Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

Umowa zostaje zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych została zawarta umowa o następującej treści:

§ 1

PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiotem umowy jest sukcesywna dostawa artykułów biurowych i tonerów (fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych do drukarek urządzeń kopiujących) w ilościach i asortymencie wyszczególnionym w „FORMULARZU ASORTYMENTOWO - CENOWYM”, stanowiącym załącznik nr 1 niniejszej umowy, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 .

2. Realizacja niniejszej Umowy uwzględnia wszystkie wymagania, informacje i oświadczenia zawarte w następujących dokumentach, tj. w:

1) zapytaniu ofertowym z dnia r. oraz w dokonanych przez Xxxxxxxxxxxxx,

w toku zrealizowanego postępowania, wyjaśnieniach i zmianach do ww. zapytania;

2) ofercie Wykonawcy.

3. Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia wartości zamówienia o kwotę maksymalnie do 5 % wyższą w stosunku do wartości zaoferowanej przez Wykonawcę, celem ewentualnego uzupełnienia zamówienia w nieprzewidzianych przypadkach.

4. Zamawiający przewiduje możliwość zamówienia innych ilości poszczególnych rodzajów artykułów biurowych, tonerów niż wynika to z załącznika nr 1, w cenie jednostkowej zgodnej z przedstawioną ofertą, w ramach kwoty nie przekraczającej ceny oferty zwiększonej maksymalnie do 5 %, co nie będzie stanowiło zmiany warunków umowy. Rozliczenie za dostarczony towar następować będzie na podstawie poszczególnych cen jednostkowych pomnożonych przez ilości dostarczonych artykułów biurowych, tonerów.

5. Dostawa przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na następujących zasadach:

1) Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia do siedziby Zamawiającego sukcesywnie, w partiach - w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego, w okresie obowiązywania umowy,

2) termin dostarczenia poszczególnych partii nie może przekroczyć 7 dni od dnia zgłoszenia Wykonawcy przez Zamawiającego zapotrzebowania na przedmiot zamówienia.

6. Dostawa przedmiotu umowy, odbywać się będzie w oparciu o zapotrzebowanie, przekazane przez Zamawiającego drogą mailową przesłaną na adres ……………………….

7. Zamawianą partię, Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego, w terminie do 7

dni od daty otrzymania zapotrzebowania. Przedmiot zamówienia dostarczony będzie w godzinach 8:00 – 16:00 w dni robocze (poniedziałek – piątek).

8. Wykonawca gwarantuje dostarczanie przedmiotu zamówienia w opakowaniach zabezpieczonych w sposób uniemożliwiający dekompletację oraz chroniący przed uszkodzeniem.

9. Zamawiający może odmówić przyjęcia dostawy, w przypadku:

1) stwierdzenia rozbieżności pomiędzy zamawianym, a dostarczonym przedmiotem zamówienia,

2) uszkodzenia lub wady uniemożliwiającej użycie,

3) dostawy przedmiotu zamówienia poza godzinami, o których mowa w ust. 7.

§ 2

TERMIN OBOWIĄZYWANIA UMOWY

Przedmiot zamówienia realizowany będzie sukcesywnie w okresie 12 miesięcy tj. od dnia

…………… r do dnia ………………….. r z możliwością jej wcześniejszego wygaśnięcia, w przypadku wyczerpania określonej ofertą wartości umowy.

§ 3

WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Wynagrodzenie Wykonawcy przysługujące z tytułu realizacji niniejszej Umowy wynosi: kwota netto ……………..

podatek VAT 23 %

łącznie kwota brutto zł

2. Określone w załączonym do Oferty „FORMULARZU ASORTYMENTOWO – CENOWYM” – ceny jednostkowe brutto pozostaną niezmienione w okresie realizacji przedmiotu umowy z zastrzeżeniem ust. 3.

3. W przypadku zmiany stawek podatku od towarów i usług (VAT) na materiały objęte przedmiotem zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany cen brutto, o których mowa w ust. 2 stosownie do zmiany wysokości w/w stawek.

4. Zamawiający za dostarczenie i odebranie przedmiotu umowy zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie zgodnie z prawidłowo wystawioną fakturą VAT.

5. Wynagrodzenie Wykonawcy Zamawiający zapłaci w terminie do 30 dni od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury VAT do siedziby Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze VAT.

6. Za dzień zapłaty faktury uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

7. Jeżeli koniec terminu płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas termin zapłaty upływa w dniu, który jest najbliższym dniem roboczym.

8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości przelewu wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu Umowy na osoby/ podmioty trzecie.

9. Wykonawca może dochodzić zapłaty od Zamawiającego odsetek ustawowych w przypadku zwłoki Zamawiającego w zapłacie należności za dostarczone materiały.

10. Podane ilości towaru, przewidziane do realizacji w okresie obowiązywania umowy, są szacunkowe. Należność przysługująca Wykonawcy będzie określona na podstawie cen jednostkowych oraz ilości faktycznie dostarczonego przedmiotu zamówienia.

11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, a Wykonawca wyraża zgodę na zmianę ilości poszczególnych produktów, określonych w załączniku do umowy, w zależności od swoich potrzeb, przy zachowaniu cen jednostkowych. Podane ilości produktów stanowią wielkość szacunkową i mogą być zmniejszane lub zwiększane pomiędzy poszczególnymi pozycjami, lecz ogólna wartość zamówienia może przekroczyć 5% kwoty, określonej w § 3 ust. 1 niniejszej umowy. Zmiany w tym zakresie nie stanowią zmiany warunków umowy i nie wymagają formy pisemnej w postaci aneksów.

12. Zamawiający akceptuje wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formacie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 685) w zw. z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno- prywatnym (Dz.U. z 2020 r., poz. 1666 ze zm.) na adres mailowy: ………..

§ 4

OBOWIĄZKI STRON

1. Ceny jednostkowe określone w ofercie Wykonawcy z dnia ………… r., , nie ulegną zmianie przez okres realizacji (wykonania) zamówienia, tj. od ……………………do ………………….

2. Wartość każdorazowego zamówienia obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy związane z dostawą przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego, w tym: opakowania, oznakowania, stosownego ubezpieczeniem przewozowego, koszt transportu, spedycji, załadunku i wyładunku i innych.

3. Czynność o której mowa w ust. 2 Wykonawca powinien wykonać w ramach własnych zasobów ludzkich i sprzętowych z uwzględnieniem konieczności dostawy w godzinach pracy Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza zrealizowane dostawy za pomocą firm spedycyjnych, kurierskich itp., ale wymagane jest wniesienie zamówionych materiałów do wskazanego miejsca pod wskazany adres, bez udziału Zamawiającego.

4. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru kaset (po zużytych tonerach, tuszach) po zużytych materiałach eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę w miejscu

dostawy na własny koszt i własne ryzyko. Spakowanie i zabezpieczenie na czas transportu zużytych materiałów należy do obowiązku Wykonawcy.

5. Strony zgodnie ustalają, że terminy sukcesywny odbiór kaset, o których mowa pkt. 4 nastąpi w terminie maksymalnie do 3 miesięcy od dnia ostatniej dostawy częściowej. Wykonawca każdorazowo podpisze protokół odbioru kaset po zużytych materiałach eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę.

6. Łączna liczba kaset po zużytych materiałach eksploatacyjnych odebranych w trakcie realizacji niniejszej Umowy przez Wykonawcę nie będzie większa niż liczba dostarczonych przez Wykonawcę materiałów eksploatacyjnych w ramach niniejszej Umowy.

7. Odbiór kaset następować będzie w transzach. Zamawiający przewiduje maksymalnie 3 transze.

8. Wykonawca zobowiązuje się do odbioru zużytych kaset w terminie 14 dni od dnia otrzymania powiadomienia.

§ 5

WARUNKI GWARANCJI I REKLAMACJI

1. Wykonawca oświadcza, że przedmiot umowy jest wolny od wad fizycznych i prawnych oraz może być użytkowany zgodnie z przeznaczeniem.

2. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji jakościowych i ilościowych na dostarczony przedmiot zamówienia. Gwarancja jakościowa udzielona jest na okres12 miesięcy, liczony od daty dostawy towaru.

3. W przypadku gdy dostarczony przedmiot zamówienia nie odpowiada pod względem ilościowym, jakościowym lub trwałości produktowi wskazanemu przez Zamawiającego, Zamawiającemu przysługuje prawo do zgłoszenia reklamacji, w jednej z następujących form: pisemnie, faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Potwierdzenie prawidłowości transmisji faksu lub wysłania wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej jest dowodem na dokonanie zgłoszenia reklamacji.

4. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 3, Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia na własny koszt przedmiotu zamówienia odpowiednio: w żądanej ilości, pełnowartościowego lub spełniającego wymagania Zamawiającego określone w załączniku nr 1 do umowy - w terminie 14 dni roboczych od daty zgłoszenia przez Zamawiającego reklamacji lub udzielić Zamawiającemu pisemnej odpowiedzi zawierającej uzasadnienie nie uznania reklamacji.

5. Po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w ust. 4 reklamacja będzie uznana w całości zgodnie z żądaniem Zamawiającego.

6. Jeżeli z powodu wady prawnej przedmiotu umowy Zamawiający będzie zmuszony wydać go osobie trzeciej, Wykonawca jest obowiązany do zwrotu otrzymanej kwoty bez względu na inne postanowienia umowy.

§ 6

KARY UMOWNE

1. Zamawiający może naliczyć kary umowne za:

a) opóźnienie w terminie realizacji przedmiotu zamówienia – za każdy dzień opóźnienia w wysokości 0,5% ceny za zamówioną partię materiałów,

b) opóźnienie w dostarczeniu przedmiotu umowy w przypadku skutecznego zgłoszenia reklamacji – za każdy dzień opóźnienia w wysokości 0,5% ceny za reklamowane materiały.

2. Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych określonych w kodeksie cywilnym, gdy wartość kar umownych jest niższa niż wartość powstałej szkody. Dochodzenie roszczeń jest możliwe jedynie do wartości powstałej szkody.

3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kwoty kar umownych bezpośrednio przy zapłacie faktury dotyczącej realizacji tego zamówienia lub kolejnych zamówień.

§ 7

SPRAWY SPORNE

1. Strony ustalają, że w sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Wszelka korespondencja do Zamawiającego winna być kierowana na adres jego siedziby. Strony Umowy zobowiązują się do niezwłocznego powiadomienia o każdej zmianie adresu lub numeru telefonu, adresów e-mail.

3. Ewentualne kwestie sporne, wynikłe w trakcie realizacji niniejszej Umowy, strony rozstrzygać będą polubownie. W przypadku nie dojścia do porozumienia, spory rozstrzygane będą przez Sąd właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego.

§ 8

ZMIANY UMOWY

1. Zamawiający w ramach niniejszej Umowy wprowadza możliwość dokonania zmiany w zakresie przedmiotowym niniejszej Umowy, tj.: zmiany dostarczonych artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych w przypadku zakończenia ich produkcji lub dystrybucji pod warunkiem zaoferowania produktu tożsamego pod względem jakościowym. Zaoferowany produkt musi odpowiadać wszystkim wymaganiom Zamawiającego określonym w zapytaniu ofertowym z dnia ………….. r. W przypadku konieczności zaoferowania nowego produktu, Wykonawca zobowiązany jest wystąpić do Zamawiającego ze stosownym pisemnym wnioskiem uzasadniającym szczegółowo konieczność dokonania zamiany. Zamawiający w związku z opisanymi powyżej zmianami nie dopuszcza możliwości zmiany cen jednostkowych zawartych w formularzu asortymentowo – cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Umowy. Warunkiem dokonania niniejszej zmiany jest każdorazowo pisemna zgoda Zamawiającego.

2. Zmiana Umowy, dokonana może być w wyłącznie w formie pisemnego aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.

§ 9

ODSTĄPIENIE OD UMOWY I JEJ ROZWIĄZANIE

1. Umowa może ulec rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym:

1) w przypadku zgodnego porozumienia,

2) na skutek oświadczenia Zamawiającego wobec stwierdzenia niezrealizowania przez Wykonawcę zamówienia w przeciągu 14 dni roboczych.

3) w wypadku stwierdzenia dostarczenia przez Wykonawcę materiałów o gorszych parametrach niż określone w Formularzu ofertowym i asortymentowo cenowym i pomimo pisemnego wezwania, braku ich wymiany w przeciągu 14 dni roboczych.

2. W razie wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w dniu podpisania umowy każdej ze stron przysługuje umowne prawo odstąpienia od niniejszej umowy w uzgodnionym obustronnie terminie. Odstąpienie powinno posiadać formę pisemną pod rygorem nieważności.

3. Każda ze Stron jest uprawniona do wypowiedzenia umowy z miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

§ 10

PRZEDSTAWICIELE STRON UMOWY

1. Osobą odpowiedzialną za koordynację realizacji przedmiotu umowy ze strony Zamawiającego jest: …………………….., e-mail ………………… . .

2. Osobą odpowiedzialną za koordynację realizacji przedmiotu umowy ze strony Wykonawcy jest: ……………………. , e-mail ………………………………..

§ 11

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY

Integralną część niniejszej umowy stanowią niżej wymienione załączniki:

• Załącznik Nr 1 - Formularz asortymentowo – cenowy

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY