WZÓR UMOWA NR

Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego

WZÓR

UMOWA NR

Zawarta w Grajewie w dniu …. r. pomiędzy:

Miastem Grajewo ul. Strażacka 6A 19-200 Xxxxxxx XXX 0000000000, w imieniu i na rzecz którego działa na podstawie pełnomocnictwa Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Grajewie xx. Xxxxxxxxx 0 00-000 Xxxxxxx

reprezentowany przez Dyrektora Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx przy kontrasygnacie Głównej Księgowej Sylwii Łaguna

zwanym dalej „Zamawiającym”,

a

….., prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą ……..

z siedzibą w ……………., NIP ………………………………, REGON ………………………………… wpisaną do CEIDG.

zwanym w dalszej części umowy „Organizatorem”

Organizator oświadcza, że posiada kwalifikacje, wiedzę i doświadczenie w organizowaniu imprez sportowych balonowych.

§ 1 Przedmiot Umowy

1.Przedmiotem niniejszej Umowy jest przygotowanie i realizacja odpłatnej imprezy sportowej pn. „Fiesta balonowa” Grajewo 2021, zwanej dalej „Imprezą”

§ 2 Zobowiązania Zamawiającego

I. Zamawiający zobowiązuje się do realizacji następujących usług na rzecz Organizatora:

1) zapewnienia przyłącza energetycznego o odpowiedniej mocy na czas trwania imprezy,

2) bezpłatnego udostępnienia obiektów/ terenów Miasta Grajewo do wykonania startów ekip balonowych

3) zapewnienia obsługi technicznej do pomocy przy starcie balonów lub pokazach;

II. Do kierowania i koordynowania spraw związanych z realizacją umowy strony wyznaczają następujące osoby:

a) Zamawiający : Xxxxx Xxxxxxxxxx,

b) Organizator: ……………………….

Strony zobowiązane są, każda w swoim zakresie, do współdziałania przy wykonywaniu niniejszej umowy.

§ 3 Zobowiązania Organizatora

Organizator zobowiązuje się w szczególności do:

1. Zapewnienia obecności i przelot minimum 8 ekip balonowych w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, tj. od 27.08.2021 r. do 29.08.2021 r.

3. Zapewnienia zaproszonym ekipom balonowym miejsc noclegowych wraz z wyżywieniem;

4. Zapewnienia pełnej obsługi zawodów z uwzględnieniem konkurencji, komisji pomiarowych, badań meteo oraz kierownika sportowego imprezy;

5. Pokrycia wszelkich kosztów udziału wszystkich zawodników podczas imprezy (gaża za udział, noclegi, wyżywienie, dojazdy, nagrody itp.);

6. Wykonania lotów minimum 8 balonów jednocześnie, min. 4 loty – w przypadku korzystnych warunków atmosferycznych. Dokładne miejsce startów balonów, po uwzględnieniu kierunku wiatru - będzie uzgadniane z Zamawiającym przed imprezą. Organizator zobowiązuje się do przeprowadzenia pokazowego przejazdu samochodów z palnikami przez miasto Grajewo oraz ekspozycję min. 5 balonów na boisku przy Szkole Podstawowej nr 4 w Grajewie mającą na celu promocję imprezy oraz wykonanie nocnych pokazów balonów dla mieszkańców miasta,

7. Zobowiązanie Organizatora opisane w pkt. 4 zostanie wykonane zgodnie z poniższym harmonogramem:

1) piątek 27.08.2021 r. - 1 (jeden) lot wieczorny minimum 8 ekip balonowych nad miastem – opcjonalnie do warunków pogodowych oraz obecności ekip balonowych

2) sobota 28 .08.2021 r. - 2 (dwa) loty minimum 8 ekip balonowych:

a) jeden lot poranny – godzina startu i miejsce startu do uzgodnienia;

b) jeden lot wieczorny: godz. 17:00, miejsce startu do uzgodnienia, pokaz balonów po przylocie na boisku przy SP nr 4 w Grajewie oraz loty na uwięzi dla publiczności;

3) niedziela 29.08.2021 r. - 1 (jeden) lot poranny minimum 8 ekip balonowych nad miastem – opcjonalnie do warunków pogodowych oraz obecności ekip balonowych .

8. Zapewnienie dla Zamawiającego możliwości przelotu balonem z pilotem dla około 30 osób.

Organizator przekaże Zamawiającemu zaproszenia na lot ze wskazaniem ilości osób na dany lot, miejsca, daty, oraz godziny zbiórki do odprawy.

9. Zapewnienia konferansjera prowadzącego imprezę, komunikację z publicznością przed

i w trakcie wydarzeń ( socjal media, Internet);

10. Wykonać projekt i druk plakatów oraz banerów z informacją o imprezie oraz ich dystrybucję (20 sztuk w formacie min. A2; 3 banery o wymiarach min. 1,5 x 6,0 m lub 9 m) ) na terenie Miasta Grajewo;

11. Umieszczenia herbu miasta Grajewo oraz logo Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji

w Grajewie na plakacie i banerach o imprezie;

12. Wykonania projektu i druku promującego imprezę na koszulkach w ilości 50 sztuk,

13. Wykonania i umieszczenia na koszach balonowych w ilości 8 sztuk o wymiarach min. 80 cm x 80 cm logo Miasta Grajewo;

14. Zapewnić działania animacyjne z publicznością podczas pokazów nocnych,

15. Zapewnienia promocji imprezy w lokalnych mediach oraz w telewizji;

16. Pozyskania i obsługi patronatów medialnych

17. Zorganizowania biura prasowego: przeprowadzenia wywiadów, zapewnienia materiałów foto z prawami autorskimi do mediów;

18. Ubezpieczenia OC całej imprezy w tym za szkody na wyrządzone na mieniu

lub wyrządzone osobom trzecim (widzom) uczestniczącym w imprezie. Zebranie

od uczestników (załóg balonów) oświadczeń potwierdzających posiadanie ubezpieczenia OC.

19. Pokrycia wszelkich strat powstałych na obiekcie podczas przygotowań do imprezy

i w trakcie jej trwania;

20. Pozyskanie od uczestników (załóg balonów) zgody na wykorzystanie w celach promocyjnych poprzez publikację na Facebook’u, na stronie: xxx.xxxxxxx.xx oraz w Gazecie Grajewskiej Zamawiającego, zdjęć, nagrań filmowych oraz dźwiękowych z ich udziałem, które zostaną wykonane podczas trwania Imprezy.

§ 4 Płatności

1. Z tytułu wykonania umowy Zamawiający zapłaci Organizatorowi zgodnie ze złożoną ofertą, stanowiącą załącznik do umowy łączne wynagrodzenie w wysokości …. złotych brutto (słownie: …….).

2. Podstawą do wystawienia faktury i zapłaty wynagrodzenia będzie protokół odbioru usługi potwierdzający zgodność jej wykonania z umową podpisany przez Zamawiającego.

3. Wynagrodzenie będzie płatne po zrealizowaniu Imprezy, przelewem na konto Organizatora

w terminie 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury.

§ 5 Kary umowne

Strony postanawiają, że obowiązującą formę odszkodowania będą stanowić kary umowne, stosowane w następujących wypadkach i wysokościach:

1. Organizator zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Organizatora w wysokości 20% wynagrodzenia umownego określonego w § 4 ust. 1

2. Zamawiający zapłaci Organizatorowi karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w wysokości 20 % wynagrodzenia umownego określonego w § 4 ust. 1.

3. Ponadto Zamawiającemu należą się kary umowne w wysokości 3 % wynagrodzenia umownego w przypadku niewykonania bądź nienależytego wykonania przez Organizatora zobowiązań wymienionych w § 3 umowy, za każde zobowiązanie odrębnie.

4. W przypadku niezrealizowania Imprezy z powodu siły wyższej, w tym x.xx.: kataklizmu, klęski żywiołowej, nagłego wypadku lokalnego lub międzynarodowego paraliżującego życie kraju, lub regionu, w którym ma się odbywać impreza, bądź decyzji władz administracji państwowej i samorządowej uniemożliwiającej odbycie planowanej imprezy, zdarzeń losowych, wynagrodzenie lub odszkodowanie Organizatorowi się nie należy.

5. W przypadku niezrealizowania Imprezy z powodu siły wyższej, w tym x.xx. złych warunków atmosferycznych uniemożliwiających starty balonów ,impreza zostanie przełożona na termin wskazany przez zamawiajacego tj. od 10.09.2021 do 12.09.2021 r.

5. W przypadku drugiego terminu, gdy załogi balonowe przyjechały na miejsce imprezy, ale ze względu na nieprzewidziane i natychmiastowe pogorszenie warunków atmosferycznych, które uniemożliwiają przeprowadzenie fiesty z lotami, impreza została odwołana Organizatorowi należy się wynagrodzenie w wysokości kosztów poniesionych w ustalonej kwocie …… złotych (słownie: …………

6. W przypadku częściowej realizacji imprezy z przyczyn określonych w pkt 3. Organizatorowi należy się wynagrodzenie odpowiednio zmniejszone do wysokości faktycznie poniesionych kosztów.

7. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącenia naliczonych kar umownych oraz innych należności (szkód) z kwoty wynagrodzenia umownego przysługującego Organizatorowi. Przed dokonaniem potrącenia Zamawiający zawiadomi pisemnie Organizatora o wysokości i podstawie naliczonych kar umownych i innych należności z tytułu szkód, a następnie wystawi i przekaże notę obciążeniową.

8. W razie poniesienia szkody przekraczającej wysokość kar umownych Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia ewentualnego odszkodowania uzupełniającego.

W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych nie objętych odszkodowaniem w formie kar umownych strony będą ponosiły odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych.

§ 6 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany do Umowy wymagają zgody obu Stron, wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

3. Organizator ponosi pełną odpowiedzialność za teren i osoby zgromadzone w trakcie trwania Imprezy.

4. Organizator zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami i postanowieniami umowy.

5. Organizator ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w trakcie realizacji umowy, jak również za roszczenia cywilno-prawne osób trzecich, spowodowane działalnością lub brakiem działania Organizatora przy realizacji przedmiotu umowy.

6. Do niniejszego zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych zgodnie z art. 2 ust 1.punkt 1 tejże ustawy.

7. Wszelkie spory, powstałe na tle stosowania postanowień niniejszej Umowy, Strony zobowiązują się rozstrzygać na drodze polubownej. W wypadku nie osiągnięcia porozumienia na tej drodze, właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

& 7

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (4.5.2016 L 119/38 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL)

informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Grajewie z siedzibą w Grajewie przy xx. Xxxxxxxxxxx 0. tel: 00 000 00 00 e-mail: xxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx

2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji

w Grajewie możliwy jest pod adresem e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx

3. Dane osobowe Pana/Pani będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia j/w o ochronie danych osobowych w celu realizacji umowy.

4. Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione

do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

5. Dane osobowe Pana/Pani będą przechowywane przez okres 5 lat.

6. Posiada Pan/Pani prawo do: żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

7. Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować odmową zawarcia umowy.

……………………………… ……………………………….

Zamawiający Organizator