ZAPYTANIE OFERTOWE

XX-XXX.000.00.0000.XX Warszawa, 2018.09.14

ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Przedmiotem zamówienia są usługi tłumaczeń ustnych i pisemnych wraz z obsługą techniczną na potrzeby Ministerstwa Edukacji Narodowej. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (Wzór umowy).

a) termin wykonania zamówienia:

18 miesięcy od dnia podpisania umowy lub wcześniejsze wykorzystanie kwoty maksymalnego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, o którym mowa w § 3 ust. 1 umowy

b) miejsce realizacji zamówienia: na terenie kraju i za granicą

c) warunki płatności:

zgodnie z § 4 umowy (Załącznik nr 2)

2. Ofertę można złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 24.09.2018 r. do godziny

10.00 w wersji elektronicznej na e-mail: xxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx

Oferta otrzymana po wymaganym terminie nie będzie rozpatrywana.

3. Do oceny oferty stosowane będą następujące kryteria:

cena brutto oferty za realizację całego przedmiotu zamówienia – 100 %

Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.

4. Oferta musi zawierać:

wypełniony Formularz ofertowy – Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, nie jest aukcją ani przetargiem w rozumieniu art. 701 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zakupu bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.

W załączeniu:

1. Formularz ofertowy.

2. Wzór umowy.

Klauzula informacyjna – zamówienia realizowane na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

▪ administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Edukacji Narodowej;

▪ dane kontaktowe do inspektora ochrony danych w Ministerstwie Edukacji Narodowej: Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. J. Ch. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, adres e-mail: xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx;

▪ Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przeprowadzeniem postępowania o dokonanie zakupu;

▪ odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja zapytania ofertowego, na ich wniosek. W zakresie obsługi informatycznej zebrane dane osobowe będą przetwarzane przez Centrum Informatyczne Edukacji – jednostkę podległą Ministrowi Edukacji Narodowej.

▪ Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Ministerstwa Edukacji Narodowej przez okres 5 lat od dnia zakończenia umowy;

▪ obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o dokonanie zakupu;

▪ w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

▪ posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

▪ nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o dokonanie zakupu ani zmianą umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Nazwa i adres Wykonawcy:

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego

Formularz ofertowy

...................................................................................................................................................

NIP .................................................... REGON .........................................................................

Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:

...................................................................................................................................................

Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym:

................................................................................................................................................... Numer telefonu: .............................................

Numer faksu: …………...................................

e-mail: ......................................................................................................................................

Nazwa i siedziba Zamawiającego:

Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. J. Ch. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

Odpowiadając na zapytanie ofertowe na „tłumaczenia ustne i pisemne wraz z obsługą techniczną na potrzeby Ministerstwa Edukacji Narodowej” nr XX-XXX.000.00.0000.XX oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia zawartym w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego (Wzór umowy) za cenę brutto:

TŁUMACZENIA PISEMNE - I GRUPA JĘZYKOWA

Lp.	A	B	C	D (B x C)
	Typ tłumaczenia	Szacunkowa ilość stron	Cena brutto za 1 stronę	Wartość brutto
1	Z języka polskiego na język obcy - tryb zwykły	1025
2	Z języka polskiego na język obcy - tryb ekspresowy	95
3	Z języka obcego na język polski - tryb zwykły	620
4	Z języka obcego na język polski - tryb ekspresowy	105

TŁUMACZENIA PISEMNE - II GRUPA JĘZYKOWA

Typ tłumaczenia

Szacunkowa ilość stron

Cena brutto za 1 stronę

Wartość brutto

5	Z języka polskiego na język obcy - tryb zwykły	22
6	Z języka polskiego na język obcy - tryb ekspresowy	5
7	Z języka obcego na język polski - tryb zwykły	127
8	Z języka obcego na język polski - tryb ekspresowy	5

TŁUMACZENIA USTNE KONSEKUTYWNE - I GRUPA

Typ tłumaczenia

Szacunkowa ilość 4-godzinnych bloków

tłumaczeniowych

Cena brutto jednego 4-godzinnego bloku

Wartość brutto

Tłumaczenia konsekutywne z języka polskiego na język obcy,

z języka obcego na język polski

TŁUMACZENIA USTNE KONSEKUTYWNE - II GRUPA

Typ tłumaczenia

Szacunkowa ilość 4-godzinnych

bloków tłumaczeniowych

Cena brutto jednego 4-godzinnego bloku

Wartość brutto

Tłumaczenia konsekutywne z języka polskiego na język obcy,

z języka obcego na język polski

TŁUMACZENIA SYMULTANICZNE I GRUPA

Typ tłumaczenia

Szacunkowa ilość 4- godzinnych bloków tłumaczeń realizowanego przez zespół 2 tłumaczy

Cena brutto jednego 4-godzinnego bloku

Wartość brutto

Tłumaczenie symultaniczne

z języka polskiego na język obcy i z języka obcego na język polski

WYNAJEM SPRZĘTU DO TŁUMACZENIA SYMULTANICZNEGO

	Rodzaj sprzętu	Szacunkowa ilość	Cena jednostkowa brutto za wynajem sprzętu i obsługę 8 godz.	Wartość brutto
12	Kabina do tłumaczenia symultanicznego z dwoma pulpitami i z osprzętem	6 szt.
13	Bezprzewodowy zestaw słuchawkowy	50 szt.
14	Multifon	15 szt.
15	Mikrofon bezprzewodowy	5 szt.
16	Nagłośnienie	6 sal (spotkania)
17	Obsługa techniczna	6 sal (spotkania)

KOSZTY TRANSPORTU SPRZĘTU DO TŁUMACZEŃ

	A	B	C
	Odległość	Szacunkowa ilość	Wartość brutto
18	Na terenie administracyjnym miasta stołecznego Warszawy	1
19	Do 100 km od granicy m. st. Warszawy	1
20	Od 101 km do 250 km od granicy m. st. Warszawy	1
21	Od 251 km do 400 km od granicy m. st. Warszawy	1
22	Powyżej 400 km od granicy m. st. Warszawy	1

Ilości wskazane w tabeli są szacunkowe i zostały podane wyłącznie w celu możliwości porównania ofert.

CENA OFERTY BRUTTO

(suma od D1 do D17 + suma od C18 do C22)

…………………………………....…. złotych (słownie )

UWAGA

Ceny należy określić z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania, tj.:

a) ułamek, w którym trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza od 5 zaokrąglić należy w dół,

b) ułamek, w którym trzecia cyfra po przecinku jest większa lub równa 5 zaokrąglić należy w górę.

Podana cena musi obejmować wszystkie koszty związane z usługą z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków. Cena musi być podana w złotych polskich. Cena zostanie ustalona na okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegać zmianom.

Do realizacji zamówienia skierowani zostaną następujący tłumacze:

(Proszę uzupełnić tabelę dodając poszczególne pozycje)

Lp.	Język obcy	Xxxx i nazwisko tłumacza	Specjalizacja tłumacza: -pisemny -konsekutywny -symultaniczny	Wykształcenie*
1.
2.
3.

* ukończone studia o kierunku filologicznym i/lub lingwistyka stosowana i/lub studia za granicą na kierunkach filologicznych i/lub humanistycznych i/lub społecznych i/lub pedagogicznych

OŚWIADCZENIA:

1) Oświadczam, że wskazani tłumacze skierowani do realizacji zamówienia posiadają wymagane doświadczenie, tj. posiadają:

a) minimum 3-letnie nieprzerwane doświadczenie w tłumaczeniach;

b) ukończone studia o kierunku filologicznym i/lub lingwistyka stosowana i/lub studia za granicą na kierunkach filologicznych i/lub humanistycznych i/lub społecznych i/lub pedagogicznych,

c) wszystkie osoby wskazane do tłumaczeń pisemnych i ustnych w językach angielskim, niemieckim, rosyjskim, francuskim i ukraińskim, które będą uczestniczyły w wykonywaniu zamówienia, oprócz spełniania warunku określonego w pkt b), muszą mieć w ramach doświadczenia określonego w pkt a) minimum 2 letnie nieprzerwane doświadczenie w tłumaczeniach o problematyce edukacyjnej i/lub młodzieżowej.

Zamawiający uprawniony jest do kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań dotyczących posiadanego doświadczenia przez ww. osoby na każdym etapie realizacji umowy. W przypadku uzasadnionych wątpliwości Zamawiający będzie mógł wymagać wglądu do dokumentów potwierdzających poświadczone kwalifikacje.

2) Zamówienie zostanie zrealizowane w terminach i na warunkach określonych w Zapytaniu ofertowym oraz we wzorze umowy;

3) W cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia, również te wprost niewymienione;

4) Zapoznałem się ze wzorem umowy i nie wnoszę do nich zastrzeżeń oraz przyjmuję warunki w nich zawarte;

5) Wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*

Oświadczam, że jestem upoważniony/a do złożenia niniejszej oferty w imieniu Wykonawcy.

……………………………… ……………………………………...……………………………………

(miejscowość i data) (imię, nazwisko i podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)

1) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

* W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego

UMOWA Nr MEN/2018/BA/…

Zawarta w Warszawie w dniu 2018 roku pomiędzy:

Skarbem Państwa – Ministerstwem Edukacji Narodowej z siedzibą w Warszawie (00-918) przy al. J. Ch. Szucha 25, NIP 7010015610, Regon 000177939, zwanym dalej w treści umowy „Zamawiającym”, w imieniu którego działa:

Xxx Xxxx Xxxxxxxxxx – Dyrektor Biura Administracyjnego, a

…………., zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą".

Zamawiający oraz Wykonawca zwani są dalej łącznie „Stronami” lub każdy z osobna

„Stroną”

Umowa zostaje zawarta na podstawie postępowania o dokonanie zakupu nr …… na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.).

§1

1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług tłumaczeń ustnych i pisemnych wraz z obsługą techniczną na potrzeby Ministerstwa Edukacji Narodowej.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

3. Realizacja zamówienia jest współfinansowana ze środków pomocy technicznej Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój 2014-2020 (projekt pn. „Pomoc techniczna PO WER dla Instytucji Pośredniczącej MEN na rok 2019-2020”).

§2

1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług w sposób, w terminach oraz na warunkach szczegółowo określonych w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy.

2. Lista osób, które będą wykonywały tłumaczenia w imieniu Wykonawcy stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej umowy.

3. Zmiana osób wskazanych w Załączniku nr 2 jest dopuszczalna pod warunkiem posiadania przez nowe osoby doświadczenia i kompetencji określonych w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy oraz pod warunkiem przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem przyczyn proponowanej zmiany i uzyskaniem pisemnej zgody Zamawiającego.

4. Z zastrzeżeniem ust. 3 powyżej, Wykonawca nie może powierzać tłumaczeń innym osobom, niż wymienione w Załączniku nr 2 do niniejszej umowy.

5. Wykonawca zobowiązuje się każdorazowo wykonać tłumaczenie w terminie uzgodnionym z Zamawiającym i zgodnie z otrzymanymi instrukcjami, z tym zastrzeżeniem, że podjęte tłumaczenie ustne musi być kontynuowane niezależnie od przewidywanego w ramach danego zlecenia czasu trwania rozmów, spotkań, itp.

6. Wykonawca będzie przyjmował zlecenia Zamawiającego oraz wszelkie informacje związane z realizacją przedmiotu niniejszej umowy w dni powszednie w godzinach

8.15 - 16.15 (w przypadku tłumaczeń pisemnych i ustnych): za pośrednictwem Pana/i

………… na numer tel.: ………… email: ……………….

7. Wszelkie wątpliwości terminologiczne Wykonawca będzie konsultował z ekspertem terminologii z zakresu edukacji wskazanym przez Zamawiającego.

8. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania i zaniechania osób, z których pomocą wykonuje niniejszą umowę, jak również osób, którym wykonanie tej umowy powierza, jak za własne działanie lub zaniechanie.

§3

1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu prawidłowej realizacji niniejszej umowy nie przekroczy kwoty brutto ……….. zł (słownie: ).

2. Ceny jednostkowe wynagrodzenia za każde wykonane tłumaczenie będą zgodne z cenami określonymi w Załączniku nr 3 do niniejszej umowy - Formularzu cenowym. Ceny jednostkowe nie podlegają zmianie przez cały okres obowiązywania umowy.

3. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za przedmiot umowy faktycznie zrealizowany i odebrany przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.

4. Wykonawca zrzeka się roszczeń odszkodowawczych z tytułu utraconych korzyści, w przypadku niewykorzystania maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1 powyżej.

5. Wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1 powyżej obejmuje również wszelkie koszty związane z odbiorem, przewozem oraz dostarczeniem materiałów do Zamawiającego, jak również koszty dojazdów w przypadku zlecenia tłumaczenia ustnego.

6. Płatność wynagrodzenia będzie realizowana sukcesywnie, za każde należycie zrealizowane tłumaczenie, potwierdzone pisemnie przez Xxxxxxxxxxxxx (upoważnioną osobę). Płatność wynagrodzenia nastąpi po dostarczeniu Zamawiającemu przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury, w terminie 14 dni od daty dostarczenia przedmiotowego dokumentu księgowego do Zamawiającego, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.

7. Za dzień płatności wynagrodzenia ustala się dzień obciążenia przez bank rachunku bankowego Zamawiającego.

8. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o wszelkich zmianach danych, które mogą wpływać na wystawianie i obieg faktur oraz ich księgowanie i rozliczanie dla celów podatkowych, takich jak nazwa firmy, adres, numer konta, numer NIP itp.

9. W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z tłumaczenia pisemnego w trakcie jego realizacji, Zamawiający ponosi koszty wykonanego tłumaczenia według stanu na dzień pisemnego złożenia (zgłoszenia) rezygnacji, po uprzednim przedłożeniu przez Wykonawcę przetłumaczonego (fragmentu) tekstu (materiału).

§4

1. Wykonawca zobowiązuje się, że wykona każdą zleconą usługę z należytą starannością, wedle najlepszej wiedzy i umiejętności, współdziałając na bieżąco z Zamawiającym.

2. Zamawiający jest uprawniony do złożenia reklamacji nienależycie wykonanego tłumaczenia pisemnego, w szczególności w przypadku braku spójności terminologicznej tekstu, błędów gramatycznych i językowych, niewykonania tłumaczenia fragmentu tekstu.

3. W przypadku złożenia reklamacji tłumaczenia pisemnego, Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania nieodpłatnego, ponownego tłumaczenia reklamowanego tekstu w tempie 20 stron w ciągu 24 godzin licząc czas od chwili złożenia reklamacji.

4. Wszystkie koszty związane z odbiorem, przewozem oraz dostarczeniem do Zamawiającego reklamowanego tłumaczenia pokrywa Wykonawca.

§5

1. Strony oświadczają, że w związku z wykonywaniem przedmiotu niniejszej umowy może dojść do stworzenia przez Wykonawcę, jego pracowników, współpracowników

lub podwykonawców utworów w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2018 poz. 1191). Wszelkie utwory stworzone przez Wykonawcę lub ww. podmioty w ramach realizacji umowy są dalej zwane łącznie „Produktami Prac” lub „Utworami”.

2. W ramach wynagrodzenia przewidzianego niniejszą umową, Wykonawca przenosi na Zamawiającego własność oryginalnych egzemplarzy Produktów Prac (wraz z nośnikami informacji) oraz autorskie prawa majątkowe do każdego z Produktów Prac, w pełnej i niezmodyfikowanej i bez ograniczenia czasowego oraz terytorialnego wersji Produktu Prac, na następujących polach eksploatacji:

a) wykorzystanie na potrzeby realizacji zadań Ministerstwa Edukacji Narodowej,

b) digitalizacja, wpisanie do pamięci komputera, udostępnienie za pośrednictwem sieci komputerowych, utrwalenie, zwielokrotnienie za pomocą druku, technik reprograficznych, filmu, nagrania magnetofonowego, zapisu magnetycznego, nośnika elektronicznego, nośnika cyfrowego,

c) udostępnianie Produktu Prac innym jednostkom sektora finansów publicznych, a także podmiotom takim, jak audytorzy, podmioty prowadzące obsługę prawną i inni profesjonalni doradcy Zamawiającego, jeżeli udostępnienie im Produktu Prac jest konieczne do wykonywania zadań tych doradców,

d) w zakresie rozpowszechniania Utworu w sposób inny niż określony w punktach powyżej – publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie Utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym,

e) dokonywanie skrótów, cięć, tłumaczeń, modyfikowanie całości oraz pojedynczych fragmentów Utworów, w tym prawo do korekty, dokonywania przeróbek, zmian i adaptacji.

3. Wykonawca oświadcza, że każdy Utwór, który powstanie w celu realizacji przedmiotu niniejszej umowy, będzie stanowić dzieło oryginalne, nienaruszające praw osób trzecich, przepisów o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej, będzie wolne od jakichkolwiek zapożyczeń oraz że nie będą miały miejsca żadne okoliczności, które mogłyby narazić Zamawiającego na odpowiedzialność wobec osób trzecich z tytułu korzystania lub rozpowszechniania Utworu.

4. W przypadku wystąpienia przez podmiot trzeci z żądaniem zaprzestania wykorzystywania przez Zamawiającego Utworu lub żądaniem zapłaty z tego tytułu wynagrodzenia lub odszkodowania, Zamawiający niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Wykonawcę, który zobowiązany jest zwolnić Xxxxxxxxxxxxx z wszelkiej odpowiedzialności.

5. Przejście na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do Produktu Prac nastąpi z chwilą zapłaty przez Zamawiającego wynagrodzenia należnego Wykonawcy za dane należycie zrealizowane tłumaczenie (zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy).

§6

Niniejsza umowa obowiązuje przez okres 18 miesięcy od dnia jej podpisania lub do wcześniejszego wykorzystania kwoty maksymalnego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, o którym mowa w § 3 ust. 1 niniejszej umowy.

§7

1. Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej na rzecz Zamawiającego w następujących przypadkach:

1) za opóźnienie Wykonawcy w wykonaniu tłumaczenia tekstu w trybie zwykłym do 24 godzin - 30% wartości brutto danego tłumaczenia tekstu, natomiast za opóźnienie przekraczające 24 godziny - 50% wartości brutto danego tłumaczenia tekstu,

2) za opóźnienie Wykonawcy w wykonaniu tłumaczenia tekstu w trybie ekspresowym do 1 godziny - 30% wartości brutto danego tłumaczenia tekstu, natomiast za opóźnienie przekraczające 1 godzinę - 50% wartości brutto danego tłumaczenia tekstu,

3) w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od wykonania tłumaczenia tekstu z przyczyn nieleżących po stronie Zamawiającego - 100% wartości brutto danego tłumaczenia tekstu,

4) za nieprzystąpienie w wyznaczonym terminie do zleconego tłumaczenia ustnego - 200% wartości brutto danego tłumaczenia ustnego,

5) za opóźnienie w przystąpieniu do tłumaczenia ustnego - 25% wartości brutto danego tłumaczenia ustnego za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia, nie więcej jednak niż 200% wartości brutto danego tłumaczenia ustnego,

6) za nienależyte wykonanie tłumaczenia ustnego, w szczególności, gdy tłumacz nie zapewnia odpowiedniego przepływu informacji w trakcie obsługiwanego spotkania, pomimo uprzedniego upomnienia przez Zamawiającego (wystarczy jednorazowe upomnienie) - 100% wartości brutto danego tłumaczenia ustnego.

2. W przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 15% wartości maksymalnego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, o którym mowa w § 3 ust. 1 niniejszej umowy.

3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych i 00/100) za każdy przypadek naruszenia przez Wykonawcę zobowiązań określonych w § 9 ust. 2 niniejszej umowy (obowiązek zachowania poufności).

4. Jeżeli na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy powstanie szkoda przewyższająca zastrzeżoną karę umowną bądź szkoda powstanie z innych przyczyn niż te, dla których zastrzeżono kary umowne, Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowań uzupełniających, jeżeli kara nie rekompensowałaby strat spowodowanych z winy Wykonawcy.

5. Kary umowne potrącane będą z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, a w przypadku niemożności potrącenia, płatne będą w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Wykonawcę wezwania do zapłaty. Wykonawca wyraża jednocześnie zgodę na potrącenie kwot kar umownych z należnego mu wynagrodzenia.

6. Kary umowne podlegają sumowaniu, przy czym ich suma nie może być większa niż 40% kwoty maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy brutto, o którym mowa w § 3 ust. 1 niniejszej umowy.

§ 8

1. Zamawiającemu przysługuje prawo do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym jeżeli:

1) Wykonawca dwukrotnie wykona tłumaczenie w sposób nienależyty,

2) Wykonawca dwukrotnie odmówi wykonania tłumaczenia lub nie wykona go w wyznaczonym terminie,

3) Wykonawca nie dopełni któregokolwiek z warunków niniejszej umowy,

4) pomimo dwukrotnego zgłoszenia na piśmie przez Zamawiającego zastrzeżeń, Wykonawca uporczywie nie wykonuje usług zgodnie z warunkami niniejszej umowy lub w rażący sposób zaniedbuje zobowiązania umowne.

2. Zamawiający może zlecić wykonanie tłumaczenia innej firmie, przy czym w następujących przypadkach koszty realizacji takiego zlecenia poniesie Wykonawca:

1) opóźnienie Wykonawcy w wykonaniu tłumaczenia tekstu w trybie zwykłym przekracza 48 godzin,

2) opóźnienie Wykonawcy w wykonaniu tłumaczenia tekstu w trybie ekspresowym przekracza 24 godziny,

3) Wykonawca odstąpi od wykonania tłumaczenia tekstu z przyczyn nieleżących po stronie Zamawiającego,

4) Wykonawca nie przystąpi w wyznaczonym terminie do zleconego tłumaczenia ustnego,

5) Wykonawca poinformuje Zamawiającego o nieprzyjęciu zlecenia do realizacji.

§ 9

1. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym w szczególności odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 z późn. zm.).

2. Wykonawca, w czasie trwania niniejszej umowy oraz po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu zobowiązuje się do zachowania w ścisłej poufności oraz do niewykorzystywania dla celów własnych lub innych podmiotów, wszelkich informacji (wiadomości) dotyczących Zamawiającego, nieujawnionych do powszechnej wiadomości, które uzyskał, zebrał, sporządził, zgromadził lub w inny sposób pozyskał w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej umowy lub podejmowaniem czynności na rzecz Zamawiającego. Jakiekolwiek przekazywanie, ujawnianie, udostępnianie, wykorzystywanie takich informacji wymaga uprzedniego pisemnego zezwolenia Zamawiającego.

3. Postanowienia ust. 2 powyżej nie mają zastosowania do informacji, które muszą być ujawnione przez Wykonawcę z mocy prawa.

4. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszystkich sporów powstałych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w drodze negocjacji wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej umowy, jak również oświadczenia o jej rozwiązaniu, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

6. W celu sprawnego wykonania niniejszej umowy, dla bieżących kontaktów Stron niniejszej umowy oraz odbierania przedmiotu umowy, wyznacza się następujące osoby:

1) ze strony Zamawiającego – Pan/i ………., tel.: ……., mail ,

2) ze strony Wykonawcy – Pan/i …………., tel.: …………, mail ,

7. Zamawiający dopuszcza zmianę osób wyznaczonych do uzgodnień i koordynacji przedmiotu niniejszej umowy, o których mowa w ust. 6 powyżej, poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony, bez konieczności zmiany niniejszej umowy.

8. Niniejsza umowa nie gwarantuje Wykonawcy wyłączności na objęte nią usługi w okresie jej obowiązywania

9. Żadna ze Stron nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na rzecz osób trzecich, bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony.

10. Umowa sporządzona została w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy oraz dwa egzemplarze dla Zamawiającego.

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

Załączniki:

1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

2 – Lista osób, które będą wykonywały tłumaczenia w imieniu Wykonawcy 3 – Formularz cenowy

Załącznik nr 1 do umowy

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiot zamówienia obejmuje usługi tłumaczeń ustnych i pisemnych wraz z obsługą techniczną na potrzeby Ministerstwa Edukacji Narodowej.

2. Tłumaczenia będą wykonywane w I i II grupie językowej. Przez tłumaczenia w I grupie językowej rozumie się tłumaczenia w językach: angielskim, niemieckim, rosyjskim, francuskim, natomiast przez tłumaczenia w II grupie językowej rozumie się tłumaczenia w językach: białoruskim, czeskim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, słowackim, ukraińskim, węgierskim, włoskim, portugalskim.

3. Planowana ilość tłumaczeń (oraz wynajmowanego sprzętu do tłumaczeń) w okresie 18 miesięcy od dnia podpisania umowy, jest ilością szacunkową (orientacyjną), która może ulec zmianie:

a) tłumaczenia pisemne - I grupa językowa:

- z języka polskiego na język obcy - tryb zwykły 1025 stron,

- z języka polskiego na język obcy - tryb ekspresowy 95 stron,

- z języka obcego na język polski - tryb zwykły 620 stron,

- z języka obcego na język polski - tryb ekspresowy 105 stron,

b) tłumaczenia pisemne - II grupa językowa:

- z języka polskiego na język obcy - tryb zwykły 22 stron,

- z języka polskiego na język obcy - tryb ekspresowy 5 stron,

- z języka obcego na język polski - tryb zwykły 127 stron,

- z języka obcego na język polski - tryb ekspresowy 5 stron,

c) tłumaczenia ustne konsekutywne - I grupa językowa:

- tłumaczenia konsekutywne z języka polskiego na język obcy i z języka obcego na język polski 20 czterogodzinnych bloków tłumaczeniowych,

Przewidywana liczba zleceń na tłumaczenia ustne konsekutywne w obrębie I grupy językowej

na terenie kraju: 5 wyjazdów jednodniowych. Jednocześnie Zamawiający informuje, że podane informacje są szacunkowe, planowana liczba dni i miejsce może ulec zmianie.

d) tłumaczenia ustne konsekutywne - II grupa językowa:

- tłumaczenia konsekutywne z języka polskiego na obcy i z obcego na polski 5 czterogodzinnych bloków tłumaczeniowych,

Przewidywana liczba zleceń na tłumaczenia ustne konsekutywne w obrębie II grupy językowej

na terenie kraju: 2 wyjazdy jednodniowe. Jednocześnie Zamawiający informuje, że podane informacje są szacunkowe, planowana liczba dni i miejsce może ulec zmianie.

e) tłumaczenia symultaniczne - I grupa językowa:

- tłumaczenie symultaniczne z języka polskiego na obcy i z obcego na polski 12 czterogodzinnych bloków tłumaczeniowych,

Przewidywana liczba zleceń na tłumaczenia symultaniczne z użyciem sprzętu do tłumaczeń na

terenie RP z informacją o czasie ich trwania (ilość dni), miejscem w RP, ilością języków podczas konferencji oraz liczbie uczestników każdego z nich: 5 zleceń.

Jednocześnie Zamawiający informuje, że podane informacje są szacunkowe, planowana liczba dni i miejsce może ulec zmianie.

f) wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego na 8 godzin:

- kabina z dwoma pulpitami, z osprzętem: 6 spotkań jednodniowych,

- bezprzewodowy zestaw słuchawkowy: 50 sztuk

- multifon: 15 sztuk,

- mikrofon bezprzewodowy: 5 sztuk,

- nagłośnienie 6 sal (spotkań),

- obsługa techniczna 6 sal (spotkań).

4. Tłumaczenia pisemne z języka polskiego na język obcy w I i II grupie językowej w trybie:

a) zwykłym

b) ekspresowym

5. Tłumaczenia pisemne z języków obcych w I i II grupie językowej na język polski, w trybie:

a) zwykłym

b) ekspresowym

6. Tłumaczenia ustne w I i II grupie językowej z języka obcego na język polski, z języka polskiego na język obcy:

a) konsekutywne o długości pracy tłumacza:

■ do jednej godziny - w cenie połowy 4-godzinnego bloku

■ ponad 1 godzinę do 4 godzin - w cenie 4-godzinnego bloku

■ ponad 4 godziny - w cenie kolejnego 4-godzinnego bloku

b) symultaniczne o długości pracy tłumacza:

■ 4 godziny (4-godzinny blok)

7. Wynajem kabin z dwoma pulpitami z osprzętem i bezprzewodowych zestawów słuchawkowych do tłumaczenia symultanicznego, multifonów, mikrofonów bezprzewodowych wraz ze sprzętem do nagłośnienia konferencji oraz nadzorem technicznym w trakcie konferencji:

■ ilość uczestników: od 10 do 100 osób,

■ tłumaczenia w językach: angielski, polski, francuski, niemiecki, rosyjski.

8. W przypadku tłumaczeń pisemnych:

a) za tryb zwykły rozumie się wykonanie 7 stron tłumaczenia w ciągu doby, której bieg rozpoczyna się po upływie 3 godzin od momentu doręczenia tekstu Wykonawcy,

b) za tryb ekspresowy rozumie się wykonanie 8-13 stron tłumaczenia w ciągu doby, której bieg rozpoczyna się po upływie 3 godzin od momentu doręczenia tekstu Wykonawcy.

9. Za jedną stronę tekstu tłumaczenia przyjmuje się stronę zawierającą 1800 znaków (łącznie ze spacjami).

10. Dokumenty przekazane do tłumaczenia w formie prezentacji Power Point rozliczane będą wg jednostki rozliczeniowej: 3 slajdy, przy zachowaniu trybów tłumaczeniowych analogicznych jak w przypadku rozliczenia za stronę tłumaczenia pisemnego.

11. Zlecenia tłumaczeń ustnych i pisemnych będą przekazywane Wykonawcy drogą elektroniczną lub faksem przez upoważnione osoby wskazane przez Zamawiającego. Lista upoważnionych osób zostanie przekazana Wykonawcy w dniu podpisania umowy i na bieżąco będzie aktualizowana.

OBOWIĄZKI WYKONAWCY:

1. Przestrzeganie zasady poufności - Wykonawca nie ma prawa udostępniać osobom trzecim materiałów związanych ze zleceniem, jak również żadnych informacji w nich zawartych oraz wykorzystywać ich w innym celu niż określony w zleceniu.

2. Wykonawca nie może powierzać tłumaczeń innym osobom niż wskazanym w ofercie bez zgody Zamawiającego. Zaproponowani przez Wykonawcę nowi tłumacze muszą spełniać wymagania:

d) minimum 3 letnie nieprzerwane doświadczenie w tłumaczeniach oraz

e) ukończyły studia o kierunku filologicznym i/lub lingwistykę stosowaną i/lub studia za granicą na kierunkach filologicznych i/lub humanistycznych i/lub społecznych i/lub pedagogicznych,

f)wszystkie osoby wskazane do tłumaczeń pisemnych i ustnych w językach angielskim, niemieckim, rosyjskim, francuskim i ukraińskim, które będą uczestniczyły w wykonywaniu zamówienia, oprócz spełniania warunku określonego w pkt b), muszą mieć w ramach doświadczenia określonego w pkt a) minimum 2 letnie nieprzerwane doświadczenie w tłumaczeniach o problematyce edukacyjnej i/lub młodzieżowej.

3. Wykonawca złoży oświadczenie potwierdzające spełnienie powyższych kwalifikacji, a w przypadku uzasadnionych wątpliwości Zamawiający będzie mógł wymagać wglądu do dokumentów potwierdzających poświadczone kwalifikacje.

4. Wykonanie tłumaczenia w terminie uzgodnionym z Zamawiającym i zgodnie z otrzymanymi instrukcjami.

I. Tłumaczenia pisemne i w formie prezentacji Power Point:

1. Teksty do tłumaczenia o określonej tematyce będą tłumaczone przez tłumaczy specjalizujących się w danej dziedzinie i będą zawierały odpowiednią terminologię. Tłumacze będą zobligowani do stosowania terminologii funkcjonującej w prawie krajowym, wspólnotowym i międzynarodowym lub w dziedzinie, której dotyczy tekst tłumaczenia. Tłumacze zobowiązani są do zachowania spójności terminologicznej z tekstami tłumaczonymi wcześniej i zatwierdzonymi przez Xxxxxxxxxxxxx, a także do uwzględnienia wszelkich zmian w terminologii, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.

2. W przypadku wątpliwości terminologicznych Wykonawca konsultuje się z ekspertem specjalistycznej terminologii z zakresu edukacji wskazanym przez Zamawiającego.

3. W przypadku pilnych tłumaczeń zleconych w piątek do wykonania na poniedziałek Wykonawca zobowiązuje się do wykonania tłumaczeń w dni ustawowo wolne od pracy.

4. Wykonawca będzie wykonywał tłumaczenia na podstawie zleceń, w których określony będzie rodzaj tłumaczenia i termin realizacji.

5. Dokumenty przeznaczone do tłumaczenia przekazywane będą Wykonawcy faksem lub pocztą elektroniczną.

6. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia tekstu zrealizowanego tłumaczenia Zamawiającemu w formacie edytowalnym: pocztą elektroniczną i/lub na nośniku elektronicznym, w przypadku zakłóceń w funkcjonowaniu poczty elektronicznej - bezpośrednio do wyznaczonego departamentu MEN, w formie wskazanej przez Zamawiającego, tj. w wersji papierowej i na nośniku elektronicznym w formacie edytowalnym.

7. W przypadku reklamacji tłumaczenia pisemnego, Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania ponownego nieodpłatnego tłumaczenia tekstu reklamowanego - w tempie 20 stron w ciągu 24 godzin licząc czas od chwili złożenia reklamacji.

8. Z dniem odbioru tłumaczeń pisemnych na Zamawiającego zostają przeniesione autorskie prawa majątkowe do tłumaczeń w sposób nieograniczony w czasie i przestrzeni na następujących polach eksploatacji: wyświetlania, kopiowania, modyfikowania, utrwalania, zwielokrotniania techniką drukarską oraz techniką cyfrową, wprowadzania do pamięci komputera, dokonywania tłumaczenia na inne języki, wykorzystywania tłumaczeń w innych opracowaniach w części lub w całości.

II. Tłumaczenia ustne:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazywania konkretnych osób z listy tłumaczy ustnych na potrzeby realizacji poszczególnych zleceń.

2. Tłumaczenia ustne wykonywane będą na zlecenie, które zawierać będzie określony rodzaj tłumaczenia, miejsce i termin realizacji z zastrzeżeniem, że przy realizacji danego zlecenia zachodzi możliwość przedłużenia wykonywanego tłumaczenia ustnego poza termin określony w zleceniu i powinno być ono kontynuowane niezależnie od przewidywanego w zleceniu czasu trwania spotkania. Nie przystąpienie do wykonywania tłumaczenia ustnego poza godziny określone w zleceniu traktowane będzie tak jak niepodjęcie wykonywania tłumaczenia ustnego.

3. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wykonanie tłumaczenia ustnego również w dni wolne od pracy oraz na terenie Polski.

4. W przypadku, gdy Wykonawca po otrzymaniu zlecenia poinformuje Zamawiającego o nie przyjęciu zlecenia do realizacji, Zamawiający może zlecić wykonanie tego tłumaczenia innej firmie, przy czym koszty takiego zlecenia ponosi Wykonawca.

5. Czas pracy tłumacza liczy się od chwili rozpoczęcia spotkania do momentu, w którym został on zwolniony przez Zamawiającego z wykonywania tłumaczenia.

6. Zamawiający może odwołać zlecone tłumaczenie ustne w każdym terminie, jednak jeżeli odwołanie zlecenia nastąpi w czasie krótszym niż 12 godzin od wskazanego w zleceniu terminu wykonania usługi Zamawiający poniesie koszty odpowiadające równowartości połowy 4-godzinnego bloku tłumaczenia bez względu na czas tłumaczenia ustnego określony w zleceniu.

III. Wynajem kabin i sprzętu do tłumaczenia symultanicznego wraz ze sprzętem do nagłaśniania konferencji oraz nadzór techniczny w trakcie konferencji:

1. Wykonawca zobowiązuje się do wynajmu oraz instalacji sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w miejscu wskazanym przez Zamawiającego na terenie Polski na podstawie zlecenia, w którym określone będą: termin, miejsce i czas trwania wynajmu, liczba zamawianych kabin z dwoma pulpitami, bezprzewodowych zestawów słuchawkowych, multifonów oraz mikrofonów bezprzewodowych.

2. W przypadku, gdy warunki techniczne w sali konferencyjnej wskazanej przez Zamawiającego tego wymagają, Wykonawca zobowiązuje się również do dostarczenia sprzętu nagłośnieniowego kompatybilnego ze sprzętem do tłumaczenia symultanicznego.

3. Wraz ze wskazanym powyżej sprzętem, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport, obsługę techniczną odpowiedzialną za instalację, konfigurację i demontaż sprzętu oraz obecną na konferencji przez cały czas jej trwania w celu zagwarantowania nadzoru technicznego.

Document Metadata

Table of Contents

ZAPYTANIE OFERTOWE

Document Metadata