UMOWA Nr UM.IN.271.2.2024 CRU …/2024
UMOWA Nr UM.IN.271.2.2024 CRU …/2024
na niszczenie nośników danych
zwana dalej „Umową”, zawarta w dniu złożenia podpisu elektronicznego przez osobę reprezentującą Zamawiającego, po uprzednim złożeniu podpisu elektronicznego przez osobę reprezentującą Wykonawcę, pomiędzy:
Gliwice – Miasto na prawach powiatu, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx, NIP: 000-00-00-000, reprezentowanym przez Prezydenta Miasta, w imieniu którego, na podstawie upoważnienia udzielonego zarządzeniem organizacyjnym nr 20/21 z dnia 22 marca 2021 r., działa:
1. Xxxxxxxxx Xxxxxxx – Naczelnik Wydziału Informatyki zwanym dalej „Zamawiającym”, lub „Stroną”
a
zwaną/-ym dalej „Wykonawcą” lub „Stroną”
w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w zamówieniu, którego wartość nie przekracza kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz.U. z 2023, poz. 1605), została zawarta umowa o świadczenie usług, zwana dalej „Umową”,
o następującej treści:
§ 1.
1. Wykonawca zobowiązuje się zgodnie ze swoją ofertą, która stanowi Załącznik nr 1 do Umowy, wykonać usługę polegającą na zniszczeniu 94 sztuk dysków twardych HDD, zwanych dalej łącznie „dyskami” lub pojedynczo „dyskiem”, oraz 148 sztuk taśm magnetycznych, zwanych dalej łącznie „taśmami”lub pojedynczo „taśmą”, a następnie przeprowadzić zagospodarowanie masy powstałej w wyniku zniszczenia dysków oraz taśm, na co składają się następujące etapy:
1.1. niszczenie dysków oraz taśm za pomocą demagnetyzacji polem magnetycznym o wartości nie mniejszej niż 18 000 Gs (Gausów), przy wykorzystaniu atestowanego urządzenia (co Wykonawca uprzednio potwierdzi przedstawiając specyfikację techniczną wykorzystywanego urządzenia), którego stosowanie nie zagraża środowisku i osobom znajdującym się w siedzibie Zamawiającego; Strony z czynności tej sporządzą protokół, którego formularz stanowi Załącznik Nr 2 do Umowy;
1.2. niszczenie dysków za pomocą rozdrobnienia mechanicznego wg normy H-5 (zgodnie z ISO/IEC 21964- 1:2018, d. DIN 663990) oraz taśm za pomocą rozdrobnienia mechanicznego wg normy T-5 (zgodnie z ISO/IEC 21964- 1:2018, d. DIN 663990)
1.3. zebranie masy powstałej bezpośrednio po rozdrobnieniu dysków oraz taśm do zabezpieczonych przed dostępem osób trzecich pojemników, które w obecności przedstawiciela Zamawiającego zostaną zaplombowane i wydane Wykonawcy w celu ostatecznej utylizacji; z czynności tej oraz opisanej w pkt 2 Strony sporządzą protokół wraz z dokumentacją fotograficzną dokumentującą zaplombowanie pojemników, którego formularz stanowi Załącznik Nr 3 do Umowy;
1.4. dokonanie utylizacji przekazanej masy w terminie dziesięciu dni od dnia przekazania Wykonawcy zaplombowanych pojemników; Wykonawca obowiązany jest do poinformowania o miejscu i terminie ostatecznej utylizacji masy powstałej po rozdrobnieniu w terminie umożliwiającym uczestnictwo przedstawiciela Zamawiającego w tym procesie, co nie zobowiązuje Zamawiającego do takiego uczestniczenia.
2. Zadania wymienione w ust. 1 pkt 1.1- 1.3 zostaną wykonane na terenie siedziby Zamawiającego przez pracowników Wykonawcy w obecności wyznaczonych pracowników Zamawiającego po godzinach pracy Zamawiającego.
3. Dodatkowo proces ostatecznej utylizacji rozdrobnionej masy potwierdzony zostanie certyfikatem zniszczenia, który Wykonawca przekaże Zamawiającemu wraz z dokumentacją video, na której zostanie zarejestrowany proces niszczenia rozdrobnionej masy z widocznymi nienaruszonymi plombami na pojemnikach.
4. Wykonawca wykona czynności określone ust. 1 pkt 1.1 i 1.2 urządzeniami własnymi lub urządzeniami, które pozostają w jego dyspozycji oraz zapewni dla nich źródło zasilania.
§ 2.
1. Zamawiający oświadcza, że dyski oraz taśmy zostały przez niego zakwalifikowane do zniszczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
§ 3.
1. Usługa zostanie wykonana w terminie 20 dni od dnia zawarcia Umowy.
2. Z tytułu należytego i terminowego wykonania przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy całkowite wynagrodzenie w kwocie nieprzekraczającej brutto … (słownie złotych: …), w tym wartość netto w wysokości … zł i podatek VAT w wysokości … zł.
3. Wynagrodzenie określone w ust. 2 stanowi sumę iloczynu ceny utylizacji jednego dysku w kwocie PLN brutto i liczby dysków poddanych ostatecznej utylizacji oraz iloczynu ceny utylizacji jednej taśmy w kwocie PLN brutto i liczby taśm poddanych ostatecznej utylizacji. Wynagrodzenie zawiera wszelkie należności Wykonawcy związane z wykonaniem przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1.
4. Cena utylizacji jednego dysku lub taśmy zawiera wszelkie koszty zniszczenia i ostatecznej utylizacji wraz z kosztami wykonania dokumentacji video oraz koszt zasilania energią urządzeń służących do niszczenia dysków oraz taśm.
5. Umowę uważa się za wykonaną z chwilą podpisania bez zastrzeżeń przez Xxxxxx protokołu odbioru przedmiotu Umowy, którego formularz stanowi Załącznik nr 4 do Umowy, zwanego dalej „Protokołem odbioru”.
6. Podstawę do wystawienia faktury przez Wykonawcę stanowi Protokół odbioru podpisany przez Xxxxxx bez zastrzeżeń.
7. Zamawiający zobowiązuje się do podpisania Protokołu odbioru niezwłocznie po jego przedłożeniu przez Wykonawcę, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania, przyjmując bez zastrzeżeń wykonanie usługi lub zgłaszając zastrzeżenia dotyczące wykonania usługi.
8. Wynagrodzenie zostanie przekazane na konto Wykonawcy w banku … nr konta : … w terminie do 30 dni od daty podpisania przez Zamawiającego Protokołu odbioru i dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT do siedziby Zamawiającego albo dostarczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ustawie o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno- prywatnym lub wpływu faktury ze wskazanego przez Wykonawcę jego adresu poczty elektronicznej: ………………….
na adres poczty elektronicznej Zamawiającego: in@um.gliwice.p.l
Jeżeli faktura VAT wpłynie do Zamawiającego w sobotę, w dniu uznanym ustawowo za wolny od pracy
bądź w dniu roboczym po godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Gliwicach przyjmuje się, że faktura wpłynęła w pierwszym dniu roboczym, następującym po dniu wpływu. Godziny pracy Urzędu Miejskiego
w Gliwicach są dostępne na stronie internetowej Urzędu: xxx.xxxxxxx.xx.
9. Zamawiający może dokonać zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, w formie metody podzielonej płatności.
10. W przypadku płatności wynagrodzenia przez Zamawiającego w trybie, o którym mowa w ust. 9, Zamawiający przekaże wartość netto wynagrodzenia wskazaną na fakturze przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w … nr konta: …, w terminie do 30 dni od daty otrzymania faktury, zaś wartość podatku VAT zobowiązania wskazaną na fakturze na osobny rachunek Wykonawcy.
11. Za dzień zapłaty wynagrodzenia Strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
12. Strony oświadczają, iż nabywcą towarów i usług w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług
13. W przypadku obniżenia stawki podatku od towarów i usług wynagrodzenie wskazane w ust. 1, ulegnie stosownemu obniżeniu, z tym, że kwota netto obliczona z uwzględnieniem obowiązującej w dacie zawarcia niniejszej umowy stawki podatku od towarów i usług nie ulegnie zmianie.
14. Wykonawca oświadcza, że:
14.1 jest podatnikiem podatku VAT;
14.2 wskazany w umowie rachunek bankowy jest jego rachunkiem firmowym.
15. Zamawiający nie wyraża zgody na obrót wierzytelnościami wynikającymi z niniejszej Umowy.
16. W przypadku wystawienia przez Zamawiającego noty księgowej i/lub oświadczenia o potrąceniu, dokument może zostać przekazany na wskazany w umowie adres poczty elektronicznej Wykonawcy:
………...… Dokumenty przekazane na wskazany w umowie adres poczty elektronicznej uznaje się za skutecznie doręczone. Strony zobowiązują się do poinformowania niezwłocznie drugiej Strony o każdorazowej zmianie swojego adresu poczty elektronicznej. W razie niewypełnienia powyższego obowiązku, uznaje się, że nota księgowa i/lub oświadczenie o potrąceniu przesłane na dotychczasowy adres poczty elektronicznej wywołuje skutek prawidłowego doręczenia.
17. W przypadku rozbieżności pomiędzy terminem płatności wskazanym na fakturze VAT, a wskazanym w Umowie przyjmuje się, że prawidłowo podano termin określony w Umowie.
18. Zobowiązuje się Wystawcę faktury do wpisywania w treści faktury nr umowy oraz numeru NIP płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych 000-00-00-000.
§ 4.
1. Do kontaktów z Wykonawcą w sprawach roboczych oraz podpisywania protokołów przewidzianych w Umowie upoważnieni są przez Zamawiającego: , e-mail: @xx.xxxxxxx.xx, tel. 32 239-12- 08 ( ) lub , e-mail: @xx.xxxxxxx.xx, tel. 00 000-00-00 ( ).
2. W imieniu Wykonawcy przedstawicielem upoważnionym do kontaktów w sprawach roboczych oraz podpisywania protokołów przewidzianych w Umowie upoważniony jest ,
e-mail: , tel. .
3. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa unijnego i prawa krajowego o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w zakresie, w jakim przy wykonywaniu Umowy uzyska dostęp do danych osobowych. W odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących Wykonawcę oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, , wymagane przepisami klauzule informacyjne Zamawiającego stanowią Załączniki nr 6 oraz 7 do Umowy. Wykonawca zobowiązuje przekazać klauzulę informacyjną stanowiącą Załącznik nr 7 osobom wskazanym w ust. 1.
4. Wykonawca nie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych na nośnikach przeznaczonych do zniszczenia.
5. W celu realizacji przedmiotu Umowy niezbędne będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, po uprzednim zadeklarowaniu zgodnie z załącznikiem nr 5, że Wykonawca spełnia wymagania, o których mowa w art. 28 ust. 1 RODO. Odmowa zawarcia umowy powierzenia skutkuje rozwiązaniem Umowy z winy Wykonawcy bez wypowiedzenia.
§ 5.
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia kar umownych za niezgodne z Umową lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:
2) w przypadku odmowy podpisania przez Zamawiającego Protokołu odbioru bez zastrzeżeń w terminie, o którym mowa w § 3 ust. 7, w wysokości 5% wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 2;
3) w przypadku nienależytego wykonania zobowiązania innego niż określone w pkt 1 i 2, w wysokości 10% wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 2 za każdy przypadek;
4) w przypadku odstąpienia od Umowy lub rozwiązania Umowy z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, w wysokości 30% wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 2.
3. Kary umowne, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3, podlegają sumowaniu.
4. Łączna maksymalna wysokość kar umownych wynosi 35% wartości Umowy, określonej w § 3 ust. 2.
5. Kary umowne podlegają potrąceniu w pierwszej kolejności z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na co Wykonawca nieodwołalnie wyraża zgodę i do czego upoważnia Zamawiającego bez potrzeby uzyskania potwierdzenia.
6. W przypadku powstania szkody przewyższającej wysokość kar umownych określonych w Umowie, Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia naprawienia szkody na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym.
7. Zapłata kary umownej nie zwalnia Wykonawcy od wykonania przedmiotu Umowy, z wyjątkiem zapłaty kary umownej, o której mowa w ust. 2 pkt 4.
§ 6.
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania Umowy bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym, bez konieczności wyznaczania Wykonawcy dodatkowego terminu na jej wykonanie w przypadku, gdy Wykonawca opóźnia się w wykonaniu przedmiotu Umowy w taki sposób, że czyni to zasadnym przypuszczenie, że przedmiot Umowy nie zostanie wykonany w terminie, o którym mowa w § 3 ust. 1.
2. Uprawnienie Zamawiającego do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, o którym mowa w ust. 1, przysługuje Zamawiającemu w terminie 5 dni od dnia powzięcia wiadomości uprawniającej do dokonania rozwiązania Umowy.
3. Strony zgodnie postanawiają, że w razie odstąpienia od Umowy lub rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający nie jest zobowiązany do zwrotu Wykonawcy kosztów i wydatków poniesionych w związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Poza przypadkiem określonym w ust. 3 Zamawiający może odstąpić od Umowy także wtedy, gdy nastąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego
nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego za wykonanie części Umowy.
§ 7.
1. Wykonawca oświadcza, że wykonanie Umowy leży w granicach jego możliwości i nie istnieją żadne przeszkody natury technicznej, prawnej ani finansowej, które mogą uniemożliwić jego wykonanie.
2. Wykonawca musi działać zgodnie z przepisami ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym oraz zgodnie z przepisami ustawy o odpadach.
3. Odpady powstałe po zniszczeniu dysków oraz taśm Wykonawca przekazuje podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie innych niż recykling procesów odzysku, wpisanemu do właściwego rejestru.
4. Odpady powstałe po zniszczeniu dysków oraz taśm, które nie zostały przekazane do recyklingu lub innych niż recykling procesów odzysku, Wykonawca przekazuje podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie unieszkodliwiania odpadów.
5. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania i zaniechania osób, przy pomocy których wykonuje Umowę, jak za własne działania i zaniechania. Wykonawca nie może zwolnić się od odpowiedzialności względem
6. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie roszczenia osób trzecich z tytułu naruszenia przez niego cudzych praw, w związku z realizacją Umowy.
§ 8.
Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu wszelkich informacji mających wpływ na realizację Umowy oraz do niezwłocznego udzielania odpowiedzi na zgłaszane przez Zamawiającego uwagi dotyczące realizacji Umowy.
§ 9.
1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej, w tym równoważnej formy elektronicznej pod rygorem nieważności, z tym że każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmiany osób upoważnionych, numerów telefonów i adresów e-mail, wskazanych w Umowie, zawiadamiając uprzednio o takiej zmianie drugą Stronę na piśmie pod rygorem nieważności.
2. Zastrzega się formę pisemną dla rozwiązania, wypowiedzenia Umowy oraz odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze Stron.
3. W przypadku zmiany adresu pocztowego do korespondencji Strony mają obowiązek bezzwłocznego poinformowania o tym fakcie. W przypadku, gdy jedna ze Strona nie poinformuje drugiej Strony o zmianie adresu do korespondencji, wszelka korespondencja dotycząca wykonania Umowy doręczona na dotychczasowy adres zostanie uznana za skutecznie doręczoną. Zmiana adresu do korespondencji nie stanowi zmiany Umowy.
§ 10.
1. Informacje udostępniane Wykonawcy w ramach wykonywania Umowy oraz uzyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją Umowy będą traktowane przez Wykonawcę jako poufne i mogą być ujawniane wyłącznie osobom, których obowiązkiem jest realizacja Umowy, pod rygorem pociągnięcia Wykonawcy przez Zamawiającego do odpowiedzialności za naruszenie poufności.
2. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje Wykonawcę oraz pracowników i upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy, odpowiedzialnych za realizację obowiązków wynikających z Umowy w trakcie obowiązywania Umowy, po jej rozwiązaniu, wygaśnięciu, odstąpieniu od niej, w czasie zatrudnienia/współpracy, jak i po ustaniu zatrudnienia/współpracy pracowników lub upoważnionych przedstawicieli z Wykonawcą.
3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności informacji, w posiadanie których wejdzie w trakcie wykonywania Umowy, w szczególności:
1) nieujawniania i niezezwalania na ujawnienie jakichkolwiek informacji w jakiejkolwiek formie w całości lub w części jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności;
2) zapewnienia, że personel oraz inne osoby wykonujące prace w ramach realizacji Umowy, którym informacje zostaną udostępnione nie ujawnią i nie zezwolą na ich ujawnienie w jakiejkolwiek formie
w całości lub w części jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności;
3) zapewnienia prawidłowej ochrony informacji przed utratą, kradzieżą, zniszczeniem, zgubieniem lub dostępem osób trzecich nieupoważnionych do uzyskania informacji; niewykorzystywania informacji do innych celów niż wykonywanie czynności wynikających z Umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej pisemnie pod rygorem nieważności;
4) przejęcia na siebie wszelkich roszczeń osób trzecich w stosunku do Zamawiającego, wynikających z wykorzystania przez Wykonawcę informacji uzyskanych w czasie wykonywania Umowy w sposób naruszający jej postanowienia.
4. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia Zamawiającego o każdym przypadku ujawnienia informacji, o których mowa w ust. 1, pozostającym w sprzeczności z postanowieniami
5. Zobowiązanie do zachowania poufności informacji, o których mowa w ust. 1 nie dotyczy przypadków, gdy informacje te:
1) stały się publicznie dostępne, jednak w inny sposób niż w wyniku naruszenia Umowy;
2) muszą zostać udostępnione zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, orzeczenia sądu lub uprawnionego organu administracji państwowej; w takim przypadku Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić, by udostępnienie informacji, o których mowa powyżej nastąpiło tylko i wyłącznie w zakresie koniecznym dla zadośćuczynienia powyższemu obowiązkowi.
6. Wykonawca niezwłocznie zawiadomi pisemnie Zamawiającego o każdym przypadku zaistnienia obowiązku udostępnienia informacji, o których mowa w ust. 5, a także podejmie wszelkie działania konieczne do zapewnienia, by udostępnienie informacji, o których mowa w ust. 5 dokonało się w sposób chroniący przed ujawnieniem ich osobom niepowołanym.
7. Zobowiązania określone w niniejszym paragrafie wiążą Wykonawcę przez okres do upływu 10 lat od dnia zawarcia Umowy.
8. Wykonawca, personel Wykonawcy oraz inne osoby odpowiedzialne za realizację obowiązków wynikających z Umowy zobowiązani są do przestrzegania wszystkich wewnętrznych regulaminów i zasad dotyczących pracy na terenie pomieszczeń wykonywania prac i przestrzegania wytycznych Zamawiającego w zakresie bezpieczeństwa.
9. Po zakończeniu realizacji Umowy Wykonawca niezwłocznie zwróci Zamawiającemu wszelkie dokumenty i materiały, jakie sporządził, opracował lub zebrał w trakcie jej obowiązywania. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do trwałego usunięcia informacji przetwarzanych w formie elektronicznej. Wykonawca może zachować wyłącznie takie materiały i dokumenty, jeżeli posiadanie ich przez Wykonawcę wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 11.
1. Prawa i obowiązki Stron określone w Umowie oraz z niej wynikające, nie mogą być przenoszone na osoby trzecie bez pisemnej zgody drugiej Strony.
2. W sprawach nieregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności Kodeks cywilny.
3. Spory mogące powstać w związku z realizacją Umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze wzajemnych negocjacji, a w przypadku ich niepowodzenia przed sądem powszechnym właściwym miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
§ 12.
1. Umowę uważa się za wykonaną z chwilą otrzymania certyfikatu zutylizowania masy powstałej w wyniku rozdrobnienia mechanicznego wraz z zapisem video, który przedstawia proces utylizacji tejże masy oraz podpisaniem bez zastrzeżeń Protokołu odbioru.
2. Załączniki od numeru 1 do 5 stanowią integralną część Umowy:
1) oferta Wykonawcy;
2) formularz protokół zniszczenia dysków twardych oraz taśm magnetycznych demagnetyzacją polem magnetycznym;
3) formularz protokół mechanicznego zniszczenia dysków twardych oraz taśm magnetycznych i przekazania masy powstałej w wyniku mechanicznego zniszczenia dysków twardych oraz taśm magnetycznych;
4) formularz Protokołu odbioru;
5) oświadczenie w sprawie gwarantowanych środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przez podmiot przetwarzający.
3. Załączniki 6 oraz 7 nie wymagają sporządzenia aneksu w przypadku zmiany Umowy, a Zamawiający jest
zobowiązany do przekazania Wykonawcy ich aktualnej wersji:
6) Klauzula informacyjna na podstawie art. 13 RODO dla podpisującego umowę ze strony Wykonawcy,
7) Klauzula informacyjna na podstawie art. 14 RODO dla osoby, której dane Wykonawca przekazał Zamawiającemu
Zamawiający Wykonawca
(e-podpis) (e-podpis)
Załącznik nr 2 do Umowy
PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DYSKÓW TWARDYCH ORAZ TAŚM MAGNETYCZNYCH DEMAGNETYZACJĄ POLEM MAGNETYCZNYM
Zgodnie z Umową nr UM.IN.271.2.2024 CRU …/2024, w dniu … 2024 r. dokonano zniszczenia dysków twardych oraz taśm magnetycznych polem magnetycznym o wartości nie mniejszej niż 18 000 Gs, w łącznej liczbie szt. (w tym dyski oraz taśmy magnetyczne o numerach ewidencyjnych: ).
Proces niszczenia dysków twardych oraz taśm magnetycznych został udokumentowany w postaci zapisu video na komputerowym nośniku danych i stanowi załącznik do niniejszego protokołu.
Zamawiający oświadcza, że zapoznał się z zawartością na nośniku danych i potwierdza, że zapis video dokumentuje przedmiot ww. Umowy.
INFORMACJE DODATKOWE:
Zamawiający Wykonawca
Załącznik nr 3 do Umowy
PROTOKÓŁ MECHANICZNEGO ZNISZCZENIA DYSKÓW TWARDYCH ORAZ TAŚM MAGNETYCZNYCH I PRZEKAZANIA MASY POWSTAŁEJ W WYNIKU MECHANICZNEGO ZNISZCZENIA DYSKÓW TWARDYCH ORAZ TAŚM MAGNETYCZNYCH
Zgodnie z Umową nr UM.IN.271.2.2024 C R U… / 2 0 2w4 d, niu … 2 0 2 r4 .d o k o n amn oe c h a n i c z n e g o z n i s z c z ednyisak ót w a r d yocrha tza ś m a g n e t y c z wn yliczhbie szt. (w tym dyski o numerach ewidencyjnych:) wg normy H-5 (zgodnie z ISO/IEC 21964-1:2018, d. DIN 663990) oraz taśm magnetycznych w liczbie szt. (w tym taśmy o numerach ewidencyjnych:) wg normy T-5 (zgodnie z ISO/IEC 21964-1:2018, d. DIN 663990).
Proces mechanicznego zniszczenia dysków oraz taśm został udokumentowany w postaci zapisu video na komputerowym nośniku danych i stanowi załącznik nr 1 do tego protokołu.
Zebraną masę powstałą po rozdrobnieniu dysków i taśm umieszczono bezpośrednio po rozdrobnieniu dysków i taśm w zabezpieczonych przed dostępem osób trzecich pojemnikach, które w obecności przedstawiciela Zamawiającego zostały zaplombowane. Ten proces udokumentowano w postaci zapisu video na komputerowym nośniku danych, co stanowi załącznik nr 2 do tego protokołu.
Ponadto zgodnie z ww. Umową, w dniu … dokonano przekazania Wykonawcy masy powstałej w wyniku mechanicznego zniszczenia dysków twardych oraz taśm magnetycznych o masie kg netto, kg brutto.
Fotograficzna dokumentacja przekazania Wykonawcy masy powstałej w wyniku mechanicznego zniszczenia stanowi załącznik nr 3 do tego protokołu.
INFORMACJE DODATKOWE:
Zamawiający Wykonawca
PROTOKÓŁ ODBIORU
Załącznik nr 4 do Umowy
Na podstawie Umowy nr UM.IN.271.2.2024 CRU …/2024, w dniu … 2024 r. w obecności przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy dokonano kontroli z należytego wykonania postanowień Umowy. W wyniku prac ustalono że:
1. Proces niszczenia dysków oraz taśm ( sztuk) demagnetyzacją polem magnetycznym o wartości nie mniejszej niż 18 000 Gs wykonano poprawnie i z tej operacji sporządzono odrębny protokół z dokumentacją video.
2. Proces niszczenia dysków oraz taśm ( sztuk) poprzez ich mechaniczne rozdrobnienie według normy H-5 oraz T5 (zgodnie z ISO/IEC 21964-1:2018, d. DIN 663990) został wykonany poprawnie; przekazanie masy powstałej wskutek rozdrobnienia mechanicznego zostało wykonane poprawnie; z tej operacji sporządzono odrębny protokół z dokumentacją video oraz fotograficzną.
3. Dokonano utylizacji przekazanej masy, co zostało potwierdzone odpowiednim certyfikatem oraz sporządzono dokumentację video z tej operacji.
INFORMACJE DODATKOWE:
Zgodnie z powyższymi ustaleniami Strony stwierdzają poprawne wykonanie Umowy.
Zamawiający Wykonawca
Załączniki:
1) certyfikat
2) komputerowy nośnik danych z zapisem video z procesu utylizacji przekazanej masy
Oświadczenie w sprawie gwarantowanych środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przez podmiot przetwarzający1
Potencjalny podmiot przetwarzający oświadcza, że:
1. zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, gwarantujące ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym szczególnych kategorii danych, odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych osobowych objętych ochroną, tak aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego i chroniło prawa osób, których dane dotyczą,
2. opracował i wdrożył środki zapewniające ochronę powierzonych do przetwarzania danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych,
3. prowadzi ewidencję miejsc przetwarzania danych osobowych i osób zatrudnionych przy ich przetwarzaniu oraz dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych, w tym rejestr kategorii czynności przetwarzania,
4. powierzone dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu określonym w umowie głównej i związanej z nią umowie powierzenia,
5. dysponuje środkami organizacyjnymi i technicznymi, doświadczeniem, wiedzą i wykwalifikowanym personelem, co umożliwia mu prawidłowe wykonanie umowy,
6. wyznaczył inspektora ochrony danych (jeśli dotyczy),
7. wdrożył i stosuje procedurę zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych,
8. nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy – EOG) lub organizacji międzynarodowej, w szczególności zapewnia, że powierzone dane osobowe przetwarzane w formie elektronicznej będą przetwarzane na serwerach i nośnikach danych będących własnością podmiotu przetwarzającego lub przez niego wynajmowanych znajdujących się w Polsce lub w EOG (serwery i nośniki danych nie mogą znajdować się poza EOG),
9. pracownicy lub współpracownicy, z którymi będzie współdziałał przy wykonywaniu czynności stanowiących przedmiot umowy, są przeszkoleni w zakresie przepisów prawa i procedur dotyczących postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych, w tym dotyczących postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, a także zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
1 art. 28 ust.1 ogólnego rozporządzenie o ochronie danych (RODO) wymaga, aby Administrator korzystał wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
Administrator Przetwarzający
(e-podpis) (e-podpis)
Załącznik nr 6 do Umowy
INFORMACJA SZCZEGÓŁOWA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH | ||
Dane Administratora Danych | Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Gliwice z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Gliwicach przy ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx | |
Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych | Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować: 1. Pocztą elektroniczną poprzez e-mail: xxx@xx.xxxxxxx.xx 2. Pocztą tradycyjną na adres: Inspektor Ochrony Danych, Urząd Miejski w Gliwicach, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx 3. Adres skrzynki ePUAP Urzędu Miejskiego w Gliwicach: /UMGliwice/SkrytkaESP | |
Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane: 1. w celu realizacji umowy na niszczenie nośników danych UM.IN.271.2.2024 CRU …/2024 2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), tj. przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. | |
Odbiorcy danych osobowych | Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom, za wyjątkiem: 1. podmiotów uprawnionych przepisami prawa, 2. wnioskujących o udzielenie informacji publicznej w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, 3. podmiotów świadczących wsparcie techniczne dla systemów informatycznych i teleinformatycznych, w których Państwa dane osobowe są przetwarzane. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego. | |
Okres przechowywania danych osobowych | 1. Dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wyznaczonym przepisami prawa. 2. Po zrealizowaniu celu, dla którego dane zostały zebrane, mogą one być przechowywane jedynie w celach archiwalnych przez okres, który wyznaczony zostanie na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. | |
Prawa osób, których dane dotyczą, w tym dostępu do danych osobowych | Każda osoba, której dane dotyczą, może wystąpić z żądaniem dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania (poprawiania), a w przypadkach uregulowanych przepisami prawa do usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. | |
Sposoby realizacji przysługujących praw | Powyższe uprawnienia mogą Państwo realizować: 1. składając w formie tradycyjnej odręcznie podpisane pismo w Urzędzie Miejskim w Xxxxxxxxx, 0. drogą elektroniczną wysyłając pismo ogólne dostępne na platformie ePUAP, potwierdzone Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. | |
Prawo wniesienia skargi do organ nadzorczego | u Jeśli przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. | |
Informacja o wymogu/ dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych | Niepodanie danych osobowych w przypadku, gdy jest to warunkiem zawarcia umowy, uniemożliwi jej zawarcie. | |
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie | W Urzędzie nie ma miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani profilowanie. | |
Informacje dodatkowe | Prezydent Miasta Gliwice i miejskie jednostki organizacyjne (wymienione w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w tabeli nr 1 „Wykaz miejskich jednostek organizacyjnych”) są współadministratorami danych osobowych zgodnie z ustaleniami przyjętymi zarządzeniem organizacyjnym nr 84/19 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 12.08.2019 r . | |
1Realizacja obowiązku informacyjnego w związku z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Załącznik nr 7 do Umowy
INFORMACJA SZCZEGÓŁOWA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH POZYSKANYCH W INNY SPOSÓB NIŻ OD OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ | |
Dane Administratora Danych | Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Gliwice z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Gliwicach przy ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx |
Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych | Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować: 1. Pocztą elektroniczną poprzez e-mail: xxx@xx.xxxxxxx.xx 2. Pocztą tradycyjną na adres: Inspektor Ochrony Danych, Urząd Miejski w Gliwicach, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx 3. Adres skrzynki ePUAP Urzędu Miejskiego w Gliwicach: /UMGliwice/SkrytkaESP |
Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane: 1. w celu realizacji umowy na niszczenie nośników danych UM.IN.271.2.2024 CRU …/2024 2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. |
Kategorie danych osobowych | Administrator będzie przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, telefon służbowy, służbowy adres e-mail |
Odbiorcy danych osobowych | Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom, z wyjątkiem: 1. podmiotów świadczących wsparcie techniczne dla systemów informatycznych i teleinformatycznych, w których Państwa dane osobowe są przetwarzane, Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego. |
Okres przechowywania danych osobowych | 1. Państwa dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wyznaczonym przepisami prawa. 2. Po zrealizowaniu celu, dla którego dane zostały zebrane, mogą one być przechowywane jedynie w celach archiwalnych, przez okres, który wyznaczony zostanie na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. |
Prawa osób, których dane dotyczą, w tym dostępu do danych osobowych | Każda osoba, której dane dotyczą, może korzystać z następujących uprawnień: 1. wystąpienia z żądaniem dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania (poprawiania), a w przypadkach uregulowanych przepisami prawa do usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, 2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w przypadkach określonych w art. 21 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Powyższe uprawnienia mogą Państwo realizować: 1. składając w formie tradycyjnej odręcznie podpisane pismo w Urzędzie Miejskim w Gliwicach, 2. drogą elektroniczną wysyłając pismo ogólne dostępne na platformie ePUAP, potwierdzone Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. |
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego | Jeśli przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Preze Urzędu Ochrony Danych Osobowych. |
Źródło pochodzenia danych | Pani/Pana dane osobowe pochodzą od przedstawiciela firmy (tu wpisać nazwę Wykonawcy)………. |
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie | W Urzędzie nie ma miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani profilowanie. |
Informacje dodatkowe | Prezydent Miasta Gliwice i miejskie jednostki organizacyjne (wymienione w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w tabeli nr 1 „Wykaz miejskich jednostek organizacyjnych”) są współadministratorami danych osobowych zgodnie z ustaleniami przyjętymi zarządzeniem organizacyjnym nr 84/19 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 12.08.2019 r. |
s
1Realizacja obowiązku informacyjnego w związku z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Umowa nr UM.IN.271.2.2024 CRU …/2024
na powierzenie przetwarzania danych osobowych
zawarta w dniu złożenia podpisu elektronicznego przez osobę reprezentującą Zamawiającego, po uprzednim złożeniu podpisu elektronicznego przez osobę reprezentującą Wykonawcę pomiędzy stronami:
GLIWICE – MIASTO NA XXXXXXX XXXXXXX, 00-000 Xxxxxxx, xx. Zwycięstwa
21, NIP 000-000-00-00, reprezentowanym przez Prezydenta Miasta Gliwice, zwanym dalej w treści Umowy „Administratorem”, z upoważnienia którego działa Xxxxxxxxx Xxxxxxx – Naczelnik Wydziału Informatyki na podstawie upoważnienia udzielonego zarządzeniem organizacyjnym nr 20/21 z dnia 22 marca 2021r.
a ………………………..., zwanym dalej w treści Umowy „Przetwarzającym”, reprezentowanym przez ………………………...
dalej zwanymi „Stronami”
na podstawie art. 28 ust. 3 i ust. 9 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1 ze sprostowaniami)
Mając na uwadze, że Strony zawarły umowę dotyczącą niszczenia nośników danych nr UM.IN.271.2.2024 CRU
…/2024 dalej zwaną Umową główną, której realizacja wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych w imieniu Administratora przez Przetwarzającego, konieczne stało się ustalenie warunków, na jakich Przetwarzający wykona operacje przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora. Xxxxxx postanowiły zawrzeć umowę powierzenia o następującej treści:
§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych i oświadczenia stron
1. Administrator powierza Przetwarzającemu dane osobowe do przetwarzania w trybie art. 28 ust. 3 ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego w dalszej części Umowy „Rozporządzeniem”, na zasadach, w zakresie i w celu określonych w niniejszej Umowie.
2. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, chroniącymi prawa osób, których dane dotyczą.
3. Administrator oświadcza, że niniejsza Umowa stanowi udokumentowane polecenie przetwarzania danych wydane Przetwarzającemu i dotyczy wyłącznie zakresu i celu opisanego w § 2 Umowy.
4. Administrator oświadcza, że spełnia warunki legalności przetwarzania danych osobowych, jak również, że jest uprawniony do powierzenia danych osobowych.
5. Przetwarzający przed zawarciem Umowy oświadczył, iż spełnia wymagania z art. 32 Rozporządzenia, wdrożył i dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi, doświadczeniem, wiedzą i wykwalifikowanym personelem, umożliwiającymi mu prawidłowe wykonanie niniejszej Umowy, spełnienie wymogów Rozporządzenia, a ponadto gwarantuje ochronę praw osób, których dane dotyczą, co potwierdza załącznik nr 5 do Umowy głównej.
6. Przetwarzający złożył oświadczenie o zachowaniu poufności o treści określonej przez Administratora – zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej Umowy.
§ 2
Zakres, charakter i cel przetwarzania danych osobowych
1. Dane osobowe powierzone przez Administratora będą przetwarzane przez Przetwarzającego wyłącznie w celu realizacji Umowy głównej.
2. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie następujących danych osobowych:
1) Rodzaj danych: zwykłe
2) Kategoria osób: osoby, których dane osobowe znajdują się na dyskach i taśmach przeznaczonych do utylizacji.
3) Kategoria danych: dane osobowe znajdujące się na dyskach i taśmach przeznaczonych do zniszczenia.
3. Przetwarzanie danych osobowych dotyczy wyłącznie niszczenia nośników danych wynikającego z Umowy głównej.
§ 3
Obowiązki Przetwarzającego
1. Przetwarzający przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych zobowiązuje się do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, odpowiadających aktualnemu stanowi wiedzy technicznej, zapewniających zgodność z Rozporządzeniem, w tym adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą.
2. Przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
3. Przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane osobowe, przy czym będą to jedynie osoby, które mają odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych i są niezbędne do realizacji celu niniejszej Umowy.
4. Przetwarzający zapewnia, że osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji Umowy, zobowiążą się do zachowania tajemnicy lub będą podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b) Rozporządzenia, zarówno w trakcie zatrudnienia ich u Przetwarzającego, jak i po jego ustaniu. Przetwarzający zapewnia ponadto, że osoby, o których mowa w niniejszym ustępie, będą przetwarzały dane osobowe zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej.
5. Dla prawidłowej realizacji ust. 4 Przetwarzający dokonuje okresowej weryfikacji listy osób, którym udzielono dostępu do danych przetwarzanych w imieniu Administratora.
6. Przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, oraz z obowiązków określonych w art. 32–36 Rozporządzenia.
7. Przetwarzający w razie wpływu do niego żądania w zakresie realizacji praw osób, których dotyczą powierzone dane, informuje o tym Administratora w terminie 5 dni roboczych od otrzymania żądania. Udzielając informacji Przetwarzający przekazuje dane nadawcy i treść żądania oraz określa, w jakim zakresie jest w stanie przyczynić się do jego realizacji.
8. Przetwarzający zobowiązuje się stosować do ewentualnych wskazówek lub zaleceń wydanych przez krajowy organ nadzorczy lub Europejską Radę Ochrony Danych dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie stosowania Rozporządzenia.
9. Przetwarzający współdziała z Administratorem w sytuacji stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, to jest:
1) umożliwia Administratorowi uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informuje Administratora o ustaleniach
z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia, przy czym powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia przesyła do Administratora nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia takiej informacji wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić Administratorowi spełnienie obowiązku powiadomienia organu nadzorczego,
2) współpracuje przy ocenie naruszenia i ewentualnym zawiadamianiu o tym organu nadzorczego lub osób, których dane dotyczą.
§ 4
Prawo do kontroli
1. Administrator ma prawo do kontroli, czy przetwarzanie powierzonych Przetwarzającemu danych osobowych odbywa się zgodnie z postanowieniami Umowy i regulacjami prawnymi w obszarze ochrony danych osobowych.
2. Przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora.
§ 5
Dalsze powierzenie i przekazywanie danych do państwa trzeciego
1. W zakresie realizacji Umowy Przetwarzający nie korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego (dalej: Podprocesora) bez pisemnej szczegółowej zgody.
2. W przypadku pisemnej zgody wyrażonej przez Administratora Podprocesor winien spełniać te same gwarancje i obowiązki, jakie zostały nałożone na Przetwarzającego niniejszą Umową.
3. Podpowierzenie może nastąpić wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej Umowy przez Przetwarzającego.
4. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na udokumentowane polecenie Administratora danych, chyba że taki obowiązek nakłada na Przetwarzającego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
§ 6
Odpowiedzialność Przetwarzającego
1. Przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za ich udostępnienie osobom nieupoważnionym.
2. Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane zastosowaniem lub brakiem zastosowania właściwych środków bezpieczeństwa.
3. Przetwarzający odpowiada za szkody, jakie powstaną u Administratora lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z Rozporządzeniem lub Umową przetwarzania danych osobowych przez Przetwarzającego, w szczególności w sytuacji zapłaty odszkodowania przez Administratora na podstawie art. 82 RODO.
4. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Przetwarzającego niniejszej Umowy, Przetwarzający zobowiązuje się do zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych.
5. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Przetwarzającego danych osobowych określonych w Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub jakimkolwiek orzeczeniu dotyczących przetwarzania tych danych, skierowanych do Przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile
są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.
§ 7
Czas obowiązywania Umowy
Niniejsza Xxxxx zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej.
§ 8
Rozwiązanie Umowy
Administrator może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Przetwarzający:
1) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie lub
2) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową lub
3) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi z naruszeniem przepisów o ochronie danych
osobowych bądź niezgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy.
§ 9
Zasady zachowania tajemnicy
1. Przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy danych osobowych będących przedmiotem niniejszej Umowy oraz innych informacji, do których uzyskał dostęp w związku z realizacją Umowy. Przetwarzający zobowiązuje się do złożenia oświadczenia o zachowaniu poufności zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej Umowy powierzenia.
2. Przetwarzający oświadcza, że w związku z zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych, o których mowa w ust. 1, nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia tych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa. W takim przypadku, jeśli przepisy prawa nie stanowią inaczej, Przetwarzający poinformuje Administratora o ujawnieniu tych informacji na rzecz osób lub organów, co do których ujawnienie ma nastąpić lub już nastąpiło, podając zakres i podstawy prawne ujawnienia.
§ 10
Wynagrodzenie Przetwarzającego
Wykonanie przedmiotu niniejszej Umowy przez Przetwarzającego nie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami dla Administratora ponad koszty przewidziane w Umowie głównej.
§ 11
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy a Umowy głównej, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej Umowy. Oznacza to także, że kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych pomiędzy Administratorem a Przetwarzającym należy regulować poprzez zmiany niniejszej Umowy.
3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.
4. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej Umowy będzie sąd właściwy dla Administratora.
5. Umowa zostaje zawarta w dniu jej podpisania przez upoważnionych przedstawicieli Stron za pomocą kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
Załączniki do umowy:
Załącznik nr 1 – Oświadczenie o zachowaniu poufności
Administrator Przetwarzający
(e-podpis) (e-podpis)