UMOWA

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

UMOWA

WOF-OA.023 2021.EP

zawarta w dniu 2021 r. w Olsztynie pomiędzy:

Skarbem Państwa reprezentowanym przez Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Olsztynie, adres: Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Olsztynie, ul. Dworcowa 60, 10-

437 Xxxxxxx, XXX 0000000000, REGON 280344449, zwanym w dalszej części umowy

„Zamawiający”,

a …………………………………………………..………………………………….…………………………

zwanym dalej „Wykonawcą”, zwanymi dalej Stronami.

w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości poniżej kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. 2021 r. poz. 1129 oraz 1598), została zawarta umowa o następującej treści:

§ 1.

1. Zamawiający zleca Wykonawcy obsługę prawną Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Olsztynie na zasadach określonych ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 75 z późn. zm.), a Wykonawca zlecenie to przyjmuje.

2. Zakres świadczeń obejmuje w szczególności:

1) udzielanie porad i konsultacji prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa i orzecznictwa,

2) sporządzanie opinii prawnych,

3) opiniowanie i uzgadnianie pod względem formalno-prawnym projektów aktów normatywnych oraz pism i dokumentów mogących powodować istotne konsekwencje prawne dla prawidłowego wykonywania zadań realizowanych przez Regionalną Dyrekcję Ochrony Środowiska w Olsztynie, a w szczególności:

a) koordynowanie i opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów zarządzeń Regionalnego Dyrektora – aktów prawa miejscowego oraz zarządzeń wewnętrznych, a także udzielanie pomocy prawnej na etapie opracowywania projektu,

b) opiniowanie projektów regulaminów, zarządzeń, programów działania, procedur i instrukcji wewnętrznych,

c) opiniowanie projektów umów oraz porozumień przygotowywanych przez komórki organizacyjne Regionalnej Dyrekcji,

4) współudział w redagowaniu zbiorczych opinii i stanowisk, przygotowywanych przez właściwe merytorycznie wydziały Regionalnej Dyrekcji do dokumentów rządowych i projektów aktów normatywnych inicjowanych przez naczelne i centralne organy administracji rządowej,

5) opiniowanie upoważnień i pełnomocnictw Regionalnego Dyrektora,

6) przygotowanie opinii w sprawach dotyczących sporów kompetencyjnych miedzy wydziałami,

7) informowanie Regionalnego Dyrektora, jego zastępcy oraz naczelników wydziałów o:

a) zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Regionalnej Dyrekcji,

b) uchybieniach w działalności Regionalnej Dyrekcji w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,

8) występowanie w charakterze pełnomocnika Regionalnego Dyrektora w postępowaniu sądowym, administracyjnym, egzekucyjnym i przed innymi organami orzekającymi,

9) zakres zlecenia obejmuje również sporządzanie pism przedprocesowych w sprawie, która ma być skierowana na drogę postępowania sądowego,

10) bieżące doradztwo w zakresie zamówień publicznych (zwanych ZP) w szczególności współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej (w większości procedury unijne) na wszystkich etapach postępowania, w tym weryfikacja dokumentacji przygotowanej przez Zamawiającego.

11) Udział w pracach zespołu kierowania polegający na prawidłowym pod względem legislacyjno – prawnym przygotowywaniu, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi Stanowiska Kierowania, projektów aktów normatywnych dotyczących szczególnych regulacji i zasad funkcjonowania Regionalnej Dyrekcji, jak również opiniowanie aktów prawnych i decyzji opracowywanych na potrzeby wprowadzania, obniżania poszczególnych stanów gotowości obronnej państwa.

3. Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę i umiejętności oraz doświadczenie do wykonania niniejszej umowy i wykona ją z najwyższą starannością.

4. Wykonawca zobowiązuje się do niepodejmowania czynności negatywnie oddziaływujących lub zagrażających interesom i zadaniom ustawowym realizowanym przez Regionalną Dyrekcję Ochrony Środowiska w Olsztynie.

5. Obsługa prawna wykonywana będzie osobiście przez osoby wymienione w załączniku nr 1 do umowy „Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego”.

6. W przypadku, gdy ze względu na krótkotrwałe sytuacje losowe, osoba skierowana do realizacji zamówienia nie będzie mogła wykonywać obsługi (np. choroba, urlop, itp.) Wykonawca jest zobowiązany do zastąpienia jej inną osobą spełniającą warunki określone w Zapytaniu ofertowym, tak aby była zachowana ciągłość wykonywania zamówienia.

7. Zamawiający dopuszcza zmianę osób, o których mowa w ust. 6 lub dodanie nowych osób do realizacji zamówienia – w takim przypadku Wykonawca musi wykazać, że zaproponowana nowa osoba spełnia warunki określone w Zapytaniu ofertowym.

8. Zmiana osób wykonujących usługi dokonana zgodnie z ust. 8 skutkuje zmianą załącznika do umowy „Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego” i nie wymaga zawierania przez Strony aneksu do umowy.

9. Wykonawca zobowiązuje się do opiniowania pod względem formalno-prawnym projektów aktów oraz pism i dokumentów w terminie do 2 dni roboczych liczone od dnia następnego po dniu ich otrzymania. W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych, czas na wykonanie opinii nie może być dłuższy niż 5 dni roboczych, liczonych od dnia następnego po dniu otrzymania aktu, pisma lub dokumentu – w takim przypadku Wykonawca ma obowiązek przesłać Zamawiającemu uzasadnienie, dlaczego sprawa jest szczególnie skomplikowana.

§ 2.

1. Umowa została zawarta na czas określony tj. od dnia 03 stycznia 2022 r. do 30 grudnia 2022 r.

2. Obsługa prawna wykonywana będzie:

1) w siedzibie Zamawiającego przez 3 dni w tygodniu:

a) poniedziałek w godz. 8.30-11.30

b) środa w godz. 9.00-12.00

c) piątek w godz. 8.30-11.30

2) w pozostałe dni robocze tygodnia w godzinach 9.00-15.00 pod numerem telefonu i/lub adresem poczty elektronicznej Wykonawcy wskazanym w ust. 5 tiret drugie.

3. Dni świadczenia usługi mogą ulec zmianie za uprzednią zgodą i porozumieniem Stron. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego poprzez przesłanie informacji na adres e-mail Zamawiającego podany w ust. 5.

4. W sprawach pilnych Wykonawca będzie zobowiązany do udzielania pomocy prawnej również w inne dni tygodnia. Niezależnie od usług świadczonych w siedzibie RDOŚ, Wykonawca jest zobowiązany być dostępny, w kontakcie telefonicznym w razie pilnej potrzeby w godz. 8.00-

15.30 we wszystkie dni robocze, na numer kontaktowy podany w ust. 5, Wykonawca będzie

udzielał także porad prawnych w drodze elektronicznej na pytania skierowane na adres skrzynki pocztowej, podany w ust. 5.

5. Osobami wskazanymi do kontaktu w sprawach związanych z realizacją umowy są:

– ze strony Zamawiającego – x. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx - Naczelnik Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego, e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx, tel. 000 000 000,

– ze strony Wykonawcy – ……………………., tel. …………………, e-mail: …………………..

6. Zmiana osób do kontaktu, o których mowa w ust. 5 będzie odbywać się poprzez pisemne zgłoszenie i nie wymaga aneksu do umowy.

§ 3.

1. Strony ustalają wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 na kwotę ……………… zł brutto (słownie brutto: ………………., /100 złotych).

2. Miesięczne wynagrodzenie wynosi ……………….. zł brutto (słownie: …………, /100

złotych).

3. Powyższe wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia i nie ulegnie zmianie w okresie obowiązywania umowy.

4. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy będzie przekazane przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze.

5. Spełnienie świadczenia przez Zamawiającego następuje w dniu obciążenia rachunku Zamawiającego.

6. Podstawę wypłaty wynagrodzenia stanowi faktura wystawiona przez Wykonawcę.

7. Płatność wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, dokonana będzie w terminie 21 dni od daty przedłożenia faktury.

§ 4.

1. W przypadku, gdy Wykonawca będzie reprezentował Zamawiającego przed Sądami, Zamawiający opłaci należny wpis sądowy w sprawie, po niezwłocznym przekazaniu przez Wykonawcę informacji o jego wysokości lub sądowego wezwania.

2. Koszty wyjazdów Wykonawcy związanych z wykonywaniem czynności wynikających z niniejszej umowy będzie pokrywał Zamawiający i nie wchodzą w zakres wynagrodzenia, o którym mowa § 3 ust. 1.

3. Koszty, o których mowa w ust. 2, pokrywa Zamawiający według stawek za 1 kilometr określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

4. Strony zgodnie ustalają, że koszty zastępstwa w postępowaniach sądowych i egzekucyjnych zasądzone i przyznane w sprawach prowadzonych przez Wykonawcę, jako pełnomocnika, Zamawiający wypłaci Wykonawcy po przelaniu przez dłużnika na konto Zamawiającego.

§ 5.

1. Wykonawca jest zobowiązany do dnia 15 grudnia do procentowego określenia prawdopodobieństwa przegrania każdej z prowadzonych spraw i złożenia na tę okoliczność oświadczenia stwierdzającego, że kopie wszystkich dokumentów zostały przekazane do komórki finansowej.

2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności finansowej w przypadku nietrafnego określenia procentowego prawdopodobieństwa przegrania sprawy.

3. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia na bieżąco rejestru prowadzonych spraw sądowych Zamawiającego, który będzie dostępny dla Naczelnika Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego. Strony dopuszczają prowadzenie rejestru w formie elektronicznej, z zapewnieniem dostępu zdalnego.

4. W ramach prowadzonej obsługi prawnej, o której mowa w § 1, Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wglądu do danych osobowych przetwarzanych w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Olsztynie. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, zapoznania się z Polityką bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w RDOŚ w Olsztynie oraz Instrukcją zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Olsztynie. Przed przystąpieniem do wykonywania czynności związanych z realizacją niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy o powierzeniu przetwarzaniu danych osobowych, stanowiącą załącznik nr 2 do umowy.

§ 6.

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo naliczenia Wykonawcy kar umownych:

a) Za zawinione przez Wykonawcę przekroczenie terminu, o którym mowa w § 1 ust. 10, w wysokości 50 zł za każdy dzień roboczy zwłoki;

b) w wysokości 500 zł za każdą nieusprawiedliwioną nieobecność na dyżurze, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 1;

c) w wysokości 5% kwoty, o której mowa w § 3 ust. 1 za każdy przypadek naruszenia postanowień dotyczących ochrony informacji poufnych i ochrony danych osobowych, o których mowa w § 5 ust. 4;

2. Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kary umownej za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność, w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w § 3 ust. 1.

3. Jeżeli kary umowne nie pokryją szkody powstałej na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie na zasadach ogólnych określonych przepisami Kodeksu cywilnego.

4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia. Roszczenie o zapłatę kary umownej staje się wymagalne w terminie 5 dni od dnia zaistnienia przyczyn do jej naliczenia.

5. Strony zgodnie postanawiają, że naliczanie i dochodzenie kar umownych dopuszczalne jest także po odstąpieniu od umowy bądź jej rozwiązaniu.

§ 7.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.

2. Strony dopuszczają możliwość wcześniejszego rozwiązania niniejszej umowy bez podania przyczyn, z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca.

3. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Wszelkie spory powstałe w związku z realizacją Umowy będą rozpoznawane przez sąd właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego.

5. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z treścią Polityki Środowiskowej Zamawiającego umieszczonej na jego stronie internetowej pod linkiem: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxx- olsztyn/system-ekozarzadzania-i-audytu-emas i jest świadomy wynikających z niej postanowień.

6. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.

Załączniki:

1. Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia

2. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 1 do umowy

Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia

Lp.	Imię i nazwisko, tytuł zawodowy, data i nr wpisu na odpowiednią listę	Doświadczenie w obsłudze prawnej urzędu administracji rządowej		Doświadczenie w przeprowadzeniu szkoleń
		Nazwa urzędu, z którym osoba współpracowała/ współpracuje	Okres rozpoczęcia i zakończenia współpracy od (m-c rok) - do (m-c rok)	Tytuł szkolenia, miejsce oraz data	Liczba godzin

Załącznik nr 2 do umowy

znak: IOD.0122.4 .JCH

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca uzupełnienie umowy podstawowej

zawarta w dniu r. pomiędzy:

Skarbem Państwa reprezentowanym przez Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Olsztynie, adres: Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Olsztynie, ul. Dworcowa 60, 10-437 Xxxxxxx, XXX 0000000000, REGON 280344449, zwanym dalej Administratorem,

a

……………………………………………………………………………, zwanym dalej Przetwarzającym.

§ 1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest powierzenie Przetwarzającemu przez Administratora przetwarzania Danych Osobowych, na warunkach określonych niniejszą Umową, w związku z realizacją zadań określonych w umowie cywilnoprawnej zawartej w dniu r. znak:

………………………., zwanej dalej Umową Podstawową.

2. Celem Umowy jest ustalenie warunków, na jakich Przetwarzający wykonuje operacje przetwarzania Danych Osobowych w imieniu Administratora, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO.

3. Przetwarzanie będzie wykonywane w okresie obowiązywania Umowy Podstawowej.

4. Celem powierzenia jest realizacja obsługi prawnej Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Olsztynie.

5. Zakres przetwarzania obejmuje dane osobowe zwykle/szczególne* składające się z:

1) rodzaju danych osobowych:

a) imię (xxxxxx) i nazwisko;

b) nazwisko xxxxxx,

c) numer PESEL albo numer paszportu lub inny dokument stwierdzający tożsamość w przypadku gdy osoba nie posiada numeru PESEL,

d) adres zamieszkania lub korespondencyjny,

e) seria i nr dowodu osobistego, organ wydający dowód, data wydania,

f) data i miejsce urodzenia,

g) imiona rodziców,

h) email,

i) telefon,

j) numer rachunku bankowego,

k) numery działek ewidencyjnych lub obrębów ewidencyjnych,

l) wykształcenie,

m) przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

n) imię i nazwisko dzieci oraz innych członków najbliższej rodziny pracownika oraz stopień pokrewieństwa,

o) stopień niepełnosprawności dziecka lub innego członka rodziny,

p) data urodzenia dzieci i innych członków rodziny,

q) PESEL dziecka i innego członka rodziny, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

r) liczba członków rodziny,

s) wysokość miesięcznego dochodu przypadającego na osobę w rodzinie albo na osobę prowadzącą jednoosobowe gospodarstwo domowe,

t) rodzaj pomocy oraz wysokość dopłat i pożyczek udzielanych z ZFŚS,

u) informacje o indywidualnej sytuacji losowej,

v) informacje o stanie zdrowia,

w) informacja o posiadaniu orzeczenia o niepełnosprawności,

x) informacja o posiadania uprawnień emerytalnych i rentowych.

y) NIP.

2) kategorii osób:

a) pracownicy,

b) klienci,

c) dłużnicy,

d) pełnomocnicy,

e) zleceniobiorcy.

3) dokumentacji przekazane w formie: papierowej i elektronicznej

- zwanych dalej Danymi bądź Danymi Osobowymi.

§ 2

Podpowierzenie

1. Przetwarzający może powierzyć konkretne operacje przetwarzania Danych („podpowierzenie”) w drodze pisemnej umowy podpowierzenia („Umowa Podpowierzenia”) innym podmiotom przetwarzającym. („Podprzetwarzający”), pod warunkiem uprzedniej akceptacji Podprzetwarzającego przez Administratora lub braku sprzeciwu.

2. Powierzenie przetwarzania Danych Podprzetwarzającym wymaga uprzedniego zgłoszenia Administratorowi w celu umożliwienia wyrażenia sprzeciwu. Administrator może z uzasadnionych przyczyn zgłosić udokumentowany sprzeciw względem powierzenia Danych konkretnemu Podprzetwarzającemu. W razie zgłoszenia sprzeciwu Przetwarzający nie ma prawa powierzyć Danych Podprzetwarzającemu objętemu sprzeciwem, a jeżeli sprzeciw dotyczy aktualnego Podprzetwarzającego, musi niezwłocznie zakończyć podpowierzenie temu Podprzetwarzającemu. Wątpliwości co do zasadności sprzeciwu i ewentualnych negatywnych konsekwencji Przetwarzający zgłosi Administratorowi w czasie umożliwiającym zapewnienie ciągłości przetwarzania.

3. Dokonując podpowierzenia Przetwarzający ma obowiązek zobowiązać Podprzetwarzającego do realizacji wszystkich obowiązków Przetwarzającego wynikających z niniejszej Umowy powierzenia, z wyjątkiem tych, które nie mają zastosowania ze względu na naturę konkretnego podpowierzenia.

4. Przetwarzający ma obowiązek zapewnić, aby Podprzetwarzający złożył Administratorowi zobowiązanie do wykonania obowiązków, o których mowa w poprzednim ustępie. Może to zostać wykonane przez podpisanie stosownego oświadczenia adresowanego do Administratora wraz

z podpisaniem Umowy Podpowierzenia, zawierającego listę obowiązków Podprzetwarzającego.

5. Przetwarzający nie ma prawa przekazać Podprzetwarzającemu całości wykonania Umowy.

§ 3

Obowiązki Przetwarzającego

Do podstawowych obowiązków przetwarzającego należy:

1) przetwarzanie danych osobowych wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora,

2) nie przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej lub niekorzystanie z podwykonawców, którzy przekazują dane osobowe poza EOG (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”).

3) poinformowanie Administratora o zamiarze przetwarzania danych osobowych poza EOG, celem umożliwienia Administratorowi podjęcia decyzji i działań niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem lub zakończenia powierzenia przetwarzania.

4) zachowanie w tajemnicy wszelkich danych osobowych otrzymanym od Administratora lub uzyskanych w trakcie realizacji umowy podstawowej.

5) zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania i ochrony danych osobowych poprzez podejmowanie środków ochrony danych, o których mowa w art. 32 RODO.

6) przestrzeganie warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego (Podprzetwarzającego).

7) współpraca przy realizacji praw jednostki poprzez odpowiadanie na żądanie osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania praw określonych w rozdziale III RODO („Prawa

jednostki”) oraz zapewnienia obsługi Praw jednostki w odniesieniu do powierzonych danych osobowych.

8) współpraca z Administratorem przy wykonywaniu przez Administratora obowiązków z obszaru ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 32−36 RODO (ochrona danych, zgłaszanie naruszeń organowi nadzorczemu, zawiadamianie osób dotkniętych naruszeniem ochrony danych, ocena skutków dla ochrony danych i uprzednie konsultacje z organem nadzorczym).

9) niezwłoczne informowanie Administratora i Inspektora Ochrony Danych o wszelkich naruszeniach w przetwarzaniu danych osobowych, w tym wątpliwościach co do zgodności wykonania poleceń i instrukcji wydanych przez Administratora, w sposób udokumentowany i uzasadnieniem.

10) informowanie Administratora o planowanych zmianach w sposobie przetwarzania danych, o których mowa w art.25 ust.1 RODO, w taki sposób i terminach, aby zapewnić Administratorowi realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Przetwarzającego zmiany w opinii Administratora grożą uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa Danych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek przetwarzania Danych przez Przetwarzającego.

11) ograniczenie dostępu do Danych Osobowych wyłącznie do osób, których dostęp do Danych jest potrzebny dla realizacji Umowy i posiadających odpowiednie upoważnienie.

12) prowadzenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania Danych, w tym rejestru czynności przetwarzania Danych Osobowych (wymóg art. 30 RODO). Przetwarzający udostępniania na żądanie Administratora prowadzony rejestr czynności przetwarzania danych przetwarzającego,

z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę Przetwarzającego.

13) informowanie Administratora o planowanym wykorzystywaniu Danych do profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, w zakresie niezbędnym do wykonania przez Administratora obowiązku informacyjnego.

14) zapewnienie osobom upoważnionym do przetwarzania Danych odpowiedniego szkolenia z zakresu ochrony Danych Osobowych.

§ 4.

Obowiązki Administratora

Administrator zobowiązany jest współdziałać z Przetwarzającym w wykonaniu Umowy, udzielać Przetwarzającemu wyjaśnień w razie wątpliwości co do legalności poleceń Administratora, jak też wywiązywać się terminowo ze swoich szczegółowych obowiązków.

§ 5.

Bezpieczeństwo danych

1. Przetwarzający przeprowadził analizę ryzyka przetwarzania powierzonych Danych, udostępnił ją Administratorowi i stosuje się do jej wyników, co do organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych.

2. Strony uzgodniły, że dokumenty będą przekazywane w formie papierowej i elektronicznej w postaci zaszyfrowanych plików.

3. Przetwarzający przedstawił Administratorowi informacje i dokumenty potwierdzające, że Przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych

i organizacyjnych. Obie Xxxxxx zachowują kopie przedstawionych dokumentów i dowody przedstawienia informacji, dla potrzeb spełnienia wymogu rozliczalności.

§ 6.

Powiadomienie o Naruszeniach Danych Osobowych

1. Przetwarzający powiadamia Administratora danych lub Inspektora Ochrony Danych o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych nie później niż w ciągu 16 godzin od pierwszego zgłoszenia, umożliwia Administratorowi uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informuje Administratora o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia.

2. Powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia, powinno być przesłane wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia na adres skrzynki elektronicznej: xxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx, aby umożliwić Administratorowi spełnienie obowiązku powiadomienia organ nadzoru.

§ 7. Nadzór

1. Administrator kontroluje sposób przetwarzania powierzonych Danych Osobowych po uprzednim poinformowaniu Przetwarzającego o planowanej kontroli. Administrator lub wyznaczone przez niego osoby są uprawnione do wstępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są Dane Osobowe oraz wglądu do dokumentacji związanej z przetwarzaniem Danych Osobowych. Administrator uprawniony jest do żądania od Przetwarzającego udzielania informacji dotyczących przebiegu przetwarzania Danych Osobowych, oraz udostępnienia rejestrów przetwarzania.

2. Przetwarzający współpracuje z urzędem ochrony danych osobowych w zakresie wykonywanych przez niego zadań.

3. Przetwarzający:

1) udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności działania Administratora z przepisami RODO,

2) umożliwia Administratorowi lub Inspektorowi Ochrony Danych przeprowadzanie audytów lub inspekcji oraz współpracuje w zakresie realizacji audytów lub inspekcji.

§ 8.

Oświadczenia Stron

1. Umowa została zawarta na czas obowiązywania Umowy Podstawowej.

2. Administrator oświadcza, że jest Administratorem Danych oraz, że jest uprawniony do ich przetwarzania w zakresie, w jakim powierzył je Przetwarzającemu.

3. Przetwarzający oświadcza, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej profesjonalnie zajmuje się przetwarzaniem Danych Osobowych objętym Umowa i Umową Podstawową, posiada

w tym zakresie niezbędną wiedzę, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz daje rękojmię należytego wykonania niniejszej Umowy.

4. Na żądanie Administratora Przetwarzający okaże Administratorowi informacje lub inne dowody, iż Przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

§ 9.

Odpowiedzialność

1. Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Przetwarzającego lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom. Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane zastosowaniem lub nie zastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa.

2. Jeżeli Podprzetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków przez Podprzetwarzającego spoczywa na Przetwarzającym.

§ 10.

Usunięcie Danych

1. Z chwilą rozwiązania Umowy Przetwarzający nie ma prawa do dalszego przetwarzania powierzonych Danych i jest zobowiązany do:

1) usunięcia Danych,

2) usunięcia wszelkich ich istniejących kopii lub zwrotu Danych, chyba że Administrator postanowi inaczej lub prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazują dalej przechowywanie Danych.

3) Strony uzgodnią sposób usunięcia Danych odrębnym dokumentem w ciągu 30 dni od zakończenia Umowy Powierzenia.

2. Przetwarzający dokona usunięcia Xxxxxx po upływie 90 dni od zakończenia Umowy, chyba że Administrator poleci mu to uczynić wcześniej.

3. Po wykonaniu zobowiązania, o którym mowa w pkt 2, Przetwarzający złoży Administratorowi pisemne oświadczenie potwierdzające trwałe usunięcie wszystkich Danych.

§ 11.

Postanowienia Końcowe

1. W razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy Powierzenia a Umowy Podstawowej, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy Powierzenia. Oznacza to także, że kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych pomiędzy Administratorem a Przetwarzającym należy regulować poprzez zmiany niniejszej Umowy lub w wykonaniu jej postanowień.

2. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.