REGULAMIN WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ W SPÓŁCE TARNOBRZESKIE WODOCIAGI SP. Z O.O.
Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu Spółki
nr 27/2022 z dnia 14 października 2022 roku
REGULAMIN WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ W SPÓŁCE TARNOBRZESKIE WODOCIAGI SP. Z O.O.
§ 1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin określa zasady wystawiania oraz otrzymywania faktur elektronicznych przez Tarnobrzeskie Wodociągi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością („TW Sp. z o.o.”) z siedzibą w Tarnobrzegu, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxx w stosunku do kontrahentów TW Sp. z o.o.
2. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług („Ustawa o VAT”) Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.).
§ 2
Definicje
Ilekroć w Regulaminie Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej użyte zostaną wskazane poniżej pojęcia, należy im przypisać następujące znaczenie:
1. Regulamin – niniejszy Regulamin Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej.
2. E-faktura – faktura w formie elektronicznej, spełniająca wymogi, o których mowa w art. 106m Ustawy o VAT. Pojęcie to obejmuje fakturę, fakturę korygującą, duplikat faktury oraz notę korygującą.
3. Dostawca – podmiot wystawiający e-fakturę.
4. Odbiorca – podmiot otrzymujący e-fakturę.
5. Oświadczenie – zgoda udzielona TW Sp. z o.o. przez kontrahenta na stosowanie (wystawianie i przesyłanie) faktur w formie elektronicznej według wzoru określonego w Załączniku nr 1a (dotyczącym transakcji sprzedaży realizowanej przez TW Sp. z o.o.) lub Załączniku nr 1b do Regulaminu (dotyczącym transakcji zakupowych realizowanych przez TW Sp. z o.o.).
6. Autentyczność pochodzenia faktury – pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
7. Integralność treści – pewność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
§ 3
Obowiązki Dostawcy i Odbiorcy
1. Dostawca zobligowany jest dochować należytej staranności oraz podjąć wszelkie niezbędne działania, aby przesyłane w sposób i w formacie określonym w Regulaminie e-faktury cechowała autentyczność pochodzenia i integralność treści, zgodnie z wymogami określonymi w art. 106m Ustawy o VAT.
2. Dostawca i Odbiorca zobligowani są odpowiednio przesyłane lub otrzymywane e-faktury przechowywać w sposób zgodny z art. 112a Ustawy o VAT, tj. przede wszystkim w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur, jak również łatwe ich odszukanie.
§ 4
Wysyłanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
1. Przesyłanie e-faktur odbywa się w formie elektronicznej, w formacie pliku PDF za pomocą poczty elektronicznej i wymaga uprzedniej zgody wyrażonej w formie Oświadczenia stanowiącego załączniki Nr 1a i 1b do Regulaminu.
2. Oświadczenie może być przekazane drugiej stronie w formie pisemnej bądź elektronicznej na adres:
x-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
3. Dostawca zobowiązany jest do przesyłania e-faktur wyłącznie z adresu e-mail określonego odpowiednio w pkt 4 i pkt 5, na adres e-mail Odbiorcy wskazany odpowiednio w pkt 4 i 5 poniżej.
4. W przypadku gdy TW Sp. z o.o. będzie Dostawcą, e-faktury będą wysyłane z adresu e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx na adres Odbiorcy wskazany w Oświadczeniu stanowiącym Załącznik Nr 1a do Regulaminu.
5. W przypadku gdy TW Sp. z o.o. będzie Odbiorcą, e-faktury będą wysyłane przez Dostawcę z adresu wskazanego w Oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 1b do regulaminu na adres e-mail: x-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
6. Przesyłanie e-faktur w formie elektronicznej wyklucza możliwość ich wysłania w formie papierowej, z zastrzeżeniem § 7.
7. Za datę dostarczenia przez Xxxxxxxx e-faktury i jednocześnie datę otrzymania tej e-faktury przez Odbiorcę uznaje się dzień wpływu na pocztę (serwer) wiadomości e-mail z załączoną fakturą.
8. O ile Dostawca i Odbiorca nie postanowią inaczej, wiadomość e-mail powinna zawierać jedną kompletną e-fakturę stanowiącą jeden załącznik w formacie PDF. Do wiadomości mogą zostać dołączone w formie odrębnych od e-faktury dokumentów załączniki, które dotyczą przedmiotowej e-faktury (np. listy przewozowe, potwierdzenia wydania towarów, protokół potwierdzenia wykonania usługi, itp).
9. Jeżeli jedna e-faktura przesyłana jest w kilku odrębnych e-mailach w formie załączników PDF lub też w jednej wiadomości e-mail, ale w rozbiciu na kilka załączników PDF, takie pliki łącznie nie zostaną uznane za fakturę dla celów rozliczenia VAT. Tym samym e-faktura uznana zostanie za nieotrzymaną przez Odbiorcę.
10. O ile Dostawca i Odbiorca nie postanowią inaczej, w tytule wiadomości e-mail należy każdorazowo wprowadzić wyłącznie numer przesyłanej e-faktury.
§ 5
Postanowienia dodatkowe
1. Odbiorca zobowiązany jest do przekazania potwierdzenia w zakresie otrzymanych faktur korygujących. Potwierdzenie to powinno być przekazywane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od momentu faktycznego otrzymania faktury korygującej, przesłanej odpowiednio na adresy, o których mowa w § 4 pkt 3 albo 4. W wiadomości, którą Xxxxxxxx ma obowiązek przesłać Xxxxxxxx na adres, o którym mowa w odpowiednio § 4 pkt 3 albo pkt 4 powinna zostać podana data otrzymania faktury korygującej, która co do zasady powinna odpowiadać dacie wpływu faktury korygującej na adres mailowy Odbiorcy.
2. Nieotrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej w trybie przewidzianym w pkt 2 powoduje uznanie tej faktury za niedostarczoną do Odbiorcy. W takim przypadku Dostawca będzie uprawniony do wystawienia i przesłania faktury w formie papierowej, zgodnie z postanowieniami
§ 7 Regulaminu.
3. Postanowienia zawarte w § 5 pkt 1-2 znajdują również zastosowanie w zakresie akceptacji not korygujących wysyłanych w formie e-faktur.
§ 6
Niedostarczenie e-faktury
1. W przypadku, gdy po przesłaniu e-faktury drogą elektroniczną Dostawca otrzyma informację zwrotną o niedostarczeniu wiadomości zawierającej e-fakturę na wskazany adres e-mail (tzw. komunikat: „delivery failure” / „problem z dostarczeniem wiadomości”), Dostawca skontaktuje się z Odbiorcą celem wyjaśnienia przyczyny powstałego błędu, po czym ponowi próbę wysłania wiadomości.
2. Jeżeli mimo podjętych starań nie uda się skutecznie dostarczyć wiadomości do Odbiorcy, Xxxxxxxx dostarczy fakturę w formie papierowej zgodnie z postanowieniami § 7 Porozumienia.
§ 7
Faktury w formie papierowej
Dostarczenie przez Dostawcę faktury w formie papierowej dopuszczalne jest jedynie w sytuacji wskazanej w § 5 pkt 3 lub § 6 pod warunkiem uprzedniego powiadomienia Odbiorcy o tym fakcie.
Powiadomienie powinno być dokonane w drodze informacji przesłanej w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej, najpóźniej w terminie 10 dni roboczych poprzedzających dzień, w którym Dostawca zamierza przesłać Odbiorcy fakturę w formie papierowej.
§ 8
Zmiana adresu
1. Dostawcy i Odbiorcy przysługuje prawo zmiany adresów określonych w § 4 pkt 4-5. Zgłoszenie zmiany adresu następuje wyłącznie poprzez uprzednie przesłanie w formie pisemnej lub w formie wiadomości elektronicznej oświadczenia informującego o zmianie adresu do celów wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wzór takiego dokumentu stanowi załącznik 1c do Regulaminu.
2. Zgłoszenie zmiany adresu w sposób inny niż wskazany w § 8 pkt 1 uważa się za bezskuteczne i upoważnia Dostawcę do przesyłania e-faktur wyłącznie na adres, który miał podlegać zmianie.
§ 9
Wycofanie zgody
1. Odbiorcy i Dostawcy przysługuje prawo wycofania akceptacji na stosowanie e-faktur. Podmiot wycofujący akceptację poinformuje o tym fakcie drugą stronę w formie pisemnej lub w formie wiadomości elektronicznej o odwołaniu zgody na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Wzór takiego dokumentu stanowi załącznik 1d do Regulaminu.
2. Wycofanie zgody w sposób inny niż wskazany w § 9 pkt 1 jest bezskuteczne i upoważnia Dostawcę dalszego stosowania e-faktur.
3. W przypadku wycofania zgody zgodnie z § 9 pkt 1 utrata uprawnienia do stosowania faktur elektronicznych nastąpi z upływem 2 dnia, licząc od dnia, w którym Xxxxxxxx otrzymał powiadomienie od Odbiorcy o cofnięciu akceptacji.
§ 10
Reklamacje
1. Odbiorca ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą nienależytego wykonania przez TW Sp. z o.o. obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu. Reklamacje zgłaszane są w formie pisemnej na adres Spółki lub elektronicznej na adres: x-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
2. Reklamacja nie może dotyczyć nieprawidłowości w funkcjonowaniu przeglądarki internetowej, sprzętu Klienta lub łączy internetowych lub wynikających z działań podejmowanych przez Klienta.
3. Reklamacja powinna określać przyczynę jej złożenia oraz zakres działań, których wykonania Odbiorca oczekuje od Wystawcy.
4. TW Sp. z o.o. rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania.
§ 11
Postanowienia końcowe
1. TW Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub zakończenia stosowania faktur w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub z powodu innych okoliczności.
2. TW Sp. z o.o. zastrzega prawo do dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie, o czym każdorazowo poinformuje kontrahentów w formie elektronicznej.
3. Treść niniejszego Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej
xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/
4. Regulamin obowiązuje od dnia 19.10.2022 r.
Załączniki:
Załącznik nr 1a do Regulaminu – „Oświadczenie w sprawie stosowania faktur elektronicznych” – dotyczy transakcji sprzedaży realizowanej przez TW Sp. z o.o.
Załącznik nr 1b do Regulaminu – „Oświadczenie w sprawie stosowania faktur elektronicznych” – dotyczy transakcji zakupowych realizowanych przez TW Sp. z o.o.
Załącznik nr 1c do Regulaminu – „Zmiana adresu mailowego do wysyłania faktur elektronicznych” – dotyczy transakcji zakupowych i sprzedażowych realizowanych przez TW Sp. z o.o.
Załącznik nr 1d do Regulaminu – „Odwołanie zgody na przesyłanie e faktur” – dotyczy transakcji zakupowych i sprzedażowych realizowanych przez TW Sp. z o.o.
Tarnobrzeskie Wodociągi Sp. z o.o.
Załącznik nr 1a do Regulaminu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej
w Spółce Tarnobrzeskie Wodociągi Sp. z o.o.
Adres: ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxx, (Data/miejsce)
NIP: 8670003252
(Pełna nazwa klienta)
(Adres)
Szanowni Państwo,
(NIP)
Zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, w formie oświadczenia, którego treść określona jest poniżej, czy akceptują Państwo, że od dnia jego złożenia, wyrażają Państwo zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Oświadczenie należy przesłać w formie elektronicznej bądź pisemnej na następujący adres:
Tarnobrzeskie Wodociągi Sp. z o.o. adres: ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxx
e-mail: x-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
W przypadku wątpliwości lub pytań, uprzejmie prosimy o kontakt.
_ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _
_ _ _
_ _ _ _ _
_ _ _
Oświadczenie w sprawie stosowania faktur elektronicznych
W imieniu:
(pełna nazwa kontrahenta)
z siedzibą w
wyrażam zgodę na wystawianie i przesyłanie przez:
Tarnobrzeskie Wodociągi Sp. z o.o.
faktur w formie elektronicznej, w formie pliku PDF, za pomocą poczty elektronicznej z następującego adresu e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
na następujący adres e-mail:
Oświadczam, że zapoznałem się z treścią Regulaminu Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej, który dostępny jest na stronie internetowej: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx i zobowiązuję się do jego przestrzegania.
(Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Firmy/Spółki)
(Data/miejsce)
(Pełna nazwa kontrahenta)
(Adres)
(NIP)
Szanowni Państwo,
Tarnobrzeskie Wodociągi Sp. z o.o. ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxx,
NIP: 8670003252
Zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, w formie oświadczenia, którego treść określona jest poniżej, czy akceptują Państwo, że od dnia jego złożenia, wyrażają Państwo zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Oświadczenie należy przesłać w formie elektronicznej bądź pisemnej na następujący adres:: Tarnobrzeskie Wodociągi Sp. z o.o.
adres: ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxx
e-mail: x-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
W przypadku wątpliwości lub pytań, uprzejmie prosimy o kontakt.
_ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _
_ _ _
_ _ _ _ _
_ _ _
Oświadczenie w sprawie stosowania faktur elektronicznych
W imieniu:
(pełna nazwa kontrahenta)
z siedzibą w
zobowiązuję się do wystawiania i przesyłania na rzecz:
Tarnobrzeskie Wodociągi Sp. z o.o.
faktur w formie elektronicznej, w formie pliku PDF, za pomocą poczty elektronicznej z następującego adresu e-mail:
na następujący adres e-mail: x-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Oświadczam, że zapoznałem się z treścią Regulaminu Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej, który dostępny jest na stronie internetowej: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx i zobowiązuję się do jego przestrzegania.
(Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Firmy/Spółki)
(Adres)
(NIP)
Tarnobrzeskie Wodociągi Sp. z o.o. ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxx,
NIP: 8670003252
_ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _
_ _ _
_ _ _ _ _
_ _ _
Oświadczenie w sprawie zmiany adresu nadawcy faktur elektronicznych
W imieniu:
(pełna nazwa kontrahenta)
z siedzibą w zgodnie z § 8 Regulaminu Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej informuję o zmianie adresu nadawcy faktur w formie elektronicznej, na następujący adres e-mail:
(Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Firmy/Spółki)
(Adres)
(NIP)
(Pełna nazwa Firmy/Spółki)
(Adres)
(NIP) | |||||||||||||||||||||||||
_ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ _ | ||
_
Odwołanie oświadczenia na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług
W imieniu:
(pełna nazwa Firmy/Spółki)
z siedzibą w
zgodnie z § 9 Regulaminu Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej informuję o wycofaniu naszej akceptacji na stosowanie faktur w formie elektronicznej.
(Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Firmy/Spółki)