U M O W A

U M O W A

Zawarta w dniu r. w Białymstoku pomiędzy:

Skarbem Państwa - Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego reprezentowaną przez:

.........................................................................................................................................................

zwaną w dalszej treści umowy “Zamawiającym”, a

.........................................................................................................................................................

zwanym w treści umowy "Wykonawcą".

W wyniku przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r. (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, z późn. zm.) , zawarto umowę następującej treści:

Przedmiot umowy

§ 1

1. Przedmiotem umowy są usługi w zakresie przeglądu i konserwacji maszyn kopertujących i maszyn frankujących użytkowanych w jednostkach organizacyjnych KRUS wg załącznika nr 1 do umowy oraz ich bieżące naprawy.

2. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany adresu jednostek organizacyjnych KRUS wymienionych w załączniku nr 1 do niniejszej umowy.

Liczba i asortyment sprzętu może podlegać zmianom w trakcie trwania umowy w związku z zakupem nowego lub likwidacją zużytego sprzętu. Powyższe zmiany nie spowodują zmiany ryczałtowej stawki za usługi określonej w § 4 ust. 1.

3. Umowa niniejsza zostaje zawarta w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty sporządzonej w dniu ...........................

Zakres umowy

§ 2

1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania następujący zakres usług:

1) Wykonywanie usług obejmujących przeglądy i konserwacje sprzętu wg wykazu określonego w załączniku nr 1 do niniejszej umowy.

2) Wykonywanie pogwarancyjnych napraw sprzętu wg wykazu określonego w załączniku nr 1 do niniejszej umowy.

3) Dostawa dostępnych na rynku części zamiennych do napraw oraz materiałów eksploatacyjnych.

4) Bezpłatne doradztwo techniczne (hot-line) w dni robocze KRUS-u w godz. od 8:00 do 15:00 w zakresie przedmiotu umowy, pomocy w diagnozowaniu i rozwiązywaniu problemów ze sprzętem, konsultacji związanych z modernizacją istniejącego sprzętu oraz zakupem nowego.

5) Sporządzanie ekspertyz technicznych na sprzęt wycofany z eksploatacji.

2. Przegląd i konserwacja, w ramach której wykonywane są czynności czyszczące, konserwacyjne i niezbędne regulacje, wykonywany będzie w miesiącach czerwiec i grudzień.

3. Zmiana terminów wskazanych w ustępie 2 może nastąpić za zgodą Kierownika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub zmiany terminu wykonania przeglądu i konserwacji maszyn frankujących i kopertujących bez podania przyczyny, o czym powiadomi Wykonawcę pisemnie, najpóźniej w miesiącu poprzedzającym wykonanie usługi wskazanym w ust. 2.

5. Usługi przeglądu i konserwacji będą wykonywane w siedzibach OR KRUS w Białymstoku, PT KRUS w Augustowie i PT KRUS w Zambrowie, w których Zamawiający udostępni urządzenia.

Bieżące naprawy będą wykonywane w miejscu użytkowania urządzenia, chyba że ze względu na złożoność naprawy konieczne będzie wykonanie jej w lokalu Wykonawcy.

6. Zgłoszenia awarii będą dokonywane telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail w godz. od 8.00 do 15.00 w dni robocze.

7. Wykonawca przed przystąpieniem do wykonania usługi jest zobowiązany do oszacowania wartości naprawy danego sprzętu, obejmującej cenę części zamiennych wraz z opinią techniczną dotyczącą uszkodzenia i przesłania jej za pośrednictwem poczty elektronicznej, na wskazany adres e-mail, do akceptacji dla Kierownika Wydziału Administracyjno - Gospodarczego lub wskazanego pracownika. Powyższy zapis nie dotyczy wymiany części

o wartości nieprzekraczającej 800,00 zł netto lub wymagających bardzo pilnej naprawy, jeśli brak naprawy ma zasadniczy wpływ na utrzymanie urządzeń w sprawności technicznej, a koszt naprawy nie przewyższa wartości urządzenia i jest ekonomicznie uzasadniony.

Wykonawca przystąpi do realizacji zlecenia wyłącznie po zaakceptowaniu oszacowanej wartości naprawy przez Kierownika Wydziału Administracyjno - Gospodarczego lub wskazanego pracownika przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres

............................... W przypadku braku zgody na naprawę, Wykonawca ma obowiązek zwrócić Zamawiającemu sprzęt w stanie w jakim był wydany, w terminie maksymalnie 3 dni roboczych, bez dodatkowych opłat.

8. Naprawa urządzeń nastąpi w terminie 72 godzin od chwili zgłoszenia awarii (lub stwierdzonych usterek podczas przeglądu i konserwacji) z wyłączeniem sobót oraz dni wolnych od pracy. W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach konieczności sprowadzenia części zamiennych, okres naprawy wydłuży się o czas sprowadzenia niezbędnych materiałów, nie dłużej jednak niż 2 tygodnie.

W przypadku braku możliwości naprawy maszyny frankującej ze względu na brak części zamiennych niezbędnych do naprawy, Wykonawca powiadomi Zamawiającego na piśmie

o odstąpieniu od naprawy ze względu na brak części zamiennych, wycofanych przez producenta. W takiej sytuacji Wykonawcy nie przysługuje żadne wynagrodzenie.

9. Ekspertyzy techniczne dotyczące eksploatowanego sprzętu wykonywane będą nieodpłatnie.

10. Osoby biorące udział w wykonywaniu usług w pomieszczeniach KRUS zobowiązane są do noszenia identyfikatorów, które będą wydawane przez Zamawiającego.

11. Każda naprawa obejmuje również wykonanie koniecznych czynności konserwacyjnych.

12. Wykonawca zapewni środki, materiały i urządzenia konieczne do napraw.

Odbiór wykonywanych usług

§ 3

1. Wykonanie konserwacji i przeglądu oraz naprawy będzie potwierdzone protokołem sporządzonym przez Wykonawcę.

2. Protokół będzie zawierał: nazwę jednostki KRUS, miejsce użytkowania urządzenia, datę wykonania usługi, nazwę i model urządzenia, uwagi o stanie urządzenia, rodzaj wykonanej usługi oraz ilość i rodzaj części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych wykorzystanych do naprawy.

3. Protokoły powinny być podpisane przez serwisanta oraz:

• w Oddziale Regionalnym KRUS w Białymstoku - Kierownika Wydziału Administracyjno- Gospodarczego lub wskazanego pracownika;

• w siedzibach jednostek KRUS, wymienionych w załączniku nr 1 do Umowy - Kierownika Placówki terenowej lub osobę zastępującą.

Oryginały protokołów powinny zostać przekazane Zamawiającemu (do Oddziału KRUS w Białymstoku).

Wartość umowy

§ 4

1. Usługi wymienione w § 2 wykonywane będą bez ograniczeń za stałą zryczałtowaną stawkę miesięczną zawierającą wszystkie koszty związane z należytym wykonaniem usługi x.xx. robocizna, koszty dojazdu, środki konserwujące itp., w kwocie ........ zł netto powiększonej o należny podatek vat 23%, razem brutto zł.

2. Części zamienne i materiały eksploatacyjne (nalepki, taśmy, wkładki tuszujące, tusze, matryce sloganowe itp.) nie są objęte miesięczną stawką zryczałtowaną i podlegają każdorazowej wycenie i akceptacji przez Zamawiającego z uwzględnieniem paragrafu 2 ust. 7. W przypadku zużycia materiałów eksploatacyjnych w okresie między konserwacjami, na każdorazowe wezwanie Zamawiającego Wykonawca dostarczy niezbędne materiały na własny koszt.

3. Stawka określona w ust. 1 nie ulegnie zmianie przez cały okres trwania umowy.

4. Miesięczna opłata zryczałtowana będzie przelana na konto wykonawcy, w terminie 14 dni licząc od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT.

Zapłata za wymienione podczas naprawy lub przeglądu części i materiały eksploatacyjne będzie dokonana na konto wykonawcy w terminie 14 dni licząc od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z protokołami wykonania usługi.

Zapłata za dostarczone materiały eksploatacyjne zamówione przez Zamawiającego w okresie między przeglądami będzie dokonana na konto wykonawcy w terminie 14 dni licząc od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT.

5. Zamawiający oświadcza, że zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685) wyraża zgodę na wystawianie przez Wykonawcę faktur VAT, korekt faktur VAT oraz ich duplikatów w formie elektronicznej (w formacie PDF) i przesłanie ich za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx. Wykonawca oświadcza, że adresem z którego będą wysyłane w formie elektronicznej faktury VAT, korekty faktur VAT oraz ich duplikaty jest następujący adres poczty elektronicznej:

………………………...

6. W przypadku wystawienia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej lub jej korekty za pomocą platformy elektronicznego fakturowania, ww. faktura oraz korekty dla OR KRUS w Białymstoku wraz z właściwie podpisanym protokołem wykonania roboty, powinny być przekazane na konto użytkownika o numerze indentyfikacyjnym XXX 0000000000, tj. Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, ale Odbiorcą (Płatnikiem) jest Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oddział Regionalny w Białymstoku. Zgodnie z art. 4 ust 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666) Zamawiający wyraża zgodę na wysyłanie i odbieranie innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za pośrednictwem platformy w rozumieniu przepisów ww. ustawy.

Czas trwania umowy i jej wypowiedzenie

§ 5

1. Umowę zawarto na czas określony od dnia 02.01.2022 r. do dnia 31.12.2022 r.

2. Umowa niniejsza może być rozwiązana przez każdą ze stron w formie pisemnej z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy Wykonawca może żądać zapłaty jedynie z tytułu zrealizowanych usług.

Zobowiązania Wykonawcy

§ 6

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za kompletne wykonanie zakresu usług serwisowych oraz dotrzymanie terminów określonych w umowie.

2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy w siedzibie Zamawiającego podczas wykonywania usług będących przedmiotem umowy.

3. Wykonawca sporządza protokoły wykonania usług konserwacji i napraw.

Gwarancja i warunki serwisu

§ 7

1. Wykonawca udziela 6 miesięcznej gwarancji na wykonywane naprawy oraz wymienione w ramach napraw podzespoły i części (gwarancja nie obejmuje części traktowanych, jako zużywalne oraz materiałów eksploatacyjnych).

2. Kolejne naprawy związane z wymianą części i podzespołów objętych gwarancją będą wykonywane bezpłatnie.

Kary umowne

§ 8

1. W przypadku nieterminowego wykonania konserwacji Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości brutto miesięcznej zryczałtowanej stawki brutto określonej w § 4 w ust. 1 za każdy dzień zwłoki.

2. W przypadku niewłaściwego jakościowo wykonania konserwacji będzie ona wykonana powtórnie bezpłatnie, a Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10 % miesięcznej zryczałtowanej stawki brutto określonej w § 4 w ust. 1.

3. W przypadku nieterminowego wykonania naprawy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości brutto miesięcznej zryczałtowanej stawki brutto określonej w § 4 w ust. 1 za każdą godzinę opóźnienia.

4. W przypadku niewłaściwego jakościowo wykonania naprawy, usterka zostanie usunięta bezpłatnie, a Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10 % miesięcznej zryczałtowanej stawki brutto określonej w § 4 w ust. 1.

5. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z należnego mu wynagrodzenia.

§ 9

Strony niniejszej umowy mogą być zwolnione z odpowiedzialności za niewypełnienie przyjętych w umowie zobowiązań z powodu siły wyższej.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

§ 10

1. Niezależnie od standardów bezpieczeństwa i higieny pracy Wykonawca będzie przestrzegał wszelkich obowiązujących aktów prawnych dotyczących bezpieczeństwa, higieny pracy i p.poż.

2. Wszelkie prace wykonywane przez Wykonawcę odbywać się będą w zgodności ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawnymi, przyjętą praktyką i najlepszymi standardami branżowymi.

3. Wykonawca zabezpieczy miejsce wykonywania prac.

4. Wszystkie używane materiały i środki używane podczas konserwacji i napraw powinny być bezpieczne dla środowiska i posiadać stosowne atesty.

Oświadczenie o poufności

§ 11

1. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania pozyskanych informacji w trakcie realizacji umowy w celach innych niż określone w niniejszej umowie.

2. Zobowiązuję się przestrzegać tajemnicy danych osobowych, określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie

swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 str 1), zwanej RODO.

3. Wykonawca zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie informacje dotyczące Zamawiającego lub działalności przez niego prowadzonej, które znajdą się w posiadaniu Wykonawcy w związku z realizacją niniejszej umowy. Jednakże, postanowienie to nie odnosi się do informacji, które są powszechnie znane lub zostaną podane do wiadomości publicznej samodzielnie przez Zamawiającego.

4. Osoby biorące udział w wykonywaniu usługi podpiszą oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 2 do umowy.

5. Wykonawca oraz jego pracownicy zobowiązują się do przestrzegania obowiązujących u Zamawiającego przepisów wewnętrznych oraz ich zaleceń.

§ 12

Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 13

Osobą odpowiedzialną za realizację umowy i do bieżących ustaleń ze strony Zamawiającego upoważniony jest Kierownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, tel. 00 000 00 00 lub inna wskazana osoba.

Osobą odpowiedzialną za realizację umowy i do bieżących ustaleń ze strony Wykonawcy:

-.........................., tel. ............................, adres e-mail ;

§ 14

1. Wszelkie sprawy sporne, jakie mogą wynikać w trakcie realizacji niniejszej umowy lub w związku z nią, rozstrzygane będą przez Strony polubownie, a w przypadku braku porozumienia przez sąd powszechny w Białymstoku.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.

3. Umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym (1) egzemplarzu dla każdej ze Stron.

....................................... ......................................

Zamawiający Wykonawca

Załącznik Nr 1 do umowy z dnia .....................

Wykaz jednostek organizacyjnych KRUS:

L.p.	Nazwa jednostki organizacyjnej KRUS	Lokalizacja	Model urządzenia produkcji Pitney Bowes
1	OR KRUS w Białymstoku	xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx tel. 00 000-00-00	kopertownica DI380
2	PT KRUS w Bielsku Podlaskim	xx. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx Xxxxxxxx tel. 00 000-00-00	frankownica 5631
3	PT KRUS w Dąbrowie Białostockiej	xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx tel. 00 000-00-00	frankownica E-201
4	PT KRUS w Hajnówce	xx. Xxxxx Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx tel. 00 000-00-00	frankownica E-201
5	PT KRUS w Mońkach	xx. Xxxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxx tel. 00 000-00-00	frankownica E-201
6	PT KRUS w Siemiatyczach	xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxx tel. 00 000-00-00	frankownica E-201
7	PT KRUS w Sokółce	xx. Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx tel. 00 000-00-00	frankownica E-201
8	PT KRUS w Augustowie	xx. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx tel. 00 000-00-00	kopertownica DI350
9	PT KRUS w Grajewie	xx. Xx. Xxxxxxx 00 X, 00-000 Xxxxxxx tel. 00 000-00-00	frankownica E-201
10	PT KRUS w Kolnie	xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxx tel. 00 000-00-00	frankownica E-201
11	PT KRUS w Zambrowie	xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx tel. 00 000-00-00	kopertownica DI350

....................................... ......................................

Zamawiający Wykonawca

Załącznik Nr 2 do umowy ................................

......................................

/ imię i nazwisko/

OŚWIADCZENIE O POUFNOŚCI DO UMOWY Z DNIA ......................

na usługi w zakresie przeglądu i konserwacji maszyn kopertujących i maszyn frankujących użytkowanych w jednostkach organizacyjnych KRUS oraz ich bieżące naprawy.

1. Zobowiązuję się w stosunku do Zamawiającego do niewykorzystywania pozyskanych informacji w związku z realizacją umowy w celach innych niż określone w niniejszej umowie.

2. Zobowiązuję się przestrzegać tajemnicy danych osobowych, określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 str 1), zwanej RODO.

3. Zobowiązuję się zachować w tajemnicy wszelkie informacje dotyczące Zamawiającego lub działalności przez niego prowadzonej, które znajdą się w moim posiadaniu w związku z realizacją niniejszej umowy. Postanowienie to nie odnosi się do informacji, które są powszechnie znane lub zostaną podane do wiadomości publicznej samodzielnie przez Zamawiającego.

........................................................ .................................................

/miejscowość, data/ /podpis/