UZGODNIENIA O WSPÓŁADMINISTROWANIU DANYMI OSOBOWYMI
UZGODNIENIA O WSPÓŁADMINISTROWANIU DANYMI OSOBOWYMI
(dalej „Uzgodnienia”),
pomiędzy:
Instytutem Pamięci Narodowej – Komisją Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu
i
Telewizją Polską S.A.
i
Polskim Radiem S.A.
i
Narodowym Centrum Kultury
zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub „Współadministratorami”.
Strony zawarły porozumienie dotyczące organizacji konkursu pod nazwą „Książka Historyczna Roku”, zwanego dalej „Konkursem”. Konkurs polega na wyborze przez Jury najlepszych książek historycznych wydanych pomiędzy 1 lipca 2019 r. a 31 grudnia 2021 r. oraz najlepszego wydawnictwa, w sześciu różnych kategoriach.
Strony w drodze niniejszych uzgodnień ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych oraz odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO), na potrzeby związane z przeprowadzeniem Konkursu.
§ 1
Definicje
Dane osobowe – dane osobowe w rozumieniu RODO dotyczące: Xxxx zgłaszających, Autorów, Laureatów, Członków Jury i Czytelników, przetwarzane w ramach Konkursu; oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej
RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Osoba zgłaszająca - rektor uczelni wyższej lub wydawca zgłaszający książki do Konkursu
Autor – autor książki zgłoszonej do Konkursu
Laureat – Autor, który zdobędzie jedną z nagród w Konkursie
Członek Jury – osoba oceniająca książki i dokonująca ich recenzji oraz przyznająca nagrody w ramach Konkursu
Czytelnik – osoba biorąca udział w głosowaniu na najlepszą książkę za pośrednictwem witryny internetowej xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx w ramach Konkursu
§ 2
Oświadczenia Stron
1. Strony pozostają Współadministratorami danych osobowych przetwarzanych w ramach Konkursu zgodnie z art. 26 RODO, wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych na zasadach ustalonych w niniejszym dokumencie.
2. Strony porozumienia zobowiązują się przetwarzać dane osobowe zgodnie z RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
3. Strony porozumienia oświadczają, iż stosują środki bezpieczeństwa spełniające wymogi RODO.
4. Strony porozumienia jako Administratorzy danych zobowiązują się zapewnić zachowanie w tajemnicy przetwarzanych danych przez osoby, które upoważniają do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia jak i po jego ustaniu.
5. W miarę możliwości Xxxxxx porozumienia jako Administratorzy danych świadczą sobie wzajemną pomoc w zakresie niezbędnym, aby wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
6. Strony porozumienia jako Administratorzy danych po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłaszają je sobie wzajemnie w terminie 24 godzin.
§ 3
Czynności przetwarzania Danych osobowych
1. Czynności przetwarzania danych: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, wykorzystywanie, ujawnianie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
2. Podstawy prawne przetwarzanych danych:
1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i realizacja umowy), oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa) - dotyczy Członków Jury, Laureatów;
2) art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i realizacja umowy) – dotyczy Autorów, Osób zgłaszających, Czytelników;
3) art. 6 ust. 1 lit. e (zadania realizowane w interesie publicznym) lub f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratorów jakim jest przeprowadzenie Konkursu) – dotyczy pozostałych osób zaangażowanych w realizację Konkursu.
3. Kategorie osób, których dane są przetwarzane: Osoby zgłaszające, Autorzy, Laureaci, Członkowie Jury, Czytelnicy, inne osoby zaangażowane w realizację Konkursu.
4. Rodzaj przetwarzanych danych:
1) osoba zgłaszająca: imię, nazwisko, adres korespondencyjny (e-mail), telefon, fax, tytuł naukowy;
2) autor książki: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon;
3) członek jury: imię, nazwisko, adres zameldowania, adres korespondencyjny, XXXXX, tytuł zawodowy, dane wymagane przepisami finansowo-księgowymi w związku z wypłatą honorarium;
4) laureat: imię, nazwisko, wizerunek oraz inne dane wymagane przepisami finansowo-księgowymi w związku z wypłatą nagrody pieniężnej;
5) czytelnik: imię, nazwisko, adres e-mail, inne dane niezbędne do przekazania nagrody;
6) inne osoby zaangażowane w realizację konkursu: imię, nazwisko, xxxx kontaktowe.
§ 4
Obowiązek informacyjny
1. Klauzule informacyjne zostały wspólnie opracowane przez strony porozumienia i będą zawierały informację o wszystkich administratorach danych. Strony porozumienia ustalają, że wobec osób których dane dotyczą obowiązek informacyjny zostanie spełniony w zakresie opisanym w niniejszym punkcie.
2. IPN spełni obowiązek informacyjny wobec:
1) Osób zgłaszających książki w konkursie;
2) Autorów zgłoszonych książek/laureatów konkursu;
3) wskazanych/zaangażowanych przez siebie Członków Jury.
3. TVP spełni obowiązek informacyjny wobec:
1) Czytelników biorących udział w konkursie;
2) wskazanych/zaangażowanych przez siebie Członków Jury.
4. PR spełni obowiązek informacyjny wobec wskazanych/zaangażowanych przez siebie Członków Jury.
5. NCK spełni obowiązek informacyjny wobec wskazanych/zaangażowanych przez siebie Członków Jury.
§ 5
Realizacja praw podmiotów danych
1. Każda ze Stron odpowiada za realizację praw podmiotów danych wskazanych w art. 12
– 22 RODO, w następujący sposób:
1) IPN wobec:
a) Xxxx zgłaszających książki w konkursie,
b) Autorów zgłoszonych książek,
c) wskazanych/zaangażowanych przez siebie Członków Jury;
2) TVP wobec:
a) Czytelników biorących udział w konkursie,
b) wskazanych/zaangażowanych przez siebie Członków Jury;
3) PR wobec wskazanych/zaangażowanych przez siebie Członków Jury;
4) NCK wobec wskazanych/zaangażowanych przez siebie Członków Jury.
2. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy w celu realizacji praw podmiotów danych.
§ 6
Odpowiedzialność Stron za realizację pozostałych obowiązków wynikających z RODO oraz czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych
1. Każda ze stron samodzielnie odpowiada za:
1) przetwarzane przez siebie dane osobowe w ramach realizacji zadań wynikających z zawartego przez strony porozumienia o współpracy podczas organizacji konkursu;
2) wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO oraz aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych;
3) weryfikację podmiotów przetwarzających w zakresie przestrzegania przez nich przepisów RODO oraz zawarcie umów powierzenia z podmiotami przetwarzającymi, którym powierzane są dane osobowe;
4) zapewnienie zdolności do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe;
5) zapewnienie zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
6) usuwanie lub anonimizację danych osobowych;
7) zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 33 RODO oraz zawiadamianie podmiotów danych o naruszeniu, jeśli zajdzie taka konieczność stosownie do art. 34 RODO.
2. Wszystkie strony są wobec siebie odpowiedzialne za:
1) wzajemne, niezwłoczne powiadamianie się o naruszeniach, które mogą skutkować koniecznością dokonania zgłoszenia organowi nadzorczemu;
2) realizację obowiązku powiadomienia odbiorców danych osobowych o sprostowaniu lub usunięciu danych lub ograniczeniu przetwarzania zgłoszonego przez podmiot danych;
3) upoważnienie do przetwarzania danych osób, które dopuszczone zostaną do przetwarzania danych osobowych, a także zobowiązanie ww. osób do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których posiadają dostęp.
§ 7
Postanowienia końcowe
1. Uzgodnienia wchodzą w życie z dniem zawarcia Porozumienia.
2. W sprawach nieuregulowanych Uzgodnieniami zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
3. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Uzgodnień wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że Uzgodnienia stanowią inaczej.
4. Uzgodnienia sporządzono w czterech egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.