Regulamin Konferencji
Regulamin Konferencji
„Innowacyjna Akademia Dermatologii Estetycznej” iADE 2024
I. Postanowienia ogólne
1. Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają:
a) Warunki uczestnictwa – Warunki uczestnictwa w Konferencji,
b) Regulamin – niniejszy Regulamin Konferencji, stanowiący równocześnie regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną,
c) Konferencja – wydarzenie o charakterze naukowo-szkoleniowym pod nazwą
„Innowacyjna Akademia Dermatologii Estetycznej” iADE 2024 organizowana przez Organizatora,
d) Organizator - Agencja Bloch&Friends Creative House działająca w formie spółki PBCI Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla M. St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000509196, REGON: 14718660500000, NIP: 5272712504, adres e-mail: xxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx, telefon: x00 000 000 000,
e) Strony – Organizator i Zamawiający lub Wystawca,
f) Zamawiający – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która dokonuje Rejestracji i zawiera Umowę w zakresie uczestnictwa biernego na swoją rzecz lub na rzecz osoby trzeciej,
g) Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która będzie uczestniczyła w Konferencji w sposób bierny lub czynny i spełnia warunki uczestnictwa w Konferencji;
h) Uczestnik bierny – Uczestnik, który jest słuchaczem i uczestniczy w Konferencji, w formie stacjonarnej lub online (Uczestnikiem biernym może być również Zamawiający, jeśli tak wskaże Organizatorowi) i spełnia warunki uczestnictwa w Konferencji oraz posiada prawo wykonywania zawodu lekarza (lub analogiczne uprawnienia do wykonywania zawodu lekarza za granicą) lub jest przedstawicielem Uczestnika czynnego,
i) Manager - Uczestnik, który jest słuchaczem i uczestniczy w Konferencji, w formie stacjonarnej w ograniczonym zakresie (Managerem może być również Zamawiający, jeśli tak wskaże Organizatorowi) i spełnia warunki uczestnictwa w Konferencji oraz posiada wykształcenie w zakresie dziedzinie ochrony zdrowia lub medycyny i jest właścicielem podmiotu leczniczego lub pełni rolę osoby zarządzającej (np. manager, dyrektor, prezes) podmiotu leczniczego,
j) Uczestnik czynny lub Wystawca – Uczestnik, który zawiera Umowę oraz prezentuje ofertę, zgodnie z zakresem tematycznym Konferencji, oraz zgodnie z Warunkami uczestnictwa oraz niniejszym Regulaminem,
k) Sponsor - Uczestnik będący Uczestnikiem czynnym, którego charakter uczestnictwa zależy od wykupionego Pakietu sponsorskiego,
l) Rejestracja – element zawierania Umowy, który polega na przekazaniu przez Zamawiającego lub Uczestnika czynnego informacji i danych osoby bądź osób, które mają być Uczestnikiem,
m) Umowa – umowa zawierana pomiędzy Stronami, której przedmiot stanowi zapewnienie możliwości uczestnictwa (biernego lub czynnego) w Konferencji (Regulamin oraz Warunki uczestnictwa stanowią integralną część Umowy),
n) Opłata za uczestnictwo – świadczenie pieniężne uiszczane przez Zamawiającego lub Uczestnika czynnego na rzecz Organizatora, stanowiące wynagrodzenie za udział w Konferencji,
o) Pakiet sponsorski – rodzaj Opłaty za uczestnictwo umożliwiającej Sponsorowi sponsorowanie Konferencji, zgodnie z określonym Pakietem oraz ofertą sponsorską,
p) Aplikacja mobilna – oprogramowanie pod nazwą „iADE 2024” stworzone przez Organizatora i udostępniane Uczestnikowi za pośrednictwem App Store (dla systemu operacyjnego iOS), Google Play (dla systemu operacyjnego Android), za pomocą której Uczestnik może otrzymać informacje o Konferencji,
q) Strona internetowa Konferencji – portal prowadzony i administrowany przez Organizatora pod adresem xxx.xxxxxxxxxxxx.xx poświęcony Konferencji, za pomocą którego dokonywana jest m. in. Rejestracja Uczestnika oraz inne czynności związane z zawarciem Umowy,
r) Cennik Konferencji – informacja o wysokości opłat za uczestnictwo w Konferencji, dostępny również za pośrednictwem Strony internetowej Konferencji,
s) Konsument – Zamawiający będący osobą fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej, niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą, handlową lub zawodową,
t) Przedsiębiorca JDG - Zamawiający będący przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, zawierający umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez niego działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
u) Umowa zawarta na odległość – umowa zawarta z Konsumentem lub Przedsiębiorcą JDG w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie,
v) Siła wyższa - nagłe zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Organizatora, uniemożliwiające wykonanie zobowiązania, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, w tym w szczególności: kataklizmy sił przyrody, wojny, strajki, lokauty, pandemie, akty organów władzy i administracji państwowej, których Strony nie mogły przewidzieć i których nie znały w chwili zawierania Umowy,
w) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L, 4.5.2016, p. 1 – 88, RODO),
x) Ustawa o prawach konsumenta – Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
2. Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników oraz Organizatora Konferencji.
3. Konferencja skierowana jest do lekarzy oraz w ograniczonym zakresie do Managerów, to znaczy osób zawodowo zajmujących się branżą medyczną, niebędących laikami w rozumieniu ustawy z dnia 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych. W ramach wydarzenia mogą być prezentowane treści lub reklamy, które mogą dotyczyć wyrobów medycznych przeznaczonych do używania przez użytkowników innych niż laicy (profesjonalistów, którzy posiadają wykształcenie w odpowiedniej dziedzinie ochrony zdrowia lub medycyny).
4. Niniejszy Regulamin będzie dostępny na Stronie internetowej Konferencji oraz w punkcie rejestracyjnym Konferencji.
5. Uczestnik jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu przed udziałem w Konferencji.
6. Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Konferencji. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są przestrzegać postanowień niniejszego Regulaminu.
7. Konferencja odbywa się w trybie stacjonarnym i zdalnym. Uczestnik ma prawo wyboru, w jaki sposób uczestniczy w Konferencji.
8. Konferencja odbywa się w dniach 14-16.06.2024 r r. w Hotelu Radisson Blu, ul. Bitwy pod Płowcami 54, 81-731 Sopot i będzie transmitowana na żywo przez Stronę internetową xxx.xxxxxxxxxxxx.xx, w następujących godzinach:
Piątek | 14-06-2024 | godz. | 09:00 – 18:00 |
Sobota | 15-06-2024 | godz. | 08:30 – 18:00 |
Niedziela | 16-06-2024 | godz. | 09:00 – 15:00 |
9. Dokładny program Konferencji dostępny jest na Stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
10. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do publikacji aktualnych informacji na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxx.xx lub na portalach społecznościowych: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx,
xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/.
11. Każdy Uczestnik bierny, biorący udział w Konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.
12. Postanowienia Regulaminu związane są funkcjonalnie z Polityką prywatności, która określa warunki oraz zasady przetwarzania danych osobowych, w tym pozyskanych w związku z funkcjonowaniem Strony internetowej Konferencji oraz Aplikacji mobilnej.
13. Postanowienia Regulaminu związane są funkcjonalnie z Warunkami uczestnictwa, które określają zasady udziału Wystawców w Konferencji.
14. Postanowienia Regulaminu stanowią integralną część Rejestracji w Konferencji, a dokonanie Rejestracji oraz uiszczenie Opłaty za uczestnictwo jest jednoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu i jest wiążące dla Stron.
II. Zgłoszenie udziału, rejestracja Uczestnika i rezygnacja
1. Rejestracja trwa do wyczerpania puli Uczestników w Konferencji (dotyczy uczestnictwa w trybie stacjonarnym).
2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie Rejestracji oraz uiszczenie Opłaty za uczestnictwo w wysokości i terminie podanym przez Organizatora.
3. Rejestracja uczestnictwa biernego w Konferencji następuje poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie internetowej Konferencji.
4. Warunkiem Rejestracji Uczestnika biernego jest przekazanie przez Zamawiającego danych Uczestnika biernego, niezbędnych do zawarcia Umowy, akceptacja Regulaminu, Polityki prywatności oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
5. Potwierdzenie Rejestracji Uczestnika biernego Zamawiający otrzymuje po uiszczeniu Opłaty za uczestnictwo, drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej wskazany przy Rejestracji.
6. Zamawiający zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza zgłoszeniowego.
7. Zamawiający może być jednocześnie Uczestnikiem biernym lub też wskazać jako Uczestnika biernego (Uczestników biernych) inną osobę (osoby) spełniające wymogi określone w Regulaminie.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z podania błędnych danych w formularzu zgłoszeniowym. Zamawiający jest zobowiązany do aktualizacji danych rejestracyjnych.
9. Jeżeli Rejestracji dokonuje Zamawiający niebędący Uczestnikiem biernym, ponosi on odpowiedzialność za prawdziwość przekazywanych informacji. Zamawiający powinien
posiadać również udzielone mu przez Uczestnika biernego upoważnienie do przekazania Organizatorowi danych osobowych Uczestnika biernego oraz do ich przetwarzania.
10. Zamawiający ma prawo do dnia 15 kwietnia 2024 roku zrezygnować z udziału w Konferencji, bez ponoszenia konsekwencji finansowych.
11. W przypadku rezygnacji Zamawiającego w okresie od dnia 16 kwietnia do 15 maja 2024 roku, Zamawiający jest obowiązany ponieść koszt rezygnacji w wysokości 50% Opłaty za uczestnictwo, zgodnie z treścią Umowy zawartej pomiędzy Stronami.
12. W przypadku rezygnacji Zamawiającego po dniu 15 maja 2024 roku, Zamawiający jest obowiązany ponieść całość Opłaty za uczestnictwo, zgodnie z treścią Umowy zawartej pomiędzy Stronami.
13. Rezygnację należy złożyć w formie pisemnej pod rygorem nieważności na adres siedziby Organizatora. O przyjęciu rezygnacji decyduje data wpłynięcia pisma na adres siedziby Organizatora.
14. Zasady zgłoszenia udziału i rejestracji Wystawcy są określone w Warunkach uczestnictwa.
III. Płatności Uczestnika
1. Udział w Konferencji jest płatny.
2. Zamawiający jest zobowiązany do dokonania Opłaty za uczestnictwo w Konferencji zgodnie z Cennikiem Konferencji podanym w Regulaminie oraz na Stronie internetowej Konferencji.
3. Opłata za uczestnictwo bierne w Konferencji dokonywana będzie przelewem bankowym tradycyjnym na konto wskazane przez Organizatora, w terminie 7 dni od dnia otrzymania faktury proforma, w wysokości określonej w Cenniku Konferencji. Decyduje data wpływu na rachunek bankowy Organizatora.
4. Płatności należy dokonywać na rachunek bankowy PBCI Sp. z o.o. nr: 57 1030 0019 0109 8503 0010 8857.
5. Potwierdzenie Rejestracji Zamawiający otrzymuje po uiszczeniu Opłaty za uczestnictwo.
6. Momentem zawarcia Umowy jest otrzymanie przez Zamawiającego potwierdzenia Rejestracji.
7. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji Uczestnika biernego, w terminie podanym przez Organizatora, uprawnia Organizatora do anulowania Rejestracji, bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
8. Organizator wystawi Zamawiającemu fakturę VAT lub paragon fiskalny na potwierdzenie dokonanej Opłaty za uczestnictwo. Chęć otrzymania faktury VAT należy zgłosić najpóźniej w trakcie Rejestracji. Faktury VAT będą przesyłane drogą elektroniczną, na podany podczas Rejestracji adres e-mail.
9. Wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika biernego Regulaminu Konferencji i Polityki prywatności. Formularz zgłoszeniowy stanowi integralną część Umowy między Stronami.
10. Zasady płatności Wystawcy określone są w Warunkach uczestnictwa.
IV. Opłaty za uczestnictwo
1. Opłata za uczestnictwo bierne stacjonarne w Konferencji wynosi:
Lp. | Dzień zgłoszenia | Cena brutto |
1. | do 25.02.2024 r. | 1.350,00 |
2. | od 15.04.2024 r. | 1.500,00 |
3. | od 16.04.2024 r. | 1.700,00 |
Stała cena dla tzw. lekarzy rezydentów do 35 roku życia wynosi 600,00 zł brutto.
2. Opłata za uczestnictwo bierne online (dostęp udzielony w danym dniu Konferencji) w Konferencji wynosi:
Lp. | Dzień | Cena brutto |
1. | jeden dzień uczestnictwa | 350,00 |
2. | dwa dni uczestnictwa | 600,00 |
3. | trzy dni uczestnictwa | 700,00 |
Stała cena dla tzw. lekarzy rezydentów do 35 roku życia wynosi 350,00 zł brutto za trzy dni uczestnictwa.
11. Organizator oferuje specjalny pakiet uczestnictwa biernego dla Managera w cenie 800,00 zł brutto, obejmujący dostęp do strefy wystawienniczej, dostęp do sesji biznesowej oraz wstęp na wybrane wykłady na głównej sali plenarnej (dokładne godziny sesji biznesowej oraz lista wykładów będzie dostępna w maju 2024 roku w programie Konferencji oraz zostanie przesłana drogą mailową).
12. W dniu 15.06.2024 r. organizowana jest uroczysta kolacja z koncertem dla Uczestników Konferencji, koszt uczestnictwa wynosi 450,00 zł brutto od osoby.
13. Opłaty za uczestnictwo nie podlegają zwrotowi w przypadku niemożności uczestnictwa z powodu braku spełnienia warunków uczestnictwa w Konferencji lub z powodu niestawienia się w dniu Konferencji.
14. Opłaty za uczestnictwo czynne są określone w Warunkach uczestnictwa.
V. Warunki świadczenia usług drogą elektroniczną Uczestnikowi biernemu
1. Udostępnienie udziału w Konferencji online polega na umożliwieniu dostępu do treści cyfrowej w postaci transmisji Konferencji na żywo w danym dniu wydarzenia za pośrednictwem Strony internetowej Konferencji, wraz z możliwością odtworzenia wystąpień w ciągu 30 dni od dnia otrzymania dostępu.
2. Uczestnik bierny, który dokonał wyboru uczestnictwa w formule online w Konferencji, w celu możliwości korzystania z transmisji Konferencji powinien dysponować w dniu wykupionej transmisji Konferencji dostępem do Internetu i sprzętem komputerowym i/lub urządzeniem mobilnym z przeglądarką internetową, spełniających następujące wymagania techniczne:
a. Wymagania systemowe:
i. Połączenie internetowe – szerokopasmowe przewodowe lub bezprzewodowe (3G lub 4G/LTE)
ii. Głośniki i mikrofon – wbudowane, na wtyczkę USB lub połączenie bezprzewodowe Bluetooth
iii. Kamera internetowa lub kamera internetowa w jakości HD – wbudowana, na wtyczkę UBS lub kamera HD lub kamkorder z kartą przechwytywania wideo i oprogramowanie kamery wirtualnej do użytku z oprogramowaniem do transmisji, np. OBS lub kamery IP
b. Obsługiwany system operacyjny:
i. System operacyjny macOS X w wersji 10.9 lub nowszej
ii. Windows 10 (poza Windows 10 Tryb S)
iii. System operacyjny Windows w wersji 8 lub 8.1
iv. System operacyjny Windows 7
v. System operacyjny Ubuntu w wersji 12.04 lub nowszej
vi. System operacyjny Mint w wersji 17.1 lub nowszej
vii. System operacyjny Red Hat Enterprise Linux w wersji 6.4 lub nowszej
viii. System operacyjny Oracle Linux w wersji 6.4 lub nowszej
ix. System operacyjny CentOS w wersji 6.4 lub nowszej
x. Oprogramowanie Fedora w wersji 21 lub nowszej
xi. Oprogramowanie OpenSUSE w wersji 13.2 lub nowszej
xii. System operacyjny ArchLinux (tylko w wersji 64-bitowej)
c. Obsługiwany tablet i urządzenia mobilne
i. Urządzenia z systemem Android i iOS
ii. Urządzenia BlackBerry
iii. Urządzenie Surface w wersji PRO 2 lub nowszej z systemem operacyjnym Windows w wersji 8.1 lub nowszej (poza Windows 10 Tryb S)
d. Obsługiwane przeglądarki
i. Windows: Edge 12+, Firefox 27+, Chrome 30+
ii. macOS: Safari 7+, Firefox 27+, Chrome 30+
iii. Linux: Firefox 27+, Chrome 30+
e. Wymagania dotyczące procesora i pamięci RAM (zalecane parametry):
i. Procesor dwurdzeniowy o taktowaniu co najmniej 2 Ghz (Intel i3/i5/i7 lub ekwiwalent AMD)
ii. Pamięć RAM 4 Gb
3. Uczestnik bierny ponosi odpowiedzialność za zapewnienie poufności i bezpieczeństwa przesyłanych danych w zakresie sprzętu i urządzeń oraz sieci, z których korzysta podczas Konferencji. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestnictwa online w Konferencji spowodowanego niespełnieniem wymagań opisanych w ust. 2.
4. Organizator zaleca zainstalowanie stale aktualizowanego oprogramowania antywirusowego oraz uruchomienie zapory systemowej na urządzeniu końcowym (komputer, urządzenie mobilne), z którego Uczestnik bierny korzysta.
5. Organizator ponosi odpowiedzialność za przesłane dane od chwili zapisania ich w systemie Organizatora.
6. Najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji Uczestnik bierny otrzyma, na podany podczas Rejestracji adres poczty elektronicznej, wszelkie informacje dotyczące sposobu korzystania z transmisji Konferencji, zasad logowania i uwierzytelniania dostępu w trakcie transmisji online, jak i w okresie 30-dniowego dostępu do archiwum.
7. Dane do logowania mają charakter osobisty i nie mogą być przekazywane osobie trzeciej. Dane te umożliwiają dostęp do transmisji Konferencji wyłącznie z jednego urządzenia końcowego jednocześnie.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje świadomego lub nieświadomego przekazania swoich danych dostępowych przez Uczestnika biernego osobom trzecim.
9. Niedopuszczalne są działania Uczestnika biernego mogące utrudniać lub destabilizować działanie Platformy, a także polegające na dostarczaniu jakichkolwiek treści o charakterze bezprawnym.
10. Organizator dołoży wszelkich starań, aby dostęp do świadczonych usług miał charakter stały, nieprzerwany i był na najwyższym poziomie.
11. Organizator może w dowolnym czasie przeprowadzić niezbędne prace serwisowe uniemożliwiające lub ograniczające dostęp do usług mające na celu szybkie przywrócenie bezpieczeństwa i stabilności systemu teleinformatycznego.
12. W przypadku naruszenia przez Uczestnika postanowień niniejszego punktu Organizator upoważniony jest do zablokowania Uczestnikowi dostępu do Platformy, a Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu naruszenia tych postanowień.
VI. Zasady uczestnictwa w Konferencji i warunki odpowiedzialności
1. Organizator odpowiada wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy JGP na zasadach określonych przez prawo, w tym przez ustawę o prawach konsumenta, za spełnienie świadczenia zgodnie z zawartą Umową.
2. Dostępność miejsc zależy od kolejności zgłoszeń (dotyczy uczestnictwa stacjonarnego).
3. Konferencja ma charakter zamknięty, co oznacza, że na terenie wynajętym na potrzeby Konferencji mogą przebywać wyłącznie osoby z ważnym identyfikatorem wydanym przez Organizatora.
4. Identyfikator nie może być przekazywany osobom trzecim. W przypadku zauważenia przekazania identyfikatora, Organizator ma prawo obciążyć Uczestnika karą w wysokości 6000 zł brutto.
5. Tożsamość Uczestnika biorącego udział w Konferencji w formule stacjonarnej zostanie zweryfikowana podczas rejestracji na Konferencji.
6. Uczestnik biorący udział w Konferencji w formule online zostanie odznaczony automatycznie w systemie po zalogowaniu się podczas transmisji Konferencji.
7. Na zakończenie Konferencji, Uczestnicy zweryfikowani w sposób określony w ust. 5 i 6, otrzymają certyfikat potwierdzający uczestnictwo w Konferencji.
8. Organizator nie ma obowiązku przesyłania certyfikatów lub ich duplikatów tym Uczestnikom, którzy nie odebrali ich w trakcie Konferencji.
9. Zgłoszenia na kolację i koncert, o której mowa w pkt IV ust. 12 oraz wpłaty przyjmowane są do dnia 1 czerwca 2024 r.
10. Wejście na kolację i koncert możliwe jest tylko za okazaniem zaproszenia.
11. Zaproszenia na kolację i koncert dla lekarzy będących Uczestnikami Konferencji nie mogą być sponsorowane przez firmy farmaceutyczne, takie jak wytwórcy, importerzy, i dystrybutorzy w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne.
12. Firmy, o których mowa w ust. 11, mogą pokryć koszt uczestnictwa lekarza w Konferencji na warunkach wskazanych wyżej, co musi jednak pozostać w zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z ustawą z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne.
13. Podane ceny są cenami brutto i zawierają 23% VAT.
14. Każdy dzień uczestnictwa w Konferencji obejmuje przerwę kawową, lunch, wejścia na wykłady i warsztaty, spotkania oraz materiały naukowe i certyfikat uczestnictwa.
15. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do:
a) Udziału w Konferencji w sposób zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym w zakresie reklamy,
b) przestrzegania zasad zachowania obowiązujących w Hotelu Radisson Blu,
c) przestrzegania zasad BHP oraz ppoż,
d) stosowania się do instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora oraz służb porządkowych,
e) przestrzegania zasad bezpieczeństwa w związku z pandemią COVID-19 określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz w wytycznych Ministerstwa Rozwoju i Technologii i Głównego Inspektoratu Sanitarnego, o ile są wydane.
f) niezakłócania przebiegu Konferencji i nieutrudniania innym Uczestnikom udziału w Konferencji,
g) umieszczenia identyfikatora w widocznym miejscu.
16. Uczestnik Konferencji pokrywa we własnym zakresie opłaty za:
a) nocleg
b) zamówienia w barach i restauracjach hotelowych,
c) zamówienia gastronomiczne,
d) rozmowy telefoniczne z aparatów hotelowych,
e) korzystanie z mini-barów w pokojach,
f) Pay TV,
g) parking.
17. Uczestnik Konferencji ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie Hotelu Radisson Blu, a także za działalność sprzeczną z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
18. Uczestnik, który zakłóca przebieg Konferencji, utrudnia lub uniemożliwia udział w Konferencji innym Uczestnikom, lub którego zachowanie zagraża życiu lub zdrowiu ludzi, albo mieniu, może zostać wyproszony z Konferencji, a także, w przypadku zaistnienia przesłanek prawem przewidzianych, przekazany odpowiednim służbom.
19. Organizator nie ponosi odpowiedzialności:
a) za jakąkolwiek działalność podejmowaną przez Uczestników Konferencji, w szczególności w zakresie prowadzonej działalności reklamowej czy promocyjnej, w tym za wszelkie materiały udostępniane na stoiskach czy w tzw. gift packu,
b) za szkody spowodowane w związku niebezpieczeństwami podczas transportu na i z Konferencji,
c) za szkody spowodowane pożarem, zalaniem, kradzieżą z włamaniem do pomieszczeń wystawienniczych lub miejsc składowych,
d) za szkody wyrządzone przez Uczestników,
e) za wypadki osób, straty, uszkodzenia lub zniszczenia eksponatów znajdujących się na Konferencji przed, po i w trakcie trwania Konferencji,
f) za pojazdy, ani inne ruchomości pozostawione na terenie Konferencji,
g) za przerwę w dostawie mediów i szkody powstałe na skutek usterek lub przerw w dostawie mediów,
h) za mienie oraz rzeczy Uczestników, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione,
i) za szkody spowodowane Siłą wyższą.
20. Wyłączenie odpowiedzialności przewidziane w ustępie poprzedzającym dotyczy także okresu po zakończeniu Konferencji.
21. Zaleca się Wystawcom ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w Konferencji, jak również ubezpieczenie eksponatów. Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt eksponatów, urządzeń i sprzętu przed ewentualnymi szkodami i ubytkami lub innymi zdarzeniami losowymi.
22. Wystawca odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone osobom trzecim (powstałe podczas pracy na jego rzecz), jak również za ewentualne uszkodzenia budynku, ruchomości, instalacji i urządzeń wystawowych spowodowane przez Wystawcę oraz każdą osobę bezpośrednio lub pośrednio przez Wystawcę zatrudnioną.
23. W trakcie trwania Konferencji Wystawca zobowiązuje się do ścisłego respektowania programu Konferencji i nieorganizowania konkurencyjnych imprez towarzyszących, bez uprzedniego uzgodnienia w formie pisemnej z Organizatorem.
24. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za imprezy lub inne wydarzenia organizowane w trakcie Konferencji przez inne podmioty niż PBCI Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, w tym za zachowanie na tych imprezach wymogów wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów. Procedury organizowania przez Uczestników imprez lub innych wydarzeń muszą być uzgodnione z Organizatorem. Imprezy lub inne wydarzenia wymagają uprzedniej zgody Organizatora. Imprezy lub inne wydarzenia zaplanowane lub zorganizowane bez uzgodnienia z Organizatorem nie odbędą się.
25. W trakcie obowiązywania Konferencji obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży wyrobów medycznych.
26. Zabronione jest wnoszenie na teren Konferencji broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na terenie konferencji.
27. Zabronione jest wprowadzanie (wnoszenie) na teren Konferencji zwierząt.
28. Zabronione jest wnoszenie na teren Konferencji alkoholu i środków odurzających. Osoby będące pod wpływem alkoholu i/lub środków odurzających mogą zostać niezwłocznie wyprowadzone z Konferencji.
29. Udostępnione na Stronie internetowej Konferencji oraz w Aplikacji mobilnej treści (x.xx. logotypy i znaki towarowe, teksty, zdjęcia, materiały wideo), ich kompozycja oraz struktura, jak również rozwiązanie techniczne stanowią utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o Prawie autorskim i prawach pokrewnych, i podlegają ochronie prawnej na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
30. Wykorzystywanie, w tym modyfikowanie, powielanie i kopiowanie treści udostępnionych na Stronie internetowej Konferencji oraz w Aplikacji mobilnej podczas Konferencji, jest możliwe wyłącznie po uprzednim wyrażeniu przez Organizatora zgody w formie pisemnej.
31. Poza innymi przypadkami określonymi w obowiązujących przepisach prawa Organizator może wypowiedzieć Uczestnikowi biernemu umowę ze skutkiem natychmiastowym, z zachowaniem prawa do Opłaty za uczestnictwo, w przypadku:
a. opóźnienia Uczestnika biernego w zapłacie Opłaty za uczestnictwo;
b. naruszenia przez Uczestnika biernego postanowień Regulaminu, Umowy lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
32. Uczestnicy mają prawo porozumiewać się z Organizatorem za pośrednictwem: telefonu oraz w formie elektronicznej (dane kontaktowe dostępne są na Stronie internetowej Konferencji).
33. Umowa zawarta między Stronami obowiązuje do zakończenia Konferencji.
34. Szczegółowe zasady udziału w Konferencji Wystawców, w tym zasady rezygnacji, a także organizacji stoiska i eksponatów wystawczych są regulowane w Warunkach uczestnictwa.
VII. Wizerunek i nagrywanie
1. Dokonanie Rejestracji na Konferencję jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieograniczone czasowo, nieodpłatne wykorzystanie, obróbkę, powielanie i rozpowszechnienie wizerunku Uczestnika utrwalonego w formie zdjęć i filmów (w tym audio) wykonanych podczas Konferencji w celu ich wykorzystania w materiałach promocyjnych, naukowych czy edukacyjnych, w tym poprzez zamieszczenie materiałów z Konferencji w formie wizualnej, audio-wizualnej i fotograficznej na Stronie internetowej Konferencji oraz na portalach społecznościowych Organizatora, z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa.
2. Dokonanie Rejestracji na Konferencję jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych do wpisów na czacie zamieszczanych podczas Konferencji w celu ich wykorzystania w materiałach promocyjnych, naukowych czy edukacyjnych, w tym poprzez zamieszczenie ich na Stronie internetowej Konferencji oraz na portalach społecznościowych Organizatora, z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa.
3. Zgoda na wykorzystanie wizerunku może zostać w każdym czasie odwołana, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów wyemitowanych przed dniem cofnięcia niniejszej zgody.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji i monitorowania Uczestników Konferencji, np. poprzez sprawdzanie listy obecności, identyfikatorów lub z wykorzystaniem systemów elektronicznych Platformy.
VIII. Odwołanie Konferencji
1. Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu, odwołania, skrócenia lub wydłużenia czasu trwania Konferencji, jeżeli jej przeprowadzenie jest, z przyczyn niezawinionych przez Organizatora, niemożliwe lub nadmiernie utrudnione. Za takie przyczyny uważa się m. in. Siłę wyższą.
2. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązania wynikającego z zawartej między Stronami Umowy spowodowanego wystąpieniem Siły wyższej.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Organizator poinformuje o tym zarejestrowanych Uczestników za pośrednictwem Strony internetowej Konferencji oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy Uczestników wskazane w formularzu zgłoszeniowym.
4. W przypadku odwołania Konferencji, Organizator zobowiązuje się do zorganizowania Konferencji w innym terminie, jednakże nie później niż w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Nowy termin Konferencji zostanie podany na Stronie internetowej Konferencji.
5. Zmiana terminu Konferencji nie wymaga zawierania jakichkolwiek aneksów z Uczestnikami biernymi, których Opłata za uczestnictwo jest zaliczona na poczet Konferencji zorganizowanej w nowym terminie, a Uczestnicy bierni uzyskają prawo uczestniczenia w Konferencji w nowym terminie.
6. Jeżeli po upływie 12 miesięcy od dnia odwołania Konferencji, jej zorganizowanie będzie w dalszym ciągu niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, Organizator zwróci Uczestnikowi biernemu wpłaconą Opłatę za uczestnictwo.
7. Uczestnik bierny może nie zgodzić się na uczestnictwo w Konferencji w nowym terminie. Oświadczenie w tym zakresie powinien przesłać w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą elektroniczną na adres: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx. W oświadczeniu należy podać numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany zwrot Opłaty za uczestnictwo.
8. W przypadku otrzymania oświadczenia, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, Organizator zwraca uiszczoną przez Uczestnika biernego Opłatę za uczestnictwo w terminie 14 dni od daty otrzymania oświadczenia, o którym mowa w ust. 7.
IX. Odstąpienie od umowy
1. Postanowienia niniejszego punktu stosuje się wyłącznie do Umów, w których Zamawiającym jest Konsument lub Przedsiębiorca JDG.
2. Zamawiający, o którym mowa w ust. 1, który zawarł Umowę może od niej odstąpić bez podania przyczyn, składając oświadczenie w terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy, z zastrzeżeniem ust. 6.
4. Wzór formularza odstąpienia od Umowy stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.
5. Organizator niezwłocznie potwierdza otrzymanie oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy w formie złożonego oświadczenia.
6. Zamawiający wyraża zgodę na spełnienie przez Organizatora świadczenia przed upływem terminu na odstąpienie od Umowy, jeżeli do zawarcia Umowy (otrzymania potwierdzenia Rejestracji w Konferencji) dochodzi na tyle późno, że otwarcie Konferencji ma nastąpić przed upływem terminu na odstąpienie od Umowy.
7. Prawo do odstąpienia od Umowy nie przysługuje Zamawiającemu, jeżeli Organizator spełnił świadczenie przewidziane Umową.
8. Organizator ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia Zamawiającego o odstąpieniu od Umowy, zwrócić Zamawiającemu wszystkie dokonane przez niego płatności.
9. Organizator dokonuje zwrotu Opłaty za uczestnictwo w Konferencji przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Zamawiający, chyba że Zamawiający zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z dodatkowymi kosztami.
10. Jeżeli Zamawiający zawarł Umowę, w której wskazał inną osobę jako Uczestnika, jest obowiązany niezwłocznie powiadomić tego Uczestnika o złożeniu przez siebie oświadczenia o odstąpieniu od Umowy.
11. W przypadku odstąpienia od Umowy, Konsument lub Przedsiębiorca JGP jest zobowiązany zaprzestać korzystania z usługi i udostępniania jej osobom trzecim.
12. Jeżeli oświadczenie o odstąpieniu od Umowy zostało doręczone Organizatorowi po rozpoczęciu świadczenia usług objętych Umową, Organizator zachowuje prawo do Opłaty za uczestnictwo w Konferencji w kwocie proporcjonalnej do zakresu świadczeń spełnionych do momentu poinformowania go o odstąpieniu.
X. Reklamacje
2. Każda reklamacja winna zawierać:
a. dane Zamawiającego oraz Uczestnika biernego, jeżeli w Konferencji nie uczestniczył Zamawiający, oraz adres poczty elektronicznej użyty podczas rejestracji;
b. szczegółowy opis problemu.
3. Prawidłowo złożona reklamacja jest rozpatrywana w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania przez Organizatora.
4. Odpowiedź Organizatora zostanie udzielona w formie, w jakiej Organizator otrzymał zgłoszenie reklamacji, na adres (poczty elektronicznej lub korespondencją tradycyjną) podany w reklamacji.
5. Dodatkowo, w przypadku Konsumentów i Przedsiębiorców JGP Organizator informuje, że: istnieje możliwość skorzystania przez nich z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym w szczególności przed stałymi polubownymi sądami konsumenckimi.
XI. Ochrona danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych w myśl rozporządzenia RODO jest Organizator.
2. Administrator danych osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych Uczestników Konferencji.
4. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora obejmuje dane przekazane w formularzu zgłoszeniowym oraz wizerunek.
5. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b, c, f RODO, a także udzielona zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
6. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu uczestnictwa w Konferencji, weryfikacji jego tożsamości podczas wejścia na Konferencję, komunikacji z Organizatorem, czynności związanych z realizacją Umowy, obsługi reklamacji i zabezpieczenia roszczeń.
7. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu utrwalenia przebiegu w formie relacji fotograficznej oraz filmowej (w tym audio) Konferencji.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów Umowy, a po upływie Umowy przez okres niezbędny do: posprzedażowej obsługi Zamawiających (np. obsługi reklamacji) zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących Organizatorowi, wypełnienia innych obowiązków prawnych Organizatora (np. wynikających z przepisów podatkowych lub rachunkowych), a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych, do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
9. Dane osobowe mogą być udostępnianie innym podmiotom uprawnionym na podstawie właściwych przepisów prawa oraz umów zawartych z Organizatorem, np. dostawcom usług informatycznych, księgowych, prawnych.
10. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, Uczestnik ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
11. Uczestnikowi przysługuje prawo do:
a) dostępu do treści swoich danych,
b) sprostowania danych, gdy są one niezgodne ze stanem rzeczywistym,
c) usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych (w przypadkach prawem przewidzianych),
d) złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
e) złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.
13. Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
14. Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany w oparciu o Państwa dane osobowe oraz nie raz nie wykorzystuje ich w celu profilowania.
15. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
XII. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Regulaminu stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, a także zapisy zawarte w Polityce prywatności oraz Warunkach uczestnictwa, jeżeli mają zastosowanie.
2. Wszelkie spory, które mogą wyniknąć z uczestnictwa w Konferencji Strony postarają się rozstrzygać na drodze polubownej.
3. W przypadku nie osiągnięcia porozumienia każda ze Stron ma prawo odwołać się do właściwego sądu powszechnego.
4. Regulamin obowiązuje od dnia 1 stycznia 2024 roku.
Załączniki:
1. Formularz odstąpienia od Umowy.
Załącznik nr 1 – Wzór formularza odstąpienia od Umowy
PBCI Sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie ul. Xxxxxxxxxxx 00
00-511 Warszawa
Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: umowy uczestnictwa w konferencji „Innowacyjna Akademia Dermatologii Estetycznej” iADE 2024”
– Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*)
– Imię i nazwisko konsumenta(-ów)
– Adres konsumenta(-ów)
– Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)
– Data
(*) Niepotrzebne skreślić.