Umowa organizacji Wydarzenia
Umowa organizacji Wydarzenia
zawarta w dniu w pomiędzy:
1. Nocne Zwiedzanie Xxxxxxxxxx Xx. z o.o. z siedzibą w Witowicach, Xxxxxxxx 000, Końskowola 24- 130, NIP 716283443, REGON 520589645, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000936592, reprezentowana przez Xxxxxx Xxxxxxxxxxx -
Prezesa Zarządu
zwaną dalej Organizatorem a
2. …………………..…………………………………………………………………………………Adres……
…………………………………………………………………………………………NIP:…………………
…………………………………………………..REGON:………………
Reprezentowana przez ……….
zwanym dalej Zamawiającym, o następującej treści:
§1 Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług polegających na organizacji i poprowadzeniu na rzecz Zamawiającego Wydarzenia.
2. Wydarzenie zostanie przeprowadzone w terminie, miejscu i w zakresie zgodnym z opisem zamówienia stanowiący załącznik nr 1 do umowy dla wskazanej przez Zamawiającego ilości Uczestników. Załącznik nr 1 stanowi integralną część umowy.
3. Organizator oświadcza, iż dysponuje odpowiednią wiedzą, sprzętem, kwalifikacjami oraz doświadczeniem niezbędnymi do należytego przygotowania, organizacji i przeprowadzenia Wydarzenia.
4. Organizator zrealizuje przedmiot umowy z należytą starannością przy uwzględnieniu zawodowego charakteru wykonywanej działalności, z zachowaniem zasad poufności i ochrony informacji.
§2 Organizator
1. Organizator jest odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie i organizację Wydarzenia oraz nadzoruje jego przebieg i realizację.
2. Organizator może korzystać z podwykonawców lub innych osób, którym powierzy realizację całości lub części umowy.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt, materiały i inne urządzenia lub pomoce dostarczone przez Zamawiającego lub bezpośrednio przyniesione przez Uczestników, jak również nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Zamawiającego lub Uczestników lub przyniesiony przez nich sprzęt, materiały i inne urządzenia lub pomoce.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek niezawinionego niewykonania przedmiotu umowy.
§3 Organizacja Wydarzenia
1. Wydarzenie zostanie przeprowadzone w miejscu, terminie, zgodnie z harmonogramem i zakresem ustalonym przez Xxxxxx w opisie zamówienia.
2. Organizator nie później niż w terminie do 7 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia, po konsultacjach z Zamawiającym, przedstawi Zamawiającemu ostateczny program Wydarzenia.
3. Zamawiający zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Organizatora o zaistniałych zmianach związanych z Uczestnikami oraz realizacją Wydarzenia.
4. W trakcie przygotowania Wydarzenia oraz w dniu realizacji Wydarzenia Organizator będzie uzgadniał z Zamawiającym zaproponowane rozwiązania i koncepcje dotyczące organizacji i przebiegu Wydarzenia, chyba że Zamawiający nie będzie wymagał konsultacji i pozostawi Organizatorowi swobodę w tym zakresie.
5. Organizator zobowiązany jest do zapewnienia miejsc zbieranie i wywozu odpadów komunalnych oraz dostępu do sanitariatów.
§4 Uczestnicy
1. Każdy z Uczestników jest zobowiązany do dbania o czystość w miejscu organizacji Wydarzenia i w jego bliskim sąsiedztwie.
2. W Wydarzeniu mogą brać udział osoby zgłoszone przez Zamawiającego. Zamawiający jest zobowiązany do potwierdzenia ostatecznej liczby osób uczestniczących w Wydarzeniu na 7 dni
przed terminem realizacji Wydarzenia. Zmiany dokonane przez Zamawiającego po upływie tego terminu lub w dniu Wydarzenia mogą być nieuwzględnione przez Organizatora na dalszym etapie.
3. Wydarzenie rozpoczyna się od ustalenia ilości Uczestników osób uprawnionych do uczestnictwa w Wydarzeniu, chyba, że ustalenie ilości Uczestników nie ma wpływu na przebieg Wydarzenia.
4. Uczestnicy wskazani przez Zamawiającego zobowiązani są do samodzielnego dotarcia na miejsce Wydarzenia w terminie wyznaczonym w opisie zamówienia, bez możliwości roszczenia zwrotu kosztów dojazdu od Organizatora, chyba, że opis zamówienia obejmuje usługi transportu do miejsca Wydarzenia.
5. Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Uczestników o przysługujących im prawach i obowiązkach na warunkach określonych w umowie oraz Regulaminie Realizacji Wydarzeń.
6. Podczas trwania Wydarzenia obowiązuje bezwzględny zakaz spożywania alkoholu i innych używek. Uczestnik, który dopuścił się spożycia alkoholu bądź innych używek w trakcie trwania Wydarzenia, uczynił to na własną odpowiedzialność, a za ewentualne wynikłe wypadki lub szkody Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
7. Organizator ma prawo przerwać Wydarzenie, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, w sytuacji gdy Uczestnik dopuszcza się zachowania, które w sposób rażący narusza zasady bezpieczeństwa przeprowadzenia Wydarzenia.
8. Organizator ma prawo utrwalania przebiegu Wydarzenia w formie zdjęć oraz nagrań audiowizualnych do ich wykorzystania w celach marketingowych. Poprzez cele marketingowe rozumie się w szczególności: wykorzystywanie materiałów na stronie internetowej Organizatora, jego fanpage, a także w innych mediach społecznościowych i w spotach reklamowych związanych z prowadzeniem działalności polegającej na organizacji imprez, eventów i wydarzeń. Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Uczestników o powyższym.
§5 Czas trwania Umowy
1. Strony ustalają, że umowa zostaje zawarta na czas określony, tj. od dnia podpisania umowy do dnia wykonania przedmiotu zamówienia określonego w § 1 umowy i wypełnienia przez Organizator wszelkich zobowiązań wynikających z umowy.
2. Umowa może zostać rozwiązana na mocy pisemnego porozumienia stron.
§6 Rezygnacja z Wydarzenia
1. Zamawiający, w razie odstąpienia od umowy lub zrezygnowania z Wydarzenia z przyczyn niezależnych od Organizatora - w terminie 7 dni lub poniżej - od daty Wydarzenia zobowiązany jest do zapłacenia całości (100%) wynagrodzenia za Wydarzenie.
2. Zamawiający, w razie odstąpienia od umowy lub zrezygnowania z Wydarzenia w terminie od 8 dni do 30 dni do planowanej daty rozpoczęcia Wydarzenia zobowiązany jest do zapłacenia 50% ceny Wydarzenia.
3. W przypadku wystąpienia nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności występujących w miejscu docelowym lub jego najbliższym sąsiedztwie, które mają znaczący wpływ na realizację Wydarzenia lub przewóz Uczestników do miejsca docelowego Organizator wskaże inne miejsce realizacji Wydarzenia lub Strony zmienią termin realizacji Wydarzenia. W takim przypadku Zamawiającemu nie przysługuje prawo do żądania odszkodowania.
4. Wszelkie oświadczenia w powyższym zakresie Strony są zobowiązane składać wyłącznie przez osoby umocowane do składania takich oświadczeń w imieniu Strony od której pochodzą - w formie pisemnej lub dokumentowej (na przykład pisemnie, mailem, faxem) pod rygorem nieważności. Zgłoszenie ustne ani telefoniczne nie będzie uznawane za skuteczną rezygnację.
§7 Wynagrodzenie
1. Wynagrodzenie z tytułu organizacji Wydarzenia wynosi………. netto. Wynagrodzenie zostanie powiększone o należny podatek VAT według stawki obowiązującej w dacie wystawienia faktury VAT.
2. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktury VAT wystawionej przez Organizatora w terminie do 14 dni od daty wystawienia faktury.
3. Zaliczka na poczet wynagrodzenia Organizatora stanowi (..)% całkowitej ceny netto Wydarzenia, tj. ……… i będzie płatna na konto Organizatora w dniu podpisania niniejszej umowy. Zapłata pozostałej części wynagrodzenia określonego w ust. 1 nastąpi po wykonaniu umowy.
4. Za dodatkowe usługi przeprowadzone w toku wykonywania przedmiotu umowy nie wskazane w zamówieniu - Organizatorowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie ustalone przez strony, płatne na podstawie faktury VAT.
5. Wynagrodzenie nie obejmuje kosztów związanych z ubezpieczeniem Uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków.
6. W przypadku zapewnienia Uczestnikom własnego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków przez Zamawiającego, Zamawiający zobowiązany jest do przedstawienia Organizatorowi stosownej polisy.
§8 Siła wyższa
W przypadku wystąpienia siły wyższej Organizator ma prawo do zmiany terminu, miejsca lub zakresu Wydarzenia. W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony ustalą inny termin, miejsce lub zakres Wydarzenia, chyba, że takie ustalenie nie będzie możliwe z uwagi długotrwałą przeszkodę. Przez siłę wyższą rozumie się: zdarzenia, których Organizator nie mógł przewidzieć ani im zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności, w szczególności takie jak zdarzenia związane z działaniami sił przyrody (np. powodzie, pożary, trzęsienia ziemi), przypadki związane z niecodziennymi zachowaniami zbiorowości (np. zamieszki, strajki, działania zbrojne), epidemie, działania władzy państwowej, zmiany przepisów etc.
§9 Prawa autorskie
Wydarzenie będące przedmiotem umowy jest autorskim programem, co do którego w związku z artykułem 16 ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych przysługuje Organizatorowi lub osobie za pomocą której Wydarzenie wykonuje - ochrona prawnoautorska, a jakiekolwiek kopiowanie, powielanie lub ingerencja w interes twórcy będzie traktowane jako naruszenie praw autorskich.
§10 RODO
1. Administratorem danych osobowych Uczestników przekazanych Organizatorowi jest Zamawiający.
2. Strony są zobowiązane do ochrony danych osobowych przekazanych drugiej stronie w związku z realizacją umowy zgodnie z przepisami rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016
r. oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
§11 Oznaczenia Zamawiającego
1. Zamawiający wyraża zgodę na wykorzystanie przez Organizatora swojego logo, emblematu, nazwy firmy w celach marketingowych, w tym w materiałach reklamowych, zakładkach informacyjnych Organizatora na stronie internetowej, w mediach społecznościowych i innych.
2. W tym celu Zamawiający przekaże Organizatorowi, na jego wniosek, wszelkie niezbędne logo, emblematy i oznaczenia. Organizatorowi przysługuje prawo do używania oznaczeń udostępnionych publicznie przez Zamawiającego.
§12 Odstąpienie od umowy
1. Organizator ma prawo do odstąpienia od umowy z winy Zamawiającego, jeżeli Zamawiający nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty należnego wynagrodzenia (zaliczka) w terminie lub nie potwierdzi uczestnictwa w wydarzeniu na 7 dni przed terminem Wydarzenia.
2. Odstąpienie od umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności wraz ze wskazaniem podstawy.
§13 Kary umowne
1. Organizator jest zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 0,1% wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 za każdy dzień zwłoki w rozpoczęciu Wydarzenia. Łączna wysokość kar nie może przekroczyć 10% ceny Wydarzenia określonej w § 4 ust. 1.
2. W przypadku gdy Organizator odstąpi od umowy ze swojej winy - jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 20 % ceny Wydarzenia określonej w § 4 ust. 1.
3. Zamawiający, który dopuścił się naruszeń umowy - § 9 zobowiązany jest do wypłacenia Organizatorowi kary umownej w wysokości 100.000 zł - za każde naruszenie bądź zaniechanie działań osobno.
4. W przypadku gdy wysokość szkody przekroczy zastrzeżoną karę umowną, Organizator może dochodzić odszkodowania w pełnej wysokości, niezależnie od kary umownej.
§ 14 Osoby do kontaktu
1. Po Stronie Zamawiającego osobą do kontaktu w celu realizacji umowy jest ……. email…………….
2. Po Stronie Organizatora osobą do kontaktu w celu realizacji umowy jest ……. email…………….
3. Zmiana osoby do kontaktu wymaga poinformowania Organizatora w formie pisemnej pod rygorem uznania, że wszystkie obowiązki Organizatora wymagające współpracy z Zamawiającym, dokonane na dotychczasowy adres, zostały spełnione.
§15 Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych w umowie, zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz przepisy ustawy z dnia 04.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Umowa podlega prawu polskiemu i polskiej jurysdykcji. Wszelkie spory wynikłe z umowy oraz wynikające ze współpracy między stronami będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla miejsca siedziby Organizatora.
3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
…………………………………… …………………………….
Uczestnik Organizator
Załączniki nr 1 do Umowy organizacji wydarzenia – opis zamówienia:
1. Zamawiający:
………. siedziba: ………., NIP ….., REGON , wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego
Rejestru Sądowego pod numerem …………., e-mail ………………………., tel. ……………………
2. Miejsce Wydarzenia:
3. Termin:
4. Przewidywany czas trwania:
5. Ilość uczestników:
6. Szczegółowy opis wydarzenia:
7. Zakres usług :