Umowa

Umowa

zawarta w dniu ……… r. w Warszawie,

w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego

zwana dalej „Umową”,

pomiędzy:

Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji z siedzibą w Warszawie (02-305), Al. Xxxxxxxxxxxxx 000x, posiadającą NIP 000-00-00-000 oraz REGON: 010393032, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla x.xx. Warszawy XII, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 000024777,

reprezentowaną przez: …………………………

zwaną dalej „Zamawiającym”,

a

……………………………..

zwaną dalej „Wykonawcą”,

zwanymi dalej także z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami”,

o następującej treści:

§ 1

Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wydarzenia o nazwie Bieg Erasmusa – rywalizacja zdalna sztafet w całej Polsce w dniach 8 – 12 kwietnia 2024 r. na warunkach określonych w opisie przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „OPZ”) stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz niniejszej Umowie, w tym w szczególności:

1. Organizacja biegu, czyli bezpłatnej, zdalnej rywalizacji drużyn sztafetowych (4 osobowych), biegnących w wybranych przez siebie lokalizacjach w dniach 8 - 12 kwietnia 2024 r.

2. Przygotowanie rejestracji i zrekrutowanie minimum 150 drużyn do 31 marca 2024 r.

3. Zakup 10 zestawów sprzętu sportowego i wysyłka do szkół, które zostaną wybrane w konkursie nagrywanych relacji jako najlepsza relacja promująca bieg, jeden zestaw o wartości 500,00zł

4. Zakup 430 medali, wysyłka do uczestników, którzy zarejestrują się jako pierwsi. Oprócz medali do wysyłki dodane będą koszulki dla 200 osób, które zarejestrują się jako pierwsze, pakiet zostanie dostarczony do zawodników przez Zamawiającego

5. Przygotowanie infopacka i instrukcji zapisywania trasy biegu oraz wysyłka tych materiałów do uczestników.

6. Przygotowanie listy wszystkich uczestników Biegu,

7. Przedstawienie Zamawiającemu listy drużyn w kolejności od najlepszego do najsłabszego wyniku (od najdłuższej trasy pokonanej w godzinę, do najkrótszego dystansu),

8. Zakup, spakowanie i wysyłka kart upominkowych dla zwycięskich drużyn w każdej kategorii i 10 nauczycieli, którzy zarejestrują największą liczbę drużyn

9. Zapewnienie polisy ubezpieczeniową OC i NNW na minimum 50 000 zł od osoby dla wszystkich uczestników Biegu Erasmusa w dniach 8-12 kwietnia 2024 r.,

10. promocję wydarzenia na 4 największych portalach dla biegaczy.

11. promocję wydarzenia na portalu Librus.

(zwane dalej także łącznie: „przedmiotem Umowy”).

§ 2

Sposób realizacji przedmiotu zamówienia

1. Wykonawca zapewni i przedstawi Zamawiającemu skan polisy ubezpieczeniowej OC i NNW na minimum 50 000 zł od osoby dla wszystkich uczestników Biegu Erasmusa w dniu 8 -12 kwietnia 2024 r. nie później niż na 10 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia wydarzenia. W przypadku uchybienia przedmiotowego terminu FRSE uprawniona będzie do wykupienia ww. polisy OC i NNW we własnym zakresie na koszt i ryzyko Wykonawcy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy z należytą starannością, wynikającą z profesjonalnego charakteru prowadzonej przez niego działalności, a w szczególności zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy zgodnie z OPZ oraz zaleceniami Zamawiającego przekazywanymi w toku realizacji Umowy. Wykonawca oświadcza ponadto, że posiada niezbędną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie, a także zaplecze majątkowe i osobowe konieczne do prawidłowego wykonania Umowy.

3. Wszelkie wysyłane, przez Wykonawcę, materiały do uczestników powinny być odpowiednio zabezpieczone przed uszkodzeniem lub jakimkolwiek innym uszczerbkiem powodującym obniżenie wartości przysłanych produktów. Za wszelkie szkody powstałe na materiałach wysyłanych do uczestników, do momentu dostarczenia produktów do Uczestników, odpowiada Wykonawca.

4. Wykonawca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego powierzyć wykonania Umowy osobom trzecim. W razie powierzenia wykonania Umowy osobom trzecim Wykonawca zobowiązany jest do zastrzeżenia w umowie z tymi osobami obowiązku solidarnej odpowiedzialności za zakres czynności powierzonych przez Wykonawcę. Za działania osób trzecich Wykonawca odpowiada jak za działania własne.

5. Przetwarzanie danych osobowych, w szczególności określonych w § 1 ust. 1 lit. a, c, d, e, f, g, i, odbywać się będzie na warunkach określonych w odrębnej umowie.

§ 3

Zasady współpracy

1. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy, niezbędnej do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy. Każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia drugiej Strony o zaistnieniu okoliczności mogących spowodować niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy.

2. Wykonanie Umowy zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3, podpisanym przez Strony. W wypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wad w wykonaniu Umowy zostaną one odnotowane w protokole, a jeżeli Wykonawca nie zgodzi się z dokonaną adnotacją w protokole, stanowisko Wykonawcy również zostanie odnotowane w protokole lub w odrębnym wyjaśnieniu złożonym przez Wykonawcę w terminie nie dłuższym niż trzy dni od zgłoszenia wad przez Zamawiającego.

3. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonaniem Umowy.

4. Powyższy obowiązek nie dotyczy informacji, które:

1. zostały ogłoszone publicznie, w sposób niestanowiący naruszenia Umowy,

2. są znane Stronom z innych źródeł, bez obowiązku utrzymywania ich w tajemnicy,

3. mogą zostać ogłoszone publicznie na podstawie wyrażonej na to pisemnej zgody drugiej Strony.

§ 4

Termin i miejsce realizacji przedmiotu Umowy

1. Wykonawca zobowiązany jest zorganizować Bieg Erasmusa, o którym mowa w § 1 na terenie całej Polski, w dniu 8-12 kwietnia 2024 r. od godziny 6:00 do 24:00.

2. Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do przygotowania podsumowania całego wydarzenia przez Wykonawcę najpóźniej do dnia 22 kwietnia 2024 r

§ 5

Warunki płatności

1. Wartość Umowy nie może przekroczyć kwoty …….. (słownie: ……….) złotych netto wraz z należnym podatkiem od towarów i usług tj. kwoty …………..zł brutto (słownie: …………).

2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej obejmuje wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytego wykonania przedmiotu Umowy, wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz zależnych praw autorskich do Utworów stworzonych w wykonaniu lub w związku z wykonaniem Umowy, zgodnie z treścią § 9 Umowy.

3. Strony Umowy uzgadniają, że w czasie realizacji Umowy stosowane będą jednostkowe ceny brutto wyszczególnione w formularzu oferty Wykonawcy z dnia ………..., stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy,

4. Zamawiający dokona wpłaty za wykonanie przedmiotu Umowy na wskazany rachunek bankowy w terminie 31 dni po dostarczeniu Zamawiającemu prawidłowej faktury VAT, wystawionej na podstawie podpisanego przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego, jak określono w § 3 ust. 2.

5. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

6. W przypadku nieterminowej zapłaty faktury, Wykonawca uprawniony jest do naliczenia odsetek ustawowych.

§ 6

Kary umowne

1. Za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminów określonych w OPZ Zamawiający ma prawo nałożyć karę umowną w wysokości 0,5% wartości Umowy określonej w § 5 ust. 1 Umowy.

2. Za niewykonanie któregokolwiek z postanowień zawartych w OPZ Zamawiający ma prawo nałożyć karę umowną w wysokości 10 % wartości Umowy określonej w § 5 ust. 1 Umowy. W przypadku wielości naruszeń, Zamawiający uprawniony jest do wielokrotnego naliczenia kary umownej której wysokość nie może przekroczyć 30% wartości Umowy.

3. Zgodnie z § 2 ust. 3 za każdy dostarczony niepełnowartościowy materiał Zamawiający ma prawo nałożyć karę umowną w wysokości 1% wartości brutto przedmiotowej wysyłki.

4. W przypadku nie zrekrutowania przez Wykonawcę 200 drużyn do Biegu, Zamawiający ma prawo proporcjonalnie obniżyć wartość wynagrodzenia, lecz nie więcej niż o 10%.

5. Na zasadach ogólnych Strony mogą dochodzić odszkodowania przewyższającego wartość kar umownych.

§ 7

Osoby do kontaktu

1. Osoby upoważnione do kontaktów ze strony Wykonawcy, w tym do uzgodnień merytorycznych z Zamawiającym:

1. …………..

oraz do zatwierdzenia protokołu zdawczo-odbiorczego:

2. ……………………..

2. Osoby upoważnione do kontaktów ze strony Zamawiającego, w tym do uzgodnień merytorycznych z Wykonawcą oraz do zatwierdzenia protokołu zdawczo-odbiorczego:

1. ………………… lub

2. ………………………….

§ 8. Podwykonawstwo (jeżeli dotyczy)

1. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za prace, które wykonuje przy pomocy podwykonawców.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty podwykonawcom wynagrodzenia na podstawie łączącego ich stosunku prawnego.

§ 9. Przekazanie praw autorskich

1. Wykonawca oświadcza, iż:

1. Przysługują mu autorskie prawa majątkowe do przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1, tj.

   1. materiałów opracowanych przez Wykonawcę w związku z realizacją przedmiotu Umowy,

- w zakresie w jakim stanowią one utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1231, z późniejszymi zmianami, dalej „Ustawa”), zwanych dalej łącznie „Utworami” lub „Utworem”, za wyjątkiem praw do Materiałów wyjściowych, których pozyskanie leży po stronie Zamawiającego;

2. Autorskie prawa majątkowe do Utworu nie są w żaden sposób ograniczone ani obciążone na rzecz osób trzecich;

3. Przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych nie narusza jakichkolwiek praw osób trzecich.

2. Wykonawca przenosi na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do Utworu w zakresie wszystkich znanych w chwili zawarcia Umowy pól eksploatacji, a w szczególności na następujących polach eksploatacji:

1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania Utworu: wytwarzanie nieograniczonej liczby egzemplarzy techniką zapisu magnetycznego, techniką cyfrową, na dowolnych nośnikach, w tym taśmach, nośnikach cyfrowych, magnetycznych, kościach pamięci, niezależnie, czy nośnik wykorzystywany jest w urządzeniu stacjonarnym czy przenośnym, a także poprzez wprowadzanie do pamięci ROM lub innego rodzaju pamięci trwałej komputera i do pamięci nietrwałej RAM oraz do serwerów sieci komputerowych i telekomunikacyjnych, także ogólnie dostępnych w rodzaju Internet i GSM, UMTS, LTE, umożliwiających w szczególności eksploatację wizytówek graficznych oraz Ceremonii samodzielnie bądź przy wykorzystaniu innego urządzenia, na potrzeby emisji i wyświetlania, oraz przepisywanie dokonanych utrwaleń na inną technikę/system/rodzaj zapisu dla celów;

2. w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których Utwór utrwalono: wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem oryginału albo egzemplarzy,

3. w zakresie rozpowszechniania Utworu w sposób inny niż określony w pkt. 2) powyżej: publiczne wykonywanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie Utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym.

3. Z chwilą przyjęcia Utworu Zamawiający nabywa prawo własności egzemplarza Utworu oraz nośników, na których Utwór został utrwalony.

4. Przeniesienie autorskich praw majątkowych na wszystkich wskazanych w Umowie polach eksploatacji, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, następuje z chwilą przyjęcia Utworu w ramach wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1.

5. Strony zgodnie oświadczają, że wynagrodzenie wskazane w ust. 4 wyczerpuje w całości należności przysługujące Wykonawcy w związku z zawarciem Umowy; w szczególności wynagrodzenie obejmuje też zapłatę z tytułu korzystania z Utworu na wszystkich wskazanych w Umowie polach eksploatacji, jak również z tytułu przeniesienia prawa własności egzemplarza Utworu oraz nośników, na których Utwór został utrwalony oraz za udzielenie zgody na wykonywanie przez Zamawiającego praw zależnych.

6. Wykonawca niniejszym wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego wszelkich zmian, aktualizacji i uzupełnień Utworu.

7. Wykonawca zezwala Zamawiającemu na wykonywanie zależnych praw autorskich do opracowań Utworu oraz przenosi na Zamawiającego wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich.

8. Jeżeli Utwór ma usterki, Zamawiający może wyznaczyć Wykonawcy odpowiedni termin do ich usunięcia, a po jego bezskutecznym upływie może od Umowy odstąpić lub żądać odpowiedniego obniżenia umówionego wynagrodzenia, chyba że usterki są wynikiem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności.

9. Jeżeli Utwór ma wady prawne, Zamawiający może od Umowy odstąpić i żądać naprawienia poniesionej szkody na zasadach ogólnych.

10. Zamawiający nie jest zobowiązany do każdorazowego oznaczania autorstwa egzemplarza Utworu.

§ 10. Siła Wyższa

1. Niewykonanie w całości lub części zobowiązań Stron wynikających z Umowy nie może być wykorzystane wobec drugiej Strony do dochodzenia roszczeń, jeśli przyczyną niewykonania jest siła wyższa.

2. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenia niemożliwe do przewidzenia w chwili zawierania Umowy, na które Strony nie mają wpływu i są przez Strony niemożliwe do zapobieżenia, a w szczególności: klęski żywiołowe, wojny, mobilizacja, zamknięcie granic, akty prawne organów władzy lub administracji publicznej uniemożliwiającej wykonanie Umowy w całości lub części.

3. W celu uniknięcia wątpliwości, za siłę wyższą Strony nie uznają ewentualnych trudności leżących po stronie dostawców usług Wykonawcy, który jak podmiot profesjonalny odpowiada za prawidłowe zabezpieczenie procesu wykonania przedmiotu Umowy, w tym zapewnienie alternatywnych źródeł dostawy usług.

§ 11

Rozwiązanie stosunku umownego

1. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia Xxxxx ze skutkiem natychmiastowym w następujących sytuacjach:

1. jeżeli Wykonawca w terminach określonych w OPZ bez uzasadnionych przyczyn nie rozpoczął realizacji przedmiotu Umowy lub zaprzestał jej realizacji a przerwa w wykonaniu Umowy wynosi co najmniej 10 dni, lub

2. jeżeli Wykonawca będzie wykonywał przedmiot Umowy w sposób niezgodny
   z Umową, OPZ oraz wytycznymi Zamawiającego i nie zmieni sposobu jego wykonywania pomimo wezwania Zamawiającego w terminie określonym w wezwaniu nie krótszym niż 5 dni, lub

3. naruszenia określonych w odrębnej umowie zasad przetwarzania danych osobowych,

4. zaistnieją okoliczności powodujące zagrożenie prawidłowego przeprowadzenia wydarzenia, w szczególności braki w reprezentacji Wykonawcy, brak kontaktu ze strony Wykonawcy czy zajęcie części jego majątku skutkujące ograniczeniem możliwości realizacji Umowy.

2. Wykonawcy przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy, w formie pisemnej, w trybie natychmiastowym w przypadku braku możliwości wykonania całego przedmiotu Umowy z przyczyn leżących po Stronie Zamawiającego, przez co rozumieć należy zaniechanie przekazywania Wykonawcy informacji obiektywnie niezbędnych do wykonywania Umowy przez Wykonawcę oraz uporczywy brak wypełniania obowiązków Zamawiającego określonych w Umowie. Wykonawca uprawniony jest do skorzystania z uprawnienia określonego w zdaniu poprzedzającym dopiero po uprzednim wezwaniu Zamawiającego do należytego wykonania Umowy i upływie terminu wskazanego w wezwaniu, który będzie nie krótszy niż 7 dni.

3. Oświadczenie o wypowiedzeniu uważa się za doręczone, jeżeli złożone zostało osobiście w siedzibie drugiej Strony za pokwitowaniem lub doręczone listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

§ 12

Postanowienia końcowe

1. W przypadku gdy w Umowie zastrzeżono, że dla wywołania określonych skutków wymagane jest uprzednie wezwanie drugiej strony, przekazanie informacji lub uzyskanie zgody, za wystarczające dla zachowania formy pisemnej Strony przyjmują skierowanie wiadomości na adres e-mail wskazany przez stronę w §7 Umowy.

2. W sprawach nie unormowanych Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

3. Zmiany postanowień Umowy wymagają zawarcia aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Wszelkie spory, wynikające z Umowy, będą rozstrzygane przez strony polubownie, a przypadku niemożności porozumienia w terminie 30 dni, przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

6. Poniższe załączniki stanowią integralną część Umowy:

1. Załącznik nr 1: opis przedmiotu zamówienia,

2. Załącznik nr 2: formularz ofertowy,

3. Załącznik nr 3: protokół zdawczo-odbiorczy.

ZAMAWIAJĄCY
WYKONAWCA