Do wszystkich uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne, których przedmiotem jest świadczenie usług pocztowych polegających na przyjmowaniu przesyłek listowych, paczek pocztowych i druków bezadresowych, w tym...
Do wszystkich uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne, których przedmiotem jest świadczenie usług pocztowych polegających na przyjmowaniu przesyłek listowych, paczek pocztowych i druków bezadresowych, w tym również przesyłek rejestrowanych i przesyłek kurierskich, w obrocie krajowym i zagranicznym, przemieszczaniu i doręczaniu ich adresatom, dokonywaniu ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych, prowadzeniu postępowania reklamacyjnego oraz usługi odbioru korespondencji
z siedziby Zamawiającego.
Wasze pismo z dnia: Znak: Nasz znak: Data: ZP.272.00030.2019 21.05.2019 r. x.xx.: XX.XX-00000/19
PYTANIE 1
Zał. nr 3 Projekt umowy § 8 ust.4
Zamawiający w przytoczonych zapisach określa termin płatności faktury VAT w terminie 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury.
Wykonawca informuje, iż w jego organizacji faktury wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzania faktury. Termin płatności faktury od daty wystawienia został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania Wykonawcy. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.
Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację powołanych powyżej warunków określonych przez Zamawiającego na następujące:
4. „Wynagrodzenie Wykonawcy płatne jest z dołu, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury.” Na przelewie Zamawiający zobowiązuje się określić tytuł wpłaty „wpłata za fakturę nr... umowa nr… Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bakowego Wykonawcy” .
Zamawiający dopuszcza wystawienie faktury elektronicznie, zatem czy po zakończeniu postępowania Zamawiający wyrazi zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną i załączenie do umowy porozumienia o treści jak w załączeniu? Wykonawca podkreśla, że rozwiązanie to da Zamawiającemu dodatkowy czas na opracowanie dokumentów i pozwoli uniknąć jakichkolwiek opóźnień w płatności faktur.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający zmienia zapis § 8 ust.4 wzoru umowy nadając mu brzmienie:
„Wynagrodzenie Wykonawcy płatne jest z dołu, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Na przelewie Zamawiający zobowiązuje się określić tytuł wpłaty „wpłata za fakturę nr…. Umowa nr…. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy”.
Przedstawiony przez Zamawiającego wzór umowy zawiera zapisy dotyczące faktur elektronicznych, w związku z czym podpisanie porozumienia uznaje się za bezprzedmiotowe.
PYTANIE 2
Zał. nr 3 Projekt umowy § 8
Zamawiający wyraża zgodę na przesyłania faktur w formie elektronicznej, zatem Wykonawca zwraca się z prośbą dopisania ust.12, 13 i 14. odnośnie:,
,, 12. Faktury elektroniczne będą Zamawiającemu wysyłane na adres e-mail:………….
13.Wykonawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e-mail: x-xxxxxxx@xxxxxx-xxxxxx.xx
14. Zamawiający zobowiązuje się do aktywowania funkcji generowania informacji zwrotnych w postaci autorespondera i każdorazowego automatycznego potwierdzania otrzymania wiadomości z wykorzystaniem tej funkcji lub przekazywania każdorazowo na adres Wykonawcy wskazany w ust 13 , informacji zwrotnej potwierdzającej odbiór faktury. Informacja zwrotna potwierdzająca odbiór faktury, będzie zawierała datę otrzymania faktury przez Xxxxxxxxxxxxx, przez którą rozumieć należy datę wpływu faktury na adres skrzynki pocztowej Xxxxxxxxxxxxx wskazanej w pkt 12.”
ODPOWIEDŹ
Pkt. 12 - zapis dotyczący faktur elektronicznych zawarty jest w § 8 ust.6 wzoru umowy.
Pkt. 13- Zamawiający zmienia treść wzoru umowy dotyczący § 8 ust. 8 nadając mu brzmienie: „Wykonawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e-mail: x-xxxxxxx@xxxxxx-xxxxxx.xx”
Pkt.14 - Zamawiający nie wyraża zgody.
PYTANIE 3
Zał. nr 3 do Projekt umowy § 8
Wykonawca zwraca się z prośbą dopisania ust. 15 o poniższej treści.
15.Nadawca będzie uiszczał opłaty, zgodnie z obowiązującymi w dniu realizacji usług cennikami Poczty, dostępnymi na stronie internetowej xxx.xxxxxx-xxxxxx.xx lub w placówkach pocztowych. W przypadku, gdy warunki cenowe zostaną określone w załącznikach do umowy, Nadawca będzie uiszczał opłaty zgodnie z tymi warunkami.
Powyższe umożliwi Zamawiającemu w przypadku potrzeby skorzystanie z dodatkowych usług Wykonawcy, a które nie zostały ujęte w przedmiotowym zamówieniu.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający nie wyraża zgody na zmiany, gdyż są one ujęte w projekcie umowy §8 ust. 12 wzoru umowy.
PYTANIE 4
Zał. nr 3 Projekt umowy § 9
Praktyka rynku wypracowała powszechnie przyjęte i stosowane wysokości kar, które operator, nie chcąc stracić zaufania u obecnych oraz potencjalnych klientów, jest w stanie respektować. Są one niższe niż te zaproponowane przez Zamawiającego, można zatem stwierdzić, że w warunkach realizacji przedmiotowego zamówienia również byłyby wystarczające. Przewidziane kary umowne są zdecydowanie nieadekwatne w kontekście potrzeb i interesu Zamawiającego, charakteru świadczonych usług, a także ilości czynności wykonywanych przez Wykonawcę przy realizacji zamówienia.
Mając na uwadze powyższe, Wykonawca, w celu ustalenia równej pozycji stron, zwraca się o analizę przedstawionych powyżej kwestii i modyfikację umowy w zakresie kar umownych poprzez zmianę zapisów § 9 wzoru umowy na następujące:
,,1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub nierozpoczęcie przez Wykonawcę wykonywania umowy, w wysokości 3 % całkowitej wartości umowy brutto, o której mowa w § 8 ust. 1 umowy.
2. W przypadku nieodebrania przesyłek w godzinach wskazanych w § 3 pkt 1 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 50,00zł (pięćdziesiąt złotych) za każdy przypadek nieodebrania, a w przypadku 5-krotnego nieodebrania przesyłek w okresie rozliczeniowym trwającym 1 miesiąc kalendarzowy zgodnie z § 3 pkt 1 Wykonawca zapłaci karę umowną 500,00 zł (pięćset złotych), chyba że niewykonanie usługi nastąpiło :
- wskutek siły wyższej lub z przyczyn niezależnych od Wykonawcy,
- z przyczyn występujących po stronie Zamawiającego niewywołanych winą Wykonawcy.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego, przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego. „
ODPOWIEDŹ
Zamawiający zmienia treść wzoru umowy dotyczący:
§ 9 ust. 1
Wykonawca zapłaci zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub nierozpoczęcie przez Wykonawcę wykonywania umowy, w wysokości 7,00 % całkowitej wartości umowy brutto, o której mowa w § 8 ust. 1,
§ 9 ust. 2
W przypadku nieodebrania przesyłek w godzinach wskazanych w § 3 pkt 1 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 150,00 zł (sto pięćdziesiąt złotych) za każdy przypadek nieodebrania, a w przypadku 5-krotnego nieodebrania przesyłek w okresie rozliczeniowym trwającym 1 miesiąc kalendarzowy zgodnie z § 3 pkt 1 Wykonawca zapłaci karę umowną 2 000,00 zł (dwa tysiące złotych), chyba, że niewykonanie usługi nastąpiło:
- wskutek siły wyższej lub z przyczyn niezależnych od Wykonawcy,
- z przyczyn występujących po stronie Zamawiającego niewywołanych winą Wykonawcy.
PYTANIE 5
Zał. nr 3 Projekt umowy § 6
W celu zachowania przejrzystości współpracy między stronami Wykonawca wnosi o uwzględnienie w § 6 poniższych zapisów określających proces reklamacji;
4.W przypadku nadania przesyłek listowych, o których mowa w załączniku nr, …… do Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania danych o przesyłkach za pośrednictwem aplikacji Elektroniczny Nadawca, dostępnej pod adresem e- xxxxxxx.xxxxxx-xxxxxx.xx (xxx.xxxxxx-xxxxxx.xx).
5. Reklamacje, z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług, Nadawca powinien wnosić za pośrednictwem aplikacji Elektroniczny Nadawca, o której mowa w ust. 4 lub za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxx.xxxxxx-xxxxxx.xx.
6. Wykonawca ma prawo potrącić z przysługującego jej wynagrodzenia z tytułu zrealizowanych usług, o których mowa w § 1 ust. 1 należności przysługujące Zamawiającemu z tytułu rozpatrzonych i uzasadnionych reklamacji, o których mowa w ust. 5.”
ODPOWIEDŹ
Zamawiający nie wyraża zgody na propozycję zmian, gdyż na chwilę obecną nie jest systemowo przygotowany do korzystanie w pełni z aplikacji Elektroniczny Nadawca.
PYTANIE 6
Zał. nr 3 Projekt umowy § 16
Wykonawca zwraca się z wnioskiem wniesienia do projektu umowy poniższego zapisu o następującej treści; 1.Administratorem danych osobowych osób uprawnionych do zawarcia Umowy jest Wykonawca……………………………………………………………………………………………….
2.Kontakt z inspektorem ochrony danych: Inspektor ochrony danych ( dane Wykonawcy )
………………………………………………………..
3.Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji Umowy, a także – w zakresie prawnie usprawiedliwionego interesu administratora – w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z umowy, na podstawie odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
4.Dane osobowe będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej i mogą być przekazane - na podstawie standardowych klauzul ochrony danych - do państwa trzeciego w związku z korzystaniem przez administratora z rozwiązań chmurowych dostarczanych przez firmę Microsoft. Stosowane przez Microsoft standardowe klauzule umowne zgodne z wzorcami zatwierdzonymi przez Komisję Europejską, dostępne są pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx- us/licensing/product-licensing/products.aspx w części Online Services Terms (OST).
5.Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z Wykonawcą na podstawie zawartych umów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
6.Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych.
7.Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Umowy, a także przez okres przedawnienia roszczeń z Umowy.
8.Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 9.Podanie danych jest dobrowolne lecz niezbędne do zawarcia i wykonywania Umowy.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający nie wyraża zgody na propozycję zmian.
PYTANIE 7
Formularz ofertowy (zapytanie o cenę )
Wykonawca wnioskuje o dodanie w Ofercie (zapytaniu o cenę) dodatkowych zapisów dotyczących ceny jednostkowej brutto oraz stawki podatku Vat, co jest niezbędne dla wskazania stawki Vat dla usług które tej stawce podlegają. Przedmiotowe jest niezbędne do prawidłowej kalkulacji kosztów, a po zakończeniu postepowania przejrzystości rozliczeń między stronami umowy.
Dodatkowo Xxxxxxxxxxx zastosował pozycje dla wyceny ewentualnych zwrotów przesyłek rejestrowanych, jednak analogicznie brakuje pozycji dotyczących zwrotów przesyłek w obrocie krajowym dla przesyłek rejestrowanych najszybszej kategorii i przesyłek rejestrowanych nie będących przesyłkami najszybciej kategorii. Wykonawca zwraca się z wnioskiem wprowadzenia dodatkowych pozycji które umożliwią prawidłową kalkulacje kosztów i rozliczeń.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający nie wyraża zgody na dodanie w ofercie dodatkowych zapisów dotyczących stawki podatku VAT. Formularz Ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do ogłoszenia zawiera kolumnę, w której Wykonawca zobowiązany jest przedstawić ceny jednostkowe brutto.
Zamawiający wprowadza dodatkowe pozycje w Formularzu Ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do ogłoszenia dotyczące zwrotów przesyłek rejestrowanych ekonomicznych jak i priorytetowych.
PYTANIE 8
Zał. nr 2 do Projektu umowy
We wzorze umowy Zamawiający zastosował załącznik 2 – zestawienie ilościowo-wartościowe przesyłek listowych w obrocie krajowym, z uwagi na stosowane u Wykonawcy podziały przesyłek wg. formatu taki wzór nie ma możliwości zastosowana gdyż uniemożliwia prawidłową klasyfikacje przesyłek a co za tym idzie, prawidłową wycenę i rozliczenie między stronami.
Czy Zamawiający wraża zgodę aby na etapie podpisywania umowy zastosować obwiązujący wzór zestawienia ilościowo- wartościowe którego wzór Wykonawca załącza do przedmiotowego wniosku.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający wyraża zgodę na zastosowanie obowiązującego zestawienia ilościowo-wartościowego.
PYTANIE 9
Termin składania ofert
Mając na uwadze interes Zamawiającego jaki wskazany czasokres kontraktu, Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą o wydłużenie terminu składania ofert do 29 maja 2019 r, złożoność zadania oraz fakt, że przedmiot zadania jest zawiera różne usługi a Wykonawca chcąc przygotować ofertę musi przeprowadzić szereg uzgodnień, tak by dobór metod i środków służących osiągnięciu założonych celów zapewnił realizację wszystkich oczekiwań i kryteriów wskazanych w Zapytaniu. Zbyt krótki czas na przygotowanie oferty może spowodować brak możliwości przygotowania jak najkorzystniejszych i optymalnych rozwiązań dla Zamawiającego.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający pismem z dnia 20.05.2019r. ZP.KW-00159/19 wyznaczył nowe terminy:
- składanie ofert – do 23.05.2019 r., do godz. 11:00
- otwarcie ofert nastąpi dnia 23.05.2019 r. o godz. 11:15.
W związku z udzielonymi wyjaśnieniami załączam aktualne załączniki dotyczące niniejszego ogłoszenia.
Starostwo Powiatowe w Poznaniu, xx. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx tel. centrala (00) 0000-000, email: xxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx