ISTOTNE WARUNKI UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH (PROJEKT) Umowa zawarta w ……….…………... w dniu …………….
Załącznik
nr 1 do zapytania ofertowego
WOA.261.52.2022.GBS
ISTOTNE WARUNKI UMOWY
O ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH (PROJEKT)
Umowa zawarta w ……….…………... w dniu …………….
pomiędzy:
Skarbem
Państwa – Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska w Bydgoszczy
z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx; NIP
000-000-00-00; REGON 340517837
reprezentowanym przez:
Pana Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx – Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Bydgoszczy
zwanym dalej Zamawiającym
a
.....................................
reprezentowana
przez:………………….
łącznie zwane dalej Stronami.
Xxxxxx postanowiły zawrzeć Umowę o następującej treści:
§ 1
Przedmiot umowy
Wykonawca zobowiązuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami niniejszej umowy do:
Odbioru przesyłek do doręczenia z siedziby Zamawiającego, w godzinach od 14:00 do 14:30 każdego dnia roboczego, tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
Dostarczania przesyłek obsługiwanych przez Wykonawcę na zlecenie innych podmiotów lub osób adresowanych do Zamawiającego każdego dnia roboczego tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
Przyjęcia, sortowania, przemieszczenia, doręczenia oraz ewentualnych zwrotów przesyłek będących przedmiotem umowy, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012r. Xxxxx Xxxxxxxx, Regulaminem Wykonawcy oraz niniejszą umową.
Doręczania do siedziby Zamawiającego pokwitowanych przez adresata potwierdzeń odbioru przesyłek niezwłocznie po ich doręczeniu.
Przesyłki będą nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.
W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub usunięcia nieprawidłowości w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym, po wyjaśnieniu oraz usunięciu nieprawidłowości.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnione odebranie przesyłek lub ich nieodebranie w przypadku działania siły wyższej, która uniemożliwi ich odbiór, przewóz i nadanie.
Wykonawca oświadcza, iż dysponuje wykwalifikowanym personelem uprawnionym do bezpośredniej realizacji umowy, posiadającym niezbędną wiedzę, uprawnienia i umiejętności do realizacji umowy a pracownicy przyjmujący przesyłki Zmawiającego w placówce pocztowej są zatrudnieni na umowę o pracę.
Wykonawca będzie doręczał przesyłki nadane przez Zamawiającego do każdego wskazanego miejsca w kraju.
Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oznaczenia przesyłek rejestrowanych oraz druki potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadawanych na zasadach ogólnych zależnie od bieżących potrzeb Zamawiającego związanych z wykonywaniem niniejszej umowy.
Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłkach oznaczenia potwierdzającego wniesienia opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści:
……………………………………………………………………………………………………….
§ 2
Termin realizacji umowy
Umowa została zawarta na czas określony od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023r.
§ 3
Obowiązki Stron
Zasady korzystania z usług pocztowych oraz odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania tych usług, uprawnienia Zamawiającego i adresata, jak też procedury reklamacyjne, a także zasady, tryb i sposób doręczania korespondencji określa ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej, Kodeks postępowania administracyjnego w zakresie sposobu doręczania przesyłek poleconych w przypadku nieobecności adresata, Regulamin Wykonawcy, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. W przypadku, gdy postanowienia Regulaminu Wykonawcy będą niezgodne z powszechnie obowiązującym prawem, postanowienia te nie będą wiązały Zamawiającego.
Do świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy zastosowanie mają przepisy wskazane w ust. 1, obowiązujące w dniu nadania przesyłki. Zmiana powszechnie obowiązujących przepisów wskazanych w ust. 1 nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy.
Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi w standardzie nie niższym, niż określony w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. 2013 r. poz. 545); Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468).
W przypadku zmiany Regulaminu Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca ma obowiązek przekazać regulamin aktualny Zamawiającemu lub poinformować go o adresie strony, na której jest on opublikowany i publicznie dostępny, w terminie 14 dni od dokonania zmiany. Zmiana Regulaminu nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania reklamacji usług od Zamawiającego na zasadach określonych w rozdziale 8 ustawy Prawo pocztowe, rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej oraz w Regulaminie Wykonawcy obowiązującym w dniu składania reklamacji.
Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych określonych w przepisach ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych oraz ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe. Wykonawca oświadcza, że systemy wykorzystywane w procesie przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi zawarte w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (jeżeli dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych).
Wykonawca oświadcza, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystywane wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy i przez czas jej trwania.
Wykonawca prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłową realizację umowy, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia w okresie wykonywania umowy, z zachowaniem należytej staranności przy realizacji zamówienia. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą wyłącznie przez ustanowionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy, wymienionych w § 6 ust. 3 umowy.
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,1% niezrealizowanej wartości umowy, o której mowa w § 4 ust. 1, jeżeli z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający lub Wykonawca odstąpi od umowy. Zamawiający zapłaci Wykonawcę karę umowną w wysokości 0,1% niezrealizowanej wartości umowy, o której mowa w § 4 ust. 1, jeżeli z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca odstąpi od umowy.
Łączna maksymalna wysokość kar umownych jakich mogą dochodzić strony nie może przekraczać 1% ogólnej wartości umowy, o której mowa w § 4 ust. 1.
§ 4
Wartość umowy, sposób rozliczenia i wypłaty wynagrodzenia Wykonawcy
Na podstawie sporządzonego przez Zamawiającego oszacowania liczby przesyłek w poszczególnych kategoriach w zapytaniu o cenę z dnia …….. r., stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz cen jednostkowych podanych w ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik nr 2, Strony umowy ustalają wartość wynagrodzenia Wykonawcy w okresie realizacji umowy w kwocie łącznej…………… zł brutto (słownie…..) zastrzegając, że wartość umowy może zostać zwiększona przez Zamawiającego w drodze jednostronnego oświadczenia do 20% jej wartość bez konieczności sporządzenia i podpisania aneksu przez strony.
Wynagrodzenie z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane i płatne w okresach miesięcznych „z dołu”, po zakończeniu każdego miesiąca, w wysokości stanowiącej sumę iloczynów cen jednostkowych, o których mowa w ust. 4 oraz liczby przesyłek nadanych i zwróconych - ustalonej w oparciu o dokumenty nadawcze i oddawcze w danym miesiącu rozliczeniowym. Specyfikacja ilościowo-wartościowa wykonanych przez Wykonawcę usług w danym miesiącu rozliczeniowym będzie stanowiła załącznik do comiesięcznych faktur VAT.
Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne przelewem na wskazany przez niego rachunek bankowy na podstawie wystawionej faktury VAT zgodnie z przepisami prawa, zawierającej w załączniku specyfikację ilościowo-wartościową, o której mowa w ust. 2, w terminie 21 dni od dnia wystawienia faktury VAT do siedziby Zamawiającego lub drogą elektroniczną na adres:xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx. Za dzień zapłaty Strony przyjmują dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.
Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z oferty wykonawcy.
Rzeczywiste liczby przesyłek będą wynikać z bieżących potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od liczby przesyłek podanych w zapytaniu o cenę, o którym mowa w ust. 1. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wynikające z różnicy pomiędzy faktyczną liczbą przesyłek a liczbą podaną w zapytaniu ofertowym.
Ceny podane przez Wykonawcę w złożonej ofercie za poszczególne usługi pocztowe nie będą podlegały zmianom przez czas trwania umowy z wyjątkiem zmiany cennika usług pocztowych wprowadzonej w sposób przewidziany w ustawie Xxxxx Xxxxxxxx. W takim przypadku zamawiający zobowiązuje się do uiszczania opłaty zgodnie z obowiązującym cennikiem.
Strony uzgadniają, że w przypadku usług, których ceny nie zostały ujęte w zapytaniu o cenę i ofercie Wykonawcy, zastosowanie będzie miał detaliczny cennik usług pocztowych Wykonawcy, obowiązujący w dniu zlecenia usługi nieujętej w wykazie cen określonych w ust. 4.
Jeżeli w trakcie obowiązywania Umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki.
Wykonawca nie może przenosić wierzytelności wynikającej z umowy na rzecz osoby trzeciej, bez pisemnej zgody Zamawiającego. Treść dokumentów, dotyczących przenoszonej wierzytelności (umowy o przelew, pożyczki, zawiadomienia, oświadczenia itp.) nie może stać w sprzeczności z postanowieniami umowy.
§ 5
Wypowiedzenie i zmiana warunków umowy
Każda ze Stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, w formie pisemnej, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, co nie zwalania z obowiązku wykonywania umowy do końca okresu wypowiedzenia oraz obowiązku zapłaty należnego wynagrodzenia Wykonawcy za zrealizowaną część umowy.
Zamawiający ma prawo do wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, w następujących przypadkach:
w przypadku stwierdzenia nienależytego wykonywania obowiązków przez Wykonawcę. Prawo to Zamawiający zrealizuje poprzez złożenie Wykonawcy pisemnego oświadczenia po uprzednim, co najmniej dwukrotnym wezwaniu Wykonawcy do należytego wykonywania umowy i przywrócenia stanu zgodnego z umową;
w przypadku niepodjęcia przez Wykonawcę realizacji przedmiotu umowy lub przerwania przez niego świadczenia usług z niej wynikających na okres dłuższy niż 3 dni;
w przypadku nieposiadania lub utracenia przez Wykonawcę właściwości, które są konieczne do realizacji przedmiotu umowy;
w przypadku, gdy Wykonawca został postawiony w stan upadłości lub likwidacji.
Umowa może być wypowiedziana przez Wykonawcę ze skutkiem natychmiastowym, z obowiązkiem dokonania przez Zamawiającego płatności za wykonane czynności, w przypadku powtarzającego się niedotrzymywania przez Zamawiającego warunków niniejszej umowy, po uprzednim, co najmniej dwukrotnym wezwaniu Zamawiającego do należytego wykonywania umowy i wyznaczeniu dodatkowego terminu na przywrócenie stanu zgodnego z umową, nie krótszego niż 14 dni, a także w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania umowy przepisów prawnych regulujących działalność pocztową, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizację umowy.
Zmiany umowy mogą zostać dokonane x.xx. w następujących przypadkach:
zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia;
powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana umożliwi usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Xxxxxx;
zaistnienia innej, niemożliwej do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnej, ekonomicznej lub technicznej, za którą żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkującej brakiem należytego wykonania umowy.
zmian, o których mowa w § 4 ust. 6 i 8, zmiany obowiązują od dnia wprowadzenia i nie wymagają aneksowania umowy.
§ 6
Porozumiewanie się Stron
Strony ustalają następujące adresy do korespondencji:
Zamawiający: Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Bydgoszczy, ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx;
Adres e-mailowy: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx
Telefon: 00 00 00 000
Wykonawca: …………
Adres e-mailowy: …………..
Telefon: ………………….
i zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o każdej zmianie powyższych adresów drogą pisemną. Zmiany powyższych adresów nie wymagają zmiany treści niniejszej umowy. Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 1 powoduje ten skutek, że pismo wysłane na adres wskazany w ust. 1 uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego adresu.
Za korespondencje doręczoną uznaje się:
pismo przyjęte bezpośrednio i pokwitowane przez przedstawicieli Stron upoważnionych do kontaktów, wymienionych w ust. 3,
przyjęte przez Stronę w postaci listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, jak i zwrócone przez operatora pocztowego jako nieodebrane po dwukrotnej awizacji listu poleconego – wysłanego na adres podany w ust. 1,
przesłane na adres e-mailowy, o którym mowa w ust. 1 i potwierdzone automatycznie jako odebrane przez program obsługujący pocztę elektroniczną.
Upoważnionym
przedstawicielem Zamawiającego do wszelkich kontaktów wynikających
z realizacji umowy jest Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx-Xxxxxxxxxxxx –
Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego
Adres
e-mailowy: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx
Telefon: 00 00 00 000 wew. 6017
Upoważnionym przedstawicielem Wykonawcy do wszelkich kontaktów wynikających z realizacji umowy jest: ……………………………………….
Adres e-mailowy: ……………………………………….
Telefon: ………………………………………………….
§ 7
Pozostałe postanowienia Stron
Umowa ulega rozwiązaniu z dniem jej zakończenia, o którym mowa w § 2 umowy, tj. z dniem 31 grudnia 2023 r. lub z dniem przekroczenia wartości wynagrodzenia umownego wykonawcy, o którym mowa w § 4 ust. 1 umowy w zależności od tego, które ze zdarzeń zaistnieje wcześniej. Kontrola wykorzystania środków finansowych leży po stronie Zamawiającego.
Strony zobowiązują się do polubownego rozstrzygania ewentualnych sporów wynikających z wykonywania niniejszej umowy.
W przypadku braku porozumienia Xxxxxx zobowiązują się oddać spór do rozstrzygnięcia przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla Zamawiającego.
W sprawach nieuregulowanych w umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego.
§ 8
Zarządzania Środowiskowego zgodnego z EMAS
Zamawiający posiada certyfikat Zarządzania Środowiskowego, zgodnego z EMAS, na podstawie Polityki Środowiskowej, zatwierdzonej przez Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Bydgoszczy.
Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z treścią Polityki Środowiskowej Zamawiającego umieszczonej na jego stronie internetowej pod adresem: xxxx://xxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-x-xxxxxx-xxxx, a także zobowiązuje się do jej uwzględnienia w ramach realizacji zadania.
§ 9
Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z treścią Polityki prywatności Zamawiającego umieszczonej w serwisie internetowym Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Bydgoszczy pod adresem: xxxx://xxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.
§ 10
Załącznikami do umowy są:
Zapytanie ofertowe
Oferta wykonawcy z dnia …….
Klauzula antykorupcyjna
Zamawiający Wykonawca
8