Gminą Kunów z siedzibą w Kunowie – ul. Warszawska 45B, 27-415 Kunów, NIP 661-21-59- 982, reprezentowaną przez:
Załącznik Nr 7 do zapytania ofertowego Nr ZP.II.271.7.2023
UMOWA Or.032 / wzór |
zawarta w dniu roku, w Kunowie pomiędzy:
Gminą Kunów z siedzibą w Kunowie – ul. Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxx, NIP 661-21-59- 982, reprezentowaną przez:
Burmistrza Miasta i Gminy w Kunowie – Pana Lecha Łodeja,
przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Kunów – Xxxx Xxxxxx Xxxxx, zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”
a
………………………………………………………………………………..…………………………… (nazwa Wykonawcy) z siedzibą w …………………………… (siedziba Wykonawcy), ………………………………………………………. |
………………………………………………………………………………….. (adres Wykonawcy), |
wpisanym/wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego (lub, odpowiednio, do innego rejestru lub ewidencji) pod numerem: ……………. przez ……………………….… Regon: …..… , NIP: …..… (odpowiednio) |
reprezentowanym/reprezentowaną (na podstawie odpisu z KRS / pełnomocnictwa, innego dokumentu, z którego wynika umocowanie do reprezentowania - stanowiącego załącznik do niniejszej umowy) przez: 1. (imię, nazwisko i pełniona funkcja reprezentanta Wykonawcy), 2. (imię, nazwisko i pełniona funkcja reprezentanta Wykonawcy), zwanym/zwaną dalej „Wykonawcą”, łącznie zwanymi „Stronami”, a odrębnie „Stroną”. W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie Zapytania ofertowego o wartości poniżej 130.000 złotych i wybraniu w dniu roku oferty Wykonawcy jako najkorzystniejszej, została zawarta umowa o następującej treści: |
Rozdział I. Przedmiot umowy
§ 1
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług pocztowych dla Urzędu Miasta i Gminy w Kunowie, ul. Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxx.
2. Realizacja usług pocztowych przez Wykonawcę polega na świadczeniu usług pocztowych na rzecz Zamawiającego w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe), zwanych dalej „przesyłkami” oraz ich ewentualnych zwrotów do nadawcy po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, usługi codziennego doręczania przesyłek, zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO) po skutecznym doręczeniu oraz usługi codziennego odbioru przesyłek z siedziby
Zamawiającego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640).
3. Przedstawiony w załączniku do niniejszej umowy Formularz cenowy, stanowiący integralną część umowy, obrazuje szacunkową ilość i rodzaj przesyłek.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany poszczególnej liczby przesyłek określonej w Formularzu cenowym, o którym mowa w ust. 3, stosownie do
aktualnych potrzeb Zamawiającego. Zmiana ta może polegać na zmniejszeniu liczby jednego rodzaju przesyłek i zwiększeniu liczby innego rodzaju przesyłek, jeśli wynikać to będzie ze zwiększonego zapotrzebowania na dany rodzaj przesyłek.
5. Zmiany ilości przesyłek, o których mowa w ust. 4 nie powodują zmiany umowy
i Wykonawca nie będzie dochodził od Zamawiającego roszczeń z tytułu zmian ilości przesyłek w trakcie realizacji niniejszej umowy.
Rozdział II. Obowiązki Wykonawcy
§ 2
1. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności z:
a) ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640) oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy,
b) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 i 803),
c) ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1550 i 614),
d) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383),
e) ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781),
f) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora
wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026),
g) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 474),
h) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1, z 2018 r. Nr 127, str. 2 oraz z 2021 r. Nr 74, str. 35),
i) międzynarodowych przepisów pocztowych.
2. Wykonawca oświadcza, że placówka w której będą nadawane przesyłki jest dostosowana pod względem architektonicznym dla osób niepełnosprawnych.
Rozdział III. Warunki realizacji
§ 3
1. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi codziennego odbioru przesyłek oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj od Zamawiającego, w dni robocze (z wyłączeniem świąt oraz dni ustawowo wolnych od pracy), przez 5 dni
w tygodniu, od poniedziałku do piątku w godzinach 14:00 - 14:30 przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, a następnie nadaniu tych przesyłek na ogólnych zasadach. Usługa obejmuje wszystkie rodzaje przesyłek, zarówno w obrocie krajowym, jak i zagranicznym.
2. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem umowy, w przypadku braku zastrzeżeń, następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku
przesyłek priorytetowych przekazanych przez Zamawiającego do godz. 14.30, ich nadanie następować będzie w dniu przekazania.
3. Zamawiający zastrzega sobie, w przypadkach podyktowanych wyjątkową potrzebą Zamawiającego prawo osobistego dostarczania przesyłek do wskazanej przez
Wykonawcę placówki nadawczej, znajdującej się na terenie Kunowa w godzinach pracy tej placówki. Placówka nadawcza ma obowiązek przyjąć przesyłkę w dniu dostarczenia i w efekcie Zamawiający ma uzyskać pieczęć z datą potwierdzającą nadanie przesyłki oraz podpis pracownika Wykonawcy w rejestrach nadawczych.
4. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek Wykonawca poinformuje o tym telefonicznie Zamawiającego w dniu odbioru przesyłek. Przy braku możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym.
5. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej dla przesyłek
rejestrowanych oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zostanie uzgodniony pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą w dniu zawarcia umowy. Zwrot otrzymanych pocztowych książek nadawczych oraz zestawienia nadanych przesyłek nastąpi w dniu
następnym, w godzinach dostarczenia do siedziby Zamawiającego kolejnych przesyłek.
6. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczania przesyłek na warunkach i w terminach określonych w aktach prawnych regulujących świadczenie usług pocztowych,
wymienionych w § 2.
7. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczone będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą, zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego.
Świadczenie usług w obrocie zagranicznym odbywa się w oparciu o przepisy międzynarodowe.
8. Zamawiający we własnym zakresie zapewni sobie druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek z potwierdzeniem odbioru do przesyłek doręczanych na zasadzie:
a) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383),
b) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 i 803).
9. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania przesyłek, zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego, w dni robocze (z wyłączeniem świąt oraz dni ustawowo wolnych od pracy), przez 5 dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku.
10. Wykonawca zapewni Zamawiającemu placówkę nadawczo-odbiorczą położoną
w granicach administracyjnych miasta Kunów, czynną co najmniej od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, minimum 6 godzin dziennie.
11. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek pocztowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego z adresem przeznaczenia.
12. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki stanowi pudełko lub szary papier Zamawiającego i powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich do jej zawartości oraz uniemożliwić uszkodzenie przesyłki w czasie
przemieszczania. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki.
13. Zamawiający nie wyraża zgody na przepakowywanie przez Wykonawcę
przeznaczonych do nadania przesyłek krajowych i zagranicznych. Wyjątkiem będą przesyłki uszkodzone, gdzie w celu zabezpieczenia zawartości dopuszcza się zabezpieczenie w przezroczystej folii.
Rozdział IV. Obowiązki Zamawiającego
§ 4
1. Zamawiający zobowiązuje się do:
1) przygotowania przesyłek do nadania w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłek pocztowych, określonym w ustawie, rozporządzeniu i innych aktach prawnych wydanych na ich podstawie, o których mowa w § 2,
2) nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć
przekazywanie przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku, a ponadto:
a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej, sporządzonej w dwóch egzemplarzach, z których każdy oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach
rozliczeniowych, a kopia dla Zamawiającego stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
b) dla przesyłek nierejestrowanych (zwykłych) - zestawienie ilościowe sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia dla Zamawiającego stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
3) umieszczenia na każdej nadawanej przesyłce pocztowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określenia rodzaju przesyłki (zwykła, polecona,
priorytet, czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru), umieszczenia pieczątki (nadruku) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę, zgodnie z wymogami Wykonawcy.
2. W przypadku zastrzeżeń Wykonawcy dotyczących odebranych przesyłek Wykonawca wyjaśni je z Zamawiającym w trybie określonym w § 3 ust. 4 niniejszej umowy.
Rozdział V. Podwykonawca
§ 5
1. Strony ustalają, że przedmiot umowy zostanie wykonany:
• osobiście lub
• z udziałem podwykonawcy/ów1.
2. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za usługi, które wykonuje przy pomocy podwykonawców.
3. W przypadku korzystania przez Wykonawcę przy wykonywaniu przedmiotu niniejszej umowy z usług podwykonawców, Wykonawca odpowiedzialny jest wobec
Zamawiającego za ich działania i zaniechania jak za działania własne.
4. Umowa Wykonawcy z podwykonawcą winna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
1 Niewłaściwe skreślić
Rozdział VI. Wynagrodzenie
§ 6
1. Całkowita wartość umowy nie może przekroczyć kwoty, którą Zamawiający
przeznaczył na realizację zamówienia (kwota zabezpieczona w budżecie Gminy Kunów), to jest brutto …........ złotych (słownie: złotych brutto), co nie
stanowi zobowiązania dla Zamawiającego do realizowania umowy do tej wartości i ilości, ani prawa dochodzenia roszczeń odszkodowawczych przez Wykonawcę
w przypadku faktycznego zmniejszenia zamówienia. Cena ofertowa brutto jest zawarta w Formularzu cenowym stanowiącym załącznik do umowy.
2. Rozliczenia między stronami z tytułu wynagrodzenia za realizację przedmiotu umowy dokonywane będą z dołu, to jest w terminie późniejszym niż dzień nadania przesyłek, z zastrzeżeniem, że dokonuje się w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego.
3. Okres rozliczeniowy ustala się na miesiąc kalendarzowy.
4. Podstawą obliczenia należnych opłat jest suma opłat za przesyłki faktycznie nadane w okresie rozliczeniowym, stwierdzone co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość przyjętych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia ilościowego
przesyłek nadanych, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzonego przez Wykonawcę oraz ich ewentualnych zwrotów.
5. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania cen jednostkowych brutto podanych w Formularzu cenowym stanowiącym załącznik do umowy, z zastrzeżeniem ust. 7.
6. Zastrzega się, że w przypadku świadczenia usług nieujętych w Formularzu cenowym, o którym mowa w ust. 5, podstawą rozliczenia będą ceny zawarte w obowiązującym w dacie przyjęcia przesyłki cenniku opłat za usługi pocztowe świadczone przez
Wykonawcę, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640) oraz międzynarodowymi przepisami pocztowymi.
7. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany cen jednostkowych brutto wynikających
z Formularza cenowego za świadczone usługi pocztowe będące przedmiotem umowy w następujących przypadkach:
a) zmiany stawki podatku VAT,
b) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiana ta będzie miała wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę,
c) zmiany cen w przypadku zmiany cennika usług u Wykonawcy, który to cennik zostanie zatwierdzony przez Urząd Komunikacji Elektronicznej, przy czym
Wykonawca udzieli upust od zatwierdzonego taryfikatora wynoszący %
(zgodnie z formularzem ofertowym).
Rozdział VII. Warunki płatności
§ 7
1. Faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji umowy, wystawiane będą przez Wykonawcę w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu
rozliczeniowym i będą wysyłane na adres mailowy: xxxxx@xxxxx.xx.
2. Należności wynikające z faktury VAT Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 21 dni kalendarzowych od daty jej
wystawienia, licząc od daty wystawienia faktury VAT. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.
3. Do faktury VAT na żądanie Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zestawienie ilościowe nadanych poszczególnych przesyłek oraz ich zwrotów w danym okresie rozliczeniowym.
Rozdział VIII. Terminy realizacji
§ 8
1. Umowa zostaje zawarta na czas określony, od dnia 1 grudnia 2023 roku do dnia 30 listopada 2024 roku.
2. Umowa wygasa przed wskazanym wyżej terminem, w przypadku gdy wynagrodzenie Wykonawcy osiągnie kwotę, o której mowa w § 6 ust. 1. Obowiązek kontroli stanu tej kwoty leży po stronie Zamawiającego.
3. Za nadzór nad realizacją niniejszej umowy wyznaczeni są:
1) ze strony Zamawiającego: …........................... telefon , e-mail:
…...............
2) ze strony Wykonawcy: …............................... telefon , e-mail:
…...............
Rozdział IX. Odpowiedzialność Wykonawcy
§ 9
1. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub
nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640) i postanowieniami niniejszej umowy.
2. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640) oraz rozporządzenia Ministra Administracji
i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 474), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje
się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 i 1890).
Rozdział X. Odstąpienie od umowy
§ 10
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy gdy:
1) Wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy,
2) zostanie zgłoszony wniosek o upadłość lub likwidację firmy Wykonawcy,
3) Wykonawca złożył fałszywe oświadczenie lub inne dokumenty poświadczające nieprawdę, bądź nie podał istotnych okoliczności mających wpływ na zawarcie umowy,
4) umowa nie będzie wykonywana przez Wykonawcę przez okres co najmniej 5 dni.
2. Odstąpienie od umowy może być dokonane tylko na piśmie, zawierać uzasadnienie i musi być dokonane nie później niż w ciągu 14 dni od powzięcia wiadomości
o przyczynie odstąpienia.
3. W przypadku odstąpienia od umowy, z przyczyn wskazanych w ust. 1, za które odpowiada Wykonawca, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną
w wysokości 2% kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia ustalonego w § 6 ust. 1 umowy, z wyjątkiem okoliczności siły wyższej oraz innych zakłóceń w pracy
Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiających
wykonanie usługi w całości lub w jakiejkolwiek części, w szczególności: władcze działania organów państwowych, samorządowych oraz organizacji
międzynarodowych, zmiana przepisów prawa, działania wojenne i inne operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, strajki, ograniczenia i zakazy wydane przez właściwe władze, stany nadzwyczajne, w tym stan wojenny lub wyjątkowy na całości lub na jakiejkolwiek części terytorium Polski, konflikty zbrojne, ataki terrorystyczne,
działalność przestępcza osób trzecich, lokauty, powodzie, pożary, awarie energetyczne oraz działanie innych sił przyrody.
4. W przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego w okolicznościach
wymienionych w ust. 1, Zamawiający wyznaczy termin, do którego Wykonawca ma jeszcze obowiązek zrealizować niezbędny przedmiot zamówienia. Wypłata
wynagrodzenia nastąpi wówczas proporcjonalnie do okresu świadczonej usługi.
5. Zamawiający zastrzega sobie również możliwość odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy - w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim
przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.
6. Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, o ile wartość faktycznie poniesionych szkód przekracza wysokość kar umownych.
7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy
z przyczyn, za które Zamawiający ponosi odpowiedzialność, w wysokości 2% kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia ustalonego w § 6 ust. 1 umowy.
Rozdział XI. Postanowienia końcowe
§ 11
1. W razie braku możliwości porozumienia się Stron w terminie dłuższym niż 30 dni
w postaci przeprowadzenia w celu polubownego rozstrzygnięcia sporu, spór poddany zostanie rozstrzygnięciu Sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
2. Wykonawca bez pisemnej zgody Zamawiającego nie może przenosić wierzytelności wynikających z umowy na osoby trzecie.
§ 12
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy aktów prawnych wymienionych w § 2 niniejszej umowy oraz przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Ewentualne zmiany niniejszej umowy mogą nastąpić za zgodą obu stron, wyrażoną w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.
3. Integralną częścią umowy jest Zapytanie ofertowe, Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz Formularz cenowy Wykonawcy.
4. Wykonawca oświadcza, iż przyjmuje do wiadomości, że dotyczące go dane, w tym dane osobowe (imię i nazwisko/nazwa), data umowy i miejsce jej zawarcia, jej
przedmiot, numer, okres obowiązywania oraz wartość umowy netto i brutto mogą zostać udostępnione w Rejestrze Umów, jak również, że umowa oraz faktury wystawiane na jej podstawie mogą być udostępnione w trybie ustawy z dnia
6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902).
5. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.