UMOWA nr …………….
UMOWA nr …………….
zawarta w dniu 2020 r. pomiędzy:
Narodowym Instytutem Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego z siedzibą w Warszawie, al. Xxxx Xxxxx XX 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 7010780575, REGON: 368854582, reprezentowanym przez Zastępcę Dyrektora Narodowego Instytutu Wolności -
Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego - Xxxxxx Xxxxxxxx zwanym w treści umowy „Zamawiającym”
a
……………………………z siedzibą………………………., zarejestrowana w
……………………………… NIP …………… REGON ,
reprezentowaną przez:
zwaną w treści niniejszej umowy „Wykonawcą”.
§ 1. ZOBOWIĄZANIA I OŚWIADCZENIA STRON
1. Przedmiotem niniejszej umowy (dalej również jako „Umowa”) jest kompleksowa organizacja II Forum Wolontariatu w dniu 14 grudnia 2020 r., zwanego dalej
„wydarzeniem”, zgodnie z ofertą z dnia 2020 r., stanowiącą załącznik nr 2 do
niniejszej umowy i będącą jej integralną częścią.
2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania przedmiotu niniejszej umowy z zachowaniem należytej staranności, zabezpieczając wysoki poziom jakości świadczonych usług.
3. Do obowiązków Wykonawcy należy w szczególności:
1) zaproszenie oraz rejestracja uczestników wydarzenia,
2) stworzenie strony internetowej dedykowanej wydarzeniu,
3) wynajęcie i aranżacja studia nagrań,
4) usługa streamingu/transmisji online za pośrednictwem platformy do transmisji online, w sposób zgodny ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia z dnia ………………
2020 r., stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy i będącym jej integralną częścią.
4. Wszystkie koszty niezbędne do przygotowania i wykonania przedmiotu niniejszej umowy ponosi Wykonawca.
5. Wykonawca jest zobowiązany w każdym czasie do udzielenia Zamawiającemu informacji co do sposobu realizacji niniejszej umowy oraz stanu zaawansowania prac.
§ 2.TERMIN ORAZ MIEJSCE REALIZACJI
1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu Umowy w dniu 14 grudnia 2020 roku, zgodnie z harmonogramem wydarzenia opisanym w opisie przedmiotu zamówienia, o którym mowa w § 1 ust. 3 Umowy.
§ 3. PŁATNOŚĆ
1. Cena brutto za maksymalny zakres przedmiotu zamówienia zostanie wyliczona na podstawie jednostkowych cen brutto podanych w ofercie Wykonawcy z dnia 2020 r., stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej umowy, przy czym
maksymalne wynagrodzenie z tytułu niniejszej umowy nie przekroczy
…………………………… zł (słownie:).
2. W przypadku wystąpienia nadzwyczajnych okoliczności, powodujących konieczność poniesienia dodatkowych kosztów w związku z organizacją wydarzenia, których nie sposób było przewidzieć wcześniej, wartość niniejszej umowy może wzrosnąć o 20% kwoty brutto, pod warunkiem, że łączna wartość zamówienia nie przekroczy zł brutto. Dodatkowe
koszty mogą zostać poniesione wyłącznie po wyrażeniu na nie zgody przez Zamawiającego na piśmie, w przeciwnym wypadku Xxxxxxxxxxx nie będzie mógł zostać nimi obciążony.
3. Zapłata wynagrodzenia za wykonanie Umowy nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT wraz z załączoną specyfikacją, do 31 grudnia 2020 r., na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze. Wykonawca zapewnia, że rachunek wskazany na fakturze będzie zgodny z tzw. „białą listą podatników VAT”, czyli wykazem, o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.).
4. Podstawę do wystawienia faktury stanowi podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę protokół odbioru zamówienia, potwierdzający jego wykonanie, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy.
5. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć fakturę nie później niż do dnia 17 grudnia 2020 r.
6. Za dzień dokonania zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
7. Zamawiający nie udziela zaliczek na poczet wykonania usługi.
8. Zleceniodawca oświadcza, że wyraża zgodę na otrzymanie faktury drogą elektroniczną na adres xxxxxxxx@xxx.xxx.xx.
§ 4. PRAWO DO ODSTĄPIENIA I ZMIANY UMOWY W ZWIĄZKU ZE STANEM EPIDEMII
1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia jej podpisania bez podania przyczyny.
2. Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy także po terminie wynikającym z ust. 1, w sytuacji, w której będzie zmuszony do rezygnacji z organizacji wydarzenia z uwagi na obostrzenia związane z rozprzestrzenianiem się epidemii wirusa SARS-CoV-2, w tym w przypadku wprowadzenia zakazu zgromadzeń lub innych obostrzeń uniemożliwiających lub utrudniających organizację wydarzenia, czy też wpływających na poziom bezpieczeństwa uczestników wydarzenia.
3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2 Wykonawcy przysługują wyłącznie roszczenia o zwrot udokumentowanych i uzasadnionych kosztów działań zrealizowanych na poczet wykonania usług określonych w Umowie poniesionych do momentu odstąpienia, nie wyższe jednak niż 5% kwoty maksymalnej wskazanej w §3 ust. 1. Wykonawca jest w takim przypadku zobowiązany dołożyć należytych starań aby zredukować ewentualne
koszty do zwrotu do minimum (zabezpieczyć możliwość wycofania się w tym czasie z rezerwacji, zwrotu zaliczek itd.).
4. Zamawiający może odstąpić od Umowy lub od jej części z winy Wykonawcy, bez obowiązku zwrotu kosztów poniesionych przez Wykonawcę na realizację Umowy, w szczególności w przypadku gdy:
1) kontakt z Wykonawcą okaże się utrudniony (brak odpowiedzi na wiadomość e-mail w ciągu dwóch dni roboczych lub brak kontaktu telefonicznego z Wykonawcą w godzinach pracy Zamawiającego);
2) po zawarciu Umowy okaże się, że Wykonawca nie jest w stanie wykonać całej Umowy lub jej części lub zamierza wykonać ją na poziomie odbiegającym od określonego w ofercie oraz w zawartej Umowie, w szczególności nie jest w stanie uwzględnić uwag Zamawiającego dotyczących sposobu realizacji Umowy;
3) Wykonawca realizuje Umowę w sposób sprzeczny z jej postanowieniami oraz wytycznymi udzielonymi przez Zamawiającego, pomimo uprzedniego pisemnego wezwania go do zmiany sposobu wykonywania Umowy na piśmie;
4) Wykonawca stanie się niewypłacalny, zostanie postawiony w stan likwidacji lub złożony zostanie w stosunku do niego wniosek o wszczęcie postępowania upadłościowego;
5) wystąpią inne przesłanki, z których będzie wynikało, że Umowa nie zostanie zrealizowana lub nie zostanie zrealizowana prawidłowo
-niezwłocznie po zaistnieniu zdarzeń uzasadniających decyzję o odstąpieniu.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, o ile Zamawiający nie podejmie decyzji o odstąpieniu od Umowy i tym samym rezygnacji z organizacji wydarzenia, Zamawiający może ustalić inny sposób postępowania adekwatny do zaistniałych okoliczności, taki jak:
1) zmiana terminu realizacji Umowy;
2) zmiana sposobu realizacji Umowy;
3) zmiana zakresu usługi, w szczególności poprzez rezygnację z części usług składających się na przedmiot Umowy z odpowiednim zmniejszeniem wynagrodzenia;
4) zmiana miejsca realizacji wydarzenia.
§ 5. KARY UMOWNE
1. Za każdy przypadek naruszenia postanowień Umowy Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie usługi. Prawo do naliczenia kary umownej przysługuje Zamawiającemu z tytułu niewykonania Umowy w sposób zgodny z opisem przedmiotu zamówienia, w szczególności w przypadku:
1) niedotrzymania harmonogramu wydarzenia (pominięcie konkretnych punktów, nieodpowiednia kolejność, nieprzestrzeganie czasu wyznaczonego na poszczególne punkty);
2) wszelkich usterek technicznych.
2. Zamawiający ma prawo do naliczenia kary umownej w wysokości do 30% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3ust. 1 w przypadku odstąpienia od Umowy lub jej części z
przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w szczególności z przyczyn, o których mowa w § 5 ust. 1.
3. Kary umowne przewidziane w Umowie kumulują się, tzn. naliczenie kary umownej w przypadku odstąpienia od Umowy nie pozbawia Zamawiającego roszczenia o zapłatę kar umownych naliczonych z tytułu naruszenia postanowień Umowy do momentu wykonania prawa odstąpienia. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego szkody przewyższającej wysokość kar umownych przewidzianych w Umowie, jest on uprawniony do dochodzenia odszkodowania w wysokości przewyższającej karę umowną do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.
4. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia naliczonych kar umownych z zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy, wynikającego z wystawionej przez niego faktury VAT, na co Wykonawca wyraża zgodę.
5. Żadna ze Stron nie jest jednak odpowiedzialna i zobowiązana do zapłaty kary umownej, w przypadku gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy było wynikiem wystąpienia siły wyższej oraz wynikiem rozwoju epidemii COVID-19.
§ 6. POUFNOŚĆ
1. Z uwagi na fakt, że Zamawiający jest podmiotem publicznym, a przedmiot Umowy jest finansowany ze środków publicznych, treść Umowy lub jej część podlega ujawnieniu w przypadku złożenia wniosku w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1429), z wyjątkiem przypadku zastrzeżenia poufności postanowień Umowy przy powołaniu się na tajemnicę przedsiębiorstwa.
2. Wykonawca zobowiązuje się do nie ujawniania osobom trzecim jakichkolwiek danych i informacji dotyczących Zamawiającego, jakie uzyskał w związku z realizacją Umowy, chyba, że Wykonawca otrzyma od Zamawiającego pisemną zgodę na ich ujawnienie.
3. Obowiązek nie ujawniania danych i informacji dotyczących Zamawiającego uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy wiąże Wykonawcę również po wygaśnięciu jak i po odstąpieniu od Umowy.
4. Ograniczenia określone w ust. 1 nie dotyczą informacji uzyskanych przez Wykonawcę od osób trzecich zgodnie z prawem oraz nienaruszających zobowiązań tych osób do nie ujawniania takich informacji oraz informacji, które są publicznie znane.
5. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), w szczególności podczas wykonywania prac stwarzających możliwość dostępu do danych osobowych - do ich ochrony przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem.
§ 7. PRAWA AUTORSKIE
1. Wykonawca oświadcza, że wszystkie wyniki prac wykonanych w ramach Umowy przez Wykonawcę, mogące stanowić przedmiot praw autorskich, w tym w szczególności: utwory audiowizualne, fotografie, prezentacje, multimedia itp. przygotowane w ramach Umowy będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, w tym w szczególności praw autorskich innych osób.
2. Wykonawca oświadcza, że będą mu przysługiwać majątkowe prawa autorskie w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1231 z późn. zm.) do wyników prac, o których mowa w ust. 1, w pełnym zakresie, bez żadnych ograniczeń lub obciążeń na rzecz osób trzecich, w szczególności praw autorskich innych osób.
3. W ramach wynagrodzenia, określonego w § 3 ust. 1, w dniu odbioru zamówienia Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do utworów powstałych w trakcie oraz w celu realizacji niniejszej Umowy, w tym udziela Zamawiającemu zezwolenia na korzystanie z praw zależnych do tych utworów.
4. Wykonawca wyraża zgodę na wykonywanie przez Zamawiającego, bądź przez inne osoby na jego zlecenie, autorskich praw zależnych i nie będzie żądał z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia. Zamawiający i działające na jego zlecenie osoby trzecie, nabędą uprawnienia do modyfikacji, uzupełniania, wykorzystywania utworów w całości lub dowolnie wybranych fragmentach, bez żadnych ograniczeń.
5. Przeniesienie majątkowych praw autorskich do ww. utworów obejmuje wszystkie znane w chwili zawarcia Umowy pola eksploatacji, a w szczególności:
1) utrwalanie, kopiowanie, wprowadzenie do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych;
2) wystawianie lub publiczną prezentację, w tym podczas warsztatów i konferencji;
3) wykorzystywanie w materiałach wydawniczych, w tym promocyjnych, informacyjnych i szkoleniowych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audio-wizualnych i komputerowych;
4) prawo do korzystania z utworów w całości lub z części oraz ich łączenia z innymi poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, modyfikację, tłumaczenie na różne języki, zmianę barw, okładek, wielkości i treści całości lub ich części;
5) publikację i rozpowszechnianie w całości lub w części za pomocą druku, wizji lub fonii przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną, nadawanie za pośrednictwem satelity, równoległe i integralne nadawanie dzieła przez inną organizację radiową bądź telewizyjną, transmisję komputerową (sieć szerokiego dostępu, Internet) łącznie z utrwalaniem w pamięci RAM oraz zezwalaniem na tworzenie i nadawanie kompilacji.
§ 8. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Wykonawca oświadcza, że wypełni obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) – RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu realizacji niniejszej Umowy oraz które udostępnił Zamawiającemu.
2. Zamawiający oświadcza, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu realizacji niniejszej umowy oraz które udostępnił Wykonawcy.
§ 9. KOMUNIKACJA POMIĘDZY STRONAMI
1. Wykonawca zapewni możliwość kontaktowania się z nim w czasie trwania niniejszej umowy od dnia jej podpisania, zarówno telefonicznie jak i poprzez pocztę elektroniczną, w godzinach pracy Zamawiającego, w szczególności od godziny 9:00 do godziny 17:00 w dniach roboczych.
2. Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za realizację Umowy oraz upoważnioną do podpisania protokołu odbioru jest ..........................................................................., z którą można się skontaktować z użyciem adresu e-mail ........................................ oraz numeru telefonu ........................................................
3. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za realizację Umowy oraz upoważnioną do podpisania protokołu odbioru jest Xxxxxxx Xxxxxxxxxx z którą można się skontaktować z użyciem adresu e-mail:xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx oraz numeru telefonu 22 468 44 17.
4. Wykonawca jest zobowiązany do udzielania Zamawiającemu informacji o stanie zaawansowania prac i ustaleń co do realizacji Umowy na każde żądanie Zamawiającego, nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od dnia skierowania zapytania przez Zamawiającego drogą elektroniczną.
§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Umowa zostaje zawarta z dniem podpisania przez obie Strony.
2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem § 7 ust. 3 niniejszej umowy.
3. W przypadku uznania jakiegokolwiek postanowienia niniejszej umowy za niezgodne z prawem i/lub uznania tego postanowienia za nieważne, Strony zobowiązują się uzgodnić nowe postanowienie, którego znaczenie będzie najbardziej zbliżone do pierwotnej intencji Stron.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
5. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy Strony rozstrzygać będą w sposób polubowny, biorąc pod uwagę zasady słuszności oraz jak najlepsze wywiązanie się z zawartej Umowy. W przypadku braku porozumienia Stron, spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zleceniodawcy.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zleceniodawcy a jeden dla Zleceniobiorcy.
Zamawiający Wykonawca
Załączniki do Umowy:
1. Opis przedmiotu zamówienia
2. Oferta Wykonawcy z dnia r.
3. Wzór protokołu odbioru
Opis przedmiotu zamówienia
Oferta Wykonawcy z dnia …………………
Wzór protokołu odbioru …………………
PROTOKÓŁ ODBIORU sporządzony w dniu ………………
Odbioru prac wykonanych w ramach Umowy nr ………. z dnia polegających na
kompleksowej organizacji II Forum Wolontariatu w trybie online 14 grudnia 2020 roku w Warszawie obejmująca:
1) zaproszenie oraz rejestracja uczestników wydarzenia, stworzenie strony internetowej dedykowanej wydarzeniu,
2) wynajęcie i aranżacja studia nagrań,
3) usługa streamingu/transmisji online za pośrednictwem platformy do transmisji online,
4) pozostałe usługi
zgodnie z ww. Umową oraz opisem przedmiotu zamówienia z dnia ……………………….
dokonali w dniu w imieniu:
1. Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (Zamawiający):
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Kierownik Biura Programu Korpus Solidarności
2 (Wykonawca):
……………………………………………………………………………………………… Uwagi i wnioski osób biorących udział w odbiorze:
usługa została wykonana bez zastrzeżeń
usługa została wykonana z uwagami:
………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………. Ostateczna wartość Umowy wynosi:
………………………………………………………………………………….
Niniejszy protokół stanowi podstawę do wystawienia faktury.
Zamawiający Wykonawca