Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 do Ogłoszenia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

I. Szczegółowe określenie Przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa ogólnopolskiej konferencji kultury we Wrocławiu w dniu 24.04.2017 r. w zakresie:

• rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych,

• świadczenia usług cateringowych,

• obsługi organizacyjnej i finansowej konferencji.

2. Konferencja odbędzie się w siedzibie Narodowego Forum Muzyki we Wrocławiu, xxxx Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx.

3. Ramowy harmonogram konferencji:

09:00 – 10:00 rejestracja gości (kawa)

10:00 – 11:30 pierwsza debata: krótkie wystąpienia 3 prelegentów moderowana dyskusja z sali. 11:30 – 12:00 przerwa kawowa,

12:00 – 13:30 druga debata: krótkie wystąpienia 3 prelegentów, moderowana dyskusja z sali. 13:30 – 15:00 obiad

15:00 – 17:00 trzecia debata: krótkie wystąpienia 3 prelegentów, moderowana dyskusja z sali. 17:00 – 18:00 oficjalne zamknięcie konferencji.

4. Rezerwacja i zakupu miejsc hotelowych

4.1.Usługa ta obejmuje:

4.1.1. wyszukiwanie ofert hoteli,

4.1.2. dokonywanie rezerwacji miejsc hotelowych w promieniu 5 kilometrów od Narodowego Forum Muzyki we Wrocławiu, xxxx Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx,

4.1.3. pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywanie opłat, pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat.

4.2.Zapytanie o rezerwację obejmuje:

4.2.1. terminy pobytu,

4.2.2. liczbę i rodzaj pokoju/pokoi,

4.2.3. wymaganą kategorię obiektu i jego lokalizację, ewentualne dodatkowe, istotne informacje - godzina przyjazdu, alergie pokarmowe, śniadania w cenie noclegu (Zamawiający zastrzega, że śniadanie musi być podane w obiekcie, w którym rezerwowane są pokoje lub miejsca noclegowe), specjalne potrzeby;

4.3.Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu co najmniej 2 wariantów hoteli wraz z warunkami rezerwacji najpóźniej w terminie do 24 godzin od chwili otrzymania zapytania o rezerwację, które zawierać będą:

4.3.1. nazwę hotelu wraz ze wskazaniem kategorii obiektu,

4.3.2. liczbę, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych,

4.3.3. termin pobytu,

4.3.4. całkowitą cenę usługi hotelarskiej,

4.3.5. pozostałe informacje dotyczące usługi hotelarskiej, zgodnie z zapytaniem o rezerwację.

4.4.Zamawiający dokona potwierdzenia rezerwacji (poprzez e-mail), które będzie równoznaczne z zamówieniem usługi hotelarskiej, zgodnie z warunkami rezerwacji.

4.5.Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji uzyskanej od obiektu hotelarskiego (e-mail).

4.6.Wprowadzanie zmian w dokonanych rezerwacjach (w tym możliwość rezygnacji z pobytu) będzie odbywać się zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich obiektów hotelarskich.

4.7.Anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego, które odbędzie się na zasadach określonych w ramach zawieranej rezerwacji, będzie bezkosztowe.

4.8.Zamawiający podaje następujące potrzeby w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych i standardu usług obiektu:

4.8.1. Rezerwacja pokoi jednoosobowych.

4.8.2. Standard miejsc hotelowych min. (***) trzy gwiazdki.

4.8.3. Miejsca hotelowe zlokalizowane w odległości nie większej niż 5 km od Narodowego Forum Muzyki we Wrocławiu. Zamawiający będzie weryfikował odległość za pomocą narzędzia xxxx.xxxxxx.xx (na podstawie najkrótszej trasy wyznaczonej dla samochodu od adresu: Narodowego Forum Muzyki we Wrocławiu, xxxx Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, do danego miejsca hotelowego).

4.8.4. Miejsca hotelowe z bezpłatnym parkingiem na czas pobytu w zależności od zapotrzebowania.

4.8.5. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić co najmniej dwa warianty wyboru hoteli celem zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym (e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać wymogi standardu min. 3-gwiazdkowego określonego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.

4.8.6. Zamawiający zastrzega, że może wskazać preferowane przez siebie hotele. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w proponowanych wariantach danego hotelu wskazanego przez Zamawiającego.

4.8.7. Liczba uczestników korzystających z usług hotelowych:

4.8.7.1 Zamawiający podaje następującą szacunkową skalę potrzeb w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych: 25 pokoi jednoosobowych (wraz ze xxxxxxxxxx) w dniu 23.04.2017 r. (1 noc z 23 na 24.04.2017 r.).

4.8.7.2 Zamawiający zakłada, że liczba osób korzystających z zakwaterowania w ramach konferencji, może ulec zmianie i obejmować do 40% mniej zakwaterowań w stosunku do pierwotnych założeń opisanych w punkcie 4.8.7.1.

4.8.7.3 Ostateczna imienna lista uczestników korzystających z usług hotelowych zostanie podana na 5 dni przed konferencją.

4.8.8. Zapotrzebowanie określone w punkcie 4.8.7.1. jest podstawą wyceny usługi.

4.8.9. Xxxxxxx dla wszystkich gości konferencji powinny być zarezerwowane w nie więcej niż trzech hotelach.

4.8.10. Zamawiający zastrzega, że rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie faktycznie zrealizowanych usług.

5. Świadczenie usług cateringowych

5.1. W ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni:

5.1.1. Serwis kawowy w formie bufetu, uzupełniany na bieżąco, obejmujący: napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (butelkowana woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), min.2 rodzaje ciastek kruchych i/lub wypieków, cukier, cytryna, śmietanka do kawy. Bufet kawowy dostępny będzie w trybie ciągłym w godzinach 9-18.

5.1.2. Obiad serwowany w formie bufetu, uwzględniający potrawy mięsne i wegetariańskie, obejmujący dania ciepłe: min. 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje dania głównego, min. 3 rodzaje dodatków np. ryż, warzywa gotowane, kasza, min. 2 rodzaje sałatki, min. 2 rodzaje deseru np. ciasta, owoce, łącznie dla wszystkich uczestników konferencji. Obiad powinien być

gotowy na 30 minut przed planowaną godziną rozpoczęcia posiłku oraz sprzątnięty do 30 minut po zakończeniu posiłku przez ostatnią osobę.

5.1.3. Stoły (stabilne, odpowiadające swoim wyglądem i rozmiarem miejscu realizacji usługi cateringowej), zastawę (niedopuszczalna jest zastawa jednorazowego użytku), obsługę kelnerską oraz obsługę sprzątania (sukcesywnie w trakcie trwania posiłków).

5.2. Liczba uczestników korzystających z usług cateringowych:

5.2.1. Zamawiający podaje następującą szacunkową skalę potrzeb w zakresie usług cateringowych: 120 osób.

5.2.2. Zamawiający zakłada, że liczba osób wymienionych w punkcie 5.2.1., może ulec zmianie i obejmować do 30% mniej w stosunku do pierwotnych założeń opisanych w punkcie 5.2.1.

5.2.3. Ostateczna liczba osób zostanie podana na 5 dni przed konferencją.

5.2.4. Zapotrzebowanie określone w punkcie 5.2.1. jest podstawą wyceny usługi.

5.2.5. Ostateczna cena usługi cateringowej będzie uzależniona od liczby faktycznie zgłoszonych uczestników konferencji.

6. Obsługa organizacyjna i finansowa konferencji

W ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni w trakcie konferencji:

6.1.Zawieranie Umów cywilnoprawnych i wypłatę honorariów dla prelegentów i moderatorów

6.1.1. Prelegenci i moderatorzy będą liczyć nie więcej niż 15 osób łącznie. Informacja ta stanowi podstawę wyceny usługi zawierania umów i rozliczenia z prelegentami.

6.1.2. Zamawiający przewiduje, że liczebność prelegentów i moderatorów może ulec zmianie i obejmować o 25% mniej osób w stosunku do pierwotnych założeń opisanych w pkt. 6.1.1. Ostateczna imienna lista prelegentów i moderatorów wraz z danymi kontaktowymi zostanie podana na 5 dni przed konferencją.

6.1.3. Zamawiający zastrzega, że rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie faktycznie zrealizowanych usług.

6.1.4. Do zadań Wykonawcy należy pozyskanie danych osobowych niezbędnych do podpisywania umów i składania oświadczeń, podpisanie ze wskazanymi prelegentami i moderatorami umów zawierających oświadczenia o ich zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby organizacji konferencji.

6.1.5. Wykonawca przeniesie bez dodatkowego wynagrodzenia na rzecz Zamawiającego wyłączne, nieograniczone czasowo i terytorialnie majątkowe prawa autorskie do materiałów powstałych w wyniku umów na następujących polach eksploatacji określonych w art. 50 Prawa autorskiego: a) utrwalania materiałów bez żadnych ograniczeń ilościowych, dowolną techniką, w tym drukarską, cyfrową, reprograficzną, elektroniczną, fotograficzną, optyczną, laserową, poprzez zapis magnetyczny, na każdym nośniku, włączając w to także nośniki elektroniczne, optyczne, magnetyczne, dyskietki, CD-ROM, DVD, papier, b) zwielokrotniania materiałów bez żadnych ograniczeń ilościowych, w każdej możliwej technice, w tym drukarskiej, reprograficznej, cyfrowej, elektronicznej, laserowej, fotograficznej, poprzez zapis magnetyczny, optycznej, na każdym nośniku, włączając w to także nośniki elektroniczne, optyczne, magnetyczne, dyskietki, CD-ROM, DVD, papier, w ramach systemu on-line, c) wprowadzenia materiałów do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu, sieci wewnętrznych typu Intranet, bez żadnych ograniczeń ilościowych, jak również przesyłania utworu w ramach ww. sieci, w tym w trybie on-line, d) rozpowszechniania materiałów, w tym wprowadzania ich do obrotu, w szczególności drukiem, w postaci książkowej (w tym również w ramach utworów zbiorowych), w czasopismach, w publikacjach promocyjnych, w ramach produktów elektronicznych, w tym w ramach elektronicznych baz danych, na nośnikach magnetycznych, cyfrowych, optycznych, elektronicznych, również w postaci CD-ROM, dyskietek, DVD, w ramach sieci multimedialnych, w tym sieci wewnętrznych (np. typu Intranet), jak i Internetu, w systemie on-line, poprzez komunikowanie na życzenie, w drodze użyczania materiałów; e) wypożyczania, najmu, użyczania, dzierżawy lub

wymiany nośników, na których materiały utrwalono, utrwalonych i zwielokrotnionych stosownie do nin. ustępu lit.” a” i lit. „b”, przy zastosowaniu dowolnej techniki udostępnienia materiałów, w szczególności określonej w lit. ”c” i „d” nin. ustępu, f) nadawania materiałów za pomocą wizji przez stacje TV (przewodowej albo bezprzewodowej) naziemną, jak i za pośrednictwem satelity, a także wszelkich stacji radiowych (naziemnych lub internetowych), g) odtwarzania przez stacje TV i wystawiania materiałów, h) publicznego udostępniania materiałów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, i) wykorzystywania materiałów i jego fragmentów w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych i marketingowych w nieograniczonej ilości wydań i wielkości nakładów. Wykonawca oświadczy ponadto, że posiadane przez niego prawa do materiałów nie są ograniczone jakimikolwiek prawami osób trzecich.

6.1.6. Zamawiającemu przysługuje prawo przeniesienia na osobę trzecią uprawnień i obowiązków przekazanych przez Wykonawcę. Ponadto w umowach zawieranych przez Wykonawcę zostaną zamieszczone zapisy zapewniające przejęcie praw autorskich do prezentacji/referatów/abstraktów/wystąpień i możliwość ich wykorzystania na różnych polach eksploatacji wskazanych przez Zamawiającego.

6.1.7. Wzór umowy oraz oświadczenia o wykorzystaniu wizerunku i prezentacji poszczególnych prelegentów zostaną przekazane do zatwierdzenia Zamawiającemu.

6.1.8. Wykonawca uwzględni uwagi Zamawiającego i podpisze umowy z oświadczeniami ze wskazanymi prelegentami i moderatorami.

6.1.9. Wykonawca zobowiązany jest przekazać honoraria prelegentom i moderatorom wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx. Wartość poszczególnych wynagrodzeń będzie każdorazowo konsultowana z Zamawiającym. Łączne koszty honorariów nie przekroczą 7 500,00 zł brutto.

6.1.10. W przypadku rezygnacji z udziału któregokolwiek z prelegentów/moderatorów w konferencji i nie zastąpienia go innym prelegentem/moderatorem zmniejszeniu ulegnie kwota przeznaczona na wypłatę honorariów, o której mowa w pkt 6.1.9. Honoraria będą wypłacane tylko za udział prelegenta/moderatora w konferencji.

6.1.11. Rozliczenia będą prowadzone zarówno z osobami fizycznymi (w tym umowa o dzieło, umowa zlecenie), jak i z firmami.

6.1.12. Ostateczne kwoty honorariów przed ich wypłatą zostaną przekazane do zatwierdzenia do Zamawiającego.

6.1.13. Wypłaty należnego honorarium zostaną zrealizowane w terminie nie późniejszym niż do 7 dni po konferencji.

6.1.14. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu zestawienia potwierdzeń dokonanych przelewów oraz zestawienia pt. Zestawienie honorariów Konferencja kultury we Wrocławiu w dniu 24.04.2017 r. zawierającego min.: imię, nazwisko, kwota brutto w PLN, uwagi. Zestawienie będzie przygotowane na podstawie podpisanych umów.

6.2.dokonanie zwrotu kosztów przejazdu na konferencję dla prelegentów i moderatorów.

6.2.1. Wykonawca dokona zwrotu kosztów przejazdu wskazanym przez Zamawiającego osobom, na podstawie przedłożonych przez te osoby biletów PKP i/lub PKS.

6.2.2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu zestawienia potwierdzeń dokonanych zwrotów oraz zestawienia pt. Zestawienie zwrotów kosztu przejazdu na Konferencję kultury we Wrocławiu w dniu 24.04.2017 r. zawierającego min.: imię, nazwisko, kwota brutto w PLN, uwagi.

6.2.3. Maksymalna kwota przewidziana przez Zamawiającego na zwrot kosztów przejazdu wynosi 3 750,00 zł.

6.3.obsługę organizacyjną konferencji, w tym:

6.3.1. Wykonawca zapewni koordynatora organizacyjnego konferencji bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę oraz sprawowanie nadzoru nad całością przebiegu konferencji. Koordynator odpowiedzialny będzie za zarządzanie zespołem osób zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia po stronie Wykonawcy, kontakty i koordynację organizacji konferencji, w tym współpracę z Zamawiającym oraz wyznaczonymi przez niego osobami/ firmami/instytucjami. Koordynator będzie osobiście obecny podczas konferencji oraz na 2 godziny przed i po konferencji, jak również będzie możliwość skontaktowania się z nim w ustalonych godzinach w związku z organizacją konferencji. Osoba ta będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego.

6.3.2. Wykonawca zapewni min. 3 osoby do obsługi recepcji, odpowiedzialne za kompleksową, terminową rejestrację uczestników, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji dotyczących organizacji konferencji, dystrybucję materiałów wśród uczestników konferencji, prowadzenie listy obecności uczestników konferencji.

Załącznik nr 2 do Ogłoszenia

NAZWA (imię i nazwisko) WYKONAWCY:                        

ADRES (siedziba lub miejsce zamieszkania) WYKONAWCY:                   

NAZWA I ADRES FIRMY (zakładu) PROWADZONEJ PRZEZ WYKONAWCĘ:            

TELEFON:              

FAKS: _              

ADRES E-MAIL:             

NUMER NIP:              

NUMER REGON:             

OFERTA

Nawiązując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Kompleksową obsługę ogólnopolskiej konferencji kultury we Wrocławiu w dniu 24.04.2017 r.” oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem i na warunkach zawartych w Ogłoszeniu i załącznikach, w następującej cenie:

	Wartość netto	Podatek VAT		Cena
		Stawka	Kwota
Cena za realizację kompleksowej obsługi ogólnopolskiej konferencji kultury w dniu 24.04.2017 r.

Części zamówienia oraz firmy podwykonawców, którym Wykonawca zamierza powierzyć ich wykonanie:

Lp.	Część zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcy	Nazwa i adres podwykonawcy
1.
…

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY:

1. Zapoznaliśmy się ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do Ogłoszenia) i nie wnosimy w tym zakresie zastrzeżeń.

2. Oświadczamy, że informacje zawarte w istotnych postanowieniach umowy (Załącznik nr 4 do Ogłoszenia) zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wskazanych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

3. Ofertę niniejszą składamy na 1 kolejno zaparafowanych i ponumerowanych stronach.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Załącznikami do niniejszej oferty są:2

1.   2.                

3.   4.                

5.   6.                

7.   8.                

1 Należy wpisać łączną ilość stron tj. formularz oferty wraz z wszystkimi załącznikami i dokumentami wymaganymi w Ogłoszeniu

2 Należy wymienić wszystkie dokumenty załączone do oferty

Załącznik nr 3 do Ogłoszenia

O Ś W I A D C Z E N I E

(zgodnie z art. 25a ust. 1 upzp)

(pieczęć Wykonawcy/Wykonawców)

W nawiązaniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Kompleksową obsługę ogólnopolskiej konferencji kultury we Wrocławiu w dniu 24.04.2017” prowadzonego przez Narodowe Centrum Kultury, oświadczam, co następuje:

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE WYKONAWCY:

Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w Ogłoszeniu.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy ich przedstawianiu.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Załącznik nr 4 do Ogłoszenia

Istotne postanowienia umowy

w wyniku rozstrzygnięcia przez Zamawiającego procedury udzielenia zamówienia na usługi społeczne określonej w art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.), dalej zwaną w skrócie upzp, o następującej treści:

§ 1

Przedmiot Umowy

1.1. Zamawiający zleca, zaś Wykonawca zobowiązuje się do świadczenie usług, których przedmiotem jest kompleksowa obsługa ogólnopolskiej konferencji kultury we Wrocławiu w dniu 24.04.2017 r., zwanych dalej „konferencją ”.

1.2. Szczegółowy zakres czynności i usług, które zostaną wykonane przez Wykonawcę w ramach organizacji konferencji oraz szczegółowe obowiązki i uprawnienia Wykonawcy i Zamawiającego określa niniejsza Umowa wraz z załącznikami do niej, stanowiącymi jej integralną część, w szczególności Załącznikiem nr 1 – szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia oraz Załącznikiem nr 2 – Ofertą Wykonawcy.

1.3. Mając na względzie charakter konferencji Strony nie uznają, iż będzie ono uznawane za imprezę masową w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62 poz. 504).

§ 2

Obowiązki Wykonawcy

2.1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy zgodnie z wymogami określonymi w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz Ofertą Wykonawcy.

2.2. Wykonawca zapewni właściwą liczbę osób celem należytej realizacji konferencji.

§ 3

Obowiązki i Uprawnienia Zamawiającego

3.1. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia na zasadach określonych w § 4 niniejszej Umowy.

3.2. Zamawiający zobowiązany jest do współdziałania z Wykonawcą przy realizacji przez Wykonawcę Przedmiotu Umowy, w tym przede wszystkim do udostępnienia Wykonawcy wszelkich materiałów, dokumentów, produktów i pozostałych danych niezbędnych do realizacji Przedmiotu Umowy.

3.3. W przypadku niewykonania zadań określonych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia bądź niedostosowania się do poleceń Zamawiającego dotyczących sposobu realizacji zamówienia, Zamawiający uprawniony jest do powierzenia zadań osobom trzecim na wyłączny koszt i ryzyko Wykonawcy po uprzednim pisemnym wezwaniu Wykonawcy do zmiany sposobu wykonywania zamówienia i niedostosowania się Wykonawcy do wezwania w terminie w nim wskazanym, bez potrzeby występowania o zastępczą zgodę Sądu, na co Wykonawca wyraża zgodę.

§ 4

Wynagrodzenie

4.1. Z tytułu niniejszej Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości nie większej niż    , zł brutto (słownie:     zł brutto), zgodnie z Ofertą Wykonawcy.

4.2. Kwota wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 4.1. powyżej, obejmuje wszelkie koszty, opłaty i wydatki związane z realizacją przedmiotu umowy.

4.3. Wynagrodzenie będzie płatne przez Zamawiającego na podstawie doręczonej przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze VAT, w terminie 14 dni od dnia dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Podstawą do wystawienia faktury jest protokół odbioru realizacji Przedmiotu Umowy podpisany przez odpowiednio umocowanych przedstawicieli Stron.

4.4. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego, pod warunkiem przyjęcia zlecenia przez bank Zamawiającego oraz posiadania na rachunku środków wystarczających na realizację zlecenia.

4.5. Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej:

4.5.1. w wysokości 30% Wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 4.1 Umowy w przypadku nie zrealizowania przez Wykonawcę, z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy, usług stanowiących przedmiot Umowy lub w przypadku rozwiązania przez Zamawiającego Umowy zgodnie z postanowieniami art. 5 Umowy,

4.5.2. w wysokości 5% Wynagrodzenia, o którym mowa w pkt. 4.1 Umowy w przypadku dwukrotnego nie uwzględnienia uwag Zamawiającego dotyczących usług realizowanych przez Wykonawcę, a wymagających akceptacji Zamawiającego,

4.5.3. 0,5% wysokości Wynagrodzenia, o którym mowa w pkt.4.1 Umowy za każdorazowy przypadek nie wykonania któregokolwiek obowiązku, o którym mowa w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.

4.6. Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych.

4.7. Zamawiający uprawniony jest do potrącenia wymagalnych kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy bez odrębnego go wzywania do zapłaty.

4.8. Kara umowna staje się wymagalna z chwilą złożenia Wykonawcy oświadczenia o jej naliczeniu.

§ 5

Rozwiązanie Umowy

5.1. Rozwiązanie niniejszej Umowy może nastąpić jedynie na warunkach określonych poniżej.

5.2. Zamawiający może odstąpić od Umowy bez obowiązku zapłaty odszkodowania tylko w przypadku zaistnienia ważnych powodów, za które Strony uznają następujące zdarzenia leżące po stronie Wykonawcy:

5.2.1. zaprzestanie przez Wykonawcę realizacji Umowy, chyba że zaprzestanie to nastąpiło z powodu siły wyższej, przez co Strony rozumieją w szczególności: zmianę prawa uniemożliwiającą w bezpośredni sposób przeprowadzenie konferencji, zamieszki, rozruchy, stan wojenny, stan wyjątkowy, wojnę, strajki uniemożliwiające w bezpośredni sposób przeprowadzenie konferencji, ogłoszenie żałoby narodowej uniemożliwiającej przeprowadzenie konferencji, kataklizm, klęskę żywiołową taką jak pożar, powódź, huragan, lub ze szczególnie ważnych powodów niezależnych od Wykonawcy, które nie były znane Stronom w dniu podpisywania niniejszej Umowy.

5.2.2. gdy przebieg realizacji Umowy wskazuje, iż nie jest prawdopodobnym wykonanie Umowy w terminie, chyba że okoliczność ta powstała z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego;

5.2.3. realizacja przez Wykonawcę Umowy w sposób sprzeczny z jej postanowieniami, uniemożliwiający realizację konferencji i nie dokonanie zmiany sposobu realizacji, mimo pisemnego wezwania do tego przez Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie określonym w wezwaniu, nie krótszym niż 5 dni.

5.3. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy winno być złożone w formie pisemnej, pod rygorem nieważności w terminie 3 dni.

§ 6

Zmiana umowy

Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej Umowy w następujących okolicznościach:

6.1. nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Zamówienia, w szczególności w zakresie wysokości stawki podatku od towarów i usług VAT,

6.2. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną,

6.3. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych albo zaleceń wydanych Zamawiającemu przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego,

6.4. zmniejszenia zakresu usług Wykonawcy – w zakresie opisanym w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, jeżeli podyktowane to będzie mniejszą niż zakładana liczbą uczestników, prelegentów lub moderatorów. Zmiany polegać będą na dostosowaniu zakresu świadczenia usług przez Wykonawcę do faktycznego zakresu usług koniecznych do zrealizowania umowy lub rezygnacji z nich, jeżeli w danych okolicznościach realizacja okaże się bezcelowa. W takim przypadku proporcjonalnemu obniżeniu ulegnie także wynagrodzenie Wykonawcy, które wynikać będzie z faktycznie wykorzystanych usług objętych niniejszą umową.

§ 7

Postanowienia końcowe

7.1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

7.2. Wszelkie oświadczenia (w tym protokoły) Strony składają sobie na piśmie lub za pośrednictwem teleinformatycznych środków przekazu (faks, poczta e-mail). Strony postanawiają, że ze strony Zamawiającego osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcą będzie:         (koordynator organizacyjny od strony Zamawiającego), a ze strony Wykonawcy osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym będzie:         (koordynator organizacyjny od strony Wykonawcy), tel.:   _    , e-mail:    @   . Zmiana osoby upoważnionej do kontaktu nie stanowi zmiany Umowy i wymaga wyłącznie pisemnego poinformowania drugiej strony Umowy.

7.3. Nagłówki używane w niniejszej Umowie służą jedynie do celów technicznych i nie mogą być przedmiotem odrębnej interpretacji w oderwaniu od właściwego tekstu. W celu uniknięcia wątpliwości, Strony ustalają, iż jeżeli którakolwiek część niniejszej Umowy zostanie uznana za nieważną lub w inny sposób nieskuteczną w świetle postanowień prawa, pozostałe części Umowy pozostają w mocy. W zakresie postanowień nieważnych lub nieskutecznych Strony podejmą negocjacje w dobrej wierze w celu opracowania nowych postanowień, które będą ważne i wykonalne i które będą odzwierciedlały intencje Stron zawarte w nieważnych lub nieskutecznych postanowieniach. W przypadku niedojścia do porozumienia w powyższym zakresie, w miejsce nieważnych lub nieskutecznych postanowień stosuje się odpowiedni przepis prawa powszechnego.

7.4. Strony ustalają następujące adresy do korespondencji:

a. Wykonawca:

b. Zamawiający:

Narodowe Centrum Kultury

xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

Strona 24 z 25

7.5. Strony zobowiązują się informować wzajemnie na piśmie o wszelkich pojawiających się zmianach danych wskazanych w pkt 7.4 powyżej, a korespondencja przesyłana zgodnie z zadeklarowanymi danymi, jest uważana za doręczoną właściwie.

7.6. W przypadku niepodjęcia przez Stronę korespondencji wysłanej na adres wskazany w pkt 7.4. lub zmieniony stosownie do pkt 7.5 powyżej, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu powtórnej awizacji.

7.7. Załączniki dołączone do niniejszej Umowy stanowią jej integralną część. W razie rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy a postanowieniami zawartymi w Załącznikach, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.

7.8. Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu i zgodnie z nim powinna być interpretowana. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego oraz ustawy prawo zamówień publicznych.

7.9. Wszelkie spory, które wynikną między Stronami w związku z niniejszą Umową podlegają jurysdykcji sądów polskich i mają być wnoszone przed właściwy miejscowo dla dzielnicy Wola x.xx. Warszawy.

7.10. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

Załączniki:

Numer 1: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Numer 2: Oferta Wykonawcy

Załącznik nr 5 do Ogłoszenia

Wykaz usług wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których zostały wykonane.

Lp.	Usługa (zakres zamówienia - krótki opis)	Termin wykonania	Wartość	Nazwa i adres Zamawiającego
1.
2.
3.
…

Do Wykazu Usług należy załączyć dowody ich należytego wykonania.

Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów należytego wykonania usług realizowanych na rzecz Narodowego Centrum Kultury.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Załącznik nr 6 do Ogłoszenia

Wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie wraz z informacjami o posiadanym doświadczeniu

L.p.	Imię i nazwisko	Xxxxxxx (koordynator organizacyjny/ obsługa recepcji)	Doświadczenie (krótki opis w tym: nazwa konferencji, liczba uczestników, pełniona funkcja)
1.
2.
3.
4.
…

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Formularz cenowy

Załącznik nr 7 do Ogłoszenia

Usługa	Kwota maksymalna jaką dysponuje Zamawiający	Cena Wykonawcy za realizację usługi
Rezerwacja i zakup miejsc hotelowych dla 25 osób
Świadczenie usług cateringowych dla 120 osób
Obsługa organizacyjna i finansowa konferencji, w tym:
Zawieranie Umów cywilnoprawnych i wypłata honorariów dla prelegentów i moderatorów (15 osób)	7 500,00 zł*
Obsługa organizacyjna konferencji (koordynator i min. 3 osoby obsługi)
Zwrot kosztów przejazdu na konferencję dla prelegentów i moderatorów (15 osób)	3 750,00 zł*
Razem

*w cenie Wykonawcy powinna być uwzględniona wskazana przez Zamawiającego przewidywana wartość honorariów dla prelegentów i moderatorów oraz zwrotu kosztów przejazdu prelegentów i moderatorów na konferencję.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)