Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Postępowanie nr 242.12.2019.EH Załącznik nr 4A do SIWZ

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta dnia we Wrocławiu

pomiędzy:

Uniwersytetem Wrocławskim

Z siedzibą we Wrocławiu (50-137), xx. Xxxxxxxxxxxxx 0, Xx XXX 000-000-00-00, REGON 000001301

reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………………………

zwanym w dalszej części umowy „Administratorem danych” lub „Administratorem”

oraz

reprezentowaną przez:

zwanym w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym”

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

4. Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający będzie odbywać się wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora danych. Za udokumentowane polecenie uznaje się zadania zlecone do wykonywania Podmiotowi przetwarzającemu Umową Usług Programistycznych z dnia ……… nr DUI/……./2018 , zwaną dalej Umową Główną.

§2

Zakres, cel i charakter przetwarzania danych

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane zwykłe oraz dane szczególnych kategorii dotyczące pracowników UWr, studentów i doktorantów w postaci: nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, Numer Identyfikacji Podatkowej, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, Nazwa firmy, siedziba firmy, płeć, numery rachunków bankowych, e-mail, nr konta rzeczywistego i/lub wirtualnego.

2. Powierzone przez Administratora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji Umowy Głównej w zakresie świadczenia usług programistycznych i parametryzacyjnych w systemach XXXX.XXX i XXXX.XXX.XXX.

§3

Obowiązki podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 lit. b) Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

5. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

6. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.

7. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi danych.

§4

Prawo kontroli

1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.

2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 10-dniowym jego uprzedzeniem.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia stwierdzonych przez Administratora w trakcie kontroli niezgodności z przepisami obowiązującego prawa dotyczącego ochrony i przetwarzania danych osobowych, w tym naruszeń zapisów Rozporządzenia, w terminie nie dłuższym niż 30 dni. Dopuszcza się w uzasadnionych przypadkach do ustalenia terminu na zasadzie porozumienia Stron.

4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§5

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy Głównej W takim wypadku Podmiot przetwarzający ma obowiązek poinformować o tym fakcie w terminie 7 dni od powierzenia przetwarzania danych.

2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

3. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 1 i 2 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.

4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora danych za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

§ 6

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych powierzonych mu przez Administratora danych i wykorzystywanych niezgodnie z treścią niniejszej Umowy, a w szczególności za

udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym przez Podmiot przetwarzający.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych/właściwy organ nadzoru. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.

3. Xxxxxx, która dopuściła się naruszenia swoich zobowiązań wynikających z Umowy jest odpowiedzialna za szkodę i koszty, które druga Strona poniosła w wyniku tych naruszeń. Do odpowiedzialności podmiotu przetwarzającego z tego tytułu stosuje się odpowiednio zapisy umowy głównej.

4. Podmiot przetwarzający powinien zwolnić Administratora z grzywien i / lub kar pieniężnych nałożonych na Administratora przez lub w imieniu organu administracji publicznej odpowiedzialnego za ochronę danych osobowych („OOD”) oraz z roszczeń odszkodowawczych pochodzących od osoby lub osób, których dane dotyczą, jeżeli udowodniono, że te grzywny i / lub kary pieniężne lub roszczenia są wynikiem naruszenia przez Podmiot przetwarzający zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z obowiązków Rozporządzenia lub innych obowiązujących przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych, które mają zastosowanie do Podmiotu przetwarzającego.

5. Administrator powinien zwolnić Podmiot przetwarzający z grzywien i / lub kar pieniężnych nałożonych na Podmiot przetwarzający przez lub w imieniu OOD oraz z roszczeń odszkodowawczych pochodzących od osoby lub osób, których dane dotyczą, jeżeli udowodniono, że te grzywny i / lub kary pieniężne lub roszczenia są wynikiem naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych przez Administratora wynikających z obowiązków Rozporządzenia lub innych obowiązujących przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych, które mają zastosowanie do Administratora.

§7

Czas obowiązywania umowy Rozwiązanie umowy

1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez okres obowiązywania Umowy Głównej.

2. Administrator danych może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Podmiot przetwarzający:

a) pomimo zobowiązania go do usunięcia naruszeń obowiązującego prawa dotyczącego ochrony danych osobowych stwierdzonego przez Administratora podczas kontroli nie usunie go w uzgodnionym przez Strony terminie.

b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową;

c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez pisemnej zgody, jeśli jest wymagana lub pisemnego polecenia Administratora danych, o którym mowa w § 5 ust. 2 Umowy.

§8

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.

3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy Administratora danych.

……………………………………………… …………………………………….. Administrator danych Podmiot przetwarzający