REGULAMIN WIRTUALNEGO BIURA I APLIKACJI CLOUD OFFICE

REGULAMIN WIRTUALNEGO BIURA I APLIKACJI CLOUD OFFICE

I. Postanowienia ogólne

1. Aplikacja Wirtualnego Biura („Aplikacja”) udostępniana jest przez ONCLOUDS SPÓŁKĘ Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, z siedzibą w Warszawie (00-586), przy xx. Xxxxx 0/0, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000847837, NIP: 7010988318, REGON: 386390766, kapitał zakładowy w wysokości 5.000 zł, w całości wpłacony.

2. Regulamin określa rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną w usłudze Wirtualnego Biura oraz Aplikacji, zasady świadczenia tych usług, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, a także tryb postępowania reklamacyjnego.

3. Xxxxx Xxxxxxxxxxxx z chwilą podjęcia czynności zmierzających do korzystania z Aplikacji, zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.

4. Usługodawca nie jest stroną stosunków prawnych pomiędzy Usługobiorcami a ich klientami, wynikających oraz bezpośrednio związanych z umów zawieranych między nimi.

5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy:

1. Kodeksu cywilnego;

2. Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.);

3. Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83) oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.

II. Definicje

1. KONTO (PROFIL) – oznaczony indywidualną nazwą (loginem) oraz poufnym hasłem Usługobiorcy, zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, w którym gromadzone są dane Usługobiorcy. Warunkiem niezbędnym do założenia Konta w Aplikacji jest jego rejestracja przez Usługodawcę oraz zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptacja przez Użytkownika. Użytkownik jest odpowiedzialny za poufność swojego hasła.

2. KONTO ADMINISTRATORA – Konto stworzone przez Usługodawcę na rzecz Klienta tj. Usługobiorcy o statusie administratora, umożliwiające zakładanie Kont kontrahentom Klienta korzystającym z Wirtualnego Biura.

3. KONTO KONTRAHENTA – Konto stworzone przez administratora (Klienta) na rzecz jego kontrahenta, który korzysta z Aplikacji.

4. KLIENT – Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą korzystający z Aplikacji.

5. OKRES ABONAMENTOWY – czas, na jaki została wykupiona usługa świadczona przez Usługodawcę, liczony od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, chyba że strony postanowiły inaczej z uwagi na specyfikę określonej usługi. Jeśli usługa opłacona jest w kwocie wyższej niż jeden Okres Abonamentowy, przyjmuje się, że opłata została wniesiona za wielokrotność Okresów Abonamentowych. Za dzień rozpoczęcia nowego Okresu Abonamentowego uważa się pierwszy dzień miesiąca po zakończeniu poprzedniego Okresu Abonamentowego.

6. PRZEDSIĘBIORCA – osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 331 1 kodeksu cywilnego, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.

7. REGULAMIN – niniejszy regulamin Aplikacji.

8. SAAS – („Software as a Service” czyli „Oprogramowanie jako usługa”) usługa, która polega na zdalnym udostępnieniu oprogramowania poprzez Internet. Umożliwia ona interakcję z aplikacją poprzez interfejs przeglądarki internetowej lub urządzenie mobilne.

9. APLIKACJA – serwis Usługodawcy działający pod adresem xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx oraz w aplikacji mobilnej, umożliwiający Użytkownikom korzystanie z aplikacji Cloud Office, jako z e-usługi świadczonej przez Operatora, możliwe jest w modelu SaaS, stanowiący narzędzie do koordynacji i zarządzania Wirtualnym Biurem.

10. USŁUGODAWCA, OPERATOR, ONCLOUDS – ONCLOUDS SP. Z O.O., z siedzibą w Warszawie, przy ul. Flory 3/4 , wpisaną do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000847837, NIP: 7010988318, REGON: 386390766.

11. USŁUGOBIORCA, UŻYTKOWNIK – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystająca z Usługi Elektronicznej.

12. USŁUGA ELEKTRONICZNA – usługa świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy za pośrednictwem Aplikacji.

13. WIRTUALNE BIURO – usługa świadczona przez Usługodawcę, polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej przedsiębiorców, również poprzez udostępnienie miejsca do rejestracji działalności gospodarczej lub siedziby spółki bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w udostępnionym przez Klienta miejscu.

14. RODO - przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz uzupełniające je przepisy prawa polskiego.

15. CENNIK – cennik pakietów dostępnych na stronie internetowej ONCLOUDS

III. Rodzaj i zakres usług elektronicznych

1. W ramach świadczenia usług Usługodawca udostępnia Aplikację w wersji przeglądarkowej i mobilnej :

• Usługodawca udostępnia Usługobiorcy Aplikację służącą do bieżącego dostępu do rejestru wszelkiej korespondencji, faktur oraz umów będących przedmiotem działalności Usługobiorcy.

2. Usługodawca w ramach usługi „Obsługa korespondencji przychodzącej” świadczy:

• przyjmowanie w imieniu Xxxxxxxxxxxx wszelkiego rodzaju korespondencji i przesyłek przychodzących do Usługobiorcy na adres Przedmiotu Umowy, a w szczególności korespondencji: pocztowej, kurierskiej,

• skanowanie oraz rejestracja wszelkiego rodzaju korespondencji przychodzącej w Aplikacji,

• przechowywanie do 1 miesiąca wszelkiej dokumentacji papierowej od daty jej otrzymania

3. Usługodawca w ramach usługi „Obsługa korespondencji wychodzącej” świadczy:

• przyjmowanie od Usługobiorcy, a następnie przesyłanie zgodnie ze wskazaniami Usługobiorcy wszelkiego rodzaju listów i paczek, w celu ich dalszego przesłania w formie listu bądź przesyłki pocztowej, przesyłki kurierskiej,

• wypełnianie i sporządzanie w imieniu Xxxxxxx wszelkiego rodzaju druków i formularzy wymaganych przez podmioty realizujące usługi pocztowe bądź kurierskie,

• skanowanie i rejestracja wszelkiego rodzaju korespondencji wychodzącej w Aplikacji,

• przechowywanie do 1 miesiąca wszelkiej dokumentacji papierowej od daty jej wysłania.

4. Usługodawca w ramach usługi „Obsługa faktur przychodzących i wychodzących” świadczy:

• przyjmowanie w imieniu Xxxxxxxxxxxx faktur przychodzących i wychodzących,

• skanowanie i rejestracja faktur w Aplikacji,

• przechowywanie do 1 miesiąca wersji papierowych faktur od daty ich rejestracji w Aplikacji.

5. Usługodawca, w ramach usługi „Obsługa Umów Usługobiorcy z kontrahentami”, świadczy:

• skanowanie i rejestrowanie umów w dedykowanej zakładce w Aplikacji.

6. Świadczenie Usług na rzecz Usługobiorców w aplikacji odbywa się na warunkach określonych w Regulaminie oraz w cennikach.

7. Cennik usług dodatkowych, wykraczających zakresem poza pakiety, stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

8. Zasady i termin płatności:

• za usługi objęte Umową świadczone przez ONCLOUDS, Usługobiorca będzie wnosił opłaty w wysokościach zgodnych z Cennikiem oraz z Cennikiem usług dodatkowych.

• wszelkie płatności, do których zobowiązany jest Klient z tytułu Umowy, uiszczane będą w drodze wpłaty lub przelewu na rachunek bankowy ONCLOUDS

• w przypadku świadczenia usług objętych przedmiotem umowy przez niepełny Okres Abonamentowy, wynagrodzenie będzie obliczane proporcjonalnie do ilości dni, w których Usługodawca świadczył usługę w danym Okresie Abonamentowym

9. Informacje znajdujące się na stronie internetowej ONCLOUDS nie stanowią oferty w rozumieniu przepisów prawa.

10. Usługodawca ma prawo do zamieszczania na stronie internetowej ONCLOUDS oraz w Aplikacji treści reklamowych..

IV. Warunki świadczenia i zawierania umów o świadczenie usług elektronicznych

1. Świadczenie Usługi Elektronicznej określonej w rozdziale III pkt 1. Regulaminu przez Usługodawcę jest płatne i zależy od wybranego pakietu dla przypisanego Konta.

2. W przypadku przekroczenia terminu płatności o 14 dni kalendarzowych Usługodawca zastrzega sobie prawo do zablokowania dostępu do aplikacji, do momentu uiszczenia opłaty z tytułu wystawionej faktury.

3. Opłaty za korzystanie z Aplikacji wliczone są w cenę wybranego pakietu.

4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wysłania drogą elektroniczną, na adres podany przy zakładaniu Konta, wiadomości przypominającej o terminie dokonania płatności, a Klient wyraża na to zgodę.

5. Z chwilą skutecznej rejestracji Konta Usługodawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej oraz nieograniczonej terytorialnie licencji na korzystanie z Aplikacji wyłącznie w celach związanych z działalnością Klienta i zgodnie z przeznaczeniem Aplikacji.

6. Licencja udzielana jest na czas obowiązywania Umowy.

7. Użytkownik nie jest uprawniony do dokonywania we własnym zakresie lub przy udziale osób trzecich odtwarzania kodu źródłowego (ang. reverse engineering), dezasemblacji i dekompilacji Aplikacji.

8. Wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się Usługodawca:

1. Komputer z dostępem do internetu.

2. Smartfon z dostępem do internetu z zainstalowaną aplikacją mobilną CloudOffice.

3. Przeglądarka internetowa w wersji nie starszej niż roczna.

4. Włączenie w przeglądarce internetowej Cookies oraz Javascript.

9. Usługobiorca zobowiązany jest do korzystania z Aplikacji w sposób zgodny z prawem i dobrymi obyczajami, mając na uwadze poszanowanie dóbr osobistych i praw własności intelektualnej osób trzecich oraz ochronę danych osobowych.

10. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zablokowania Klientowi dostępu do Aplikacji, oprócz przypadku, o którym mowa w pkt 2. niniejszego rozdziału, również w przypadku naruszenia przez Użytkownika pozostałych postanowień Regulaminu lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa, do momentu wyjaśnienia kwestii naruszeń.

11. Użytkownik zablokowany traci możliwość logowania się, a w przypadku, gdy Użytkownik jest zalogowany w Aplikacji, zostaje z niej automatycznie wylogowany.

V. Warunki rozwiązania umowy

1. Wypowiedzenie umowy o świadczenie Usługi Wirtualnego Biura lub korzystania z Aplikacji:

1. Wypowiedzeniu może ulec umowa o świadczenie Usługi Wirtualnego Biura o charakterze ciągłym i bezterminowym (korzystanie z Aplikacji).

2. Klient może wypowiedzieć umowę bez wskazywania przyczyn poprzez przesłanie stosownego oświadczenia w formie pisemnej na adres korespondencyjny Usługodawcy. Umowa w takim przypadku wygasa z końcem następnego miesiąca kalendarzowego, po miesiącu, w którym nastąpiło wypowiedzenie.

3. Usługodawca ma prawo rozwiązać umowę bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym, ze wszystkimi skutkami dla Usługobiorcy, w przypadku, gdy Usługobiorca zalega z zapłatą wynagrodzenia przez 14 lub więcej dni, a także w przypadku rażącego naruszenia postanowień Regulaminu.

2. Usługodawca i Usługobiorca mogą rozwiązać umowę o świadczenie Usług w każdym czasie w drodze porozumienia stron.

3. Wypowiedzenie umowy o świadczenie Usług nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty należnych opłat zgodnie z cennikiem .

VI. Tryb postępowania reklamacyjnego

1. Reklamacje związane z korzystaniem z Aplikacji przez Usługodawcę:

1. Reklamacje związane z korzystaniem z Aplikacji Usługobiorca może składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx

2. W powyższej wiadomości e-mail należy podać jak najwięcej szczegółowych informacji i okoliczności dotyczących przedmiotu reklamacji, w szczególności rodzaj i datę wystąpienia nieprawidłowości oraz dane kontaktowe.

3. Rozpatrzenie reklamacji przez Usługodawcę następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od momentu zgłoszenia.

2. Odpowiedź Usługodawcy w sprawie reklamacji jest wysyłana na adres e-mail Usługobiorcy podany w zgłoszeniu.

VII. Własność intelektualna

1. Wszystkie treści stanowiące integralną część Aplikacji korzystają z ochrony prawno-autorskiej i (z zastrzeżeniem elementów wykorzystywanych na zasadzie licencji, przeniesienia praw autorskich oraz dozwolonego użytku) są własnością ONLOCUDS. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną Usługodawcy będącą następstwem użycia jakiejkolwiek zawartości Aplikacji bez zgody Usługodawcy.

2. Jakiekolwiek wykorzystanie przez kogokolwiek, bez wyraźnej pisemnej zgody Usługodawcy, któregokolwiek z elementów składających się na treść oraz zawartość Aplikacji stanowi naruszenie prawa autorskiego przysługującego Usługodawcy i skutkuje odpowiedzialnością cywilnoprawną oraz karną.

3. Usługobiorca przesyłając ONCLOUDS pliki oraz inne treści potwierdza swoje prawo do dysponowania nimi oraz ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenia autorskich praw majątkowych i pokrewnych oraz dóbr osobistych osób trzecich, a w wypadku wystąpienia przez jakąkolwiek osobę z jakimikolwiek roszczeniami lub żądaniami w stosunku do Usługodawcy, zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z wszelkiej odpowiedzialności z tytułu tych naruszeń oraz do całkowitego zaspokojenia roszczeń osób trzecich w tym zakresie.

VIII. Odpowiedzialność

1. Usługodawca podejmuje wszelkie niezbędne środki do ochrony danych Usługobiorców wprowadzanych w Aplikacji w szczególności poprzez tworzenie kopii zapasowych danych Usługobiorcy.

2. Usługodawca zobowiązuje się nie przekazywać danych Użytkowników osobom trzecim bez wiedzy Xxxxxxxxxxxx i ponosi z tego tytułu pełną odpowiedzialność.

3. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby dane dostępne w Aplikacji były kompletne i aktualne oraz prezentowane z należytą starannością.

4. Usługobiorcy ponoszą pełną odpowiedzialność za złamanie prawa bądź szkodę wywołaną ich działaniami w Aplikacji, w szczególności podaniem nieprawdziwych danych, ujawnieniem informacji niejawnej lub innych tajemnic ustawowo chronionych, naruszeniem dóbr osobistych lub praw autorskich oraz praw pokrewnych, a także przetwarzaniem danych osobowych Usługobiorców niezgodnie z celami Aplikacji lub z naruszeniem przepisów RODO.

5. Usługodawca nie jest odpowiedzialny w stosunku do Usługobiorców:

1. Za jakiekolwiek szkody i straty bezpośrednio lub pośrednio (łącznie ze szkodami z tytułu utraty zysków z prowadzenia przedsiębiorstwa, przerw w działalności przedsiębiorstwa lub utraty informacji gospodarczej oraz innymi szkodami o charakterze majątkowym), powstałe z powodu użycia, niemożliwości użycia lub błędnego działania Aplikacji, szkody powstałe w wyniku wyłączenia lub awarii systemu teleinformatycznego, awarii sieci energetycznej.

2. W związku z niewłaściwym korzystaniem z Aplikacji przez Usługobiorcę oraz nieprawidłowym funkcjonowaniem sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego czy też systemu łączności, za pomocą których Usługobiorca łączy się z Aplikacją.

3. Za ewentualne szkody powstałe w wyniku błędów, awarii i przerw w funkcjonowaniu Aplikacji lub spowodowane nieprawidłowym zapisem lub odczytem danych pobieranych przez Usługobiorców.

4. Za zakłócenia w prawidłowym funkcjonowaniu Aplikacji, a także utratę danych Usługobiorców powstałe w wyniku działania siły wyższej lub osób trzecich.

IX. Gwarancja SLA

1. Poziom SLA oznacza zobowiązanie Usługodawcy do zapewnienia w każdym okresie miesięcznym ciągłości działania Usługi w zakresie wynikającym z Regulaminu, bez awarii na poziomie 96%.

2. Awaria to nieprawidłowość świadczenia Usług przez Usługodawcę skutkująca przerwą w świadczeniu Usług lub istotnym obniżeniem ich jakości. Awaria w rozumieniu niniejszej gwarancji SLA oznacza brak możliwości korzystania przez Usługobiorców z głównych funkcji Aplikacji.

3. Gwarancja SLA nie obejmuje w szczególności wydarzeń i następstw wydarzeń związanych z:

1. Problemów z działaniem Aplikacji wynikających z działania skryptów lub też z jej modyfikacją (także przez wirusy, ataki hakerskie itp.).

2. Problemów związanych z wykorzystaniem Aplikacji do obsługi niewspółmiernie wielkiego ruchu.

3. Rozsyłaniem SPAM-u, funkcjonowaniem oprogramowania antyspamowego i antywirusowego.

4. Blokadą Aplikacji z przyczyn określonych w Regulaminie.

5. Oknami serwisowymi – podczas okna serwisowego Usługodawca ma prawo dokonywania prac na serwerach, które mogą skutkować krótkotrwałą niedostępnością Aplikacji. W miarę możliwości technicznych, jeśli charakter prac pozwala na ich wcześniejsze zaplanowanie, Usługodawca poinformuje o przerwach z wyprzedzeniem nie krótszym niż 24 godziny.

6. Działaniem siły wyższej.

4. Siła wyższa, o której mowa w pkt 4 ppkt. 6. niniejszego rozdziału, to zdarzenie niezależne od Usługobiorcy lub Usługodawcy, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, w szczególności wojny, katastrofy naturalne, strajki oraz akty wydane przez organy władzy publicznej.

X. Postanowienia końcowe

1. Zmiany dokonane w Regulaminie dla Aplikacji przez Usługodawcę wiążą Usługobiorcę, pod warunkiem, iż został on prawidłowo poinformowany o zmianach i nie wypowiedział umowy o świadczenie usług drogą korespondencyjną w terminie 14 dni od dnia powiadomienia Usługobiorcy

o zmianach.

2. O zmianach Usługodawca poinformuje Usługobiorcę drogą elektroniczną, wysyłając powiadomienie na kontaktowy adres poczty elektronicznej wskazany przez Klienta lub za pośrednictwem jego Konta.

3. W przypadku niezgodności jakiejkolwiek części Regulaminu z obowiązującym prawem, w miejsce zakwestionowanego przepisu Regulaminu zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego.

4. Wszelkie spory wynikłe między Usługodawcą, a Usługobiorcami będą rozstrzygane w pierwszej kolejności na drodze negocjacji, z intencją polubownego zakończenia sporu. Jeśli jednak nie byłoby to możliwe, lub też byłoby niesatysfakcjonujące dla którejkolwiek ze stron, spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny, właściwy ze względu na miejsce siedziby Usługodawcy.