ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE Nr 13
ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE Nr 13
Dyrektora Urzędu Morskiego w Szczecinie z dnia 8 sierpnia 2007 r.
w sprawie wprowadzenia w życie „Regulaminu udzielania zamówień publicznych”
Na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2006 r., Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.),- zarządzam, co następuje:
§1
Wprowadzam do stosowania „Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Morskim w Szczecinie”, stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Traci moc zarządzenie wewnętrzne Nr 26 Dyrektora Urzędu Morskiego w Szczecinie z dnia 31 sierpnia 2004 r oraz zarządzenia zmieniające Nr 28 Dyrektora Urzędu Morskiego w Szczecinie z dnia 13 października 2004 r i Nr 7 Dyrektora Urzędu Morskiego w Szczecinie z dnia 8 marca 2006 r.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Otrzymują:
- pełny rozdzielnik
Xxx Xx 0 xx XX Nr 13
Dyrektora Urzędu Morskiego w Szczecinie z dnia 8 sierpnia 2007r.
REGULAMIN
udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Morskim w Szczecinie
CZĘŚĆ I
Postanowienia ogólne
§ 1
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2006 r., Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.),
2) zamawiającym – należy przez to rozumieć Dyrektora Urzędu Morskiego w Szczecinie,
3) zamówieniu publicznym – należy przez to rozumieć umowy odpłatne bez względu na ich wartość, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane,
4) komórce realizującej zamówienie – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, której przydzielono środki finansowe na realizację zadań związanych z funkcjonowaniem Urzędu,
5) komisja oceniająca –należy przez to rozumieć zespół osób, o którym mowa w § 4 ust. 10 regulaminu,
6) Urząd – należy przez to rozumieć Urząd Morski w Szczecinie.
§ 2
1. Zamówienia publiczne są realizowane na podstawie planów rzeczowo - finansowych, za które odpowiedzialność ponosi właściwy Dyrektor Pionu.
2. Poza planem rzeczowo-finansowym mogą być realizowane zamówienia publiczne tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
3. Z zastrzeżeniem § 4 ust. 13 dokumentację z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ( tj. powyżej 14.000 euro) prowadzi i przechowuje Zespół ds. Zamówień Publicznych przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.
4. Zespół ds. Zamówień Publicznych sporządza roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach, które Dyrektor Urzędu przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z art. 98 ustawy.
CZĘŚĆ II
Zasady udzielania zamówień publicznych o wartości do 14.000 euro
§ 3
1. W ramach środków finansowych przydzielonych na realizację zadań ujętych w planie rzeczowo-finansowym komórki realizującej zamówienie o której mowa w
§ 1pkt 4 Regulaminu, bez stosowania procedury, określonej w niniejszym Regulaminie, może udzielić zamówienia publicznego :
a) kierownik obwodu ochrony wybrzeża, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza 500 zł,
b) kapitan xxxxx, główny inspektor lub naczelnik wydziału, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza 1.000 zł.
2. Komórka realizująca zamówienie zobowiązana jest prowadzić ewidencję udzielonych zamówień, o których mowa w ust. 1.
§ 4
1. Podstawową formą udzielania zamówienia publicznego jest forma zapytania ofertowego. Osoby wymienione w ust. 4 pkt 1 i 2 mogą wyznaczyć inną formę udzielenia zamówienia publicznego, biorąc pod uwagę sytuacje awaryjne i trudne do przewidzenia.
2. Komórka realizująca zamówienie o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro z wyłączeniem przypadków określonych w § 3 ust. 1 sporządza wniosek o udzielenie zamówienia publicznego odpowiednio na formularzu ZZP-1 stanowiącym załącznik Nr 1 do Regulaminu lub ZZP-2 stanowiącym załącznik Nr 3 do Regulaminu.
2a. Komórka realizująca zamówienie redaguje treść ogłoszenia (zapytanie ofertowe) w porozumieniu z Kierownikiem Zespołu ds. Zamówień Publicznych, a następnie ogłasza w sposób podany w ust.4a składając jednocześnie wersję papierową dla celów dowodowych w dokumentacji postępowania.
3. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego składa Komórka realizująca zamówienie do Zespołu ds. Zamówień Publicznych
4. Zespół ds. Zamówień Publicznych rejestruje wniosek, potwierdza jego zgodność pod względem formalnym, a następnie przekazuje go celem zatwierdzenia do:
1) Dyrektora Pionu, jeżeli wniosek dotyczy zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości 5 000 zł,
2) Dyrektora Urzędu, po uprzednim zatwierdzeniu przez Dyrektora Pionu zgodności z planem rzeczowo-finansowym, jeżeli wniosek dotyczy zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartość 14.000 euro.
4a. Wnioski o wszczęcie postępowań od wartości 1.000 zł do 5.000 zł.
zatwierdzane są przez Dyrektora Pionu. Komórką zobowiązaną do
zamieszczenia ogłoszenia treści zapytania ofertowego na stronie internetowej oraz tablicy ogłoszeń „Urzędu” jest komórka realizującą zamówienie.
4b. Komórka, o której mowa w ust. 4a. dla celów dowodowych załącza treść zapytania ofertowego ze strony internetowej (ogłoszenia) do dokumentacji postępowania.
4c. Do postępowań, o których mowa w ust. 4a stosuje się przepisy z niniejszego § 4 ust. 6 do 13 niniejszego regulaminu.
5. Jeżeli wartość poszczególnych zamówień publicznych zawiera się w przedziale wartościowym netto od 5000 zł do 14.000 euro, komórka realizująca zamówienie publiczne, w formie zapytania ofertowego, zobowiązana jest: do zamieszczania treści zapytania ofertowego na stronie internetowej Urzędu. Ogłoszenie do publikacji na stronie internetowej Urzędu, komórka realizująca zamówienie przesyła do Wydziału Technologii Informatycznych, po uzgodnieniu i zatwierdzeniu jego treści z pracownikiem Zespołu ds. Zamówień Publicznych. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie ogłoszeń do Wydziału Technologii Informatycznych spoczywa na komórce realizującej zamówienie.
1) Zamówienia trudne do przewidzenia (TDP) (w przedziale wartościowym od 1 tys. do 14 tys. euro netto).
Stosować należy wnioski w zależności od szacowanej wstępnie kwoty:
ZZP-1 TDP DO 5000 ZŁ stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu,
ZZP-2 TDP DO 14 TYS. EURO stanowiący załącznik nr 4 do Regulaminu.
W zamówieniach tych, w trakcie postępowania lub po jego zakończeniu na etapie „przed ogłoszeniem o wyborze wykonawcy”, komórka realizująca zamówienie w porozumieniu z Zespołem ds. Zamówień Publicznych na mocy decyzji osób, o których mowa w ust. 4 pkt 1 lub 2 ( w zależności od zaistniałej sytuacji lub w razie wątpliwości co do interesu wyboru danej oferty) jeśli poweźmie decyzję o zmianie oczekiwań jakościowych lub ilościowych przedmiotu zamówienia, zastosuje zasadę dotyczącą ofert częściowych, tj. z całości przedstawionej oferty wybierze tylko jedną lub kilka pozycji po skonsultowaniu się z wykonawcą tej oferty i uzyskaniu jego zgody na zastosowanie tej zasady, w tym niezmienności cenowej tych pozycji. W razie braku takiej zgody postępowanie unieważnia w części niedoszłych negocjacji bądź w całości.
6. Zamówienia awaryjne WNIOSEK ZZP-ZA – stanowiący załącznik nr 5 do Regulaminu (do wartości szacunkowej netto 14 tys. euro jeśli występuje obiektywna możliwość szacunku),
W wyniku wystąpienia sytuacji awaryjnych:
- których komórka realizująca zamówienie nie mogła przewidzieć przy dołożeniu należytej staranności,
- o których mowa w ust.1,
- których realizacja wymaga natychmiastowego działania
realizowane są relatywnie do zaistniałej sytuacji w porozumieniu z osobami, o których mowa w ust.4 pkt 1 i pkt 2 regulaminu (Dyrektorami Pionów i Dyrektorem Urzędu).
Zatwierdzenie takich wniosków nastąpić może, w uzasadnionych przypadkach po zleceniu wykonywania prac danemu wykonawcy jeśli tego wymaga natychmiastowość ich wykonywania, a także w trakcie wykonywania już zleconych prac.
Zamówienia awaryjne nie wymagają ogłoszeń na stronie internetowej Urzędu i formy pisemnej zapytania ofertowego poza notatką uzasadniającą postępowanie i jego przebieg sporządzoną przez osoby, które uczestniczyły w tym postępowaniu dołączoną (lub wpisaną ) do wniosku.
7. Zespół ds. Zamówień Publicznych:
1) po zatwierdzeniu wniosku przez Dyrektora Urzędu lub Dyrektora Xxxxx przekazuje:
a) wniosek o dostawę do Wydziału Zaopatrzenia i Transportu,
b) wniosek o usługę lub roboty budowlane do komórki realizującej zamówienie,
2) w przypadku odrzucenia wniosku przez Dyrektora Urzędu lub Dyrektora Pionu, przekazuje wniosek do komórki realizującej zamówienie.
8. W przypadku udzielenia zamówienia publicznego w formie zapytania ofertowego jego treść redaguje Wydział Zaopatrzenia i Transportu lub komórka realizująca zamówienie sporządza w porozumieniu z Kierownikiem Zespołu ds. Zamówień Publicznych lub osobą przez niego wyznaczoną. Zapytanie ofertowe do minimum 3 wykonawców wysyła Wydział Zaopatrzenia i Transportu lub komórka realizująca zamówienie za pośrednictwem kancelarii, a potwierdzenie kancelarii składa do dokumentacji postępowania będącej w jej posiadaniu. Zapytanie ofertowe komórka realizująca zamówienie przesyła faksem, w sytuacji pilności zamówienia, kiedy osoby , o których mowa w § 4 ust. 4 pkt 1 i 2 we wniosku wskażą taką drogę. Potwierdzenia wysłania faksu komórka realizująca zamówienie przechowuje wraz z dokumentacją.
W zapytaniach określa się między innymi:
miejsce, formę i termin składania ofert.
9. Miejscem składania ofert jest Zespół ds. Zamówień Publicznych.
10. Oferty są rozpatrywane w składzie co najmniej 3 osób, tj. z udziałem dwóch przedstawicieli komórki realizującej zamówienie i przedstawiciela Zespołu ds. Zamówień Publicznych.
11. Z rozpatrzenia ofert Zespół ds. Zamówień Publicznych sporządza protokół, który zatwierdza Dyrektor Urzędu.
12. W przypadku braku wpływu ofert w postępowaniach, o których mowa w § 4 ust.2, tj. po wykorzystaniu drogi ogłoszenia internetowego, ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz co najmniej 3 zaproszeń skierowanych pisemnie do wytypowanych wykonawców, odpowiednia komisja oceniająca, w porozumieniu z
Dyrektorem Urzędu unieważni postępowanie lub skorzysta z drogi przewidzianej dla zamówienia awaryjnego jeżeli wystąpią uzasadniające przesłanki.
13. Zespół ds. Zamówień Publicznych przekazuje oferty oraz oryginał protokołu komórce realizującej zamówienie, która zobowiązana jest przechowywać je wraz z zapytaniami ofertowymi i oryginałem wniosku przez okres 4 lat.
CZĘŚĆ III
Zasady udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej 14.000 euro
I. Postanowienia wstępne
§ 5
1. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości powyżej 14.000 euro następuje na podstawie wniosku sporządzonego przez komórkę realizującą zamówienie na formularzu ZZP-3 stanowiącym Załącznik nr 6 do Regulaminu.
2. Komórka realizująca zamówienie składa wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do Głównego Księgowego, który potwierdza dostępność środków finansowych na realizację zamówienia i możliwość wypłaty tych środków w przewidywanym terminie realizacji zamówienia.
3. Główny Księgowy, w przypadku:
1) braku środków finansowych, zwraca wniosek z odpowiednią adnotacją do komórki realizującej zamówienie,
2) potwierdzenia dostępności środków finansowych, podpisuje wniosek i przekazuje go do Zespołu ds. Zamówień Publicznych.
4. Zespół ds. Zamówień Publicznych rejestruje wniosek nadając znak sprawie, potwierdza zgodność pod względem formalnym oraz zgodność z ustawą proponowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego, a następnie przekazuje wniosek celem potwierdzenia konieczności zrealizowania zamówienia i zgodności z planem rzeczowo-finansowym do właściwego Dyrektora Pionu, któremu podlega komórka organizacyjna występująca z wnioskiem.
5. Dyrektor Pionu, w przypadku:
1) przyjęcia wniosku i stwierdzenia zgodności z planem rzeczowo-finansowym, przekazuje wniosek do zatwierdzenia Dyrektorowi Urzędu,
2) odrzucenia wniosku, przekazuje wniosek do Zespołu ds. Zamówień Publicznych, który odnotowuje ten fakt w rejestrze i przekazuje wniosek komórce realizującej zamówienie.
6. Dyrektor Urzędu:
1) zatwierdzając wniosek, jednocześnie powołuje komisję przetargową, wyznacza przewodniczącego i przekazuje wniosek do Zespołu ds. Zamówień Publicznych,
2) odrzucając wniosek, przekazuje go do właściwego Dyrektora Xxxxx, który postępuje zgodnie z treścią ust. 5 pkt 2).
CZĘŚĆ IV
Komisja przetargowa
§ 6
1. Komisja przetargowa składa się co najmniej z:
- przewodniczącego komisji,
- sekretarza komisji,
- wymienionej we wniosku osoby merytorycznie odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy.
2. Pracami komisji przetargowej kieruje powoływany każdorazowo przez Dyrektora Urzędu przewodniczący, który wyznacza członkom komisji zakresy ich obowiązków. Każdy z członków komisji przetargowej odpowiada indywidualnie za prawidłowe wykonanie powierzonych jemu czynności przez przewodniczącego komisji.
1) komisja pracuje na posiedzeniach w pełnym składzie z udziałem przewodniczącego komisji a w razie jego nieobecności funkcję tą pełni osoba upoważniona przez przewodniczącego pisemnie,
2) jeżeli przewodniczący komisji jest na posiedzeniu nieobecny i nie upoważnił innej osoby do zastępstwa, posiedzenie komisji nie odbywa się,
3) z posiedzenia przebiegu komisji oraz w sytuacji o której mowa w pkt 2, jej sekretarz sporządza protokół podpisywany przez jej skład,
4) sekretarz komisji zamieszcza w protokole wszelkie istotne dla prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne sprawy i problemy jak również zdania odrębne poszczególnych członków.
5) Każde posiedzenie komisji kończy protokół w którym przewodniczący wyznaczył termin następnego posiedzenia podpisany przez skład komisji.
3. W przypadku uchylania się od wykonywania obowiązków członka komisji, przewodniczący może wnioskować o ukaranie dyscyplinarne lub porządkowe.
4. Funkcję sekretarza komisji pełni pracownik Zespołu ds. Zamówień Publicznych, chyba że Dyrektor Xxxxxx, powołując komisję przetargową, wyznaczy inną osobę do pełnienia tych obowiązków.
5. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga specjalistycznej wiedzy, Dyrektor Urzędu z własnej inicjatywy lub na wniosek przewodniczącego komisji może zasięgnąć opinii biegłych (rzeczoznawców doradców). Na wniosek Przewodniczącego komisji przetargowej za zgodą
Dyrektora Xxxxxx biorą także udział w jej pracach z głosem doradczym. Osoby te przedstawiają opinię na piśmie na wniosek przewodniczącego.
6. Komisja przetargowa kończy działalność z chwilą uprawomocnienia się wyników postępowania i zawarcia umowy z wybranym wykonawcą albo w przypadku nie zatwierdzenia przez Dyrektora Urzędu protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. unieważnienia postępowania.
7. Wyniki prac komisji z postępowania w zakresie propozycji wyboru dostawcy lub wykonawcy, opisane w odpowiednich protokółach z postępowania, zatwierdza Dyrektor Urzędu.
§ 7
Do zadań przewodniczącego komisji przetargowej należy:
1) kierowanie pracami komisji i przydzielenie członkom komisji zadań,
2) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji o czym mowa w § 6 ust.2 pkt 5,
3) odbieranie oświadczeń członków komisji o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy,
4) w uzasadnionych przypadkach wnioskowanie do Dyrektora Urzędu o wyłączenie członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu. Dyrektor Urzędu w miejsce wyłączonego członka powołuje nowego członka komisji. Wobec przewodniczącego komisji, czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Dyrektor Urzędu,
5) w uzasadnionych przypadkach występowanie z wnioskiem do Dyrektora Urzędu o powołanie biegłych lub rzeczoznawców,
6) informowanie na bieżąco Dyrektora Urzędu o pracy komisji.
§ 8
Do zadań komisji przetargowej w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy przygotowanie i przekazanie do zatwierdzenia Dyrektorowi Urzędu:
1) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,
2) wzoru umowy parafowanego przez Głównego Księgowego i radcę prawnego,
3) propozycji treści zaproszenia do negocjacji ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje oraz terminu negocjacji,
4) projektów innych dokumentów, a w szczególności wystąpienia Dyrektora Urzędu do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wydanie stosownych decyzji wymaganych ustawą,
5) propozycji zmiany trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem.
§ 9
Do zadań komisji przetargowej w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy:
1) udzielanie wykonawcom wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
2) dokonywanie otwarcia ofert,
3) prowadzenie negocjacji z dostawcami lub wykonawcami w przypadku zamówienia z wolnej ręki lub przeprowadzania zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia,
4) ocena czy dostawcy lub wykonawcy spełniają wymagane warunki, stawiane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia danego postępowania,
5) występowanie z wnioskiem do Dyrektora Urzędu o wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach zaistnienia sytuacji określonych ustawą,
6) występowanie z wnioskiem do Dyrektora Urzędu o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianym ustawą,
7) weryfikacja ofert nie podlegających odrzuceniu, zgodnie ze sposobem określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
8) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź występowanie o unieważnienie postępowania, przy czym pisemne uzasadnienie wniosku o unieważnienie postępowania musi zawierać wskazanie podstawy prawnej i faktycznej tj. omówienie okoliczności- przesłanek, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania,
9) przedstawienie Dyrektorowi Urzędu propozycji zawarcia umowy z wykonawcą, z którym były prowadzone negocjacje,
10)przyjmowanie i analizowanie wnoszonych protestów i odwołań oraz przygotowanie projektów odpowiedzi na protesty i odwołania,
11)redagowanie i kierowanie do publikacji ogłoszeń o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 10
1. Po dokonaniu przez Dyrektora Urzędu wyboru najkorzystniejszej oferty, sekretarz komisji przetargowej niezwłocznie:
1) powiadamia pisemnie o wyborze oferty:
a) wykonawcę, którego wybrano w postępowaniu o zamówienie publiczne, podając mu jednocześnie termin i miejsce podpisania umowy,
b) wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia publicznego,
c) komórkę realizującą zamówienie,
d) zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie, jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro.
2) przekazuje Wydziałowi Technologii Informatycznych informację do publikacji na stronie internetowej Urzędu oraz zamieszcza ją na tablicy ogłoszeń.
2. Kopie umowy w postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia publicznego sekretarz komisji załącza do dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
CZĘŚĆ IV
Postanowienia końcowe
§ 11
W kwestiach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2006 r., Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.),oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie.