„Dostawa licencji oprogramowania IBM wraz z przywróceniem wsparcia i konwersją licencji posiadanych przez Zamawiającego wraz z 12 miesięcznym wsparciem technicznym”
⮚ Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego: COI-ZAK.262.4.2018
Uwaga: Formy porozumiewania się między Zamawiającym a Wykonawcami określono w pkt. 30 SIWZ
„Dostawa licencji oprogramowania IBM wraz z przywróceniem wsparcia i konwersją licencji posiadanych przez Xxxxxxxxxxxxx wraz z 12 miesięcznym wsparciem technicznym”
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
(SIWZ)
POSTĘPOWANIE
PROWADZONE W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO
O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY OKREŚLONEJ NA PODSTAWIE PRZEPISÓW WYDANYCH ZGODNIE Z ART. 11 UST. 8 Ustawy
przeprowadzanego zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 roku poz. 1579, z późn. zm.)
Warszawa, dnia 20 września 2018 roku
ZATWIERDZAM
Dyrektor
Centralnego Ośrodka Informatyki Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx
Spis treści
CZĘŚĆ I – INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW 3
1. Nazwa i adres Zamawiającego 3
3. Tryb udzielania zamówienia 3
6. Informacja o ofercie wariantowej 4
8. Termin wykonania zamówienia 4
9. Warunki udziału w postępowaniu 4
11 Dokumenty jakie składa wykonawca, celem potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, wykazania braku podstaw do wykluczenia, potwierdzenia, że oferowane dostawy lub usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania Zamawiającego określone
12 Wymagania dotyczące wadium 14
13 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 15
14 Waluta w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia publicznego 16
15 Opis sposobu przygotowania oferty 16
16 Wyjaśnianie i zmiany w treści SIWZ 19
18 Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 20
19 Zmiany lub wycofanie złożonej oferty 20
21 Zwrot oferty złożonej po terminie 21
23 Opis sposobu obliczenia ceny 21
27 Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowania 25
28 Dokumenty, jakie musi dostarczyć Wykonawca Zamawiającemu przed podpisaniem umowy:
..................................................................................................................................................... 25
30 Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami 26
32 Ochrona danych osobowych 27
33 Wykaz załączników do SIWZ 28
CZĘŚĆ II – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 29
Strona | 2 z 71
CZĘŚĆ I – INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW
1. Nazwa i adres Zamawiającego
Centralny Ośrodek Informatyki Aleje Jerozolimskie 132-136
02-305 Warszawa
2. Oznaczenie Wykonawcy
Na potrzeby niniejszego postępowania Wykonawcę – należy rozumieć jako osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się aby Pełnomocnikiem był jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
2.2.1 Ilekroć w SIWZ znajdują się zapisy dotyczące Wykonawcy, stosuje się je odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
2.2.2 Za Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia uznaje się wspólników spółki cywilnej.
2.2.3 Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z ustanowionym Pełnomocnikiem.
2.2.4 Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty w oryginale lub kserokopii, poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem. Upoważnienie do złożenia oferty przez wspólnika(ów) spółki cywilnej może wynikać również z załączonego do oferty oryginału umowy spółki lub kopii umowy spółki potwierdzonej za zgodność z oryginałem notarialnie albo przez wszystkich wspólników upoważnionych do reprezentowania spółki.
3. Tryb udzielania zamówienia
Przetarg nieograniczony
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39-46 Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Xx. X. x 0000x. poz. 1579, z późn. zm.) zwanej w dalszej części SIWZ „ustawą”.
Strona | 3 z 71
4. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia w niniejszym postępowaniu jest:
Dostawa licencji oprogramowania IBM wraz z przywróceniem wsparcia i konwersją licencji posiadanych przez Zamawiającego wraz z 12 miesięcznym wsparciem technicznym, szczegółowo opisanych w Części II SIWZ – Opis Przedmiotu Zamówienia.
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
CPV:
48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 72250000-2 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Zamówienia podobne
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy.
6. Informacja o ofercie wariantowej
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
7. Aukcja elektroniczna
Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.
8. Termin wykonania zamówienia
Wykonawca dostarczy licencje będące przedmiotem Umowy w terminie do 3 dni od dnia podpisania Umowy (termin stanowi kryterium oceny ofert) i zapewni wsparcie techniczne dla przedmiotowych licencji na okres 12 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru licencji.
9. Warunki udziału w postępowaniu
Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne winien spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu wynikające z art. 22 ustawy:
9.1.1 posiadać kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,
9.1.2 znajdować się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej potwierdzającej zdolność wykonawcy do należytego wykonania zamówienia,
9.1.3 dysponować zdolnością techniczną lub zawodową potwierdzającą zdolność wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, przejawiającą się następującym minimalnym poziomem zdolności, tj.:
9.1.3.1 Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, co najmniej 2 dostawy oprogramowania IBM wraz z usługą wsparcia technicznego trwającego co najmniej 12
Strona | 4 z 71
miesięcy każda o wartości co najmniej 2 000 000,00 (słownie: dwa miliony złotych 00/100) złotych brutto każda.
UWAGA !!! - W przypadku świadczeń okresowych lub ciągły, których wykonywania jeszcze nie zakończono, Zamawiający uzna spełnienie warunku, gdy dotychczasowy okres świadczenia usług wsparcia technicznego oprogramowania IBM będzie nie krótszy niż 12 miesięcy, a jego wartość nie mniejsza niż 2 000 000,00 złotych brutto każda (słownie: dwa miliony złotych 00/100)
UWAGA !!! - Zamawiający nie dopuszcza sumowania wartości umów w celu potwierdzenia spełniania powyższego warunku.
9.2 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia dla potwierdzenia spełniania warunków opisanych w pkt 9.1.1 – 9.1.3 SIWZ, Zamawiający będzie oceniał łącznie ich kompetencje lub uprawnienia, zdolność ekonomiczną lub finansową, zdolność techniczną lub zawodową.
9.3 Wykonawca na podstawie art. 22a ustawy może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. W tym celu wykonawca wraz z ofertą przedstawia Zamawiającemu oryginał zobowiązania tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
9.4 Zamawiający oceni czy udostępnione wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający zbada również czy wobec podmiotu udostępniającego zasoby na podstawie art. 22a ustawy nie zachodzą przesłanki wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy oraz w pkt 10 SIWZ.
9.5 Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu, o którym mowa w pkt 9.3 SIWZ, nie potwierdzają spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, zamawiający wezwie Wykonawcę do:
9.5.1 Zastąpienia tego podmiotu innym podmiotem lub podmiotami lub,
Strona | 5 z 71
9.5.2 zobowiązania się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną, o których mowa w pkt 9.3 SIWZ.
9.6 W przypadku gdy w niniejszym postepowaniu podmiot, który udostępnia na podstawie art. 22a ustawy zasoby takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe lub doświadczenie, wówczas zobowiązany jest on do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie jakim udostępnia wykonawcy zdolności, o których mowa powyżej.
9.7 Wykonawca który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Xxxxxxxxxxxxx powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
10 Wykluczenie Wykonawcy
10.1 Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu wykonawcę, wobec którego zachodzi, co najmniej jedna z przesłanek wykluczenia określonych w art. 24 ust. 1 ustawy.
10.2 Zamawiający wykluczy również wykonawcę spełniajacego następujące przesłanki określone w art. 24 ust. 5 ustawy:
10.2.1 w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidacje jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku, w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz.U. poz. 978, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba, że sąd zarządził likwidacje jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 233 z późn. zm.),
10.2.2 który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 15 ustawy, chyba że wykonawca dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności,
10.2.3 będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za wykroczenie przeciwko prawom pracownika lub wykroczenie przeciwko środowisku, jeżeli za jego popełnienie
Strona | 6 z 71
wymierzono karę aresztu, ograniczenia wolności lub karę grzywny nie niższą niż 3000 złotych,
10.2.4 jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za wykroczenie, o którym mowa w pkt powyżej.
10.3 Zamawiajacy podejmując decyzję o wykluczeniu wykonawcy z udziału w postępowaniu, uwzgledniał będzie okoliczności wymienione w art. 24 ust. 7 – ust. 11 ustawy.
10.4 Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
11 Dokumenty jakie składa wykonawca, celem potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, wykazania braku podstaw do wykluczenia, potwierdzenia, że oferowane dostawy lub usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania Zamawiającego określone w SIWZ
W celu wstępnego potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia określonych przez Zamawiającego w pkt 9 i 10 SIWZ wykonawca załącza do oferty, aktualne na dzień składania ofert:
11.1.1. Oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia dalej jako
„JEDZ” - o którym mowa w art. 25a ust 1 ustawy sporządzone na podstawie załącznika nr 2 do SIWZ:
⮚ Należy przesłać w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
⮚ W części IV Kryteria kwalifikacji Wykonawca wypełnia tylko sekcję α.
⮚ Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania wobec nich braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa także JEDZ dla każdego z tych podmiotów.
⮚ Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia oraz podmioty udostępniające potencjał składane na formularzu JEDZ powinny mieć formę dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdego z nich w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. Analogiczny wymóg dotyczy JEDZ składanego przez podwykonawcę, na podstawie art. 25a ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp
Strona | 7 z 71
Oświadczenie, o którym mowa w pkt 11.1.1 SIWZ winno:
⮚ zostać wypełnione przez Wykonawcę stosując postanowienia instrukcji Urzędu Zamówień Publicznych, która zamieszczona jest pod niżej wskazanym adresem internetowym: xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx- dokument-zamowienia
⮚ zostać wypełnione w narzędziu znajdującym się pod adresem: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx
Uwaga!! Celem realizacji powyższego Wykonawca pobiera JEDZ w formacie .xml zamieszczony na stronie internetowej Zamawiającego, wypełnia w narzędziu, o którym mowa powyżej.
⮚ zawierać informacje konieczne do potwierdzenia spełniania warunków udziału w postepowaniu
⮚ zawierać informacje konieczne do wykazania braku podstaw do wykluczenia
UWAGA! Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne, nie stanowi bowiem jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
⮚ po stworzeniu lub wygenerowaniu go przez wykonawcę zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579)
⮚ złożone w jednym z następujących formatów przesyłanych danych: .pdf, .doc,
.docx, .rtf, .xps, .odt.
Strona | 8 z 71
Szyfrowanie JEDZ:
⮚ podpisany dokument elektroniczny JEDZ powinien zostać zaszyfrowany, tj. opatrzony hasłem dostępowym. W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje dokument oświadczenia (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source (np.: AES Crypt, 7-Zip i Smart Sign) lub komercyjnych.
⮚ Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści swojej oferty, składanej w formie pisemnej. Treść oferty może zawierać, jeśli to niezbędne, również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ.
Przekazanie JEDZ:
⮚ zostać wysłane środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu JEDZ przez wykonawcę, tj. pocztą elektroniczną na adres e-mail: xxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
⮚ Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym JEDZ na wskazany adres poczty elektronicznej w taki sposób, aby dokument ten dotarł do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. W treści przesłanej wiadomości należy wskazać numer postępowania, którego JEDZ dotyczy oraz nazwę Wykonawcy składającego JEDZ.
⮚ Wykonawca, przesyłając JEDZ, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ.
⮚ datą przesłania JEDZ będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ z serwera pocztowego zamawiającego.
⮚ obowiązek złożenia JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym
⮚ sposób określony powyżej dotyczy również JEDZ składanego na wezwanie w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp – w takim przypadku Zamawiający nie wymaga szyfrowania tego dokumentu.
W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, oraz braku podstaw do wykluczenia określonych przez Zamawiającego w pkt 9 i 10 SIWZ wykonawca na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 ustawy składa aktualne na dzień złożenia oświadczenia i dokumenty:
Strona | 9 z 71
11.2.1 W celu oceny spełniania warunków opisanych w pkt 9.1.3 SIWZ Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć następujące dokumenty:
11.2.1.1 wykaz wykonanych/wykonywanych dostaw określonych w pkt 9.1.3 SIWZ w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców – sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SIWZ,
11.2.1.2 dowody, że dostawy wymienione w wykazie zostały wykonane należycie, w tym:
a) referencje bądź inne dokumenty wydane przez odbiorcę dostaw wskazanych w wykazie, o którym mowa w pkt 11.2.1.1 SIWZ, w przypadku świadczeń o charakterze okresowym lub ciągłym, które na dzień upływu terminu składania ofert są nadal wykonywane referencje powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
b) oświadczenie Wykonawcy składającego ofertę – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać referencji, o których mowa w pkt 11.2.1.2 lit. a) SIWZ;
Uwaga!! Zamawiający nie uzna jako dowodu faktur itp. dokumentów, z uwagi na fakt, iż ich treść nie potwierdza należytego wykonania zamówienia.
c) Zamawiający nie dopuszcza sumowania wartości zrealizowanych zamówień o którym mowa w pkt 11.2.1.1 SIWZ w celu potwierdzenia spełniania powyższego warunku. W przypadku gdy w ramach realizacji wskazanej w ofercie dostawy, poza zakresem wymaganym przez Zamawiającego, były wykonywane również inne świadczenia, wykazana musi zostać wyrażona w złotych wartość dotycząca tej części dostawy oraz łączna kwota zrealizowanego/realizowanego przez Wykonawcę zamówienia.
11.2.1.3 W razie konieczności, szczególnie gdy wykazy, oświadczenia lub inne dokumenty o których mowa w pkt 11.2.1.1 i 11.2.1.2 SIWZ będą budziły wątpliwości, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego zamówienie było wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywane o dodatkowe informacje lub dokumenty w tym zakresie.
Strona | 10 z 71
W celu potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu z postępowania Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć następujące dokumenty:
11.2.2.1 aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14 ustawy oraz, odnośnie skazania za wykroczenie na karę aresztu, w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
11.2.2.2 aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 21 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
11.2.2.3 aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
11.2.2.4 aktualne zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
11.2.2.5 aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji
o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy
11.2.2.6 oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu
Strona | 11 z 71
z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcia wiążącego porozumienia w sprawie spłaty tych należności - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;
11.2.2.7 oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;
11.2.2.8 oświadczenia wykonawcy o braku wydania prawomocnego wyroku sądu skazującego za wykroczenie na karę ograniczenia wolności lub grzywny w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;
11.2.2.9 oświadczenie Wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych,o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445) - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ
⮚ w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone ww dokumenty dla każdego z nich oddzielnie.
11.2.2.10 Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w pkt
9.1.3 SIWZ, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy, zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt 11.2.2.1
– 11.2.2.5 SIWZ.
W terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiajacego informacji z otwarcia ofert, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy wykonawcy przekazują Zamawiającemu z dochowaniem formy pisemnej:
11.2.3.1 oświadczenia o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej,
W przypadku przynależności do tej samej grupy kapitałowej wykonawca może złożyć wraz z oświadczeniem dokumenty bądź informacje potwierdzające, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu.
Strona | 12 z 71
11.3 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w:
pkt 11.2.2.1 – 11.2.2.2 - składa informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 oraz ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy,
pkt 11.2.2.3 – 11.2.2.5 SIWZ - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
11.3.2.1 nie zalega z opłacaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne albo że zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
11.3.2.2 nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
Dokument, o którym mowa w pkt 11.3.1. i 11.3.2.2 SIWZ, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokumenty, o których mowa w pkt 11.3.2.1 SIWZ, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 11.3 SIWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby. Przepis pkt 11.3.3 SIWZ stosuje się odpowiednio.
11.4 Wykonawca składający ofertę w postępowaniu ma obowiązek złożenia oświadczenia wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ.
Strona | 13 z 71
12 Wymagania dotyczące wadium
12.1 Wysokość wadium
Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości:
75 000,00 zł [słownie: siedemdziesiąt pięć tysięcy złotych],
Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium na cały okres związania ofertą.
12.2 Forma wadium.
Wadium może być wniesione w następujących formach:
12.2.1.1 pieniądzu;
12.2.1.2 poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo–kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
12.2.1.3 gwarancjach bankowych;
12.2.1.4 gwarancjach ubezpieczeniowych;
12.2.1.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jednolity: Dz. U. z 2016, poz. 359, z późn. zm.).
12.3 W przypadku składania przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji, gwarancja powinna być sporządzona zgodnie z obowiązującym prawem i winna zawierać następujące elementy
nazwę dającego zlecenie (Wykonawcy), beneficjenta gwarancji (Zamawiającego, oraz jednostki prowadzącej postępowanie), gwaranta (banku lub instytucji ubezpieczeniowej udzielających gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib,
określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją, kwotę gwarancji,
termin ważności gwarancji,
zobowiązanie gwaranta, do zapłacenia kwoty gwarancji bezwarunkowo, na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego, w sytuacji gdy Wykonawca:
12.3.5.1 w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 i 3a ustawy, z przyczyn leżących po jego stronie nie złożył oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy, pełnomocnictw, lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej;
Strona | 14 z 71
12.3.5.2 którego ofertę wybrano: odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, lub nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
12.4 Miejsce i sposób wniesienia wadium.
Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na następujący rachunek Zamawiającego:
Bank Gospodarstwa Krajowego
numer rachunku: 73 1130 1017 0020 1468 8790 0001 Na dowodzie wpłaty należy zamieścić adnotację
„wadium: COI-ZAK.262.4.2018”
Dowód wniesienia wadium należy złożyć wraz z ofertą.
Jeśli wadium zostało wniesione w pieniądzu, to wymagany jest oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem dowodu wniesienia wadium (dokonania przelewu bankowego) załączona do oferty.
Jeśli wadium zostało wniesione w innej formie niż w pieniądzu, to do oferty należy załączyć oryginał dowodu wniesienia wadium.
Jeśli Wykonawca po upływie terminu związania ofertą będzie żądał zwrotu oryginału dowodu wniesienia wadium, do oferty należy załączyć kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem, natomiast oryginał należy załączyć do oferty w sposób uniemożliwiający jego zaginiecie, pozwalający jednak na jego zwrot bez dekompletowania oferty – oryginał nie może być na trwałe zespolony z ofertą. W przypadku niezastosowania się do powyższego zwrot oryginału będzie niemożliwy. W powyższym przypadku w spisie treści oferty należy wyszczególnić zarówno oryginał jak i kserokopię dowodu wniesienia wadium.
12.5 Termin wniesienia wadium.
Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej termin wniesienia wadium jest terminem uznania wpłaty na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
12.6 Zatrzymanie i zwrot wadium.
Zamawiający zatrzyma wadium, lub dokona jego zwrotu na zasadach określonych w art. 46 ustawy.
13 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy
Zamawiający nie żąda wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Strona | 15 z 71
14 Waluta w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia publicznego
Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia publicznego, którego dotyczy SIWZ dokonywane będą w złotych polskich (PLN).
15 Opis sposobu przygotowania oferty
15.1 Wymagania podstawowe.
15.1.1 Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
15.1.2 Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych w SIWZ.
15.1.3 Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów) lub pełnomocnictwa(pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.
15.1.4 Upoważnienie osób podpisujących ofertę wynikać musi bezpośrednio z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru) to do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną notarialnie za zgodność z oryginałem kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione.
15.1.5 Zaleca się, by wzory dokumentów dołączonych do SIWZ były wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę, w zgodnej z SIWZ formie.
15.1.6 Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
15.1.7 Oferta musi być sporządzona w języku polskim i mieć formę pisemną. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.
15.2 Forma oferty.
15.2.1 Stosowne wypełnienia we wzorach dokumentów stanowiących załączniki do SIWZ i wchodzących następnie w skład oferty mogą być dokonane komputerowo, maszynowo lub ręcznie.
15.2.2 Dokumenty przygotowywane samodzielnie przez Wykonawcę na podstawie wzorów stanowiących załączniki do SIWZ powinny mieć formę wydruku komputerowego lub maszynopisu z zastrzeżeniem pkt 11.1.1 SIWZ.
Strona | 16 z 71
15.2.3 Całość oferty powinna być złożona w formie uniemożliwiającej jej przypadkowe zdekompletowanie z zastrzeżeniem pkt 11.1.1 SIWZ.
15.2.4 Wszystkie zapisane strony oferty powinny być ponumerowane. Strony te powinny być parafowane przez osobę (lub osoby jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnione są dwie lub więcej osoby) podpisującą (podpisujące) ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa.
15.2.5 Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści (czyli wyłącznie w miejscach, w których jest to dopuszczone przez Zamawiającego) muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą (podpisujące) ofertę.
15.2.6 W przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy Wykonawca zobowiązany jest wskazać i odpowiednio oznaczyć (zaleca się wydzielenie stron zawierających zastrzeżone informacje oraz oznaczenie ich adnotacją „tajemnica przedsiębiorstwa”) w ofercie informacje, które nie mogą zostać ujawnione, a także wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
15.2.7 Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane tylko w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii – z zastrzeżeniem punktów 2.2.4 i 15.1.4 SIWZ. Oświadczenia, w tym sporządzane na podstawie wzorów stanowiących załączniki do SIWZ powinny być złożone w formie pisemnej z zastrzeżeniem pkt 11.1.1 SIWZ. Zgodność z oryginałem wszystkich zapisanych stron kopii dokumentów wchodzących w skład oferty musi być potwierdzona przez osobę (lub osoby jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest kilka osób) podpisującą (podpisujące) ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa.
15.2.8 Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
15.2.9 Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości co do jej prawdziwości.
15.2.10 W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
Strona | 17 z 71
zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu.
15.3 Zawartość oferty:
15.3.1 wypełniony Formularz Oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ;
15.3.2 Załącznik nr 2 do SIWZ obejmujący oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia o którym mowa w art. 25a ust 1 ustawy w formie JEDZ – złożony w postaci elektronicznej zgodnie z ust. 11.1.1 SIWZ;
15.3.3 oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ;
15.3.4 zobowiązanie innego podmiotu, na zasobach którego polega Wykonawca zgodnie z art. 22a, do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia;
15.3.5 stosowne Pełnomocnictwo(a) w formie opisanej w pkt 15.1.4 SIWZ – w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego – w formie opisanej w pkt 2.2.4 SIWZ;
15.3.6 w przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy Wykonawca winien załączyć do oferty stosowne wyjaśnienia mające wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
15.3.7 dowód wniesienia wadium.
15.4 Zalecane przez Zamawiającego jest złożenie w ofercie spisu treści z wyszczególnieniem liczby stron wchodzących w skład oferty.
15.5 Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza składa na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w pkt 11.2 SIWZ, następujące dokumenty:
15.5.1 Załącznik nr 3 do SIWZ – obejmujący wykaz dostaw;
15.5.2 Załącznik nr 6 do SIWZ – obejmujący oświadczenie Wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 15,22 oraz ust. 5 pkt. 5,6 i 8 ustawy Prawo zamówień publicznych
Strona | 18 z 71
15.5.3 pozostałe dokumenty wymienione w pkt 11 SIWZ z wyłączeniem Załącznika nr 4 do SIWZ.
15.6 W terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego informacji z otwarcia ofert Wykonawca składa:
15.6.1 Załącznik nr 4 do SIWZ – obejmujący listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, albo braku przynależności do grupy kapitałowej.
16 Wyjaśnianie i zmiany w treści SIWZ
16.1 Wyjaśnianie treści SIWZ.
16.1.1 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert – pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym, upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
16.1.2 Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
16.1.3 Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania ww wniosku.
16.1.4 Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom bez ujawniania źródła zapytania, oraz zamieści na stronie internetowej xxxx://xxx.xxxxx.xxx.xxx.xx i xxx.xxx.xxx.xx.
16.2 Zmiany w treści SIWZ.
16.2.1 W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom oraz zamieści na stronie internetowej xxxx://xxx.xxxxx.xxx.xxx.xx/ i xxx.xxx.xxx.xx.
16.2.2 Zmiany są każdorazowo wiążące dla Wykonawców.
17 Zebranie Wykonawców
17.1 Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwołania zebrania wszystkich Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ. Informację o terminie zebrania Zamawiający przekaże Wykonawcom i zamieści na stronie internetowej xxxx://xxx.xxxxx.xxx.xxx.xx/ i xxx.xxx.xxx.xx.
17.2 Zamawiający sporządzi informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści SIWZ, oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań. Informację z zebrania Zamawiający doręczy niezwłocznie Wykonawcom i zamieści na stronie internetowej xxxx://xxx.xxxxx.xxx.xxx.xx/ i xxx.xxx.xxx.xx.
Strona | 19 z 71
18 Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert
18.1 Ofertę należy złożyć w siedzibie Centralnego Ośrodka Informatyki, Aleje Jerozolimskie 132-136, 02-305 Warszawa (recepcja) w nieprzekraczalnym terminie:
do dnia | 31/10/2018 r. | do godz. | 10:45 |
18.2 Zaleca się złożenie oferty w dwóch nieprzezroczystych, zabezpieczonych przed otwarciem kopertach. Kopertę zewnętrzną należy opisać następująco:
Centralny Ośrodek Informatyki Oferta w postępowaniu na
„Dostawa licencji oprogramowania IBM wraz z przywróceniem wsparcia i konwersją licencji posiadanych przez Xxxxxxxxxxxxx wraz z 12 miesięcznym wsparciem technicznym”
nr ref: COI-ZAK.262.4.2018
Nie otwierać przed dniem 31/10/2018 r. godz. 11:00”
18.3 Na kopercie(paczce) wewnętrznej oprócz opisu jw. należy umieścić nazwę i adres Wykonawcy.
18.4 Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za:
18.4.1 złożenie przez Wykonawcę oferty po terminie składania ofert,
18.4.2 złożenie oferty w innym niż określonym w pkt 18.1 miejscu,
18.4.3 złożenie oferty nie opisanej w sposób określony w pkt 18.2 – uniemożliwiający identyfikację oferty, lub postępowania którego dotyczy.
18.5 Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Centralnego Ośrodka Informatyki, Aleje Jerozolimskie 132- 136, 02-305 Warszawa, sala konferencyjna.
W dniu | 31/10/2018 r. | o godz. | 11:00 |
19 Zmiany lub wycofanie złożonej oferty
19.1 Skuteczność zmian lub wycofania złożonej oferty.
Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. Zmiany lub wycofanie złożonej oferty są skuteczne tylko wówczas, gdy zostały dokonane przed upływem terminu składania ofert.
19.2 Zmiana złożonej oferty.
Zmiany, poprawki lub modyfikacje złożonej oferty muszą być złożone w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisane koperty(paczki) zawierające zmiany należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem "ZMIANA". W przypadku złożenia kilku „ZMIAN” kopertę (paczkę) każdej „ZMIANY” należy dodatkowo opatrzyć napisem „zmiana nr ”.
19.3 Wycofanie złożonej oferty.
Wycofanie złożonej oferty następuje poprzez złożenie pisemnego powiadomienia podpisanego przez umocowanego na piśmie przedstawiciela Wykonawcy. Wycofanie należy złożyć w miejscu
Strona | 20 z 71
i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną kopertę(paczkę) zawierającą powiadomienie należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem "WYCOFANIE".
20 Tryb otwarcia ofert
20.1 W trakcie otwarcia ofert Zamawiający otworzy zewnętrzne koperty (paczki) zawierające oferty, których dotyczy "WYCOFANIE" celem weryfikacji tożsamości Wykonawcy, który złożył oświadczenie o wycofaniu oferty. Następnie oferty zostaną odesłane Wykonawcom bez otwierania wewnętrznej koperty.
20.2 Koperty (paczki) oznakowane dopiskiem "ZMIANA" zostaną otwarte przed otwarciem kopert (paczek) zawierających oferty, których dotyczą te zmiany. Po stwierdzeniu poprawności procedury dokonania zmian zmiany zostaną dołączone do oferty.
20.3 Oferty będą otwierane w kolejności wpływu.
20.4 W trakcie otwarcia ofert Zamawiający poda informacje, o których mowa w art. 86 ust. 3-4 ustawy.
20.5 Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie internetowej xxxx://xxx.xxxxx.xxx.xxx.xx/ i xxx.xxx.xxx.xx informacje z otwarcia ofert podając informacje o których mowa w art. 86 ust. 5 ustawy.
21 Zwrot oferty złożonej po terminie
Zamawiający zwróci ofertę, która została złożona po terminie, niezwłocznie po upływie terminu otwarcia ofert.
22 Termin związania ofertą
Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
23 Opis sposobu obliczenia ceny
23.1 Cenę należy rozumieć jako cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. poz. 915, z późn. zm.).
23.2 Podana w ofercie cena musi być wyrażona w złotych polskich. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania SIWZ oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
23.3 Ceną oferty jest kwota wymieniona w Formularzu Oferty.
23.4 Zamawiajacy zastrzega, że cena za realizację przedmiotu zamówienia wskazana przez Wykonawcę w formularzu ofertowym, a także żadna cena jednostkowa nie może mieć wartości 0,00 złotych.
23.5 Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację zamówienia, określone zostały w części III SIWZ (wzorze umowy w sprawie zamówienia publicznego).
Strona | 21 z 71
23.6 Kwoty należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się do 1 grosza (ostatnią pozostawioną cyfrę powiększa się o jednostkę), zgodnie z art. 106 e ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1221)
24 Kryteria oceny ofert
24.1 Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ.
24.2 Ocenie punktowej zostaną poddane oferty wykonawców, którzy nie podlegają wykluczeniu, a ich oferty nie zostały odrzucone.
24.3 W niniejszym postępowaniu Zamawiający oceniał będzie oferty na podstawie następujących kryteriów i przyznanej im wagi:
Lp. | Nazwa kryterium | Waga |
1. | Cena | 60% |
2. | Termin dostawy licencji | 40% |
24.4 Oferty będą oceniane według powyższych kryteriów w skali od 0 do 100 pkt.
24.5 Zasady oceny kryterium „Cena”" (C).
24.5.1 W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikających z działania:
Pi (C) = C(min) / C(i) x 60
gdzie:
Pi (C) = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena" (C), C (min) = najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert,
C(i) = cena oferty badanej, 60 = oznacza wagę.
Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 60 pkt.
24.6 Zasady oceny kryterium „Termin dostawy licencji” (T).
24.6.1 W przypadku kryterium „Termin dostawy licencji” (T) oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikających z działania:
Pi (T) = T(min) / T(i) x 40
gdzie:
Strona | 22 z 71
Pi (T) = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium „Termin dostawy licencji” (T),
T(min) = oznacza najkrótszy termin dostarczenia Zamawiającemu licencji,
T(i) = oznacza termin dostarczenia Zamawiającemu licencji zaoferowany w badanej ofercie,
40 = oznacza wagę.
Uwaga!!! – Zamawiający zastrzega, że najdłuższy termin dostawy licencji może wynieść 3 dni robocze od dnia podpisania umowy.
UWAGA !!! – Wykonawca może oferować termin dostawy licencji wyłącznie w pełnych dniach roboczych.
UWAGA !!! – W przypadku nie wskazania w ofercie oferowanego terminu dostawy licencji Zamawiający przyjmuje, iż wykonawca oferuje termin wynoszący 3 dni robocze.
Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 40 pkt.
24.7 Obliczenie łącznej liczby punktów uzyskanych przez Wykonawcę (spośród ofert podlegających ocenie) zostanie dokonane na podstawie sumy uzyskanych punktów w kryterium „Cena”,
„Termin dostawy licencji” zgodnie ze wzorem:
R = C + T
gdzie:
C – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Cena”,
T – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Termin dostawy licencji”,
R – łączna liczba punktów (suma) przyznanych Wykonawcy w ramach wszystkich kryteriów.
24.8 Zamawiający wybierze jako najkorzystniejszą ofertę Wykonawcy, który uzyskał najwyższą liczbę punktów w ocenie punktowej.
24.9 Jeżeli nie będzie mógł wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ (otrzymały taką samą ilość punktów), Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie tych wykonawców,
Strona | 23 z 71
którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
24.10 Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
25 Sposób oceny ofert
25.1 Ocena złożonych ofert odbędzie się wyłącznie na podstawie wymaganych w treści SIWZ oświadczeń i dokumentów.
25.2 Zamawiający dokona weryfikacji ofert, badając czy oferty:
a) nie podlegają odrzuceniu,
b) zawierają rażąco niską cenę.
25.3 Zamawiający dokona wstępnej oceny braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ustawy.
25.4 Sporządzi wstępny ranking ofert przyznając punkty w kryteriach określonych w SIWZ.
25.5 Następnie do Wykonawcy, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza Zamawiający skieruje wezwanie do złożenia w terminie nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów wymienionych w pkt 11 SIWZ mających potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw do wykluczenia, spełnianie przez oferowane dostawy wymagań zamawiającego określonych w treści SIWZ.
25.6 W przypadku potwierdzenia przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania przez oferowane dostawy wymagań Zamawiającego określonych w treści SIWZ Zamawiający przestąpi do wyboru oferty najkorzystniejszej.
25.7 W przypadku braku potwierdzenia przez Wykonawcę, do którego Zamawiający skieruje wezwanie, o którym mowa w pkt 25.5 SIWZ spełniania warunków udziału w postępowaniu, spełnieniu którejkolwiek z przesłanek wykluczania, nie wykazaniu, że oferowane dostawy spełniają wymagania Zamawiającego określone w SIWZ Zamawiający powtórzy procedurę opisaną w pkt 25.5 SIWZ, kierując wezwanie do wykonawcy, który uzyskał kolejny wynik w rankingu ofert.
25.8 Zamawiający przewiduje przeprowadzenie procedury, o której mowa w art. 24aa ustawy Pzp.
25.9 Zamawiający działając odpowiednio dla każdego etapu postępowania, mając na uwadze jego prawidłowy przebieg prowadził będzie czynności mające na celu wyjaśnienie lub uzupełnienie oferty, o ile wymagają tego przepisy ustawy.
25.10 W przypadku omyłek w obliczeniu ceny Zamawiający za podstawę poprawy przyjmie liczbę jednostek miary i wskazaną przez Wykonawcę cenę jednostkową.
Strona | 24 z 71
26 Odrzucenie oferty
26.1 Zamawiający odrzuci ofertę w przypadkach określonych w art. 89 ust. 1 ustawy.
26.2 Zamawiajacy podejmując decyzję o odrzuceniu oferty, uwzgledniał będzie okoliczności wymienione w art. 89 ust. 3 – ust. 5 ustawy.
27 Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowania
27.1 Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający stosował będzie wyłącznie zasady i kryteria określone w ustawie i SIWZ.
27.2 Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.
27.3 Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi jednocześnie Wykonawców, którzy złożyli oferty, o:
27.3.1 wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację;
27.3.2 wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, powodach odrzucenia oferty, a w przypadkach, o których mowa w art. 89 ust. 4 i 5, braku spełniania wymagań dotyczących wydajności lub funkcjonalności, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;
27.3.3 wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;
27.3.4 unieważnieniu postępowania
27.4 Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację, o których mowa w pkt 27.3.1. albo 27.3.4 również na stronie internetowej xxxx://xxx.xxx.xxxxx.xxx.xxx.xx i xxx.xxx.xxx.xx.
28 Dokumenty, jakie musi dostarczyć Wykonawca Zamawiającemu przed podpisaniem umowy:
28.1 Pełnomocnictwo dla osób podpisujących umowę, jeśli ich umocowanie do podpisania umowy nie wynika z dokumentów załączonych do oferty.
29 Środki ochrony prawnej
28.2 Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
28.3 Odwołanie – przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której
Strona | 25 z 71
Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. Szczegółowo zasady i terminy wnoszenia odwołań uregulowane zostały w art. 180-186 ustawy.
28.4 Skarga do sądu - przysługuje stronom, oraz uczestnikom postępowania odwoławczego na orzeczenie Izby. Szczegółowo zasady i terminy wnoszenia skargi do sądu uregulowane zostały w art. 198a-198g ustawy;
30 Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
30.1 Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są:
− Xxxxx Xxxxxxx – Specjalista, Zespół Zakupów – tel.: 00 000 00 00
30.2 W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje (zwanymi dalej ogólnie „korespondencją”) Zamawiający i Wykonawcy przekazują powołując się na nr referencyjny postępowania COI-ZAK.262.4.2018:
− pisemnie na adres:
Centralny Ośrodek Informatyki, Aleje Jerozolimskie 132-136, 00-000 Xxxxxxxx [sekretariat],
− drogą elektroniczną na adres: xxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
UWAGA! Załączniki do poczty elektronicznej mogą być w formatach obsługiwanych przez programy Word 2007, Excel 2007, Adobe Reader
− faksem na nr x00 00 000 00 00
31 Podwykonawstwo
31.1 Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę firm podwykonawców. Wskazanie niniejszego ma nastąpić w Formularzu Oferty.
31.2 W przypadku zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy, na którego zasoby Wykonawca powoływał się na zasadach określonych w art. 22a ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postepowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
31.3 Jeżeli powierzenie podwykonawcy wykonania części zamówienia następuje w trakcie jego realizacji Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy lub oświadczenia lub dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia wobec podwykonawcy.
31.4 Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że wobec danego podwykonawcy zachodzą przesłanki wykluczenia, wykonawca obowiązany jest zastąpić tego podwykonawcę lub zrezygnować z powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy.
31.5 Pozostałe postanowienia dotyczące podwykonawców zostaną każdorazowo określone w cz. III SIWZ – wzór umowy (w zależności od rodzaju postępowania).
Strona | 26 z 71
32 Ochrona danych osobowych
32.1 Zamawiający jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”).
32.2 Zamawiający wyznaczył inspektora ochrony danych z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych w następujący sposób:
32.2.1 listownie na adres: xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 000/000, 00-000 Xxxxxxxx;
32.2.2 przez e-mail: xxx@xxx.xxx.xx.
32.3 Zamawiający przetwarza dane osobowe:
32.3.1 w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego „Dostawa licencji oprogramowania IBM wraz z przywróceniem wsparcia i konwersją licencji posiadanych przez Zamawiającego wraz z 12 miesięcznym wsparciem technicznym”, COI-ZAK.262.4.2018, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego (Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – tj. wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych),
32.3.2 w przypadku powstania sporu broniąc się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodząc ewentualnych roszczeń związanych z postępowaniem lub umową podpisaną po przeprowadzeniu przedmiotowego postępowania (Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń).
32.4 Zmawiający przechowuje dane osobowe przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy, a także przez okres przedawnienia roszczeń z umowy.
32.5 Zamawiający ma prawo przekazać dane osobowe:
32.5.1 osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 PZP;
32.5.2 Ministrowi Cyfryzacji w zakresie postępowań o udzielnie zamówienia publicznego, prowadzonych w imieniu i na rzecz Ministra Cyfryzacji.
32.6 Podmiot biorący udział w postępowaniu ma prawo:
32.6.1 dostępu do swoich danych osobowych;
32.6.2 żądania sprostowania swoich danych osobowych;
32.6.3 żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;
32.6.4 wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
Strona | 27 z 71
32.6.5 sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie obrony przez ewentualnymi roszczeniami lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń związanych z postępowaniem lub umową – jeżeli powstanie spór.
32.7 Podmiotowi biorącemu udział w postępowaniu nie przysługuje:
32.7.1 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
32.7.2 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
32.7.3 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdy podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
32.8 W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
32.9 Wykonawca składający ofertę w postępowaniu ma obowiązek złożenia oświadczenie wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ.
33 Wykaz załączników do SIWZ
Załącznikami do SIWZ są następujące wzory:
Lp. | Oznaczenie Załącznika | Nazwa Załącznika |
1. | Załącznik nr 1 | Wzór Formularza Oferty |
2. | Załącznik nr 2 | Wzór oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia, o którym mowa w art. 25a ust 1 ustawy w formie JEDZ |
3. | Załącznik nr 3 | Wzór wykazu zrealizowanych dostaw |
4. | Załącznik nr 4 | Wzór listy podmiotów wchodzących w skład tej samej grupy kapitałowej albo braku przynależności do grupy kapitałowej |
5. | Załącznik nr 5 | Oświadczenie wymagane od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO |
6. | Załącznik nr 6 | Wzór oświadczeń Wykonawcy na podstawie z art. 24 ust. 1 pkt 15, 22 oraz ust. 5 pkt. 5, 6 i 8 ustawy |
Wskazane w tabeli powyżej załączniki Wykonawca wypełnia stosownie do treści pkt 15 SIWZ. Zamawiający dopuszcza zmiany wielkości pól załączników oraz odmiany wyrazów wynikające ze złożenia oferty wspólnej. Wprowadzone zmiany nie mogą zmieniać treści załączników.
Strona | 28 z 71
CZĘŚĆ II – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Oznaczenie przedmiotu zamówienia wg CPV:
48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 72250000-2 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów
Przedmiotem zamówienia jest:
1. Przywrócenie usługi wsparcia technicznego dla posiadanych przez Zamawiającego licencji wskazanych w Tabeli nr 1 wraz ze świadczeniem usługi wsparcia technicznego przez 12- miesięcy.
2. Konwersja posiadanych przez Zamawiającego licencji wskazanych w Tabeli nr 2 z aktywnym i nieaktywnym wsparciem technicznym na licencje wskazane w Tabeli nr 3 wraz wraz ze świadczeniem usługi wsparcia technicznego przez 12-miesięcy.
3. Dostawa nowych bezterminowych licencji wskazanych w Tabeli nr 4 wraz ze świadczeniem usługi wsparcia technicznego przez 12-miesięcy.
SZCZEGÓŁOWE WARUNKI DOSTAWY I ŚWIADCZENIA USŁUG
Tabela nr 1. Szczegółowy wykaz oprogramowania do przywrócenia usługi wsparcia technicznego.
Lp. | PN | Oprogramowanie | Liczba licencji | Data końca wsparcia |
1 | D55W9LL | IBM WebSphere Application Server Processor Value Unit (PVU) SW Subscription & Support Reinstatement 12 Months | 2 680 | - |
2 | D59FMLL | IBM WebSphere Portal Server Processor Value Unit (PVU) SW Subscription & Support Reinstatement 12 Months | 1 680 | - |
Tabela nr 2. Szczegółowy wykaz oprogramowania do skonwertowania (z aktywnym i nieaktywnym wsparciem technicznym)
Lp. | PN | Oprogramowanie do skonwertowania | Liczba licencji | Data końca wsparcia |
1 | D55WJLL | IBM WebSphere Application Server Network Deployment Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months | 4 620 | 31.12.2018 |
2 | D55WJLL | IBM WebSphere Application Server Network Deployment Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months | 3 980 | - |
Strona | 29 z 71
Tabela nr 3. Szczegółowy wykaz oprogramowania po konwersji wraz ze wsparciem technicznym
Lp. | PN | Oprogramowanie po konwersji | Liczba licencji | Usluga wsparcia |
1 | D1KI9LL | IBM WebSphere Application Server Family Edition Processor Value Unit (PVU) from WebSphere Application Server Network Deployment Trade Up License + SW Subscription & Support 12 Months | 2 150 | +12 mies. |
Komentarz do Tabel nr 2 i 3.
Konwersja posiadanych przez Zamawiającego licencji IBM WebSphere Application Server Network Deployment w metryce licencyjnej PVU z aktywnym wsparciem technicznym w liczbie 4 620 szt. i nieaktywnym wsparciem technicznym w liczbie 3 980 szt. na licencje IBM WebSphere Application Server Family Edition w metryce licencyjnej PVU w liczbie 2 150 szt. wraz z 12-miesięcznym wsparciem technicznym, co musi pozwolić na wykorzystanie równowartości przynajmniej 8600 szt. PVU oprogramowania IBM WebSphere Application Server.
Tabela nr 4. Szczegółowy wykaz nowego oprogramowania do dostarczenia wraz ze wsparciem technicznym
Lp. | PN | Oprogramowanie | Liczba licencji | Usluga wsparcia |
1 | D1GZULL | IBM MQ Advanced Per Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months | 490 | +12 mies. |
2 | D1INKLL | IBM Spectrum Protect Suite - Front End Terabyte (101-250) License + SW Subscription & Support 12 Months | 4 | +12 mies. |
1. Wykonawca dostarczy licencje wraz ze wsparciem technicznym w ilościach określonych w Tabelach nr 3 i nr 4 powyżej.
2. Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia Zamawiającemu w terminie maksymalnie 3 dni (termin stanowi dodatkowe kryterium oceny ofert):
a. w formie elektronicznej na adres email xxxxxxxx@xxx.xxx.xx niezbędne dane dostępowe umożlwiające skorzystanie z usług wsparcia technicznego,
b. do siedziby Zamawiającego pisemnego oświadczenia producenta oprogramowania w formie certyfikatów „Proof of Entitlement”, potwierdzające objęcie go wsparciem technicznym oraz nabycie praw do licencji na oprogramowanie.
Strona | 30 z 71
3. Podstawą do odebrania przez Zamawiającego przedmiotu zamówienia jest dostarczenie na adres email xxxxxxxx@xxx.xxx.xx, wraz z licencjami, pisemnego oświadczenia producenta oprogramowania, o którym mowa w pkt 2 lit. b potwierdzającego objęcie Zmawiającego usługą wsparcia technicznego, zawierającego co najmniej numer umowy z producentem, numer klienta, nazwy produktów, numery produktów, liczbę licencji oraz daty obowiązywania usługi wsparcia technicznego.
4. Wsparcie techniczne obejmuje prawo do aktualizacji oprogramowania w ramach licencji na oprogramowanie, bez dodatkowych opłat licencyjnych na poziomie podstawowych usług wsparcia technicznego (Software Subscription and Support).
5. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi wsparcia technicznego dla produktów wyszczególnionych w Tabelach nr 1, 3 i 4 przez 12 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru zamówienia przez Xxxxxxxxxxxxx.
6. Usługa wsparcia technicznego dla oprogramowania wyszczególnionego w Tabelach nr 1, 3 i 4 poniżej świadczona będzie przez producenta oprogramowania.
7. Szczegółowe warunki świadczenia usług wsparcia technicznego oprogramowania:
a. Wykonawca w ramach świadczonych usług zapewni aktualizacje oprogramowania, w tym nowe wersje oprogramowania (upgrade), niższe wersje (downgrade), wydania uzupełniające, poprawki programistyczne (patche), aktualne wersje oprogramowania, a także nowe wydania oprogramowania, będącego kontynuacją linii produktowej, o ile są w ramach udzielanej uprzednio licencji na oprogramowanie w terminie do 7 dni od wydania danej aktualizacji.
b. Wykonawca zapewni dostęp za pośrednictwem serwisu www producenta oprogramowania do obrazów (plików) do pobrania, zawierających aktualizacje oprogramowania wymienione w pkt 7 lit. a, niezwłocznie po ich udostępnieniu przez producenta oprogramowania.
c. Usługa świadczona będzie w języku polskim.
d. Wykonawca zapewni udzielenie wsparcia technicznego dla licencji i dostarczy na prośbę Zamawiającego niezbędną dokumentację dla aktualizacji oprogramowania, o ile taką dokumentację dostarcza producent (x.xx. instrukcja obsługi i eksploatacji oprogramowania). Dostęp do aktualizacji będzie realizowany z uwierzytelnionej strony internetowej producenta oprogramowania, lub poprzez dostarczanie aktualizacji do siedziby Zamawiającego na nośnikach danych takich jak płyty CD/DVD lub pamięci flash.
e. Dostarczone przez Wykonawcę aktualizacje oprogramowania będą wolne od mechanizmów celowo blokujących jego funkcje i wolne od wirusów, koni trojańskich, robaków i innych szkodliwych programów.
Strona | 31 z 71
f. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego w sposób zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania tych obowiązków. W przypadku, gdy wykonywanie świadczenia usług będzie wiązało się z ryzykiem utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed przystąpieniem do prac oraz umożliwić wykonanie kopii zapasowych danych.
g. Zgłoszenia będą przyjmowane przez Wykonawcę przez 24 godziny na dobę w ciągu 7 dni w tygodniu (również w dni ustawowo wolne od pracy) na adres e-mail, telefonicznie lub faksem, lub przez system informatyczny.
h. Za chwilę przyjęcia zgłoszenia uważa się chwilę przesłania zgłoszenia do Wykonawcy.
i. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu możliwości korzystania z usług specjalistów pomocy technicznej telefonicznie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach 9:00-17:00 lub poprzez e-mail 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.
j. Wykonawca zapewni całodobowy (7 dni w tygodniu) dostęp do wszelkich serwisów elektronicznych udostępnianych przez producenta oprogramowania w tym: repozytoria oprogramowania, fora dyskusyjne i bazy wiedzy producentów oprogramowania, zawierających wykazy znanych symptomów nieprawidłowego działania oraz sposobów naprawy.
8. Ogólne warunki świadczenia przedmiotu zamówienia:
Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał najwyższy status partnerstwa przyznawany przez producenta oprogramowania będącego przedmiotem zamówienia potwierdzony poświadczeniem producenta oprogramowania.
Pozostałe zasady realizacji niniejszego zamówienia określone zostały w części III SIWZ wzór umowy
Strona | 32 z 71
CZĘŚĆ III – WZÓR UMOWY
Umowa nr COI/U/PZP/…../ /2018 (COI–ZAK 2018)
na dostawę licencji oprogramowania IBM wraz z przywróceniem wsparcia i konwersją licencji posiadanych przez Zamawiającego wraz z 12 miesięcznym wsparciem technicznym
zwana dalej „Umową”, zawarta dnia 2018 roku w Warszawie pomiędzy:
Centralnym Ośrodkiem Informatyki z siedzibą w Warszawie, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 000-000, 00-000 Xxxxxxxx, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000372110, XXX 0000000000, REGON 100999489, reprezentowanym przez:
……………………
zwanym dalej „Zamawiającym” a
…………………… z siedzibą w ………………………, wpisanym/ą do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd ……………………, pod numerem KRS ………………., NIP
……………………., REGON ………………………, kapitał zakładowy w wysokości… ,
reprezentowanym/ą przez:
…………………………………………….
zwanym/ą dalej „Wykonawcą”
zwanymi łącznie „Stronami”, lub każda z osobna „Stroną”
W związku z rozstrzygnięciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę licencji oprogramowania IBM wraz z przywróceniem wsparcia i konwersją licencji posiadanych przez Zamawiającego wraz z 12 miesięcznym wsparciem technicznym, prowadzonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 tj.) („Pzp”) została zawarta Umowa o następującej treści:
Strona | 33 z 71
1. Przedmiotem Umowy jest:
§ 1
Przedmiot Umowy
a. przywrócenie usługi wsparcia technicznego dla posiadanych przez Zamawiającego licencji wskazanych w Tabeli nr 1 w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy (dalej „OPZ”) wraz ze świadczeniem usługi wsparcia technicznego przez 12-miesięcy;
b. konwersja posiadanych przez Zamawiającego licencji wskazanych w Tabeli nr 2 w OPZ z aktywnym i nieaktywnym wsparciem technicznym na licencje wskazane w Tabeli nr 3 w OPZ wraz ze świadczeniem usługi wsparcia technicznego przez 12-miesięcy;
c. dostawa nowych bezterminowych licencji wskazanych w Tabeli nr 4 w OPZ wraz ze świadczeniem usług wsparcia technicznego przez 12-miesięcy.
2. Realizacja Przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 1 powyżej odbywać się będzie na zasadach i warunkach opisanych w Umowie, w Ofercie Wykonawcy stanowiącej Załącznik nr 1 do Umowy (zwanej dalej „Ofertą”) i w OPZ.
§ 2
Termin realizacji Przedmiotu Umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się do dostawy licencji, o których mowa w § 1 ust. 1 lit. c Umowy w terminie ….1 dni roboczych od dnia podpisania Umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia konwersji licencji, o których mowa w § 1 ust. 1 lit. b Umowy w terminie ….2 dni roboczych od dnia podpisania Umowy.
3. Potwierdzeniem dostawy licencji i przeprowadzenie konwersji licencji stanowił będzie protokół odbioru zamówienia, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do Umowy („Protokół odbioru zamówienia”).
4. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego dla wszystkich elementów, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy przez okres 12 miesięcy od dnia dostawy licencji i przeprowadzenia konwersji licencji.
1 Termin dostawy Przedmiotu Umowy i oświadczenia producenta oprogramowania stanowi kryterium oceny ofert, dlatego zostanie uzupełniony zgodnie z Ofertą przed podpisaniem Umowy
2 Termin dostawy Przedmiotu Umowy i oświadczenia producenta oprogramowania stanowi kryterium oceny ofert, dlatego zostanie uzupełniony zgodnie z Ofertą przed podpisaniem Umowy
Strona | 34 z 71
§ 3
Warunki realizacji świadczenia wsparcia technicznego
1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługę wsparcia technicznego dla oprogramowania wskazanego w Załączniku nr 3 do Umowy w zakresie:
1) aktualizacji oprogramowania w ramach licencji na oprogramowanie bez dodatkowych opłat licencyjnych, w szczególności:
a) wystawienie serwisu www producenta, udostępniającego nowe wersje oprogramowania, wydania uzupełniające, poprawki programistyczne, aktualne wersje oprogramowania, a także nowe wydania oprogramowania, będącego kontynuacją linii produktowej, o ile są w ramach udzielanej uprzednio licencji na oprogramowanie;
b) dostarczanie aktualizacji funkcjonalnych i wspierających dla oprogramowania oraz poprawek bezpieczeństwa;
c) dostarczanie nowych wersji oprogramowania i technologii, obejmujących x.xx. poprawki serwisowe, wersji wyższych (upgrade), wersji niższych (downgrade), wydań uzupełniających oraz poprawek oprogramowania wybranych wersji programów;
d) dostęp za pośrednictwem serwisu www do aktualnej dokumentacji technicznej publikowanej i udostępnianej przez producenta oprogramowania;
e) dostęp za pośrednictwem serwisu www do obrazów (plików), zawierających poprawki/aktualizacje/nowe wersje oprogramowania niezwłocznie po ich udostępnieniu przez producenta oprogramowania;
f) zapewnienie prawa do przenoszenia oprogramowania na inną platformę systemową.
2) wsparcie w korzystaniu z oprogramowania, w szczególności:
a) świadczenie całodobowej obsługi zgłoszeń serwisowych we wszystkie dni tygodnia (również w dni ustawowo wolne od pracy) w modelu 365/24/7 w formie elektronicznej (poprzez internetowy serwis www) oraz w formie telefonicznej pod numerem wskazanym przez Wykonawcę w godzinach 9.00-17.00,
b) zapewnienie elektronicznego dostępu do informacji w zakresie posiadanego oprogramowania, biuletynów technicznych, poprawek programistycznych oraz bazy danych zgłoszonych problemów technicznych przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez internetowy serwis wsparcia technicznego pod adresem [podać adres www].
3) przekazywanie ostrzeżeń o zagrożeniach bezpieczeństwa w formie mailowej na adres
[podać adres e-mail]
Strona | 35 z 71
4) w przypadku niedostępności internetowego serwisu wsparcia technicznego Wykonawca zobowiązuje się każdorazowo do przesłania Zamawiającemu drogą elektroniczną na adres skrzynki mailowej nadawcy zgłoszenia potwierdzenia wpływu zgłoszenia serwisowego, zmiany statusu oraz powiadomienia o sposobie jego rozwiązania. W przypadku braku możliwości potwierdzenia przyjęcia lub powiadomienia o sposobie rozwiązania zgłoszenia serwisowego pocztą elektroniczną, Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego telefonicznie.
2. Wsparcie techniczne oprogramowania świadczone będzie na poziomie Podstawowych usług wsparcia technicznego (Software Subscription and Support) zgodnie z zasadami opisanymi w Załączniku nr 4 do Umowy, „Międzynarodowa Umowa Passport Advantage”.
3. Wykonawca oświadcza, że posiada najwyższy status partnerstwa przyznawany przez producenta oprogramowania będącego przedmiotem zamówienia potwierdzony poświadczeniem producenta oprogramowania, o którym mowa w ust. 4.
4. W terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do
dostarczenia Zamawiającemu pisemnego oświadczenia producenta oprogramowania, potwierdzającego objęcie go usługą wsparcia technicznego, zawierającego co najmniej nazwy produktów, numery PN, liczbę licencji oraz daty obowiązywania usługi wsparcia. Dostarczenie oświadczenia Zamawiającemu zostanie potwierdzone podpisanym przez Xxxxxx bez zastrzeżeń protokołem odbioru oświadczenia producenta oprogramowania, którego wzór stanowi Załącznik 5 do Umowy (zwany dalej „Protokołem odbioru oświadczenia”).
5. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego z najwyższą starannością, zgodnie z najlepszymi standardami obowiązującymi w branży informatycznej.
6. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania w formie elektronicznej, na każde żądanie Zamawiającego złożone przez serwis internetowy najnowszych, poprawionych, zaktualizowanych wersji oprogramowania w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego żądania.
§ 4
Warunki dostawy i konwersji licencji
1. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu licencje, o których mowa w § 1 ust. 1 lit. c) Umowy oraz dokona konwersji licencji, o których mowa w § 1 ust. 1 lit. b) na własny koszt i ryzyko.
2. Wydanie i odbiór licencji przez Strony oraz dokonanie konwersji licencji nastąpi po przeprowadzeniu odbioru ilościowego i jakościowego.
3 Termin dostawy licencji i oświadczenia producenta oprogramowania stanowi kryterium oceny ofert, dlatego zostanie uzupełniony zgodnie z Ofertą przed podpisaniem Umowy
Strona | 36 z 71
3. Zasadniczym kryterium odbioru przedmiotu Umowy będzie jego zgodność z OPZ i Ofertą.
5. Potwierdzeniem odbioru licencji, konwersji i przywrócenia wsparcia będzie podpisany przez Xxxxxx bez zastrzeżeń Protokół odbioru zamówienia.
6. Wykonawca zawiadomi Zamawiającego o terminie dostawy licencji i konwersji licencji najpóźniej jeden dzień przed planowaną ich dostawą.
7. Odbiór licencji nastąpi w dniu roboczym, w godzinach pracy Zamawiającego, tj. w godzinach od 9:00 do 16:00, w siedzibie Zamawiającego lub w inny sposób ustalony i zaakceptowany uprzednio przez obie Xxxxxx.
8. Wykonawca musi zapewnić, aby wszystkie czynności odbiorcze przedmiotu Umowy, w tym podpisanie Protokołu odbioru zamówienia zostały zakończone w terminie określonym w § 2 ust. 1 i 2 Umowy.
1. Wykonawca oświadcza, że:
§ 5
Oświadczenia Stron
1) posiada zasoby, kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonywania przedmiotu Umowy,
2) wykona przedmiot Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami, w sposób profesjonalny, z uwzględnieniem najlepszych praktyk,
3) w ramach swojego personelu dysponuje osobami posiadającymi niezbędną wiedzę i umiejętności konieczne do właściwego wykonania Umowy, a w szczególności, że dysponuje personelem o wszystkich wymaganych profilach kompetencji zawodowych niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy,
4) wykonanie Umowy nie będzie prowadzić do wypełnienia przesłanek czynu nieuczciwej konkurencji, w szczególności nie stanowi naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa osoby trzeciej.
2. Wykonawca zapewnia, że w wyniku zawarcia Umowy nie dojdzie do naruszenia praw osób trzecich. W przypadku zgłoszenia wobec Zamawiającego roszczeń o naruszenie praw osób trzecich objętych powyższym zapewnieniem, Wykonawca podejmie na swój koszt wszelkie środki obrony Zamawiającego przed takimi roszczeniami lub zarzutami i spowoduje, że Zamawiający będzie od nich zwolniony, a także Wykonawca pokryje wszelkie koszty i straty, jakie poniesie Zamawiający z tego tytułu.
Strona | 37 z 71
3. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia we własnym zakresie i w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 8 ust. 1 Umowy wszystkich ewentualnych pozwoleń, zgód, certyfikatów wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Umowy.
4. Wykonawca oświadcza, że ma prawo do korzystania z własności intelektualnej twórcy oprogramowania, w tym nieograniczoną możliwość korzystania z narzędzi serwisowych i diagnostyki realizowanej na poziomie kodu oprogramowania, a jeżeli Umowę wykonuje z podwykonawcą, to że takie uprawnienia posiada podwykonawca.
5. Wykonawca oświadcza, że korzystanie przez niego i przez Zamawiającego z udzielonych w ramach Umowy lub związanych z przedmiotem Umowy praw autorskich, licencji, praw własności przemysłowej i intelektualnej nie narusza przepisów prawa, prawem chronionych dóbr osobistych lub majątkowych osób trzecich ani też praw na dobrach niematerialnych, w szczególności praw autorskich, praw pokrewnych, praw rejestracji wzorów przemysłowych oraz praw ochronnych na znaki towarowe.
6. Przetwarzanie danych osobowych podlega obowiązującym przepisom prawa, w szczególności przepisom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
7. Strony zgodnie oświadczają, że w ramach realizacji Umowy nie dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych lub dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych. W przypadku gdyby w toku realizacji Umowy doszło do powierzenia lub dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego Wykonawcy, Strony zawrą umowę, której wzór stanowi Załącznik nr 7 do Umowy.
§ 6
Podwykonawcy
1. Wykonawca jest uprawniony do powierzenia wykonania części przedmiotu Umowy podwykonawcom, z zastrzeżeniem poniższych postanowień.
2. Wykonawca wykona przedmiot Umowy przy udziale następujących podwykonawców: [wskazanie firmy, danych kontaktowych, osób reprezentujących podwykonawcę]
3. Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej o każdej zmianie danych dotyczących podwykonawców, jak również o ewentualnych nowych podwykonawcach, którym zamierza powierzyć prace w ramach realizacji Umowy.
4. Informacja o zmianie danych dotyczących podwykonawców zostanie przekazana Zamawiającemu w terminie 2 dni roboczych od dokonania zmiany.
Strona | 38 z 71
5. Informacja o zamiarze powierzenia prac nowemu podwykonawcy zostanie przekazana Zamawiającemu nie później niż na 2 dni robocze przed planowanym powierzeniem mu realizacji prac.
6. Niezależnie od powyższego, Zamawiający jest uprawniony do odmowy współdziałania z podwykonawcą, o udziale którego w wykonaniu Umowy nie uzyskał informacji, do czasu przekazania przez Wykonawcę niezbędnych danych, a opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe wskutek braku współdziałania z takim podwykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.
7. Jeżeli Wykonawca zrezygnuje z posługiwania się podwykonawcą, na zasoby którego powoływał się w toku postępowania poprzedzającego zawarcie Umowy, wskazanego w Ofercie, to jest zobowiązany do wykazania Zamawiającemu, że nowy podwykonawca spełnia warunki postępowania lub kryteria w stopniu nie mniejszym, niż podwykonawca dotychczasowy. Zamawiający jest uprawniony do odmowy współdziałania z nowym podwykonawcą, co do którego Wykonawca nie wykazał spełnienia warunków lub kryteriów kwalifikacji, do czasu wykazania przez Wykonawcę ich spełnienia, a opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe wskutek braku współdziałania z takim podwykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.
8. W przypadku powierzenia wykonania części Umowy podwykonawcom, Wykonawca odpowiada za czynności wykonane przez podwykonawcę/ów oraz jego/ich personel oraz ich zaniechania, jak za działania i zaniechania własne.
9. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez podwykonawcę części przedmiotu Umowy upoważnia Zamawiającego do żądania od Wykonawcy odsunięcia podwykonawcy od realizacji przedmiotu Umowy w sposób stały lub czasowy. W przypadku powstania z tego powodu opóźnienia w realizacji Umowy, odpowiedzialność za nie na zasadzie ryzyka ponosi Wykonawca.
10. Zamawiający nie jest odpowiedzialny za zobowiązania Wykonawcy wobec osób trzecich.
§ 7
Zasady bezpieczeństwa przy realizacji Umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności w okresie trwania Umowy jak i w okresie 3 lat od dnia jej wygaśnięcia (bez względu na przyczynę wygaśnięcia) wszelkich informacji i danych, jakie uzyskał w związku z wykonywaniem Umowy oraz informacji, co do których może powziąć podejrzenie, iż są poufnymi informacjami albo danymi lub są jako takie traktowane przez Zamawiającego, w szczególności:
1) nieujawniania i niezezwalania na ujawnienie informacji poufnych w jakiejkolwiek formie w całości lub w części jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności,
Strona | 39 z 71
2) zapewnienia prawidłowej ochrony informacji poufnych przed utratą, kradzieżą, zniszczeniem, zgubieniem lub dostępem osób trzecich nieupoważnionych do uzyskania informacji,
3) przejęcia na siebie wszelkich roszczeń osób trzecich w stosunku do Zamawiającego, wynikających z wykorzystania przez Wykonawcę informacji poufnych uzyskanych w czasie wykonywania Umowy w sposób naruszający jej postanowienia,
4) niewykorzystywania informacji poufnych do innych celów niż wykonywanie czynności wynikających z Umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
2. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do charakteru danej informacji lub danych, przed ich ujawnieniem lub uczynieniem dostępną, Wykonawca zwróci się na piśmie do Zamawiającego
o wskazanie, czy informację tę ma traktować jako poufną.
3. Wszelkie informacje o Zamawiającym uzyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją prac będących przedmiotem Umowy mogą być wykorzystane tylko w celu wykonania tych prac.
4. Wykonawca obowiązany jest dołożyć najwyższej staranności w celu przestrzegania postanowień niniejszego paragrafu przez swoich pracowników oraz osoby działające na jego zlecenie lub w jego interesie, bez względu na podstawę prawną związku tych osób ze Stroną.
5. Obowiązki określone w tym paragrafie nie dotyczą:
1) informacji publicznie dostępnych,
2) informacji, które były znane Wykonawcy przed otrzymaniem ich od Zamawiającego i nie podlegają ochronie na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa,
3) obowiązku ujawnienia wynikającego z obowiązujących przepisów prawa.
6. Dane i informacje pozyskane w trakcie realizacji przedmiotu Umowy mogą być udostępniane na uprawnione żądanie sądu lub organu administracji, po uprzednim pisemnym poinformowaniu Zamawiającego o żądaniu ujawnienia.
7. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy oraz w przypadku odstąpienia od Umowy, Wykonawca jest zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu lub do zniszczenia za pisemną zgodą Zamawiającego wszelkich materiałów, jakie otrzymał w związku z wykonywaniem tej Umowy.
8. Wykonawca zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać ani w jakikolwiek sposób nie rozpowszechniać, jakichkolwiek informacji, danych i materiałów, za wyjątkiem przypadków, w jakich jest to konieczne w celach realizacji Umowy i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
9. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego, wbrew postanowieniom Umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po jej rozwiązaniu, wygaśnięciu lub odstąpieniu od niej, bez względu na przyczynę.
Strona | 40 z 71
10. W razie wystąpienia przez osobę trzecią z jakimikolwiek roszczeniami skierowanymi do Zamawiającego z tytułu naruszenia poufności przekazanych Wykonawcy informacji, jak również dóbr osobistych, Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkich kosztów związanych z dochodzeniem roszczeń przez osoby trzecie, w tym zasądzonych kwot odszkodowania oraz kosztów obsługi prawnej, w terminie 14 dni od daty doręczenia Wykonawcy wezwania do zapłaty.
§ 8
Wynagrodzenie
1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Wykonawca otrzyma łączne maksymalne wynagrodzenie w wysokości ……… zł brutto (słownie: ………….) zł, tj. netto ……………. zł (słownie: ), w tym
podatek VAT ……………. zł (słownie: ) zgodnie z obowiązującą stawką VAT.
2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 powyżej obejmuje wszystkie składniki Przedmiotu Umowy wyszczególnione w § 1 ust. 1 Umowy, wszelkie obciążenia związane z realizacją Umowy oraz wynikające z przepisów prawa, jak również wszystkie koszty, opłaty, wydatki Wykonawcy, w tym koszty związane z licencjami lub sublicencjami oraz prawami zależnymi, a także podatki, jeśli są należne.
3. Faktura VAT może zostać wystawiona nie wcześniej niż w dniu podpisania Protokołu odbioru oświadczenia producenta oprogramowania potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.
4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, płatne będzie w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, na konto Wykonawcy wskazane na fakturze VAT.
5. Faktura VAT powinna zawierać, oprócz wymaganych danych, także numer Umowy, z której realizacją wiąże się wypłata wynagrodzenia.
6. Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej na adres e-mail: xxx@xxx.xxx.xx
7. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego.
8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości cesji wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy na osoby trzecie, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności
Strona | 41 z 71
§ 9
Licencje na oprogramowanie i dokumentację
1. W przypadku dostarczenia w ramach Umowy w zakresie dopuszczonym przez Zamawiającego oprogramowania lub nowych wersji oprogramowania objętych licencjonowaniem, z chwilą dokonania odbioru, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 8 ust. 1 Umowy, Wykonawca udziela Zamawiającemu nieograniczonych terytorialnie, bezterminowych, przenoszalnych i niewyłącznych licencji na korzystanie z oprogramowania na następujących polach eksploatacji:
1) wykorzystanie w zakresie wszystkich funkcjonalności w dowolny sposób,
2) wprowadzenie i zapisywanie w pamięci komputerów, odtwarzanie, utrwalanie, przekazywanie, przechowywanie, wyświetlanie i stosowanie,
3) instalowanie i deinstalowanie pod warunkiem zachowania liczby udzielonych licencji,
4) sporządzanie kopii zapasowej (kopii bezpieczeństwa),
5) przystosowywanie, tłumaczenie, wprowadzenie zmian, dokonywanie zmian układu lub jakiekolwiek inne zmiany, rozporządzanie i korzystanie z tych zmian, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała oraz z zachowaniem wszystkich określonych w niniejszej Umowie pól do eksploatacji na części zmienione,
6) publikacja i wyświetlanie w Internecie i innych mediach oraz publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w celu wykorzystania w miejscu i czasie przez siebie wybranym,
7) korzystanie z produktów powstałych w wyniku eksploatacji oprogramowania, w szczególności danych, raportów, zestawień oraz innych dokumentów kreowanych w ramach tej eksploatacji oraz modyfikowania tych produktów i dalszego z nich korzystania.
2. Z chwilą dokonania odbioru licencji, w ramach wynagrodzenia określonego w § 8 ust. 1 Umowy, Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji do dokumentacji dołączonej do dostarczonego oprogramowania, uprawniającej Zamawiającego do korzystania z ww. dokumentacji bezterminowo, bez ograniczeń terytorialnych na następujących polach eksploatacji:
1) stosowanie, utrwalanie, wyświetlanie, przekazywanie, rozpowszechnianie i przechowywanie niezależnie od formatu, systemu lub standardu,
2) trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz dowolne korzystanie i rozporządzanie tymi kopiami,
3) użyczanie oryginału albo egzemplarzy,
Strona | 42 z 71
4) publiczne rozpowszechnianie, w tym udostępnianie w ten sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności elektroniczne udostępnianie na żądanie,
5) zezwolenie na tworzenie opracowań i przeróbek dokumentacji oraz rozporządzanie i korzystanie z takich opracowań na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszej Umowie,
6) prawo do korzystania z dokumentacji do celów edukacyjnych lub szkoleniowych.
3. Wykonawca oświadcza, że licencje dostarczone w ramach Umowy zapewniają pełną realizację funkcjonalności zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. W przypadku, gdy w trakcie trwania Umowy okaże się, że licencje nie zapewniają pełnej funkcjonalności zgodnie z wymaganiami, Wykonawca jest zobowiązany uzupełnić brakujące licencje bez dodatkowego wynagrodzenia.
4. W ramach wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 8 ust. 1 Umowy, Zamawiający będzie uprawniony zgodnie z warunkami licencji do przeniesienia całości lub części uprawnień wynikających z licencji na oprogramowanie, aktualizacji oprogramowania, poprawek i nowych wersji lub udzielenia analogicznych sublicencji na rzecz Ministra Cyfryzacji.
§ 10
Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w okolicznościach i wysokościach ustalonych poniżej:
1) w przypadku opóźnienia w terminie dostawy lub konwersji licencji, o którym mowa w § 2 ust.
1 lub 2 Umowy, Wykonawca zapłaci Zmawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 8 ust. 1 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
2) w przypadku odstąpienia od Umowy lub jej wypowiedzenia przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% łącznego maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 8 ust. 1 Umowy,
3) w przypadku, gdy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie będzie możliwe korzystanie przez Zamawiającego z uprawnień, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2 Umowy przez okres dłuższy niż 4 godziny, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za każdą godzinę niemożności korzystania z uprawnień,
4) w przypadku opóźnienia w terminie określonym w § 3 ust. 6 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych 00/100) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
Strona | 43 z 71
5) w przypadku niewykonania zobowiązania, o którym mowa w § 6 ust. 4, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w przekazaniu informacji,
6) w przypadku niewykonania zobowiązania, o którym mowa w § 6 ust. 5, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umową w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w przekazaniu informacji.
2. Kara umowna będzie płatna na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego, w terminie 14 dni kalendarzowych od daty doręczenia noty Wykonawcy.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.
4. Jeżeli szkoda przewyższa wysokość kary umownej, Zamawiającemu przysługuje roszczenie o zapłatę odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.
5. Wykonawca ponosi pełną i nieograniczoną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu przy wykonywaniu lub w związku z wykonywaniem postanowień Umowy.
§ 11
Wypowiedzenie i odstąpienie od Umowy
1. Zamawiający może odstąpić od części lub całości Umowy w przypadkach określonych w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności kodeksu cywilnego oraz określonych w Umowie.
2. Zamawiający może:
1) wypowiedzieć Umowę w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania jakiegokolwiek zobowiązania przez Wykonawcę. W takim przypadku Zamawiający wezwie Wykonawcę do wykonania lub należytego wykonania Umowy wyznaczając mu termin 3 dni, a po upływie tego terminu ma prawo wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym,
2) odstąpić od Umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego w przypadku, gdy w realizacji jakiegokolwiek obowiązku określonego w Umowie powstaną opóźnienia przekraczające 14 dni,
3) odstąpić od Umowy w przypadku, gdy Wykonawca nie jest w stanie usunąć lub nie zdoła usunąć w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wad przedstawionego do odbioru Przedmiotu Umowy,
4) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
Strona | 44 z 71
3. Oświadczenie o odstąpieniu lub wypowiedzeniu Umowy powinno zawierać uzasadnienie oraz być sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności, a także powinno być niezwłocznie dostarczone drugiej Stronie Umowy na adres korespondencyjny wskazany w § 15 ust. 2 Umowy.
4. Wykonawca, niezwłocznie po doręczeniu mu pisemnego oświadczenia Zamawiającego
o odstąpieniu lub rozwiązaniu Umowy, powstrzyma się od dalszego wykonywania przedmiotu Umowy oraz dokona protokolarnej inwentaryzacji prac w toku z udziałem przedstawiciela Zamawiającego, według stanu na dzień odstąpienia od Umowy lub rozwiązania Umowy.
§ 12
Zmiany postanowień zawartej Umowy
1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w szczególności:
1) Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest innych, niż zmiany zdefiniowane w art. 144 ust. 1e ustawy Prawo zamówień publicznych;
2) stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej:
a) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa,
b) w przypadku powstałej po zawarciu Umowy sytuacji braku środków Zamawiającego na sfinansowanie wykonania Umowy zgodnie z pierwotnie określonymi warunkami, Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian polegających na ograniczeniu zakresu przedmiotowego Umowy, co nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnienia Zamawiającego do wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy w sytuacjach przewidzianych Umową lub przepisami prawa,
c) w zakresie sposobu realizacji Umowy lub terminu realizacji Umowy w przypadku uzasadnionych przyczyn technicznych lub funkcjonalnych powodujących konieczność zmiany sposobu wykonania Umowy lub terminu realizacji Umowy,
d) w zakresie sposobu realizacji Umowy lub terminu realizacji Umowy w przypadku zaistnienia siły wyższej.
3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem przypadków, gdy Umowa wyraźnie zastrzega inną formę dla dokonania zmiany.
§ 13
Strona | 45 z 71
Zmiana Umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy
1. Strony zobowiązują się dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy,
o którym mowa w § 8 ust. 1 Umowy, w formie aneksu, każdorazowo w przypadku wystąpienia jednej z następujących okoliczności:
a. zmiany stawki podatku od towarów i usług,
b. zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c. zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
- na zasadach i w sposób określony w ust. 2 – 12 niniejszego paragrafu, jeżeli wskazane okoliczności będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.
2. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia przesłanki,
o której mowa w ust. 1 lit. a), będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu Umowy, do której zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług po dniu wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku.
3. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. a), wartość wynagrodzenia netto nie zmieni się, a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.
4. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 lit.
b) lub c), będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę w związku z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej lub dokonujących zmian w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.
5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. b), wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie
o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zwiększeniem wysokości wynagrodzeń pracowników świadczących usługi na rzecz Zamawiającego na podstawie Umowy do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia.
6. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. c), wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie
o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku z wypłatą wynagrodzenia pracownikom świadczącym usługi na podstawie Umowy. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników
Strona | 46 z 71
świadczących usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy.
7. W celu zawarcia aneksu, o którym mowa w ust. 1, każda ze Stron może wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy, uzasadniająca zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
8. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 lit. b) lub lit. c), jeżeli z wnioskiem występuje Wykonawca, jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania Umowy, w szczególności:
a. pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących usługi (bez ujawniania tzw. „danych wrażliwych”), wraz z określeniem zakresu, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. b), lub
b. pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących usługi (bez ujawniania tzw.” danych wrażliwych”), wraz z kwotami składek uiszczanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych/Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w części finansowanej przez Wykonawcę, z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. c).
9. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. c), jeżeli z wnioskiem występuje Zamawiający, jest on uprawniony do zobowiązania Wykonawcy do przedstawienia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni roboczych, dokumentów, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiana ta ma wpływ na koszty wykonania Umowy, w tym pisemnego zestawienia wynagrodzeń, o którym mowa w ust. 8 lit. b).
10. W terminie do 30 dni roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa w ust. 7, Strona, która otrzymała wniosek, przekaże drugiej Stronie informację o zakresie, w jakim zatwierdza wniosek oraz wskaże kwotę, o którą wynagrodzenie należne Wykonawcy powinno ulec zmianie, albo informację o niezatwierdzeniu wniosku wraz z uzasadnieniem.
11. W przypadku otrzymania przez Stronę informacji o niezatwierdzeniu wniosku lub częściowym zatwierdzeniu wniosku, Strona ta może ponownie wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w ust.
7. W takim przypadku przepisy ust. 8 - 10 stosuje się odpowiednio.
Strona | 47 z 71
12. Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
§ 14
Przedstawiciele Stron
1. Przedstawicielem ze strony Zamawiającego w zakresie realizacji obowiązków umownych jest:
……………………………………………………….. e-mail: ………………………………………., tel. ……………………………….
2. Przedstawicielem ze strony Wykonawcy w zakresie realizacji obowiązków umownych jest:
……………………………………………………….. e-mail: ………………………………………., tel. ……………………………….
3. Osoby wymienione w ust. 1 i 2 odpowiedzialne są merytorycznie za nadzór nad prawidłowością i terminowością realizacji Umowy, w szczególności upoważnione są do monitorowania należytego wykonania Umowy.
4. Zmiana osoby wskazanej w ust. 1 lub ust. 2 nie wymaga zmiany Umowy, a jedynie poinformowania drugiej Strony w formie pisemnej. Zawiadomienie takie powinno zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Stron.
§ 15
Postanowienia końcowe
1. Wykonawca nie może, bez zgody Zamawiającego, przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z Umowy.
2. Wszelka korespondencja, zawiadomienia oraz inne oświadczenia, dla których w Umowie została przewidziana forma pisemna, składane będą osobiście przez Stronę za pokwitowaniem odbioru lub listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres korespondencyjny Wykonawcy lub Zamawiającego, pod rygorem uznania za niedoręczoną. Wszelkie zmiany adresów Strony będą komunikować sobie niezwłocznie pod tym samym rygorem. Strony oświadczają, że ich aktualne adresy korespondencyjne są następujące:
Zamawiający: Centralny Ośrodek Informatyki, Aleje Jerozolimskie 132-136, Warszawa (02-305) Wykonawca: …………………………………………………………………….……
3. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają zastosowanie w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, Kodeksu Cywilnego.
4. Spory wynikłe na tle wykonywania Umowy rozstrzygnie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
6. Integralną część Umowy stanowią Załączniki: Załącznik nr 1 – Oferta Wykonawcy,
Załącznik nr 2 – Opis Przedmiotu Zamówienia,
Załącznik nr 3 – Szczegółowy wykaz zamawianego oprogramowania wraz z usługą wsparcia technicznego,
Strona | 48 z 71
Załącznik nr 4 – Międzynarodowa Umowa Passport Advantage
Załącznik nr 5 – Wzór Xxxxxxxxx odbioru oświadczenia producenta oprogramowania potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym,
Załącznik nr 6 – Wzór Protokołu odbioru zamówienia,
Załącznik nr 7 – Wzór umowy dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 3 do Umowy Szczegółowy wykaz zamawianego oprogramowania wraz z usługą wsparcia technicznego
do Umowy nr COI/U/PZP/……/…../2018 (COI 2018)
z dnia r.
Tabela nr 1. Szczegółowy wykaz oprogramowania do przywrócenia usługi wsparcia technicznego.
Lp. | PN | Oprogramowanie | Liczba licencji | Data końca wsparcia |
1 | D55W9LL | IBM WebSphere Application Server Processor Value Unit (PVU) SW Subscription & Support Reinstatement 12 Months | 2 680 | - |
2 | D59FMLL | IBM WebSphere Portal Server Processor Value Unit (PVU) SW Subscription & Support Reinstatement 12 Months | 1 680 | - |
Tabela nr 2. Szczegółowy wykaz oprogramowania do skonwertowania (z aktywnym i nieaktywnym wsparciem technicznym)
Lp. | PN | Oprogramowanie do skonwertowania | Liczba licencji | Data końca wsparcia |
1 | D55WJLL | IBM WebSphere Application Server Network Deployment Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months | 4 620 | 31.12.2018 |
2 | D55WJLL | IBM WebSphere Application Server Network Deployment Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months | 3 980 | - |
Tabela nr 3. Szczegółowy wykaz oprogramowania po konwersji wraz ze wsparciem technicznym
Lp. | PN | Oprogramowanie po konwersji | Liczba licencji | Usluga wsparcia |
1 | D1KI9LL | IBM WebSphere Application Server Family Edition Processor Value Unit (PVU) from WebSphere Application Server Network Deployment Trade Up License + SW Subscription & Support 12 Months | 2 150 | +12 mies. |
Strona | 49 z 71
Tabela nr 4. Szczegółowy wykaz nowego oprogramowania do dostarczenia wraz ze wsparciem technicznym
Lp. | PN | Oprogramowanie | Liczba licencji | Usluga wsparcia |
1 | D1GZULL | IBM MQ Advanced Per Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months | 490 | +12 mies. |
2 | D1INKLL | IBM Spectrum Protect Suite - Front End Terabyte (101-250) License + SW Subscription & Support 12 Months | 4 | +12 mies. |
Strona | 50 z 71
Załącznik nr 5 do Umowy
WZÓR PROTOKÓŁ ODBIORU
oświadczenia producenta oprogramowania potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym do Umowy nr COI/U/PZP/…../…../2018 (COI-ZAK. .2018)
z dnia … r.
…………………………………..
……………………………………………………………..
Wykonawca
Centralny Ośrodek Informatyki
Xx. Xxxxxxxxxxxxx 000-000,
00-000 Xxxxxxxx
Zamawiający
1. Wyszczególnienie:
Lp. | Rodzaj |
1. | Oświadczenie producenta oprogramowania potwierdzające objęcie wsparciem technicznym |
2. Decyzja o odbiorze
Zamawiający stwierdza, że oświadczenie zostaje / NIE zostaje odebrane*
3. Przyczyny nieprzyjęcia oświadczenie producenta oprogramowania potwierdzające objęcie wsparciem technicznym (w przypadku odrzucenia odbioru)
………………………………..
………………………………..
4. Dotrzymanie terminu
Dostawa oświadczenia została wykonana w terminie* Dostawa oświadczenia NIE została wykonana w terminie*
5. Uwagi i postanowienia dodatkowe
………………………………..
6. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej Strony.
Wykonawca Zamawiający
……………………………… ………………………………
* niepotrzebne skreślić
Strona | 51 z 71
Załącznik nr 6 do Umowy
WZÓR PROTOKÓŁ ODBIORU ZAMÓWIENIA
do Umowy nr COI/U/PZP/……/…../2018 (COI-ZAK 2018)
z dnia … r.
Data odbioru ….
…………………………………..
……………………………………………………………..
Wykonawca
Centralny Ośrodek Informatyki
Xx. Xxxxxxxxxxxxx 000-000,
00-000 Xxxxxxxx
Zamawiający
1. Wyszczególnienie:
Lp. | Nazwa produktu | Metryka | Liczba licencji | Numer PN | Termin obowiązywania wsparcia technicznego |
2. Decyzja o odbiorze
Zamawiający stwierdza, że produkty zostają / NIE zostają odebrane*
3. Przyczyny odrzucenia (w przypadku odrzucenia odbioru)
………………………………..
………………………………..
4. Dotrzymanie terminu
Dostawa produktów została wykonana w terminie* Dostawa produktów NIE została wykonana w terminie*
5. Uwagi i postanowienia dodatkowe
………………………………..
6. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej strony.
Wykonawca Zamawiający
……………………………… ………………………………
* niepotrzebne skreślić
Strona | 52 z 71
Załącznik nr 7 do Umowy
UMOWA DALSZEGO POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
(„Umowa powierzenia”)
zawarta w Warszawie dnia pomiędzy:
1. Centralnym Ośrodkiem Informatyki z siedzibą w Warszawie, adres: Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 000-000, 00-000 Xxxxxxxx, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000372110, NIP: 000-000-00-00, REGON: 100999489, zwanym dalej: „Procesorem”, reprezentowanym przez:
…………………………………..
oraz
2. ……………………. z siedzibą w , wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego
Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd …………………., pod numerem KRS , NIP
……………….., REGON ,
zwanym dalej „Dalszym Procesorem”, reprezentowanym przez:
…………………………………..
Procesor i Dalszy Procesor są zwani dalej łącznie „Stronami”, a każdy z nich z osobna „Stroną”. Strony w dniu zawarły umowę (zwaną dalej ,,Umową główną”), z realizacją której
koniecznym będzie powierzenie przez Administratora danych osobowych do przetwarzania przez Procesora, Strony postanawiają uregulować zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych w niniejszej Umowie.
1. PRZEDMIOT UMOWY
Procesor i Dalszy Procesor zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zwaną dalej “Umową”, na mocy której Procesor powierza Dalszemu Procesorowi przetwarzanie danych osobowych, rozumianych jako informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania
Strona | 53 z 71
osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”), w zakresie wskazanym w Załączniku A („Dane osobowe”). Procesor przetwarza Dane osobowe w celu wykonania umów z Ministrem Cyfryzacji jako administratorem Danych osobowych („Administrator”).
Powierzenie Danych osobowych Dalszemu Procesorowi następuje w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Stronami w dniu roku nr .
Dane osobowe będą przetwarzane przez Dalszego Procesora na terenie wskazanym w Załączniku A.
Zakres powierzenia, wskazany w Załączniku A, może zostać w każdym momencie rozszerzony lub ograniczony przez Administratora.
Dalszy Procesor może przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu określonym w Umowie oraz w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia usług określonych w Umowie głównej. Przetwarzanie Danych osobowych przez Dalszego Procesora odbywa się wyłącznie w czasie obowiązywania Umowy.
OŚWIADCZENIA I OBOWIĄZKI DALSZEGO PROCESORA
2.1 Dalszy Procesor jest zobowiązany:
2.1.1 przetwarzać Dane osobowe zgodnie z RODO, polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa, Umową oraz instrukcjami Administratora. Instrukcje (polecenia)
Administratora są przekazywane przez Administratora lub Procesora drogą elektroniczną (przesyłane na adres e-mail Dalszego Procesora wskazany
w Załączniku A); z zastrzeżeniem postanowień rozdziału 3, Dalszy Procesor powinien wdrożyć instrukcje niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 Dni Roboczych od ich otrzymania; jeżeli w ocenie Dalszego Procesora termin 7- dniowy jest zbyt krótki na realizację instrukcji, powinien poinformować o tym fakcie Procesora drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail
Procesora wskazany w Załączniku A) wskazując uzasadnienie dla takiej oceny; w
Strona | 54 z 71
takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin wdrożenia instrukcji Administratora. Instrukcje nie będą rozszerzać zakresu obowiązków Dalszego Procesora wynikających z Umowy ani Umowy głównej;
2.1.2 przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie
Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne. W sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania danych osobowych przez Dalszego Procesora wynika z przepisów prawa, informuje on Procesora
drogą elektroniczną – przed rozpoczęciem przetwarzania – o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
2.1.3 przetwarzać Dane osobowe wyłączenie w miejscu ustalonym w Umowie głównej oraz na urządzeniach zarządzanych przez Dalszego Procesora i jego personel,
Procesora lub Administratora, z zachowaniem najwyższych zasad
bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa;
2.1.4 udzielać dostępu do Danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na zakres wykonywanych zadań otrzymały od Dalszego Procesora upoważnienie do ich przetwarzania oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków
wynikających z Umowy oraz podjąć działania mające na celu zapewnienie, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Dalszego Procesora, która ma dostęp do Danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie
Administratora, chyba że przetwarzanie jest wymagane przez właściwe przepisy krajowe lub unijne;
2.1.5 zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy, chyba że są to osoby podlegające odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
2.1.6 wdrożyć, zgodnie z wytycznymi wskazanymi w rozdziale 3 Umowy, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa
odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie Umowy oraz zapewnić
realizację zasad ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych (określonych w art. 25 RODO);
Strona | 55 z 71
2.1.7 wspierać Administratora (w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych) w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw
określonych w rozdziale III RODO. Współpraca Dalszego Procesora z Procesorem i Administratorem, w zakresie wskazanym w zdaniu poprzedzającym, powinna odbywać się w formie i terminie umożliwiającym realizację tych obowiązków
Administratora; w związku z realizacją tego obowiązku Procesor jest w szczególności zobowiązany do udzielania informacji oraz ujawnienia
powierzonych danych osobowych (lub ich kopii) na żądanie Administratora
w terminie 2 Dni Roboczych w formie określonej przez Administratora; Procesor powinien również niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 1 Dnia
Roboczego, poinformować Administratora o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby, której dane dotyczą, złożonym u Dalszego Procesora; Dalszy Procesor nie będzie jednak odpowiadał na taki wniosek bez uprzedniej zgody lub wyraźnego polecenia Administratora;
2.1.8 pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32– 36 RODO, tj. w szczególności w zakresie:
- zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania Danych osobowych poprzez wdrożenie stosownych środków technicznych oraz organizacyjnych (wykaz minimalnych środków, które zobowiązany jest wdrożyć Dalszy Procesor został określony w Załączniku C);
- dokonywania zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu (w rozumieniu art. 4 pkt 21 RODO) oraz zawiadamiania osób, których dane dotyczą o takim naruszeniu (obowiązki Dalszego Procesora w odniesieniu do zgłaszania naruszeń zostały określone w rozdziale 8 Umowy);
- dokonywania przez Administratora oceny skutków dla ochrony danych oraz przeprowadzania konsultacji Administratora z organem nadzorczym;
2.1.9 prowadzić, w formie pisemnej (w tym elektronicznej), rejestr wszystkich
kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, zawierający informacje o:
- nazwie oraz danych kontaktowych Dalszego Procesora oraz innych podmiotów przetwarzających (w przypadku podpowierzenia danych osobowych, o którym mowa w rozdziale 4 Umowy) oraz Administratora, a także inspektora ochrony danych, gdy ma to zastosowanie;
Strona | 56 z 71
- kategoriach przetwarzań dokonywanych w imieniu Administratora;
- gdy ma to zastosowanie – przekazywaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwie tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
- ogólnym opisie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, służących do zabezpieczenia powierzonych danych osobowych;
2.1.10 udostępniać Administratorowi lub Procesorowi, na każde jego żądanie, nie później niż w terminie 1 Dnia Roboczego, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Administratora obowiązków wynikających
z właściwych przepisów prawa, w szczególności z RODO, w tym przekazywać
informacje o stosowanych zabezpieczeniach, zidentyfikowanych zagrożeniach i incydentach w obszarze ochrony danych osobowych;
2.1.11 umożliwiać Administratorowi, Procesorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora lub Procesora przeprowadzanie audytów na zasadach określonych w rozdziale 6 Umowy;
2.1.12 niezwłocznie informować Xxxxxxxxx, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych lub unijnych
o ochronie danych; informacja w tym przedmiocie przekazana powinna zostać Procesorowi w formie elektronicznej (na adres e-mail wskazany w Załączniku A) oraz powinna zawierać stosowne uzasadnienie i wskazanie przepisu prawa, który zdaniem Dalszego Procesora został naruszony;
2.1.13 niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 1 Dnia Xxxxxxxxx, informować (o ile nie doprowadzi to do naruszenia przepisów obowiązującego prawa) Procesora
o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania danych osobowych przez Dalszego Procesora,
o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych, skierowanej do Dalszego Procesora, o wszelkich
kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Dalszego Procesora, w szczególności prowadzonych przez organ nadzoru, a także
o wszelkich skargach osób, których dane dotyczą związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych;
2.1.14 przechowywać Dane osobowe tylko tak długo, jak to określił Administrator,
a także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować,
Strona | 57 z 71
ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane osobowe zgodnie z wytycznymi Administratora, Procesora i Umową główną.
3. ŚRODKI ORGANIZACYJNE I TECHNICZNE
Umowy. Wykaz minimalnych środków, które zobowiązany jest wdrożyć Dalszy Procesor został określony w Załączniku C.
3.2 Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa, o którym mowa w pkt. 3.1 jest odpowiedni, Dalszy Procesor jest zobowiązany uwzględnić ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do
danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
3.3 Dalszy Procesor powinien również wdrożyć – zarówno przy określaniu sposobów przetwarzania, jak i w czasie samego przetwarzania – odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zaprojektowane w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych określonych w RODO oraz w celu ochrony praw osób, których dane dotyczą (zasada ochrony danych osobowych w fazie projektowania określona w art. 25 ust. 1 RODO),
a także odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego
celu przetwarzania określonego w Załączniku A (zasada domyślnej ochrony danych określona w art. 25 ust. 2 RODO).
3.4 Wdrażając środki organizacyjne i techniczne, o których mowa powyżej, Dalszy Procesor:
3.4.1 przestrzega wytycznych Administratora, Procesora w zakresie sposobu zabezpieczenia procesów przetwarzania danych osobowych zgodnie z
przepisami obowiązującego prawa, o których mowa w pkt. 0 oraz Błąd! Nie m ożna odnaleźć źródła odwołania.;
3.4.2 powinien uwzględnić stan wiedzy technicznej oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe będzie przetwarzał na podstawie Umowy.
3.5 W przypadku stwierdzenia, że stosowane środki mogą być nieadekwatne do
rozpoznanych zagrożeń, Dalszy Procesor informuje o tym Procesora i w porozumieniu
Strona | 58 z 71
z Procesorem dostosowuje odpowiednio zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych, po uzgodnieniu przez Stron zakresu, sposobu i terminu takich działań oraz rozliczenia związanych z nimi kosztów.
3.6 W przypadku stwierdzenia przez Administratora, Procesora lub Dalszego Procesora
konieczności zastosowania dodatkowych środków zabezpieczających, Strony uzgodnią zakres, sposób i termin ich wdrożenia oraz rozliczenie kosztów wdrożenia.
4. PODPOWIERZENIE
4.1 Administrator wyraża zgodę na dalsze powierzenie przez Dalszego Procesora
przetwarzania Danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym wskazanym
w Załączniku B do Umowy w zakresie oraz celu zgodnym z Umową. Dalszy Procesor jest zobowiązany do informowania o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia dalszych podmiotów przetwarzających. Administrator może sprzeciwić się dalszemu powierzeniu przez Procesora danych osobowych, w terminie 7 Dni
Roboczych od otrzymania informacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. W przypadku wyrażenia sprzeciwu przez Administratora, Dalszy Procesor nie jest uprawniony do powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotowi
przetwarzającemu, którego dotyczy sprzeciw.
4.2 Dalszy Procesor zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz przepisów obowiązującego prawa z zakresu ochrony danych
osobowych, wskazanych w pkt. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania., a także z apewniało ochronę praw osób, których dane dotyczą.
wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.
względem dalszego podmiotu przetwarzającego (w tym możliwość przeprowadzania audytów, o których mowa w rozdziale 6 Umowy). Dalszy Procesor jest zobowiązany
Strona | 59 z 71
poinformować dalszy podmiot przetwarzający, że informacje, w tym dane osobowe, na temat tego podmiotu przetwarzającego mogą być udostępnione Administratorowi lub Procesorowi w celu wykonania przez niego uprawnień, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.
4.5 Dalszy Procesor jest w pełni odpowiedzialny przed Administratorem i Procesorem za spełnienie obowiązków wynikających z umowy powierzenia zawartej pomiędzy Dalszym Procesorem a dalszym podmiotem przetwarzającym. Jeżeli dalszy podmiot
przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tego
dalszego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Dalszym Procesorze.
5. TRANSFER DANYCH OSOBOWYCH
5.1 Dalszy Procesor nie może przekazywać (transferować) Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, chyba że
Administrator udzieli mu uprzedniej, pisemnej pod rygorem bezskuteczności, zgody zezwalającej na taki transfer.
5.2 Jeśli Administrator udzieli Dalszemu Procesorowi uprzedniej zgody na przekazanie Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Dalszy Procesor może dokonać transferu tych danych osobowych tylko wtedy, gdy:
5.2.1 państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej; lub
5.2.2 Administrator i Dalszy Procesor lub dalszy podmiot przetwarzający zawarli umowę w oparciu o standardowe klauzule umowne lub wdrożyli inny
mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych do państwa trzeciego.
6. AUDYT
6.1 Administrator lub Procesor (dalej każdy z nich zwany „podmiotem audytującym”) jest
w każdym momencie upoważniony do przeprowadzenia audytu zgodności przetwarzania
Strona | 60 z 71
danych osobowych przez Dalszego Procesora z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności podmiot audytujący może przeprowadzić weryfikację zgodności
i adekwatności środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających przetwarzanie danych osobowych wdrożonych przez Dalszego Procesora.
6.2 Podmiot audytujący poinformuje Dalszego Procesora co najmniej na 1 Dzień Roboczy przed planowaną datą audytu o zamiarze jego przeprowadzenia, chyba że z uwagi na
wysokie ryzyko zagrożenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, audyt powinien być przeprowadzony niezwłocznie. Jeżeli w ocenie Dalszego Procesora audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym terminie Dalszy Procesor powinien
poinformować o tym fakcie podmiot audytujący drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail Procesora wskazany w Załączniku A lub na adres
Administratora: ) wskazując uzasadnienie dla takiej oceny. W takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.
6.3 Dalszy Procesor ma obowiązek współpracować z podmiotem audytującym
i upoważnionymi przez niego audytorami, w szczególności zapewniać im dostęp do pomieszczeń i dokumentów obejmujących dane osobowe oraz informacje o sposobie przetwarzania danych osobowych, infrastruktury teleinformatycznej oraz systemów IT, a także do osób mających wiedzę na temat procesów przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Dalszego Procesora. Podmiot audytujący będzie prowadzić audyt
z poszanowaniem tajemnic przedsiębiorstwa Dalszego Procesora.
Dalszego Procesora. Dalszy Procesor zobowiązuje się w rozsądnym czasie, w terminie uzgodnionym z podmiotem audytującym, dostosować do zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. W przypadku gdy wdrożenie tych zaleceń będzie
wiązać się z dodatkowymi kosztami, Dalszy Procesor i podmiot audytujący wspólnie ustalą sposób ich ponoszenia przez Xxxxxx.
6.5 Podmiot audytujący ma także prawo żądać od Dalszego Procesora składania pisemnych wyjaśnień dotyczących realizacji Umowy. Dalszy Procesor zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych, na każde pytanie podmiotu audytującego dotyczące przetwarzania powierzonych mu na podstawie Umowy Danych osobowych.
Strona | 61 z 71
6.6 Dalszy Procesor jest zobowiązany zapewnić w umowie z dalszym podmiotem
przetwarzającym możliwość przeprowadzania przez Administratora lub Procesora audytu zgodności przetwarzania danych osobowych przez dalszy podmiot
przetwarzający z Umową na zasadach określonych w pkt. 6.1. – 6.4. powyżej.
6.7 Koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi Dalszy Procesor i podmiot
audytujący we własnym zakresie, przy czym Dalszy Procesor nie ma prawa do żądania zwrotu takich kosztów ani zapłaty jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia z tytułu poniesienia takich kosztów.
7. POUFNOŚĆ
7.1 Dalszy Procesor ma obowiązek ochrony informacji poufnych, niezależnie od formy ich przekazania i przetwarzania, rozumianych jako informacje takie jak:
7.1.1 powierzone dane osobowe, w tym szczególne kategorie danych osobowych (w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO);
7.1.2 informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Administratora lub Procesora (w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji);
7.1.3 informacje wymagające ochrony ze względu na ich znaczenie dla interesów Administratora lub Procesora, w tym wszelkie dane techniczne, finansowe
i handlowe, materiały i dokumenty lub inne informacje bez względu na fakt, czy są one utrwalone w formie pisemnej lub w jakikolwiek inny sposób, zapisane
w jakiejkolwiek formie i na jakimkolwiek nośniku, dotyczące Administratora lub Procesora, lub ich klientów, kontrahentów, dostawców, a także informacje
dotyczące usług, polityki cenowej, sprzedaży, wynagrodzeń pracowników, które Dalszy Procesor otrzymał w okresie obowiązywania Umowy, lub o których
dowiedział się, czy też do których miał dostęp lub będzie w ich posiadaniu, w związku z prowadzonymi rozmowami i negocjacjami, a które nie są powszechnie znane.
7.2 Dalszy Procesor w szczególności zapewnia, że:
7.2.1 wszelkie przekazane, udostępnione lub ujawnione mu przez Administratora lub Procesora informacje poufne będą chronione i zachowane w tajemnicy, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami Umowy;
Strona | 62 z 71
7.2.2 uzyskane informacje poufne zostaną użyte i wykorzystane wyłącznie w celu, w jakim zostały przekazane, udostępnione lub ujawnione;
7.2.3 posiadane informacje poufne nie zostaną przekazane lub ujawnione żadnej osobie trzeciej – bezpośrednio ani pośrednio (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Umowie) – bez uprzedniej zgody Procesora, wyrażonej w formie pisemnej;
7.2.4 będzie chronić na swój koszt informacje poufne poprzez dołożenie najwyższego poziomu staranności.
7.3 Dalszy Procesor zobowiązuje się nie kopiować, ani w inny sposób nie powielać dostarczonych przez Administratora lub Procesora informacji poufnych lub ich części,
z wyjątkiem przypadków, kiedy jest to konieczne w celu, dla jakiego zostały przekazane lub w innym celu ściśle związanym z przedmiotem współdziałania Stron. Wszelkie wykonane w takim przypadku kopie lub reprodukcje informacji poufnych, utrwalonych na jakichkolwiek nośnikach informacji, łącznie z nośnikami elektronicznymi, pozostają własnością, odpowiednio, Administratora lub Procesora i zostaną wydane, zniszczone
lub skutecznie usunięte z nośników informacji na jego żądanie.
7.4 Informacje poufne mogą zostać przekazane tylko upoważnionym pracownikom Dalszego Procesora, osobom zatrudnionym przez Dalszego Procesora na podstawie umów
cywilnoprawnych, podwykonawcom Dalszego Procesora, którzy z uwagi na zakres swych obowiązków, bądź zadania im powierzone będą zaangażowani w wykonanie Umowy na rzecz Procesora, i którzy zostaną wcześniej wyraźnie poinformowani o charakterze
informacji poufnych oraz o zobowiązaniach Dalszego Procesora do zachowania ich
w tajemnicy wynikających z Umowy oraz zobowiążą się do przestrzegania zasad ochrony informacji poufnych, w tym procedur bezpieczeństwa wynikających z obowiązujących
przepisów prawa i Umowy głównej. Procesor upoważnia Dalszego Procesora do
udzielania dalszych upoważnień do przetwarzania informacji poufnych. Dalszy Procesor ponosi całkowitą odpowiedzialność za działania i zaniechania ww. osób.
7.5 Dalszy Procesor będzie zwolniony z obowiązku zachowania w tajemnicy informacji poufnych w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia informacji poufnych wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, bądź też prawomocnego orzeczenia lub decyzji uprawnionego sądu lub organu. O każdorazowym powzięciu informacji o takim obowiązku Dalszy Procesor jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 24
Strona | 63 z 71
godzin od dowiedzenia się o nim, powiadomić Procesora. W takim przypadku Dalszy Procesor obowiązany jest do:
7.5.1 ujawnienia tylko takiej części informacji poufnych, jaka jest wymagana przez prawo;
7.5.2 podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zapewnienia, iż ujawnione
informacje poufne będą traktowane w sposób poufny i wykorzystywane tylko w zakresie uzasadnionym celem ujawnienia.
7.6 Zobowiązanie do zachowania poufności nie wygasa po zakończeniu Umowy i jest nieograniczone w czasie. W przypadku gdyby powyższe zastrzeżenie okazało się
nieważne lub bezskuteczne, zobowiązanie do zachowania poufności trwa przez okres 10 lat od dnia wygaśnięcia Umowy głównej, niezależnie od przyczyny.
8. ZGŁASZANIE NARUSZEŃ
8.1 Dalszy Procesor jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących
wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażaniu właściwych środków naprawczych.
xxxxxxxxxx, zgłasza je Procesorowi. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej informacje o:
8.2.1 dacie, czasie trwania oraz lokalizacji naruszenia ochrony danych osobowych;
8.2.2 charakterze i skali naruszenia, tj. w szczególności o kategoriach i przybliżonej
liczbie osób, których dane dotyczą, oraz kategoriach i przybliżonej liczbie wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;
8.2.3 systemie informatycznym, w którym wystąpiło naruszenie (jeżeli naruszenie nastąpiło w związku z przetwarzaniem danych w systemie informatycznym);
8.2.4 przewidywanym czasie potrzebnym do naprawienia szkody spowodowanej naruszeniem;
8.2.5 charakterze i zakresie danych osobowych objętych naruszeniem;
8.2.6 kategoriach osób, których dotyczą dane osobowe objęte naruszeniem, a w razie możliwości także wskazania podmiotów danych, których dotyczyło naruszenie;
Strona | 64 z 71
8.2.7 możliwych konsekwencjach naruszenia, z uwzględnieniem konsekwencji dla osób, których dane dotyczą;
8.2.8 środkach podjętych w celu zminimalizowania konsekwencji naruszenia oraz proponowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych;
8.2.9 danych kontaktowych osoby mogącej udzielić dalszych informacji o naruszeniu.
8.3 Jeżeli Dalszy Procesor nie jest w stanie w tym samym czasie przekazać Procesorowi
wszystkich informacji, o których mowa powyżej, powinien je udzielać sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.
8.4 Dalszy Procesor bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.
8.5 Dalszy Procesor jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony powierzonych mu danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych. Dalszy Procesor jest zobowiązany na każde żądanie Procesora niezwłocznie udostępnić mu dokumentację,
o której mowa w zdaniu poprzednim.
8.6 Dalszy Procesor nie będzie bez wyraźnej instrukcji Procesora lub Administratora powiadamiał o naruszeniu:
8.6.1 osób, których dane dotyczą; ani
8.6.2 organu nadzorczego.
9. CZAS TRWANIA UMOWY ORAZ ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI
9.1 Umowa zostaje zawarta na czas określony i przestaje obowiązywać wraz z zakończeniem obowiązywania Umowy głównej.
9.2 Procesor uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zaistnienia ważnych powodów, w tym także w razie naruszenia przez Dalszego Procesora lub dalszy podmiot przetwarzający przepisów RODO, innych obowiązujących przepisów prawa lub Umowy, a w szczególności, gdy:
9.2.1 organ nadzoru nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych osobowych stwierdzi, że Dalszy Procesor lub dalszy podmiot przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych,
Strona | 65 z 71
9.2.2 prawomocne orzeczenie sądu powszechnego wykaże, że Dalszy Procesor nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych;
9.2.3 podmiot audytujący, w wyniku przeprowadzenia audytu, o którym mowa w rozdziale 6 Umowy stwierdzi, że Dalszy Procesor nie przestrzega zasad
przetwarzania danych osobowych wynikających z Umowy lub obowiązujących
9.3 Naruszenie przez Dalszego Procesora postanowień Umowy, RODO lub innych obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych stanowi podstawę do wypowiedzenia Umowy głównej.
9.4 W dniu zakończenia obowiązywania Umowy Dalszy Procesor powinien zgodnie
z dyspozycją Procesora zwrócić lub zniszczyć, w sposób odrębnie ustalony z Procesorem, wszelkie Dane osobowe i ich kopie, chyba że właściwe przepisy prawa krajowego lub
unijnego nakazują przechowywanie tych Danych osobowych.
9.5 Na prośbę Procesora Dalszy Procesor przesyła pisemne potwierdzenie zniszczenia Danych osobowych w terminie przez niego wskazanym.
9.6 W przypadku ograniczenia zakresu powierzenia przetwarzania przez Administratora, w trybie określonym w Umowie, postanowienia o rozwiązaniu Umowy stosuje się odpowiednio do danych, które wskutek ograniczenia zakresu nie mogą już być przetwarzane przez Dalszego Procesora.
9.7 W przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych osobowych Dalszy Procesor zobowiązuje się do zawarcia w umowach z dalszymi podmiotami przetwarzającymi postanowień, zgodnie z którymi umowy dalszego przetwarzania danych będą ulegały automatycznemu rozwiązaniu w razie zakończenia obowiązywania Umowy.
9.8 Dalszy Procesor odpowiada za szkody, jakie powstaną u Administratora, Procesora, osób, których dane dotyczą lub innych osób trzecich w wyniku niezgodnego z Umową lub przepisami prawa przetwarzania przez Dalszego Procesora Danych osobowych,
a w szczególności w związku z udostępnianiem Danych osobowych osobom nieupoważnionym.
9.9 Z zastrzeżeniem poniższych punktów, Dalszy Procesor ponosi względem Procesora odpowiedzialność na zasadach ogólnych. Procesor jest uprawniony do naliczenia Dalszemu Procesorowi następujących kar umownych:
Strona | 66 z 71
9.9.1 Z tytułu opóźnienia w zgłoszeniu naruszenia w terminie określonym w pkt 8.2, w wysokości 0,01% wartości całkowitego Wynagrodzenia brutto określonego w Umowie głównej za każdą godzinę opóźnienia;
9.9.2 Z tytułu naruszenia obowiązków w zakresie poufności, określonych w rozdziale 7 Umowy, w wysokości 1% całkowitej wartości Wynagrodzenia brutto
określonego w Umowie głównej za każdy przypadek naruszenia;
9.9.3 Z tytułu niezastosowania któregokolwiek z zabezpieczeń wymienionych
w Załączniku C do Umowy, w wysokości 1% całkowitej wartości Wynagrodzenia brutto określonego w Umowie głównej za każdy stwierdzony przypadek;
9.9.4 Z tytułu naruszenia obowiązku uzyskania zgody na dalsze powierzenie przetwarzania Danych osobowych - w wysokości 0,01% całkowitej wartości Wynagrodzenia brutto określonego w Umowie głównej za każdy stwierdzony przypadek;
9.9.5 Z tytułu zawarcia umowy powierzenia pomimo zgłoszonego sprzeciwu –
w wysokości 0,01% całkowitej wartości Wynagrodzenia brutto określonego w Umowie głównej za każdy stwierdzony przypadek;
9.9.6 Z tytułu niezawarcia w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym postanowień, o których mowa w pkt 4.3, 4.4 lub 4.6 – w wysokości 0,01%
całkowitej wartości Wynagrodzenia brutto określonego w Umowie głównej za każdy stwierdzony przypadek;
9.9.7 Z tytułu uniemożliwienia Administratorowi lub Procesorowi przeprowadzenia audytu, zgodnie z rozdziałem 6 Umowy, w wysokości [xxx] zł za każdy przypadek;
9.9.8 Z tytułu opóźnienia we wdrożeniu zaleceń pokontrolnych, o których mowa w pkt 6.4, w stosunku do terminu uzgodnionego przez Strony, w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za każdy dzień opóźnienia;
9.9.9 Z tytułu naruszenia obowiązku uzyskania zgody na transfer danych poza obszar EOG, w wysokości 0,1% całkowitej wartości Wynagrodzenia brutto określonego w Umowie głównej za każdy stwierdzony przypadek;
9.10 Naliczenie kary umownej nie wyłącza odpowiedzialności Dalszego Procesora w pełnej wysokości jeżeli wyrządzona szkoda przekracza wartość kary umownej.
10. ADRESY STRON I DANE OSÓB
Strona | 67 z 71
10.1 Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana na adresy Stron wskazane w Załączniku A.
10.2 Dalszego Procesora w kontaktach z Procesorem oraz Procesora w kontaktach z Dalszym Procesorem w zakresie ustaleń Umowy reprezentować będą osoby wskazane
w Załączniku A. Zmiana adresów i danych tych osób nie stanowi zmiany Umowy. O
każdej zmianie powyższych danych Strony powiadomią się na piśmie, za potwierdzeniem odbioru lub drogą elektroniczną. Osoby wskazane w Załączniku A nie są uprawnione do zmiany Umowy, jej wypowiedzenia lub rozwiązania, chyba że co innego wynika z treści okazanego przez nie pełnomocnictwa.
11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
11.1 Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej Strony.
11.2 Zmiany Umowy są możliwe wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności, z zastrzeżeniem sytuacji, w których Umowa wprost przewiduje inną formę dokonywania zmian.
11.3 Dalszy Procesor nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej zgody Procesora wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności.
11.4 Wszelkie spory w związku z Umową zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego miejscowo właściwego zgodnie z Umową główną.
11.5 Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część. Lista Załączników jest następująca:
11.5.1 Załącznik A – Zakres powierzenia danych osobowych;
11.5.2 Załącznik B – Lista dalszych podmiotów przetwarzających;
11.5.3 Załącznik C – Wykaz minimalnych środków technicznych i organizacyjnych, które zobowiązany jest wdrożyć Dalszy Procesor.
PODPISY:
Procesor Dalszy Procesor
Strona | 68 z 71
ZAŁĄCZNIK A
ZAKRES POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ DANE KONTAKTOWE STRON
1) Charakter oraz cele przetwarzania: (…)
2) Kategorie osób, których dane dotyczą: (…)
3) Rodzaj danych osobowych: (…)
4) Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: (…)
5) Dane kontaktowe stron:
a. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana do Procesora na następujące dane kontaktowe: adres [xxx], tel. [xxx], email [xxx];
b. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana do Dalszego Procesora na następujące dane kontaktowe: adres [xxx], tel. [xxx], email [xxx].
6) Dane przedstawicieli Stron:
a. Dalszego Procesora w kontaktach z Procesorem w zakresie ustaleń Umowy reprezentować będą następujące osoby: [xxx];
b. Procesora w kontaktach z Dalszym Procesorem w zakresie ustaleń Umowy reprezentować będą następujące osoby: [xxx].
Strona | 69 z 71
ZAŁĄCZNIK B
WYKAZ DALSZYCH PODMIOTÓW PRZETWARZAJĄCYCH
Lp. | Nazwa podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie | Dane kontaktowe, dane XXX | Xxxxxx i cel powierzonego przetwarzania |
Strona | 70 z 71
ZAŁĄCZNIK C
WYKAZ MINIMALNYCH ŚRODKÓW TECHNICZNYCH
I ORGANIZACYJNYCH, KTÓRE ZOBOWIĄZANY JEST WDROŻYĆ DALSZY PROCESOR 4
W celu zapewnienia odpowiedniego stopnia zabezpieczenia powierzonych danych Dalszy Procesor jest zobowiązany wdrożyć co najmniej następujące środki techniczne i organizacyjne:
1) zastosować następujące techniki pseudonimizacji: [xxx]
2) zastosować następujące metody szyfrowania danych osobowych: [xxx]
3) zapewnić możliwość ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów służących do przetwarzania danych osobowych oraz usług przetwarzania;
4) zapewnić możliwość szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
5) dokonywać regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków
technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych;
6) [xxx]
4 Uwaga: zaproponowane środki mają jedynie charakter przykładowy. Każdorazowo powinny one zostać określone z uwzględnieniem założeń i specyfiki konkretnego projektu oraz wyników prac audytu przeprowadzanego w ramach wdrażania wymagań RODO. Część propozycji dotyczy przetwarzania danych w systemach informatycznych (nie znajdą one zatem zastosowania, gdy dalszy procesor nie będzie wykorzystywał takich systemów do przetwarzania powierzonych danych).
Strona | 71 z 71