U M O W A Nr …../2021 - Wzór

Załącznik nr 3 do Zaproszenia

A.261-20/2021

U M O W A Nr …../2021 - Wzór

zawarta w dniu 2021 roku w Węgrowie pomiędzy:

Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Węgrowie, xx. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, NIP: 000-00-00-000

reprezentowanym przez ……………………………………………….

zwanym dalej „Zamawiającym”

a

firmą ……………………………………………………………………..

reprezentowaną przez ………………………………………………….

zwanym dalej „Wykonawcą”

o następującej treści:

Umowę niniejszą strony zawierają w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej zamówienia nieprzekraczającej kwoty

130.000 złotych prowadzone na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.

- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 ze zm.), zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Sądzie Rejonowym w Węgrowie oznaczonego numerem A.261-20/2021 oraz wyboru oferty Wykonawcy

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest kompleksowa obsługa z zakresu ochrony danych osobowych oraz pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych dla Sądu Rejonowego w Węgrowie, Prezesa Sądu Rejonowego w Węgrowie oraz Dyrektora Sądu Rejonowego w Węgrowie.

2. Wykonawca będzie pełnił funkcję Inspektora Ochrony Danych na rzecz Sądu Rejonowego w Węgrowie w czasie obowiązywania umowy. Dokument powołania Inspektora Ochrony Danych Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do podpisu najpóźniej w dniu podpisania umowy.

3. Wykonawca oświadcza, że będzie wykonywał przedmiot niniejszej umowy z zachowaniem zasad najwyższej staranności.

4. Wykonawca zobowiązuje się w granicach dopuszczonych powszechnie obowiązującego prawa do zachowania w całkowitej poufności danych osobowych oraz innych dotyczących Zamawiającego, co do których w związku z wykonywaniem niniejszej umowy wejdzie w posiadanie w jakiejkolwiek formie (zobowiązanie do zachowania poufności).

§ 2

Wymagania wobec Wykonawcy

1. Wykonawca zapewnia Zamawiającego, iż dysponuje niezbędną wiedzą oraz doświadczeniem pozwalającymi Wykonawcy na wykonywanie funkcji Inspektora Ochrony Danych i spełnia wymagania, o których mowa w art. 37 rozporządzenia 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia

dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO. Wykonawca zobowiązuje się spełniać wymagania określone powyżej przez okres obowiązywania umowy.

2. Wykonawca oświadcza, że prowadzi działalność gospodarczą obejmującą swoim zakresem przedmiot umowy oraz nie jest w stanie likwidacji i nie jest prowadzone wobec niego postępowanie upadłościowe.

3. Wykonawca zobowiązuje się do niepowierzania wykonywania niniejszej umowy jakiejkolwiek osobie trzeciej bez pisemnej pod rygorem nieważności zgody Zamawiającego.

4. Wykonawca oświadcza, że nie był karany oraz, że nie toczy się wobec niego żadne postępowanie karne oraz karne skarbowe.

§ 3

Obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się do kompleksowej obsługi z zakresu ochrony danych osobowych oraz pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych dla Sądu Rejonowego w Węgrowie, Prezesa Sądu Rejonowego w Węgrowie oraz Dyrektora Sądu Rejonowego w Węgrowie, o których mowa w art. 37 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, między innymi poprzez:

1) zapewnianie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez:

a) sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,

b) opracowywanie i bieżące aktualizowanie dokumentacji z zakresu ochrony danych (Polityka, Instrukcja, Klauzule informacyjne, rejestry czynności i rejestry kategorii czynności),

c) wykonywanie minimum raz w roku audytu w oparciu o przepisy Krajowych Ram Interoperacyjności,

2) udzielanie odpowiedzi na zapytania w zakresie danych osobowych dla osób, których dane dotyczą;

3) monitorowanie wszelkich zmian w przepisach regulujących procesy przetwarzania danych osobowych i informowanie o nich Zamawiającego;

4) nadzór nad nadawaniem, zmienianiem, cofaniem upoważnień na rzecz pracowników Sądu, przetwarzających dane osobowe;

5) uczestniczenie w kontrolach prowadzonych przez inspektorów Urzędu ODO;

6) informowanie Xxxxxxxxxxxxx o prowadzonej przez inspektorów Urzędu ODO kontroli i jej wynikach;

7) opracowywanie wzorów umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;

8) udzielanie odpowiedzi na wszelkie zapytania w kwestiach dotyczących administrowanych przez Sąd zbiorów danych osobowych, kierowanych przez podmioty zewnętrzne oraz przez osoby, których dane dotyczą;

9) prowadzenie rejestrów wymaganych przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych;

10) co najmniej raz w miesiącu Wykonawca zobowiązany jest osobiście spotkać się w siedzibie Zamawiającego z Dyrektorem Sądu Rejonowego w Węgrowie lub osobą Zastępującą oraz Administratorem Systemu Informatycznego w celu omówienia zagadnień związanych z ochroną danych osobowych oraz weryfikacją stanu

dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych (instrukcje, wytyczne, dane udostępniane w postaci elektronicznej na zasobach Zamawiającego takich jak serwery, strony internetowe, portale);

2. Ponadto, Wykonawca zobowiązany jest do:

1) wspomagania i doradzania Zamawiającemu oraz nadzoru nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych;

2) doradzania przy administrowaniu systemami i infrastrukturą informatyczną w zakresie ochrony informacji;

3) udziału przy planowaniu oraz wdrażaniu rozwiązań IT związanych z wprowadzaniem, zmienianiem lub usuwaniem danych osobowych;

4) sprawowania funkcji kontrolnych;

5) analizy potrzeb w zakresie bezpieczeństwa informacji.

§ 4

Okres obowiązywania umowy

Umowę zawiera się na okres 18 miesięcy od dnia 01 maja 2021 r. do dnia 31 października 2022 r.

§ 5

Wynagrodzenie

1. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty:

z podatkiem VAT: ………………….

(słownie 00/100),

2. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy przez okres 1 miesiąca wyniesie: z podatkiem VAT zł,

(słownie 00/100),

Netto: zł

(słownie 00/100).

3. Podana w ofercie cena nie będzie podlegać zmianie ani waloryzacji.

4. Podana w ofercie cena zawiera wszystkie koszty konieczne do prawidłowego zrealizowania zamówienia, w tym x.xx.: koszt robocizny, koszty materiałów, sprzętu, narzędzi i urządzeń użytych do świadczenia usługi, dojazdu do miejsca świadczenia usługi, wszelkie koszty utrudnień związanych z realizacją umowy, zysk, narzuty, ewentualne upusty, ubezpieczenia, oraz pozostałe składniki cenotwórcze, wszelkie podatki, w tym należny podatek VAT i inne należności publicznoprawne.

§ 6

Warunki płatności

1. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację usługi wypłacane będzie przez Zamawiającego, w okresach miesięcznych, po zakończeniu danego miesiąca w wysokości ustalonej w § 5 ust. 2 umowy.

2. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie przekazane w formie przelewu w terminie do 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej pod względem rzeczowym i rachunkowym faktury VAT.

3. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę VAT do 5 dnia miesiąca, po zakończeniu każdego miesiąca wykonywania usługi.

4. Za dzień płatności faktury uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

Numer rachunku bankowego Wykonawcy wskazany zostanie w fakturze VAT.

5. Faktury należy wystawiać na: Sąd Rejonowy w Węgrowie, xx. Xxxxxxxxxxx 00, 07 – 100 Węgrów, NIP 000-000-00-00.

6. Do faktury Wykonawca załącza protokół z wykonanych w danym miesiącu czynności. Protokół podlegał będzie akceptacji przez upoważnionego pracownika Zamawiającego.

7. Za zwłokę w płatnościach z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca może naliczyć odsetki w wysokości ustawowej.

8. Wykonawcy nie przysługuje żadne inne roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie nieprzewidziane w umowie ani roszczenie o zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonaniem umowy lub usuwaniem wad przedmiotu umowy.

§ 7

Prawa autorskie

1. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 i 2 Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne do nieograniczonego w czasie i przestrzeni korzystania w różnych formach i postaciach w zależności od potrzeb, do dokumentów sporządzonych w ramach niniejszej umowy.

2. Przeniesienie praw, o których mowa w ust. 1, następuje na cały czas ich trwania i obejmuje następujące pola eksploatacji:

1) utrwalanie na jakimkolwiek nośniku;

2) zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką;

3) wprowadzanie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej, w tym do Internetu bez ograniczeń;

4) rozpowszechnianie w formie druku, zapisu cyfrowego i przekazu multimedialnego.

3. Wykonawca oświadcza, że utwory będące przedmiotem niniejszej Umowy, nie naruszają praw majątkowych ani osobistych osób trzecich oraz są samodzielnymi i oryginalnymi utworami w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 1231)

4. Wykonawca oświadcza, że w chwili przeniesienia na rzecz Zamawiającego autorskich praw majątkowych, prawa te będą przysługiwały Wykonawcy w całości, w pełnym zakresie i bez ograniczeń.

§ 8

Odpowiedzialność Wykonawcy

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu i jego pracownikom, osobom trzecim, spowodowane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej umowy, a także za powstałe w związku z wykonywaną przez niego usługą, z wyłączeniem zdarzeń będących wynikiem siły wyższej lub powstałych z wyłącznej winy Zamawiającego.

2. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania przez cały okres wykonywania umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100).

3. W przypadku opłacania polisy w ratach lub nieposiadania okresu ochronnego na cały okres wykonywania umowy, Wykonawca przedstawi, bez wezwania, odpowiedni dokument w terminie 7 dni roboczych przed upływem wygaśnięcia ochrony. Nieprzedstawienie wskazanego dokumentu może stanowić podstawę wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia przez Zamawiającego.

§ 9

Nadzór prawidłowego wykonania przedmiotu umowy

1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację umowy i ocenę jakości wykonywanych prac związanych z przedmiotem umowy są:

1) po stronie Zamawiającego:

………………………………………..

2) po stronie Wykonawcy:

………………………………………..

2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, nie stanowi zmiany umowy i wymaga pisemnej zgody drugiej Strony. Zmiana w powyższym zakresie jest skuteczna z datą jej zatwierdzenia.

§ 10

Kary umowne

1. Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w wysokości 300,00 (słownie: trzysta złotych 00/100) zł brutto za każdy stwierdzony przez Zamawiającego przypadek niewykonania bądź nienależytego wykonania obowiązku wynikającego z niniejszej umowy. Naliczone w sposób określony powyżej kary umowne są niezależne od siebie.

2. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 10.000,00 (słownie: dziesięciu tysięcy 00/100) zł brutto za każdy stwierdzony przez Zamawiającego przypadek naruszenia zobowiązania do zachowania poufności, o którym mowa w § 1 ust. 4 umowy.

3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie kar umownych z wynagrodzenia i upoważnia do tego Zamawiającego.

4. W przypadku odmowy wykonania umowy przez Wykonawcę, Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia zamówienia innemu podmiotowi i obciążenia kosztami Wykonawcy.

5. Zastrzeżenie kar umownych, o których mowa w niniejszym paragrafie nie wyłącza dochodzenia odszkodowania ich przewyższającego na zasadach ogólnych.

§ 11

Wypowiedzenie umowy

1. Każda ze Stron może wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu niedotrzymania przez drugą Stronę istotnych warunków umowy.

2. Zamawiający może wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1-2 Wykonawcy przysługiwało będzie jedynie wynagrodzenie za zrealizowaną część umowy.

4. Umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie za zgodnym porozumieniem Stron bez zachowania okresów wypowiedzenia.

§ 12

Postanowienia końcowe

1. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszelkich sporów powstałych w związku z niniejszą umową, jednak w przypadku, gdy nie osiągną porozumienia, zaistniały spór będzie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla Zamawiającego.

2. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.

4. Załącznikami, które stanowią integralną część niniejszej umowy są:

a) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia;

b) Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy,

c) Załącznik nr 3a – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.

WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:

Zatwierdzam wzór umowy:

Kierownik Zamawiającego