Zapytanie ofertowe
Zapytanie ofertowe
z dnia 4 kwietnia 2024 r.
na usługę przeprowadzenia cykli szkoleń z obsługi MS 365 oraz MS Teams
dla pracowników Polskiego Czerwonego Krzyża
I. ZAMAWIAJĄCY
1. Polski Czerwony Krzyż z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, działający na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. o Polskim Czerwonym Krzyżu (Dz. U. Nr 41, poz. 276 z późn. zm.) oraz Statutu PCK zatwierdzonego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 217, poz. 1284), wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000225587 jako organizacja pożytku publicznego, NIP: PL5260250481, REGON: 007023731.
II. INFORMACJE OGÓLNE
1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją przez Polski Czerwony Krzyż działalności statutowej.
2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019
r., poz. 1843 ze zm.).
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, WARUNKI REALIZACJI I KRYTERIA OCENY
1. Przedmiotem Zamówienia jest przeprowadzenie cykli szkoleń on-line z zakresu obsługi MS 365 i MS Teams dedykowanych grupie 50-80 pracowników Polskiego Czerwonego Krzyża oraz przygotowanie i udostępnienie materiałów dydaktycznych do wykorzystania przez uczestników szkolenia. (Specyfikacja Przedmiotu Zamówienia – zał. 1 do niniejszego Zapytania ofertowego)
2. Zamawiający wymaga, by oferowane produkty wymagania minimalne określone w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Zamawiający informuje, że kryterium oceny i wyboru oferty stanowić będą w szczególności następujące
czynniki:
a) zgodność oferty z warunkami Zapytania ofertowego,
b) oferowana łączna cena cykli szkoleń,
c) warunki realizacji i charakterystyka świadczonej usługi,
d) doświadczenie szkoleniowe i referencje Oferenta.
4. Zamawiający informuje, że grupą docelową szkolenia są osoby pracujące jako zespół rozproszony, w formie hybrydowej oraz o zróżnicowanym doświadczeniu w używaniu MS 365.
5. Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia uczestnikom szkolenia sprzętu komputerowego (laptop lub komputer stacjonarny) z odpowiednim oprogramowaniem oraz odpowiedniego łącza internetowego .
6. Zamawiający informuje o możliwości założenia środowiska testowego dla trenera oraz uczestników szkolenia.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia liczby uczestników niż wskazany w niniejszym Zapytaniu najbardziej prawdopodobny przedział.
8. Zamawiający wymaga, aby oferowana usługa spełniała wymagane polskim prawem normy i była wolne od
wad prawnych oraz praw osób trzecich.
9. Zamawiający wymaga, aby usługa została zrealizowana w języku polskim.
10. Zamawiający informuje, iż w procesie oceny preferowane będą oferty dotyczące wykonania usługi w wariancie możliwie najbardziej kompleksowym i szczegółowym oraz przez Oferentów, którzy legitymują się doświadczeniem w realizacji podobnych usług na polskim rynku nie krótszym niż 3 lata.
11. Termin realizacji zamówienia to maj-czerwiec 2024. W przypadku oferty, dla której proponuje się inny termin realizacji, niezbędne jest wyraźne wskazanie powyższego przez Oferenta w Formularzu ofertowym, stanowiącym odpowiednio Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ DOKUMENTÓW DOŁĄCZONYCH DO OFERTY
1. O udział w postępowaniu nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
2. Jeżeli podjęte przez Xxxxxxxx czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Oferenta.
3. W przypadku wskazania przez Xxxxxxxx w ofercie innych niż wskazane w niniejszym Zapytaniu ofertowym warunków i/lub terminów realizacji usługi, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym, w dalszym postępowaniu za obowiązujące uznaje się warunki przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym.
4. Celem zgłoszenia oferty, Oferent zobowiązany jest wypełnić w szczególności Załączniki nr 3 (zależnie od części zamówienia, których dotyczy oferta) do niniejszego Zapytania ofertowego (Formularz ofertowy w formacie XLS/XLSX) i przedłożyć go wypełniony i podpisany – zgodnie z wybraną formą złożenia oferty (pisemną lub elektroniczną, jak wskazano w sekcji IV pkt. 7-11 niniejszego Zapytania ofertowego). Kompletna oferta zawiera:
⎯ podpisaną Specyfikację przedmiotu zamówienia, stanowiącą odpowiednio Załącznik nr 1 do niniejszego
Zapytania ofertowego;
⎯ wypełnione i podpisane Oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, złożone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego (musi ono zostać podpisane przez osobę/-y upoważnioną/-e do reprezentacji);
⎯ wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, zgodny ze wzorem stanowiącym odpowiednio Załącznik nr
3 do niniejszego Zapytania ofertowego;
⎯ dokumenty potwierdzające prawo do podpisania oferty, pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);
⎯ referencje i portfolio przeprowadzonych szkoleń.
5. Oferta może też zostać uzupełniona przez Oferenta o x.xx. dodatkowe materiały informacyjne nt. oferowanych usług, informacje handlowe, etc.
6. Oferent zobowiązany jest do podania w Formularzu ofertowym cen brutto, uwzględniających pełne koszty realizacji zamówienia, w tym koszty dostawy. Oferenci, którzy nie podlegają obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku VAT na terenie Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są podać cenę netto (bez podatku VAT). W celu obliczenia ceny i oceny tak złożonych ofert, których wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający doliczy do przedstawionej w ofercie ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Oferty można składać w formie pisemnej lub elektronicznej.
8. Oferta składana w formie pisemnej musi być dostarczona pocztą, kurierem lub osobiście na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, w zamkniętej kopercie z niezbędnym dopiskiem: OFERTA – SZKOLENIE (IT) #1/2024. W przypadku oferty składanej w formie pisemnej, złożone dokumenty powinny być opatrzone podpisem osoby/-ób uprawnionej/-ych do reprezentacji Oferenta. Formularz ofertowy powinien zostać wydrukowany i podpisany, a ponadto zostać zapisany w pliku w formacie XLS lub XLSX na płycie CD/DVD, dołączonej do dokumentacji.
9. Oferta składana w formie elektronicznej i załączniki do oferty winny być sporządzone w formatach .pdf i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/-y uprawnioną/-e do reprezentacji Oferenta. Zamawiający dopuszcza również zeskanowanie oferty pierwotnie wytworzonej w postaci papierowej i złożenie jej w formie elektronicznej, tj. przekształcenie dokumentów uprzednio wydrukowanych w postać elektroniczną i złożenie ich w formie elektronicznej w postaci skanów. Formularz ofertowy powinien zostać przedłożony w opatrzonym podpisem pliku PDF, a ponadto zostać przesłany/e w pliku w formacie XLS lub XLSX.
10. Oferta składana w formie elektronicznej winna być przesłana jako załącznik do wiadomości e-mail na specjalny adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX. W temacie wiadomości należy wpisać: OFERTA – SZKOLENIE (IT) #1/2024. Wielkość plików stanowiących załącznik do wiadomości nie może przekraczać 20 MB. W przypadku gdy wielkość załączanych plików przekracza 20 MB należy pliki odpowiednio podzielić na grupy i przesłać w dwóch lub więcej wiadomościach, informując w treści wiadomości Zamawiającego w ilu częściach przesyłana jest oferta.
11. Przy ocenie zachowania terminu złożenia oferty, w przypadku oferty złożonej w formie pisemnej decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego (Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx), a w przypadku oferty złożonej w formie elektronicznej data i godzina zapisu wiadomości na serwerze poczty elektronicznej Zamawiającego.
12. Na ofertę składają się dane i dokumenty opisane w sekcji IV pkt. 4-6 niniejszego Zapytania ofertowego.
13. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób czytelny.
14. Termin składania ofert upływa 11 kwietnia 2024 r. o godz. 10:00 (rano czasu warszawskiego, CET).
15. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.
16. Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia.
17. Oferty złożone przed upływem terminu mogą zostać zmienione lub wycofane. Zmiany lub wycofania dokonuje się albo poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie pisemnej poprzez jego doręczenie na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA – SZKOLENIE (IT) #1/2024, albo w formie elektronicznej na adres: XXXXXX@XXX.XX – wiadomość z tytułem: OFERTA – SZKOLENIE (IT) #1/2024.
18. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.
19. Dzień, do którego Oferent będzie związany złożoną ofertą, określa się na 30 kwietnia 2024 r. włącznie.
20. Przekazanie Oferentowi przez Zamawiającego informacji zwrotnej w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, nastąpi do 30 kwietnia 2024 r. włącznie.
21. Zamawiający nie jest zobowiązany do wzywania do uzupełnienia braków, jeżeli Oferent nie złoży przedmiotowych załączników lub złożone załączniki są niekompletne.
22. Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych załączników.
23. Proces wyboru Wykonawcy prowadzony jest w oparciu o dokumentację ofertową, przedłożoną przez Oferentów w terminie składania ofert. Zamawiający nie przewiduje późniejszych negocjacji warunków otrzymanych ofert.
24. Zamawiający przekazuje Oferentom informację zwrotną w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, z ewentualnym, ogólnym wskazaniem przyczyn odrzucenia oferty. Od wyników postępowania wewnętrznego Zamawiającego, dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty, Oferentom nie przysługuje odwołanie.
25. Zamawiający może, w każdej chwili i bez podania przyczyny, wycofać Zapytanie ofertowe i zaprzestać
dalszego procedowania.
26. Zamawiający udziela informacji oraz odpowiedzi na pytania związane z procesem zakupu, skierowane na
adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX
V. DZIAŁANIA PO WYBORZE OFERTY I WYŁONIENIU WYKONAWCY
1. Rozliczenia z wybranym/-i Wykonawcą/-ami dokonywane są w walucie polskiej (PLN).
2. Wyłonionemu/-ym w wyniku postępowania Wykonawcy/-om przekazany zostanie drogą elektroniczną, na wskazany w dokumentacji Oferty adres poczty elektronicznej Wykonawcy, komunikat Zamawiającego potwierdzający udzielenie zamówienia. Zakres zamówienia i warunki jego realizacji, potwierdzone w powyższy sposób, uznaje się za wiążące, z zastrzeżeniem postanowień sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego.
3. W związku z udzieleniem zamówienia, Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia z Wykonawcą/-ami dodatkowo Umowy z Wykonawcą. W niniejszym przypadku, wraz z udzieleniem zamówienia bądź bezpośrednio po nim, Zamawiający skieruje do Wykonawcy/-ów zaproszenie do zawarcia umowy.
4. Podpisanie umowy, o której mowa w sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego następuje w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą/-ami. Zamieszczone w Zapytaniu ofertowym warunki realizacji zostaną uwzględnione w przyszłej umowie/-ach zawartej/-ymi z Wykonawcą/-ami.
5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
− 15% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w części z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca;
− 30% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.
6. Całkowita maksymalna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia (umowy) jest ograniczona do wysokości 30% wynagrodzenia brutto, z zastrzeżeniem zapisów sekcji V pkt 9 niniejszego Zapytania ofertowego.
7. Zapłata kwot określonych w sekcji V pkt 5 i 6 niniejszego Zapytania ofertowego nie zwalnia Wykonawcy z
obowiązku realizacji przedmiotu zamówienia (umowy).
8. Zamawiający może potrącać zastrzeżone kary umowne przy opłacaniu faktury wystawionej przez
Wykonawcę.
9. Niezależnie od kar wymienionych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kwot.
10. Wszelkie płatności dokonywane są przez Zamawiającego na podstawie i po otrzymaniu prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę faktur.
11. Zapłata Wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, dotyczącej zakresu realizacji przedmiotu zamówienia zrealizowanej i przyjętej przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.
VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Zamawiający informuje, iż dane osobowe przekazane przez Oferentów przetwarzał będzie zgodnie z zasadami
określonymi w Załączniku nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Poprzez złożenie oferty Oferent potwierdza, iż zapoznał się uprzednio z Załącznikiem nr 4 do niniejszego
Zapytania ofertowego i akceptuje przedstawione w nim zasady przetwarzania danych osobowych.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia bądź unieważnienia niniejszego postępowania na każdym
jego etapie i bez wyboru Wykonawcy oraz bez podawania przyczyny.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dalszego procedowania w przypadku braku dojścia z wyłonionym Wykonawcą do porozumienia w zakresie treści i warunków Umowy z Wykonawcą (w przypadku wystosowania zaproszenia do jej zawarcia).
3. O udzielenie zamówienia i zostanie Wykonawcą nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
4. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę.