu prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę faktur.

12. Zapłata Wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, dotyczącej zakresu dostawy przedmiotu zamówienia zrealizowanej i przyjętej przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.

VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zamawiający informuje, iż dane osobowe przekazane przez Oferentów przetwarzał będzie zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.

2. Poprzez złożenie oferty Oferent potwierdza, iż zapoznał się uprzednio z Załącznikiem nr 3 do Zapytania ofertowego i akceptuje przedstawione w nim zasady przetwarzania danych osobowych.

VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia bądź unieważnienia niniejszego postępowania na każdym

jego etapie i bez wyboru Wykonawcy oraz bez podawania przyczyny.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dalszego procedowania w przypadku braku dojścia z wyłonionym Wykonawcą do porozumienia w zakresie treści i warunków Umowy z Wykonawcą (w przypadku wystosowania zaproszenia do jej zawarcia).

3. O udzielenie zamówienia i zostanie Wykonawcą nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

4. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę.