UMOWA

UMOWA

NA USŁUGĘ OCHRONY FIZYCZNEJ I MONITORINGU SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA TECHNICZNEGO

zawarta w Warszawie, w dniu   maja 2021 r. (dalej: „Umowa”)

pomiędzy:

Instytutem Biochemii i Biofizyki Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy: 02-106) przy ulicy Xxxxxxxxxxx 0X, wpisanym do Rejestru Instytutów Polskiej Akademii Nauk pod numerem RIN-II-46/98, o numerze NIP: 000-00-00-000, o numerze REGON: 000325819, (dalej: „Zamawiający”), reprezentowanym przez:

– Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx – Zastępcę Dyrektora ds. Administracyjnych przy kontrasygnacie Głównej Księgowej – Grażyny Deby,

przy czym wydruk z Rejestru Instytutów Polskiej Akademii Nauk stanowi załącznik nr 1 do Umowy

–

a

                                 , (dalej: „Wykonawca”), reprezentowanym przez:

−       

−          ,

przy czym wydruk z odpowiedniego rejestru stanowi załącznik nr 2 do Umowy

zwanymi też łącznie w dalszej części „Stronami”.

Zamawiający, na podstawie art. 266 i n. ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (dalej:

„pzp”), przeprowadził postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji, celem wybrania najkorzystniejszej oferty i zawarł Umowę, o następującej treści:

§ 1

PRZEDMIOT UMOWY

1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług ochrony fizycznej i monitoringu systemów zabezpieczenia technicznego w budynkach i na terenie Instytutu Biochemii i Biofizyki Polskiej Akademii Nauk, szczegółowo opisanych w ofercie Wykonawcy z dnia         2021 r. (dalej: „Oferta”), stanowiącej załącznik nr 3 do Umowy oraz Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: „SWZ”), stanowiące załącznik nr 4 do Umowy, a Zamawiający do zapłaty wynagrodzenia, określonego w §6 ust. 1 Umowy (dalej: „Przedmiot Umowy”).

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy, zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia oraz wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych (dalej: „Ustawa o Ochronie”).

3. Zamawiający wymaga, aby wszystkie osoby wyznaczone do wykonywania Przedmiotu Umowy zatrudnione były na podstawie umowy o pracę na pełen etat, przez cały okres obowiązywania Umowy.

4. W trakcie realizacji Przedmiotu Umowy Zamawiający uprawniony będzie jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu

zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących Przedmiot Umowy. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,

b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,

c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

5. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących Przedmiot Umowy:

a) oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy;

b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;

d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

6. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących Przedmiot Umowy Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących Przedmiot Umowy.

7. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy

§ 2

MIEJCE ŚWIADCZENIA PRZEDMIOTU UMOWY

1. Przedmiot Umowy świadczony będzie w trzech lokalizacjach stanowiących:

a) nieruchomość położoną w Warszawie, przy ul. Pawińskiego 5a, o łącznej powierzchni 13 460 m2 (łączna powierzchnia użytkowa budynków: 17 330 m2), składającą się z:

− 7 budynków głównych,

− chodników, parkingu oraz terenów zielonych,

− szklarni,

− magazynu odczynników chemicznych, (dalej: „Budynek I”);

b) nieruchomość położoną w Dziekanowie Xxxxxx, xxxx xx. X. Xxxxxxxxxxxx 0, o łącznej powierzchni 44 300 m2 (łączna powierzchnia użytkowa budynków: 8 358,36 m2), składającą się z:

− budynków administracyjnych i magazynowych,

− chodników, parkingu oraz terenów zielonych, (dalej: „Budynek II”);

c) nieruchomość położoną w Warszawie, przy ul. Ustrzyckiej 10 i 12, o łącznej powierzchni 810 m2(łączna powierzchnia użytkowa budynków: 428,80 m2), składającą się z dwóch budynków biurowych (trzy kondygnacje każdy), (dalej: „Budynek III”).

2. W dalszej części Umowy Budynek I, Budynek II i Budynek III powoływane łącznie będą nazywane Budynkami.

§ 3

TERMIN WYKONYWANIA UMOWY

Umowa zawarta została na czas określony od dnia 1 czerwca 2021 r. do 31 maja 2023 r

§ 4

ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY

1. W ramach Przedmiotu Umowy Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do:

a) ochrony fizycznej i monitoringu systemów zabezpieczenia technicznego w Budynku I w zakresie:

− ochrony fizycznej wykonywanej przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, w tym w niedziele i święta przez 2 pracowników Wykonawcy na 1 posterunku;

− wykonywania podjazdów grupy interwencyjnej co 2 godziny, w godzinach: 2200 - 0600;

− monitorowania obiektów z systemów alarmowych sygnalizacji włamania i napadu w sposób ciągły (montaż urządzenia do zdalnego monitorowania sygnałów alarmowych);

− monitorowania na stacji monitorowania Wykonawcy kamer telewizji dozorowej (CCTV) z obiektów

– wirtualny partol – z ustaloną częstotliwością, nie rzadziej niż 12 razy na dobę;

− kontrola osób wchodzących na teren (poprzez ustalenie nazwiska i weryfikację na liście osób upoważnionych);

− wydawanie kluczy do pomieszczeń osobom upoważnionym;

− kontrola przepustek materiałowych na wynoszony sprzęt;

− obsługa systemu kontroli dostępu;

− obsługa pokoi gościnnych (meldowanie gości, wpisywanie do księgi, wydawanie kluczy, przekazywanie informacji do bufetu o ilości śniadań, incydentalne przyjmowanie opłat od gości i wydawanie dokumentu KP);

− skrupulatne prowadzenie księgi służby z dokładnymi wpisami wszystkich zdarzeń;

− zamykanie i otwieranie drzwi zewnętrznych;

− reagowanie na sygnały z central alarmowych w budynkach;

− odśnieżanie schodów i podjazdu (ścieżki do furtki) w przypadku opadów śniegu w soboty, niedziele i święta, a przy dużych opadach śniegu również po godzinie 1600 w pozostałe dni;

− dokonywanie obchodów budynków w nieregularnych odstępach czasowych odzwierciedlonych w zainstalowanych czytnikach, podczas których należy kontrolować w szczególności temperaturę w komorach chłodniczych, fitotronach i zamrażarkach głębokiego mrożenia „REVCO”;

− dokonywanie obchodów całego terenu w nieregularnych odstępach na obszarze wewnętrznym zamkniętym ogrodzeniem od strony ul. Trojdena, Pawińskiego, przedłużenia Archiwalnej i ogrodzenia Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. M. Mossakowskiego oraz Instytutu Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk oraz za pomocą urządzeń typu Active Guard, zgodnie z planem punktów kontrolnych podanym w instrukcji ochrony budynków uzgodnionej wspólnie przez Xxxxxx;

b) ochrony fizycznej wykonywanej przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, w tym w niedziele i święta przez 1 pracownika Wykonawcy na 1 posterunku w Budynku II w zakresie:

− kontrola samochodów i osób wjeżdżających/wchodzących na teren (poprzez ustalenie nazwiska i weryfikację na liście osób upoważnionych);

− wydawanie kluczy do pomieszczeń;

− kontrola przepustek materiałowych na wynoszony sprzęt;

− patrol zewnętrzny;

c) monitorowania sygnałów z 2 central alarmowych (po 1 w każdym budynku) w Budynku III.

2. Wykonawca zobowiązany jest przez cały okres trwania Umowy posiadać aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej – usług ochrony osób i mienia, na kwotę nie mniejszą niż 5 000 000 zł (słownie: pięć milionów złotych i 0/100).

§ 5

ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO

1. W ramach Przedmiotu Umowy Zamawiający jest zobowiązany w szczególności do:

a) zapewnienia osobom wykonującym ochronę fizyczną warunków socjalno - bytowych w stopniu i w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania Przedmiotu Umowy;

b) zapewnienia Wykonawcy nieodpłatnie pomieszczenia dla osób wykonujących ochronę fizyczną;

c) przekazywania na bieżąco na piśmie lub za pomocą wiadomości e-mailowej spisu osób uprawnionych do pobierania kluczy do konkretnych pomieszczeń Zamawiającego;

d) Zamawiający przekaże Wykonawcy Instrukcję Ochrony Budynków.

2. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia, określonego w §6 ust. 1 Umowy.

§ 6

WYNAGRODZENIE WYKONAWCY

1. Wynagrodzenie Wykonawcy za 1 miesiąc świadczenia Przedmiotu Umowy stanowi kwota:        zł netto (słownie:           ) plus podatek VAT w wysokości        zł (słownie:

              ), co łącznie daje kwotę brutto w wysokości     zł (słownie:

           ) (dalej: „Wynagrodzenie”).

2. Wynagrodzenie zostanie zapłacone przelewem bankowym na konto Wykonawcy o numerze:

prowadzone przez Bank             dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT.

w terminie 30 dni od daty

3. Prawidłowo wystawiona faktura VAT nie może zostać wystawiona wcześniej niż z ostatnim dniem każdego miesiąca oraz musi zawierać dokładny wykaz wszystkich czynności podjętych przez Wykonawcę w danym miesiącu wraz z dokładnie określoną kwotą.

4. Dotrzymanie terminu, o którym mowa w ust. 2 powyżej, następuje w dacie złożenia polecenia przelewu w banku Zamawiającego.

5. Wykonawca oświadcza, że Wynagrodzenie obejmuje wszelkie koszty niezbędne do wykonania Przedmiotu Umowy z godnie z i załącznikami do Umowy.

6. Zamawiający wyraża zgodę na przesyłanie przez Wykonawcę faktur VAT w formie elektronicznej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

§ 7

KARY UMOWNE

1. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne w wysokości:

a) 0,5% Wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 Umowy, za każdą godzinę niewykonania ochrony fizycznej;

b) 0,5% Wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 Umowy, za każdy przypadek nienależytego wykonania obowiązków określonych w Umowie i załącznikach do Umowy;

c) 10% Wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 Umowy, za każdy dzień zwłokę w rozpoczęciu świadczenia Przedmiotu Umowy;

d) 10% Wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 Umowy, za brak poinformowania Zamawiającego o awarii komór chłodniczych, fitotronów i zamrażarek niskotemperaturowych, o których mowa w §4 ust. 1 lit. a) Umowy;

e) 0,5% Wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 Umowy, za każdy dzień zwłoki w przedstawieniu dokumentów, o których mowa w §1 ust 4 Umowy;

f) 15% Wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 Umowy, za każdy dzień zwłoki w przedstawieniu zaświadczeń, o których mowa w §1 ust 4 Umowy;

g) 100 złotych za każdy minutę zwłoki w dojeździe grupy interwencyjnej na wezwanie Zamaiwjącego;

h) 500 złotych za każde stwierdzenie nieprzebywanie grupy interwencyjnej w miejscu wskazanym w Ofercie.

2. Kary umowne, określone w ust. 1 powyżej, będą potrącane bezpośrednio przy zapłacie faktury VAT.

3. Kary umowne, określone w ust. 1 powyżej nie mogą łącznie przekroczyć 25% Wynagrodzenia.

4. Zamawiający będzie na bieżąco monitorował i rejestrował prawidłowość świadczenia przez Wykonawcę Przedmiotu Umowy, a każdorazowe uchybienia wskazane w ust. 1 powyżej będą przez Zamawiającego odnotowywane w protokole kontrolnym.

5. W sytuacji, gdy kary umowne określone w ust. 1 powyżej nie pokrywają poniesionej szkody, Zamawiający zachowuje możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny.

§ 8

ZMIANY UMOWY

1. Wykonawca może żądać zmiany Umowy w zakresie Wynagrodzenia, w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług;

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

− jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

2. W przypadku określonym w ust. 1 powyżej, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na piśmie nową ofertą wraz z uzasadnieniem, w jaki sposób zmiana powszechnie obowiązującego prawa ma wpływ na wykonanie Umowy przez Wykonawcę.

3. Zamawiający, w ciągu 30 dni od otrzymania nowej oferty, uprawniony jest albo do jej zaakceptowania i zmiany Umowy albo do jednostronnego rozwiązania Umowy za trzydziestodniowym okresem wypowiedzenia.

4. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia otrzymania nowej oferty Zamawiający nie poinformuje Wykonawcy o swojej decyzji, uważa się, że wypowiedział Umowę zgodnie z ust. 3 powyżej.

5. Do czasu rozwiązania Umowy w mocy pozostają warunki określone w Ofercie.

§ 9

WYPOWIEDZENIE UMOWY

1. Jeżeli Wykonawca realizuje Przedmiot Umowy w sposób wadliwy albo sprzeczny z Umową, Zamawiający może wezwać go do natychmiastowej zmiany sposobu wykonania Przedmiotu Umowy.

2. W sytuacji gdy w przeciągu 3 dni od przekazania wezwania o którym mowa w ust. 1 powyżej, Wykonawca nie zmieni sposobu wykonania Przedmiotu Umowy Zamawiający może rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia lub powierzyć dalsze wykonanie Przedmiotu Umowy innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo Wykonawcy.

3. Zamawiający może w przypadku, trzykrotnego naliczenia kar umownych z tytułów określonych w §7 ust. 1, rozwiązać Umowę z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego.

4. W przypadku gdy z przedstawionego zaświadczenia, o którym mowa w §1 ust. 4 Umowy wynikać będzie, że osoby wyznaczone do wykonywania usługi ochrony fizycznej nie są zatrudnione w oparciu o umowę o pracę lub świadczą pracę w wymiarze większym niż pełen etat Zamawiający może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego oraz naliczyć kare umowną wynoszącą 20% Wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 Umowy.

5. Wypowiedzenia, o których mowa w ust. 2 - 4 powyżej, muszą zostać złożone na piśmie.

6. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego.

§ 10

INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Strony zgodnie potwierdzają fakt, że w wyniku realizacji Przedmiotu Umowy może nastąpić udostępnienie danych osobowych pracowników lub współpracowników drugiej Strony, a każda ze Stron stanie się Administratorem powyższych danych osobowych.

2. Mając na uwadze okoliczność wskazaną w ust. 1 powyżej, w celu wykonania przez jedną ze Stron w odniesieniu do pracowników lub współpracowników drugiej Strony obowiązku informacyjnego zgodnie z postanowieniami art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), każda ze Stron zobowiązuje się przedstawić tym pracownikom lub współpracownikom odpowiednie informacje.

3. Strony oświadczają również, że momencie zawarcia Umowy udzieliły sobie wzajemnie informacji wymaganych przez art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zgodnie z załączoną klauzulą informacyjną.

4. Strony zobowiązane są zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej załącznik nr 5 do Umowy.

§ 11

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Umowa podlega prawu polskiemu oraz została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

3. Spory między stronami rozwiązane zostaną na drodze wzajemnych ustaleń i negocjacji, a w przypadku, gdy Strony nie będą w stanie osiągnąć porozumienia, sprawę rozstrzygnie Sąd właściwy dla Zamawiającego.

4. Uznanie za nieważne bądź bezskuteczne części umowy, niezależnie od przyczyny, nie wpływa na ważność pozostałych postanowień Umowy. Bezskuteczne bądź nieważne postanowienia Strony zastąpią innymi postanowieniami, dążąc do osiągnięcia w maksymalnym stopniu prawnych i ekonomicznych celów Umowy.

5. Strony oświadczają, że Umowa zastępuje wszelkie wcześniejsze uzgodnienia, porozumienia i ustalenia Stron.

6. W sprawach nieuregulowanych Umową, mają zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego oraz Ustawy o Ochronie.

7. Wykonawca nie ma prawa do przeniesienia na osoby trzecie jakichkolwiek praw ani obowiązków wynikających z Umowy, o ile nie otrzyma uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego

8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 1 – Wydruk RIN Zamawiającego Załącznik nr 2 – Odpis KRS Wykonawcy

Załącznik nr 3 – Oferta Wykonawcy z dnia   maja 2021r. Załącznik nr 4 – SWZ z dnia            maja 2021r.

Załącznik nr 5 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Załącznik nr 6 – Instrukcja Ochrony Budynków.