Regulamin

Regulamin

dostarczania faktur elektronicznych (e-faktur) dla Klientów spółki Grupa Pracuj S.A.

§ 1. Definicje.

Użyte w niniejszym regulaminie określenia posiadają następujące znaczenie:

Grupa Pracuj – Grupa Pracuj S.A. z siedzibą w Warszawie pod adresem: xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000407641, posiadającą numer NIP: 5222540366 oraz numer REGON: 016299966;

Klient – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, a także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, posiadająca adres poczty elektronicznej (e-mail), korzystająca z usług świadczonych na podstawie Umowy zawartej z Grupą Pracuj, zgodnie z którą Grupa Pracuj jest zobowiązana do wystawiania faktur za zrealizowane usługi;

e-faktura lub Faktura Elektroniczna – faktura, w tym faktura korygująca, duplikat faktury, wystawiona w formacie elektronicznym, o którym mowa w art. 2 pkt 32) oraz art. 106n Ustawy oraz przesyłana Klientowi przez Grupę Pracuj drogą elektroniczną na wskazany przez niego adres e-mail;

Umowa – umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzy Grupą Pracuj a Klientem;

Ustawa - ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535 z późn. zm.);

Regulamin – niniejszy regulamin określający zasady dostarczania faktur drogą elektroniczną na rzecz Klientów, w tym zasady akceptacji oraz rezygnacji z możliwości otrzymywania przez Klientów e-faktur.

§ 2. Postanowienia ogólne.

1. Na zasadach określonych w Regulaminie Grupa Pracuj może dostarczać na rzecz Klienta Faktury Elektroniczne na wskazany przez niego adres e-mail, zamiast doręczania faktur w formie papierowej pocztą tradycyjną.

2. Grupa Pracuj dostarcza Faktury Elektroniczne na rzecz Klienta nieodpłatnie.

3. Oświadczenie Klienta o akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej, o którym mowa w § 3 ust. 1 Regulaminu nie pozbawia Grupy Pracuj prawa do wystawiania i przesyłania faktur, duplikatów faktur i faktur korygujących w formie papierowej pocztą tradycyjną.

4. Podstawą prawną przesyłania faktur, korekt faktur oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej jest Ustawa.

5. Grupa Pracuj gwarantuje autentyczność pochodzenia Faktur Elektronicznych, ich czytelność oraz integralność ich treści zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

6. Każda Faktura Elektroniczna zostanie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

7. Klient nie musi posiadać własnego podpisu elektronicznego, aby korzystać z e-faktur wysyłanych przez Grupę Pracuj.

8. Faktura Elektroniczna stanowi dokument księgowy. Przesłanie przez Grupę Pracuj e-faktury drogą elektroniczną zgodnie z § 4 ust. 1 Regulaminu zastępuje przesłanie faktury w formie papierowej pocztą tradycyjną.

9. Formatem Faktury Elektronicznej jest plik PDF (Portable Dokument Format).

10. W przypadku, gdy w wyniku zaistnienia przeszkód formalnych lub technicznych uniemożliwiających dostarczanie Faktur Elektronicznych zgodnie z Regulaminem, Grupa Pracuj wystawi fakturę, duplikat faktury lub fakturę korygująca w formie papierowej i dostarczy je Klientowi pocztą tradycyjną.

§ 3. Warunki otrzymywania Faktur Elektronicznych przez Klienta.

1. Warunkiem możliwości otrzymywania przez Klienta e-faktur na wskazany przez niego adres e-mail jest łączne spełnienie przez Klienta następujących warunków:

1.1. złożenie za pośrednictwem strony internetowej xxxxxxxxxxx.x-xxxxxxxxx.xx oświadczenia („Oświadczenie”) o akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej, zawierającego dane Klienta, tj. w szczególności numer Klienta, numer NIP i numer ostatniej faktury oraz adres e-mail Klienta, na który mają być przesyłane e-faktury;

1.2. akceptacja postanowień Regulaminu poprzez zaznaczenie odpowiedniego przycisku wyboru;

1.3. kliknięcie w link aktywujący zawarty w wiadomości e-mail przesłanej przez Grupę Pracuj na wskazany przez Klienta w Oświadczeniu adres e-mail.

2. Składając Oświadczenia Klient oświadcza, że:

2.1. posiada na swoim komputerze zainstalowany dowolny program zapewniający podgląd dokumentu w formacie PDF (np. Adobe Acrobat Reader);

2.2. w czasie trwania Umowy będzie utrzymywał aktywny adres e-mail wskazany w Oświadczeniu, bądź w przypadku zmiany adresu e-mail niezwłocznie powiadomi o tym Grupę Pracuj zgodnie z procedurą określoną w § 5 ust. 3 Regulaminu.

§ 4. Zasady wystawiania i doręczania Faktur Elektronicznych przez Grupę Pracuj.

1. Faktury Elektroniczne są wystawiane przez Grupę Pracuj, opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym i wysyłane Klientowi na wskazany przez niego w Oświadczeniu adres e-mail.

2. Grupa Pracuj może rozpocząć wystawianie Faktur Elektronicznych od momentu otrzymania Oświadczenia od Klienta oraz spełnienia przez Klienta warunków określonych w § 3 Regulaminu, nie wcześniej niż w następnym dniu po otrzymaniu Oświadczenia.

3. Chwilą doręczenia e-faktury jest chwila wysłania jej do Klienta na adres e-mail wskazany przez niego w Oświadczeniu.

§ 5. Zmiany adresu e-mail oraz rezygnacja z otrzymywania Faktur Elektronicznych.

1. Klient może zrezygnować z otrzymywania Faktur Elektronicznych poprzez przesłanie na adres e-mail: x-xxxxxxx@xxxxxx.xx wiadomości zawierającej oświadczenie Klienta o rezygnacji wraz ze podaniem nazwy firmy, numeru Klienta oraz adresu e-mail wskazanego uprzednio w Oświadczeniu.

2. Rezygnacja z otrzymywania Faktur Elektronicznych zgodnie z ust. 1 niniejszego paragrafu oznacza przywrócenie wysyłania faktur, duplikatów faktur i faktur korygujących w formie papierowej pocztą tradycyjną na adres Klienta.

3. Grupa Pracuj zaprzestaje przesyłania e-faktur drogą elektroniczną najwcześniej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymała oświadczenie Klienta o rezygnacji z otrzymywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z ust. 1 niniejszego paragrafu, ale nie później niż w terminie 30 dni od dnia następującego po dniu, w którym otrzymała ww. oświadczenie o rezygnacji z otrzymywania faktur w formie elektronicznej. W przypadku, o którym mowa w niniejszym ustępie, Klient będzie otrzymywał faktury w formie papierowej drogą pocztową.

4. Ponowna aktywacja możliwości otrzymywania Faktur Elektronicznych wymaga ponownego złożenia Oświadczenia przez Klienta zgodnie z § 3 Regulaminu.

5. Zmiany wskazanego w Oświadczeniu adresu e-mail, na który mają być przesyłane Faktury Elektroniczne Klient może dokonać poprzez ponowne uzupełnienie Oświadczenia zgodnie z § 3 Regulaminu wraz z podaniem wszystkich danych (łącznie z danymi, które nie uległy zmianie).

6. W przypadku braku powiadomienia Grupy Pracuj o zmianie adresu e-mail zgodnie z ust. 5 niniejszego paragrafu, Faktury Elektroniczne uważa się za skutecznie doręczone z chwilą ich przesłania na adres e-mail podany przez Klienta w dotychczasowym Oświadczeniu.

§ 6. Zmiany formalno-prawne po stronie Klienta.

1. W przypadku, gdy - na skutek zmiany formy prawnej Klienta, nastąpienia innych zmian formalnych lub prawnych po stronie Klienta, lub przeniesienia przez Klienta na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z umowy zawartej z Grupą Pracuj – zmianie ulegną dane złożone przez Klienta w Oświadczeniu - Klient jest zobowiązany do złożenia zgodnie z § 3 Regulaminu ponownego Oświadczenia zawierającego aktualne dane Klienta.

2. W przypadku braku złożenia Oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Grupa Pracuj nie będzie zobowiązana do dalszego przesyłania Klientowi e-faktur drogą elektroniczną.

§ 7. Ochrona danych osobowych.

1. Administratorem danych osobowych jest Grupa Pracuj.

2. Dane osobowe przetwarzane są w celu wskazanych w Regulaminie.

3. Podmiot danych ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz do ich poprawiania.

4. Podanie danych jest obowiązkowe na podstawie Ustawy.

§ 8. Postanowienia końcowe.

1. Regulamin obowiązuje od dnia 2 stycznia 2015 r.

2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

3. Grupa Pracuj zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu.

4. Aktualny Regulamin uwzględniający wszelkie zmiany znajduje się na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx_xxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx.