UMOWA nr ……..
UMOWA nr ……..
zawarta pomiędzy:
Centrum Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie (02-822), ul. Poleczki 19, REGON: 382967128, NIP: 9512481668, działającym na podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx (Dz. U z 2020 r. poz. 2098), dalej zwanym Zamawiającym, reprezentowanym przez:
dr Xxxxxxx Xxxxxxx – Dyrektora Generalnego, na podstawie pełnomocnictwa nr 1/2021 z dnia 11 stycznia 2021 r.
a
………………………….
, zwaną dalej „Wykonawcą”, reprezentowanym przez: ……………….
wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż kwota określona w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2021 r., poz. 1129 z późn. zm.),
łącznie zwanymi dalej „Stronami”, a osobno „Stroną”, o następującej treści:
§ 1
1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania czynności pomocniczych przy prowadzonych przez Zamawiającego minimalnie 1, a maksymalnie 5 kontrolach w instytutach działających w ramach Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx na podstawie art. 36 ust. 3 ustawy o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx (dalej jako „Czynności pomocnicze”) w obszarach określonych w załączniku nr 1 do Umowy, na podstawie składanych przez Zamawiającego zleceń (dalej jako „Zlecenia”). Zamawiający każdorazowo doprecyzuje zakres czynności pomocniczych określonych w załączniku nr 1 do Umowy.
2. Wykonawca rozpocznie wykonywanie Czynności pomocniczych w terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania Zlecenia przez Zamawiającego.
3. Zakres Czynności pomocniczych obejmuje:
a) przeprowadzenie analizy dokumentów (lub ich kopii) kontrolowanego instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx dotyczących kontrolowanych obszarów (dalej jako
„Dokumentacja”) i wyjaśnień kontrolowanego instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx pod kątem ich prawidłowości z określonymi przez Xxxxxxxxxxxxx aktami prawa i innymi dokumentami oraz w celu przedstawienia Zamawiającemu rekomendacji co do oceny:
− gospodarki finansowej,
− jakości pracy,
− prawidłowości realizacji zadań wynikających z rocznych planów działalności
instytutu Sieci i rocznych planów działalności Sieci,
− jakości zarządzania, w szczególności przestrzegania regulaminów zgodnie art. 31 ust 1 Ustawy o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx
w terminie nie dłuższym niż miesiąc licząc od dnia rozpoczęcia czynności kontrolnych;
b) przygotowywanie projektów pism wzywających instytut Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia Dokumentacji, a także – jeśli Zamawiający udzieli Wykonawcy takiego upoważnienia – występowanie do kontrolowanego instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx o złożenie wyjaśnień lub przedłożenie dokumentów;
c) sporządzenie projektu protokołu z kontroli, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Umowy, wraz z projektem zaleceń pokontrolnych na podstawie zrealizowanych Czynności pomocniczych oraz informacji przekazanych przez Zamawiającego w terminie do 7 dni od dnia otrzymania informacji o zakończeniu czynności kontrolnych przez Zamawiającego;
d) skorygowanie projektu protokołu z kontroli zgodnie z uwagami Zamawiającego w terminie do 3 dni od dnia doręczenia Wykonawcy tych uwag;
e) w przypadku gdy kontrolowany instytut Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx odmówi podpisania protokołu z kontroli – analiza argumentacji dotyczącej przyczyn odmowy podpisania protokołu z kontroli i przedstawienie oceny tej argumentacji w terminie 4 dni od doręczenia Wykonawcy tej argumentacji;
f) przedstawienie rekomendacji Zamawiającemu o sposobie rozpatrzenia ewentualnych zastrzeżeń kontrolowanego instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx albo rekomendacji co do sposobu postępowania w przypadku, gdy instytut Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx odmówi podpisania protokołu, w terminie 4 dni od doręczenia Wykonawcy stanowiska tego instytutu;
4. Rezultaty Czynności pomocniczych będą sporządzane w formie cyfrowej. Rezultaty Czynności pomocniczych stanowiące projekty dokumentów będą mieć formę edytowalną, pozwalającą na odtworzenie w programie Microsoft Office Word.
5. Umowa obowiązuje w okresie od dnia jej podpisania do wyczerpania kwoty wskazanej w § 4 ust. 1 lub 31 marca 2022 r. – w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej. Jeśli Zlecenie zostało przesłane Wykonawcy do daty wskazanej w zdaniu poprzedzającym lecz nie zostało zrealizowane, Zlecenie pozostaje wiążące dla Wykonawcy a Umowa wiąże strony w zakresie tego Zlecenia.
6. Strony uzgadniają, że przygotowanie, uzgodnienie oraz zatwierdzenie finalnej wersji protokołu (tj. po rozpatrzeniu ewentualnych zastrzeżeń) powinno w ramach współpracy Xxxxx trwać nie więcej niż jeden miesiąc od dnia zakończenia czynności kontrolnych.
§ 2.
1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy rzetelnie, terminowo, z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy realizacji tego typu usług. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, przy pomocy których wykonuje niniejszą umowę w takim samym stopniu jak za własne działanie lub zaniechanie.
2. Zlecenia oraz Dokumentacja i pozostała korespondencja w sprawach wykonywania Czynności pomocniczych będą przesyłane Wykonawcy drogą elektroniczną na adres email wskazany dla Wykonawcy w § 8 ust. 1.
3. Zamawiający udostępni Dokumentację Wykonawcy w terminie 10 dni od dnia złożenia Zlecenia. W zależności od przebiegu kontroli, w toku kontroli Dokumentacja może być uzupełniana.
4. Zamawiający może żądać wyjaśnień lub dodatkowego uzasadnienia do wykonanych
Czynności pomocniczych.
5. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić analizę Dokumentacji i wyjaśnień kontrolowanego instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx w zakresie wskazanym w art. 36 ust. 3 pkt 1-4 ustawy o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx oraz zaproponować ich ocenę pod kątem rzetelności, celowości, gospodarności oraz zgodności działań kontrolowanego instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx z wytycznymi Prezesa Centrum Xxxxxxxxxxx i znajdującymi zastosowanie do kontrolowanych zdarzeń aktami prawa, w szczególności z:
a) ustawą z dnia 21.02.2019 r. o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx oraz aktów wykonawczych do niej,
b) ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oraz aktów wykonawczych do niej,
c) ustawą z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych do niej,
d) ustawą z dnia 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych do niej,
e) ustawą z dnia 20.07.2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz aktów wykonawczych do niej,
f) ustawą z dnia 30.05.2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej oraz aktów wykonawczych do niej,
g) ustawą z dnia 03.07.2018 r. przepisy wprowadzające ustawę –Prawo o szkolnictwie
wyższym i nauce,
h) rozporządzeniem z dnia 18.01.2011 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
i) ustawą z dnia 04.03.1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz aktów wykonawczych do niej,
j) ustawą z dnia 07.07.1994 r. - Prawo budowlane oraz aktów wykonawczych do niej,
k) regulaminem kontroli instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.
6. Wykonawca oświadcza, że przy wykonywaniu Czynności pomocniczych będzie się posługiwał
osobami (Personel):
a) z których co najmniej 1 (jedna) osoba w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed terminem składania ofert w postepowaniu nr 76/BSU/DKo/2021/3, przeprowadziła 3 kontrole w instytutach badawczych lub na uczelniach wyższych, których zakres zawierał x.xx.
następujące obszary: gospodarkę finansową, jakość zarządzania, jakość pracy,
prawidłowość realizacji zadań,
b) z których każda z osobna ukończyła kurs audytora wewnętrznego lub pokrewne (np. studia podyplomowe z zakresu kontroli/audytu, posiada certyfikat audytora wewnętrznego, certyfikat PIKW lub uprawnienia NIK),
c) z których każda z osobna nie pozostaje w konflikcie interesów (rzeczywistym lub potencjalnym) z kontrolowanymi instytutami Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx, co może wpłynąć na bezstronność rekomendacji będących rezultatem Czynności pomocniczych (wykaz instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx znajduje się w załączniku nr 4 do umowy), przy czym przez konflikt interesów rozumie się:
− pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związanie z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawanie we wspólnym pożyciu z pracownikiem kontrolowanego instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx,
− istnienie albo ustanie w okresie krótszym niż 3 lata (licząc od dnia złożenia przez Wykonawcę oferty Zamawiającemu) stosunku pracy, stosunku zlecenia z instytutem Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx lub innego stosunku prawnego, na podstawie którego osoba ta otrzymywała wynagrodzenie od instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx,
− istnienie lub ustanie w okresie krótszym niż 1 rok (licząc od dnia złożenia przez Wykonawcę oferty Zamawiającemu) stałych stosunków handlowych pomiędzy tą osobą bądź jej pracodawcą lub zleceniodawcą a instytutem Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx,
− pozostawanie z instytutem Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do jej bezstronności lub niezależności z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w określonym rozstrzygnięciu postępowania kontrolnego.
7. Wykonawca jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Zamawiającego o ujawnieniu się okoliczności mogących stanowić konflikt interesów, o którym mowa w ust. 6 lit. c lub mogących spowodować jego powstanie.
8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemne oświadczenia osób, którymi się posługuje przy wykonywaniu Czynności pomocniczych o braku lub istnieniu konfliktu interesu w rozumieniu ust. 6 lit. c.
9. Jeżeli którykolwiek z członków Personelu będzie niedostępny dla Wykonawcy z powodu śmierci, choroby lub rozwiązania umowy o pracę lub innej umowy z Wykonawcą, na podstawie której wykonywał zadania, zostanie on niezwłocznie zastąpiony przez osobę o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia nowego członka Personelu z co najmniej takimi samymi kwalifikacjami, przy czym Zamawiający nie odmówi takiego zatwierdzenia bez ważnej przyczyny. Wykonawca
zapewnia, że wszyscy członkowie Personelu posiadają odpowiednie uprawnienia,
umiejętności i doświadczenie wskazane w ustępach powyżej.
10. Jeżeli dany członek Personelu, w opinii Zamawiającego wykonuje obowiązki wynikające z Umowy w sposób utrudniający współpracę Stron lub działalność Zamawiającego, w szczególności zaś wykonuje swoje obowiązki w sposób niezgodny z Umową to Zamawiający, po bezskutecznym wezwaniu Wykonawcy do zaprzestania naruszeń i wyznaczeniu w tym celu odpowiedniego terminu, nie dłuższego jednakże niż 5 (pięć) Dni Roboczych, może zwrócić się do Wykonawcy z wnioskiem o odsunięcie takiego członka Personelu od świadczenia Usług i zastąpienia go inną osobą. Wniosek taki, aby był skuteczny, wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz powinien zostać złożony Koordynatorowi Umowy Wykonawcy.
11. Po otrzymaniu od Zamawiającego wniosku, o którym mowa powyżej, Wykonawca niezwłocznie odsunie takiego członka Personelu od wykonywania obowiązków, przedstawiając jednocześnie Zamawiającemu do zatwierdzenia nowego członka Personelu z co najmniej takimi samymi kwalifikacjami, przy czym Zamawiający nie odmówi takiego zatwierdzenia bez ważnej przyczyny.
12. Dla uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych, Xxxxxx zgodnie potwierdzają, że w razie zmiany składu Personelu wykonującego usługi, zmiana ta nie spowoduje zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
13. Wykonawca będzie na własny koszt i ryzyko zarządzał odchodzącymi i przychodzącymi członkami Personelu w okresie przekazywania obowiązków.
14. Wykonawca przeprowadzi Czynności pomocnicze w miejscu wykonywania przez niego działalności w formie zdalnej, zapewniając, że zasoby IT, na których będzie przechowywana Dokumentacja i inna dokumentacja przekazywana przez Zamawiającego w związku z Umową będą spełniały następujące wymagania bezpieczeństwa:
a) Środowisko informatyczne Wykonawcy musi być wyposażone w mechanizmy gwarantujące stosowanie bezpiecznych haseł, bieżącą aktualizację oprogramowania, w tym systemu operacyjnego oraz antywirusowego. Wykonawca zapewni, by dane nie mogą być przekazywane na prywatne skrzynki pocztowe osób zatrudnionych przez Wykonawcę ani osób trzecich, zasoby chmurowe, nośniki danych.
b) Wrażliwe dane biznesowe wymieniane pomiędzy Zamawiającym oraz Wykonawcą powinny być przekazywane w postaci zaszyfrowanej, hasło do odszyfrowania musi być przekazywane inną formą komunikacji niż email.
c) Wykonawca stale będzie utrzymywał działanie uznanych na rynku programów antywirusowych, zapór sieciowych i/lub innych programów strzegących bezpieczeństwa Systemów Teleinformatycznych;
d) Logowanie do Systemu Teleinformatycznego Wykonawcy musi być przeprowadzone w sposób zapewniający poufność wprowadzanego hasła Użytkownika, w szczególności uniemożliwiając jego podejrzenie.
e) Hasło do Systemu Teleinformatycznego Centrum musi odpowiadać poniższym
wymaganiom:
1) nie zawierać całości ani części nazwy konta Użytkownika;
2) składać się z co najmniej 12 znaków;
3) zawierać znaki należące do czterech kategorii:
a) wielkie litery od A do Z :
b) małe litery od a do z,
c) cyfry od 0 do 9,
d) znaki niealfabetyczne (na przykład: !, $, #, %).
f) Zaleca się, żeby hasło nie było pojedynczym wyrazem ze słownika dowolnego języka, ani wyrazem związanym z Użytkownikiem, w szczególności datą urodzenia, a także żeby nie było wariacją poprzedniego hasła. Nie należy wybierać haseł, w których jedna cześć pozostaje niezmienna, a druga zmienia się zgodnie z przewidywalnym wzorcem, np.: centrum01, centrum02, centrum03, gdzie dwie ostatnie cyfry oznaczają numer miesiąca. Hasło powinno składać się z ciągu znaków możliwych do zapamiętania aby nie wymuszać na Użytkowniku jego zapisywania.
g) Użytkownikom korzystającym ze sprzętu służbowego Wykonawcy zabrania się przechowywania na dostępnych zasobach informatycznych (komputer, elektroniczne nośniki informacji, dyski sieciowe) wszelkiego rodzaju utworów, w szczególności muzyki, filmów oraz programów naruszających prawo do własności intelektualnej w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1231, z 2020 r. poz. 288).
h) Nośniki zawierające dane Zamawiającego należy przechowywać w sposób chroniący
przed dostępem do nich osób niepowołanych.
i) Nośniki danych, na których ewentualnie miałyby być przenoszone dane Zamawiającego, muszą być zaszyfrowane silnym mechanizmem szyfrującym.
15. Strony uznają, że rezultatem wykonania Zlecenia i warunkiem jego odbioru jest protokół z kontroli podpisany przez dyrektora instytutu albo przekazanie dyrektorowi instytutu protokołu z kontroli po rozpatrzeniu zastrzeżeń. Z wykonania Zlecenia Wykonawca i Zamawiający sporządzą protokół odbioru. W przypadku wskazania przez Xxxxxxxxxxxxx zastrzeżeń co do wykonanych Czynności pomocniczych, Zamawiający może zażądać od Wykonawcy poprawy Czynności pomocniczych we wskazanym przez Zamawiającego terminie nie krótszym niż 7 dni.
16. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli spełnienia przez Wykonawcę warunków
określonych w ust. 14 w siedzibie Wykonawcy.
§ 3
1. Wykonawca zapewni, by przed przekazaniem Zamawiającemu rezultatów Czynności pomocniczych przysługiwały mu wolne od obciążeń majątkowe prawa autorskie do utworów wytworzonych w ramach wykonywania Czynności pomocniczych w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej „utwory”) co najmniej na polach eksploatacji wymienionych w ust 2.
2. Wykonawca z dniem przekazania rezultatów poszczególnych Czynności pomocniczych przenosi autorskie prawa majątkowe do poszczególnych utworów powstałych przy tych Czynnościach pomocniczych (o ile powstaną) bez ograniczenia co do czasu i terytorium oraz liczby egzemplarzy na następujących polach eksploatacji:
a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wszelkimi technikami, w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, analogową, cyfrową, optyczną, laserową, drukarską, reprograficzną, komputerową, elektroniczną, niezależnie od standardu i formatu zapisu i nośnika, rozmiaru, formy, techniki i oprawy, włączając nanoszenie na dowolne przedmioty,
b) rozpowszechnianie Utworu, w tym wprowadzanie go do obrotu,
c) wypożyczanie, najem, użyczanie, dzierżawa lub wymiana nośników,
d) wielokrotne wprowadzenie do pamięci komputera, sieci multimedialnych, w tym w szczególności Internetu lub baz danych,
e) wielokrotne publiczne wystawienie, wyświetlanie albo publiczne odtworzenie w dowolny sposób, w tym tak, aby każdy miał dostęp do Utworu w wybranym prze siebie miejscu i czasie,
f) nadanie za pomocą wizji i fonii bezprzewodowej i przewodowej oraz za pośrednictwem
satelity,
g) wykorzystanie utworu, w tym do prowadzenia dalszych prac wielokrotne łączenie z innymi utworami oraz łączenie utworu w całości lub części z innymi materiałami lub innymi dokumentami oraz jego tłumaczenie, do użytku komercyjnego i niekomercyjnego,
h) swobodna ingerencja w treść i formę Utworów oraz rozpowszechnianie zmienionych w ten sposób Utworów w dowolny sposób i dowolnymi środkami,
i) opracowanie całości lub jakiejkolwiek części Utworu i wykorzystywanie opracowania na znanych w chwili zawarcia umowy polach eksploatacji,
3. Przeniesienie praw do utworów na rzecz Wykonawcy będzie obejmować także wyłączne
prawo do zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich do takich utworów.
4. Wykonawca zapewni, że twórcy utworów nie będą wykonywali swoich autorskich praw osobistych do utworów.
§ 4
1. Maksymalne łączne wynagrodzenie należne Wykonawcy nie przekroczy ……………. zł brutto (słownie: ………………………………), w tym podatek VAT, zgodnie z ofertą Wykonawcy, która stanowi załącznik nr 5 do Umowy.
2. Za wykonanie jednostkowego Zlecenia Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości
……………….. zł brutto (słownie… ), w tym podatek VAT.
3. Wykonawca oświadcza, że w wynagrodzeniu, o którym mowa w ust. 2, uwzględnił wszystkie koszty i opłaty związane z realizacją Umowy, w tym wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych do wykorzystania rezultatów Czynności pomocniczych zgodnie z § 3. Wykonawcy nie przysługuje zwrot od Zamawiającego jakichkolwiek kosztów
poniesionych przez Wykonawcę w związku z realizacją Umowy lub Zleceń (jeżeli takie
zostaną złożone).
4. Podstawę do wystawienia faktury za wykonanie Zlecenia stanowić będzie protokół, o którym mowa w § 2 ust. 15 Umowy podpisany przez Xxxxxxxxxxxxx bez wskazania żądania poprawy Czynności pomocniczych.
5. Wypłata wynagrodzenia Wykonawcy będzie dokonana w terminie 14 dni od doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, na wskazany w niej rachunek bankowy.
6. Wykonawca może wystawić fakturę w formie papierowej lub elektronicznej.
7. Fakturę w formie elektronicznej należy wysłać na adres xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, a w formie papierowej na adres siedziby Centrum Xxxxxxxxxxx. Wykonawca może przesłać fakturę elektroniczną, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
8. Za datę realizacji płatności uważa się datę obciążenia przez bank należnością konta
Zamawiającego.
9. W przypadku opóźnienia płatności w stosunku do terminu wskazanego w ust. 5, Wykonawcy
przysługuje prawo dochodzenia od Zamawiającego odsetek ustawowych.
§ 5
1. Zamawiający może odstąpić od Zlecenia, gdy:
a) Wykonawca pozostaje w opóźnieniu w wykonaniu którejś z czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 przez okres przekraczający 7 dni lub
b) Zamawiający poweźmie informację, że Wykonawca nie zapewnia wymogów
bezpieczeństwa teleinformatycznego zgodnie z Umową lub
c) Wykonawca zleci realizację zadania osobie/osobom, które nie spełniają wymagań określonych w § 2 ust. 6 lit. a, b i c Umowy.
Oświadczenie o odstąpieniu będzie miało zostanie dostarczone Wykonawcy w terminie 10 dni licząc od dnia powzięcia przez Zamawiającego informacji o wystąpieniu przesłanki do odstąpienia.
2. Zamawiający jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w razie niewykonania lub nieprawidłowej realizacji Zlecenia, nieprzestrzegania warunków Umowy o zachowaniu poufności stanowiącej załącznik nr 6 do Umowy lub niezapewnienia wymogów bezpieczeństwa teleinformatycznego zgodnie z Umową.
3. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w przypadku:
a) odstąpienia od Zlecenia na podstawie ust. 1 w wysokości 10 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1,
b) zwłokę w wykonaniu którejś z Czynności pomocniczych, o których mowa w § 1 ust. 3 w wysokości 1 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień zwłoki,
4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kary umownej z wynagrodzenia należnego
Wykonawcy z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych
rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
5. Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kary umownej będzie on uprawniony do dochodzenia, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, odszkodowania uzupełniającego do wysokości szkody rzeczywistej.
§ 6
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich informacji, dokumentacji i danych o Zamawiającym i kontrolowanych instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx przekazanych mu w związku z zawarciem Umowy na zasadach określonych w umowie o zachowaniu poufności stanowiącej załącznik nr 6 do Umowy.
§ 7
1. Strony oświadczają, że niniejsza Xxxxx obejmuje swoim zakresem powierzenie przetwarzania danych osobowych, co do których Zamawiającemu przysługuje status administratora danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Umowa powierzenia przetwarzania stanowi załącznik nr 8 do Umowy.
2. Wykonawca oświadcza, że zapoznała lub zapozna się oraz zapozna osoby skierowane do wykonania umowy z informacją o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Centrum Xxxxxxxxxxx, która stanowią załącznik nr 7 do Umowy (dla osób zawierających Umowę i osób odpowiedzialnych za realizację Umowy).
3. Odstąpienie od umowy, o której mowa w ust. 1, lub jej wypowiedzenie z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy daje Zamawiającemu podstawę do odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy.
4. Z inspektorem ochrony danych Zamawiającego można skontaktować się pod adresem xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
§ 8
1. Do kontaktów pomiędzy Stronami oraz do podejmowania bieżących uzgodnień związanych z realizacją Umowy, sporządzenia i podpisania protokołu odbioru, przekazania i odbioru rezultatów Zleceń oraz ze strony Zamawiającego do składania Zleceń upoważnione są następujące osoby:
ze strony Wykonawcy …………………….., email …………………..
ze strony Zamawiającego …………………….., email ………………………..
2. Uznaje się, iż dotarcie informacji do którejkolwiek z osób wskazanych w ust. 1 w formie wiadomości e-mail lub w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub na piśmie, jest poinformowaniem Stron Umowy.
3. Zmiana danych i osób, o których mowa w ust. 1, może nastąpić poprzez powiadomienie drugiej Strony na adres wskazany w komparycji Umowy lub w formie wiadomości e-mail i nie stanowi zmiany Umowy.
4. Wszelkie zmiany Umowy, odstąpienie od niej i jej wypowiedzenie wymagają formy pisemnej lub jej równoważnej zgodnie z kodeksem cywilnym, pod rygorem nieważności.
5. Prawa i obowiązki oraz wierzytelności Wykonawcy wobec Zamawiającego wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie, bez uprzedniej zgody Zamawiającego w formie pisemnej lub jej równoważnej zgodnie z kodeksem cywilnym, pod rygorem nieważności.
6. W przypadkach jakichkolwiek sporów wynikających na gruncie niniejszej umowy, Xxxxxx zobowiązują się rozstrzygać je w sposób polubowny, a w przypadku gdy Strony nie osiągną porozumienia wskazują sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
7. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy powszechnie
obowiązującego prawa polskiego.
8. Umowa zostaje zawarta z chwilą jej podpisania przez ostatnią ze Stron.
9. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:
1) załącznik nr 1 – Obszary prowadzenia kontroli,
2) załącznik nr 2 – Regulamin kontroli instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx,
3) załącznik nr 3 – Wzór protokołu z kontroli,
4) załącznik nr 4 – wykaz kontrolowanych instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx,
5) załącznik nr 5 – oferta Wykonawcy,
6) załącznik nr 6 – umowa o zachowaniu poufności,
7) załącznik nr 7 – klauzula informacyjna,
8) załącznik nr 8 – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Zamawiający Wykonawca
data 2021 r.
podpis ………………………………..
data 2021 r.
podpis ………………………………..
Załącznik nr 1 do umowy
Obszary prowadzenia kontroli:
A. Gospodarka finansowa
A.1. Plan finansowy oraz sprawozdanie finansowe
A.2. Analiza sytuacji ekonomiczno-finansowej
A.2.1. Wybrane wskaźniki finansowe
A.3. Prawidłowość wydatkowania środków publicznych
A.3.1. Subwencja
A.3.2. Projekty badawcze
A.4. Zasady (polityka) rachunkowości i jej zgodność z wymogami ustawy o rachunkowości
A.5. Stosowanie zasad kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych (badanie regulacji wewnętrznych, poprawności ich wprowadzenia, zgodności z regulacjami powszechnie obowiązującymi i wewnętrznymi oraz badanie poprawności obiegu na próbie faktur)
A.6. Procedury udzielania zamówień publicznych oraz ich zgodność
z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych i regulacjami wewnętrznymi
A.6.1. Udzielanie zamówień publicznych (badanie wybranej próby postępowań pod względem legalności, celowości i gospodarności)
A.7. Zawieranie umów cywilnoprawnych, w tym z własnymi pracownikami (badanie regulacji wewnętrznych, poprawności ich wprowadzenia, zgodności z regulacjami powszechnie obowiązującymi i wewnętrznymi oraz badanie próby umów cywilnoprawnych, w tym weryfikacja, czy przedmiot umów zawartych z pracownikami nie pokrywał się z ich zakresem obowiązków)
A.8. Stosowanie ustawowych procedur do czynności prawnych, o których mowa w art. 33 ustawy o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx
A.8.1. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzania składnikami aktywów
trwałych, o wartości nieprzekraczającej kwoty 250 000 zł
A.9. Tworzenie spółek kapitałowych, obejmowanie lub nabywanie akcji i udziałów w spółkach
oraz wykonywanie praw z tytułu ich posiadania
B. Jakość pracy
B.1. Struktura organizacyjna oraz akty wewnętrzne (badanie poprawności wprowadzenia,
zgodności z innymi regulacjami powszechnie obowiązującymi i wewnętrznymi)
B.1.1. Statut
B.1.2. Regulamin organizacyjny
B.1.3. Regulamin pracy
B.1.4. Instrukcja w sprawie podróży służbowych
B.1.5. Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy/Regulamin pracy
B.1.6. Regulamin Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
B.2. Stan i struktura zatrudnienia (zmiany w stanie i strukturze zatrudnienia i ich przyczyny)
B.2.1. Umowy o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec instytutu przez pracowników pionu badawczego i członków kierownictwa instytutu oraz podejmowanie przez nich dodatkowego zatrudnienia (badanie regulacji wewnętrznych, poprawności ich wprowadzenia, zgodności z regulacjami powszechnie obowiązującymi i wewnętrznymi oraz weryfikacja ich stosowania)
B.3. Rada instytutu oraz jej działalność (badanie regulaminu wyborów do Rady instytutu, regulaminu Rady instytutu pod względem poprawności ich ustanowienia i zgodności z innymi regulacjami wewnętrznymi, poprawność wyboru członków Rady instytutu
będących pracownikami instytutu, wypełnianie przez Radę zadań wymienionych w art. 26 ustawy o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx).
C. Prawidłowość realizacji zadań
C.1. Prawidłowość realizacji zadań wynikających z rocznych planów działalności instytutu Sieci i rocznych planów działalności Sieci.
D. Jakość zarzadzania
D.1. Instrumenty wspierające jakość zarządzania
D.2. Aktualność wpisów w KRS
D.3. Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej (poprawność ustanowienia)
D.4. Roczny plan działalności instytutu (poprawność ustanowienia)
D.5. Roczne sprawozdanie dyrektora instytutu z wykonania zadań (poprawność
ustanowienia)
D.6. Stan prawny nieruchomości
D.7. Okresowe kontrole obiektów budowlanych oraz prowadzenie książek obiektów budowlanych dla użytkowanych obiektów (spełnienie obowiązków prowadzenia książek obiektów budowlanych, poddania obiektów budowlanych okresowym kontrolom stanu technicznego tych obiektów i instalacji w nich zamontowanych, o których mowa w art.
62 ustawy – Prawo budowlane, wykonywanie zaleceń pokontrolnych i usuwanie usterek zidentyfikowanych podczas okresowych kontroli stanu technicznego obiektów budowlanych i instalacji)
D.8. Spory i postępowania sądowe (analiza sporów sądowych, w których uczestniczy instytut z uwzględnieniem ich wartości i prawdopodobieństwa sposobu ich rozstrzygnięcia)
D.9. Realizacja zaleceń pokontrolnych (analiza przeprowadzonych w instytucie kontroli,
sformułowanych po nich zaleceń pokontrolnych, sposobu i skuteczności ich realizacji)
D.10. Jakość zarządzania, w szczególności przestrzeganie regulaminów, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx.
Załącznik nr 2 do umowy
Regulamin kontroli Instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx
(zostanie uzupełniony podczas podpisywania umowy)
Załącznik nr 3 do Umowy
Centrum Xxxxxxxxxxx
Departament Finansów i Kontroli
Egz. nr 1
PROTOKÓŁ POKONTROLNY
xxxxxxxxxxx.
Warszawa, xxxxxx 202xx r.
SPIS TREŚCI
PODSUMOWANIE
I. Wprowadzenie… 3
II. Podsumowanie ustaleń… 4
CZĘŚĆ SZCZEGÓŁOWA PROTOKOŁU
I. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej… 6
II. Skład Zespołu kontrolerów, termin i podstawa przeprowadzenia kontroli… 6
III. Temat, zakres przedmiotowy i okres objęty kontrolą… 6
IV. Dane kierownika jednostki kontrolowanej… 6
V. Ustalenia kontroli i ocena działalności w poszczególnych obszarach… 7
A.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx… 7
A.1. 8
B. 9
VI. Ocena skontrolowanej działalności, zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych
nieprawidłowości… 10
VII. Zalecenia pokontrolne… 11
PODSUMOWANIE
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
CZĘŚĆ SZCZEGÓŁOWA PROTOKOŁU
I. NAZWA I ADRES JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
II. SKŁAD ZESPOŁU KONTROLERÓW ORAZ TERMIN I PODSTAWA PRAWNA PRZEPROWADZENIA KONTROLI
Skład Zespołu kontrolerów:
1. xxxxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxxxxx
Termin przeprowadzenia kontroli: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli:
1. Art. 36 z dnia 21.01.2019 r. o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx (Dz. U. 2019 poz 534),
2. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 26.03.2019 r. w sprawie statutu Centrum Xxxxxxxxxxx,
3. …,
4.
III. TEMAT, ZAKRES PRZEDMIOTOWY I OKRES OBJĘTY KONTROLĄ
Temat kontroli
Gospodarka finansowa, jakość pracy, prawidłowość realizacji zadań oraz jakość zarządzania.
Zakres przedmiotowy kontroli
A. Gospodarka finansowa
B. Jakość pracy
C. Prawidłowość realizacji zadań
D. Jakość zarządzania
Kryteria przedmiotowej kontroli to:
1. legalność,
2. gospodarność,
3. celowość,
4. rzetelność.
Okres objęty kontrolą
Kontrolą objęto okres od dnia xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
IV. DANE KIEROWNIKA JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
V. USTALENIA KONTROLI I OCENA SKONTROLOWANEJ DZIAŁALNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH OBSZARACH
A. GOSPODARKA FINANSOWA
A.1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
A.2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
A.3 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
VI. OCENA SKONTROLOWANEJ DZIAŁALNOŚCI, ZAKRES, PRZYCZYNY I SKUTKI STWIERDZONYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
VII. ZALECENIA POKONTROLNE
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
………………………………………… …………………………………………
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx
Załącznik nr 4 do Umowy
Wykaz kontrolowanych instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx
• Sieć Badawcza Xxxxxxxxxxx – Instytut Technik Innowacyjnych EMAG
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytut Metalurgii Żelaza im. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx
• Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytut Spawalnictwa
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytut Napędów i Maszyn Elektrycznych KOMEL
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych
• Sieć Badawcza Xxxxxxxxxxx – Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Przemysłowy Instytut Motoryzacji
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytut Mechaniki Precyzyjnej
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytut Przemysłu Organicznego
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytut Tele- i Radiotechniczny
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Krakowski Instytut Technologiczny
• Sieć Badawcza Xxxxxxxxxxx – Instytut Chemii Przemysłowej
• Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytut Logistyki i Magazynowania
Załącznik nr 6 do Umowy
UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI NR …
zawarta w dniu ………………. w pomiędzy:
Centrum Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie (02-822), ul. Poleczki 19, REGON: 382967128, NIP: 9512481668, działającym na podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx (Dz. U z 2020 r. poz. 2098)
a
……………….…………… z siedzibą w (00-000), ul.
…………………………………,wpisaną/ym do 1
reprezentowaną/ym przez na podstawie
……………….……………2
zwaną/ym dalej „Odbiorcą”,
zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub indywidualnie „Stroną”.
ZWAŻYWSZY NA TO, ŻE:
− Strony deklarują zamiar podjęcia współpracy, której przedmiotem będzie wykonywanie przez Odbiorcę czynności pomocniczych przy prowadzonych przez Centrum Xxxxxxxxxxx kontrolach w instytutach działających w ramach Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx na podstawie art. 36 ust. 3 ustawy o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx;
− w związku z ww. współpracą Odbiorca może uzyskać od Centrum Xxxxxxxxxxx
informacje, które dla Centrum Xxxxxxxxxxx mają charakter poufny;
STRONY UZGADNIAJĄ, CO NASTĘPUJE:
ARTYKUŁ 1 – CEL
1. Niniejsza umowa o zachowaniu poufności (zwana dalej „Umową”) określa zasady i warunki regulujące ujawnienie, wykorzystanie i ochronę Informacji Poufnych w rozumieniu Art. 2.1 Umowy, ujawnionych Odbiorcy przez Centrum Xxxxxxxxxxx
2. Ujawnienie informacji następuje w celu wykonywania przez Odbiorcę czynności pomocniczych przy prowadzonych przez Centrum Xxxxxxxxxxx kontrolach w instytutach działających w ramach Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx na podstawie
1 Należy dokładnie uzupełnić dane Strony: adres siedziby, organ rejestrowy (np. sąd rejestrowy i nr KRS), NIP, reprezentanci, w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność: adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności gospodarczej, adres do korespondencji, NIP, PESEL.
2 Reprezentację należy ustalić na podstawie danych zawartych w odpowiednim rejestrze lub ewidencji (np. KRS. CEIDG). Odpowiednie wydruki stają się załącznikami do Umowy. Podstawą reprezentacji może być również pełnomocnictwo i w przypadku działania na podstawie pełnomocnictwa, należy zweryfikować czy zakres pełnomocnictwa upoważnia do zawarcia Umowy i w takim przypadku jego odpis staje się również załącznikiem do Umowy.
art. 36 ust. 3 ustawy o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx (co zwane będzie dalej
„Projektem”).
3. Celem Umowy nie jest nakłanianie którejkolwiek ze Stron do ujawnienia poufnych informacji lub tworzenie joint-venture, stowarzyszenia, spółki, zawieranie umowy współpracy lub innych formalnych organizacji biznesowych lub nawiązywanie stosunku agencyjnego. Ujawnienie Informacji Poufnych na mocy Umowy nie stanowi oferty, ani jej przyjęcia lub zobowiązania do zawarcia jakichkolwiek innych umów w przyszłości.
ARTYKUŁ 2 – INFORMACJE POUFNE
1. Informacje Poufne oznaczają wszelkie informacje ujawnione przez Centrum Xxxxxxxxxxx Odbiorcy w związku z Projektem, niezależnie od postaci i formy ujawnienia, w tym, ale nie wyłącznie, informacje dotyczące obecnych lub przyszłych produktów, projektów, możliwości biznesowych, know-how, technologii, klientów, pracowników, źródeł produktów, umów, badań i rozwoju, procesów produkcyjnych i planów, danych marketingowych i finansowych oraz inne informacje ujawniane Odbiorcy przez Centrum Xxxxxxxxxxx lub przez stronę trzecią w imieniu Centrum Xxxxxxxxxxx, w szczególności informacje zawarte w załączniku nr 1 do wiążącej Strony umowy nr …… dotyczące lub pozyskane z kontrolowanych instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx.
2. Zachowania poufności wymagają również wszelkie dokumenty i informacje utworzone na podstawie Informacji Poufnych.
3. Informacje ujawnione Odbiorcy przez Centrum Xxxxxxxxxxx należy traktować
jako poufne niezależnie od tego, czy określono je jako „poufne”.
ARTYKUŁ 3 - ZOBOWIĄZANIA STRON
1. Odbiorca zobowiązuje się do nieujawniania Informacji Poufnych Centrum Xxxxxxxxxxx osobom trzecim oraz do ochrony Informacji Poufnych przed ich ujawnieniem osobom trzecim, z zastrzeżeniem postanowień niniejszego artykułu.
2. Odbiorca może ujawnić Informacje Poufne wyłącznie swoim pracownikom oraz osobom stale współpracującym z Odbiorcą na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę, a także wykonawcom, doradcom prawnych, finansowym, technicznym oraz innym osobom działającym na zlecenie Odbiorcy (zwanym dalej łącznie „Przedstawicielami”) wyłącznie w przypadku oraz w zakresie, w jakim ujawnienie danej Informacji Poufnej Centrum Xxxxxxxxxxx jest niezbędne w związku i w celu realizacji Projektu oraz pod warunkiem zobowiązania tych osób do zachowania ujawnionych informacji w poufności na warunkach odpowiadających warunkom określonym w Umowie.
3. Odbiorca zobowiązuje się w szczególności:
a) nie wykorzystywać Informacji Poufnych w całości lub w części, bezpośrednio lub pośrednio do innych celów niż realizacja Projektu;
b) nie wykorzystywać Informacji Poufnych w celu uzyskania prawa własności intelektualnej (w tym prawa do rejestracji wynalazku, patentu lub innego prawa ochronnego) w jakimkolwiek kraju;
c) nie poddawać Informacji Poufnych dezasemblacji, inżynierii wstecznej, dekompilacji lub innym podobnym czynnościom.
4. W przypadku ujawnienia przez Odbiorcę Informacji Poufnych osobie trzeciej z naruszeniem postanowień Umowy Odbiorca podejmie wszelkie środki w celu (i) powiadomienia osoby trzeciej o poufnym charakterze tych informacji, (ii) powiadomienia Centrum Xxxxxxxxxxx o ujawnieniu Informacji Poufnych, (iii) uniknięcia dalszych ujawnień oraz (iv) żądania zwrotu lub usunięcia ujawnionych Informacji Poufnych, wraz z ich kopiami oraz informacjami i dokumentami utworzonymi na podstawie Informacji Poufnych, bez uszczerbku dla wszelkich roszczeń, które mogą być dochodzone przez Centrum Xxxxxxxxxxx w związku z naruszeniem Umowy.
5. Umowa nie przyznaje Odbiorcy żadnych praw do Informacji Poufnych, w tym nie uprawnia do produkcji, dystrybucji lub komercjalizacji produktów zawierających dowolną część Informacji Poufnych, chyba że Strony w odrębnej umowie umówiły się inaczej.
ARTYKUŁ 4 – WYJĄTKI OD ZASADY POUFNOŚCI
1. Obowiązki nałożone na Odbiorcę na mocy Umowy nie mają zastosowania do informacji, która:
a) była znana Odbiorcy przed jej ujawnieniem przez Centrum Xxxxxxxxxxx, co zostało udokumentowane przez Odbiorcę w dokumentacji sporządzonej przed tym ujawnieniem;
b) została uzyskana przez Xxxxxxxx od osoby trzeciej, która miała prawo jej posiadania i ujawnienia, z tym zastrzeżeniem, iż informacja ta nie została objęta obowiązkiem zachowania poufności oraz że została uzyskana bez naruszenia prawa;
c) w momencie ujawnienia jest lub później stanie się publicznie dostępna w inny sposób niż w związku z naruszeniem Umowy przez Odbiorcę;
d) została niezależnie opracowana przez Odbiorcę bez użycia lub korzystania z Informacji Poufnych ujawnionych na podstawie Umowy;
e) której zgodnie z oświadczeniem Centrum Xxxxxxxxxxx nie uznaje za
Informację Poufną,
f) nie może zostać objęta obowiązkiem zachowania poufności zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, w szczególności na gruncie przepisów o finansach publicznych.
2. Na Odbiorcy spoczywa ciężar udowodnienia zaistnienia którejkolwiek z okoliczności, wskazanych w art. 4.1 powyżej.
3. Nie stanowi naruszenia Umowy ujawnienie Informacji Poufnych, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa, w szczególności jeżeli ujawnienia Informacji Poufnych żąda organ nadzoru, organ administracji publicznej lub sąd, pod warunkiem że żądanie takie jest wiążące dla Odbiorcy i nie może być kwestionowane (w szczególności, jeżeli decyzja administracyjna lub orzeczenie, z których wynika obowiązek ujawnienia, są odpowiednio ostateczne lub prawomocne), a także na mocy przepisów o dostępie do informacji publicznej.
4. W przypadku, o którym mowa w art. 4.3 powyżej, Odbiorca – jeżeli pozwalają mu na to przepisy prawa – niezwłocznie zawiadomi Centrum Xxxxxxxxxxx o obowiązku ujawnienia Informacji Poufnych i we współpracy z Centrum
Xxxxxxxxxxx podejmie niezbędne działania w celu zapobieżenia lub ograniczenia zakresu ujawnienia Informacji Poufnych. Na Odbiorcy spoczywa ciężar dowodu wykazania, że obowiązek ujawnienia wynikał z przepisów prawa.
ARTYKUŁ 5 - ZWROT INFORMACJI POUFNYCH
1. W przypadku, gdy Informacje Poufne przestaną być Odbiorcy potrzebne w związku i w celu realizacji Projektu, Odbiorca zobowiązuje się do ich niezwłocznego usunięcia lub zwrotu Odbiorcy, w tym wszystkich posiadanych kopii Informacji Poufnych lub informacji opracowanych na bazie Informacji Poufnych. Na żądanie Centrum Xxxxxxxxxxx Odbiorca złoży pisemne oświadczenie o spełnieniu tego obowiązku.
2. Obowiązek usunięcia lub zwrotu Informacji Poufnych, o którym mowa w art. 5.1 powyżej nie dotyczy przypadków, w których na Odbiorcy ciąży obowiązek przechowywania tych informacji przez określony czas wynikający z przepisów prawa lub w przypadku, gdy Centrum Xxxxxxxxxxx wyraził zgodę na dalsze przechowywanie Informacji Poufnych przez Odbiorcę.
ARTYKUŁ 6 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. W razie naruszenia przez Xxxxxxxx zobowiązań określonych w Umowie Centrum Xxxxxxxxxxx uprawniony będzie do żądania naprawienia przez Odbiorcę poniesionej szkody na zasadach ogólnych.
2. Odbiorca odpowiada za naruszenia zobowiązań do zachowania poufności przez osoby wymienione w art. 3.1 Umowy jak za naruszenia własne.
3. Odbiorca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Centrum Xxxxxxxxxxx kary umownej w kwocie 50 000 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) za każdy przypadek ujawnienia jego Informacji Poufnych, stanowiący naruszenie Umowy. Przez jeden przypadek ujawnienia należy rozumieć przekazanie Informacji poufnych jednej osobie.
4. Centrum Xxxxxxxxxxx zachowuje prawo do dochodzenia odszkodowania
przewyższającego zastrzeżoną karę umowną na zasadach ogólnych.
ARTYKUŁ 7 – OKRES OBOWIĄZYWANIA
Umowa obowiązuje przez okres 5 lat od dnia jej zawarcia, chyba że w odrębnej umowie Stron postanowiono inaczej.
ARTYKUŁ 8 – POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Żadna ze Stron nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony.
2. Jeżeli nawiązanie współpracy objętej Umową będzie się wiązało z powierzeniem przetwarzania danych osobowych drugiej Stronie, Strony zobowiązują się zawrzeć odrębną umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.
3. Strony zobowiązują informować się nawzajem o zmianie ich adresów do doręczeń. W przypadku zaniedbania tego obowiązku doręczenie na ostatni znany Stronie adres do doręczeń uważa się za skuteczne.
4. Umowa podlega prawu polskiemu i jest interpretowana zgodnie z jego przepisami.
5. Wszelkie spory między Stronami dotyczące Umowy będą rozstrzygane polubownie. W razie braku polubownego rozstrzygnięcia sporu zostanie on ostatecznie rozstrzygnięty przez sąd właściwy dla Centrum Xxxxxxxxxxx.
6. Zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
7. Umowę sporządzono w 2 oryginalnych egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron, podpisanych przez ich upoważnionych przedstawicieli.
Centrum Xxxxxxxxxxx Odbiorca
Załącznik nr 7 do Umowy
Klauzula informacyjna (dla osób podpisujących umowę i osób skierowanych do
obsługi umowy)
Definicje:
1. Dane osobowe/dane - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
2. Odbiorca danych – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym, nie są jednak uznawane za odbiorców - przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania; przy czym przez sformułowanie, „strona trzecia” rozumie się osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający czy osoby, które – z upoważnienia Administratora lub podmiotu przetwarzającego – mogą przetwarzać dane osobowe.
3. Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
4. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
5. Zgoda osoby, której dane dotyczą – oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
Klauzula informacyjna:
1. CENTRUM XXXXXXXXXXX oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących podmiot, z którym zawierana jest umowa.
2. Z administratorem można skontaktować się telefonicznie, pod numerem (x00) 000 000 000, za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz listownie przesyłając informacje na adres: CENTRUM XXXXXXXXXXX z siedzibą w Warszawie (00-000 Xxxxxxxx), xx. Xxxxxxxx 00.
3. CENTRUM XXXXXXXXXXX oświadcza, że wyznaczyło inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37-39 RODO. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w CENTRUM XXXXXXXXXXX, 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, tel. 000000000, e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
4. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez CENTRUM
XXXXXXXXXXX na podstawie:
1) art. 6 ust.1 lit. b) RODO – w celu spełnienia wymogów kontraktowych (konieczność
dysponowania danymi na potrzeby wykonania zawartej umowy),
2) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w celu spełnienia wymogów ustawowych (konieczność wypełnienia przez CENTRUM XXXXXXXXXXX obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa),
3) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – z uwagi na konieczność realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora jakim jest komunikacja podczas w trakcie realizacji zawartej umowy.
5. Zakres danych osobowych, z którym zawierana jest umowa obejmuje imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, adres zamieszkania albo inne dane przekazane przez podmiot, z którym zawierana jest umowa.
6. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą być przekazywane podmiotom trzecim. Zgodnie z obowiązującym prawem CENTRUM XXXXXXXXXXX może przekazywać dane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie CENTRUM XXXXXXXXXXX na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych (np. doradcom, audytorom, podmiotom świadczącym usługi IT) oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów (np. sądy, organy ścigania) – na podstawie posiadającego podstawę prawną żądania.
7. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane do państwa trzeciego (rozumianego jako państwo znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, EOG), ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO, z poniższym zastrzeżeniem. Administrator korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z Usług Online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft, w tym w szczególności:
1) oświadczenie o ochronie prywatności - xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx- pl/privacystatement;
8. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejsza umowa zostanie wykonana, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń lub inne wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
9. Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od Administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
10. Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 000 00 00, fax. 00 000 00 00, xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/x/xxxxxxx.
11. Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 4 jest wymagane do zawarcia umowy. Niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy.
12. W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, CENTRUM XXXXXXXXXXX nie będzie podejmowała zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.
Załącznik nr 8 do Umowy
UMOWA Nr …/…
powierzenia przetwarzania danych osobowych
w Warszawie pomiędzy:
Centrum Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie, przy ul. Poleczki 19, (02-822), działającym podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej (Dz. U z 2020 r. poz. 2098), posiadającym numer NIP: 9512481668, REGON: 382967128, reprezentowanym przez:
……………………………., zwanym dalej „Administratorem”,
a
…………………………………….. reprezentowanym przez:
…………………….. – ……………………., zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”,
łącznie zwanymi dalej „Stronami” a osobno „Stroną”, o następującej treści:
§ 1.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz.Urz. UE L 119/1, z 4.5.2016, zwanego dalej „RODO”, dane osobowe do przetwarzania w imieniu Administratora, na zasadach i w celu określonym w niniejszej umowie, zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora.
2. Administrator oświadcza, że jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w odniesieniu do danych osobowych określonych w niniejszej umowie.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) bez wcześniejszych udokumentowanych poleceń Administratora w tym zakresie. Postanowienia zdania poprzedniego nie znajdą zastosowania, jeżeli obowiązek przekazania danych osobowych poza EOG nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający; w takim przypadku przed rozpoczęciem
przetwarzania Podmiot przetwarzający obowiązany jest poinformować Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes prawny.
5. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi RODO i chroniące prawa osób, których dane osobowe dotyczą.
6. Administrator danych osobowych oświadcza, że został poinformowany przez Podmiot przetwarzający o korzystaniu przez niego z usługi Microsoft Office 365 i nie zgłasza w tym zakresie sprzeciwu.
§ 2.
Rodzaj, cel i charakter przetwarzania danych osobowych
1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone mu na podstawie niniejszej umowy dane osobowe następujących kategorii osób: pracowników, współpracowników i wykonawców i itp. Szczegółowy rodzaj kategorii podmiotów danych oraz zakres danych osobowych wynikał będzie każdorazowo z zakresu kontroli i przekazanych dokumentów/informacji koniecznych do jej przeprowadzenia.
2. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Xxxxxxx
przetwarzający wyłącznie w celu realizacji usług wskazanych w umowie nr
………………………………….., zawartą przez Podmiot przetwarzający z Administratorem w następujący sposób: elektroniczny oraz w formie papierowej.
§ 3.
Obowiązki Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu danych osobowych do ich zabezpieczenia poprzez wdrożenie i stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgodnie z art.
32 RODO. Strony zgodnie potwierdzają, iż Podmiot przetwarzający przedstawił Administratorowi informacje i dokumenty potwierdzające, że Podmiot przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego przedstawiania Administratorowi wszelkich aktualizacji informacji i dokumentów, o których mowa w zdaniu poprzednim.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania stosownych upoważnień do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych wszystkim osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych i będą je przetwarzały w celu realizacji niniejszej umowy, chyba że przetwarzanie wymagane jest przez prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego.
3. Podmiot przetwarzający zobowiąże upoważnione osoby, o których mowa w ust. 2 do bezterminowego zachowania w tajemnicy powierzonych im do przetwarzania
danych osobowych, także po ustaniu ewentualnego zatrudnienia u Podmiotu przetwarzającego, chyba że taki obowiązek wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego przekazywania Administratorowi informacji, komu zostały udzielone upoważnienia, o których mowa w ust. 2, na każde jego żądanie.
5. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego określonych w niniejszej umowie oraz w RODO.
6. Podmiot przetwarzający biorąc pod uwagę charakter przetwarzania:
1) w miarę możliwości pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO,
2) oraz dostępne Podmiotowi przetwarzającemu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
7. Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 24 godzin od powzięcia uzasadnionego podejrzenia wystąpienia zdarzenia, powiadomi Administratora:
1) o wszelkich przypadkach nieprzestrzegania postanowień umowy lub przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych przetwarzanych na mocy niniejszej umowy, których dopuścił się Podmiot przetwarzający, jego pracownicy i inne osoby, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe lub podwykonawcy;
2) o wszelkich wnioskach ze strony organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych lub innej instytucji, w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych na podstawie niniejszej umowy, chyba że prawo stanowi inaczej, zwłaszcza jeżeli obowiązują jakiekolwiek zakazy w świetle prawa karnego, w celu chronienia poufności postępowania przygotowawczego prowadzonego przez te organy;
3) o wszelkich naruszeniach zasad dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych, w tym ich utracie, zniszczeniu, uszkodzeniu, nieuprawnionej zmianie lub ujawnieniu, lub incydentach przypadkowego lub nieupoważnionego dostępu do danych osobowych przetwarzanych na mocy niniejszej umowy;
4) o wszelkich zażaleniach lub wnioskach dotyczących danych osobowych (zwłaszcza wnioskach o dostęp do danych osobowych przetwarzanych na mocy umowy), ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o sprzeciwie wobec przetwarzania, a także o wniosku o przeniesienie danych osobowych przetwarzanych na mocy umowy, przesłanych bezpośrednio przez osoby, których dotyczą dane, bez udzielania na nie odpowiedzi do momentu
uzyskania odpowiedniego polecenia Administratora, chyba że Podmiot przetwarzający posiada stosowne upoważnienie do udzielenia na nie odpowiedzi;
5) jeżeli jego zdaniem wydane mu przez Administratora polecenie stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych.
8. Informacja, o której mowa w ust. 7 pkt 1 i 3 powinna co najmniej opisywać:
1) charakter naruszenia zasad dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać osoby, których dane objęte zostały naruszeniem, czas, miejsce i okoliczności zdarzenia;
2) możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
3) działania wyjaśniające podjęte przez Podmiot przetwarzający;
4) środki zastosowane lub proponowane przez Podmiot przetwarzający w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym, w stosownych przypadkach, środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków;
5) czy Podmiot przetwarzający zgłosił naruszenie ochrony danych osobowych organowi nadzorującemu lub powiadomił o nim osoby, których dane objęte zostały naruszeniem.
9. Informacje, o których mowa w ust. 7 pkt 1 i 3 przekazywane będą pocztą elektroniczną na adres xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx i xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, w sposób zapewniający ich poufność, wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia.
10. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Administratora o każdym postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w niniejszej umowie, o każdej decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych osobowych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający.
11. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych usuwa wszelkie dane osobowe w terminie 30 dni od dnia zakończenia świadczenia usług związanych z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych oraz usuwa w tym terminie wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
12. Dla uniknięcia niejasności, Administrator potwierdza, że Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych po zakończeniu obowiązywania niniejszej umowy.
§ 4.
Obwiązki i prawa Administratora
1. Administrator ma prawo kontrolowania Podmiotu przetwarzającego w zakresie przetwarzanych danych osobowych, pod względem zgodności z RODO oraz niniejszą umową.
2. Administrator jest zobowiązany do:
1) współpracy z Podmiotem przetwarzającym w przypadku kontroli właściwego organu nadzorującego dotyczącej przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych, powierzonych na podstawie niniejszej umowy;
2) współdziałania z Podmiotem przetwarzającym w wykonaniu niniejszej umowy;
3) udzielania Podmiotowi przetwarzającemu wyjaśnień w razie wątpliwości co do legalności poleceń Administratora;
4) terminowego wywiązywania się ze swoich obowiązków określonych niniejszą umową.
§ 5.
Wynagrodzenie za przetwarzanie danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający następuje w ramach wynagrodzenia przysługującego mu na podstawie umowy, o której mowa w § 2 ust. 2.
§ 6.
Prawo kontroli oraz audytu
1. Administrator zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli/audytów, w zakresie przestrzegania postanowień niniejszej umowy oraz przepisów o ochronie danych przez Podmiot przetwarzający, jak również przestrzegania warunków niniejszej umowy oraz przepisów o ochronie danych przez inny podmiot przetwarzający, któremu Podmiot przetwarzający powierzył dane osobowe do przetwarzania.
2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, będzie przeprowadzana odpowiednio z uwzględnieniem obowiązujących przepisów o kontroli w administracji rządowej.
3. Audyty, o których mowa w ust. 1 mogą być prowadzone przez Administratora lub osobę trzecią działającą w imieniu Administratora, w szczególności w trybie wizytacji dowolnej lokalizacji lub obiektu, w którym dane osobowe są przetwarzane na podstawie niniejszej umowy (w tym przechowywane, co obejmuje również kopie zapasowe danych osobowych) oraz uzyskania dostępu do dokumentów, oprogramowania i sprzętu komputerowego oraz pozostałych informacji dotyczących danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej umowy, w celu analizy i zbadania tych dokumentów, oprogramowania i sprzętu komputerowego oraz pozostałych informacji. Administrator lub osoba trzecia działająca w imieniu Administratora są upoważnieni do weryfikacji wdrożenia i skuteczności środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przez Podmiot przetwarzający w celu zabezpieczania danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej umowy.
4. Audyty, o których mowa w ust. 1 mogą odbywać się wyłącznie po zawiadomieniu Podmiotu przetwarzającego przez Administratora o zamiarze ich przeprowadzenia, z 7 dniowym wyprzedzeniem.
5. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do udostępniania Administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełniania obowiązków określonych w art. 28 RODO, w tym wynikających z niniejszej umowy oraz do umożliwienia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzenia audytów i przyczyniania się do nich.
6. Po przeprowadzeniu kontroli/audytu Administrator przekaże Podmiotowi przetwarzającemu pisemne zalecenia pokontrolne/poaudytowe wraz z terminem ich realizacji. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu zalecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów UE lub przepisów o ochronie danych osobowych państwa członkowskiego.
§ 7.
Dalsze powierzenie danych osobowych do przetwarzania
1. Administrator wyraża zgodę na dalsze powierzanie przez Podmiot przetwarzający przetwarzania danych osobowych objętych niniejszą umową innemu podmiotowi przetwarzającemu, zwanemu dalej „podwykonawcą”, na warunkach i w zakresie określonych niniejszą umową, z zastrzeżeniem, iż Podmiot przetwarzający nie ma prawa przekazać podwykonawcy całości wykonania niniejszej umowy.
2. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcy jedynie w celu wykonania niniejszej umowy, po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora lub braku jego sprzeciwu. Postanowienia zdania pierwszego nie mają zastosowania do umów zawartych przez Podmiot przetwarzający przed zawarciem niniejszej umowy.
3. W celu uzyskania zgody Administratora, o której mowa w ust. 2, Podmiot przetwarzający obowiązany jest przedstawić Administratorowi na piśmie na adres poczty elektronicznej xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx następujące informacje:
1) tożsamość i dane kontaktowe podwykonawcy;
2) charakter czynności podejmowanych przez podwykonawcę;
3) zakres danych, do których będzie miał dostęp podwykonawca;
4) miejsce świadczenia usług polegających na przetwarzaniu danych osobowych przez podwykonawcę.
4. Z zastrzeżeniem ust. 6 i 7 poniżej, przyjmuje się, że brak sprzeciwu Administratora w terminie 3 dni roboczych od daty zawiadomienia ze strony Podmiotu przetwarzającego, oznacza udzielenie zgody na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z przedstawionego podwykonawcy.
5. Wykonywanie w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych przez podwykonawcę możliwe jest – z uwzględnieniem ust. 1 - 4 – po uprzednim zawarciu przez Podmiot przetwarzający z tym podwykonawcą umowy określającej obowiązki tego podwykonawcy w zakresie ochrony danych osobowych, w sposób analogiczny jak Podmiotu przetwarzającego w niniejszej umowie, z zastrzeżeniem ust. 9.
6. W celu udzielenia zgody na przekazanie danych osobowych podwykonawcy, Administrator może żądać od Podmiotu przetwarzającego, w terminie określonym w ust. 4 powyżej, przedstawienia projektu umowy o podwykonawstwo, a także przedstawienia innych dokumentów lub udzielenia informacji dotyczących podwykonawcy lub planowanej do powierzenia mu czynności przetwarzania danych. Projekt umowy, o którym mowa w zdaniu poprzednim winien co najmniej:
1) określać zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez podwykonawcę
na poziomie nie mniejszym niż określony w niniejszej umowie;
2) określać te same uprawnienia Administratora wobec podwykonawcy, co uprawnienia Administratora wobec Podmiotu przetwarzającego, określone niniejszą umową, w tym w zakresie kontroli oraz audytu.
7. W przypadku zgłoszenia przez Administratora żądania opisanego w ust. 6 powyżej, Administratorowi przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu co do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych danemu podwykonawcy, w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania projektu umowy, innych dokumentów oraz wyczerpujących informacji, których zażądał Administrator.
8. Administrator jest uprawniony do cofnięcia zgody, o której mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu, z ważnych przyczyn, w szczególności jeśli podwykonawca przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z prawem. W takim przypadku Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego uniemożliwienia podwykonawcy przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Administratora, co nie zwalnia Podmiotu przetwarzającego z wykonania obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
9. Wykonywanie w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych przez podwykonawcę możliwe jest bez uprzedniego zawarcia umowy, o której mowa w ust. 5, jeżeli powierzenie przetwarzania danych możliwe jest na podstawie innego instrumentu prawnego, który podlega prawu Unii Europejskiej lub prawu państwa członkowskiego i który wiąże Podmiot przetwarzający i Administratora.
10. Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie w przypadku wszelkich zamierzonych zmian dotyczących dodania lub zastąpienia danych podwykonawców innymi podwykonawcami oraz w przypadku dokonywania jakichkolwiek zmian umowy o podwykonawstwo.
§ 8.
Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego i kary umowne
1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za wszelkie przypadki naruszenia przez niego lub osoby, o których mowa w § 3 ust. 2 spoczywających na nich obowiązków ochrony danych osobowych, w tym za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej umowy, niedopełnienie obowiązków nałożonych bezpośrednio na Podmiot przetwarzający przepisami RODO, lub za działanie poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.
2. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy, o którym mowa w § 7 obowiązków ochrony danych osobowych.
3. W celu uniknięcia wątpliwości, Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób oraz podmiotów, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, czy też umożliwia im dostęp do powierzonych danych, w tym podwykonawców jak za własne działanie i zaniechanie.
4. Za szkody wyrządzone Administratorowi z tytułu przetwarzania danych osobowych w sposób naruszający przepisy o ochronie danych osobowych lub niniejszej umowy Administrator może dochodzić od Podmiotu przetwarzającego odszkodowania na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem postanowień poniżej.
5. Podmiot przetwarzający ma obowiązek zawsze współdziałać z Administratorem na jego żądanie, w zakresie ustalenia przyczyn wyrządzonej szkody, jak również zapewnia, że obowiązek ten będzie wypełniać bezpośrednio podwykonawca Podmiotu przetwarzającego w stosunku do Administratora.
§ 9.
Czas trwania przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe, o których mowa w niniejszej umowie mogą być przetwarzane przez Podmiot przetwarzający przez czas oznaczony, od dnia jej zawarcia do dnia obowiązywania umowy, o której mowa w § 2 ust. 2. Inny podmiot przetwarzający, o którym mowa w § 7 może przetwarzać dane osobowe nie dłużej niż do dnia przetwarzania tych danych przez Podmiot przetwarzający.
§ 10.
Wypowiedzenie umowy
1. Każda ze Stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
2. Administrator może odstąpić od niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym, z ważnych powodów, w szczególności w przypadku, gdy Podmiot przetwarzający:
1) w wyznaczonym terminie nie zrealizuje zaleceń pokontrolnych / poaudytowych;
2) lub osoba, za pośrednictwem której Podmiot przetwarzający wykonuje niniejszą umowę przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą umową lub powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
3) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi przetwarzającemu niezgodnie z niniejszą umową lub powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
4) nie nadał stosownych upoważnień do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych którejkolwiek z osób, która miała dostęp do tych danych osobowych;
5) wyrządził szkodę Administratorowi lub osobie, której dane osobowe przetwarza na podstawie niniejszej umowy.
3. Wypowiedzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2 musi nastąpić w formie pisemnej.
4. Odstąpienie lub wypowiedzenie niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Podmiotu przetwarzającego ma skutek w postaci odstąpienia od umowy głównej z winy podmiotu przetwarzającego.
§ 11.
Postanowienia końcowe
1. Zmiana niniejszej umowy wymaga zgody obydwu Stron i zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Zmiana danych rejestrowych i adresowych Stron następuje poprzez pisemne (podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Strony) powiadomienie drugiej Strony lub w formie dokumentowej i nie wymaga sporządzenia aneksu. Forma dokumentowa zostanie zachowana w przypadku, gdy oświadczenie zostanie złożone drugiej Xxxxxxx w postaci skanu pisma, zawierającego powielony mechanicznie podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Xxxxxx składającej oświadczenie i przesłane na adres poczty elektronicznej xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym RODO.
4. Strony będą dążyły do rozwiązywania ewentualnych sporów powstałych w związku z realizacją niniejszej umowy w drodze porozumienia. W przypadku braku porozumienia, spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Administratora.
5. Strony ustalają, że treść niniejszej Umowy winna pozostać poufna, oraz że żadna ze Stron nie będzie upoważniona do ujawnienia treści niniejszej Umowy jakimkolwiek osobom trzecim lub władzom, o ile nie jest to wymagane przepisami prawa.
6. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.
7. Umowę zawarto w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi przez osoby reprezentujące każdą ze Stron.
8. Za datę zawarcia Umowy uznaje się datę złożenia ostatniego kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osobę reprezentującą Stronę, która podpisuje się jako ostatnia.
9. W przypadku, gdy Umowę zawarto poprzez wymianę dokumentów obejmujących treść zgodnych oświadczeń woli Stron, za datę zawarcia Umowy uznaje się datę wpływu Umowy podpisanej przez drugą Stronę do Strony, która złożyła oświadczenie w sprawie zawarcia Umowy w pierwszej kolejności.
10. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron