PROJEKT
Załącznik do Uchwały Nr 8449/2022 Zarządu Województwa Opolskiego z dnia 12 grudnia 2022r.
PROJEKT
UMOWA NR …………………………………………
zawarta dnia ............................................. w pomiędzy:
1. Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS 0000062594 przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego o kapitale zakładowym i wpłaconym w wysokości 130 650 380 złotych oraz posiadającą nr NIP:000-000-00-00, REGON: 011836796, reprezentowaną przez:
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx – Dyrektora Pionu Produkcji Dokumentów, na podstawie pełnomocnictwa OP-003-113/19, z dnia 10 maja 2019 roku.
zwaną dalej „PWPW S.A.” lub „Wykonawcą”
a
2. Województwem Opolskim w imieniu, którego działa Zarząd Województwa Opolskiego
z siedzibą: ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx
NIP: 000-000-00-00
reprezentowanym przez:
1) ……………………………………………………….…………………………………………………………………………………..
2) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………
zwanym dalej „Zamawiającym”, łącznie zwani dalej „Stronami”, o następującej treści:
PREAMBUŁA
Strony umowy w związku z:
1) Ustawą z dnia 19 sierpnia 2011 r. o przewozie towarów niebezpiecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2147),
2) Rozporządzeniem Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 15 lutego 2012 r. w sprawie egzaminów dla kierowców przewożących towary niebezpieczne
(x.x. Xx. U. z 2022 r. poz. 356 z późn. zm.),
3) Umową zawartą pomiędzy Skarbem Państwa – Ministrem Infrastruktury a Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. w dniu 28.09.2020 roku,
4) Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(RODO),
5) Ustawą z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (x.x. Xx.U. z 2022 r. poz. 1394
z późn. zm.),
6) Ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych (x.x. Xx. U. z 2021 r. poz. 1062 z późn. zm.),
zawierają niniejszą Umowę o następującej treści:
DEFINICJE
Na użytek niniejszej Umowy poniższe terminy oznaczają:
„Kontrakt” umową zawartą pomiędzy Skarbem Państwa – Ministrem Infrastruktury a Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. w dniu 28.09.2020 roku;
„Umowa" oznacza niniejszą umowę wraz z załącznikami;
„Blankiet zaświadczenia ADR" oznacza blankiet dokumentu, o którym mowa w art. 2 pkt 10
ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o przewozie towarów niebezpiecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2147 z późn. zm.), zgodny z wzorem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 15 lutego 2012 r. w sprawie egzaminów dla kierowców przewożących towary niebezpieczne (t.j. Dz.U. z 2022
r. poz. 356 z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”;
„Zamawiający" oznacza podmiot upoważniony przepisami ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o przewozie towarów niebezpiecznych do wydawania zaświadczeń ADR będący Stroną niniejszej Umowy.
§ 1.
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez PWPW S.A. na rzecz Zamawiającego usług w zakresie:
1) produkcji blankietów zaświadczeń ADR, zgodnych ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 15 lutego 2012 r. w sprawie egzaminów dla kierowców przewożących towary niebezpieczne (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 356 z późn. zm.) oraz zgodnych z zapisami Kontraktu,
2) personalizacji blankietów zaświadczeń ADR na podstawie danych i informacji,
uzyskanych od Zamawiającego w zamówieniach złożonych zgodnie z wymaganiami
określonymi w § 3 Umowy,
3) dostaw spersonalizowanych blankietów zaświadczeń ADR zwanych dalej
„Dokumentami” na podstawie jednostkowych zamówień do lokalizacji Zamawiającego,
4) dostawa na adres Zamawiającego formularzy zgłoszeniowych zgodnych z obowiązującym
wzorem, na koszt PWPW S.A.,
5) serwisowanie systemu informatycznego ADR zwanego dalej „Systemem”, służącego do obsługi wniosków i składania zamówień na personalizację Dokumentów, oraz
udzielenie przez PWPW S.A. na rzecz Zamawiającego licencji na korzystanie z Systemu na zasadach określonych w § 4 Umowy.
2. PWPW S.A. może powierzyć wykonywanie określonych usług objętych przedmiotem Umowy
podwykonawcom, z zastrzeżeniem że PWPW S.A. nie może zlecić podwykonawcom:
1) zamieszczania w strukturze blankietu zaświadczenia ADR fotografii, wzoru podpisu, ani danych wymaganych przepisami prawa, dotyczących osoby, dla której blankiet będzie wydany,
2) etapów procesu produkcji blankietów zaświadczeń ADR, które mogą łączyć się z dostępem do informacji niejawnych oraz mogą zagrażać bezpieczeństwu tych informacji.
3. Za działania i zaniechania swoich pracowników i podwykonawców PWPW S.A. odpowiada
jak za działania własne.
4. Strony wyłączają możliwość wykonania zastępczego przez Zamawiającego dla usług świadczonych przez PWPW S.A. lub jego podwykonawców w ramach przedmiotu Umowy.
§ 2.
Realizacja umowy
1. PWPW S.A. oświadcza, że posiada odpowiednie warunki techniczne, organizacyjne oraz technologiczne zapewniające produkcję zabezpieczeń dokumentów wydawanych przez organy państwowe.
2. W ramach umów z podwykonawcami, dotyczących realizacji przedmiotu Umowy, PWPW S.A. zobowiąże podwykonawców do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa w zakresie wszystkich informacji uzyskanych w czasie obowiązywania Umowy, w szczególności technicznych, technologicznych i organizacyjnych.
3. Zamawiający zobowiązuje się do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa PWPW S.A.
w zakresie wszystkich informacji uzyskanych od PWPW S.A., a w szczególności technicznych,
technologicznych i organizacyjnych, zarówno w trakcie wykonywania Umowy, jak również po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
4. PWPW S.A. zobowiązuje się, że produkując i personalizując blankiety zaświadczeń ADR będzie stosować technologię, która eliminuje z obiegu pomiędzy nim a Zamawiającym niewypełnione blankiety tego dokumentu. PWPW S.A. oświadcza, że technologia ta będzie zapewniać integralność całego procesu produkcji blankietu zaświadczenia ADR bez możliwości rozłączenia poszczególnych procesów i stosowana jest dla zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa produkcji tego zaświadczenia.
5. W celu zapewnienia bezpieczeństwa fotografii, wzoru podpisu i innych danych oraz ich przekazywania drogą elektroniczną wyłącznie przy użyciu Systemu, PWPW S.A. zobowiązuje się stosować przepisy o ochronie danych osobowych.
§ 3.
Zasady realizacji dostaw
1. Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu, zgodnie z jego zamówieniem, Xxxxxxxxx zaświadczeń ADR z zamieszczonymi w nich fotografiami, wzorami podpisów oraz danymi wymaganymi przepisami rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 15 lutego 2012 r. w sprawie egzaminów dla kierowców przewożących towary niebezpieczne, dotyczącymi osób, dla których te blankiety zostaną wydane.
2. PWPW S.A. zobowiązuje się przekazać zamówione przez Zamawiającego Blankiety zaświadczeń ADR w terminie 7 dni, od dnia złożenia zamówienia, o którym mowa w ust. 1. Za dzień złożenia zamówienia uważa się zamówienia złożone w danym dniu do godz. 12.00. Zamówienia złożone po godz. 12.00 uważa się za zamówienia złożone w dniu następnym.
3. PWPW S.A. zobowiązuje się wysłać wydane Dokumenty objęte zamówieniem do lokalizacji Zamawiającego, z zastrzeżeniem, że za datę wysłania Dokumentu uznaje się datę wysyłki określoną w protokole przekazania firmie przewozowej.
4. Objęte zamówieniem Dokumenty będą dostarczane do lokalizacji Zamawiającego w godz. 8.00-15.00 w dniach pracy Zamawiającego, z wykorzystaniem usług firmy przewozowej, wybranej przez PWPW S.A. W przypadku zmiany firmy PWPW S.A. poinformuje każdorazowo Zamawiającego o nowo wybranej firmie przewozowej z 2-tygodniowym wyprzedzeniem.
5. Zamawiający zobowiązuje się do przyjmowania dostaw od przewoźnika wskazanego przez PWPW S.A. w lokalizacji Zamawiającego w dniach pracy Zamawiającego w godz. 8.00-15.00.
6. Przesyłki objęte zamówieniem spersonalizowanych blankietów zaświadczeń ADR, PWPW S.A. będzie wysyłać do lokalizacji Zamawiającego w bezpiecznych opakowaniach, za pisemnym potwierdzeniem odbioru przesyłki.
7. W chwili otrzymania przesyłki w lokalizacji Zamawiającego i przed jej otwarciem Zamawiający ma obowiązek niezwłocznie sprawdzić poprawność danych adresowych na przesyłce i liście przewozowym w celu wyeliminowania błędu adresowego. Przesyłki zaadresowane dla innego odbiorcy powinny być zwrócone za pośrednictwem poczty kurierskiej do PWPW SA na jej koszt, na adres:
Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Dział Ekspedycji VL
ul. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx – z dopiskiem „Reklamacja”
8. W przypadku gdy podczas odbioru przesyłki stwierdzono uszkodzenie opakowania i istniałoby podejrzenie, że Dokumenty znajdujące się w przesyłce mogły ulec uszkodzeniu, bądź też może wystąpić ich brak, należy zażądać od kuriera dostarczającego przesyłkę spisania stosownego protokołu.
9. Otwarcie przesyłki z Dokumentami przeliczenie oraz sprawdzenie zgodności otrzymanych Dokumentów z załączoną specyfikacją powinno nastąpić nie później niż w terminie 2 dni roboczych od daty otrzymania dostawy. Nieprzestrzeganie niniejszych terminów i zasad odbioru stanowi podstawę do odrzucenia reklamacji dotyczącej braków ilościowych Dokumentów.
10. PWPW S.A. zobowiązuje się wysłać na adres Zamawiającego w ilości zamówionej przez Zamawiającego blankiety formularzy zgłoszeniowych, o których mowa § 1 ust. 1 pkt 4 Umowy.
11. Zamawiający zobowiązuje się do stosowania dostarczonych formularzy zgłoszeniowych do wszystkich zamówień składanych w systemie informatycznym ADR.
§ 4
System
1. PWPW S.A. zapewni, przez udzielenie licencji, Zamawiającemu w jego lokalizacji korzystanie z Systemu o funkcjonalności określonej w „Instrukcjach”, których aktualne wersje dostępne są z poziomu Aplikacji ADR zainstalowanej w lokalizacjach Zamawiającego, służącego do:
1) wsparcia informatycznego przy realizacji publicznych zadań własnych Zamawiającego związanych z wydawaniem uprawnień do przewozu materiałów niebezpiecznych,
w tym w szczególności zapewniającego możliwość przesyłu przez Zamawiającego
w formie elektronicznej fotografii, wzoru podpisu oraz danych wymaganych przepisami rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 15 lutego 2012 r. w sprawie egzaminów dla kierowców przewożących towary niebezpieczne, dotyczących osoby, dla której dany blankiet zaświadczenia ADR będzie wydany,
2) wprowadzenia, przekazywania i przetwarzania danych i informacji oraz składania do PWPW S.A. odpowiednich zamówień w formie elektronicznej na Dokumenty.
2. PWPW S.A. na mocy Umowy, udziela Zamawiającemu w ramach wynagrodzenia określonego w § 7 Umowy, niewyłącznej licencji na korzystanie z Systemu, bez prawa
do substytucji, na okres trwania Umowy, na polach eksploatacji zakreślonych przepisami art. 74 ust. 4 i art. 75 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (x.x. Xx.U. z 2021 r. poz. 1062 z późn. zm.) w celach koniecznych do wykonania zadań własnych Zamawiającego, wyłącznie w zakresie: wykorzystania wszystkich funkcjonalności Systemu; wprowadzania
i zapisywania w pamięci komputerów; odtwarzania; utrwalania; przechowywania; wyświetlania.
3. PWPW S.A. oświadcza, że jest wyłącznym właścicielem całości praw autorskich do Systemu.
4. PWPW S.A. oświadcza, iż posiada prawo do udzielenia licencji określonej w ust. 2
na warunkach określonych w Umowie. Udzielenie licencji nie stanowi naruszenia praw osób
trzecich, w tym w szczególności z tytułu majątkowych praw autorskich.
5. Udzielenie licencji przez PWPW S.A. na rzecz Zamawiającego na korzystanie z Systemu następuje z chwilą zawarcia przez Strony Umowy.
6. PWPW S.A. zapewni utrzymanie oraz serwis Systemu w lokalizacji Zamawiającego na zasadach określonych w Załączniku nr 1 do Umowy.
7. PWPW S.A. zobowiązuje się w ramach wynagrodzenia określonego niniejszą Umową do przeszkolenia z obsługi funkcjonalności Systemu pracowników Zamawiającego w siedzibie PWPW S.A. pod warunkiem uzgodnienia z PWPW S.A. ilości osób i terminów szkolenia.
§ 5
Infrastruktura techniczna i sprzętowa
1. PWPW S.A. w ramach i na czas trwania niniejszej Umowy na pisemną prośbę Zamawiającego dostarczy sprzęt do skanowania wniosków o wydanie blankietów zaświadczeń ADR
na zasadach określonych w Załączniku nr 5 do Umowy.
2. Zamawiający zobowiązuje się do należytego zabezpieczenia sprzętu, o którym mowa
w ust. 1 oraz ponosi z tego tytułu odpowiedzialność materialną. Odpowiedzialność materialna dotyczy przypadków kradzieży lub uszkodzenia sprzętu stanowiącego własność PWPW S.A. i udostępnionego Zamawiającemu oraz nie może przekroczyć:
1) w przypadku kradzieży - wartości odtworzonego sprzętu i oprogramowania oraz kosztów jego instalacji;
2) w przypadku uszkodzenia - kosztów naprawy sprzętu, w tym kosztu dojazdu serwisu.
3. W przypadku zaistnienia sytuacji, o których mowa w ust. 2, a w szczególności w przypadku
uszkodzenia dostarczonego sprzętu z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego lub
z powodu stosowania przez Zamawiającego nieoryginalnych materiałów eksploatacyjnych - PWPW S.A. ma prawo do obciążenia Zamawiającego kosztami związanymi z naprawą bądź odtworzeniem sprzętu. Obciążenie będzie polegało na refakturowaniu przez PWPW S.A.
na Zamawiającego poniesionych z tego tytułu kosztów.
4. PWPW S.A. zaleca Zamawiającemu ubezpieczenie udostępnionego sprzętu. W przypadku
uzyskania przez Zamawiającego zwrotu kwoty wartości sprzętu przez zakład ubezpieczeń
z tytułu kradzieży sprzętu bądź jego uszkodzenia, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztów PWPW S.A., o których mowa w ust. 2 na podstawie wystawionej Noty Księgowej.
§ 6
Zobowiązania Zamawiającego
Zamawiający w zakresie informatyzacji procesu wydawania blankietów zaświadczeń ADR realizowanego w ramach Umowy zobowiązuje się do:
1) zapewnienia stanowisk roboczych, infrastruktury technicznej oraz oprogramowania standardowego, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Systemu w siedzibie Zamawiającego. Zapewnienie serwisu sprzętowego stanowiska roboczego pozostaje po stronie Zamawiającego.
W szczególności Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia stacji roboczych i urządzeń peryferyjnych, systemów operacyjnych, oprogramowania bazodanowego itp. niezbędnych do prawidłowej realizacji procesu wydawania blankietów zaświadczeń ADR. Wymagania dotyczące stacji roboczych i urządzeń peryferyjnych, określa Załącznik nr 2 do Umowy,
2) zapewnienia sieci wewnętrznej w lokalizacji Zamawiającego i utrzymania łączy telekomunikacyjnych na potrzeby transmisji plików elektronicznych zamówień pomiędzy Zamawiającym a PWPW S.A.,
3) zapewnienia przesyłania zamówień na personalizację blankietów zaświadczeń ADR w formie elektronicznej za pośrednictwem dedykowanego tunelu VPN IPSec (Wirtualna Sieć Prywatna), w sieci publicznej, pomiędzy lokalizacją Zamawiającego a PWPW S.A. Szczegółowa implementacja sieciowa będzie ustalana z przedstawicielami Zamawiającego indywidualnie, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy,
4) eksploatacji Systemu zgodnie z instrukcjami obsługi oraz stosowania się do doraźnych procedur przekazywanych przez PWPW S.A. związanych z działaniem Systemu w sytuacjach szczególnych nie przewidzianych w niniejszej Umowie,
5) rejestrowania zgłoszeń i udzielania niezbędnych informacji odnośnie pracy Systemu
do PWPW S.A i pracownikom Help Desku, zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 2
do Umowy,
6) uzgodnienia z PWPW S.A., sposobu przeniesienia sprzętu i uruchomienia Systemu (dotyczy zarówno zmiany lokalizacji sprzętu jak i zmiany lokalizacji Zamawiającego) z odpowiednim wyprzedzeniem,
7) spełnienia Wymagań Techniczno-Organizacyjnych określonych w Załączniku nr 2 do Umowy.
§ 7.
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Wynagrodzenie z tytułu produkcji, personalizacji i dostawy blankietów zaświadczeń ADR do lokalizacji Zamawiającego, wynosi za 1 szt. - 32,52 zł (słownie: trzydzieści dwa złote 52/100) netto.
2. Cena za 1 szt. - 32,52 zł (słownie: trzydzieści dwa złote 52/100) netto Dokumentu spersonalizowanego zawiera koszty udzielenia licencji na korzystanie z Systemu, koszty opakowań i transportu przesyłki do lokalizacji określonych w § 3 ust. 6 Umowy oraz ewentualne koszty dostarczenia przez PWPW S.A. skanerów, o których mowa w § 5 ust. 1 Umowy.
3. Do ceny netto, o której mowa w niniejszym paragrafie doliczony zostanie podatek VAT według stawek obowiązujących na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w dniu wystawienia faktury.
4. Podstawę płatności wynagrodzenia z tytułu realizacji przedmiotu Umowy stanowią faktury. Faktury będą wystawiane w okresach miesięcznych.
5. Faktury wystawione przez PWPW S.A. przesłane będą do Zamawiającego w formie
papierowej lub w formie elektronicznej.
6. Warunkiem koniecznym otrzymywanie przez Zamawiającego faktur w formie elektronicznej jest podpisanie „Porozumienia w sprawie przekazywania faktur drogą elektroniczną” stanowiące Załącznik nr 6 do Umowy.
7. Płatności będą dokonywane przez Zamawiającego przelewem bankowym na konto PWPW
S.A. wskazane na fakturze, w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury.
8. Zamawiającym jest: Województwo Opolskie, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx NIP: 000-000-00-00
Płatnikiem jest: Województwo Opolskie, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx NIP: 000-000-00-00
Adres do korespondencji: Województwo Opolskie, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx NIP: 000-000-00-00
Odbiorcą jest: Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx.
9. Datą zapłaty jest data wpływu środków pieniężnych na rachunek PWPW S.A.
10. W przypadku opóźnień w płatnościach, PWPW S.A. ma prawo żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
11. W związku z art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 893 z późn. zm.), PWPW oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6 tej ustawy.
§ 8.
Gwarancja
1. PWPW S.A. udziela 5 letniej gwarancji jakości na spersonalizowane blankiety zaświadczeń
ADR.
2. Warunkiem utrzymania gwarancji jest przestrzeganie zasad właściwego - zgodnego z przeznaczeniem użytkowania Dokumentów.
3. Rozpatrywanie reklamacji w zakresie gwarancji jakości będzie prowadzone zgodnie z zasadami określonymi w § 9.
§ 9.
Zasady reklamacji
1. PWPW S.A. odpowiada za zgodność danych wprowadzonych do Dokumentów spersonalizowanych z danymi otrzymanymi w przesłanym zamówieniu. PWPW S.A.
nie ponosi odpowiedzialności za wady spowodowane błędnym wprowadzeniem danych do zamówienia przez Zamawiającego.
2. W przypadku stwierdzenia wad fizycznych lub braków ilościowych Dokumentów podczas odbioru przez Zamawiającego, przyjmuje się następujące zasady postępowania:
1) Zasady reklamacji wad fizycznych:
a) podstawą rozpatrzenia reklamacji wady fizycznej Dokumentu jest wypełnienie przez Zamawiającego, „Zgłoszenia wady fizycznej i jakościowej spersonalizowanych dokumentów” stanowiące wraz z Instrukcją Załącznik nr 3 do Umowy i przesłanie go wraz z reklamowanymi Dokumentami do PWPW S.A.,
b) PWPW S.A. zobowiązuje się rozpatrzyć reklamacje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zwrotu reklamowanych Dokumentów wraz ze „Zgłoszeniem wady fizycznej i jakościowej spersonalizowanych dokumentów” z zastrzeżeniem lit. c),
c) PWPW S.A. zobowiązuje się dostarczyć Dokumenty wolne od wad w terminie do 7 dni roboczych od dnia otrzymania zwrotu reklamowanych Dokumentów i „Zgłoszenia wady fizycznej i jakościowej spersonalizowanych dokumentów”, z zastrzeżeniem lit. d),
d) do ponownego wytworzenia przez PWPW S.A. Dokumentów spersonalizowanych, w przypadkach reklamacji wad fizycznych, niezbędne jest ponowne przesłanie przez Zamawiającego zamówienia za pośrednictwem Systemu. PWPW S.A. wytworzy
ponownie Dokument spersonalizowany w terminie do 4 dni roboczych od dnia
otrzymania ponownego zamówienia.
2) Zasady reklamacji braków ilościowych:
a) podstawą rozpatrzenia reklamacji dotyczącej braków ilościowych Dokumentów jest wypełnienie przez Zamawiającego Protokołu reklamacyjnego, którego wzór określa załącznik nr 4 do Umowy i wysłanie go do PWPW S.A. w terminie nie późniejszym niż 2 dni robocze od odebrania przesyłki od PWPW S.A.,
b) PWPW S.A. zobowiązuje się rozpatrzyć reklamacje w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania formularza reklamacyjnego i dostarczyć Zamawiającemu brakujące Dokumenty w terminie do 7 dni roboczych od dnia otrzymania formularza reklamacyjnego z zastrzeżeniem lit. c),
c) w przypadkach reklamacji do ponownego wytworzenia przez PWPW S.A. Dokumentów spersonalizowanych, niezbędne jest ponowne przesłanie przez Zamawiającego zamówienia za pośrednictwem Systemu.
3. W przypadku stwierdzenia wad jakościowych powstałych w trakcie użytkowania Dokumentu PWPW S.A. zobowiązuje się do prowadzenia procesu reklamacyjnego wg następujących zasad:
1) podstawą do rozpatrzenia reklamacji jest przesłanie przez Zamawiającego do PWPW S.A.
„Zgłoszenie wady fizycznej i jakościowej spersonalizowanych dokumentów” stanowiące wraz z Instrukcją, Załącznik nr 3 do Umowy wraz z wadliwym Dokumentem,
2) reklamacja rozpatrzona będzie w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania formularza reklamacyjnego wraz z reklamowanymi Dokumentami, z zastrzeżeniem pkt 3),
3) w przypadkach reklamacji do ponownego wytworzenia przez PWPW S.A. Dokumentów spersonalizowanych, niezbędne jest przesłanie przez Zamawiającego zamówienia
za pośrednictwem Systemu,
4) jeżeli reklamacja zostanie uznana, Zamawiający będzie zwolniony z zapłaty na rzecz PWPW S.A. wynagrodzenia za Dokumenty, których wadliwość została stwierdzona w toku postępowania reklamacyjnego.
4. W przypadku reklamacji na Dokumenty personalizowane przez PWPW S.A. należy przesłać wypełnione „Zgłoszenie wady fizycznej i jakościowej spersonalizowanych dokumentów” stanowiące Załącznik nr 3 do Umowy z załączonymi reklamowanymi spersonalizowanymi Dokumentami w zabezpieczonej przesyłce z adnotacją „Reklamacja spersonalizowanych Dokumentów” na adres:
Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Pion Produkcji Dokumentów
ul. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx – z dopiskiem „Reklamacja”
5. Rozpatrzenie reklamacji nie wstrzymuje procedury wytworzenia i dostarczenia
Zamawiającemu nowego Dokumentu.
6. Zakończenie postępowania reklamacyjnego może nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej.
§ 10.
Ochrona Danych Osobowych
1. Każda ze Stron oświadcza, że udostępnione drugiej Stronie, w związku z zawarciem Umowy, dane osobowe osób, za pomocą, których wykonywana będzie Umowa:
1) będą wykorzystywane przez tę druga Stronę wyłącznie na potrzeby realizacji Umowy,
2) obejmują: imię, nazwisko, stanowisko, służbowy nr telefonu , służbowy adres e-mail,
3) są niezbędne drugiej Stronie oraz będą administrowane przez tę drugą Stronę adekwatnie do wynikających z Umowy potrzeb i szczególnych zadań odnoszących się do konkretnych funkcji lub stanowisk,
4) mogą być przetwarzane przez drugą stronę, po zakończeniu Umowy, administrowane i wykorzystywane w celu niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
2. Każda ze Stron oświadcza, że poinformuje osoby o fakcie udostępnienia danych osobowych drugiej Stronie w związku z Umową oraz o przysługujących jej w związku z tym prawach wynikających z obowiązujących, w tym zakresie przepisów prawa ochrony danych osobowych, a w szczególności o fakcie, że z chwilą udostępnienia drugiej Stronie danych osobowych, Strona ta staje się administratorem, w udostępnionych danych osobowych.
3. Sposób i zakres powierzenia przetwarzania danych osobowych na potrzeby realizacji umowy reguluje Załącznik nr 7 do Umowy – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiący integralną część Umowy.
§11.
Poufność
1. Strony zobowiązują się zachować w tajemnicy informacje poufne oraz powstrzymać się od używania tych informacji do celów innych niż te, dla których zostały one pierwotnie przekazane, z zastrzeżeniem ust. 3.
2. Przez Informację Poufną Strony uznają wszelkie nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, handlowe, finansowe, organizacyjne lub inne stanowiące cenne informacje Strony ujawniającej i które można uznać za informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, t.j. Dz.U. 2022 r. poz. 1233) oraz te, które zostały oznaczone przez Stronę ujawniającą jako Informacje Poufne lub w przypadku przekazania
ustnego lub wizualnego, które zostały w chwili ujawnienia wskazane jako Informacje Poufne.
3. Zakaz, o którym mowa w ust. 1, nie obejmuje ujawnienia informacji poufnych drugiej Strony:
1) w przypadku, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa, wiążącego Stronę ujawniającą informację poufną, wykonalnego prawomocnego orzeczenia sądu lub decyzji innego uprawnionego organu. W takim przypadku, Strona zobowiązana
do ujawnienia informacji poufnej niezwłocznie powiadomi o tym drugą Stronę na piśmie (takie powiadomienie w miarę możliwości powinno nastąpić przed ujawnieniem informacji poufnej albo niezwłocznie po takim ujawnieniu),
2) względem doradców prawnych, finansowych, biznesowych, biegłych rewidentów, księgowych i innych doradców Stron, a także ich podwykonawców i konsultantów, którzy podlegają obowiązkowi zachowania poufności,
3) w związku ze sporem, rozbieżnością lub postępowaniem sądowym pomiędzy Stronami, obejmującym informacje poufne – przy czym Strona ujawniająca podejmie działania
w celu ograniczenia zakresu ujawnienia informacji poufnych do celów związanych z takim postępowaniem lub
4) w zakresie, w jakim będzie to konieczne dla wykonania Umowy i dopełnienia przewidzianych w niej czynności, w szczególności dla uzyskania wymaganych zgód i zezwoleń lub dokonania czynności przed sądami lub organami administracji.
4. Zobowiązania i zastrzeżenie poufności, o których mowa w niniejszym punkcie będą obowiązywać w trakcie obowiązywania Umowy i w każdym czasie po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
§ 12.
Odpowiedzialność
1. Strony Umowy nie są odpowiedzialne za jakiekolwiek naruszenie obowiązków wynikających z Umowy, jeśli jest to wynikiem działań siły wyższej. Okoliczności siły wyższej rozumiane są jako wszelkie nadzwyczajne zdarzenia o charakterze zewnętrznym, niemożliwe
do przewidzenia, takie jak w szczególności katastrofy, pożary, powodzie, wybuchy, niepokoje społeczne, działania wojenne, akty władzy państwowej, epidemie, które w części lub w całości uniemożliwiają wykonanie zobowiązań zawartych w Umowie lub utrudniają wykonanie tych zobowiązań na warunkach określonych Umową.
2. W przypadku zadziałania siły wyższej, Xxxxxx dotknięta nią informuje natychmiast, nie później niż w terminie 14 dni od wystąpienia zdarzenia uniemożliwiającego realizację umowy, o tym drugą Stronę, przystępując jednocześnie do rozmów celem ustalenia wspólnego postępowania.
3. Wszelka odpowiedzialność PWPW S.A. wynikająca z niniejszej Umowy, jest ograniczona do wysokości łącznie należnego, z tytułu realizacji przedmiotu Umowy, wynagrodzenia umownego, zgodnie z treścią § 7 Umowy.
4. W przypadku opóźnienia w dostarczeniu blankietów zaświadczeń ADR, PWPW S.A. zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 5 % iloczynu ceny jednostkowej brutto, o której mowa w § 7 ust. 1 i 3 oraz liczby zamówionych blankietów zaświadczeń ADR, które zostały dostarczone nieterminowo, za każdy dzień opóźnienia.
5. W przypadku poniesienia szkody przekraczającej wysokość kar umownych, o których mowa w ust. 4, Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar.
6. Podstawą dokonania zapłaty kar umownych, po uzyskaniu zgody PWPW S.A. będzie nota księgowa, wystawiona przez Zamawiającego.
§ 13.
Inne postanowienia
1. Funkcjonalności Systemu mogą podlegać zmianom, w celu ich dostosowania
do zmieniających się przepisów prawa lub w wyniku wprowadzania modyfikacji Systemu ADR przez PWPW S.A., bez osobnej odpłatności, w ramach wynagrodzenia za wytwarzanie Dokumentów.
2. Strony przewidują możliwość rozszerzenia zakresu przedmiotowego Umowy o dodatkowe odpłatne usługi, w szczególności dotyczące dostarczenia nowych funkcjonalności innych niż określone w § 4 ust. 1 Umowy.
3. Dla koordynowania realizacji Umowy w lokalizacjach, Zamawiający ustanawia Koordynatora
w osobie: Pani dysponujący telefonicznym numerem: 77/ 44 82 183 (e-mail: x.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx) do kontaktów z PWPW S.A i jego podwykonawcami
w zakresie korzystania z Systemów w tym wyjaśniania spraw z pracownikami HelpDesku.
W przypadku zmiany Koordynatora Zamawiający zobowiązany jest w terminie 7 dni
do pisemnego poinformowania o zmianie PWPW S.A. Zmiana Koordynatora nie wymaga aneksowania Umowy i jest skuteczna od daty powiadomienia PWPW S.A.
4. Dla koordynowania realizacji umowy Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
ustanawia Koordynatora do kontaktów z Zamawiającym w osobie:
dysponująca telefonicznym numerem: 22/ 235 20 35 oraz adresem email: x.xxxxx@xxxx.xx;
dysponująca telefonicznym numerem: 22/ 235 45 51 oraz adresem email: x.xxxxxxxx@xxxx.xx.
W przypadku zmiany Koordynatora PWPW S.A. zobowiązana jest w terminie 7 dni
do pisemnego poinformowania o zmianie Zamawiającego. Zmiana Koordynatora nie wymaga
aneksowania Umowy i jest skuteczna od daty powiadomienia Zamawiającego.
§ 14.
Czas trwania umowy
1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony, z mocą obowiązującą od dnia
1 stycznia 2023r.
2. Umowa obowiązuje do dnia 31 grudnia 2023 r. z tym zastrzeżeniem, że Umowa ulega rozwiązaniu z datą wygaśnięcia Kontraktu bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń w tym zakresie.
3. Każda ze Stron ma prawo do pisemnego wypowiedzenia Umowy z przyczyn niezależnych
od Strony, z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
§ 15.
Postanowienia Końcowe
1. Do niniejszej Umowy mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i inne przepisy prawa
polskiego.
2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy
pisemnego aneksu z wyłączeniem określonych w § 13 ust. 3 i 4 Umowy.
3. Nieważność lub niemożność dochodzenia wykonania któregokolwiek z postanowień Umowy nie będzie miała wpływu na ważność, czy możność dochodzenia wykonania pozostałych postanowień Umowy. W razie wystąpienia takiej nieważności lub niemożności dochodzenia wykonania, Xxxxxx uczynią wszystko co możliwe, aby osiągnąć lub wywołać w sposób zgodny z prawem te same cele lub skutki gospodarcze, które miały być osiągnięte lub wywołane przez postanowienie dotknięte nieważnością lub niemożnością dochodzenia jego wykonania
4. Wszelkie spory powstałe między Zamawiającym, a PWPW S.A., w związku z wykonaniem
Umowy rozstrzygane będą w drodze negocjacji, a po jej wyczerpaniu, przez
sąd powszechny właściwy miejscowo ze względu na siedzibę strony, dochodzącej roszczenia
(powoda).
5. Załączniki nr 1-7 do Umowy stanowią jej integralną część.
6. Umowa zostaje sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki do Umowy
Załącznik nr 1 – Świadczenie Usług Serwisowych i Wsparcia Technicznego Systemu ADR w lokalizacji
Zamawiającego.
Załącznik nr 2 – Wymagania techniczne stacji roboczych i urządzeń peryferyjnych wspierając proces zamawiania zaświadczeń ADR.
Załącznik nr 3 – Zgłoszenie wady fizycznej i jakościowej spersonalizowanych Dokumentów. Załącznik nr 4 – Protokół reklamacyjny braków ilościowych.
Załącznik nr 5 - Warunki dostarczenia sprzętu do skanowania wniosków o wydanie blankietów zaświadczeń ADR do lokalizacji Zamawiającego.
Załącznik nr 6 – Porozumienie w sprawie przesyłania faktur drogą elektroniczną. Załącznik nr 7 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
-
PWPW S.A. ZAMAWIAJĄCY
.................................. ........................................
………………………………… ………………………………………..
Załącznik nr 1 Do Umowy
Świadczenie Usług Serwisowych i Wsparcia Technicznego Systemu ADR
1. Przedmiot Usług Serwisowych świadczonych przez PWPW S.A. obejmuje:
a. przyjmowanie od marszałka oraz obsługę zgłoszeń serwisowych dotyczących funkcjonowania oprogramowania ADR, w szczególności:
• korekty błędów w oprogramowaniu ADR,
• poprawy parametrów funkcjonowania (optymalizacji) Systemu ADR,
• poprawy funkcjonowania Systemu ADR sugerowanej przez marszałka i zaakceptowanej przez PWPW S.A.
b. przygotowywanie i przekazywanie, do zainstalowania przeszkolonym osobom uprawnionym lub upoważnionym przez marszałka, patch’y i pakietów aktualizacyjnych w ramach obsługi zgłoszeń serwisowych;
c. uzgadnianie z przeszkolonymi osobami uprawnionymi lub upoważnionymi przez marszałka wszelkich zmian konfiguracji sprzętu komputerowego, oprogramowania ADR i oprogramowania standardowego;
d. aktualizację dokumentacji dla nowych wersji wykonanego oprogramowania;
2. PWPW S.A. zapewnia dostępność helpdesku oraz realizację zgłoszeń serwisowych w dni robocze w godzinach od 7.00 do 16.00.
3. Sposoby przekazywania przez marszałka zgłoszeń serwisowych dotyczących Przedmiotu
Serwisu:
a. poprzez pocztę elektroniczną: xxxxxx@xxxx.xx
b. telefonicznie na numer telefonu: x00 00 000 00 00;
c. poprzez faks na nr: x00 00 000 00 00;
Dopuszcza się również zgłoszenia telefoniczne pod wskazane w trakcie wzajemnych ustaleń
Stron numery telefoniczne. Zgłoszenia serwisowe będą realizowane w języku polskim.
4. Zgłoszenie musi posiadać, co najmniej takie informacje jak:
a. Nazwa użytkownika,
b. Nazwa systemu,
c. Typ zgłoszenia,
d. Osoba zgłaszająca, telefon kontaktowy,
e. Dokładny opis zgłoszenia.
5. Serwis świadczony jest, jako serwis 1 poziomu.
Załącznik nr 2 Do Umowy
Opis rozwiązania wspierającego proces zamawiania i wydawania zaświadczeń ADR
1. System ADR wspierający obsługę procesu wydawania zaświadczeń ADR
PWPW S.A. w ramach realizacji umowy na produkcję i dystrybucję blankietów zaświadczeń ADR zapewnia aplikację (System ADR) wspierającą proces wydawania zaświadczeń ADR w urzędach marszałkowskich.
Podstawowe funkcje aplikacji:
• Wprowadzanie zamówień
• Przypisanie kierowcy do egzaminu
• Wprowadzenia uprawnień na jakie zostanie wystawiony dokument
• Wprowadzenia zdjęcia i podpisu kierowcy z zeskanowanego wniosku lub z wcześniej przygotowanych plików
• Edycja danych zamówienia i kierowcy
• Historia wprowadzanych danych kierowców i zamówień
• Wizualizację przodu i tyłu dokumentu jaki zostanie wyprodukowany z wprowadzonych
danych
• Wyszukiwanie po określonych parametrach
• Przekazanie zamówień do personalizacji w PWPW S.A.
• Pobieranie informacji z systemu produkcyjnego PWPW S.A. o aktualnych statusach zamówień
• Przygotowanie i eksport danych do Centralnej Ewidencji Kierowców
• Zarządzanie i konfiguracja kontami użytkowników Systemu ADR
• Automatyczna aktualizacja aplikacji i instalacja nowej wersji.
Komunikacja pomiędzy Systemem ADR, zlokalizowanym w Urzędzie Marszałkowskim, a Systemem produkcyjnym zaświadczeń ADR w siedzibie PWPW S.A. odbywa się poprzez tunel VPN IPSec (Wirtualna Sieć Prywatna), w sieci publicznej. Tunelem tym płynie ruch w ramach ustalonej sieci prywatnej pomiędzy Urzędem Marszałkowskim a PWPW S.A. Zamówienia oraz pliki zwrotne, zawierające informacje na temat wyprodukowanych i wysłanych dokumentów, w formie plików XML wysyłane są za pośrednictwem WebService zlokalizowany po stronie PWPW S.A. Szczegółowa implementacja sieciowa będzie ustalana z przedstawicielami służb IT marszałków indywidualnie.
Funkcjonalność Systemu ADR jak również konfiguracja połączeń sieciowych może się zmieniać w czasie użytkowania Systemu ADR wraz ze zmianami Systemu oraz rozbudową jego funkcjonalności. PWPW S.A. udostępni marszałkom oraz interesantom, wnioskującym o wydanie zaświadczenia ADR, możliwość bezpłatnego sprawdzania aktualnego statusu zamówionego dokumentu na dedykowanym portalu internetowym. Usługa ta znajduje się pod adresem: xxxxx://xxxx-xxx.xx/xxxxxxx/xxx/xxxxxxx- status.html .
2. Wymagania dotyczące infrastruktury sprzętowej Systemu ADR:
a. Wymagania dla stacji roboczej Systemu ADR:
• Procesor : Min. Intel Core i3
• Pamięć RAM: Min. 4GB
• Grafika: minimum zintegrowana – Intel
• Dysk: Min. 100GB
• Karta sieciowa: 2 interfejsy 1Gb/s [dwie karty sieciowe]
• Interfejsy: Min. 4 porty USB 2.0
• System operacyjny: Windows 7 Professional 32bit
b. Wymagania dotyczące skanera dla Systemu ADR:
• Obszar skanowania – A4;
• Rozdzielczość optyczna (dpi) – minimum 2400 x 4800;
• Złącze USB – minimum w wersji 2.0;
• Kompatybilność z Systemem Windows 7
c. Wymagania dotyczące środowiska Systemu ADR:
• NET Framework 4.7 Client Profile
• Windows Installer 3.1
PWPW S.A., w ramach realizacji Umowy, nie zapewnia Marszałkowi infrastruktury technicznej oraz oprogramowania standardowego, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Systemu ADR w siedzibie Marszałka. W szczególności PWPW S.A. nie zapewnia stacji roboczych i urządzeń peryferyjnych, systemów operacyjnych, oprogramowania bazodanowego itp. niezbędnych do prawidłowej realizacji procesu wydawania zaświadczeń ADR. PWPW S.A. nie zapewnia również sieci wewnętrznej w siedzibie marszałka ani dostawy i utrzymania łączy telekomunikacyjnych na potrzeby transmisji plików elektronicznych zamówień pomiędzy Marszałkiem a PWPW S.A.
Załącznik nr 3 Do Umowy
ZGŁOSZENIE WADY FIZYCZNEJ I JAKOŚCIOWEJ SPERSONALIZOWANYCH DOKUMENTÓW
CZĘŚĆ A – wypełnia Urząd
............................................... ....................................
Data sporządzenia zgłoszenia Kod terytorialny GUS Pieczęć Urzędu
Rodzaj dokumentu(*)
Zaświadczenie ADR
1. Dane reklamowanego dokumentu – wpisywać drukowanymi literami w odpowiednich polach.
ADR | Nazwisko – 1 człon | PESEL | Nr druku ADR | Numer faktury |
2. Uwagi Urzędu:
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
………….……………….....................................................................................................................................
............................................... ............................. ....................................
Imię i nazwisko reklamującego Data reklamacji Podpis składającego reklamację
CZĘŚĆ B – wypełnia producent
3. Data wpłynięcia reklamacji .......................... 4. Numer protokołu reklamacji ................................
5. Koszt wytworzenia nowego dokumentu poniesie: producent organ reklamujący
6. Oznaczenie rodzaju błędu. 7. Uwagi producenta ..................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
8. | Protokół sporządził | ............................... | ......................... | ............................ |
Imię i nazwisko | Xxxx | Xxxxxx |
CZĘŚĆ C – wypełnia producent i przesyła do Urzędu
Reklamacja zgłoszona przez ....................................................................... na dokument .........................
o numerze druku ……………................................................. zarejestrowana w dniu ................................
pod numerem ............................... została rozpatrzona pozytywnie / negatywnie**.
Koszt ponownego wytworzenia odliczono od faktury o numerze .........................................................................
Uzasadnienie w przypadku decyzji negatywnej ..................................................................................................
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………............................................................................................................................................................
Od powyższej decyzji Urzędowi służy odwołanie do Prezesa PWPW S.A. w terminie 7 dni od dnia doręczenia.
* - Zaznaczyć X w odpowiednim polu ...................................... ...........................................
** - Niepotrzebne skreślić Data decyzji Podpis Kierownika UD
INSTRUKCJA ZGŁASZANIA WAD FIZYCZNYCH I JAKOŚCIOWYCH
W SPERSONALIZOWANYCH DOKUMENTACH KOMUNIKACYJNYCH
1. PWPW S.A. odpowiada za zgodność spersonalizowanych dokumentów komunikacyjnych
z danymi otrzymanymi w zamówieniu przesłanym w formie elektronicznej. PWPW S.A. nie ponosi odpowiedzialności za wady w spersonalizowanych dokumentach komunikacyjnych spowodowane błędnym wprowadzeniem danych do zamówienia.
2. Instrukcja ma zastosowanie w sytuacji wykrycia przez Urząd wady fizycznej lub jakościowej
w spersonalizowanych dokumentach komunikacyjnych PJ, DR, KP, NK i ADR, której przyczyna zdaniem Xxxxxx leży po stronie PWPW S.A.
3. W przypadku wykrycia wady fizycznej lub jakościowej dokumentu Urząd wysyła do PWPW
S.A. nowe zamówienie drogą elektroniczną na ogólnie obowiązujących zasadach.
4. W wyniku wysłania przez Urząd nowego zamówienia – PWPW S.A. wytworzy nowy
spersonalizowany dokument, który wyśle do Urzędu na ogólnie obowiązujących zasadach.
5. PWPW S.A. zwróci Urzędowi koszt nowo wytworzonego dokumentu w przypadku kiedy w toku dalej prowadzonego postępowania reklamacyjnego (opisanego w pkt. 5 - 11) uzna, że wada jakościowa reklamowanego dokumentu została spowodowana przyczyną leżącą po stronie PWPW S.A.
6. Warunkiem koniecznym rozpatrzenia reklamacji jest przesłanie do PWPW S.A. wypełnionego przez Urząd formularza zgłoszenia wady fizycznej i jakościowej wraz z załączonym wadliwym dokumentem.
7. Formularz posiada trzy części A, B i C. Urząd wypełnia wyłącznie część A.
8. Część B i C formularza zgłoszenia wypełnia PWPW S.A. , przy czym część C informującą o sposobie rozpatrzenia reklamacji PWPW S.A. odsyła zwrotnie do Urzędu.
9. Formularze niewypełnione albo niekompletnie wypełnione przez Urząd w części A będą odsyłane do Urzędu w celu uzupełnienia, a rozpatrzenie zasadności reklamacji zostanie zawieszone.
10. W przypadku nie załączenia wadliwego dokumentu do formularza zgłoszenia - rozpatrzenie reklamacji zostanie zawieszone do czasu dostarczenia reklamowanego dokumentu do PWPW S.A.
11. Reklamowane dokumenty po zakończonym postępowaniu reklamacyjnym zostają przekazane do komisyjnego zniszczenia w PWPW S.A. (nie są odsyłane do Urzędu).
12. W przypadku negatywnego rozpatrzenia reklamacji Urzędowi służy odwołanie do Prezesa PWPW S.A. w terminie 7 dni od daty doręczenia części C formularza.
13. Zgłoszenie wad jakościowych należy przesłać na adres:
POLSKA WYTWÓRNIA PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH S.A.
PION DOKUMENTÓW IDENTYFIKACYJNYCH I AKTYWÓW CYFROWYCH
ul. SANGUSZKI 1, 00-222 WARSZAWA - z dopiskiem „REKLAMACJA”.
Wszelkich informacji dotyczących realizacji procesu reklamacyjnego udzielają w godzinach
7.00 – 15.00 upoważnieni pracownicy:
Xxxxxxx Xxxxx tel. 00 000 00 00
tel. fax. 00 000 00 00
Załącznik nr 4 Do Umowy
Pieczęć urzędu z nazwą i adresem
................................................................................
miejscowość, data
PROTOKÓŁ REKLAMACYJNY NR............
dokumentów
Reklamacja na braki ilościowe.
Komisja w składzie:
1) .........................................................................................................
2) .........................................................................................................
3) .........................................................................................................
Działająca z upoważnienia ...................................................................
Po otwarciu zapieczętowanego opakowania dokumentów:
Spersonalizowanych Blankietów Zaświadczeń ADR otrzymanego z PWPW S.A.
w dniu ............................... Nr faktury ………………………..
stwierdziła braki ilościowe następujących dokumentów:
1) .................................................................................................................................
2) .................................................................................................................................
3) ..................................................................................................................................
W sumie w przesyłce stwierdzono brak: szt. dokumentów.
Podpisy członków Komisji:
1) ...............................................
2) ...............................................
3) ...............................................
Załącznik nr 5
Do Umowy
Warunki dostarczenia sprzętu do skanowania wniosków o wydanie blankietów zaświadczeń ADR.
1. Na pisemną prośbę Zamawiającego, PWPW S.A. dostarczy skaner/skanery wraz z oprogramowaniem, zwane dalej „sprzętem”, w ilości, zadeklarowanej przez Zamawiającego i zapewniającej prawidłową obsługę procesu zamawiania zaświadczeń ADR.
2. PWPW S.A. zapewnia, że dostarczony sprzęt jest kompletny i sprawny.
3. Dostarczony sprzęt może być wykorzystywany wyłącznie w celu współpracy z Systemem ADR,
służącym do obsługi wniosków i składania zamówień na personalizację zaświadczeń ADR.
4. Zabrania się naruszania fabrycznych plomb gwarancyjnych.
5. W przypadku uszkodzenia/zniszczenia zabrania się samodzielnego naprawiania uszkodzeń.
6. Zamawiający nie może oddać dostarczonego sprzętu osobie trzeciej do używania.
7. Zamawiający jest odpowiedzialny za przypadkową utratę lub uszkodzenie sprzętu, jeżeli używa ten sprzęt w sposób sprzeczny z umową albo z właściwościami lub z przeznaczeniem sprzętu, albo gdy nie będąc do tego upoważniony przez umowę ani zmuszony przez okoliczności powierza sprzęt innej osobie, a sprzęt nie byłby uległ utracie lub uszkodzeniu, gdyby używał jego w sposób właściwy albo gdyby sprzęt ten zachował u siebie.
8. Koszty związane z naprawą uszkodzeń mechanicznych, nieobjętych gwarancją, ponosi Zamawiający.
9. Po zakończeniu okresu obowiązywania umowy na produkcję oraz dostawę blankietów zaświadczeń ADR Zamawiający obowiązany jest dostarczyć sprzęt do PWPW S.A.
10. Zamawiający do używania ponosi zwykłe koszty utrzymania sprzętu.
11. Jeżeli Zamawiający używa sprzętu w sposób sprzeczny z umową albo z właściwościami lub
z przeznaczeniem sprzętu, jeżeli powierza sprzęt innej osobie nie będąc do tego upoważniony przez umowę ani zmuszony przez okoliczności, albo jeżeli sprzęt stanie się potrzebny PWPW S.A. z powodów nie przewidzianych w chwili zawarcia umowy, PWPW S.A. może żądać zwrotu sprzętu, chociażby umowa była zawarta na czas oznaczony.
12. Zamawiający po otrzymaniu sprzętu ma obowiązek sprawdzić w jakim jest on stanie – czy np. nie nosi widocznych śladów uszkodzeń lub używania i bezzwłocznie poinformować o takim fakcie Helpdesk na zasadach określonych w załączniku nr 1 do Umowy.
13. Jeśli z jakiś powodów Zamawiający ma problem z uruchomieniem lub konfiguracją sprzętu bezzwłocznie poinformować o takim fakcie Helpdesk na zasadach określonych w załączniku nr 1
do Umowy.
Załącznik nr 6 do Umowy
POROZUMIENIE W SPRAWIE PRZEKAZYWANIA FAKTUR DROGĄ ELEKTRONICZNĄ
zawarte dnia …………………………………..
pomiędzy:
Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A., z siedzibą przy ul. R. Xxxxxxxxx 0,00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców pod numerem KRS0000062594 przez Sąd Rejonowy dla X.Xx. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o nr NIP: 000-000-00-00
zwanym dalej PWPW S.A.
a
................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
z siedzibą
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………............................................................................................................................. o nr NIP .....................................................
zwanym dalej Zamawiającym
Podstawą zawarcia niniejszego Porozumienia jest ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od
towarów i usług (Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm.); zwana dalej jako: „Ustawa”
§1
1. Zamawiający wyraża zgodę, o której mowa w art. 106n Ustawy na otrzymywanie drogą elektroniczną faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur wystawianych przez PWPW
S.A. zgodnie z obowiązującymi przepisami Ustawy, w formacie pliku PDF, z uwzględnieniem
§ 2 ust. 1.
2. Akceptacja, o której mowa w ust. 1 obejmuje również otrzymywanie drogą elektroniczną wszelkich załączników do faktur oraz dokumentów księgowych, w szczególności rozrachunki, monity, salda.
3. Przesyłanie dokumentów, o których mowa w powyższym ust. 1 i ust. 2 nastąpi nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Wystawcę podpisanego obustronnie Porozumienia.
4. PWPW S.A. oświadcza, iż formatem faktury elektronicznej jest PDF.
§2
1. PWPW S.A. oświadcza, że faktury dostępne będą w serwisie Portal Obsługi Klienta PWPW
S.A. zwanym dalej „PoK” - xxxxx://xxx.xxxx-xxxxx.xx .
2. Zamawiający wyraża zgodę na otrzymywanie informacji o wystawionych i udostępnionych dokumentach sprzedaży, o których mowa §1 ust. 1 i ust. 2 na wskazany adresem
e-mail: ...............................................................................
3. Zamawiający udziela zgody na dostęp do PoK, a tym samym dokumentów opisanych w § 1 ust. 1 i ust. 2 osobom wyszczególnionym w załączniku nr 1 do niniejszego porozumienia, który stanowi jego integralną część według właściwych kompetencji.
4. W przypadku zmiany danych określonych w ust. 2 oraz w załączniku nr 1 do niniejszego Porozumienia Zamawiający zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o tym fakcie PWPW
S.A drogą elektroniczną na następujący adres mailowy: x_xxxxxxx@xxxx.xx w terminie nie późniejszym niż na trzy dni robocze przed planowaną zmianą danych. PWPW S.A. nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych adresów mailowych bądź naruszenie przez Zamawiającego obowiązku aktualizacji danych, o których mowa w powyższym ust. 3.
§3
PWPW S.A. oświadcza, że wystawienie faktury w systemie POK zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności zgodnie z wymogami określonymi w art. 106m Ustawy.
§4
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do wycofania akceptacji przesyłania dokumentów określonych w § 1 ust. 1 i ust. 2, w szczególności faktur. Wycofanie akceptacji, o którym mowa w zdaniu poprzednim następuje w formie pisemnej na adres: PWPW. S.A., ul. Xxxxxxxxx 0, 00- 000 Xxxxxxxx lub elektronicznej na adres: x_xxxxxxx@xxxx.xx
2. W przypadku wycofania akceptacji dokumentów, o której mowa w powyższym ust. 1 PWPW S.A. traci prawo do przesyłania Zamawiającemu dokumentów określonych w § 1 ust. 1 i ust. 2 w formie elektronicznej począwszy od drugiego dnia roboczego następującego po dniu otrzymania powiadomienia o wycofaniu zezwolenia, z uwzględnieniem ust. 3.
3. PWPW S.A. przysługuje prawo do wystawiania faktur w formie papierowej.
4. Wycofanie akceptacji powoduje z automatu rozwiązanie niniejszego Porozumienia. Rozwiązanie
porozumienia nie wymaga aneksu do umowy.
§5
1. Dla koordynowania realizacji Porozumienia PWPW S.A. ustanawia następujące osoby:
1) ............................................................................................................................
2) .............................................................................................................................
3) ..............................................................................................................................
2. Dla koordynowania realizacji Porozumienia Zamawiający ustanawia następujące osoby:
1) .................................................................................................................................
2) .................................................................................................................................
3) ................................................................................................................................
4) ..................................................................................................................................
3 Zmiana osób, o których mowa w ust 1 I ust 2 nie wymaga aneksowania Umowy, a jedynie
skutecznego powiadomienia drugiej Strony
§6
PWPW S.A. nie ponosi odpowiedzialności za skutki zdarzeń od niego niezależnych, w szczególności za nieprawidłowe korzystanie przez Zamawiającego z PoK, podanie przez Zamawiającego nieprawidłowych danych mailowych, problemy techniczne Zamawiającego związane z użytkowaniem PoK.
§7
1. Dane kontaktowe osób uzyskujących dostęp do PoK
1. Repozytorium faktur
Lp. | Nazwisko | Imię | Stanowisko | Adres email | Telefon kontaktowy | Zakres dostępu * |
*1. Faktury
2. Rozrachunki
3. Monity
4. Salda
*Przeglądanie i zapisywanie raportów
2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 nie wymaga aneksu do umowy, a jedynie
skutecznego powiadomienia drugiej Strony.
PWPW S.A. ......................................................... Zamawiający ..................................................
Data i podpis Data i podpis
Prosimy o odesłanie wypełnionego i podpisanego oryginału porozumienia w dwóch egzemplarzach
na adres:
Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
ul. R. Xxxxxxxxx 0 00-000 Xxxxxxxx
Załącznik nr 7 Do Umowy
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta w dniu .................................. w pomiędzy
następującymi Stronami:
1. Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx wpisaną w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS 0000062594 przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego o kapitale zakładowym i wpłaconym w wysokości 130 650 380 złotych oraz posiadającą nr NIP: 000-000-00-00, REGON: 011836796, reprezentowaną przez:
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx - Dyrektora Pionu Produkcji Dokumentów, na podstawie pełnomocnictwa OP-003-113/19, z dnia 10 maja 2019 roku.
zwana dalej „Przetwarzającym”
a
2. Województwem Opolskim, reprezentowanym przez:
Xxxxxxxx Xxxx- Marszałka Województwa Opolskiego
zwanym dalej „Administratorem”,
ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx
łącznie zwani dalej Stronami lub oddzielnie Stroną.
§ 1.
DEFINICJE
Dla potrzeb niniejszej umowy, Administrator i Przetwarzający ustalają następujące znaczenie niżej wymienionych pojęć:
1. Administrator – administrator, w rozumieniu art. 4 pkt. 7 RODO;
2. Xxxx Xxxxxxx – dane osobowe powierzone do przetwarzania w ramach Umowy;
3. IOD – inspektor ochrony danych, w rozumieniu art. 37-39 RODO;
4. Przetwarzanie Danych Osobowych – wszelkie operacje lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych lub zestawach Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie w rozumieniu art. 4 pkt 2) RODO;
5. Podmiot przetwarzający – podmiot przetwarzający, w rozumieniu art. 4 pkt. 8 RODO
6. Zbiór Danych - uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie;
7. Umowa – niniejsza umowa;
8. Umowa Główna (źródłowa) – umowa nr ;
9. RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1);
§ 2.
OŚWIADCZENIA STRON
Strony oświadczają, co następuje:
1. Niniejsza Umowa została zawarta w celu wykonania obowiązków,
o których mowa w art. 28 RODO w związku z zawarciem Umowy Głównej.
2. Administrator oświadcza, iż jest administratorem Danych Osobowych w rozumieniu art. 4 pkt
7) RODO, określonych w przedmiocie Umowy Głównej.
3. Przetwarzający oświadcza, iż dysponuje środkami, doświadczeniem, wiedzą
i wykwalifikowanym personelem, co umożliwia mu prawidłowe wykonanie niniejszej Umowy, w tym zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych
i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO.
4. Przetwarzający oświadcza, że jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8) RODO w ramach Umowy, co oznacza że będzie przetwarzał Xxxx Xxxxxxx w imieniu Administratora.
§ 3.
PRZEDMIOT I CZAS TRWANIA PRZETWARZANIA
1. Administrator powierza Przetwarzającemu do przetwarzania Dane Osobowe objęte Zbiorem Danych, a Przetwarzający zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnego z prawem i niniejszą Umową.
2. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy Głównej oraz wykonania wszystkich zobowiązań wynikających z Umowy.
§ 4.
CEL I PODSTAWOWE ZASADY PRZETWARZANIA
1. Przetwarzający może przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie w zakresie przewidzianym w
Umowie, w celu realizacji przedmiotu umowy określonego w § 1 Umowy Głównej.
2. Przetwarzanie danych osobowych przez PWPW S.A. w ramach niniejszej umowy będzie dotyczyło w szczególności poniższych kategorii osób: kierowców pojazdów ubiegających się o zaświadczenie ADR.
3. Zakres przetwarzanych przez Przetwarzającego Danych Osobowych na podstawie niniejszej Umowy obejmuje następujące rodzaje Danych Osobowych:
1. nazwisko i imię,
2. PESEL ,
3. data urodzenia,
4. miejsce urodzenia,
5. obywatelstwo,
6. nr, seria rodzaj dokumentu tożsamości,
7. zdjęcie i podpis,
8. seria i numer zaświadczenia,
9. organ wydający zaświadczenie,
10. termin ważności zaświadczenia,
11. klasę (klasy) lub numer (numery) UN wg ADR,
12. identyfikator płatności,
4. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania Danych Osobowych przez cały okres trwania umowy w sposób stały. Przetwarzający będzie w szczególności wykonywał następujące operacje dotyczące powierzonych Danych Osobowych1. Dane Osobowe będą przez Przetwarzającego przetwarzane w formie elektronicznej w systemach informatycznych oraz w formie papierowej.
5. Administrator oświadcza, że w jego placówce jest wyznaczona osoba pełniąca role Inspektora Danych Osobowych (IOD) w rozumieniu RODO, tj. , służbowy adres poczty elektronicznej xxx@xxxxxxxx.xx w przypadku zmiany IOD, Administrator niezwłocznie zawiadomi o tym Przetwarzającego wskazując opisane powyżej dane pełniącego funkcję IOD.
6. Przetwarzający oświadcza, że w jego placówce jest wyznaczona osoba pełniąca rolę Inspektora Danych Osobowych (IOD) w rozumieniu RODO, tj. Xxxx Xxxxxxxx, służbowy adres poczty elektronicznej Xxx@xxxx.xx, W przypadku zmiany IOD, Przetwarzający niezwłocznie zawiadomi o tym Administratora wskazując opisane powyżej dane pełniącego funkcję IOD.
7. Przy przetwarzaniu Danych Osobowych, Przetwarzający powinien przestrzegać zasad
wskazanych w niniejszej Umowie oraz w RODO.
8. Strony zobowiązują się do ścisłej współpracy podczas realizacji Umowy, w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych.
§ 5.
SZCZEGÓŁOWE ZASADY POWIERZENIA PRZETWARZANIA
1. Przed rozpoczęciem Przetwarzania danych osobowych Przetwarzający musi podjąć środki zabezpieczające Dane Osobowe, a w szczególności:
1 Operacje wykonywane na danych osobowych przez Przetwarzającego mogą obejmować:
- zbieranie,
- utrwalanie,
- organizowanie,
- porządkowanie,
- przechowywanie,
- adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie,
- przeglądanie,
- wykorzystywanie,
- ujawnianie poprzez przesłanie,
- rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie,
- dopasowywanie lub łączenie,
- ograniczanie,
- usuwanie lub niszczenie,
a. uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres,
kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych
o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych Danych Osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.
b. zapewnić by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Przetwarzającego, która ma dostęp do Danych Osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Administratora; niniejszym Administrator upoważnia Przetwarzającego do udzielenia ww. poleceń;
c. prowadzić ewidencję osób upoważnionych do Przetwarzania Danych Osobowych
przetwarzanych w związku z wykonywaniem Umowy Głównej.
2. Przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy Danych Osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, w tym także po rozwiązaniu Umowy, oraz zobowiązuje się zapewnić, aby osoby mające dostęp do Przetwarzania Danych Osobowych zachowały je oraz sposoby ich zabezpieczeń w tajemnicy, w tym także po rozwiązaniu Umowy lub ustaniu zatrudnienia u Przetwarzającego. W tym celu Przetwarzający dopuści do przetwarzania danych tylko osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych powierzonych oraz podpisały zobowiązanie do zachowania w tajemnicy Danych Osobowych oraz sposobów
ich zabezpieczenia.
3. Przetwarzający nie będzie kopiować, przekazywać, wykorzystywać, ujawniać, powielać
Danych Osobowych uzyskanych od Administratora lub w jakikolwiek sposób
ich rozpowszechniać, z wyjątkiem sytuacji, gdy wykorzystanie tych danych następuje w celu wykonania Umowy lub Umowy Głównej.
§ 6.
DALSZE OBOWIĄZKI PRZETWARZAJĄCEGO
1. Przetwarzający zobowiązuje się pomagać, Administratorowi
w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO. W szczególności, Przetwarzający zobowiązuje się przekazywać Administratorowi informacje oraz wykonywać jego polecenia dotyczące stosowanych środków zabezpieczania Danych Osobowych oraz przypadków naruszenia ochrony Danych Osobowych. Przetwarzający w szczególności ma obowiązek:
a. przekazania Administratorowi informacji na adres e-mail: xxx@xxxxxxxx.xx dotyczących naruszenia ochrony danych osobowych w ciągu 32 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych;
b. przygotowania w ciągu 32 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych informacji wymaganych w zgłoszeniu naruszenia ochrony danych do organu nadzorczego, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO;
c. prowadzenia rejestru naruszeń ochrony danych, w którym dokumentowane
są wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia
ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze;
d. udzielić pomocy Administratorowi w przeprowadzeniu wstępnej analizy ryzyka naruszenia praw i wolności podmiotów danych podania wszystkich informacji niezbędnych do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o których mowa w art. 34 ust. 2 RODO w ciągu 32 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych;
e. dokonanie analizy, czy zachodzi obowiązek przeprowadzenia oceny skutków
planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych,
f. udzielania Administratorowi informacji potrzebnych do przeprowadzenia sporządzenia oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 35 RODO;
g. udzielania Administratorowi informacji potrzebnych do konsultacji z organem nadzorczym w zakresie oceny skutków dla ochrony danych, o których mowa w art. 35 oraz art. 36 RODO;
2. Przetwarzający zobowiązuje się w miarę możliwości pomagać Administratorowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w art. 15-22 RODO.
3. Przetwarzający zobowiązuje się udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków przez Administratora oraz Przetwarzającego, o których mowa w art. 28 RODO.
4. Przetwarzający zobowiązany jest do stosowania się do ewentualnych wskazówek lub zaleceń, wydanych przez organ nadzoru lub unijny organ doradczy zajmujący się ochroną danych osobowych, dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie stosowania RODO.
5. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora
o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym
Przetwarzania Danych Osobowych przez Przetwarzającego, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym Przetwarzania Danych Osobowych, skierowanej do Przetwarzającego, a także o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących Przetwarzania Danych Osobowych przez Przetwarzającego, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy.
§ 7.
Kontrola przetwarzania danych osobowych
1. Administrator jest uprawniony do weryfikacji przestrzegania zasad przetwarzania Danych Osobowych wynikających z RODO oraz Umowy przez Przetwarzającego, poprzez prawo żądania udzielenia wszelkich informacji dotyczących powierzonych Danych Osobowych.
2. Administrator ma także prawo przeprowadzania audytów lub inspekcji (dalej zwanych Audytami) Przetwarzającego w zakresie zgodności operacji przetwarzania z prawem i z Umową. Audyty , o których mowa w zdaniu poprzedzającym, mogą być przeprowadzane przez audytorów zewnętrznych upoważnionych przez Administratora. Audytor zewnętrzny nie może być podmiotem prowadzącym działalność konkurencyjną wobec PWPW. W przypadku wyboru takiego Audytora, PWPW ma prawo do odmowy przeprowadzenia Audytu do czasu wskazania innego Audytora, nienaruszającego warunku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym.
3. Administrator ma obowiązek poinformowania Przetwarzającego o planowanym Audycie na 10 dni przed rozpoczęciem audytu. Audyt nie może trwać dłużej niż jeden tydzień od jego rozpoczęcia.
4. Przetwarzający zapewnia Administratorowi oraz pracownikom upoważnionym do Audytu przez Administratora lub audytorowi zewnętrznemu upoważnionemu do Audytu przez Administratora warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia Audytu. Osoby prowadzące Audyt w imieniu Administratora są zobowiązane do przestrzegania regulacji ruchu osobowego obowiązujących w siedzibie Przetwarzającego lub miejscu, w którym będzie odbywać się audyt.
5. PWPW S.A. ma prawo do odmowy udzielenia pisemnej informacji lub wyjaśnień oraz udzielenia dostępu do miejsc przetwarzania danych osobowych w zakresie, w którym Xxxxx mógłby zagrażać ujawnieniu innych danych osobowych, aniżeli przetwarzanych przez PWPW
S.A. na mocy Umowy. W takim przypadku PWPW S.A zobowiązana jest uzasadnić swoje
stanowisko.
6. Po zakończeniu Audytu pracownik upoważniony do Audytu przez Administratora lub audytor zewnętrzny upoważniony do audytu przez Administratora przedstawia wynik Audytu w formie protokołu. Przetwarzający ma prawo wniesienia w ciągu 7 dni zastrzeżeń do ww. protokołu.
7. Przetwarzający zobowiązany jest na żądanie Administratora danych do przekazania mu wszelkich informacji dotyczących zakresu, wyników oraz działań podjętych przez uprawniony organ w wyniku przeprowadzonej kontroli.
§ 8.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ STRON
1. Przetwarzający odpowiada za szkody, jakie z jego winy, powstaną u Administratora lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z niniejszą umową Przetwarzania przez Przetwarzającego Danych Osobowych.
2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Przetwarzającego Umowy, Przetwarzający zobowiązuje się do zapłaty odszkodowania na zasadach określonych w Umowie Głównej oraz zasadach opisanych w RODO, a w szczególności art. 82
RODO.
§ 9.
ZAKOŃCZENIE POWIERZENIA PRZETWARZANIA
1. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Przetwarzający zależnie od decyzji Administratora usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie niezwłocznie, nie później niż w ciągu 60 dni od zakończenia świadczenia usług, o których mowa w Umowie Głównej.
2. Przetwarzający potwierdzi usunięcie lub zwrot Danych Osobowych oraz ich kopii pisemnym protokołem podpisanym przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Przetwarzającego.
§ 10.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023r.
2. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. W sprawach nie uregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, przepisy RODO oraz inne przepisy o ochronie danych osobowych.
4. Spory związane z wykonywaniem Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby
Strony dochodzącej roszczeń przed Sądem (powodem).
5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym
dla każdej ze Stron.
Przetwarzający Administrator