UMOWA NR …………………………..
Załącznik nr 5 do SWZ
UMOWA NR …………………………..
zawarta w Poznaniu w dniu pomiędzy
Państwowym Gospodarstwem Wodnym Wody Polskie, ul. Xxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx NIP 527-282- 56-16, REGON 368302575 - Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Poznaniu, (adres do korespondencji: ul. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxx), zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez:
…………………………………. – Dyrektora
lub
………………………………… – Zastępcę Dyrektora
z jednej strony, a
(pełne określenie podmiotu zgodnie z art. 206 lub 374 Kodeksu Spółek Handlowych albo podmiotu podlegającemu wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej)
…………………………………………………………………………………………………….
zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez (organ uprawniony do reprezentacji podmiotu zgodnie z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej):
1. …………………………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………………………
z drugiej strony, Umowa o następującej treści:
§ 1.
1. Umowa została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego w postępowaniu o wartości powyżej 130 000 zł netto. Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot Umowy, pn.: Cykliczne dostawy artykułów biurowych.
2. Przedmiot umowy zostanie wykonany przez Wykonawcę w zakresie i sposób zgodny z Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Umowy, integralną część niniejszej umowy stanowi załącznik nr 1 Formularz asortymentowo-cenowy.
§ 2.
Okres obowiązywania Umowy: od dnia podpisania umowy na okres 18 miesięcy lub do wyczerpania
kwoty wymienionej w § 4 ust. 1 w zależności od tego, która okoliczność nastąpi wcześniej.
§ 3.
1. Obowiązkiem Zamawiającego jest:
1) udostępnienie Wykonawcy odpowiedniego pomieszczenia do złożenia dostarczonego
przedmiotu umowy,
2) odebranie dostarczonego przez Wykonawcę przedmiotu umowy i zapłata umówionego
wynagrodzenia,
3) składanie zamówień z częstotliwością zbliżoną do jednego w miesiącu, przesyłane pocztą e-mail na wskazany adres Wykonawcy, w osobnych plikach PDF dla poszczególnych jednostek organizacyjnych,
4) minimum logistyczne wynosi 200,00 zł brutto.
2. Obowiązkiem Wykonawcy jest:
1) zaproponować asortyment wysokiej jakości,
2) koszty dostawy Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie asortymentu,
3) wykonać dostawę w terminie …… dni roboczych od dnia złożenia zamówienia i dostarczyć własnym transportem przedmiot umowy do siedziby Zamawiającego, wg bieżącego zapotrzebowania i złożyć go w pomieszczeniach przez niego wskazanych, tj. w pomieszczeniach:
a) Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Poznaniu adres: 00-000 Xxxxxx, xx. Chlebowa 4/8;
b) Zarząd Zlewni w Poznaniu
adres: 00-000 Xxxxxx, xx. Xxxxxxx 0;
c) Zarząd Zlewni w Gorzowie Wlkp.
adres: 00-000 Xxxxxx Xxxx, xx. Walczaka 25a;
d) Zarząd Zlewni w Kole
adres: 00-000 Xxxx, xx. X. Xxxxx 4;
e) Zarząd Zlewni w Kaliszu
adres: 00-000 Xxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 00X;
f) Zarząd Zlewni w Sieradzu
adres: 00-000 Xxxxx, Xxxxxxxxx 00.
Za dzień złożenia zamówienia uważa się dzień przesłania zamówienia do Wykonawcy.
4) wybrany Wykonawca po podpisaniu umowy przekaże 1 szt. katalogu oferowanego asortymentu,
oraz dodatkowo wskaże stronę internetową,
5) w przypadku wystąpienia ewentualnych przeszkód w realizacji dostawy, Wykonawca jest zobowiązany poinformować o tym fakcie Zamawiającego.
§ 4.
1. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za realizację przedmiotu umowy
1) w zakresie merytorycznym będzie: Xxxxxxx Xxxxxxxxx email xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx, tel. 61/000 00 00,
2) w zakresie formalnym będzie: Xxxxxxx Xxxxxxx email xxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx , tel. 61/000 00 00.
2. Ze strony wykonawcy odpowiedzialnym ze realizację przedmiotu umowy będzie:
Pan/Pani ……………….………………………… email: ……………………………..………. , tel. ………………………………… .
§ 5.
1. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy określa się maksymalnie na kwotę
netto zł plus podatek VAT … % w kwocie zł, co stanowi kwotę brutto
………………………………..zł (słownie /100).
2. Ceny jednostkowe określone w załączniku nr 1 do umowy nie ulegną podwyższeniu w okresie
realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Kwota wynagrodzenia, określona w ust. 1 powyżej, wynika z wysokości środków finansowych przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację przedmiotu Umowy.
4. Wynagrodzenie ostateczne nie może przekroczyć wynagrodzenia ustalonego w ust. 1.
5. Rozliczenie odbywać się będzie fakturami częściowymi, każdorazowo po dostarczeniu przedmiotu
Umowy.
6. Zapłata za wykonane dostawy objęte niniejszą umową następować będzie przelewem, każdorazowo po dostarczeniu przedmiotu Umowy, na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy w terminie 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Zamawiającego. Wykonawca będzie miał prawo otrzymania odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia w płatności wynagrodzenia.
7. Faktury VAT będą wystawiane w poniższy sposób:
Nabywca:
Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie, ul. Xxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 527-282- 56-16, REGON: 368302575
Odbiorca: Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie, Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej
w Poznaniu, ul. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxx.
§ 6.
Faktura elektroniczna
1. Zamawiający oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych w formie elektronicznej (faktury elektroniczne) przez Wykonawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 106), w formacie PDF w związku z realizacją niniejszej Umowy.
2. Wykonawca uprawniony jest do przesyłania Zamawiającemu wystawionych przez siebie faktur elektronicznych wraz z dołączonymi do nich załącznikami w postaci jednolitego pliku PDF na adres mailowy Zamawiającego: xxxxxxx_xxxxxx@xxxx.xxx.xx
3. Faktury oprócz danych Nabywcy tj.
Nabywca
Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie ul. Xxxxxxx 00X
00-848 Warszawa
NIP 5272825616
obowiązkowo muszą zawierać oznaczanie „Odbiorcy/miejsca dostawy” tj.
Odbiorca/miejsce dostawy
Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Poznaniu ul. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxx.
4. Przesłanie przez Wykonawcę faktur wystawionych w formie elektronicznej na inny adres niż wskazany w ust. 2 powyżej będzie traktowane jako niedostarczenie korespondencji do Zamawiającego.
5. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności faktur wystawionych w formie elektronicznej, będą one przesyłane pocztą elektroniczną w postaci nieedytowalnego pliku PDF z następującego adresu mailowego Wykonawcy: …………………………………………………….
6. Każda ze Stron zobowiązuje się do przechowywania faktur elektronicznych w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych zgodnie z wymogami przewidzianymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
7. Do transakcji udokumentowanych fakturą elektroniczną, nie będą wystawiane faktury w innej formie. Faktury elektroniczne nie będą przesyłane dodatkowo w formie papierowej.
8. Za datę otrzymania faktury elektronicznej przez Zamawiającego, uważa się datę wpływu tej faktury na skrzynkę poczty elektronicznej Zamawiającego, o której mowa w ust. 2, nie później niż do godziny 15:00 dnia roboczego.
9. W razie cofnięcia przez Zamawiającego zezwolenia na przesyłanie faktur elektronicznych wystawianych przez Wykonawcę w ramach niniejszej umowy, Wykonawca zaprzestaje przesyłania faktur elektronicznych drogą elektroniczną w terminie 7 dni roboczych od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od Zamawiającego o cofnięciu zezwolenia.
10. Cofnięcie zezwolenia, o którym mowa w ust. 1 wymaga formy pisemnej.
11. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 1 dotyczy również wystawiania i przesyłania drogą elektroniczną faktur korygujących, zaliczkowych i duplikatów faktur oraz not księgowych.
12. Zamawiający informuje o możliwości wysyłania faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania (dalej PEF). Platforma Elektronicznego Fakturowania dostępna jest pod adresem xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/.
13. Jeżeli Wykonawca będzie korzystał z PEF, zobowiązany będzie do podania Zamawiającemu informacji o swojej rejestracji na Platformie Elektronicznego Fakturowania w celu wysyłania Zamawiającemu ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
14. Jeżeli Wykonawca nie będzie korzystał z PEF, uprawniony jest również do przesyłania Zamawiającemu wystawionych przez siebie faktur elektronicznych zgodnie z postanowieniami ust. 1 do 11 powyżej.
15. Zmiana adresu poczty elektronicznej o których mowa w ust. 2 i 5 wymaga podpisania aneksu do
niniejszej Umowy.
16. Postanowienia ust. 1-15 nie wykluczają możliwości wystawienia i przesłania przez Wykonawcę faktur w formie papierowej pod warunkiem powiadomienia o tym fakcie Zamawiającego na adres mailowy, o którym mowa w ust. 2 najpóźniej w kolejnym dniu roboczym od dnia dokonania wysyłki faktury papierowej przez Wykonawcę.
§ 7.
1. Okres gwarancji na przedmiot Umowy ustala się na 12 miesięcy i liczony jest od dnia odbioru
dostawy.
2. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego nieprawidłowej realizacji zamówienia, w szczególności stwierdzenia braków ilościowych, wad jakościowych, dostarczenia przedmiotu niezgodnego z przedmiotem umowy, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot
zamówienia spełniający wymogi zawarte w umowie na własny koszt w terminie do 7 dni od dnia dokonania przez Zamawiającego wezwania przekazanego pocztą elektroniczną.
§ 8.
1. Zamawiający ma prawo do rozwiązania Umowy przed terminem na jaki umowa została zawarta
w przypadku:
1) zaistniałej istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy; Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach,
2) stwierdzenia złej jakości dostarczanego przedmiotu Umowy,
3) stwierdzenia, że ceny jednostkowe stosowane przez Wykonawcę w rozliczeniu z Zamawiającym są niekorzystne dla Zamawiającego.
2. Zamawiający może odstąpić od Umowy, jeśli Wykonawca dostarczy przedmiotu Umowy
o parametrach niezgodnych z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w Opisie przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do
treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w zakresie:
1) dla celów umowy ustala się, że „siła wyższa” oznacza zdarzenie zewnętrzne, na które Strona umowy nie ma wpływu, a które uniemożliwiają wykonanie zobowiązań wynikających z umowy, których nie można było przewidzieć lub uniknąć, nawet w przypadku dołożenia przez Stronę najwyższej staranności, a w szczególności takie jak: wojna, rozruchy, trzęsienia ziemi, pożar, eksplozja, strajk, lokaut i zamach terrorystyczny,
2) siła wyższa nie obejmuje zdarzeń będących wynikiem zaniedbań i niedopatrzeń, które Strona przy dołożeniu należytej staranności mogła przewidzieć w chwili zawierania umowy lub mogła im zapobiec,
3) strona umowy chcąca zgłosić roszczenia wynikające z siły wyższej ma obowiązek niezwłocznie powiadomić na piśmie drugą Stronę o jej wystąpieniu i zakończeniu, gdy będzie to możliwe,
4) daty i terminy wypełnienia zobowiązań umownych zostaną przełożone lub przedłużone o okres, w którym zaistniała siła wyższa.
§ 9.
1. Strony ustalają następujące kary umowne:
1) Wykonawca – w wysokości 10 % wartości pozostałego do realizacji przedmiotu Umowy brutto za odstąpienie od Umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie;
2) Wykonawca – w wysokości 0,1 % wartości przedmiotu Umowy brutto za każdy dzień zwłoki w dostawie, o której mowa w § 3 ust. 2 pkt 5 z przyczyn, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność.;
3) Łączna maksymalna wysokości kar umownych dochodzonych przez Zamawiającego nie przekroczy 50% wynagrodzenia określonego w par. 5 ust. 1.
2. W przypadku zwłoki w zapłacie faktur, Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe za
opóźnienie.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie kar umownych z należności wynikających z wystawionej
faktury.
4. Jeżeli kary umowne nie pokryją poniesionych szkód, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
§ 10.
1. Strony zobowiązują się nie ujawniać osobom trzecim informacji poufnych, informacji stanowiących tajemnicę handlową lub tajemnicę przedsiębiorstwa oraz danych osobowych uzyskanych w trakcie realizacji przedmiotu Umowy, chyba, że uzyskają pisemną zgodę drugiej Strony, bądź taki obowiązek będzie wynikał z przepisów powszechnie obowiązujących. Wykonawca wykorzystywać będzie wszelkie otrzymane od Zamawiającego informacje tylko w celach związanych z wykonywaniem przedmiotu Umowy.
2. Zamawiający oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2020 r. poz.935).
§11.
Ochrona danych osobowych
1. Strony wzajemnie ustalają, że dane osobowe osób wyznaczonych do kontaktów roboczych oraz
odpowiedzialnych za koordynację i realizację niniejszej Umowy przetwarzane są w oparciu
o uzasadnione interesy Stron polegające na konieczności ciągłej wymiany kontaktów roboczych w ramach realizacji niniejszej Umowy oraz że żadna ze Stron nie będzie wykorzystywać tych danych w celu innym niż realizacja niniejszej umowy.
2. Każda ze Stron oświadcza, że osoby wyznaczone do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialne za koordynację i realizację niniejszej Umowy, a także osoby będące Stroną lub reprezentantami Stron niniejszej Umowy, dysponują informacjami dotyczącymi przetwarzania ich danych osobowych przez Strony na potrzeby realizacji niniejszej Umowy, określonymi w ust. 3-6.
3. Strony ustalają, że zgodnie z treścią art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), dane osobowe osób będących Stronami niniejszej Umowy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku reprezentantów Stron niniejszej Umowy i osób wyznaczonych do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialnych za koordynację i realizację niniejszej Umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dalej: dane osobowe), w celu związanym z zawarciem oraz realizacją niniejszej Umowy. Dane osobowe będą przechowywane przez Strony w trakcie okresu realizacji niniejszej Umowy oraz w okresie wynikającym z przepisów z zakresu rachunkowości oraz niezbędnym na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z tytułu realizacji niniejszej Umowy.
4. Osoby wyznaczone do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialne za koordynację i realizację niniejszej Umowy, a także osoby będące Stroną lub reprezentantami Stron niniejszej Umowy posiadają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych (tylko w odniesieniu do Stron Umowy), prawo wniesienia sprzeciwu. Wskazane uprawnienia można zrealizować poprzez kontakt, o którym mowa w ust. 5. Niezależnie od powyższego osoby te mają również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO.
5. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych lub osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych można kontaktować się:
a. z ramienia Wykonawcy ;
b. z ramienia Zamawiającego – xxxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx
6. Podanie danych osobowych jest konieczne dla celów związanych z zawarciem i realizacją niniejszej Umowy. Dane osobowe nie będą poddawane profilowaniu. Strony nie będą przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Dane osobowe mogą zostać udostępnione organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz powierzone innym podmiotom działającym na zlecenie Stron w zakresie oraz celu zgodnym z niniejszą Umową.
§ 12.
COVID -19
1. Strony umowy w sprawie zamówienia publicznego, w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019r.
- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019), niezwłocznie, wzajemnie informują się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić. Strony umowy potwierdzają ten wpływ dołączając do informacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, oświadczenia lub dokumenty, które mogą dotyczyć w szczególności:
1) nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;
2) decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID- 19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
3) poleceń lub decyzji wydanych przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów, związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w art. 11 ust. 1-3;
4) wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;
5) innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość
wykonania umowy;
6) okoliczności, o których mowa w pkt 1-5, w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub
dalszego podwykonawcy.
§ 13.
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego
oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. Spory wynikłe na tle wykonania niniejszej Umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie.
3. W razie braku porozumienia sprawy sporne rozstrzygać będzie Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, a w przypadku, gdy właściwym rzeczowo dla rozpoznania sporu będzie sąd okręgowy – Sąd Okręgowy w Warszawie.
4. Wierzytelności Wykonawcy z tytułu niniejszej Umowy nie mogą służyć jako zabezpieczenie jego istniejących i przyszłych zobowiązań wobec osób trzecich (np. jako zabezpieczenie kredytu). Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego przenieść wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie.
§ 14.
1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z art. 455 ust. 2 ustawy Pzp.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo ograniczenia zakresu rzeczowego przedmiotu Umowy
w wyniku limitowania posiadanych środków finansowych.
3. Warunkiem wprowadzenia zmian do zawartej Umowy jest sporządzenie podpisanego przez Strony Protokołu konieczności określającego przyczyny zmiany oraz potwierdzającego wystąpienie okoliczności ją uzasadniającej. Protokół konieczności będzie załącznikiem do aneksu zmieniającego Umowę.
4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do niniejszej Umowy mogą być wprowadzone wyłącznie w formie pisemnego aneksu podpisanego przez obie Strony.
§ 15.
1. Niniejszą umowę sporządzono w 4 jednobrzmiących egzemplarzach, pozostających na prawach oryginału, trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
2. Integralną częścią niniejszej umowy jest:
- Załącznik nr 1 – Formularz asortymentowo – cenowy,
- Załącznik nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia.