PREAMBUŁA

Umowa partnerska

Lubelskiego Klastra Instytucji Otoczenia Biznesu

zawarta w Lublinie dnia 12.12.2014 r. (dalej „Umową”) pomiędzy:

Członkami Klastra, których podpisy widnieją poniżej, zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna „Stroną”

PREAMBUŁA

Niniejsza umowa partnerska jest wynikiem współpracy instytucji otoczenia biznesu, w tym przedsiębiorców oraz szkół wyższych, zainicjowanej podpisaniem przez wyżej wymienione podmioty listu intencyjnego o utworzeniu inicjatywy pod nazwą „Lubelski Klaster Instytucji Otoczenia Biznesu”.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1 Klaster

1. Niniejszym Strony tworzą Lubelski Klaster Instytucji Otoczenia Biznesu, zwany dalej Klastrem.

2. Celami Klastra jest ponadinstytucjonalna współpraca regionalnych instytucji otoczenia biznesu oraz koordynacja rozproszonej w regionie oferty poszczególnych IOB, x.xx. poprzez rozwijanie projektów współpracy sieciowej ze szczególnym uwzględnieniem inteligentnych specjalizacji określonych w Regionalnej Strategii Województwa Lubelskiego.

3. Szczegóły dotyczące powołania i funkcjonowania Lubelskiego Klastra Instytucji Otoczenia Biznesu znajdują się w załączniku nr 1 do niniejszej umowy.

§ 2 Definicje

Określenia użyte w treści niniejszej Umowy należy rozumieć jak poniżej:

1) Klaster – zawiązywany Umową partnerską o utworzeniu Lubelskiego Klastra Instytucji Otoczenia Biznesu, stanowiący porozumienie pomiędzy jego członkami mający na celu realizowanie zadań wskazanych w Programie Klastra,

2) Umowa Przystąpienia – umowa przystąpienia do Lubelskiego Klastra Instytucji Otoczenia Biznesu zawarta pomiędzy Kandydatem do uczestnictwa w Klastrze a Koordynatorem Klastra zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszej umowy

3) Program Działań – harmonogram bieżących działań opracowany przez Radę Klastra, a wykonywany przez Koordynatora Klastra,

4) Rada Klastra – organ, powołany celem doradzania Koordynatorowi Klastra, w sprawach z zakresu kierunków rozwoju, przygotowania programu działań klastra, pozyskiwania nowych członków,

5) Rejestr Członków – spis aktualnych Członków tworzących Klaster, prowadzony przez Koordynatora Klastra, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej umowy,

6) Członek Klastra – podmiot będący stroną niniejszej Umowy lub podmiot, który przystąpił do klastra na podstawie umowy Przystąpienia,

7) Zgromadzenie Członków – zgromadzenie Członków Klastra - organ, o którym mowa w § 8 niniejszej Umowy.

8) Koordynator Klastra – Członek Klastra pełniący funkcje administracyjne w Klastrze, zgodnie z § 5 niniejszej Umowy.

§ 3 Zasady funkcjonowania Klastra

1. Na mocy niniejszej umowy powstaje Lubelski Klaster Instytucji Otoczenia Biznesu stanowiący platformę współpracy podmiotów zawierających niniejszą umowę i podmiotów do niej przystępujących.

2. Niniejsza Umowa nie stanowi aktu zawiązania spółki cywilnej w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.

3. Członkami Klastra mogą być następujące podmioty:

a) instytucje otoczenia biznesu, w szczególności fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie,

b) przedsiębiorcy - prowadzący działalność gospodarczą (w jakiejkolwiek formie),

c) jednostki naukowe (szkoły, uczelnie wyższe, instytuty) oraz jednostki badawczo- rozwojowe.

4. W ramach Klastra, Członkowie Klastra mogą organizować się w subpartnerstwa, które grupują kilku Członków Klastra w celu zorganizowania konkretnego przedsięwzięcia - x.xx. realizacji wspólnego projektu współfinansowanego funduszami UE, organizowania szkolenia, wspólnych zakupów dóbr, świadczenia usług, wspólnej promocji itp., każdorazowo na mocy umów szczegółowo określających zasady współpracy w tej materii, zawartych w ramach subpartnerstwa za zgodą pozostałych Członków Klastra .

5. W trakcie trwania niniejszej Umowy prowadzony jest aktualny Rejestr Członków Klastra, rejestrujący dane identyfikujące oraz indywidualizujące Członka Klastra, zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszej umowy.

6. W razie zmiany jakichkolwiek danych kontaktowych, każdy z Członków Klastra obowiązany jest podać niezwłocznie aktualne dane Koordynatorowi Klastra.

7. Każdy z Członków Klastra ponosi odpowiedzialność wobec pozostałych Członków Klastra za działania lub zaniechania swoich przedstawicieli pełniących funkcje w organach Klastra.

8. Każdy z Członków Klastra zobowiązuje się chronić interesy Xxxxxxx, w szczególności jego know-how i dbać o dobry wizerunek Klastra oraz powstrzymywać się od działań na niekorzyść Klastra. Szczegóły w zakresie przestrzegania tzw. kodeksu dobrych praktyk zawarte są w załączniku nr 2 do niniejszej Umowy.

II. ORGANY

§ 4 Organy Klastra

1. Organami Klastra są:

a) Rada Klastra,

b) Zgromadzenie Członków,

c) Koordynator Klastra,

d) Grupy zadaniowe.

2. Organy Klastra funkcjonują wyłącznie na rzecz Klastra jako platformy współpracy Członków Klastra, usprawniając działanie i komunikowanie się podmiotów zgromadzonych w strukturach Klastra.

§ 5 Koordynator Klastra

1. Koordynatorem Klastra jest jeden z Członków Klastra wybierany przez Członków Klastra w wyborach tajnych zarządzonych przez Radę Klastra na dzień przypadający nie później niż 2 miesiące przed upływem okresu sprawowania tej funkcji albo nie później niż 14 dni w przypadku rezygnacji z funkcji Koordynatora. Okres wykonywania funkcji Koordynatora Klastra wynosi 2 lata. W wyborach każdy z Członków może zgłosić nie więcej niż jednego kandydata. Członkowie głosują na trzech kandydatów. Wybrany zostaje kandydat, który uzyska największą liczbę głosów. W przypadku uzyskania największej liczby głosów przez dwóch kandydatów przeprowadza się drugie

głosowanie tajne, w którym Członkowie głosują na jednego z nich. Jeżeli największą ilość głosów uzyskało więcej niż 2 kandydatów wybory przeprowadza się ponownie.

2. Postanawia się, że pierwszym Koordynatorem Klastra jest Lubelska Fundacja Rozwoju.

3. Do zadań Koordynatora Klastra należy w szczególności:

a) prowadzenie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Klastra oraz prowadzenie spraw Klastra i jego reprezentacja w granicach upoważnienia wynikającego z niniejszej umowy. Poprzez podpisanie niniejszej umowy Członkowie Klastra udzielają Koordynatorowi Klastra pełnomocnictwa do reprezentowania ich w stosunkach zewnętrznych w sprawach związanych z funkcjonowaniem Klastra. Do prowadzenia bieżących spraw Klastra Koordynator Klastra udostępnia swój personel oraz swoje zasoby biurowe, w tym niezbędne pomieszczenia i sprzęt oraz numer kontaktowy telefonu, którym posługuje się Klaster,

b) identyfikowanie potencjalnych źródeł finansowania działalności Klastra,

c) koordynowanie prac związanych z opracowywaniem projektów i składaniem aplikacji przez powołane w ramach Klastra konsorcja/umowy partnerstwa w celu pozyskania środków finansowych na rozwój instytucjonalny Klastra oraz realizowane przez Klaster usługi,

d) promocja działalności Klastra,

e) pełnienie funkcji Sekretarza Rady Klastra,

f) koordynacja organizacji spotkań związanych z działalnością Klastra (posiedzenia Rady Klastra, Zgromadzenie Członków Klastra, spotkania robocze wszystkich partnerów Klastra, spotkania grup roboczych, spotkania zespołów opracowujących projekty,

g) realizacja innych zadań i czynności przewidzianych Umową lub określonych przez Radę Klastra lub Zgromadzenie Członków w drodze uchwały,

h) informowanie Członków Klastra o przystąpieniu lub wystąpieniu danego Członka Klastra,

i) rozliczanie się z wykonywanych zadań raz do roku składając do zatwierdzenia Zgromadzeniu Członków sprawozdanie ze swojej działalności, w tym sprawozdanie finansowe.

4. Szczegółowy sposób działania Koordynatora może określać Regulamin Koordynatora przyjmowany uchwałą Zgromadzenia Członków, o ile Członkowie Klastra zdecydują o konieczności wprowadzenia takiego Regulaminu.

§ 6 Rada Klastra

1. Rada Klastra jest organem doradczym Koordynatora Klastra.

2. Rada Klastra składa się z 7 członków. Sześciu członków Rady Klastra jest wybieranych przez Członków Klastra w wyborach tajnych zarządzonych przez Koordynatora na dzień przypadający nie później niż miesiąc po wyborach Koordynatora, z zastrzeżeniem ust. 4. W wyborach każdy z Członków może zgłosić nie więcej niż jednego kandydata. Członkowie głosują na sześciu kandydatów. Wybranych zostanie 6 kandydatów, którzy uzyskają największą liczbę głosów. W przypadku uzyskania równej liczby głosów przez dwóch lub więcej kandydatów, którzy otrzymali 6 pozycję, przeprowadza się drugie głosowanie tajne, w którym Członkowie głosują na jednego z nich. Jedno miejsce w Radzie Klastra zarezerwowane jest dla przedstawiciela Zgromadzenia Członków, który w danym czasie jest Koordynatorem Klastra.

3. Rada Klastra wybierana jest na okres dwóch lat, licząc od dnia dokonania wyboru pierwszego składu Rady, przy czym członkowie wybierani są na kadencję wspólną, tj. w każdym czasie członek Rady może być odwołany i zastąpiony nowym członkiem, jednak nowy członek pozostaje w Radzie jedynie do upływu danej kadencji.

4. Pierwsza Rada Klastra powinna być wybrana w ciągu miesiąca od dnia zawarcia niniejszej umowy.

5. Rada wybiera spośród swoich członków:

a) Przewodniczącego, który kieruje pracami Rady,

b) Zastępcę przewodniczącego, który pomaga Przewodniczącemu w kierowaniu pracami Rady, a w razie jego nieobecności na posiedzeniach Rady zastępuje Przewodniczącego przejmując na ten czas kompetencje Przewodniczącego.

6. Członkowie Rady Klastra zobowiązani są działać:

a) zgodnie z jak najlepszym wspólnym interesem Klastra, a także z uwzględnieniem dobrego wizerunku Klastra, zgodnie z prawem oraz wytycznymi zawartymi w uchwałach Zgromadzenia Członków Klastra,

b) uczciwie, kolegialnie i w sposób mający na celu wyważenie interesów Członków Klastra w odniesieniu do misji i celów Klastra wskazanych w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, zapobiegając konfliktom pomiędzy Członkami Klastra lub je łagodząc.

7. Naruszenie zobowiązań wskazanych w punkcie 6. powyżej może stanowić podstawę do odwołania członka z pełnienia funkcji w Radzie Klastra.

8. Członkowie Rady Klastra pełnią swoje funkcję nieodpłatnie.

§ 7 Zadania Rady Klastra

1. Rada Klastra:

a) nadzoruje realizację bieżących zadań określonych w Programie Działania Klastra, a także w uchwałach Zgromadzenia Członków Klastra,

b) podejmuje decyzje o utworzeniu Grupy Zadaniowej w celu podejmowania i realizowania wspólnych inicjatyw zgodnych ze Strategią Klastra oraz powołuje i odwołuje członków danej Grupy. W uzasadnionych przypadkach Rada może powołać członków Grupy Zadaniowej spoza Członków Klastra,

c) współpracuje z Koordynatorem Klastra i nadzoruje jego działania,

d) podejmuje decyzje w przedmiocie przyjęcia nowych członków,

e) nadzoruje i realizuje projekty i zadania zlecone uchwałą Zgromadzenia Członków Klastra,

f) inicjuje i nadzoruje przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektów w ramach funduszy UE oraz innych, ze źródeł zewnętrznych na rzecz Członków Klastra, zgodnie z uchwałą Zgromadzenia Członków Klastra,

g) podejmuje inicjatywy określone w Strategii Klastra lub przyjętych uchwałą Zgromadzenia Członków Klastra oraz nadzoruje ich wykonywanie przez Koordynatora Klastra,

h) proponuje Zgromadzeniu Członków Klastra Program Działań Klastra oraz projekty merytoryczne do realizacji w ramach Klastra,

i) proponuje główne kierunki rozwoju Klastra, poprzez tworzenie lub zmianę treści Programu Działań Klastra,

j) proponuje nowe inicjatywy i projekty dotyczące Klastra (jego rozwoju i ochrony dotychczasowych inicjatyw),

k) opiniuje zgodność podejmowanych w interesie Klastra działań z Programem Działań Klastra i przedkłada raport z tej opinii Zgromadzeniu Członków Klastra,

l) zwołuje przy współudziale Koordynatora Klastra posiedzenia Zgromadzenia Członków Klastra, co najmniej dwa raz w roku, nie rzadziej niż co 6 miesięcy, a także w razie potrzeby z własnej inicjatywy, lub na wniosek co najmniej 1/3 liczby Członków Klastra, przez wysłanie każdemu z Członków Klastra zaproszenia, które powinno być dokonane co najmniej na 2 tygodnie przed wyznaczonym (już skonsultowanym i ostatecznie ustalonym) terminem posiedzenia.

2. Rada Klastra podejmuje decyzje w drodze uchwał:

1) Do podjęcia uchwały wymagana jest obecność co najmniej połowy aktualnej liczby wybranych członków Rady Klastra.

2) Uchwały zapadają zwykłą większością głosów oddanych (więcej głosów „za" niż „przeciw"), przy czym każdy członek Rady Klastra ma jeden głos; w przypadku równości głosów przeważa głos Przewodniczącego Rady Klastra. Członek Rady Klastra będący Koordynatorem

powstrzymuje się od głosu przy podejmowaniu przez Radę Klastra uchwał w sprawie nadzoru nad jego działalnością.

3. Rada Klastra obraduje na posiedzeniach, z których spisywany jest protokół (zawierający listę obecności, zwięzły opis obrad oraz treść podjętych uchwał i wyniki głosowania), który sporządza i przechowuje Sekretarz Rady Klastra, a podpisują Przewodniczący Rady Klastra i Sekretarz Rady Klastra.

§ 8 Zgromadzenie Członków

1. Zgromadzenie Członków składa się z Członków Klastra zgodnie Rejestrem Członków Klastra, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej umowy.

2. Zgromadzenie Członków zbiera się na posiedzeniach z udziałem przedstawicieli podmiotów będących aktualnymi Członkami Klastra. Członek Klastra zobowiązany jest wskazać jedną osobę umocowaną do głosowania w jego imieniu, w drodze pisemnego pełnomocnictwa okazanego Przewodniczącemu Rady na początku posiedzenia Zgromadzenia Członków.

3. Zgromadzenie Członków:

a) zatwierdza sprawozdania Koordynatora Klastra,

b) w razie potrzeb określa wysokość i zasady uiszczania składek na realizację wydatków Klastra,

c) zatwierdza główne kierunki rozwoju Klastra,

d) jest organem Klastra, na posiedzeniach którego dokonuje się wyboru Koordynatora zgodnie z zasadami wskazanymi w § 5 niniejszej umowy oraz wyborów Rady Klastra zgodnie z zasadami wskazanymi w § 6 tej umowy.

e) podejmuje decyzje we wszelkich sprawach niezastrzeżonych dla Rady Klastra i Koordynatora Klastra lub w przypadkach - w szczególności na wniosek odpowiednio Przewodniczącego Rady lub Koordynatora Klastra - gdy sprawy im zastrzeżone nie są załatwiane lub nie mogą zostać załatwione z uwagi na brak decyzji.

§ 9 Posiedzenia Zgromadzenia Członków

1. Zgromadzenie Członków obraduje na posiedzeniach.

2. Zgromadzenie Członków zwołuje Rada Klastra, co najmniej dwa razy w roku, a także w razie potrzeby z własnej inicjatywy, lub na wniosek co najmniej 1/3 liczby Członków Klastra, przez wysłanie każdemu z Członków Klastra zaproszenia, co najmniej na 4 tygodnie przed wyznaczonym terminem posiedzenia.

3. Zaproszenie może zostać przesłane mailowo, jeżeli Członek Klastra nie sprzeciwi się temu.

4. Przystępując do zwołania posiedzenia Zgromadzenia Członków Rada Klastra proponuje porządek obrad oraz miejsce i datę odbycia posiedzenia i przesyła do wiadomości jednocześnie wszystkim Członkom Klastra.

5. W terminie 3 dni od dnia otrzymania informacji o zwoływanym posiedzeniu każdy z Członków Klastra może zgłosić Xxxxxx Xxxxxxx wniosek o dokonanie zmiany porządku obrad (poszerzenia lub wykreślenia lub zmianę spraw w porządku obrad).

6. Rada zobowiązana jest rozpatrzyć ww. wnioski i w miarę możliwości uwzględnić. Nieuwzględniony wniosek dotyczący zmiany porządku obrad Rada powinna zamieścić w ostatecznym zaproszeniu z podaniem Członka go zgłaszającego, wysłanym każdemu z Członków Klastra co najmniej 2 tygodnie przed wyznaczonym terminem posiedzenia.

§ 10 Głosowanie

1. Zgromadzenie Członków podejmuje decyzje w drodze uchwał, w obecności co najmniej połowy aktualnej liczby Członków Klastra zwykłą większością głosów oddanych (więcej głosów „za" niż

„przeciw"), w przypadku równości głosów przeważa głos Koordynatora Klastra.

2. Przy podejmowaniu uchwał, każdy z Członków Klastra ma jeden głos.

§ 11 Grupy zadaniowe

1. Grupy Zadaniowe powoływane i odwoływane są uchwałą Rady Klastra, ze szczególnym określeniem zadań, dla których dana Grupa jest powoływana oraz terminu wykonania tych zadań.

2. Członkowie Grupy zadaniowej wybierani są spośród przedstawicieli Członków Klastra lub wyjątkowych sytuacjach spoza ich kręgu.

3. Członkowie Grupy zadaniowej pełnią swoje funkcję nieodpłatnie mając na uwadze interes Klastra oraz jego dobry wizerunek.

IV. WARUNKI UCZESTNICTWA

§ 12 Przystąpienie

1. Przystąpienie do Klastra jest dobrowolne.

2. Przystąpienie do Klastra odbywa się poprzez podpisanie Umowy Przystąpienia do Klastra. Umowę Przystąpienia w imieniu Członków Klastra podpisuje Koordynator Klastra.

3. Podpisanie umowy o której mowa w ust 2 poprzedzone jest decyzją Rady Klastra o przyjęciu nowego członka.

4. Deklaracja członkowska określona zostanie na formularzu opracowanym przez Koordynatora Klastra i zaakceptowanym przez Xxxx Xxxxxxx. W formularzu znajdzie się wskazanie, że podmiot aplikujący do Klastra zapoznał się i zgadza się wobec celów i zasad działania Klastra oraz akceptuje postanowienia niniejszej Umowy oraz funkcjonujące Regulaminy oraz programowe uchwały Klastra oraz że zobowiązuje się do ich przestrzegania.

§ 13 Wystąpienie i wykluczenie z Klastra

1. Wystąpienie z Klastra może nastąpić w każdym czasie, poprzez złożenie Przewodniczącemu Rady oświadczenia o wystąpieniu z Klastra z dniem wskazanym w oświadczeniu, przypadającym nie wcześniej niż 30 dni od dnia złożenia oświadczenia.

2. Wykluczenie z Klastra może nastąpić w przypadku naruszenia przez Członka Klastra postanowień niniejszej umowy, w tym Kodeksu etycznego Klastra stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej umowy. Wykluczenie następuje uchwałą Zgromadzenia Członków podjętą większością 3/4 głosów w obecności co najmniej połowy aktualnej liczby Członków Klastra, na wniosek (wraz z uzasadnieniem) złożony przez Przewodniczącego Rady Klastra lub 1/3 Członków Klastra. Uchwała o wykluczeniu może być podjęta, po wezwaniu Członka Klastra, którego działania naruszyły postanowienia niniejszej umowy do złożenia wyjaśnienia naruszenia i zobowiązania się do podjęcia stosownych działań naprawczych w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania, w przypadku, gdy w tym terminie Członek, który naruszył niniejszą umowę nie złoży satysfakcjonującego wyjaśnienia. Przyjęcie, zarządzenie uzupełnienia albo odmowa przyjęcia wymienionego wyjaśnienia następuje w formie uchwały Zgromadzenia Członków podjętej zgodnie z ogólnymi zasadami głosowania. Członkostwo w Klastrze wygasa z upływem 30 dni od dnia doręczenia uchwały o wykluczeniu z Klastra danemu Członkowi Klastra i niecofnięcia tejże uchwały w tym czasie.

V. RÓŻNE

§ 14 Sposób finansowania działalności

Wszelkie wydatki związane z uczestnictwem w Klastrze oraz jego funkcjonowaniem będą uprzednio ustalane i pokrywane przez Członków Klastra w celach, w zakresie i na zasadach określonych uchwałą Zgromadzenia Członków.

§ 15 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiana niniejszej Umowy wymaga zgody wszystkich Członków Klastra. Uchwały Zgromadzenia Członków dotyczące organizacji i funkcjonowania Klastra stanowią, jako załącznik nr 5 do niniejszej umowy jej integralną część.

2. Informacje i dokumenty dotyczące organizacji i funkcjonowania Klastra będą przesyłane

3. w formie pisemnej listem poleconym albo drogą listu e-mail na adresy Członków:

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.

5. Spory mogące wyniknąć w związku z niniejszą umową rozstrzygane będą przez właściwy rzeczowo sąd powszechny w Lublinie.

6. Umowa została zawarta na czas nieokreślony.

7. Umowa została sporządzona w 17 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdego z Członków Klastra, których podpisy widnieją poniżej.

Załączniki:

1. Załącznik 1 – Założenia dotyczące powołania i funkcjonowania Lubelskiego Klastra Instytucji Otoczenia Biznesu

2. Załącznik 2 – Kodeks etyczny Lubelskiego Klastra Instytucji Otoczenia Biznesu

3. Załącznik 3 – Rejestr Członków Klastra

4. Załącznik 4 – Umowa Przystąpienia

5. Załącznik 5 – Uchwały Zgromadzenia Członków dotyczące funkcjonowania Klastra

Podpisy Członków Klastra:

	Nazwa	Podpis i pieczęć osoby uprawionej
1.	Bialskopodlaska Fundacja Rozwoju
2.	Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości ( Business Link Lublin)
3.	Centrum Innowacji i Transferu Technologii Lubelskiego Parku Naukowo - Technologicznego sp. z o.o.
4.	Fundacja Inkubator Przedsiębiorczości UMCS w Lublinie
5.	Fundacja „Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxx”

0.	Fundacja Regionalne Inkubatory Przedsiębiorczości
7.	Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny
8.	Fundacja Promocji Edukacyjnej ORYLION
9.	Inkubator Technologiczny Markiz sp. z o.o.
10.	Lubelska Fundacja Rozwoju
11.	Netrix Group sp. z o.o.
12.	Politechnika Lubelska
13.	Puławski Park Naukowo-Technologiczny
14.	Software camp sp. z o.o.
15.	Uniwersytet Xxxxx Xxxxx - Xxxxxxxxxxxx w Lublinie
16.	Wschodnia Agencja Rozwoju sp. z o.o. (koordynator Wschodniego Klastra ICT)