OPIS
PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Miejsce
realizacji zamówienia.
W
ramach postępowania Zamawiający wyłoni ekspertów
zewnętrznych
do realizacji:
akredytacji
organizacji z krajów Partnerstwa Wschodniego (Armenia,
Azerbejdżan, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina), Federacji
Rosyjskiej oraz Norwegii lub innych wskazanych przez Komisję
Europejską (KE), ubiegających się o przyznanie Znaku Jakości
w ramach Europejskiego Korpusu Solidarności (EKS),
monitoringu
organizacji już akredytowanych,
realizacji
programu coachingowego (wspieranie nowych organizacji z krajów
Partnerstwa Wschodniego zainteresowanych uzyskaniem Znaku Jakości
EKS), składającego się z serii seminariów i spotkań,
przygotowującego do akredytacji Znak Jakości Europejskiego
Korpusu Solidarności organizacje w krajach Partnerstwa
Wschodniego,
zgodnie
z opisem przedmiotu zamówienia.
Zakres
przedmiotu zamówienia.
Przedmiotem
zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na:
przeprowadzaniu
akredytacji organizacji
z krajów Partnerstwa Wschodniego, Federacji Rosyjskiej oraz
Norwegii lub innych wskazanych przez KE, ubiegających się o
Znak Jakości w ramach EKS,
monitoringu
organizacji już akredytowanych,
realizacji
programu coachingowego (wspieranie nowych organizacji z krajów
Partnerstwa Wschodniego zainteresowanych uzyskaniem Znaku Jakości
EKS) składającego się z serii seminariów i spotkań,
przygotowującego do akredytacji Znak Jakości Europejskiego
Korpusu Solidarności organizacje w krajach Partnerstwa
Wschodniego.
Zgodnie
z wytycznymi KE, uzyskanie Znaku Jakości jest warunkiem
niezbędnym, aby uczestniczyć jako partner w projektach
wolontariackich EKS. Znak Jakości ma na celu zapewnienie
jednolitego i wysokiego standardu projektów i jest
potwierdzeniem, że organizacja ma odpowiednie zasoby, warunki i
przygotowanie, aby zrealizować projekt wolontariacki zgodnie z
wymogami formalnymi i jakościowymi EKS.
Uzupełnieniem
procesu akredytacji jest monitoring wcześniej akredytowanych
organizacji w celu kontrolowania jakościowego wykonywania
projektów wolontariackich. Organizacje do monitoringu wybierane
są drogą losową, może się jednak również zdarzyć, że
monitoring jest konieczny z powodu napływających do Centrum
Współpracy SALTO z Krajami Europy Wschodniej i Kaukazu (SALTO
EECA) uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących pracy określonej
organizacji. Skutkiem monitoringu może być zmiana wcześniej
przyznanej decyzji akredytacyjnej, a w przypadku poważnych
naruszeń zasad projektów wolontariackich ze strony organizacji,
nawet odebranie Znaku Jakości.
Eksperci
w ramach zlecanych usług będą wykonywać następujące
czynności:
Akredytacja
organizacji:
weryfikację
merytoryczną wniosku o Znak Jakości złożonego przez
organizację;
przeprowadzenie
spotkania akredytacyjnego z przedstawicielami organizacji
(w przypadku akredytacji powtórnej, jeśli organizacja
będzie w trakcie realizacji projektu wolontariackiego, spotkanie
może obejmować rozmowę
z aktualnie goszczonymi/byłymi
wolontariuszami);
przygotowanie
raportów ze spotkania akredytacyjnego na formularzu SALTO EECA i
w systemie Assessment Module (narzędzie informatyczne
wykorzystywane przez KE);
wszelkie
inne czynności nie wymienione wprost w przedmiocie zamówienia
oraz projekcie umowy, niezbędne do prawidłowego wykonanie
przedmiotu zamówienia.
Monitoring
organizacji:
weryfikację
merytoryczną wniosku o Znak Jakości złożonego przez
organizację oraz innej dokumentacji dotyczącej organizacji;
przeprowadzenie
spotkania monitorującego z przedstawicielami organizacji
(spotkanie w miarę możliwości powinno obejmować rozmowę z
aktualnie goszczonymi/byłymi wolontariuszami);
przygotowanie
raportu ze spotkania monitorującego na formularzu SALTO EECA;
wszelkie
inne czynności nie wymienione wprost w przedmiocie zamówienia
oraz projekcie umowy, niezbędne do prawidłowego wykonanie
przedmiotu zamówienia.
Spotkanie
akredytacyjne oraz monitoring odbywa się w siedzibie organizacji
wnioskującej o Znak Jakości organizacji monitorowanej, choć w
uzasadnionych sytuacjach możliwe jest inne miejsce lub
akredytacja zdalna. Podczas spotkania ekspert wizytujący omawia
założenia organizacji odnośnie realizacji projektów
wolontariackich przedstawione we Wniosku o Znak Jakości oraz
weryfikuje przygotowanie i możliwości organizacji w tym
zakresie. W wyjątkowych sytuacjach, np. gdy organizacja znajduje
się w miejscu trudno dostępnym dla eksperta (np. azjatycka część
Federacji Rosyjskiej), możliwa jest akredytacja zdalna,
przeprowadzona za pomocą aplikacji umożliwiających rozmowę w
czasie rzeczywistym.
Ekspert,
na podstawie informacji zawartych we wniosku o akredytację oraz
uzyskanych podczas spotkania, ma za zadanie ocenić, czy
organizacja jest w stanie realizować projekty wolontariackie
zgodnie z formalnymi i jakościowymi wymogami EKS, a także
zweryfikować założenia organizacji odnośnie realizacji
przyszłych projektów. Ocena na poszczególnych etapach jest
dokonywana w oparciu o kryteria ustalone przez KE, zawarte w
aktualnym Przewodniku po EKS oraz dokumentach pomocniczych
(wniosek o akredytację i inne dokumenty KE). Następnie wnioski
ze spotkania wraz z rekomendacją decyzji w sprawie akredytacji
lub monitoringu ekspert przekazuje SALTO EECA w formie pisemnego
raportu. Ostateczna decyzja w sprawie akredytacji jest podejmowana
przez Zamawiającego,
w oparciu o oceny dwóch ekspertów
(eksperta zewnętrznego i pracownika SALTO EECA).
Ekspert
powinien doskonale znać zasady EKS oraz specyfikę
funkcjonowania III sektora w krajach Partnerstwa Wschodniego,
Federacji Rosyjskiej lub Norwegii. Powinien być osobą pewną
siebie, o wysokich kompetencjach interpersonalnych i
komunikacyjnych. Powinien również posiadać umiejętność
sprawnej i obiektywnej oceny sytuacji oraz precyzyjnego
formułowania wniosków i zaleceń w formie ustnej i pisemnej w
języku angielskim.
Dodatkowym
atutem będzie znajomość jednego lub więcej języków
oficjalnych krajów regionu Partnerstwa Wschodniego, Federacji
Rosyjskiej lub Norwegii.
W
celu zapewnienia sprawnej realizacji procesu akredytacji niezbędna
jest:
dyspozycyjność
eksperta (rozumiana jako gotowość realizacji minimum 2
akredytacji/monitoringów rocznie),
terminowość,
umiejętność
zarządzania własną pracą.
Program
coachingowy:
weryfikację
merytoryczną wniosku o udział w programie coachingowym
złożonego przez organizację;
przeprowadzenie
serii spotkań dla organizacji, łączny сzas
trwania spotkań dla jednej organizacji wynosi od 10 do 20
godzin;
udział
w 3 wspólnych online
spotkaniach
coachów z Osobą
upoważnioną do kontaktów ze strony Zamawiającego
w celu omówienia postępów w realizacji coachingowego programu.
Czas trwania jednego spotkania wynosi 1,5 godziny;
przygotowanie
raportów ze spotkań z organizacją w ramach coachingowego
programu
na formularzu SALTO EECA
wszelkie
inne czynności nie wymienione wprost w przedmiocie zamówienia
oraz projekcie umowy, niezbędne do prawidłowego wykonanie
przedmiotu zamówienia.
3.
Terminy związane z przedmiotem umowy.
Zlecenia
na wykonie usługi objętej przedmiotem zamówienia będą
dokonywane przez Zamawiającego w okresie od
daty podpisania umowy przez ostatnią ze stron do
31.12.2026.
Konkretne
terminy realizacji poszczególnych akredytacji będą dostosowane
do wytycznych KE (zgodnie z Przewodnikiem po EKS akredytacja
jednej organizacji powinna trwać do 6 tygodni, jednak ze względu
na dużą geograficzną rozpiętość regionów Partnerstwa
Wschodniego, Federacji Rosyjskiej oraz Norwegii jej długość
może być większa) i będą na bieżąco weryfikowane przez
Zamawiającego.
Liczba
akredytacji, stawki za przeprowadzenie akredytacji.
Zamawiający
przewiduje ok.
100 akredytacji, monitoringów, a także program coachingowy dla
około 30 organizacji do
przeprowadzenia w czasie trwania umowy, do podziału pomiędzy 15
Wykonawców.
Ostateczne zapotrzebowanie zależy od liczby złożonych wniosków
o Znak Jakości (wnioski mogą być składane przez organizacje w
dowolnym terminie przez cały okres realizacji zamówienia) i
potrzeb przeprowadzenia monitoringu.
Wykonawca
zobowiązany jest do gotowości realizacji minimum 2 i maksymalnie
20 akredytacji/monitoringów rocznie w regionie Partnerstwa
Wschodniego, Federacji Rosyjskiej oraz Norwegii. Konkretne terminy
realizacji będą na bieżąco ustalane przez Zamawiającego i
Wykonawcę.
Wynagrodzenie:
przeprowadzenie
jednej akredytacji organizacji w ramach standardowej aplikacji o
Znak Jakości Zamawiający przewiduje wynagrodzenie maksymalne w
kwocie 150
EUR brutto.
przeprowadzenie
akredytacji organizacji aplikującej o Znak Jakości dla kilku
różnych lokalizacji wynagrodzenie eksperta będzie zależało
od liczby zwizytowanych instytucji i będzie liczone w
następujący sposób: 150
EUR brutto za wizytacje organizacji aplikującej oraz 50 EUR
brutto za wizytację i ocenę każdej dodatkowej lokalizacji.
przeprowadzenie
jednego monitoringu Zamawiający przewiduje wynagrodzenie
maksymalne w kwocie 150
EUR brutto.
Jeśli monitoring obejmuje wizyty w kilku lokalizacjach lub w
kilku organizacjach zrzeszonych wynagrodzenie będzie naliczane
odpowiednio tak jak w punktach 5 b).
przeprowadzenie
programu
coachingowego w wynosi 30
EUR brutto
za jedną godzinę spotkania.
Poza
wynagrodzeniem za akredytację/monitoring, Zamawiający zapewnia
zwrot kosztów podróży oraz zakwaterowania i wyżywienia
związanego z przeprowadzeniem akredytacji lub monitoringu. Zwrot
kosztów, o których mowa powyżej odbywa się na podstawie
złożonego formularza zwrotu kosztów wraz z załącznikami w
postaci oryginału dokumentów lub ich skanów (tj. np. xxxxxx,
rachunki, faktury, paragony). Wyżej wspomniane koszty powinny być
rozliczone w tym samy roku kalendarzowym, w którym odbyła się
wizyta akredytora w organizacji aplikującej o
akredytację/organizacji monitorowanej.
Konflikt
interesów i zachowanie tajemnicy służbowej.
Ekspert,
przed przystąpieniem do oceny/kontroli wniosku o akredytację
składa oświadczenie o zachowaniu tajemnicy służbowej oraz, że
nie zachodzi sytuacja konfliktu interesów, który mógłby mieć
wpływ na bezstronną i obiektywną realizację zawartej z
Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji umowy. Rzeczony konflikt
interesów mógłby wystąpić w szczególności w wyniku interesu
ekonomicznego, powiązań politycznych lub narodowych, powodów
rodzinnych lub emocjonalnych bądź dowolnych innych wspólnych
interesów. Wzór stosowanego oświadczenia został zawarty w
Załączniku
nr 3 do Umowy.
Za
konflikt interesów Zamawiający uznaje m. in. pełnienie funkcji
koordynatora projektów Wolontariatu Europejskiego lub projektów
Europejskiego Korpusu Solidarności w okresie 12 miesięcy przed
podpisaniem umowy oraz w okresie realizacji umowy z Zamawiającym.
Dodatkowe
warunki współpracy.
Eksperci
najczęściej pracują pojedynczo. W uzasadnionych sytuacjach
możliwa jest praca w parach – wówczas obie osoby zapoznają
się z dokumentacją dotyczącą danej organizacji, a następnie
wspólnie wizytują akredytowaną organizację i sporządzają
raport.
Eksperci
są zobowiązani do uczestniczenia w spotkaniach organizacyjnych
z Zamawiającym. O terminach spotkań Wykonawca będzie
informowany drogą elektroniczną ze znacznym wyprzedzeniem.
Eksperci
będą również zapraszani do udziału w szkoleniach
międzynarodowych dla ekspertów w obszarze akredytacji,
a także w odniesieniu do programu coachingowego dla nowych
organizacji w Europejskim Korpusie Solidarności,
służących podnoszeniu kompetencji i wymianie doświadczeń z
innymi akredytorami (udział w takich szkoleniach jest
dobrowolny).
|
DESCRIPTION
OF THE SUBJECT MATTER OF THE PROCUREMENT
0.Xxxxx
of the procurement implementation.
In
the framework of the procedure, the Contracting Entity shall
appoint external
experts
to:
conduct
the accreditation of organisations from the Eastern Partnership
countries (Armenia, Azerbaijan, Belarus, Georgia, Moldova,
Ukraine), the Russian Federation and Norway as well as from other
countries named by the European Commission (EC) applying for
Quality Label as part of the European Solidarity Corps (ESC),
monitor
already accredited organisations,
the
carrying out of a coaching programme (support new organisations
from the Eastern
Partnership countries interested in obtaining the ESC Quality
Label), consisting of a series of seminars and meetings to
prepare organisations in Eastern Partnership countries for
accreditation with the European Solidarity Corps Quality Label,
in
accordance with the description of the subject of the procurement.
Scope
of the subject matter of the procurement.
Subject
matter of the request for a proposal shall be the provision of
service consisting in:
conduct
of the accreditation of organisations
from the Eastern Partnership countries, the Russian Federation
and Norway as well as from other countries named by the EC
applying for Quality Label as part of ESC,
monitoring
of already accredited organisations,
the
carrying out of a coaching programme (support new organisations
from the Eastern
Partnership countries interested in obtaining the ESC Quality
Label) consisting of a series of seminars and meetings to prepare
organisations in Eastern Partnership countries for accreditation
with the European Solidarity Corps Quality Label.
In
accordance with the EC guidelines, holding a Quality Label by an
organisation is a prerequisite for its participation in ESC
projects. The Quality Label accreditation is intended to provide a
uniform and high standard projects. It also confirms that the
organisation has adequate resources, conditions and preparation to
implement volunteering projects in accordance with formal and
qualitative requirements of the programmes.
The
accreditation process is supplemented by monitoring of previously
accredited organisations in order to control the qualitative
implementation of the volunteering projects. Organisations are
selected for monitoring randomly, but it may also happen that
monitoring is necessary due to justified reservations concerning
the operation of a particular organisation received by
SALTO
Eastern Europe and Caucasus Resource Centre (SALTO EECA). The
monitoring may result in the change of previously granted
accreditation decision and, in the case of serious violations of
the volunteering projects rules by the organisation, even in the
revocation of accreditation.
Within
the delegated services the experts shall perform the following
activities:
Accreditation
of the organisation:
verification
of the application for Quality Label submitted by the
organisation on the basis of merit;
conduct
of the accreditation meeting with the representatives of the
organisation
(in the case of the second accreditation, if
the organisation is in the course
of implementation of the
volunteering projects, the meeting may include conversation with
currently hosted/former volunteers);
preparation
of the report from the accreditation meeting on the SALTO EECA
form and in the Assessment Module system (IT tool used by the
EC);
all
other activities not mentioned expressly in the subject matter of
the procurement and the draft contract, required for proper
implementation of the subject matter of the procurement.
Monitoring
of the organisation:
verification
of the application for Quality Label submitted by the
organisation, another documentation regarding the organisation on
the basis of merit;
conduct
of the accreditation meeting with the representatives of the
organisation (the meeting as far as possible should include
conversation with currently hosted/former volunteers);
preparation
of the report from the accreditation meeting on the SALTO EECA
form;
all
other activities not mentioned expressly in the subject matter of
the procurement and the draft contract, required for proper
implementation of the subject matter of the procurement.
Accreditation
meetings and monitoring shall be held at the headquarters of the
organisation applying for accreditation of the monitored
organisation (in exceptional cases another location or remote
accreditation are also possible). During the meeting, the visiting
expert shall discuss the organisation's assumptions regarding the
implementation of volunteering projects presented in the
application for accreditation and verify organisation’s
preparation and capabilities in this area. In exceptional cases,
for example when the organisation is located in an area hardly
accessible for the expert (e.g. Asian part of the Russian
Federation), remote accreditation is possible, carried out using
computer programs enabling real-time conversation.
The
expert, based on the information contained in the application for
accreditation and received during the meeting, shall assess
whether the organisation is able to implement volunteering
projects in accordance with formal and qualitative requirements of
the Programme and verify organisation’s assumptions concerning
the implementation of prospective projects. Evaluation at various
stages shall be made on the basis of criteria established by the
EC contained in the actual Guide to the ESC and subsidiary
documents (application for accreditation and other documents of
the EC). The conclusions of the meeting, together with the
recommendation regarding the decision on awarding Quality Label or
monitoring shall be communicated by the expert to SALTO EECA in a
written report. The final decision on awarding Quality Label shall
be made by the Contracting Entity, based on the assessments of two
experts (external expert and SALTO EECA employee).
An
expert shall have thorough knowledge of the rules of the ESC
programme and of the characteristics of the functioning of the
third sector in the Eastern Partnership countries, the Russian
Federation or Norway. He/she should be a self-assured person with
highly interpersonal and communication skills. He/she should also
have the ability to assess the situation efficiently and
objectively as well as formulate conclusions and recommendations
in English both in oral and written form.
An
additional asset is knowledge of one or more official languages of
the Eastern Partnership countries, the Russian Federation or
Norway.
In
order to ensure efficient implementation of the accreditation
process, the following are necessary:
availability
of the expert (understood as readiness of performing at least
minimum 2 accreditations/monitoring per year),
punctuality,
capability
of self-management at work.
Coaching
programme:
verification
of the application for participation in the coaching programme
submitted by the organisation on the basis of merit;
conduct
a series of meetings for organisations, the duration of the
meetings for one organisation is between 10 and 20 hours;
participation
in joint online coaches' meetings with Contact
persons representing the Contracting Entity
to discuss the progress of the programme. The duration of one
meeting is 1.5 hours;
preparation
of the report from the coaching programme meeting on the SALTO
EECA form;
all
other activities not mentioned expressly in the subject matter of
the procurement and the draft contract, required for proper
implementation of the subject matter of the procurement.
Deadlines
related to the subject matter of the contract.
Orders
of provision of the service covered by the subject matter of the
procurement shall be submitted by the Contracting Entity in the
period from
the date of signing the contract by the last party until
31.12.2026;
Specific
deadlines for performance of various accreditations shall be
adapted to the guidelines of the EC (in accordance with the ESC
Guide accreditation of one organisation should last up to 6 weeks,
however due to the large geographical span of the regions of the
Eastern Partnership, the Russian Federation and Norway, its
duration may be prolonged) and shall be verified on the ongoing
basis by the Contracting Entity.
Number
of accreditations, rates for carrying out accreditations.
The
Contracting Entity anticipates approximately 100
accreditation and monitoring exercises, as well as coaching
programme for approximately
30 organisations
to be carried out in the course of the contract’s duration to be
divided among 15
Contractors.
Final demand shall depend on the number of applications for
Quality Label submitted (applications may be submitted by
organisations at any time throughout the duration of the contract)
and the demand for monitoring.
The
Contractoris obliged to stay in readiness to carry out at least 2
and max 20 accreditation/monitoring exercises per year in the area
of the Eastern Partnership countries, the Russian Federation and
Norway. Detailed deadlines of their performance shall be
determined on the ongoing basis by the Contracting Entity and the
Contractors.
Remuneration:
The
Contracting
Entity provides for maximum remuneration in the amount of EUR
150 gross
for carrying out one standard accreditation.
For
carrying out accreditation of the entity applying for Quality
Label for several locations, the total remuneration will depend
on the final number of visited entities (locations) and will be
calculated in the following way: EUR
150 gross for carrying out accreditation of the applicant entity
and 50 EUR gross for on-the spot visit of each additional
location.
The
Contracting
Entity provides for maximum remuneration in the amount of EUR
150 gross
for carrying out one monitoring exercise. In case a monitoring
includes visits to several locations or affiliated entities, the
remuneration will be calculated as described in points 5 b).
For
carrying out a coaching programme the fee is EUR
30 gross
per hour of meeting.
In
addition to the remuneration for accreditation/monitoring, The
Contracting
Entity
shall provide reimbursement of travel costs as well as
accommodation and food related to the carrying out of the
accreditation or monitoring. Reimbursement of costs referred to
above shall be based on the submitted cost reimbursement form with
attachments in the form of original documents or their scans (i.e.
tickets, receipts, invoices, bills). The above mentioned costs
should be settled in the calendar year of the accreditor’s visit
in the organisation applying for accreditation/ in the monitored
organisation.
Conflict
of interests and keeping professional secret.
An
expert, prior to the assessment/examination of the application for
accreditation, shall submit the statement on maintaining
professional secret and lack of the conflict of interest, which
affect the impartial and objective performance of the contract
concluded with the Foundation for the Development of Education
System. Such conflict of interests might arise in particular as
the result of economic interest, political or national affinity,
family or emotional reasons or any other common interests. The
model of the statement is contained in Annex
3 to the Contract.
Having
performed the function of a coordinator of European Voluntary
Service or European Solidarity Corps projects by an expert within
12 months preceding the conclusion of the contract and performing
it during the performance of the contract with the Contracting
Entity shall be deemed by the Contracting
Entity
as conflict of interests.
7.Additional
terms of cooperation.
The
experts usually work individually. In justified cases it is
possible to work in pairs – in such the case both persons shall
familiarize themselves with the documentation of an organisation,
and then shall jointly visit the accredited organisation and
prepare report.
The
experts are obliged to participate in organisational meetings
with the Contracting Entity. The Contractors shall be informed of
the dates of the meetings well in advance via e-mail.
The
experts shall also be invited to participate in international
trainings for experts in the field of accreditation, as well as
concerning coaching programme for new organisations in the
European Solidarity Corps, aimed at improving skills and exchange
of experiences with other accreditors (participation in such
trainings shall be voluntary).
|
