REGULAMIN TARGÓW
REGULAMIN TARGÓW
Targi Książki i Mediów VIVELO 2023,18-21 maja 2023 roku na PGE Narodowy
1. Postanowienia ogólne
1.1 Niniejszy Regulamin wraz z Zgłoszeniem - Umową stanowi umowę udziału w Targach.
1.2 Terminom lub zwrotom użytym w niniejszym Regulaminie nadano następujące znaczenie:
1.2.1 TIME SA – TIME S.A. ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000295857, NIP: 000-00-00-000, REGON: 010750727, kapitał zakładowy (opłacony w całości) 19366667,00 złotych, organizator Targów Książki i Mediów VIVELO 2023 na PGE Narodowym w Warszawie.
1.2.2 Zgłoszenie–Umowa – umowazawierana przezosobęfizyczną, jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, tj. osobowa spółka prawa handlowego lub osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą w celu wynajęcia określonej powierzchni na Targach w ramachdziałania Panelu Wystawcy.
1.2.3 Targi – Targi Książki i Mediów VIVELO 2023 na PGE Narodowym – wydarzenie organizowane przez TIME SAwdniach 18-21 maja 2023 roku.
1.2.4 Regulamin – niniejszy Regulamin Targów.
1.2.5 Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów – dokument będący uzupełnieniem do Regulaminu, precyzujący daty, terminy, szczegółowe zasady udziału Wystawcy w Targach.
1.2.6 Załącznik nr 2 do Regulaminu Targów – Przepisy Techniczne dla Wystawców.
1.2.7 Wystawca – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, tj. osobowa spółka prawa handlowego lub osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą, wynajmująca określoną powierzchnię na Targach.
1.2.8 Współwystawca – podmiot, który za wiedzą izgodą Wystawcy oraz po rejestracji swojej obecności u organizatora Targów współużytkuje z Wystawcą stoisko targowe orazprezentuje własne towarylub usługi.
1.2.9 Panel Wystawcy – platforma elektroniczna służąca kompleksowej obsłudze zamówień Wystawcy, kompletowaniu danych odnośnie zamawianych usług, wyposażenia oraz fakturowaniu zamówień składanych przez Wystawcę.
1.2.10 Teren Targowy – teren PGE NARODOWY w obszarze, którego Wystawcy zajmują swoje stoiska wystawiennicze oraz Sceny.
1.2.11 Scena - miejsce zorganizowane do spotkań.
1.2.12 Objęcie Stoiska Targowego – fizyczne zgłoszenie się przedstawicieli Wystawcy na Targach, odbiór pakietu Wystawcy (w szczególności identyfikatorów targowych).
1.2.13 PMT – Project Manager Targów – pracownik Targów odpowiedzialny za dane Targi, wskazany w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów, oraz jako osobaupoważnionado rozmów związanychzuczestnictwem w Targach ze strony Organizatora. wskazana w Zgłoszeniu – Umowie.
1.2.14 Termin Rozpoczęcia Targów – data wskazana w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów - dzień, miesiąc, rokigodzina rozpoczęcia pierwszego dnia Targów.
1.2.15 Termin Zakończenia Targów – data wskazana w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów - dzień, miesiąc, rok i godzina zakończenia ostatniego dnia Targów.
1.2.16 Dzień Montażowy – wskazanyprzez Targi w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów dni i godziny, podczas których Wystawca uprawniony jest do wykonania zabudowy stoiska targowego.
1.2.17 Dzień Demontażu – wskazany przez Targi w Załączniknr 1 do Regulaminu Targów - dni i godziny, podczas których Wystawca zobowiązany jest zlikwidować swoje stoisko.
1.2.18 Opłata Infrastrukturalna – uiszczana przez Wystawcę dodatkowa, obligatoryjna Opłata z tytułu zamówienia powierzchni wystawienniczej. Opłata Infrastrukturalna zawiera: utylizację zmieszanych odpadów komunalnych, sprzątanie ciągów komunikacyjnych (w tym: opróżnianie koszy na śmieci, wytarcie twardych powierzchni podłóg), trasowanie zamówionej powierzchni wystawienniczej, weryfikację projektu technicznego stoiska, nadzór BHP oraz ppoż., doprowadzenie energii elektrycznej w trakcie montażu i demontażu stoiska, identyfikatory montażowe. Wartość Opłaty podana jest w Zgłoszeniu-Umowie.
1.2.19 Opłaty – wszystkie opłaty związane zuczestnictwem w Targach (w tym dotyczące okresu przygotowania, przebiegu oraz likwidacji Targów), do których uiszczenia zobowiązany jest Wystawca, w szczególności Opłata Infrastrukturalna. Wysokość Opłat określa Zgłoszenie - Umowa.
1.2.20 Eksponaty – przedmioty stanowiącelub przedstawiająceprodukty, towary lubusługi oferowane lub prezentowane przez Wystawcę podczas Targów.
1.2.21 Uczestnik – każda osoba znajdująca się na Terenie Targowym.
1.2.22 Uczestnik Małoletni – Uczestnik w wieku poniżej 13 lat znajdujący się na Terenie Targowym.
1.2.23 Kontrahent - Osoba upoważniona do rozmów związanych z uczestnictwem w Targach
ze strony Wystawcy wskazana w Zgłoszeniu – Umowie.
2. Warunki udziału wTargach
2.1 Do zawarcia Zgłoszenia – Umowy uczestnictwa w Targach między TIME SA a Wystawcą dochodzi po wysłaniu przez Wystawcę uzupełnionego Zgłoszenia – Umowy i potwierdzeniu jej warunków przez TIME SA za pośrednictwem Panelu Wystawcy.
2.2 Potwierdzenie, o którym mowa w pkt powyżej następuje poprzez zmianę przez TIME SA statusu zamówienia w Zgłoszeniu – Umowie w Panelu Wystawcy na status „przyjęte do realizacji”, w terminie określonym w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów.
2.3 Zamówienie powierzchni wystawowej, wyposażenia stoiska oraz wszelkieinne zamówienia usług dodatkowych oferowanych przez TIME SA w związku z organizowanymi Targami muszą być złożone w Zgłoszeniu – Umowie w terminach określonych w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów i są wiążące z chwilą potwierdzenia ich realizacji przez TIME SA. Jedynie zamówienia składane po rozpoczęciu montażu stoisk mogą być składane w recepcji targowej i są realizowane tylko w miarę możliwości, po uprzednim ich opłaceniu.
2.4 Niezależnie odinnych postanowień Regulaminu Wystawca może utracić prawo do udziału w Targach z chwilą:
a) niezapłacenia jakiejkolwiek z Opłat w terminach wskazanych w niniejszym
Regulaminie pkt 3;
b) nieprzestrzegania postanowień Regulaminu i/lub Załączników;
c) niezaakceptowanie projektu zabudowy własnej przez Xxxxx.
W powyższych przypadkach TIME SA złoży Wystawcy oświadczenie o rozwiązaniu Zgłoszenia - Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
2.5 W przypadku rozwiązania Zgłoszenia - Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia TIME SA ma prawo domagać się od Wystawcy zapłaty z tytułu nieuiszczonych przez Wystawcę Opłat wynikających ze Zgłoszenia – Umowy, ustalonych na moment składania przez TIME SA oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia i/lub odszkodowania, a Wystawcy nie przysługuje zwrot wpłaconych wcześniej Opłat.
2.6 TIMESAmoże odmówićzawarcia Zgłoszenia - Umowybezpodania przyczyn. W takim wypadku TIME SA drogą mailową powiadamia Kontrahenta o odmowie zawarcia
Zgłoszenia - Umowy w terminie wskazanym w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów
na adres mailowy Kontrahenta.
3. Warunki i terminy płatności
3.1 Wysokość Opłat za udział w Targach określa Zgłoszenie– Umowa.
3.2 Cena netto jest ceną gwarantowaną, natomiast cena brutto jest ustalana przez dodanie podatku VAT w obowiązującej stawce.
3.3 Wystawca jest zobowiązany wnieść Opłaty w pełnej wysokości w terminie do dwóch tygodni od potwierdzenia udziału w Targach jednak nie później niż do dnia 28.04.2023 r. nanrrachunku Bank Pekao SA 2512406292111100108968 0398.
3.4 Istnieje możliwość regulowania należności w ratach, według zasad:
a) 45% należności brutto wynikająca ze Zgłoszenia - Umowa wpłacone jako zaliczka dodwóchtygodniodzgłoszeniaudziałuwTargach,jednakniepóźniej niż do dnia 28.04.2023 r.;
b) 55%, czyli pozostała część całkowitej należności brutto wynikająca ze
Zgłoszenia - Umowa, płatne najpóźniej do dnia 28.04.2023 r.
3.5 Warunkiem Objęcia Stoiska Targowego jest terminowe dokonanie Opłat oraz udokumentowanie dokonania wszystkich Opłat nakażdorazowe zapytanie TIME SA.
3.6 Wszystkiekosztyprzelewów bankowychiróżnic kursowychpokrywa Wystawca.
3.7 TIME SAwystawifakturytytułem usługtargowych bez podatku odtowarówiusług (VAT)z tytułuOpłatkontrahentomzagranicznym,podwarunkiem, żeichodbiorcą niejestfirma mającasiedzibęlubstałemiejsceprowadzeniadziałalnościwPolsce. Warunkiem wystawienia faktury bez podatku od towarów i usług (VAT) kontrahentom zagranicznymjestpodanieEUVATIDwZgłoszeniu-Umowie,aw przypadku kontrahenta spoza UE – dostarczenie TIME SA dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalnościgospodarczejwdanym kraju.
3.8 Wszystkie zaliczki oraz Opłaty Wystawcy, które uznane zostaną na rachunku bankowym TIMESA wostatnim dniu roboczym danego miesiąca, zafakturowane zostaną najwcześniejwpierwszym dniuroboczymmiesiącanastępnego.
3.9 W przypadku, gdy faktury zaliczkowe dokumentujące dokonaneprzedpłaty obejmują całą zapłatę za wykonane usługi, TIME SA wystawi fakturę końcową (rozliczeniową) po wykonaniuusługitylkonażyczenieWystawcy,podwarunkiem, że życzenie takie wpłynie do TIME SA w czasie umożliwiającym wystawienie faktury w ustawowym terminie (do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonanousługę).
4. Odstąpienie i rezygnacja z udziału w Targach
4.1 W przypadku złożenia TIMESA oświadczenia Wystawcy orezygnacjizudziału w Targach w terminie wskazanym w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów zwrotowi podlegają wszystkie wpłacone przez Wystawcę kwoty, pomniejszone o wartość 20% od ostatecznej kwoty
Zamówienia - Umowy - na poczet poniesionych kosztów organizacyjnych. Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Targach będą realizowane w terminie do 30 dni od Terminu Zakończenia Targów.
4.2 W przypadku złożenia TIMESA oświadczenia Wystawcy orezygnacjizudziału w Targach po terminie wskazanym w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów lub nieobjęcia stoiska przez Wystawcę, Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia kary umownej równej 100 % pełnej kwoty, wynikającej ze złożonych zamówień w Zgłoszeniu - Umowie. Kara umowna, o której mowa w zdaniu poprzedzającym winnabyć uiszczona wterminie 7 dnioddaty wezwaniaskierowanego przez TIME SA do Wystawcy, z zastrzeżeniem, że wszelkie kwoty wpłacone tytułem zaliczek lub zadatków zaliczone zostaną na poczet kary umownej.
4.3 Oświadczenie o rezygnacji z udziału w Targach Wystawca jest obowiązany złożyć pisemnie podrygoremnieważności.Przyczymozakwalifikowaniurezygnacjijako wynikającej z pkt 4.1 lub 4.2 Regulaminu decyduje data stempla pocztowego (w przypadku dostarczenia rezygnacji drogą pocztową) lub data potwierdzenia złożenia oświadczenia w siedzibie TIME SA.
5. Projekt i zabudowa powierzchni wystawowej, stoisko
5.1 Powierzchnia zabudowana
5.1.1 W przypadku zamówienia przez Wystawcę powierzchni zabudowanej Targi zapewniają wykonanie stoiska w systemie modułowym z wyposażeniem opisanym w Zgłoszeniu – Umowie.
5.1.2 Wszelkie zmiany w wyposażeniu stoiska oraz w zamówionych mediach zgłoszone przez Wystawcę po terminie wskazanym w Zgłoszeniu – Umowie będą realizowane w miarę możliwości. Wystawca zrzeka się wszelkich ewentualnych roszczeń względem TIME SA, jeżeli Targi nie mogą zrealizować zmian zgłoszonych po wskazanym terminie.
5.1.3 Zabrania się umieszczania na ścianach stoiska Eksponatów lub materiałów reklamowych za pomocą techniki, która powoduje lub może spowodować trwałe uszkodzenie ścian stoiska. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia TIME SA obciążą Wystawcę dodatkowymi kosztami związanymi z usunięciem spowodowanych uszkodzeń.
5.1.4 TIME SA zastrzega wyłączne prawo do zagospodarowania zewnętrznych powierzchni ścian stoiska.
5.2 Powierzchnia niezabudowana
5.2.1 Wystawca zamawiający powierzchnię niezabudowaną i zlecający wykonanie stoiska podmiotowi innemu niż wskazany przez TIME SA jest zobowiązany
zapoznać się z przepisami technicznymi, przeciwpożarowymi i BHP dla wykonawców zabudowy określonymi w Załącznik nr 2 do Regulaminu Targów oraz podać nie później niż dodnia 1 marca 2023 roku gotowego projektu
zabudowy / aranżacji przestrzeni, do akceptacji TIME SA. Projekt powinien przedstawiać zabudowę w 2 rzutach zokreśleniem jej wysokości, mieć formę czytelną i zawierać niezbędny opis. Przedłożony projekt powinien obejmować przyznaną powierzchnię, być zgodny z prawem budowlanym oraz z innymi przepisami i normami obowiązującymi w Polsce, a także z regulaminem obiektu, wktórym odbywają się Targi. Przed przystąpieniem do wykonania zabudowy Wykonawca winien uzyskać akceptację projektu. W przypadku braku akceptacji projektu, o którym mowa wyżej, TIME SA może odmówić wstępu na Teren Targowy podmiotowi mającemu wykonać taką zabudowę, a Wystawca zrzeka się względem TIME SA wszelkich ewentualnych roszczeń z tego tytułu.
Oświadczenie TIME SA o odmowie wstępu na Teren Targowy zpowodów wskazanych powyżej stanowi jednocześnie rozwiązanie Zgłoszenia - Umowy uczestnictwa w Targach bez zachowania okresu wypowiedzenia. Naruszenie niniejszego punktu na skutek którego rozwiązane zostało Zgłoszenie – Umowa wywołuje skutki takie jak w przypadku rezygnacji Wystawcy, o której mowa w pkt 4.2 Regulaminu.
5.2.2 Wystawca zamawiający powierzchnię niezabudowaną zobligowany jest do uiszczenia obowiązkowej Opłaty Infrastrukturalnej wynikającej z zamówionejpowierzchniwwysokościwskazanejwZgłoszeniu–Umowie.
5.2.3 Wystawca zamawiający powierzchnię niezabudowaną i zlecający wykonanie stoiska podmiotowi innemu niż wskazany przez Targijest zobowiązany umieścić w widocznym miejscu numer swojego stoiska. W przypadku braku numeru TIME SA mogą wykonać tę usługę za dodatkową Opłatą zgodnie z cennikiem w Zgłoszeniu – Umowie.
5.2.4 Podmiot wykonujący zabudowę/aranżację stoiska indywidualnego zobowiązany jest do posiadania majątkowych praw autorskich, ewentualnie licencji do projektów stoisk indywidualnych realizowanych na potrzeby Targów. TIME SA nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie praw własności intelektualnej przez podmiot wykonujący zabudowę/aranżację zamówionej w Zgłoszeniu – Umowie powierzchni wobec osób trzecich.
5.2.5 Przedstawiając TIMESA doakceptacjigotowyprojektzabudowy/aranżacji Wystawcaoświadcza,iżposiada prawa majątkoweautorskie, ewentualnie odpowiednie licencje do przesłanego projektu, oraz iż projekt ów nie narusza praw własności intelektualnej osób trzecich.
5.3 TIME SA zastrzegają sobie prawo zmiany przyznanej lokalizacji stoiska bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności z tego tytułu.
5.4 Wystawca jestzobowiązanydomontażuiaranżacji stoiska oraz jegodemontażu w terminachprzewidzianych w Załączniknr 1 doRegulaminu Targów.
5.5 Wystawca ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania własne i osób trzecich, z których korzysta w związku z uczestnictwem w Targach, w tym za przestrzeganie Regulaminu, wszystkich regulaminów wskazanych w Załączniku nr 2 do Regulaminu Targów, obowiązujących na Terenie Targowym oraz za szkody wyrządzone Targom lub osobom trzecim. W przypadku stwierdzenia naruszeń w powyższym zakresie TIME SA wezwie do zaniechania naruszeń, a jeżeli nie zostaną onezaniechane, TIMESA może rozwiązaćumowę z Wystawcą bezzachowania okresu wypowiedzenia.
5.6 Zabrania się wykonawcom zabudowy i Wystawcom naruszania struktury posadzek, ścian, stropów oraz wprowadzania jakichkolwiek trwałych zmian w Terenie Targowym.
W przypadku stwierdzenia uszkodzenia TIME SA obciąży Wystawcę dodatkowymi kosztami związanymi z usunięciem spowodowanych uszkodzeń.
5.7 Po zakończeniu montażu i demontażu stoiska Wystawca jest zobowiązany do usunięcia z Terenu Targowego wszelkich pozostałości (kartony, folie, deski, elementy stoisk itp.) na własny koszt. W przypadku pozostawienia nieuporządkowanejpowierzchniTIMESA zleciwykonaniepracporządkowychna koszt Wystawcy.
5.8 Przyłącza elektryczne mogą być wykonywane wyłącznie przez osoby upoważnione przez TIME SA, po wcześniejszym ichzamówieniu w Zgłoszeniu – Umowie.
5.9 Wszelkie instalacje elektryczne mogą być uruchomione dopiero po ich odbiorze i
dopuszczeniu do użytku przez uprawnionego pracownika wskazanego przez TIME SA.
5.10 Wszelkie zamówione media dostępne są na stoisku wyłącznie w godzinach udostępnienia Terenu Targowego dla Wystawców. Konieczność zapewnienia całodobowego dostępu do zamówionych mediów należy zgłosić w Zgłoszeniu – Umowie (Załącznik nr 3 do Zgłoszenie - Umowa).
5.11 Jakiekolwiek usterki w dostawie mediów należy niezwłocznie zgłaszać do wyznaczonego przedstawiciela TIME SA. Targi nie odpowiadają za szkody wynikające z nieprawidłowości, leżące po stronie Wystawcy lub spowodowane awarią dostawcy mediów. W przypadku, gdy usterka nie została niezwłocznie zgłoszona, Targi sąuprawnione doobciążenia Wystawcy kosztamijej usunięcia oraz kosztami naprawy powstałych szkód.
6. Współwystawcy
6.1 Wystawca ma obowiązek zgłoszenia Współwystawców. TIME SA zastrzega możliwość odmowyich uczestnictwa w Targachbezpodania przyczyny.
6.2 Współwystawca jest zobowiązany do przestrzegania Regulaminu i zapisów wymienionych w Załącznikach 1 i 2 do Regulaminu Targów, azajegodziałania Wystawca odpowiada jak za własne.
6.3 Współwystawcy przysługują prawa Wystawcy, pod warunkiem zgłoszenia go przez Wystawcę w Zgłoszeniu – Umowie (Załącznik nr 3 – UWAGI DODATKOWE) i opłacenia Stoiska przez Wystawcę.
6.4 Bez zgody TIME SA Wystawca nie jest uprawniony do oddawania powierzchni / stoiska lub jego części do używania innym podmiotom (Współwystawcom). W przypadku udostępnienia powierzchni podmiotom niezgłoszonym jako Współwystawcy, TIME SA ma prawo do obciążenia Wystawcy karą umowną odpowiadającą wartości „Stoisko 4 m2 (wykładzina szara) z wyposażeniem” wskazanymw Zgłoszeniu –Umowie (Załącznik nr1do Zgłoszenie Umowa).
7. Eksponaty
7.1 Eksponaty muszą być zlokalizowane wewnątrz stoiska, nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych. Pokazy Eksponatów nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się Uczestników ani naruszać ich spokoju.
7.2 TIME SA zastrzega sobie prawo odmowy zezwolenia na zainstalowanie lub umieszczenie Eksponatów bądź żądania zaprzestania prezentowania przez Wystawcę Eksponatów bez podania przyczyny i bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności z tegotytułu.
7.3 Umieszczenie na stoisku Eksponatów wymagających specjalnych zabezpieczeń lub
konieczności spełnienia specjalnych technicznych warunkówmoże sięodbyć tylko po uzyskaniu pisemnej zgody PMT.
7.4 Jeśli Eksponaty wymagają zapewnienia określonych warunków, Wystawca jest zobowiązany do uzyskania od PMT pisemnego potwierdzenia możliwości ich spełnienia.
7.5 Eksponaty powinny spełniać normy bezpieczeństwa, przepisy ppoż. oraz być oznaczone zgodnie z wymaganiami Państwowej Inspekcji Pracy, nie mogą naruszać prawi wolności osóbtrzecich, wszczególności nie mogązawieraćtreści mających charakter wulgarny, zniesławiający, obraźliwy, propagujących lub usprawiedliwiających wszelkie formy nietolerancji itp.
7.6 Za Eksponaty, w szczególności za wyrządzone przez nie szkody, ich niewłaściwe zabezpieczenie (także w czasie, kiedy pozostają one w pomieszczeniach wystawienniczych poichzamknięciu dlazwiedzających), atakżespełnianie przez nie wszelkich wymaganych przepisami prawa norm, jak i za posiadanie niezbędnych certyfikatów i atestów wyłączną odpowiedzialność ponosi Wystawca.
7.7 Wystawca zobowiązany jestdoposiadania prawautorskich, licencjiiinnych praw do
Eksponatów znajdujących się na stoisku wystawienniczym, a także używanych przez Wystawcę w związku z udziałem w Targach. TIME SA nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie przez Wystawców jakichkolwiek praw własności intelektualnej (wtymw szczególności wzoruprzemysłowego, wzoruużytkowego, znaku towarowego) ani praw autorskich osób trzecich.
8. Katalog, reklama, imprezy towarzyszące, pokazyiprezentacje
8.1 Wpis do katalogu targowego (wersja elektroniczna) należy dostarczyć poprzez
Zgłoszenie – Umowa (Załącznik nr 3 do Zgłoszenie Umowa), zgodnie ze wskazanymi tam wymaganiami, w określonym w Zgłoszeniu – Umowie (Załącznik nr 3 do Zgłoszenie Umowa) terminie. Targi zastrzegają, że materiały przesłane inną drogą, w innej formie i/lub po terminie określonym w Zgłoszenie – Umowa (Załącznik nr 3 do Zgłoszenie Umowa) mogą nie zostać uwzględnione w katalogu targowym.
8.2 Z momentem dostarczenia przez Wystawcę wpisu do katalogu targowego Wystawca oświadcza, że przysługują mu majątkowe prawa autorskie do materiałówi wyrażazgodęnanieodpłatnekorzystanieprzezTargi,bezograniczeń czasowych lub terytorialnych, z przekazanych materiałów związanych z wpisem, w szczególności logo, innych materiałów tekstowych, graficznych, fotograficznych lub filmowych, w materiałach informacyjnych, promocyjnych i reklamowych związanych z Targami w zakresie utrwalania dowolną techniką bez ograniczeń ilościowych na każdym nośniku, zwielokrotniania bez ograniczeń ilościowych, w każdej dowolnej technice, w tym drukarskiej, poprzez zapis elektroniczny na każdym nośniku, wprowadzania do pamięci komputera i sieci multimedialnych bez ograniczeń ilościowych, w tym przesyłania w ramach ww. sieci, rozpowszechniania, wtymwprowadzania do obrotu, nadawania za pomocą wizji, odtwarzania i wystawiania, publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp.
8.3 Wystawca zobowiązuje się do całkowitego zaspokojenia roszczeń osób trzecich w przypadku skierowania przez te osoby przeciwko TIME SA roszczeń z tytułu naruszenia praw własności intelektualnej w związku z korzystaniem przez TIME SA z materiałów, o których mowa w pkt 8.2 powyżej.
8.4 TIME SA nie ponosi odpowiedzialności za błędy redakcyjne i pominięcia w katalogu
targowym ani zajakość wydruku nadesłanych materiałów, niezgodnych zokreślonymidla nichwytycznymi wskazanymiwZgłoszeniu– Umowie.
8.5 Bez zgody zainteresowanych zabrania się fotografowania i filmowania cudzych
Eksponatów prezentowanych podczas Targów na stoiskach.
8.6 TIME SA zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk, a także dokumentowania przebiegu imprez, pokazów i prezentacji towarzyszących oraz do wykorzystania tych materiałów do własnych celów bez jakichkolwiek zobowiązań wobec Wystawców lub osób trzecich. Wystawca oświadcza, iż powyższe nie będzie naruszać jakichkolwiek praw intelektualnych osób trzecich, jak również, iż posiada obejmującą prawo do jej przeniesienia na TIME SA zgodę na rozpowszechnianie wizerunku przedstawicieli.
8.7 Wystawcy w imieniu własnym i przedstawicieli udziela TIME SA, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, nieodpłatnie zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku osób uczestniczących w Targach z ramienia Wystawcy. Wystawca zobowiązany jest naprawić każdą szkodę, jaką TIME SA poniesie w związku z jakimkolwiek roszczeniem skierowanym przeciwko TIME SA w wyniku złożenia przezWystawcęnieprawdziwego oświadczenia,októrymmowapowyżej.
8.8 TIMESA nie ponosiodpowiedzialności zanaruszenie praw Wystawców lubosób trzecich, wynikających zuzyskanej przez nich ochronyprawnej wynalazku, wzoru przemysłowego, praw autorskichitp.
8.9 Maksymalne, indywidualne nagłośnienie nie może być wyższe niż 55 dB. Zabronione jest kierowanie głośników w stronę sąsiednich stoisk.
8.10 Zamiar używaniamikrofonów bezprzewodowychnależy zgłosić PMT. TIMESA może nie zezwolić na wykorzystanie podanej częstotliwości.
8.11 Wprzypadkuodtwarzaniamuzykii/lubmateriałówaudiowizualnychWystawca jest zobowiązany do uregulowania wszelkich należności związanych z publicznym odtwarzaniem orazinnymiprawami,zgodniezobowiązującymiprzepisamiprawa.
8.12 Podczas Targów wszystkie prezentacje, działania reklamowe lub programy rozrywkowe Wystawcy mogą odbywać się za wcześniejszą zgodą PMT. Nie mogą one w żaden sposób przeszkadzać innym Wystawcom ani zakłócać ogólnego porządku Targów.Wszelka reklama poza stoiskiem może się odbywać jedynie w formach ustalonych z TIME SA oraz po uiszczeniu odpowiedniej Opłaty. Reklama umieszczona bez zgody TIME SA będzie usunięta na koszt i odpowiedzialność Wystawcy.
8.13 Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia TIME SA w terminie wskazanym w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów wykazu gości/ prelegentów danej imprezy towarzyszącej wydarzeń organizowanych przez Wystawcę.
8.14 TIME SA jest uprawniona do odmowy wyrażenia zgody na organizację wydarzenia przez Wystawcę oraz może w każdym czasie zobowiązać Wystawcę do jego odwołania, jeżeli uzna, że może ono w szczególności prowadzić do naruszenia prawa, zasad współżycia społecznego, dobrych obyczajów, naruszyć dobre imię TIME SA, któregokolwiek z Wystawców, gości lub sponsorów/partnerów Targów lub może w jakikolwiek sposób zagrażać przebiegowi Targów. Niezastosowanie się Wystawcy do takiej decyzji uprawnia TIME SA do podjęcia zgodnych z prawem środków prowadzących do uniemożliwienia odbycia wydarzenia, na koszt i ryzyko Wystawcy. Wystawca z tytułuskorzystaniaprzezTargizuprawnieńopisanychwzdaniachpoprzednich nie może dochodzić od Targów jakichkolwiek roszczeń.
8.15 Niezależnie od postanowień pkt. 8.7 i 8.14, TIME SA nie ponosi żadnej odpowiedzialności zaorganizację wydarzenia, wszczególności zajego przebieg i tematykę.
Pełną i wyłączną odpowiedzialność z powyższego tytułu oraz obowiązek zaspokojenia ewentualnych roszczeń z tym związanych (również zgłoszonych przez Targi)spoczywana Wystawcy-organizatorze wydarzenia.
9. Organizacja Targów i przepisy porządkowe
9.1 Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów budowlanych i ppoż. obowiązujących na Terenie Targowym oraz do przestrzegania przepisów szczegółowych obowiązujących w prowadzonej działalności gospodarczej oraz okazania – na życzenie TIME SA – odpowiednich zezwoleń, jeżeli takie są przewidziane wymogami prawa.
9.2 Wystawca ma obowiązek udostępnić komisji przeciwpożarowej wszelkie pomieszczenia na terenie swojego stoiska, celem sprawdzenia zabezpieczeń przeciwpożarowych.
9.3 Wystawca zobowiązany jest do Objęcia Stoiska Targowego, zagospodarowania i opuszczenia Terenu Targowego w czasie wyznaczonym przez TIME SA. W czasie Targów wymagana jest obecność przedstawiciela Wystawcy co najmniej pół godziny przed rozpoczęciem Targów oraz pół godziny po ich zakończeniu.
9.4 W sytuacjach umotywowanych zdarzeniami losowymi, za zgodą PMT, po uiszczeniu Opłaty w wysokości określonej w Załącznik nr 1 do Regulaminu Targów za każdą rozpoczętą godzinę przedłużenia Dnia Montażowego, dopuszcza się przedłużenie montażu ekspozycji.
9.5 W czasie trwania Targów Wystawca oraz jego przedstawiciele zobowiązani są do noszenia identyfikatora otrzymanego od TIME SA.
9.6 Wystawca bez odrębnej zgody TIME SA nie może wprowadzać na Teren Targowy osób niebędących obsługą stoiska.
9.7 W godzinach otwarcia Targów stoiska winny być dostępne dla zwiedzających. Okresowe zamknięcie stoiska wymaga zgody TIME SA.
9.8 Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i Terenu Targowego pustych, niepotrzebnych bądź niebędących częścią ekspozycji opakowań przed rozpoczęciem każdego dnia Targowego.
9.9 Sprzątanie stoiska przez Wystawcę w godzinach otwarcia stoiska nie może zakłócać przebiegu Targów i utrudniać zwiedzającym dostępu do stoisk.
9.10 Podłączane na stoisku Wystawcy urządzenia nie mogą przekraczać zamówionej przez niego mocy. W przypadku niestosowania się do tego zastrzeżenia Wystawca zostanie obciążony wszelkimi kosztami związanymi z naprawą uszkodzeń zasilania elektrycznego oraz zapłatą odszkodowania.
9.11 Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: D.U. z 2002 r. nr 147, poz. 1231).
10. Bezpieczeństwo –ubezpieczenie
10.1 TIME SA nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób ani uszkodzenia lub zniszczenia Eksponatów znajdujących sięna Terenach Targowych przed, w trakcie i po zakończeniu Targów.
10.2 TIME SA nie odpowiada za pojazdy ani inne ruchomości pozostawione na Terenie Targowym.
10.3 TIME SA nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą z włamaniem do pomieszczeń wystawienniczych lub miejsc składowych, za szkody wyrządzone z winy Wystawcy, za przerwę w dostawie mediów oraz za szkody spowodowane siłą wyższą jak x.xx. epidemie, strajki, katastrofy budowlane, zamieszki, pożar, zalanie oraz zjawiska pogodowe jak uderzenie pioruna, huragan, powódź, grad, deszcz.
10.4 Wystawca zobowiązany jest do ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w Targach, jak również do ubezpieczenia Eksponatów.
10.5 Zabrania się wnoszenia na Teren Targowy Eksponatów: broni, amunicji, materiałów wybuchowych i innych przedmiotów, których użycie może zagrażać bezpieczeństwuosób przebywającychnaterenietargowymimieniaznajdującego się na tymterenie.
10.6 Zabrania się uczestnictwa w Targach Wystawcom, ich przedstawicielom, pracownikom lub współpracownikom, podejrzanym o zakażenie bądź o chorobę zakaźną w rozumieniu ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.
10.7 Zabronione jestwprowadzanie (wnoszenie) nateren Targów zwierząt, a także rowerów, segway, deskorolek i podobnego sprzętu.
10.8 Na terenie Targów obowiązuje zakaz palenia papierosów na stoiskach wystawienniczych, salachkonferencyjnych iinnychobiektach, zwyjątkiemmiejsc wydzielonych i specjalnie oznaczonych.
10.9 Na terenie Targów zabronione jest prowadzenie działań agitacyjnych, aukcji i zbiórek pieniężnych bez pisemnej zgody Targów. Zabronione jest podejmowanie działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
10.10 Zabronione jest pozostawianie bez opieki wszelkich przedmiotów, w tym bagażu lub innego mienia. Przedmioty pozostawione bez opieki poza stoiskiem lub inną ekspozycją na terenie Targów, w czasie montażu, trwania targów i demontażu, mogą ze względów bezpieczeństwa zostać przez TIME SA albo specjalistyczne służby usunięte lub zniszczone na koszt Wystawcy / innej osoby pozostawiającej przedmioty, chyba, że nie uda sięustalić dokogo należały. Targi nie ponoszą z tego tytułu odpowiedzialności. Jeżeli w związku z pozostawionymi bez opieki przedmiotami konieczna będzie ewakuacja osób z Terenu Targowego, to kosztami tej ewakuacji zostaną obciążone osoby, które pozostawiły te przedmioty.
11. Demontaż stoiska
11.1 Niedozwolone jest demontowanie stoiska i usuwanie Eksponatów przed terminem zakończenia Targów wskazanym w Załączniku nr 1 do Regulaminu Targów.
11.2 Wystawca zobowiązany jest do demontażu ekspozycji, usunięcia Eksponaty oraz przywrócenia zajmowanej powierzchni wystawienniczej do pierwotnego stanu w terminie wskazanym przez TIME SA w Załączniku nr 1 do Regulaminu Targów. W przypadku pozostawienia nieuporządkowanej powierzchni TIME SA zlecą wykonanie prac porządkowych na koszt Wystawcy.
11.3 W sytuacjach umotywowanych zdarzeniami losowymi, za zgodą PMT, dopuszcza się przedłużenie likwidacji ekspozycji, po uiszczeniu Opłaty w wysokości wskazanej w
Załączniku nr 1 za każdą rozpoczętą godzinę przedłużenia Dnia Demontażu,aleniedłużej niżdo dnia22maja2023roku godz. 23:59.
11.4 Pozostawione bez akceptacji TIME SA elementy ekspozycji, Eksponaty i inne urządzenia nieusunięte przez Wystawcę w okresie Dnia Demontażu uważa się za mienie porzucone,
które przechodzi bezodszkodowania nawłasność Targów.
12. Reklamacje i roszczenia
12.1 Wszelkie reklamacje i roszczenia wynikające z udziału w Targach winny być zgłaszane w formie pisemnej najpóźniej w Terminie Zakończenia Targów wskazanym w
Załączniku nr 1 do Regulaminu Targów. Poupływie tegoterminu roszczenia Wystawcy z tytułu uczestnictwa w Targach wygasają.
12.2 Wszelkie porozumienia pomiędzy Wystawcą i TIME SA oraz wszelkie decyzje z nich wynikające, jak i oświadczenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
13. Odwołanie, odłożenie, skrócenie lub częściowe zamknięcie Targów
13.1 W przypadku okoliczności od siebie niezależnych, w szczególności wówczas, gdy na skutek wystąpienia siły wyższej, w tym uregulowań sanitarnych lub epidemiologicznych oraz katastrof budowlanych, zawarcia na ich podstawie umów uniemożliwiających lub ograniczających organizację Targów, bądź też wprowadzenia innych przepisów prawa, zgodnie z którymi zorganizowanie Targów nie będzie możliwe lub ich organizacja będzie wymagała prowadzenia ograniczeń związanych w szczególności z ich organizacją lub przebiegiem, TIME SA zastrzega sobie prawo do jedno- lub wielokrotnego: odwołania, skrócenia, odłożenia, częściowego zamknięcia Targów bądź ograniczenia powierzchni Targów, w tym ograniczenia indywidualnej powierzchni wystawienniczej Wystawcy. W ramach swoich uprawnień, o których mowa w zdaniu poprzednim, Targi mogą dowolnie korzystać ze wskazanych możliwości, w tym także jednocześnie. Dla uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że skorzystanie przez TIME SA z powyższych uprawnień dla swej skuteczności nie wymaga zgody Wystawcy.
13.2 W przypadkach skrócenia, odłożenia, częściowego zamknięcia Targów bądź ograniczenia powierzchniTargów,wtymograniczeniaindywidualnejpowierzchni wystawienniczej Wystawcy z przyczyn określonych w pkt 13.1 traci moc pkt 4.1 Regulaminu.
13.3 Zzastrzeżeniem pkt. 13.4 Regulaminu, wprzypadkachokreślonych wpkt 13.1 Regulaminu,
Wystawcy nie przysługuje prawo do jakiegokolwiek odszkodowania.
13.4 W sytuacji, w której Targi zostaną odwołane z przyczyn określonych w punkcie 13.1, Wystawca zrzeka się roszczeń o zwrot części należnych Targom Opłat w wysokości odpowiadającej 30% wartości złożonych i potwierdzonych zamówień na: powierzchnię
targową / stoisko, typ powierzchni targowej / stoiska oraz Opłaty Infrastrukturalnej. Kwota ta stanowi częściowe rozliczenie kosztów organizacji Targów przez TIME SA. Pozostała wpłacona przez Wystawcę kwota Opłat podlega zwrotowi w terminie do 30 dni od odwołania Targów lub na życzenie Wystawcy może być zaliczona na poczet udziału w kolejnej edycji Targów.
13.5 Jeśli Wystawca nie uiścił wszystkich należnych TIME SA zgodnie z Regulaminem Opłat, w sytuacji odwołania Targów z przyczyn określonych w pkt 13.1, zobowiązany jest do zapłaty wartość odpowiadającej 30% wartości złożonych i potwierdzonych zamówień w Zgłoszeniu – Umowie.
13.6 Niezależnie od innych przypadków określonych w Regulaminie TIME SA jest uprawniona do odwołania Targów z uwagi na niewielką ilość zgłoszonych Wystawcówbez ponoszeniajakiejkolwiekodpowiedzialnościztegotytułu.Wcelu uniknięcia wątpliwości odwołanie Targów w ww. okolicznościach nie stanowi odwołania z winy TIME SA.
13.7 W przypadku odwołania Targów w sytuacji określonej w pkt. 13.6, jak również odwołania Targów z winy TIME SA, Wystawcy przysługuje wyłącznie zwrot wpłaconych kwot bezodsetek.
14. Dane osobowe
14.1 Każda ze Stron Umowy jako administrator danych osobowych zobowiązana jest do wypełnienia wszystkich obowiązków prawnych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
14.2 Administratorem danych osobowych danej Strony (jeżeli jest nią osoba fizyczna), osób reprezentujących daną Stronę, jej pracowników lub współpracowników, ujawnianych i wykorzystywanych na cele wykonania Umowy jest druga Strona.
14.3 Każda ze Stron zobowiązuje się do wykonania względem osób przez siebie zatrudnionych, współpracowników, których daneosobowebędą ujawniane drugiej Stronie w celu realizacji Umowy, obowiązku informacyjnego zgodnie z art. 14 Rozporządzenia nr 679/2016 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 rokuwsprawieochrony osóbfizycznychwzwiązkuz przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/4/WE, zgodnie ze stosowanymi przez drugą Stronę klauzulami informacyjnymi.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez TIME S.A.:
14.4 Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest TIME S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, dalej: „my”). Możeszsięznami skontaktowaćw następujący sposób:
15.1.1. listownie na adres: Inspektor Ochrony Danych Osobowych TIME S.A. ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx
15.1.2. przez e-mail: xxx@xxxxxxxx.xx
15.1.3. Inspektor danych ochronnych
Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Z inspektorem możesz się kontaktować w następujący sposób:
a) listownie na adres: Inspektor Ochrony Danych Osobowych TIME S.A. ul.
Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx
b) przez e-mail: xxx@xxxxxxxx.xx
14.5 Cele przetwarzania Twoich danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania
Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:
14.5.1 realizować nasz prawnie uzasadniony interes, który polega na umożliwieniu wykonania umowy zawartej przez nas z podmiotem, którego jesteś pracownikiem, współpracownikiem lub osobą upoważnioną do kontaktu;
14.5.2 rozpatrywać reklamacje oraz bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzić ewentualnych roszczeń związanych z umową – podstawą prawną przetwarzania danych jestnaszprawnie uzasadniony interes polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.
14.6 Źródła i kategorie danych
Twoje dane uzyskaliśmy bezpośrednio od Ciebie lub od pracodawcy / podmiotu, który reprezentujesz. Od Xxxxxxx pracodawcy/podmiotu, który reprezentujesz otrzymujemy dane takie jak: Xxxxx imię i nazwisko, służbowy numer telefonu i adres email, stanowisko oraz miejsce pracy.
14.7 Okres przechowywania Twoich danych osobowych
Będziemyprzetwarzać Twoje dane osobowewokresiewykonywaniaumowy, którą zawarł z nami Twój pracodawca/podmiot, który reprezentujesz, a także przez okres przedawnienia roszczeń z umowy.
14.8 Odbiorcy Twoich danychosobowych
Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe naszym dostawcom, którym zlecimy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, np. usługi IT, podwykonawcom naszych usług. Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.
14.9 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Twoje dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczej (EOG).
Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
Masz następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a. prawo downiesienia sprzeciwuwobecprzetwarzania Twoich danych ze względu na szczególną sytuację,
b. prawo dostępu do Twoich danych osobowych,
c. prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych,
d. prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych,
e. prawo żądania ograniczeniaprzetwarzania Twoich danychosobowych,
Abyskorzystaćzpowyższych praw, skontaktuj sięznami dane kontaktowe w punkcie 1 powyżej.
Prawo wniesienia sprzeciwu
W zakresie, w jakim przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu – masz prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na Twoją szczególną sytuację.
Prawo wniesienia skargi do organu
Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego sięochroną danych osobowych, tj.Prezesa Urzędu OchronyDanych Osobowych
15. Postanowienia końcowe
15.1 Sprzedaż towarówiusługprzezWystawcęwtrakcie Targów podlegaewidencji zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi danego Wystawcę i wyłącznie Wystawca odpowiada za ich przestrzeganie. Ewentualny obowiązek zapewnienia kasy fiskalnej ciąży na Wystawcy.
15.2 Wystawcy biorący udział w Targach zobowiązani są do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania Regulaminów. Wykaz obowiązujących regulaminów zawiera Załączniku nr 2 do Regulaminu Targów. Wystawcy nieprzestrzegający niniejszych warunków ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Xxxxx lub osoby trzecie.
15.3 Wszelkie spory mogące wynikać z tytułu udziału w Targach organizowanych przez Targi oraz robót, dostaw i usług zlecanych TIME SA przez Wystawców poddaje się orzecznictwu Sądu właściwego rzeczowo w Warszawie. Prawem właściwym jest prawopolskie.
15.4 Przyjęcie warunków Regulaminu następuje z chwilą złożenia przez Wystawcę
zgłoszenia udziału - Zgłoszenie – Umowa - w Targach.