realizowanego w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 – Małopolska
Załącznik nr 4
– WZÓR UMOWY O WSPÓŁPRACY
do regulaminu KONKURSU LOKALNYCH PROJEKTÓW EDUKACJI KULTUROWEJ DZIECI I MŁODZIEŻY 2019
realizowanego w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 – Małopolska
Umowa o współpracy (wzór)
zawarta w Krakowie, w dniu 2019 r. pomiędzy:
Małopolski Instytut Kultury w Krakowie, siedziba: ul. 28 Lipca 1943 nr 17 c, 30-233 Kraków, Instytucja Kultury Województwa Małopolskiego, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Samorząd Województwa Małopolskiego pod numerem RIK 7/99, na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. 2012, poz. 189), NIP: 675 00 04 488, REGON: 000 278 267,
reprezentowany przez Xxxx Xxxxxxxx – zastępcę dyrektora, zwany dalej „Organizator”
a
Pani/Pan …………………….., zamieszkała/y: ul. ………………., ………………, PESEL: ……………….., Urząd Skarbowy –
……………….,
zwana/y dalej „Uczestnik”
W związku z wartością przedmiotu zamówienia nieprzekraczającą wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych
(tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.) w przypadku niniejszego zamówienia ustawy nie stosuje się.
Strony niniejszej Umowy (łącznie jako Strony oraz każda z osobna jako Strona) ustalają, co następuje:
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Małopolski Instytut Kultury w Krakowie, jest organizatorem Konkursu lokalnych projektów edukacji kulturowej dzieci i młodzieży 2019, zwanego w dalszej części niniejszej Umowy „Konkursem”, realizowanego w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 – Małopolska, prowadzonego przez Narodowe Centrum Kultury w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021.
2. W związku z rozstrzygnięciem konkursu opisanego w ust. 1 powyżej i wyborem projektu edukacji kulturowej
dzieci i młodzieży Uczestnika pn. „…………………………………….”, zwanego w dalszej części niniejszej Umowy
„Projektem”, Organizator postanawia współdziałać przy jego realizacji oraz go finansować zgodnie z zakresem, budżetem i harmonogramem określonym w Formularzu Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznik nr 1 do niniejszej umowy, i na zasadach określonych niniejszą umową i regulaminem Konkursu (dostępny na: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/Xxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxx-XXX-0000.xxx).
3. Uczestnik oświadcza, że jest autorem Projektu, i że wykona wszelkie niezbędne czynności, które będą zmierzały do realizacji Projektu z najwyższą starannością, i będzie go realizował zgodnie z zakresem, budżetem i harmonogramem określonym w Formularzu Wniosku Konkursowego 2019 – Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy i na zasadach określonych niniejszą Umową.
4. Uczestnik oświadcza, że nie jest wpisany do Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (t.j. Dz.U. 2018 r., poz. 405 ze zm.).
§ 2
Obszary współpracy – zobowiązania Stron
1. Strony zobowiązują się działać w taki sposób, aby możliwa była współpraca oparta na wzajemnym zaufaniu, w szczególności wspólnych intencji, uczciwości, profesjonalizmu oraz dotrzymywania warunków przyjętych zobowiązań niezbędnych do należytej realizacji Projektu.
2. Uczestnik udziela Organizatorowi zgody na wykorzystanie na potrzeby Projektu swojego imienia i nazwiska/pseudonimu oraz swojego wizerunku.
3. Uczestnik oświadcza, iż uzyskał od Organizatora niezbędne informacje dotyczące udziału w Projekcie, w tym warunków wykonania niniejszej Umowy, i akceptuje je w całości.
4. Uczestnik zobowiązuje się do zachowywania w tajemnicy, nieprzekazywania osobom trzecim oraz niewykorzystywania dla własnych celów lub w interesie osób trzecich wszelkich danych i informacji (nieujawnionych do publicznej wiadomości), otrzymanych lub pozyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej Umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie w związku z realizacją niniejszej Umowy i w zakresie wcześniej uzgodnionym z Organizatorem. Zobowiązanie określone w zdaniu poprzedzającym dotyczy x.xx.: informacji finansowych, organizacyjnych, prawnych, technicznych, technologicznych, handlowych oraz innych informacji (nieujawnionych publicznie) dotyczących bieżącej
współpracy Stron. Obowiązek zachowania w tajemnicy danych i informacji, pozyskanych w związku z realizacją niniejszej Umowy, spoczywa na Uczestniku także po wygaśnięciu niniejszej Umowy lub odstąpieniu od niej przez którąkolwiek ze Stron.
5. W zakresie przetwarzania danych osobowych w zakresie koniecznym do realizacji Projektu:
1) Organizator jest Administratorem danych osobowych, które przetwarza i ochrania zgodnie
z wymogami Rozporządzenia o ochronie danych osobowych, dalej jako RODO.
2) Dane osobowe Uczestnika przetwarzane będą przez cały okres realizacji umowy i jej rozliczenia, a po zakończeniu realizacji umowy przechowywane będą w celu obowiązkowej archiwizacji dokumentacji finansowo-księgowej przez czas określony w odrębnych przepisach.
3) Dane osobowe Uczestnika będą przekazane Narodowemu Centrum Kultury w celach raportowania działań projektowych.
4) Zgodnie z art. 29 RODO, Administrator upoważnia Uczestników do przetwarzania danych osobowych.
5) Uczestnicy przetwarzają dane w imieniu Administratora tylko i wyłącznie w celu realizowania zadań Projektowych. Uczestnicy zobowiązują się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych.
6) Po zakończeniu realizacji Projektu, Uczestnicy zobowiązani są do usunięcia powierzonych im danych osobowych z wszystkich nośników, programów i aplikacji.
7) Upoważnienie powyższe nie ma mocy podpowierzenia przetwarzania. Takie uprawnienie zachowuje tylko Administrator.
8) Administrator przygotuje dokumentację potrzebną do wypełnienia obowiązku informacyjnego, zgodnie z art. 12-14 RODO, a Uczestnicy zobowiązują się do wykonania obowiązku informacyjnego, zgodnie ze wskazówkami i w imieniu Administratora danych osobowych.
9) Uczestnicy zobowiązują się stosować ochronę powierzonych im danych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
10) W przypadku wątpliwości co do zakresu i sposobu przetwarzania danych osobowych, Uczestnicy powinni skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych powołanym przez Administratora. Adres email: xxx@xxx.xxxxxx.xx; tel.: 000 000 000
6. Organizator zobowiązuje się do:
1) zapewnienia środków finansowych na realizację Projektu w wysokości zł
brutto (słownie 00/100), zgodnie z przyjętym budżetem ujętym w Formularzu
Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy;
2) zapewnienia wsparcia merytoryczno-motywacyjnego (bezpośrednie, mailowe i telefoniczne) dla
Uczestnika przy realizacji i ewaluacji Projektu;
3) opublikowania relacji z działań Projektowych na portalu xxx.xxx.xxxxxx.xx, przy czym Organizator
zastrzega sobie prawo do redagowania nadesłanych materiałów.
7. Uczestnik zobowiązuje się do:
1) realizacji Projektu zgodnie z zakresem określonym w Formularzu Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy;
2) ścisłej współpracy z Organizatorem i udzielania mu wszystkich niezbędnych informacji dotyczących realizacji zadań określonych w Projekcie, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do wezwania Uczestnika do udzielenia wyjaśnień lub uzupełnienia brakujących informacji, a w takim przypadku Uczestnik zobowiązuje się do udzielenia wyjaśnień lub ich uzupełnienia w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od otrzymania uwag od Organizatora;
3) współpracy z innymi podmiotami i osobami, którzy/re na podstawie odrębnych umów/zleceń czy ustaleń z Organizatorem są zaangażowani/ne w realizację Projektu, w szczególności ewaluatorem wskazanym przez Organizatora;
4) dokumentowania działań projektowych i potwierdzania realizacji zadań w Projekcie, poprzez wykonywanie dokumentacji fotograficznej i sporządzanie krótkiej relacji pisemnej, zwanych dalej w umowie „Materiałem/ami”, które winny być przesłane do Organizatora w terminie do 3 dni roboczych od dnia realizacji danego zadania. Przesłane Materiały będą zamieszczane na stronie internetowej programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 – Małopolska xxx.xxx.xxxxxx.xx, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do redagowania nadesłanych Materiałów. Przesłanie Materiałów do Organizatora przez Uczestnika jest jednoznaczne z udzieleniem Organizatorowi nieodpłatnej licencji CC- BY 3.0 PL lub 4.0. lub którejkolwiek późniejszej wersji tej licencji zgodnie z jej obowiązującymi warunkami lub z udzieleniem licencji niewyłącznej nieograniczonej czasowo i terytorialnie na korzystanie z przesłanych Materiałów, w szczególności we wszelkich działaniach informacyjnych i promocyjnych związanych z Projektem i działalnością Organizatora w szczególności na stronie internetowej Organizatora lub innych stronach internetowych i w mediach społecznościowych
administrowanych przez Organizatora oraz do celów sprawozdawczych w ramach Projektu, programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 – Małopolska i działalności Organizatora. W uzasadnionych przypadkach, Organizator zastrzega sobie prawo do decyzji, które Materiały zostaną opublikowane na licencji CC-BY 3.0 PL lub 4.0. lub którejkolwiek późniejszej wersji tej licencji, a które z Copyrightem Uczestnika. W ramach licencji, o których mowa w niniejszym punkcie, Organizator będzie uprawniony do wykorzystania imienia i nazwiska oraz wizerunku/głosu/wypowiedzi uczestników Projektu zawartych w Materiałach oraz przeniesienia swoich uprawnień wynikających z niniejszych licencji w całości lub części na osoby trzecie.
5) bieżącego tworzenia i gromadzenia materiałów ewaluacyjnych zgodnie z wytycznymi przekazanymi
w trybie roboczym przez Organizatora;
6) wydatkowania środków przyznanych na realizację Projektu zgodnie z Wykazem wydatków kwalifikowanych 2019 opisanych w Załączniku nr 2 do Umowy oraz zasadami wydatkowania środków publicznych obwiązujących u Organizatora, które zostały przekazane Uczestnikowi w dniu podpisania niniejszej Umowy;
7) dokonywania rozliczeń z Organizatorem według zasad określonych w § 3 niniejszej Umowy;
8) zamieszczenia w materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących Projektu (o ile takie powstaną w ramach Projektu) oraz na swojej stronie internetowej (w przypadku jej posiadania), stosownych informacji wraz z zestawem logotypów o uzyskanym dofinansowaniu zgodnie z otrzymanymi od Organizatora materiałami.
9) w przypadku dokonywania zmian w Projekcie w szczególności dot. harmonogramu, zakresu rzeczowego, terminów realizacji zadań, przesunięć w obrębie kategorii budżetowych Uczestnik zobowiązany jest do każdorazowego zgłoszenia ich Organizatorowi przed ich wprowadzeniem, a Organizator musi każdorazowo wyrazić zgodę na ich wprowadzenie.
8. W przypadku rezygnacji z udziału w Projekcie na skutek zdarzeń losowych, Uczestnik zobowiązuje się do znalezienia osoby z przestrzeni lokalnej, która zajmie jego miejsce w Projekcie. Z osobą wskazaną, o której mowa w poprzednim zdaniu Organizator podpisze odrębną umowę o współpracy.
§ 3
Zasady rozliczeń
1. Uczestnik nie jest umocowany do zaciągania zobowiązań w imieniu Organizatora, w zakresie innym niż wynikający z treści Formularza Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznika nr 1 do niniejszej Umowy.
2. Uczestnik zobowiązany jest do dostarczenia do siedziby Organizatora oryginałów prawidłowo wystawionych dokumentów finansowych poświadczających wydatkowanie środków finansowych przewidzianych w Formularzu Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy zgodnie z obowiązującymi u Organizatora zasadami dot. wydatkowania środków publicznych i dowodami na ich wydatkowanie: rachunków, faktur, formularzy zleceń, umów cywilno-prawnych, itp., z zastrzeżeniem, że płatnikiem wskazanym w tych dokumentach będzie Organizator (a dokument zawierał będzie następujące dane płatnika: „Małopolski Instytut Kultury w Krakowie, ul. 28 Lipca 1943 nr 17 c, 30-233 Kraków, NIP: 000-000-00-00”). Dotyczy to zarówno wydatków sfinansowanych z zaliczki otrzymanej od Organizatora, jak i założonych przez Uczestnika środków finansowych.
3. Uczestnik zobowiązany jest do dostarczania do siedziby Organizatora oryginałów dokumentów finansowych na bieżąco, tj. dokumenty za poprzedni miesiąc należy przedkładać do 5-go dnia następnego miesiąca. Ostatnie dokumenty finansowe potwierdzające wydatkowanie środków zgodnie z Formularzem Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, należy dostarczyć do siedziby Organizatora w nieprzekraczalnym terminie do 5 listopada 2019 r. Oryginały dokumentów finansowych wystawione i dostarczone przez Uczestnika do siedziby Organizatora po upływie tego terminu nie będą stanowiły podstawy do rozliczenia Projektu, przy czym w uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec zmianie, co wymaga jednak indywidualnych ustaleń przed upływem tego terminu i zgody Organizatora.
4. W przypadku założenia przez Uczestnika własnych środków finansowych, zwrot prawidłowo poniesionych wydatków nastąpi w terminie do 7 dni od dnia dostarczenia do siedziby Organizatora oryginałów prawidłowo wystawionych na Organizatora dokumentów finansowych poświadczających wydatkowanie kwot, przewidzianych w budżecie na realizację Projektu, przelewem na wskazany przez Uczestnika rachunek bankowy.
5. Organizator nie rozliczy Uczestnikowi wydatkowanych przez niego środków finansowych w przypadkach:
1) niedostarczenia przez Uczestnika oryginałów prawidłowo wystawionych na Organizatora dokumentów finansowych potwierdzających wydatkowanie środków zgodnie z Formularzem Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznik nr 1 do niniejszej umowy, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 5 listopada 2019 r.,
2) nieprawidłowo sporządzonych dokumentów w tym wskazania w dokumentach finansowych płatnika innego niż Organizator.
3) wydatkowania środków na inne cele niż przewidziane w części: „Budżet”, Formularza Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy i/lub go przewyższających, skutkującego niemożnością uwzględnienia i rozliczenia środków w Projekcie.
6. Uczestnik może otrzymać od Organizatora zaliczkę na realizację działań przewidzianych w Projekcie
7. w wysokości ustalonej z Organizatorem, zgodnie z przyjętym budżetem i harmonogramem wydatków
8. w Projekcie. Zaliczka wypłacana będzie na podstawie pisemnego Wniosku o zaliczkę złożonego przez Uczestnika zgodnie z wzorem przekazanym przez Organizatora. Kolejna zaliczka zostanie wypłacona Uczestnikowi po prawidłowym rozliczeniu poprzedniej zaliczki.
9. Jeżeli Uczestnik otrzyma od Organizatora zaliczkę na realizację działań przewidzianych w Projekcie, to
10. w przypadkach opisanych w ust. 5 powyżej, Organizator rozliczy zaliczkę bez uwzględnienia nieprawidłowo sporządzonych dokumentów i/lub nieprawidłowo wydatkowanych środków, a Uczestnik zobowiązany będzie do zwrotu nierozliczonej kwoty, na konto bankowe Organizatora w terminie do 7 dni od dnia wezwania Uczestnika do zwrotu środków i rozliczenia zaliczki.
11. Warunkiem rozliczenia Projektu przez Xxxxxxxxxx jest zaakceptowanie przez Organizatora sprawozdania z realizacji Projektu. Uczestnik Projektu jest zobowiązany do przesłania do dnia 5 listopada 2019 r. do godz. 12.00, poprawnie wypełnionego Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2019 udostępnionego Uczestnikom online. W wypadku zastrzeżeń do sprawozdania, Organizator zastrzega sobie prawo do wezwania Uczestnika do jego uzupełnienia. Uczestnik zobowiązuje się do uzupełnienia braków w sprawozdaniu w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze liczone od dnia otrzymania wezwania od Organizatora.
12. Uczestnik nie jest umocowany do zaciągania zobowiązań w imieniu Organizatora, w zakresie innym niż wynikającym z Formularza Wniosku Konkursowego 2019 – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy.
§ 4
Osoby wyznaczone do kontaktów
1. Osobami upoważnionymi w imieniu Organizatora do koordynowania prawidłowości wykonania niniejszej Umowy są Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, tel. 00 000 00 00, e-mail: xxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xx i Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, tel. 00 000 00 00, e-mail: xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xx. Zmiana osób wskazanych w poprzednim zdaniu nie wymaga aneksowania niniejszej Umowy.
2. Uczestnik, tel. …………………….., e-mail: ……………………………..
§ 5
Postanowienia końcowe
1. Niniejszą Umowę zawarto na czas określony, od dnia jej podpisania do wypełnienia zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy a dotyczących realizacji Projektu.
2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Małopolski Instytut Kultury w Krakowie, z siedzibą przy xx. 00 Xxxxx 0000 xx 00X, 00-000 Xxxxxx. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją niniejszej umowy. W razie takiej konieczności dane mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Projektodawcy przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji ww. celów. W przypadku wątpliwości każda osoba może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się w szczególności przepisy Kodeksu
Cywilnego.
5. Wszelkie spory mogące wyniknąć z niniejszej Umowy Strony będą poddawać rozstrzygnięciu przez sądy miejscowo właściwe dla siedziby Organizatora.
6. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze
Stron.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz wniosku konkursowego 2019
Załącznik nr 2 – Wykaz wydatków kwalifikowanych 2019
…………………………… …….….……………………………