SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)

Załącznik nr 5 do siwz

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)

1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej Małopolskiego Festiwalu Innowacji.

2. ELEMENTY KAMPANII

   1. przygotowanie koncepcji kampanii: koncepcji strategicznej, koncepcji kreatywnej, strategii komunikacji PR, plan mediów

   2. prace projektowe i produkcyjne, x.xx.: projekt i wykonanie plakatów, projekt i wykonanie ulotek, projekt graficzny strony internetowej, produkcja 15-sekundowego spotu

   3. przeprowadzenia działań PR

   4. realizacja niestandardowej formy reklamowej/wydarzenia promocyjnego

   5. kampania w mediach (do wyboru):

• Internet – obligatoryjnie

• prasa

• radio

• outdoor

Obligatoryjnym elementem kampanii w mediach jest Internet. Wykorzystanie pozostałych będzie elementem oceny ofert.

3. CZAS TRWANIA KAMPANII

Działania związane z przeprowadzeniem kampanii w mediach i działania PR powinny mieścić się w okresie: 5 września - 25 października 2016 r.

Minimalny czas prowadzenia działań PR – 6 tygodni (w tym obowiązkowo okres 10-23 października).

Minimalny zakres czasowy wykorzystania poszczególnych mediów:

• Internet – minimum 6 tygodni (w tym obowiązkowo okres 10-21 października).

• outdoor – minimum 2 tygodnie bezpośrednio poprzedzające Małopolski Festiwal Innowacji

• prasa – zgodnie ze strategią komunikacji będącej elementem oferty

• radio – zgodnie ze strategią komunikacji będącej elementem oferty

Nieprzekraczalny termin realizacji umowy (termin dostarczenia raportu końcowego z przeprowadzenia kampanii): 15 listopada 2016 r.

4. ZASIĘG KAMPANII

Województwo małopolskie

5. GŁÓWNE CELE KAMPANII

1. wizerunkowe:

   • zbudowanie (i ugruntowanie) marki Małopolskiego Festiwalu Innowacji jako elementu upowszechniania wiedzy o małopolskich inteligentnych specjalizacjach w świadomości małopolskich małych i średnich przedsiębiorców oraz pozostałych grup docelowych;

2. produktowe (frekwencja na wydarzeniu):

   • zachęcenie do udziału w wydarzeniach Małopolskiego Festiwalu Innowacji organizowanych w jego ramach;

   • zaproszenie do udziału w konferencji inaugurującej Festiwal oraz panelach dyskusyjnych „Przy kawie o innowacjach”;

   • zachęcenie do odwiedzenia strony xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx, na której umieszczony będzie pełny program Festiwalu.

6. GŁÓWNE WYZWANIA

   1. wzrost rozpoznawalności marki Festiwalu wśród wszystkich grup docelowych Małopolskiego Festiwalu Innowacji jako atrakcyjnego wydarzenia, podczas którego można zdobyć wiedzę i umiejętności, wymienić się doświadczeniami, nawiązać kontakty biznesowe

   2. powiązanie przekazu o Małopolskim Festiwalu Innowacji z innowacjami i inteligentnymi specjalizacjami Województwa Małopolskiego

   3. uświadomienie MŚP korzyści płynących z funkcjonowania w ramach branż kluczowych dla regionu (tzw. małopolskie inteligentne specjalizacje)

   4. utrzymanie pozytywnych ocen Festiwalu wśród jego uczestników

   5. zwiększenie zaangażowania „społeczności facebookowej” skupionej wokół strony Festiwalu

7. GRUPA DOCELOWA KAMPANII

Główna grupa docelowa:

mikro-, mali i średni przedsiębiorcy z Małopolski (w tym startupy), z wyjątkiem działalności gospodarczej takiej jak: usługi fryzjerskie, gastronomiczne, naprawcze i awaryjne, krawieckie, ubezpieczeniowe i finansowe, prawnicze i notarialne, lekarskie i dentystyczne, transportowe i przewóz osób, budowlane, handel, itp.

Poboczne grupy docelowe:

osoby zamierzające założyć firmę, instytucje naukowe (JBR, uczelnie) i ich pracownicy, instytucje otoczenia biznesu współpracujące na co dzień z przedsiębiorcami, duże przedsiębiorstwa prowadzące działalność badawczo-rozwojową, studenci, absolwenci uczelni oraz doktoranci (wszyscy z obszaru Małopolski).

8. DODATKOWE INFORMACJE

   1. Małopolski Festiwal Innowacji realizowany jest przez ok. 30-40 partnerów (instytucji, firm) – warto wykorzystać ten potencjał w strategii PR (obecnie trwa nabór na partnerów Festiwalu)

   2. elementem obowiązkowym do zastosowania we wszystkich przekazach promocyjnych na rzecz przedmiotowej kampanii promocyjnej są logotypy (stanowią załącznik do siwz):

      • Województwa Małopolskiego – stosowany zgodnie z manualem (materiały dostępne są na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx)

      • funduszy unijnych (logotyp Regionalnego Programu Operacyjnego oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) stosowane zgodnie z „Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020” oraz „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” (logotyp i dokumenty dostępne są na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx).

      • Małopolska Europejski Region Przedsiębiorczości 2016

      • Powyższe logotypy stanowią zał. nr 9 do siwz

9. CO WYKONAWCA POWINIEN PRZYGOTOWAĆ I PRZEDSTAWIĆ W OFERCIE

1. Koncepcję kampanii zawierającą:

1. koncepcję strategiczną, która musi składać się z następujących elementów:

1. charakterystyki głównej grupy docelowej zawierającą x.xx. wskazanie skutecznych kanałów dotarcia do grupy docelowej (w tym mediów) wraz z uzasadnieniem, język i formę komunikatów jaką należy się posłużyć, aby skutecznie dotrzeć do grupy docelowej, określenie liczebności grupy docelowej

2. opisu głównych założeń kampanii

3. opisu w jaki sposób kampania będzie realizowała sformułowane pkt. V cele

4. opisu w jaki sposób kampania będzie dopasowana do specyfiki głównej grupy docelowej

5. opisu sposobu realizacji kampanii z podziałem na poszczególne media/narzędzia promocyjne zaproponowane w ofercie przez Wykonawcę, (zarówno obligatoryjne, jak i dodatkowe) wraz z uzasadnieniem

BRAK KONCEPCJI STRATEGICZNEJ LUB KTÓREGOKOLWIEK Z JEJ ELEMENTÓW WYMIENIONYCH WYŻEJ BĘDZIE SKUTKOWAĆ ODRZUCENIEM OFERTY.

2. koncepcję kreatywną, która musi składać się z następujących elementów:

1. opisowej oraz graficznej prezentacji głównej idei kampanii, uwzględniającej pomysł kreatywny oraz uzasadnienie, w jaki sposób odnosi się on do grupy docelowej, w jaki sposób będzie realizował cele Kampanii i przekazywał przesłanie Kampanii, czy i jak różni się od innych kampanii informacyjno-promocyjnych, czy i jak kampania będzie rozpoznawalna

2. spójnego Key Visual dla wszystkich elementów kampanii składającego się z:

• elementu graficznego, który będzie wspólnym elementem łączącym i identyfikującym wszystkie edycje Festiwalu w najbliższych latach (tym elementem nie powinno być typowe logo)

• linii graficznej, która będzie użyta w tegorocznej kampanii

• hasła / sloganu tegorocznej kampanii

1. koncepcji materiałów informacyjno-promocyjnych opartych na key visualu, które powstaną w ramach kampanii zgodnie z ofertą złożoną przez wykonawcę, w tym:

• spotu video (15 sekund) – scenariusz + scenorys (storyboard)

• plakatu B1 – projekt graficzny

• ulotki (minimum 4 str.) – projekt graficzny pierwszej strony + opis koncepcyjny

• przykładowego baneru internetowego w formacie 750 x 200 pikseli – scenorys (storyboard)

• zdjęcia w tle strony oraz zdjęcia profilowego na Facebooku

• inne kreacje, które powstaną w trakcie kampanii zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę (np. scenariusz spotu radiowego, koncepcja wkładki prasowej, projekt bilbordu)

4. opisu propozycji organizacji reklamy ambientowej/wydarzenia promocyjnego wraz ze scenariuszem i uzasadnieniem wyboru oraz szczegółami związanymi z jego promocją; najważniejsze założenia:

• wartość organizacji reklamy ambientowej/wydarzenia promocyjnego powinna stanowić minimum 15% ceny wykonania zamówienia.

• reklama powinna być oparta na ciekawym, intrygującym i zaskakującym pomyśle

• reklama powinna wykorzystywać lub być powiązana z innowacjami i nowymi technologiami (lub do nich nawiązywać), tak aby wpisywała się w przekaz spójny z Małopolskim Festiwalem Innowacji

• reklama powinna zostać zrealizowana w miejscach publicznych, łatwo dostępnych, popularnych i pasujących do wybranej formy reklamy

• reklama powinna zostać zrealizowana w okresie 3-19 października 2016 r.;

• reklama zostanie udokumentowana w formie fotograficznej i video i następnie wykorzystana w innych działaniach promocyjnych

BRAK KONCEPCJI KREATYWNEJ LUB KTÓREGOKOLWIEK Z JEJ ELEMENTÓW WYMIENIONYCH WYŻEJ BĘDZIE SKUTKOWAĆ ODRZUCENIEM OFERTY.

3. koncepcja działań PR, która musi składać się z następujących elementów:

1. opisu określającego szczegółowo grupę docelową działań PR (grupa musi obejmować tzw. twórców opinii tj. dziennikarzy, ekspertów, trendsetterów, blogerów itp.)

2. zestawienia kluczowych komunikatów, na których będą oparte działania PR wraz z uzasadnieniem ich atrakcyjności dla grupy docelowej działań PR (twórcy opinii)

3. zestawienia propozycji działań skierowanych do twórców opinii wraz z rodzajem komunikatów i profilem mediów, do których mają być kierowane poszczególne komunikaty wraz z uzasadnieniem dokonania takiego doboru

4. przykładu propozycji tematu komunikatu prasowego wraz z koncepcją, w jaki sposób atrakcyjnie przedstawić go mediom

5. zestawienie proponowanych do wykorzystania portali społecznościowych (obligatoryjnie Facebook) wraz z uzasadnieniem ich wyboru w kontekście grupy docelowej oraz koncepcją ich prowadzenia (w tym sposób zaangażowania fanów);

Obowiązkowe zasady prowadzenia stron/profili na wszystkich zaproponowanych portalach społecznościowych:

• nacisk na interakcje z użytkownikami (komentowanie wpisów, prowadzenie korespondencji, itp.),

• bieżące monitorowanie konta przez 7 dni w tygodniu,

• dostosowanie wyglądu stron/profili (zdjęcie profilowe, zdjęcie w tle, zamieszczane posty, itp.) do layoutu kampanii;

• treści/grafiki/zdjęcia/materiały video do publikacji na stronie zapewniać będzie Wykonawca, jednak zamawiający również może je dostarczyć, a Wykonawca będzie zobowiązany je zamieścić; wszystkie materiały do zamieszczenia muszą uzyskać akceptację Zamawiającego.

• termin rozpoczęcia obsługi stron/profili: do 7 dni od podpisania umowy.

Obowiązkowe minimalne wymogi dotyczące prowadzenia istniejącej na Facebooku strony Małopolskiego Festiwalu Innowacji – xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx:

• generowanie 3-5 wpisów tygodniowo w początkowym okresie kampanii oraz 1-2 wpisów dziennie w tygodniu poprzedzającym wydarzenie i w tygodniu wydarzenia

• posty powinny oparte przede wszystkim na zdjęciach i materiałach video,

• liczba fanów pozyskanych w trakcie obowiązywania umowy – minimum 2 000; fani powinni być pozyskani w sposób naturalny lub ze wsparciem usługi Facebook Ads – Zamawiający nie dopuszcza „kupowania fanów”

6. przykładu postu zapowiadającego Festiwal na portalu Facebook

7. przykładu informacji prasowej związanej z Małopolskim Festiwalem Innowacji, w formie: tytuł, lead, pierwszy akapit oraz w punktach szkic następnych akapitów

8. szczegółowego harmonogramu działań (działania PR powinny trwać minimum 6 tygodni w okresie 5 września do 25 października 2016 r., w tym obowiązkowo w okresie 10-23 października); harmonogram musi obejmować x.xx.:

• przeprowadzenie działań PR podczas organizacji reklamy ambientowej/ wydarzenia promocyjnego zaproponowanego w ofercie przez Wykonawcę

• przeprowadzenie działań PR w tygodniu trwania Festiwalu

• przygotowanie i rozesłanie komunikatów prasowych dotyczących Małopolskiego Festiwalu Innowacji (w tym: przed rozpoczęciem Festiwalu, podsumowania konferencji otwierającej Festiwal, po zakończenia Festiwalu)

• zorganizowanie minimum jednego wydarzenie prasowego (np. konferencja prasowa, meeting prasowy) związanego z Małopolskim Festiwalem Innowacji

9. wartości współczynnika ekwiwalentu reklamowego (AVE), który planowany jest do osiągnięcia poprzez działania PR od momentu rozpoczęcia do zakończenia kampanii

Celem kampanii PR jest zainteresowanie tzw. twórców opinii Festiwalem jako wydarzeniem, które wpisuje się w tematykę innowacyjności. Jej efektem powinny być publikacje w szerokim i zróżnicowanym przekroju mediów o różnych profilach oraz budujące świadomość odbiorców, np. artykuły w prasie, audycje radiowe, wpisy w Internecie (artykuły na portalach, blogi, posty), itp. Optymalny zakres publikacji powinien obejmować: małopolskie dzienniki, prasę biznesową, gospodarczą, opiniotwórczą, naukową, informacyjne portale internetowe (ogólnopolskie, regionalne i lokalne), wortale i blogi gospodarcze, biznesowe i naukowe poświęcone tematyce MŚP, stacje radiowe o zasięgu regionalnym i lokalnym, itp.

BRAK KONCEPCJI DZIAŁAŃ PR LUB KTÓREGOKOLWIEK Z JEJ ELEMENTÓW WYMIENIONYCH WYŻEJ BĘDZIE SKUTKOWAĆ ODRZUCENIEM OFERTY.

4. plan mediów, który musi składać się z następujących elementów:

1. analizy korzystania z mediów przez grupę docelową, uwzględniającą wskaźnik dopasowania (affinity index)

2. zestawienia mediów wybranych do przeprowadzenia kampanii reklamowej (w podziale na typy mediów: internet, prasa, radio, outdoor) wraz z formami promocji przyporządkowanymi do mediów, z uzasadnieniem wyboru

3. szczegółowy harmonogram wykorzystania poszczególnych mediów i form promocji przyporządkowanych do nich, z tym, że:

   • działania w mediach powinny mieścić się w okresie 5 września - 25 października 2016 r. (w razie podpisania umowy w terminie umożliwiającym rozpoczęcie reklamy wcześniej Zamawiający dopuszcza wcześniejszą emisję reklamy)

   • minimalny zakres czasowy reklamy w Internecie – minimum 6 tygodni (w tym obowiązkowo okres 10-21 października).

   • minimalny okres ekspozycji outdooru – minimum 2 tygodnie bezpośrednio poprzedzające Małopolski Festiwal Innowacji

Obowiązkowe zasady reklamy w Internecie:

• Internet – stanowi obligatoryjne medium/narzędzie promocyjne; jego wartość powinna stanowić minimum 25% ceny wykonania zamówienia.

• oparcie kampanii na marketingu treści

• nacisk na reklamę natywną oraz reklamę kontekstową

• do działań promocyjnych wykorzystane zostanie narzędzie Google AdWords (wyszukiwarka, sieć reklamowa Google, model GSP)

• wykorzystanie 15-sekundowego spotu w Internecie (np. w formie tzw. pre-roll) – minimum 300 000 emisji

• media internetowe, na których znajdzie się reklama, powinny mieć charakter: informacyjny, biznesowy/gospodarczy, opiniotwórczy, naukowy, związany z nowymi technologiami, itp.

• wykorzystane powinny zostać także tematyczne fora internetowe, blogi, strony internetowe zamieszczające treści z zakresu dziennikarstwa obywatelskiego, bazy konferencji, festiwali itp.

• targetowanie behawioralne (zgodne z charakterystyką grupy docelowej kampanii) i geograficzne (województwo małopolskie)

• capping: 3 w trakcie trwania kampanii i nie więcej niż 1 dziennie.

• preferowany jest zakup mediów w modelu efektywnościowym, tj. zakup w modelu płatności za przejście na stronę internetową

• nie dopuszcza się stosowania reklamy w postaci wyskakujących okienek/bannerów reklamowych typu pop-up

Celem powyższych działań prowadzonych w Internecie (cel ten powinien być spójny z celami głównymi kampanii) będzie skierowanie użytkowników na stronę internetową Małopolskiego Festiwalu Innowacji: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx.

Obowiązkowe zasady reklamy w prasie

• prasa – stanowi opcjonalne medium/narzędzie promocyjne i jej wybór zależny jest od oferty zaproponowanej przez Wykonawcę. Jeśli Wykonawca zdecyduje się na wybór prasy jej wartość powinna stanowić minimum 10% ceny wykonania zamówienia.

• reklama w prasie ma mieć charakter uzupełniający i wizerunkowy.

• reklamy będą publikowane w dziennikach regionalnych, branżowych oraz tygodnikach opiniotwórczych

• zasięg reklamy: województwo małopolskie

• dopuszczalne formaty reklamowe: wkładka prasowa (8 stron, format A4, papier kredowy lub superior o minimalnej gramaturze 60 g, pełen kolor), wkładkowanie do co najmniej całego nakładu jednego z trzech najpopularniejszych dzienników regionalnych (lub posiadających dział regionalny) w Małopolsce; artykuły sponsorowane, wkładkowanie ulotek, graficzne banery reklamowe (minimalna wielkość – 1/3 strony gazety)

• dni emisji w dziennikach: piątek

Obowiązkowe zasady reklamy w radio:

• radio – stanowi opcjonalne medium/narzędzie promocyjne i jego wybór zależny jest od oferty zaproponowanej przez Wykonawcę. Jeśli Wykonawca zdecyduje się na wybór radio jego wartość powinna stanowić minimum 10% ceny wykonania zamówienia.

• emisja reklamy w co najmniej jednej stacji o zasięgu regionalnym/lokalnym (obejmującym miasto Kraków)

• długość spotu: 30 sekund; spot powinien wyróżniać się spośród innych radiowych przekazów reklamowych, np. poprzez rozpoznawalne jingle, tło muzyczne itp.

• dla słuchaczy wybranych stacji radiowych spot powinien być słyszalny co najmniej 5 razy

Obowiązkowe zasady outdooru:

• outdoor – stanowi opcjonalne medium/narzędzie promocyjne i jego wybór zależny jest od oferty zaproponowanej przez Wykonawcę. Jeśli Wykonawca zdecyduje się na wybór outdooru jego wartość powinna stanowić minimum 10% ceny wykonania zamówienia.

• reklama outdoorowa ma mieć charakter uzupełniający i wizerunkowy. dopuszczalne formaty reklamowe: plakat, bilbord, citylight

• miasta ekspozycji reklam: w przypadku plakatów – Kraków (ok. 70%), Tarnów (ok. 15%), Nowy Sącz (ok. 15%); w przypadku bilbordów – Kraków (ok. 70%), Tarnów (ok. 10%), Nowy Sącz (ok. 10%) , region Małopolski Zachodniej (ok. 10%); w przypadku citylightów – Kraków

• zasady ekspozycji plakatów: na każdym słupie powinno być eksponowanych min. 5 plakatów w jednym pasku; plakaty powinny być eksponowane na słupach umieszczonych w centrum miasta, centralnych placach poszczególnych dzielnic, w okolicy centrów handlowych, centrów komunikacyjnych, w okolicy stref przemysłowych, urzędu miasta, uczelni i miasteczek studenckich

• zasady ekspozycji bilbordów: najbardziej pożądane są bilbordy wolnostojące; bilbordy powinny być zlokalizowane w miejscach dobranych pod kątem maksymalnego natężenia ruchu: w centrum miast, przy rondach, skrzyżowaniach, dojazdach do centrum miast, drogach do centrów handlowych i biznesowych oraz dużych osiedli mieszkaniowych oraz przy trasach wlotowych i wylotowych

• zasady ekspozycji citylightów: reklama powinna być eksponowana na przystankach w centrum miasta, przy węzłach komunikacyjnych i przesiadkowych oraz przystankach, na których zatrzymują się co najmniej 3 linie (autobusowe, tramwajowe)

• dokładne lokalizacje reklam zostaną wybrane na etapie realizacji umowy

BRAK PLANU MEDIÓW LUB KTÓREGOKOLWIEK Z JEJ ELEMENTÓW WYMIENIONYCH WYŻEJ BĘDZIE SKUTKOWAĆ ODRZUCENIEM OFERTY.

2. Cenę oferty (brutto)

3. Liczbę unikalnych użytkowników (UU) serwisu xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx, której osiągniecie zadeklaruje wykonawca od momentu rozpoczęcia kampanii do momentu oddania Zamawiającemu raportu końcowego. Liczba unikalnych użytkowników w okresie analogicznym w roku 2015 tj. poprzedzającym Małopolski Festiwal Innowacji (26.04-25.05.2015) wynosiła 12 264:

4. Liczbę fanów strony Małopolskiego Festiwalu Innowacji na portalu Facebook, której pozyskanie zadeklaruje wykonawca od momentu rozpoczęcia kampanii do momentu oddania Zamawiającemu raportu końcowego. Obecnie strona posiada ok. 2500 fanów.

5. Kalkulację kosztów z podziałem na:

   • prace projektowe i produkcyjne

   • działania PR

   • niestandardową formę reklamową

   • działania reklamowe w mediach, z podziałem na poszczególne, wybrane przez Wykonawcę media

1. DZIAŁANIA DO WYKONANIA W RAMACH UMOWY

Podstawą do wykonania poniższych prac będą informacje przedstawione w ofercie, tj. koncepcja strategiczna, koncepcja kreatywna, strategia komunikacji PR, plan mediów oraz uwagi i wskazania Zamawiającego.

1. PRACE PROJEKTOWE I PRODUKCYJNE

1. Wykonawca przygotuje (na podstawie koncepcji złożonej w ofercie) i wykona następujące materiały informacyjne, które przekaże Zamawiającemu do wykorzystania:

1. plakat – format B1; nakład druku: 500 szt.; papier: kreda matowa 135 g/m² (+/- 5%), pełen kolor; uszlachetnianie lakier offset matt

2. ulotka – format, układ i treść zaproponuje Wykonawca (ulotka powinna mieć minimum 4 str.), nakład druku – 7 000 szt.; papier: kreda matowa, gramatura 220 g/m² (+/- 5%), pełen kolor; druk dwustronny, uszlachetnianie lakier offset matt

Wskazane wyżej nakłady nie obejmują egzemplarzy plakatów przeznaczonych do ekspozycji w ramach kampanii outdoorowej oraz ulotek przeznaczonych do dystrybucji z prasą w ramach kampanii prasowej (jeśli Wykonawca przewidział takie formy reklamy w planie mediów). Termin dostarczenia wydrukowanych materiałów: 26 września 2016 r. Wykonawca dostarczy wykonane materiały na adres wskazany przez Zamawiającego w Krakowie.

2. Wykonawca przygotuje projekt graficzny strony internetowej Festiwalu, dostosowanej do wersji na urządzenia mobilne, na bazie istniejącej strony xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx. Termin wykonania: 7 dni od daty podpisania umowy

3. Wykonawca wyprodukuje 15-sekundowy spot na podstawie scenariusza i scenorysu złożonego w ofercie; spot powinien nawiązywać do tematyki wydarzenia, tj. innowacji, wysokich technologii, wynalazków, współpracy, badań, kreatywności; powinien zawierać narrację lektora; powinien mieć charakter łatwej w odbiorze, narysowanej od podstaw animacji; powinien być czytelny, przyjemny w odbiorze i łatwo rzucać się w oczy; powinien zostać nagrany w rozdzielczości co najmniej HD. Termin wykonania: 21 dni od daty podpisania umowy.

4. Wykonawca zapewni 20 godzin pracy copywritera na napisanie dodatkowych, niewymienionych w siwz oraz jego załącznikach, tekstów promocyjnych (oraz niezwiązanych bezpośrednio z realizacją działań ciążących na Wykonawcy, w tym PR-owych) indywidualnie zlecanych przez Zamawiającego; w przypadku zlecenia tego typu prac Wykonawca ma 5 dni roboczych na ich realizację

5. Wykonawca zapewni 20 godzin pracy grafika na wykonanie dodatkowych, niewymienionych w siwz oraz jego załącznikach, prac projektowych (oraz niezwiązanych bezpośrednio z realizacją działań ciążących na Wykonawcy) indywidualnie zlecanych przez Zamawiającego; w przypadku zlecenia tego typu prac Wykonawca ma 5 dni roboczych na ich realizację

2. DZIAŁANIA PR

Wykonawca będzie prowadził intensywne działania PR w oparciu o koncepcję działań PR, będącą elementem oferty, a ponadto:

1. przygotuje pakiet informacyjny (w wersji elektronicznej) dla partnerów Festiwalu, zawierający atrakcyjną informację medialną i materiały graficzne w różnych formatach do wykorzystania na stronach partnerów

2. przygotuje cotygodniowe raporty nt. przeprowadzonych działań i publikacji wskazując, które z publikacji zostały zainicjowane poprzez działania przeprowadzone przez Wykonawcę; zbiorczy raport ze wszystkich działań PR przeprowadzonych w trakcie trwania umowy będzie częścią raportu końcowego z realizacji kampanii.

3. będzie doradzać w moderowaniu strony internetowej Małopolskiego Festiwalu Innowacji: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx w zakresie dotyczącym rozkładu treści, wypełniania treściami i grafikami poszczególnych działów, w tym aktualności

Wszelkie treści, hasła, grafiki przeznaczone do wykorzystania w działaniach PR wymagają akceptacji Zamawiającego.

3. NIESTANDARDOWĄ FORMĘ REKLAMOWĄ

Wykonawca przygotuje i zrealizuje reklamę ambientową/wydarzenie promocyjne w przestrzeni miejskiej, zgodnie ze złożoną ofertą. Jeśli reklama wymagać będzie infrastruktury eventowej, gadżetów eventowych lub innych elementów, Wykonawca przygotuje ich koncepcje oraz po Zaakceptowaniu ich przez Zamawiającego, Wykonawca je wykona.

4. KAMPANIA W MEDIACH

Kampania w mediach zostanie przeprowadzona zgodnie z przedstawionym w ofercie planem mediów.

1. Internet. Wykonawca kompleksowo zrealizuje całość działań zgodnie z planem mediów złożonym wraz z ofertą, przygotuje wszystkie formy reklamowe oraz zakupi media. Wszelkie treści, hasła, grafiki przeznaczone do publikacji wymagają akceptacji Zamawiającego.

2. Prasa. Wykonawca kompleksowo zrealizuje całość działań zgodnie z planem mediów złożonym wraz z ofertą, w tym przygotuje wszystkie formaty reklamowe (grafika + treść) oraz zakupi media. Wszelkie materialy przeznaczone do publikacji wymagają akceptacji Zamawiającego.

3. Radio. Wykonawca kompleksowo zrealizuje całość działań zgodnie z planem mediów złożonym wraz z ofertą, w tym wyprodukuje spot (lub inną formę reklamową) oraz zakupi czas antenowy. Wszelkie materiały przeznaczone do emisji wymagają akceptacji Zamawiającego.

4. Outdoor. Wykonawca kompleksowo zrealizuje całość działań zgodnie z planem mediów złożonym wraz z ofertą, w tym przygotuje projekty reklam oraz wykupi miejsca pod ekspozycje. Lokalizacje reklam oraz projekty reklam wymagają akceptacji Zamawiającego.

5. RAPORT

Po zakończeniu kampanii Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w wersji elektronicznej raport końcowy z przeprowadzonej kampanii. Raport wymagać będzie wcześniejszej akceptacji Zamawiającego. Raport końcowy będzie zawierał: potwierdzenie emisji reklamy w internecie (dane liczbowe oraz printscreeny), w radio (jeśli była przewidziana), egzemplarze wydań prasy (jeśli była przewidziana), dokumentację fotograficzną z reklamy outdoorowej (jeśli była przewidziana), dokumentację fotograficzną i video z reklamy niestandardowej, podsumowanie działań PR oraz aktywności na portalach społecznościowych, wykaz wszystkich powstałych utworów, osiągnięte wskaźniki dla kampanii (zgodnie z określonymi w ofercie), całkowity zasięg kampanii podany dla poszczególnych mediów (jeśli dla danego medium jest badany), koszt dotarcia do grupy docelowej, komplementarną ocenę realizacji celów kampanii wraz z rekomendacją odnośnie działań promocyjnych przy kolejnej kampanii Małopolskiego Festiwalu Innowacji. Ostateczny raport końcowy musi zostać dostarczony Zamawiającemu do 15 listopada 2016 roku wraz z fakturą.

11. OGÓLNE WARUNKI REALIZACJI KAMPANII

1. nie dopuszcza się stosowania form marketingu niezgodnych z przepisami prawa i Kodeksem Etyki Reklamy

2. nie dopuszcza się przekazywania dziennikarzom środków pieniężnych ani innej formy wynagrodzenia w zamian za przygotowanie i publikowanie treści odredakcyjnych w mediach

3. ostateczny wybór scenariuszy, koncepcji graficznych, tematów artykułów i innych materiałów do wykorzystania w kampanii nastąpi we współpracy Wykonawcy z Zamawiającym. Wykonawca będzie zobowiązany uzyskać od Zamawiającego akceptację wszystkich kreacji i materiałów tekstowych stworzonych w ramach kampanii

4. wszelkie materiały dostarczone przez Wykonawcę będą oparte na rzetelnej informacji pochodzącej wyłącznie ze sprawdzonych i niekomercyjnych źródeł

5. wszystkie prace (graficzne i tekstowe) Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu
   w formacie umożliwiającym edycję (nie dotyczy spotu)

6. Wykonawca zapewni: kompleksowe przeprowadzenie kampanii, w tym x.xx.: ewentualne pozyskanie osób będących twarzą kampanii, plików graficznych, innych niezbędnych dla realizacji kampanii materiałów oraz sprzętu. Wykonawca opłaci produkcję i emisję/dystrybucję materiałów oraz pokryje wszystkie inne koszty związane z prowadzeniem przez niego kampanii. Zapewni także i przekaże Zamawiającemu prawa autorskie zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym zał. 6 do SIWZ.

12. DODATKOWE INFOMACJE MERYTORYCZNE

Małopolski Festiwal Innowacji to tygodniowe wydarzenie, które od 5 lat pozwala poznawać innowacje, know-how, nowe technologie i wynalazki. Wydarzenie łączy interesariuszy budujących system innowacji w regionie, czyli biznes, naukę, administrację w promocji innowacyjności, przedsiębiorczości, transferu wiedzy i roli współpracy dla gospodarczego sukcesu. Małopolski Festiwal Innowacji pozwala zbudować szerokie porozumienie (w 2015 roku w MFI zaangażowanych było 40 partnerów), którego efektem jest oferta wydarzeń kierowana do przedsiębiorców z sektora MŚP, a także pracowników naukowych, studentów i wszystkich zainteresowanych tematyką.
W ramach Festiwalu jego partnerzy, współpracujący z UMWM, organizują warsztaty, targi, szkolenia, konferencje, spotkania, dni otwarte i prezentacje (w 2015 r. odbyło się ponad 130 wydarzeń w różnych miastach regionu). Pozwala to na przekazanie wiedzy i umiejętności, podzielenie się doświadczeniami, wypracowanie interesujących rozwiązań, nawiązanie kontaktów biznesowych,
a także na promocję i upowszechnienie powstających w regionie nowych produktów, wynalazków, prowadzonych badań oraz działających tu innowacyjnych małych i średnich przedsiębiorstw.

Od 2016 roku koncepcja nowego Festiwalu zostanie skoncentrowana na małopolskich inteligentnych specjalizacjach (więcej o specjalizacjach: xxx.xxxxxxxxxx.xx/XXX). To one będą wyznaczać kierunek programowy wydarzenia oraz wskazywać odpowiednich partnerów. Równocześnie kolejną rolą Festiwalu staje się promowanie małopolskich inteligentnych specjalizacji. Nad merytoryczną częścią Festiwalu (program, partnerzy) czuwać będzie Rada Programowa MFI. Składa się ona z najbardziej kreatywnych i otwartych przedstawicieli biznesu i jego otoczenia, nauki oraz zaangażowanych społeczności. Partnerami Festiwalu będą mogły zostać firmy i instytucje, które przez profil działalności lub przygotowywane wydarzenie będą wpisywać się w inteligentne specjalizacje, a ich uczestnictwo wniesie do wydarzenia dodatkową wartość. Największy nacisk i wsparcie będzie ukierunkowane na wydarzenia znacząco wpływające na postrzeganie Festiwalu, jego zakres i sposób przekazywania wiedzy, x.xx. organizowane przez partnerów warsztaty makerspace, design thinking, szkolenia, spotkania z kreatorami innowacji, pokazy nowoczesnych technologii, multimediów, wynalazków, interaktywnych wystaw, dni otwarte nowoczesnych laboratoriów, itp. Festiwalowe wydarzenia będą odbywać się w różnych miastach Województwa Małopolskiego.

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego odpowiada za koordynację Małopolskiego Festiwalu Innowacji, jego promocję oraz jest organizatorem konferencji inaugurującej Festiwal oraz paneli dyskusyjnych Przy kawie o innowacjach. Głównym adresatem konferencji i paneli dyskusyjnych (podobnie jak całego Festiwalu) będą mali i średni przedsiębiorcy, a także studenci i doktoranci zamierzający w przyszłości założyć firmy oraz przedstawiciele instytucji naukowych i otoczenia biznesu współpracujący na co dzień z przedsiębiorstwami. Tematyka konferencji związana będzie
z technikami informacyjnymi i komunikacyjnymi jako jedną z inteligentnych specjalizacji Małopolski, która jednocześnie przenika i krzyżuje się z wszystkimi pozostałymi. Przemysł 4.0, wymiana danych między inteligentnymi urządzeniami i komunikowanie się urządzeń bezpośrednio związane są
z Internetem Rzeczy (Internet of Things – IoT), itp. Przewidywana liczba uczestników konferencji to ok. 150 osób. Konferencja zostanie zorganizowana na terenie Krakowa. Konferencji towarzyszyć będzie oprawa interaktywna/multimedialna przybliżająca uczestnikom innowacyjne rozwiązania,
a także prezentacja/wystawa wynalazków i małopolskich produktów związanych z tematem przewodnim konferencji.

Panele dyskusyjne Przy kawie o innowacjach będą miały praktyczny charakter i przybiorą formę otwartej dyskusji lub warsztatów. Pomogą zgłębić prezentowany na konferencji temat, umożliwią opartą na konkretnych przykładach dyskusję z uczestnikami panelu czy też przeprowadzenie warsztatów. Panele dyskusyjne będą odbywać się w znacznie mniejszym, kameralnym gronie (ok. 30 osób), umożliwiającym wzajemną, swobodną interakcję prowadzących i gości. Planowana lokalizacja: Pauza in Garden w Małopolskim Ogrodzie Sztuki.

Podczas festiwalu chcemy promować innowacyjność oraz budować świadomość roli innowacji
w prowadzeniu działalności gospodarczej i dla osiągnięcia sukcesu gospodarczego, znaczenia transferu technologii i współpracy między biznesem i nauką, potrzeby prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej, itp. Celem jest również poinformowanie małych i średnich przedsiębiorców
o małopolskich inteligentnych specjalizacjach i korzyściach płynących z działalności w branżach wpisujących się w te specjalizacje.

Więcej o Festiwalu można przeczytać na: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx (MFI w 2015 roku) oraz na xxx.xxxxxxxxxxx.xx (MFI w latach wcześniejszych).

Inteligentne specjalizacje wyznaczają kierunki rozwoju regionu. Definiuje je Regionalna Strategia Innowacji Województwa Małopolskiego 2014-2020 (RSI) – program strategiczny w dziedzinie innowacyjnej gospodarki. Głównym celem RSI jest poprawa warunków dla prowadzenia działalności gospodarczej, zarówno innowacyjnej jak i naukowej, w oparciu o harmonijną politykę kooperacji pomiędzy przedsiębiorstwami i instytutami badawczymi. Do inteligentnych specjalizacji zostały zaliczone: nauki o życiu (life sciences), energia zrównoważona , technologie informacyjne i komunikacyjne, chemia, produkcja metali i wyrobów metalowych oraz wyrobów z mineralnych surowców niemetalicznych, elektrotechnika i przemysł maszynowy, przemysły kreatywne i czasu wolnego. W obszarze tych specjalizacji będą kumulowane środki finansowe przeznaczone na badania i innowacje w ramach perspektywy finansowej 2014-2020. Jednym z warunków korzystania z tych środków jest właśnie wpisanie się (z projektem, działalnością, kierunkiem prac badawczych, itp.) w inteligentne specjalizacje.

Więcej: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxxxxx/xXxxxxxxxxx/Xxxxxxxxx/XXX/XXXXX%000000/xxxxx%00xxxxxxx/Xxx.%00xx%000%00xx%00Xxxxxxx%00XXX%00-%00Xxxxxxxxxxxxxxxx%00xxxxxxxx%00XX.xxx