Załącznik nr 5 do Regulaminu konkursu
Załącznik nr 5 do Regulaminu konkursu
Umowa nr ../…/1/DG/PCI/2021 na finansowanie projektu
zawarta w dniu w Rzeszowie,
pomiędzy:
Podkarpackim Centrum Innowacji Sp. z o.o., ul. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0, 00- 000 Xxxxxxx, REGON: 368953574, NIP: 8133765154, wpisanym do KRS pod numerem 0000710883, zwanym dalej „PCI”,
reprezentowanym przez:
Xxxxx Xxxxxxx - Prezesa Zarządu a …………………………………………...
zwaną dalej „Uczelnią”, reprezentowaną przez:
………………………………..-……………………….. zwane dalej łącznie „Stronami”.
Zważywszy, że:
1. Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o. o., jako spółka mająca na celu zwiększe- nie poziomu rozwoju regionalnego, w szczególności poprzez finansowanie wybra- nych projektów B+R realizowanych w podkarpackich jednostkach naukowych, na zasadach niniejszej umowy zamierza finansować Uczelnie w zakresie projektu, o którym mowa §2 ust. 1.
2. Uczelnia współpracując z PCI na podstawie umowy o współpracy z dnia 12.07.2018 r. / Deklaracji uczestnictwa z dnia --.--.2021 r. zamierza dążyć do pod- niesienia poziomu gotowości wdrożeniowej własnych projektów badawczych sta- nowiących niezależną działalność organizacji badawczej w celu jej dalszej komer- cjalizacji.
3. Strony wyrażają chęć współpracy zakładając jednocześnie partycypację w efek- tach, w tym korzyściach finansowych, w ramach wzajemnej współpracy w zakre- sie projektu, objętego niniejszą umową.
Strony uzgadniają następujące warunki łączącej ich umowy o wykonanie i finansowanie
wniosku (dalej "Umowa").
§ 1. Definicje
Pojęcia pisane z wielkiej litery, a niezdefiniowane niżej, mają znaczenie nadane im w tre-
ści Umowy i w załącznikach do Umowy:
1. Projekty B+R/Projekt (Prace B+R) - należy przez to rozumieć niezależne prace badawczo-rozwojowe, mające na celu powiększenie zasobów wiedzy zmierzające do tworzenia prototypów, inicjowane w Uczelniach i realizowane przez Zespoły naukowe.
2. Finansowanie – wartość wsparcia finansowego udzielonego Uczelni przez PCI ze środków publicznych na podstawie Umowy w celu realizacji Wniosku;
3. Ryzyko naukowe – prawdopodobieństwo nieosiągnięcia założeń lub celów Pro- jektu, pomimo postępowania Uczelni zgodnie z prawem, Umową, mającymi zastosowa- nie procedurami i dobrymi praktykami, należytą starannością oraz Kodeksem etyki pra- cownika naukowego, spowodowane okolicznościami z naukowego punktu widzenia trudnymi do przewidzenia, na etapie ubiegania się o Finansowanie i w trakcie realizacji projektu;
4. Nieprawidłowość – należy przez to rozumieć każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczące stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie funduszy Polityki Spójności, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet UE poprzez obciążenie budżetu UE nieuzasadnionym wydatkiem;
5. Siła wyższa – zdarzenie bądź seria zdarzeń, niezależnych od Stron, które uniemoż- liwiają w całości lub części wykonywanie zobowiązań wynikających z Umowy, których nie można było przewidzieć i którym Strony nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć. W celu rozwiania wątpliwości siłą wyższą nie jest objęte ryzyko naukowe;
6. PCI – Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o.o.;
7. Grantobiorca – należy przez to rozumieć Uczelnię, po podpisaniu Umowy na fi-
nansowanie projektu;
8. Uczelnie – należy przez to rozumieć Uczelnie, którymi są: Politechnika Rzeszow- ska im. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, Uniwersytet Rzeszowski, Wyższa Szkoła Informa- tyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie oraz te, które zgłosiły chęć udziału w Programie grantowym PCI poprzez podpisanie i przesłanie do PCI Deklaracji uczest- nictwa, a jednocześnie na dzień poprzedzający moment tego zgłoszenia:
1) prowadziły działalność naukową nie krócej niż 12 miesięcy, która musi być po- twierdzona statutem, a równocześnie
2) mające siedzibę (zgodnie z art. 9 ust. 4 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce) na terenie województwa podkarpackiego, która musi być potwierdzona wpisem we właściwym rejestrze.
9. Rozpoczęcie realizacji projektu – należy przez to rozumieć termin wynikający z § 3 Umowy jako dzień rozpoczęcia realizacji projektu od którego liczy się okres na zło- żenie sprawozdania/ń okresowego/ych o którym/ch mowa w § 6 Umowy;
10. Zakończenie realizacji projektu – należy przez to rozumieć termin wynikający z
§ 3 Umowy jako dzień zakończenia realizacji projektu od którego liczy się okres na zło- żenie sprawozdania końcowego o którym mowa w § 6 Umowy;
11. Rozliczenie projektu B+R - zatwierdzenie sprawozdania końcowego.
12. Sprawozdanie okresowe – należy przez to rozumieć sprawozdanie z zaawanso- wania prac B+R realizowanych w ramach projektu objętego finansowaniem, składane w formie i trybie określonym w Umowie.
13. Sprawozdanie końcowe – należy przez to rozumieć obligatoryjnie sporządzone sprawozdanie z realizacji prac B+R objętych finansowaniem, składane w formie i trybie określonym w Umowie, którego akceptacja i weryfikacja merytoryczna przez Organiza- tora konkursu warunkuje prawidłowe rozliczenie uzyskanego przez Grantobiorców do- finansowania.
14. CTT Uczelni – Centrum Transferu Technologii Uczelni.
§ 2. Przedmiot Umowy
1. Umowa określa zasady udzielenia przez PCI Finansowania na realizację Projektu
pt. w ramach konkursu nr 1/2021, nr wniosku , stanowiącego za-
łącznik do Umowy.
2. Uczelnia zobowiązuje się do realizacji Projektu i wykorzystania Finansowania, na za- sadach określonych w Umowie oraz Regulaminie konkursu.
3. Uczelnia przy realizacji projektu zobowiązana jest ponadto do stosowania przepisów powszechnie obowiązującego prawa w tym w szczególności:
a. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
b. Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach RPO WP 2014-2020 (EFRR).
§ 3. Okres realizacji Projektu
1. Termin rozpoczęcia realizacji Projektu Strony ustalają na dzień a termin
zakończenia realizacji Projektu na dzień ……………….
2. Termin rozpoczęcia realizacji Umowy ("Realizacja") może być przesunięty do 30 dni kalendarzowych po zawiadomieniu o tym PCI w formie pisemnej w trybie opisanym w §17.
3. W przypadku opóźnienia w Realizacji dłuższego niż 30 dni kalendarzowych wyma- gane jest zawiadomienie PCI w formie pisemnej zawierającej wyjaśnienie zaistniałej sytuacji w trybie § 17. PCI ma prawo do nieuznania przedstawionego wyjaśnienia oraz zastosowania zapisów §10.
§ 4. Wysokość finansowania
1. Wartość finansowania wynosi …………. zł (słownie: zł).
2. Finansowanie będzie przekazane, zgodnie z zasadami Regulaminu konkursu na pro- jekty B+R oraz §11 niniejszej Umowy, na wskazany przez Uczelnię wyodrębniony ra- chunek bankowy o nr ……………………………….. prowadzony przez Bank
……………………….
3. Poniesienie przez Uczelnię kosztów w kwocie wyższej niż określona w § 4 ust. 1 Umowy, nie stanowi podstawy do zwiększenia przyznanej kwoty Finansowania, oraz do kierowania jakichkolwiek roszczeń w stosunku do PCI z tego tytułu.
§ 5. Zobowiązanie Uczelni
1. W zamian za udzielenie finansowania o wartości, o której mowa w §4 ust. 1 powyżej
Uczelnia w terminie 7 lat od daty zrealizowania Projektu zobowiązuje się do:
a. Współdziałania z PCI w celu komercjalizacji efektów realizacji Projektu, które powstaną w następstwie realizacji niniejszej Umowy.
b. W przypadku skomercjalizowania efektów realizacji Projektu, o których mowa w lit a) powyżej, do przekazywania PCI 10% (słownie: dziesięć pro- cent) przychodów uzyskanych przez Uczelnię z tytułu ich komercjalizacji po- średniej lub bezpośredniej.
c. W przypadku powstania rozwiązań, które mogą stanowić przedmiot ochrony
w ramach ustawy Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2021 poz. 324 z
późn. zm) do wpisania PCI jako współuprawnionego do tych rozwiązań, przy zapewnieniu PCI, partycypowania w przychodach w ich wartości, w wy- sokości 10%.
d. W przypadku powstania utworu w myśl ustawy o Prawie autorskim i pra- wach pokrewnych(tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 z późn. zm.) lub publikacji na- ukowej, do zamieszczenia informacji iż powstał on/ona dzięki sfinansowaniu projektu przez Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o.o. w ramach Konkursu w projekcie pt. „Podkarpackie Centrum Innowacji”, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa I: Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka Działanie: Konkurs na projekty B+R, Nabór III.
e. Realizacji zapisów wniosku o dofinansowanie, x.xx. w części dotyczącej po- działu praw własności intelektualnej pomiędzy członków zespołu naukowego przy zachowaniu wewnętrznych procedur Uczelni.
2. Jeżeli w trakcie realizacji Projektu i po jego zakończeniu PCI będzie poszukiwać na- bywcy/podmiotów zainteresowanych efektami realizacji Projektu, Uczelnia jest zobo- wiązana do udzielania i udostępniania PCI informacji niezbędnych do tego celu oraz współpracy w niniejszym zakresie. W takim przypadku informacje poufne, dotyczące efektów realizacji Projektu oraz inne informacje uznane przez Strony lub Zespół Nau- kowy za poufne, mogą zostać wykorzystane tylko dla celów komercjalizacji, chyba że Strony postanowią inaczej w odrębnej umowie.
3. Uczelnia będzie współpracować z PCI w zakresie komercjalizacji. Szczegółowe zasady współpracy pomiędzy PCI a Uczelnią w zakresie wsparcia procesów komercjalizacji dóbr intelektualnych zostaną uregulowane w odrębnej umowie.
§ 6. Monitorowanie i sprawozdawczość
1. Uczelnia składa do PCI następujące dokumenty umożliwiające monitorowanie, spra- wozdawczość oraz weryfikację poprawnego realizowania Umowy (Sprawozdania):
a. Sprawozdania okresowe z realizacji prac i dokumentację związaną z reali- zacją Projektu. Sprawozdania okresowe obejmują 3 miesięczne Okresy reali- zacji Projektu i składane są w terminie 7 dni roboczych od upływu tego okresu lub obejmują minimum 20% wartości dofinansowania i składane są po fak- tycznym wydatkowaniu określonego minimum jednak nie rzadziej niż raz na każdy kwartał realizacji projektu.
b. Sprawozdanie końcowe z realizacji prac B+R i dokumentację związaną z re- alizacją Projektu w terminie 14 dni roboczych od zakończenia realizacji Pro- jektu objętego finansowaniem.
c. Aktualną politykę rachunkowości z informacją o wyodrębnieniu kont księgo- wych oraz z informacją jak są ujmowane koszty projektowe, w oparciu o po- stanowienia ustawy o rachunkowości i innych ustaw;
2. W przypadku stwierdzenia przez organ kontrolujący lub PCI błędów/uchybień w zło- żonych przez Uczelnię Sprawozdaniach lub załącznikach, Uczelnia zobowiązana jest do ich usunięcia w terminie do 7 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania. PCI może dokonywać w sprawozdaniach uzupełnień lub poprawek o charakterze pisar- skim i rachunkowym, bez konieczności ich akceptacji przez Uczelnię, przekazując in- formację o dokonanych zmianach. PCI informuje Uczelnię o zakresie wprowadzonych poprawek i uzupełnień. Nieusunięcie przez Uczelnię błędów lub braków w sprawoz- daniach może skutkować jego odrzuceniem i wstrzymaniem wypłaty Finansowania lub uznaniem wyłącznie w kwocie kosztów właściwie kwalifikowalnych.
3. Poprawne i kompletne Sprawozdania są weryfikowane i zatwierdzane przez PCI w terminie do 5 dni roboczych od dnia rozpoczęcia weryfikacji. Przekazywane do PCI Sprawozdania są umieszczane na liście sprawozdań oczekujących na weryfikację na podstawie daty i godziny wpływu. O terminie rozpoczęcia weryfikacji decyduje miej- sce na liście sprawozdań oczekujących na weryfikację.
4. Ocena Sprawozdania okresowego przeprowadzona przez PCI ma na celu w szczegól- ności ustalenie, czy:
a. realizacja Projektu przebiega zgodnie z Umową;
b. kontynuacja realizacji Projektu prowadzi do osiągnięcia zakładanych wyników
i celów Projektu.
5. Ocena Sprawozdania końcowego przeprowadzona przez PCI ma na celu ustalenie, czy Umowę można uznać za:
a. wykonaną,
b. nienależycie wykonaną w całości lub w części,
c. niewykonaną w całości lub w części.
6. W przypadku, gdy dotychczasowa realizacja Projektu wskazuje na brak możliwości osiągnięcia zakładanych wyników i celów Projektu, w szczególności na skutek wystą- pienia Siły wyższej, Ryzyka naukowego lub znacznej i niemożliwej do przewidzenia, niezależnej od Uczelni zmiany stosunków społeczno-gospodarczych, przez co realiza- cja Projektu stała się niemożliwa lub z punktu widzenia interesu publicznego niece- lowa, Uczelnia zobowiązana jest do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie PCI, załączając pisemny wniosek o zaprzestanie realizacji Projektu.
7. W przypadku akceptacji przez PCI wniosku, o którym mowa w ust. 6 powyżej:
a. Uczelnia przedkłada PCI (w formie papierowej i elektronicznej) Sprawozdanie końcowe wraz z rozliczeniem kosztów poniesionych w ramach danego okresu sprawozdawczego, w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia Uczelni pisma akceptującego przez PCI zaprzestanie realizacji Projektu.
b. Po zatwierdzeniu złożonego sprawozdania końcowego PCI zrefunduje poniesione
wydatki kwalifikowalne.
8. Uczelnia jest zobowiązana do:
a. na żądanie PCI do przesłania informacji mailowej na adres: programgran- xxxx@xxxxx.xxx nt. zaawansowania prac w realizacji Projektu w terminie 14 dni od daty otrzymania żądania,
b. na żądanie PCI do przekazywania mu wszelkiej dokumentacji dotyczącej realizacji prac B+R w ramach realizacji Projektu, w szczególności dokumentacji księgowej, w tym kopii dowodów księgowych dokumentujących poniesione koszty w trakcie realizacji Projektu oraz dokumentów źródłowych w terminie 14 dni od daty otrzy- mania żądania,
c. udzielania informacji, składania wszelkich uzupełnień i wyjaśnień PCI związa- nych z realizacją prac B+R, w terminie 14 dni od daty otrzymania żądania,
d. dołożenia należytej staranności przy realizacji prac B+R, tak aby istotnie zwięk- szały one szanse powstania produktu o wysokim potencjale komercjalizacyjnym.
9. PCI ma prawo do rozwiązania Umowy w przypadku pozyskania wiadomości o okolicz- nościach, o których mowa w ust. 6. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzed- nim, Uczelnia nie może domagać się żadnych roszczeń z tytułu realizacji Umowy od czasu, w którym, powzięła informację na temat okoliczności, o których mowa w ust. 6. Uczelnia nie może domagać się również żadnych roszczeń z tytułu braku możliwości dalszej realizacji Umowy.
§ 7. Zmiany w Projekcie
1. Dokonywanie zmian w Projekcie bez pisemnej zgody PCI pod rygorem nieważności jest niedopuszczalne. Uczelnia jest zobowiązana informować PCI o wszelkich zmia- nach w realizacji Projektu.
2. PCI uprawnione jest do żądania od Uczelni dodatkowych wyjaśnień i uzupełnień do złożonego Wniosku o zmianę w Projekcie. Uczelnia zobowiązana jest do dostarczenia powyższych informacji w terminie 14 dni od otrzymania wezwania PCI.
3. Nie wymagają wcześniejszej zgody PCI przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kate- goriami kosztów nieprzekraczających 10% wartości kwoty danej kategorii kosztów, do której następuje przesunięcie o ile nie prowadzą do zmiany zakresu rzeczowego projektu (zwane dalej “Przesunięcie”) z zastrzeżeniem nieprzekraczania limitów mak- symalnych przewidzianych na poszczególne kategorie zgodnie z Regulaminem kon- kursu do której następuje Przesunięcie wraz z zastrzeżeniem, że koszty pośrednie Uczelni są rozliczane ryczałtowo i nie mogą zostać zwiększone; 1
4. Nie wymagają wcześniejszej zgody PCI przesunięcia pomiędzy wydatkami w ramach tej samej głównej kategorii kosztów o ile nie prowadzą do zmiany zakresu rzeczowego projektu.2
5. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 3 i 4, Uczelnia zobowiązana jest do poin- formowania PCI o fakcie ich wystąpienia w najbliższym ze składanych Sprawozdań.
6. Postanowienia ust. 1-2, stosuje się odpowiednio do zmiany personelu Projektu, z za- strzeżeniem, że brak odpowiedzi PCI na wniosek o zmianę personelu Projektu w ter- minie 7 dni od jego otrzymania przez PCI, uważa się za wyrażenie zgody na osobę no- wego członka personelu Projektu.
§ 8. Ewaluacja Projektu
1. PCI będzie zwracać się do Uczelni o współpracę w procesie ewaluacji, a w szczegól- ności o udział w ankietach, wywiadach oraz udostępnianie informacji o Projekcie. Uczelnia po zasięgnięciu opinii pisemnej Zespołów naukowych może zastrzec prze- kazywane informacje jako Informacje Poufne (zdefiniowane w § 16).
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 Uczelnia ma obowiązek współpracować z PCI. W przypadkach wystosowania zapytania do Zespołów Naukowych, Uczelnia ma obowiązek przedstawić PCI stanowisko tych Zespołów w nieprzekraczalnym termi- nie 14 dni od daty wystosowania zapytania.
§ 9. Informacja i promocja
Informacja o fakcie uzyskania finansowania na realizację Projektu musi być umieszczana przez Uczelnię na materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych, edukacyj- nych i w publikacjach związanych z realizowanym Projektem lub do niego nawiązujących, zgodnie z zamieszczonymi na stronie PCI xxx.xxxxx.xxx wytycznymi stanowiącymi za- łącznik nr 8 do Regulaminu konkursu. Działania, o których mowa w zdaniu poprzednim, związane bezpośrednio z realizacją projektu, muszą być udokumentowane.
§ 10. Rozwiązanie Umowy
1. PCI może wstrzymać Finansowanie lub rozwiązać Umowę z zachowaniem miesięcz-
nego okresu wypowiedzenia, w przypadku, gdy:
1 Nie dotyczy przesunięć „do” oraz „z” kategorii kosztów „Wynagrodzenie osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację Projektu…”
2 Nie dotyczy przesunięć pomiędzy wydatkami w ramach kategorii kosztów „Wynagrodzenie osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację Pro-
jektu…”
a. Uczelnia dokonała zmian prawno-organizacyjnych w swoim statusie zagraża- jących realizacji Umowy lub nie poinformowała PCI o zamiarze dokonania tego typu zmian, które mogą mieć negatywny wpływ na realizację Projektu lub osią- gnięcie celów Projektu;
b. Uczelnia nie przedłożyła Sprawozdania okresowego w trakcie realizacji pro- jektu lub Sprawozdania końcowego, w wyznaczonym terminie;
c. nie są wykonywane obowiązki, określone w § 8 Umowy;
d. w trakcie realizacji Projektu wystąpią okoliczności, o których mowa w § 6 ust. 6 powyżej.
e. Uczelnia uniemożliwia przeprowadzenie kontroli, o której mowa w § 14;
f. zaprzestano realizacji Projektu bądź Projekt realizowany jest w sposób sprzeczny z Umową lub z naruszeniem przepisów prawa;
g. na etapie realizacji Umowy nie złożono oświadczenia o wystąpieniu przesłanek uniemożliwiających udzielenia Finansowania przez PCI, w przypadku, gdy Uczelnia miała obowiązek złożenia oświadczenia;
h. podane w Sprawozdaniach informacje nie odpowiadają stanowi faktycznemu;
i. nie zrealizowano zakresu rzeczowego Projektu w całości lub w istotnej części (niezbędnej dla osiągnięcia celów projektu);
2. Rozwiązanie Umowy, o którym mowa w ust. 1, możliwe jest po uprzednim bezsku- tecznym wezwaniu Uczelni do prawidłowego wykonywania Umowy, ze wskazaniem uchybień i wyznaczeniem dodatkowego terminu na ich usunięcie, nie krótszego niż 14 dni.
3. PCI jest uprawnione do wstrzymania Finansowania oraz rozwiązania Umowy bez za- chowania okresu wypowiedzenia, jeżeli pomimo wezwania Uczelni:
a. realizacja Projektu, bez uzasadnionej przyczyny nie została rozpoczęta przez okres dłuższy niż 30 dni od daty rozpoczęcia realizacji Projektu wskazanej w Umowie i PCI nie zostało poinformowane o przyczynach opóźnienia w tym ter- minie.
b. w celu uzyskania Finansowania przedstawiono fałszywe lub niezgodne ze sta- nem faktycznym oświadczenia lub dokumenty albo po uprzednim wezwaniu nie uzupełniono oświadczeń lub dokumentów,
c. zakupu towarów, usług lub aparatury dokonano w sposób sprzeczny z § 15
Umowy;
d. koszty związane z realizacją Projektu zostały poniesione z naruszeniem przepi- sów Ustawy o finansach publicznych lub o zamówieniach publicznych w przy- padkach, gdy stosowanie tych przepisów jest obowiązkowe;
e. Finansowanie wykorzystano w części lub całości niezgodnie z przeznaczeniem;
f. nie zrealizowano zakresu rzeczowego Projektu w całości lub w części;
g. dokonano zmian zakresu rzeczowego Projektu lub modyfikacji prowadzących
do zmiany celu Projektu bez zgody PCI, z zastrzeżeniem postanowień § 7 ust. 3.
4. PCI jest uprawnione do wstrzymania Finansowania lub rozwiązania Umowy bez za- chowania okresu wypowiedzenia, w przypadku, w którym w trakcie realizacji Pro- jektu wyjdzie na jaw jedna z następujących okoliczności (podmiot nie dający rę- kojmi rzetelnego wydatkowania środków publicznych):
a. w przypadku gdy mimo ostatecznej decyzji nakładającej na Uczelnię obowią- zek zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, Uczelnia nie dokonała zwrotu tych środków. Nie dotyczy to przypadku, w którym wstrzymano wykonanie decyzji na wnio- sek Uczelni lub Uczelni udzielono ulgi w spłacie należności;
b. wobec Uczelni zostało wszczęte postępowanie upadłościowe na podstawie ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 2344, ze zm.), lub zostało wszczęte postępowanie upadłościowe, które następnie zo- stało umorzone z powodu braku środków na jego kontynuowanie lub zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne na podstawie odrębnych ustaw lub Uczel- nia pozostaje pod zarządem komisarycznym.
5. Umowa może zostać rozwiązana w wyniku zgodnej woli Stron Umowy.
6. Uczelnia jest zobowiązana do przechowywania, w sposób gwarantujący należyte bez- pieczeństwo, wszelkich dokumentów i danych związanych z realizacją Projektu, w tym dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym lub proce- durami zawierania umów z podwykonawcami, przez okres co najmniej 5 lat od dnia rozliczenia Projektu.
§ 11. Tryb, forma i warunki przekazywania Finansowania
1. Refundacja kosztów zostanie przekazana na wskazany rachunek bankowy po zatwier- dzeniu Sprawozdania okresowego/końcowego - co nastąpi (w zależności od dyspono- wania przez PCI środkami przekazanymi przez Instytucję Zarządzającą) niezwłocznie, jednak nie później niż do 30 dni kalendarzowych od momentu zatwierdzenia sprawoz- dania pod warunkiem posiadania środków finansowych. PCI dochowa należytej sta- ranności w terminowym pozyskaniu funduszy i ich przekazania dla Uczelni.
2. W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego, Uczelnia zobowiązana jest nie- zwłocznie przekazać PCI informację o takiej zmianie w formie pisemnej, najpóźniej w dniu złożenia Sprawozdania okresowego. Zmiana numeru rachunku bankowego nie wymaga aneksu do Umowy.
3. W przypadku dokonania płatności przez PCI na rachunek bankowy o błędnym nume- rze na skutek niedopełnienia obowiązku, o którym mowa w ust. 2, uzasadnione koszty związane z ponownym dokonaniem przelewu oraz wszelkie konsekwencje dochodze- nia środków stanowiących bezpodstawne wzbogacenie podmiotu trzeciego, w tym konsekwencje ich utraty przez PCI, obciążają Uczelnię. Uczelnia zobowiązana jest do zwrotu PCI środków przekazanych na błędny rachunek w terminie 7 dni kalendarzo- wych od dnia otrzymania stosownego wezwania do zapłaty. W momencie dokonania zwrotu środków Uczelnia nabywa wierzytelność wobec podmiotu trzeciego, wzboga- conego, w wyniku błędnego przelewu. Koszty związane z dochodzeniem należności z tego tytułu obciążają Uczelnię.
4. Uczelnia zobowiązana jest do posiadania dokumentów potwierdzających koszty ponie- sione na rzecz realizacji Projektu, z zastrzeżeniem kosztów pośrednich Uczelni roz- liczanych ryczałtem. Dokumenty powinny być sporządzone i przechowywane zgod- nie z przepisami prawa. Oryginał dokumentu księgowego należy opisać w sposób czy- telny, wskazując następujące informacje: nr Umowy, numer zadania realizowanego w Projekcie oraz kwotę kosztów kwalifikowalnych.
5. Uczelnia jest zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środ- ków finansowych w układzie rodzajowym z podziałem analitycznym kosztów, umożli- wiającej identyfikację środków finansowych wydatkowanych na realizację Projektu, z zastrzeżeniem kosztów pośrednich, o których mowa w §12 ust. 5. Naliczenie kosztów pośrednich powinno zostać udokumentowane za pomocą wewnętrznych dowodów księgowych Uczelni w układzie funkcjonalnym na syntetycznych kontach kosztowych.
6. Zatwierdzenie Sprawozdania okresowego i/lub końcowego nie uchyla ani nie wpływa na możliwość wystąpienia odmiennych ustaleń i wyników przeprowadzonych kon- troli, o których mowa w § 14.
7. W przypadku stwierdzenia, że środki finansowe wykorzystane zostały przez Granto- biorcę niezgodnie z przeznaczeniem lub z naruszeniem procedur lub pobrane nienale- żenie lub w nadmiernej wysokości lub nieprawidłowo wykorzystane podlegają zwro- towi na zasadach i w terminach określonych w art. 207 ustawy o finansach publicz- nych.
8. Jeżeli Grantobiorca nie zwróci środków, o których mowa w ust. 7 na zasadach i w ter- minach określonych w art. 207 ustawy o finansach publicznych PCI podejmuje czynno- ści zmierzające do odzyskania należnych środków dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania nie- prawidłowo wykorzystanego dofinansowania obciążają w całości Grantobiorcę.
§ 12. Koszty kwalifikowalne
1. Wydatkowanie środków w ramach przyznanego wsparcia finansowego musi uwzględniać wytyczne zawarte w niżej wyszczególnionych dokumentach:
a. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Fun- duszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Fundu- szu Spójności na lata 2014-2020,
b. regulacje wewnętrzne Uczelni.
2. Koszty ponoszone w Projekcie kwalifikują się do objęcia Finansowaniem w przypadku
łącznego spełniania następujących warunków:
a. są niezbędne do zrealizowania celów Projektu;
b. są zgodne z Wnioskiem o objęcie projektu finansowaniem;
c. są zaksięgowane i udokumentowane zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz polityką rachunkowości stosowaną w Uczelni;
d. zostały poniesione w okresie realizacji Projektu wskazanym w § 3 Umowy;
e. zostały poniesione zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów;
f. zostały wydatkowane z zachowaniem procedur, określonych w § 15.
3. Wszystkie koszty kwalifikowalne muszą być ponoszone z zachowaniem zasad uczci- wej konkurencji, jawności i przejrzystości oraz przy braku konfliktu interesów rozu- mianego jako brak bezstronności i obiektywizmu w związku z wykonaniem Umowy. Wszelkie wydatki kwalifikowalne powinny być ponoszone z odrębnego rachunku pro- jektowego.
4. Naliczony podatek od towarów i usług (VAT) jest kosztem niekwalifikowalnym.
Koszty VAT mogą być ponoszone z rachunku projektowego.
5. Koszty pośrednie Uczelni w wysokości 15% wartości wydatków na wynagrodzenia osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację Projektu. Rzeczywista wysokość kosztów pośrednich, będzie zależna od ostatecznej kwoty finansowania danego Pro- jektu i będzie obliczana na podstawie sprawozdania okresowego/końcowego z reali- zacji prac B+R.
6. Finansowanie wydatkowane na cele inne niż określone w Umowie, spowoduje uzna- nie takich kosztów za niekwalifikowalne.
§ 13. Polityki horyzontalne
Uczelnia zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z zasadami polityk horyzontal- nych Unii Europejskiej wymienionymi w art. 7 i 8 Rozporządzenia Parlamentu Europej- skiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r., w szczególności zgodnie z
„Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym do- stępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i męż- czyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020".
§ 14. Kontrola
1. Uczelnia jest zobowiązana poddać się kontroli oraz audytowi w zakresie prawidłowo- ści realizacji projektu przez PCI, Instytucję Zarządzającą, Instytucję Audytową, Komi- sję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytów na podstawie odrębnych przepisów.
2. Uczelnia powiadamiana jest o kontroli nie później niż 14 dni kalendarzowych przed terminem jej rozpoczęcia. Termin rozpoczęcia kontroli może ulec zmianie na wniosek Uczelni. PCI może nie wyrazić zgody na zmianę terminu rozpoczęcia kontroli. W takim przypadku PCI zobowiązane jest do podania przyczyny odmowy wyrażenia zgody.
3. W przypadku powzięcia informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości w re- alizacji Projektu, PCI może przeprowadzić kontrolę doraźną bez powiadomienia, o którym mowa w ust.2.
4. W ramach kontroli Projektu Uczelnia zobowiązana jest:
a. poinformować kontrolujących o miejscach (terenach, pomieszczeniach), w któ- rych realizowany jest Projekt i przechowywana jest dokumentacja Projektu oraz zapewnić kontrolującym dostęp do tych miejsc, w szczególności umożli- wić dokonanie oględzin nabytego wyposażenia, urządzeń, sprzętów lub wy- tworzonego w ramach realizacji Projektu prototypu,
b. zapewnić obecność kompetentnych osób, które w trakcie kontroli udzielą wy- czerpujących informacji na temat realizacji i finansowania Projektu oraz umoż- liwić kontrolującym zebranie od tych osób wyjaśnień lub oświadczeń,
c. udostępnić kontrolującym wszystkie dokumenty oraz inne materiały związane z realizacją Projektu, w tym Informacje poufne – w oryginale lub jako kopie po- świadczone za zgodność oryginałem, tj. x.xx.:
i. kompletną dokumentację merytoryczną związaną z realizacją Projektu,
ii. kompletną dokumentację finansową Projektu (z zastrzeżeniem kosz- tów pośrednich, których naliczenie powinno zostać udokumentowane zgodnie z § 11 ust. 5),
iii. dokumentację techniczną potwierdzającą osiągnięcie założonych para- metrów wdrożenia lub upowszechnienie wyników Projektu,
d. przekazać kontrolującym, na ich żądanie, wyciągi, zestawienia, wydruki, jak również kopie dokumentów związanych z realizacją Projektu, a także zapewnić obecność osoby, która w trakcie kontroli będzie uprawniona, w imieniu Xxxxxxx, do poświadczenia kopii za zgodność z oryginałem.
5. Informacje poufne przekazywane kontrolującym powinny być odpowiednio ozna- czone i zabezpieczone. Osoby kontrolujące zobowiązane są do zachowania powzię- tych informacji w tajemnicy.
6. Niewykonanie jednego z obowiązków, o których mowa w ust. 4, traktowane jest, jak utrudnienie lub uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli.
7. Ustalenia z kontroli dokumentowane są w protokołach z kontroli merytorycznej i/lub finansowej, które niezwłocznie po ich zatwierdzeniu przez PCI, przekazywane są Uczelni w dwóch egzemplarzach, nie później jednak, niż 14 dni od daty zakończenia kontroli.
8. Uczelnia, która nie zgadza się z ustaleniami kontroli ma prawo odmówić podpisania protokołu oraz może zgłosić pisemne zastrzeżenia do jego treści w terminie 14 dni
kalendarzowych od dnia otrzymania protokołu. Uczelnia może dołączyć do zastrzeżeń dodatkowe informacje i dowody związane z realizacją Projektu. Nieprzekazanie za- strzeżeń do protokołu w terminie uznawane jest za akceptację zawartych w nim usta- leń.
9. W razie braku zastrzeżeń co do treści protokołu, Uczelnia podpisuje jeden egzemplarz tego dokumentu i przekazuje do PCI w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania.
10. Terminy, o których mowa w ust. 9, mogą ulec wydłużeniu na wniosek Uczelni.
11. Na podstawie protokołów, o których mowa w ust. 8, zgromadzonych dowodów oraz po rozpatrzeniu ewentualnych zastrzeżeń Uczelni, PCI sporządza wnioski z kontroli w przypadku ewentualnych zaleceń pokontrolnych, które Uczelnia jest zobowiązana wykonać we wskazanym we wnioskach terminie.
12. Na podstawie wyników kontroli PCI ma prawo wstrzymać Finansowanie do czasu usunięcia przez Uczelnię stwierdzonych nieprawidłowości. W przypadku uznania po- niesionych kosztów za niekwalifikowalne, Uczelnia jest zobowiązana do zwrotu środ- ków na pisemne wezwanie PCI. W przypadku braku zwrotu środków, w terminie wskazanym przez PCI, odpowiednie zastosowanie mają przepisy § 10.
§ 15. Zamówienia towarów i usług
1. Uczelnia zobowiązana jest stosować przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 z późn. zm. tj. „PZP”) do udzielania zamówień publicznych w ramach Projektu w przypadku, gdy wymóg sto- sowania tej ustawy wynika z jej przepisów lub z przepisów odrębnych oraz Wytycz- nych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójno- ści na lata 2014-2020.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień w projekcie zastosowanie mogą znaleźć właściwe przepisy Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finanso- wych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamó- wień.
3. W przypadku, gdy Uczelnia nie jest zobowiązana do stosowania PZP, to zobowiązana jest do stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.
§ 16. Informacje Poufne
1. Informacje Poufne obejmują wszelkie informacje związane z działalnością Uczelni, nieudostępnione przez nią do wiadomości publicznej, posiadające wartość gospodar- czą lub których ujawnienie osobom trzecim może narazić Uczelnię na szkodę, oraz co do których podjęła niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, zawarte w dowolnej formie, oznaczone jako poufne, ujawnione PCI w procesie składania wnio- sku o finansowanie Projektu oraz w trakcie realizacji Projektu (Informacje Poufne).
2. W okresie obowiązywania Umowy oraz w okresie 10 lat od terminu zakończenia rea- lizacji Projektu, PCI dołoży należytej staranności w celu zapewnienia odpowiednich środków zabezpieczających ochronę Informacji poufnych, przed dostępem osób nieu- prawnionych oraz zapewni, że dostęp do Informacji Poufnych będą mieli wyłącznie uprawnieni pracownicy PCI oraz osoby, za pośrednictwem których PCI realizuje swoje zadania.
3. PCI oraz osoby mające dostęp do Informacji Poufnych, uprawnieni są wykorzystywać Informacje Poufne, wyłącznie w zakresie koniecznym dla prawidłowej realizacji Umowy.
4. W przypadku naruszenia postanowień ust. 3 powyżej, PCI zobowiązane jest do napra- wienia wszelkich szkód, w tym utraconych korzyści, jakie poniosła Uczelnia z tego ty- tułu.
§ 17. Komunikacja Stron
1. Strony przewidują następujące formy bieżącej komunikacji w ramach wykonywania Umowy: listem poleconym na adres PCI, pocztą elektroniczną na adres: programgran- xxxx@xxxxx.xxx, a w sprawach informacyjnych nie stanowiących oświadczeń woli w rozumieniu prawa cywilnego, także telefonicznie na numer ……………..
2. Oświadczenia, zawiadomienia i informacje będą uznawane za dostarczone odpowied- nio z momentem: odebrania listu poleconego, uzyskania potwierdzenia otrzymania przez odbiorcę korespondencji pocztą elektroniczną.
3. Korespondencja będzie traktowana jako doręczona prawidłowo w przypadku, gdy Uczelnia nie poinformowała o zmianie danych do korespondencji lub korespondencja przesłana przez PCI zostanie zwrócona z adnotacją urzędu pocztowego o braku moż- liwości doręczenia przesyłki, np. „adresat przeprowadził się”, „nie podjęto w termi- nie”, „adresat nieznany”.
4. Jeżeli Uczelnia odmawia przyjęcia korespondencji, uznaje się, że została doręczona w dniu złożenia oświadczenia o odmowie jego przyjęcia przez Uczelnię.
5. Wszelka korespondencja związana z realizacją Umowy powinna być opatrzona nume-
rem Umowy.
6. Adresy do doręczeń korespondencji:
Dla PCI: ul. Teofila Aleksandra Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx
Email: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Dla Uczelni: ………………………………
email: ………………………………………..
7. Osoby upoważnione do bieżących kontaktów w ramach realizacji Umowy:
Ze strony PCI: …………..tel: ……………e-mail: …………
Ze strony Uczelni: ………………….. tel: ………… e-mail: ………………………
8. W przypadku zmiany danych, o których mowa w ust. 6 lub 7, Strona, której zmiana dotyczy, jest zobowiązana do powiadomienia drugiej Strony o tym fakcie nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od zmiany danych. Do czasu powiadomienia, korespondencję wysłaną na dotychczasowe adresy uważa się za skutecznie dorę- czoną.
9. W przypadku wprowadzenia w PCI systemu teleinformatycznego służącego komuni- kacji z Uczelniami projektów finansowanych przez PCI, Uczelnia zobowiązana jest przystąpić do systemu we wskazanym przez PCI terminie.
10. Wprowadzeniu nowego systemu teleinformatycznego oraz konieczności przystąpie- nia do niego przez Uczelnię, PCI informuje Uczelnię poprzez jednostronne i niezaskarżalne oświadczenie, a Uczelnia oświadcza, iż we wskazanym przez PCI ter- minie wykona zobowiązanie przystąpienia do nowego systemu teleinformatycznego. Termin wskazany przez PCI może zostać przedłużony na uzasadniony wniosek Uczelni.
11. Osobami uprawnionymi do komunikacji z PCI poprzez system teleinformatyczny,
o którym mowa w poprzednim ustępie, są ze strony Uczelni osoby wskazane w ust. 7.
§ 18. Prawo właściwe i właściwość sądów
Spory powstałe w trakcie realizacji Projektu oraz wątpliwości związane z interpretacją Umowy będą rozstrzygane w pierwszej kolejności w drodze konsultacji pomiędzy Stro- nami. Jeżeli Strony nie dojdą do porozumienia poprzez konsultacje, spory będą rozstrzy- gane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby PCI.
§ 19. Wejście w życie Umowy
1. Umowa wchodzi w życie w dacie jej podpisania przez ostatnią ze Stron.
2. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
§ 20. Zmiany Umowy
1. Z zastrzeżeniem poniższych postanowień, zmiany Umowy wymagają pod rygorem nieważności sporządzenia pisemnego aneksu.
2. Nie wymagają sporządzania aneksu do Umowy zmiany dotyczące: danych Stron,
o których mowa w § 17 ust. 6 lub 7 Umowy.
3. W przypadku stwierdzenia, że którekolwiek z postanowień Umowy jest z mocy prawa nieważne lub bezskuteczne, okoliczność ta nie będzie miała wpływu na ważność, sku- teczność lub możliwość wyegzekwowania pozostałych postanowień, chyba, że z oko- liczności wynikać będzie w sposób oczywisty, że bez postanowień nieważnych lub bezskutecznych, Umowa nie zostałaby zawarta przez obie lub jedną ze Stron.
§ 21. Postanowienia dodatkowe
1. Prawa i obowiązki oraz wierzytelności Uczelni wynikające z Umowy nie mogą być, w okresie realizacji oraz w okresie 5 lat od dnia rozliczenia Projektu, przenoszone na rzecz osób trzecich bez uprzedniej zgody PCI wyrażonej na piśmie pod rygorem nie- ważności.
2. PCI nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za żadne szkody i krzywdy po- wstałe w związku z realizacją Projektu przez Uczelnię.
3. Uczelnia nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za wszelkie szkody
i krzywdy powstałe w związku z realizacja Projektu przez PCI.
4. Dokumenty przedstawiane PCI, nie sporządzone w języku polskim, muszą być przed- stawiane każdorazowo na żądanie PCI wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na ję- zyk polski.
5. Załączniki wymienione w wykazie umieszczonym na końcu dokumentu stanowią in- tegralną część Umowy.
6. W uzasadnionych przypadkach, spowodowanych siłą wyższą, terminy określone
w umowie mogą zostać przedłużone przez PCI na umotywowany wniosek Uczelni.
§ 22. Postanowienia ogólne w zakresie ochrony danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych (dalej ADO) przetwarzanych w ramach zbioru: Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020, dalej „zbiór danych RPO WP 2014-2020”, jest Zarząd Województwa Podkarpac-
kiego - pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyj- nym Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020, z siedzibą: 35-010 Rzeszów, al. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0, dalej „Instytucja Zarządzająca”.
2. Osobą wyznaczoną do kontaktu przez ADO w związku z zapewnieniem zgodności przetwarzania danych osobowych w ramach zbioru danych RPO WP 2014-2020 jest: Inspektor Ochrony Danych. Punkt kontaktowy: al. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, telefon kontaktowy: 00 000 00 00, adres e-mail: xxx@xxxxxxxxxxxx.xx. Do Inspektora Ochrony Danych należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwa- rzania danych osobowych przez ADO, wynikające z RODO.
3. Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o.o. będące Organizatorem konkursu jest pod- miotem przetwarzającym, dalej „Podmiot Przetwarzający”, ww. dane na podstawie Umowy o dofinansowanie Projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 "Podkarpackie Centrum Innowacji" nr RPPK.01.02.00-18-0085/17-00 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi Priorytetowej nr I "Konkurencyjna i innowa- cyjna gospodarka" z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpac- kiego na lata 2014-2020 zawartej pomiędzy PCI Sp. z o.o. a Województwem Podkar- packim w dniu 29.12.2017 r.
4. Osobą wyznaczoną do kontaktu przez Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o.o. w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach prowadzonego Konkursu, w zakresie zapewnienia zgodności przetwarzania danych osobowych jest: Inspektor Ochrony Danych. Punkt kontaktowy: ul. T. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, adres e-mail: xxx@xxxxx.xxx, telefon kontaktowy: x00 000 000 000. Do Inspektora Ochrony Danych należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania danych osobo- wych przez Organizatora konkursu, wynikające z RODO.
5. PCI na etapie oceny wniosków i wyboru projektów do dofinansowania przetwarza wy- łącznie dane ujęte we wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami oraz w wyjaśnieniach i dokumentach przekazywanych przez Uczelnię będącą Wniosko- dawcą na etapie aplikowania i oceny wniosku o dofinansowanie.
§ 23. Powierzenie przetwarzania danych osobowych w ramach niniejszej umowy
1. Uczelnia oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych osobowych w ramach zbioru danych RPO WP 2014-2020, spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
2. Celem zapewnienia należytego przestrzegania RODO oraz ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych PCI może na każdym etapie realizacji Umowy, wymagać od Uczelni przedstawienia: stosownych referencji, wykazów do- świadczenia lub innych dowodów, że Uczelnia zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w ust. 1.
3. Strony są zobowiązane do stałej oceny ryzyk powodowanych przez czynności prze- twarzania danych osobowych w związku z realizacją Projektu, w celu określenia, kiedy dany rodzaj przetwarzania może powodować wysokie ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
4. Uczelnia oświadcza, że funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych/ Koordyna- tora Umowy w zakresie ochrony danych osobowych, pełni:
[Imię i Nazwisko]
[Adres do korespondencji]
[Telefon kontaktowy] [Adres e-mail]
Uczelnia jest uprawniona do zmiany wyznaczonego przez siebie podmiotu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, informując w formie pisemnej PCI o dokonanych zmianach. Powyższe zmiany nie stanowią zmiany Umowy i nie wymagają dla swej skuteczności aneksu do Umowy.
5. Na mocy art. 28 i 29 RODO - PCI, jako Podmiot Przetwarzający powierza Uczelni prze- twarzanie danych osobowych (w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej), w ramach zbioru danych RPO WP 2014-2020.
6. Zakres powierzonych do przetwarzania Uczelni danych osobowych, został określony w załączniku Nr 2 do Umowy. Zmiana zakresu danych osobowych powierzonych do przetwarzania Uczelni - wymaga aneksu do Umowy, pod rygorem nieważności.
7. Zabrania się przetwarzania danych przez Uczelnię - w zakresie szerszym, niż zakres, który został powierzony do przetwarzania na mocy niniejszej Umowy. W przypadku dokumentów, które zawierają dane wykraczające poza zakres danych osobowych po- wierzonych do przetwarzania - Uczelnia zobowiązuje się do ich niezwłocznego zano- nimizowania w taki sposób, aby nie była możliwa identyfikacja osób, których dane te dotyczą.
8. Uczelnia jest zobowiązana do udostępniania na żądanie PCI wszelkich informacji nie- zbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.
9. Uczelnia oświadcza, że nie będzie przekazywać powierzonych do przetwarzania da- nych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
10. Uczelnia nie jest upoważniona do wykonywania innych operacji na powierzonych do przetwarzania danych osobowych, niż określone w niniejszej Umowie, do celów w niej określonych, w szczególności nie jest uprawniona do ich: kopiowania, skano- wania, opracowywania, udostępniania i usuwania - z zastrzeżeniem przypadków, gdy jest to niezbędne do prawidłowej realizacji obowiązków nałożonych na Uczelnię.
§ 24. Bezpieczeństwo danych osobowych
1. Bez uszczerbku dla postanowień zawartych w niniejszej Umowie - Uczelnia jest zobo-
wiązana, x.xx. do:
a) przestrzegania RODO, krajowych przepisów dotyczących ochrony danych oso- bowych, w tym innych aktów wykonawczych i wytycznych wydanych na pod- stawie ww. aktów prawnych oraz aktów i instrumentów prawnych odnoszą- cych się do ochrony danych osobowych, które weszły w życie po dniu podpisa- nia niniejszej Umowy;
b) zachowania w poufności wszystkich danych osobowych powierzonych w trakcie obowiązywania Umowy lub dokumentów uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych Umową, a także zachowania w poufności informacji o stosowanych sposobach zabezpieczenia danych osobowych, rów- nież po rozwiązaniu Umowy;
c) zabezpieczenia korespondencji i wszelkich dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, a w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem;
d) niewykorzystywania zebranych na podstawie Umowy danych osobowych dla
celów innych niż określone w Umowie;
e) wywiązania się z obowiązku wynikającego z § 13-14 RODO, w szczególności w stosunku do osób biorących udział w realizacji Projektu, w tym uczestników Projektu;
f) uzyskania od uczestnika Projektu oświadczenia, którego wzór stanowi Załącz-
nik nr 6 do niniejszej Umowy.
2. Uczelnia podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO. Uczelnia jest zobowiązana do przedstawienia na żądanie PCI - informacji i dokumentów potwier- dzających, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, z zastrzeżeniem art. 32 ust. 3 RODO.
3. Uczelnia zobowiązuje się do przeprowadzenia analizy ryzyka przetwarzania powie- rzonych danych osobowych i stosuje się do jej wyników, co do organizacyjnych i tech- nicznych środków ochrony danych osobowych. Uczelnia na żądanie PCI niezwłocznie przekaże analizę ryzyka, o której mowa w zdaniu pierwszym.
4. W celu zachowania bezpieczeństwa i zapobiegania przetwarzaniu niezgodnemu z RODO - Uczelnia zobowiązuje się oszacować ryzyka właściwe dla przetwarzania da- nych osobowych oraz wdrożyć środki minimalizujące te ryzyka. Środki takie powinny zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, w tym poufność, oraz uwzględniać stan wiedzy technicznej oraz koszty wdrożenia w stosunku do ryzyk i charakteru danych osobowych podlegających ochronie.
5. Uczelnia przetwarza powierzone dane osobowe w zakresie bezwzględnie niezbędnym i proporcjonalnym do zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
6. W razie potrzeby i na żądanie - Uczelnia współpracuje z PCI w zapewnieniu przestrze- gania obowiązków wynikających z dokonania oceny skutków dla ochrony danych oso- bowych oraz z uprzednich konsultacji z Organem nadzorczym.
7. Uczelnia zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwa- rzania danych osobowych, w tym rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarza- nia danych osobowych, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO - dokonywanych w imie- niu Instytucji Zarządzającej. Rejestr, o którym mowa w zdaniu pierwszym ma formę pisemną, w tym formę elektroniczną. Uczelnia udostępnia, na żądanie PCI, Administra- tora danych osobowych przetwarzanych w zbiorze danych RPO WP 2014-2020 oraz na żądanie Organu nadzorczego, prowadzony rejestr czynności przetwarzania.
8. W rejestrze kategorii czynności przetwarzania, Uczelnia zobowiązuje się zamieścić (jeżeli jest to możliwe) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpie- czeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1 RODO.
9. W przypadku, gdyby w toku realizacji niniejszej Umowy, doszło do zmian wymagań prawnych związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności wyma- gań dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, Uczelnia zobowiązuje się do za- pewnienia przetwarzania danych osobowych, w tym ich zabezpieczenia w sposób zgodny z aktualnymi przepisami o ochronie danych osobowych, zgodnie z ust. 1 pkt 1.
10. W dniu rozwiązania Umowy lub po upływie okresu, o którym mowa w § 6 ust. 1 lit. b - Uczelnia nie ma prawa dalszego przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych. Po upływie terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym Uczel- nia zobowiązuje się do niezwłocznego zniszczenia w sposób trwały i nieodwracalny utrwalonych kopii na których utrwalone zostały powierzone do prze- twarzania dane osobowe, z zastrzeżeniem, że postanowienia nie wyłączają dalszego przetwarzania danych do celów archiwalnych - jeżeli wynika to z powszechnie obo- wiązujących przepisów prawa.
§ 25 Prawa osoby, której dane dotyczą
1. Uczelnia, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje współpracuje z PCI, celem wywiązania się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO, w tym pomaga PCI poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wy- wiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane osobowe dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw, określonych w rozdziale III RODO.
2. Z zachowaniem zasad określonych w ust. 1 - Uczelnia zobowiązuje się do podjęcia od- powiednich środków, aby w zwięzłej, przejrzystej zrozumiałej i łatwo dostępnej for- mie, jasnym i prostym językiem - udzielić osobie, której dane dotyczą wszelkich infor- macji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO oraz prowadzić z nią wszelką komunikację na mocy art. 15-22 i 34 RODO. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach - elektronicznie. Niezbędne jest, aby metoda lub me- tody wybrane do udzielania informacji były dostosowane do określonych okoliczno- ści, tj. sposobu, w jaki Uczelnia i osoba, której dane dotyczą̨, się̨ komunikują̨ lub spo-
sobu zbierania informacji od osoby, której dane dotyczą̨.
3. Uczelnia jest zobowiązana do wykazania, że powierzone do przetwarzania dane oso-
bowe są przetwarzane w sposób przejrzysty dla osoby, której dane osobowe dotyczą,
zgodnie z art. 12 RODO.
§ 26 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
1. PCI umocowuje Uczelnię do wydawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorze danych RPO WP 2014-2020. Uczelnia jest zobowiązana do ograniczenia dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających upo- ważnienia do przetwarzania danych osobowych.
2. Uczelnia jest odpowiedzialna za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Umową, a w szczególności za udostępnienie tych danych osobom nieu- prawnionym. Uczelnia podejmuje działania w celu zapewnienia, by każda osoba fi- zyczna działająca z upoważnienia Uczelni, która została upoważniona do przetwarza- nia danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na polecenie Uczelni, jak również prowadzi nadzór nad osobami upoważnionymi w zakresie zabezpieczenia powierzo- nych do przetwarzania danych osobowych.
3. Upoważnienia, o których mowa w ust. 1 są ważne do dnia ich odwołania - nie później
jednak niż do końca okresu, o którym mowa w § 6 ust. 1 lit. b.
4. Wzór upoważnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych oso- bowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania powierzonych do prze- twarzania danych osobowych, stanowi załącznik Nr 3 do Umowy.
5. PCI dopuszcza stosowanie przez Uczelnię innych wzorów niż określone w ust. 4, z zastrzeżeniem, że wzory te będą zawierały minimalny zakres określony w załącz- niku Nr 3 do Umowy.
6. Uczelnia prowadzi ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Rejestr osób upoważnionych powinien zawierać następujące informacje:
a) Imię i Nazwisko osoby upoważnionej;
b) datę nadania i ustania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
c) identyfikator użytkownika.
7. Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, będzie każdora- zowo uaktualniany najpóźniej do ostatniego dnia każdego miesiąca i udostępniany na żądanie PCI.
8. Wydanie upoważnień o których mowa w ust. 1, nastąpi po zapoznaniu się osób, które zostaną upoważnione przez Uczelnię do przetwarzania danych osobowych z obowią- zującymi w Uczelni przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, które są
zgodne z wymaganiami nałożonymi na mocy RODO. Osoba upoważniona potwierdza zapoznanie się z przepisami obowiązującymi w Uczelni, dotyczącymi ochrony danych osobowych.
9. Uczelnia zobowiąże osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, w szczególności do:
a) wykonywania obowiązków wynikających z Umowy - z należytą starannością,
w zakresie zachowania poufności danych osobowych oraz ich zabezpieczenia;
b) nietworzenia kopii dokumentów - z zastrzeżeniem, przypadków, w których jest to niezbędne do prawidłowej realizacji Umowy;
c) zachowania tajemnicy w zakresie przetwarzanych danych osobowych, w tym zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Uczelnią;
d) zabezpieczenia danych osobowych przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, prze- twarzaniem z naruszeniem RODO lub krajowymi aktami w zakresie ochrony danych osobowych, o których mowa w § 24 ust. 1 lit. a, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub usunięciem - danych osobowych;
e) nieprzemieszczania dokumentów lub ich kopii poza miejsce przetwarzania;
f) przetwarzania danych osobowych - w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań nałożonych na Uczelnię, na mocy Umowy.
§ 27 Dalsze powierzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych Uczelnia, do przetwarzania powierzonych jej danych osobowych, nie będzie korzy- stała z usług innego podmiotu przetwarzającego (nie będzie podpowierzała powie- rzonych do przetwarzania danych osobowych).
§ 28 Naruszenie ochrony danych osobowych
1. Uczelnia jest zobowiązana do poinformowania PCI o wszelkich przypadkach narusze- nia ochrony danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obo- wiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych. Zgłoszenie takie powinno odbywać się na adres: xxx@xxxxx.xxx oraz do Punktu kon- taktowego: ul. T. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, telefon kontaktowy: x00 000 000 000.
2. W przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych, Uczelnia bez zbęd- nej zwłoki - w miarę możliwości, nie później niż w terminie 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia - zgłasza je PCI, zgodnie z ust. 1. Zgłoszenie, o którym mowa w zdaniu pierwszym musi zawierać co najmniej elementy, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO oraz zawierać szczegółowe informacje umożliwiające określenie, czy naruszenie ochrony danych osobowych skutkuje wysokimi ryzykami naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Do zgłoszenia przekazanego PCI po upływie 24 godzin dołącza się wyjaśnienie przyczyn opóźnienia - z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Jeżeli - i w zakresie, w jakim informacji nie da się udzielić w tym samym czasie, Uczel- nia może ich udzielać PCI stopniowo - bez zbędnej zwłoki - nie później jednak niż w terminie 36 godzin. Powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia, powinno być prze- słane wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia.
4. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powo- dować w ocenie PCI wysokie ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych -
Uczelnia, zgodnie z zaleceniami PCI - bez zbędnej zwłoki zawiadomi osoby, których to
naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy.
5. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 4 - jasnym i prostym językiem opisuje charak- ter naruszenia ochrony danych osobowych, zalecenia dla danej osoby fizycznej, co do minimalizacji potencjalnych niekorzystnych skutków oraz zawiera przynajmniej in- formacje i środki, o których mowa w art. 33 ust. 3 lit. b-d RODO. Informacje należy przekazywać osobom, których dane dotyczą, tak szybko, jak jest to rozsądnie możliwe, w ścisłej współpracy z PCI, z poszanowaniem wskazówek przekazanych przez PCI.
6. Uczelnia jest zobowiązana do dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony danych osobowych, w tym okoliczności tego naruszenia, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych. Dokumentacja ta musi pozwolić na weryfikację przestrzegania niniej- szego paragrafu oraz art. 33 i 34 RODO.
7. W przypadku naruszenia przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w związku z realizacją niniejszej Umowy przez Uczelnię - w następstwie czego Administrator da- nych osobowych przetwarzanych w ramach zbioru danych RPO WP 2014-2020 zosta- nie zobowiązany w szczególności do wypłaty odszkodowania lub ukarany grzywną, Uczelnia zobowiązuje się, o ile zażąda tego pisemnie Administrator, do przystąpienia do każdego sporu, którego wytoczenie nastąpi i pokrycia roszczeń kierowanych do Administratora, w każdym przypadku gdy roszczenia te na podstawie dostępnych do- wodów obiektywnie uznane zostaną za zasadne, w szczególności gdy roszczenia te zo- staną zasądzone prawomocnym orzeczeniem sądu lub nałożone na podstawie orze- czenia lub decyzji innego uprawnionego organu. W takim wypadku Uczelnia zobowią- zuje się do zwrotu Administratorowi wszelkich poniesionych przez niego uzasadnio- nych kosztów związanych z ww. postępowaniami.
§ 29 Nadzór nad powierzonymi danymi osobowymi
1. Uczelnia jest zobowiązana poddać się kontrolom oraz audytom, w tym inspekcjom prowadzonym przez PCI, Instytucję Zarządzającą, Organ nadzorczy lub inne upraw- nione podmioty w zakresie prawidłowości przetwarzania danych osobowych powie- rzonych do przetwarzania na mocy niniejszej Umowy i współpracuje przy ich prze- prowadzaniu.
2. Pisemne zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli/audytu/inspekcji, o których mowa w ust. 1 powinno być przekazane Uczelni co najmniej w terminie 5 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest skrócenie terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.
3. Podmioty, o których mowa w ust. 1, mają prawo do:
a) wstępu do pomieszczeń, w których zlokalizowane są przetwarzane dane oso-
bowe;
b) przeprowadzenia w pomieszczeniach Uczelni niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobo- wych z przepisami prawa, o których mowa w § 24 ust. 1 lit. a oraz Umową;
c) żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień w zakresie niezbędnym
do ustalenia stanu faktycznego;
d) wglądu do dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli/au- dytu/inspekcji oraz sporządzania ich kopii;
e) żądania udzielania informacji dotyczących przebiegu przetwarzania danych osobowych, oraz udostępnienia x.xx. rejestrów przetwarzania;
f) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników, systemów informatycznych,
służących do przetwarzania danych osobowych.
4. Kontrole/audyty/inspekcje, przeprowadza się w siedzibie Uczelni oraz w innych miej- scach wykonywania przez nią zadań w procesie przetwarzania danych osobowych, w tym w miejscu przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe. Uczelnia jest zobowiązana do umożliwienia kontrolerowi przeprowadzenia czynności kontrol- nych oraz powinna udostępnić wszelkie żądane dokumenty i nośniki informacji zwią- zane z zakresem kontroli. Na żądanie kontrolera - Uczelnia jest obowiązana wydać ko- pie wskazanych dokumentów oraz tzw. zrzuty (wydruki) z ekranu komputera. Uczel- nia jest zobowiązana czynnie uczestniczyć w prowadzonej kontroli, udzielać wyja- śnień, zapewnić terminowe udzielanie informacji przez osoby posiadające upoważ- nienie do przetwarzania danych osobowych oraz być w dyspozycji w czasie trwania kontroli, celem zapewnienia sprawnego jej przebiegu.
5. W przypadku powzięcia przez podmioty, o których mowa w ust. 1 wiadomości o rażą- cym naruszeniu przez Uczelnię zobowiązań wynikających w szczególności z przepi- sów prawa, o których mowa w § 24 ust. 1 lit. a oraz Umowy - Uczelnia umożliwi tym podmiotom - dokonanie kontroli/audytu/inspekcji bez wcześniejszego zawiadomie- nia.
6. Uczelnia jest zobowiązana do zastosowania się do zaleceń wydanych w wyniku kon- troli/audytów/inspekcji, o których mowa w niniejszym paragrafie, dotyczących, w szczególności poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, w terminach określonych przez uprawnione podmioty.
7. Uczelnia współpracuje z Organem nadzorczym w zakresie wykonywanych przez niego zadań.
8. Uprawnienia podmiotów kontrolujących nie wyłączają uprawnień wynikających z wytycznych lub aktów prawnych w zakresie kontroli, wydanych x.xx. na podstawie RODO lub krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
9. Uczelnia zobowiązuje się niezwłocznie zawiadomić PCI o:
a) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony da- nych osobowych prowadzonych w szczególności przed Organem nadzorczym, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;
b) wydanych przez Organ nadzorczy decyzjach administracyjnych i rozpatrywanych skargach w zakresie wykonywania przez Uczelnię przepisów o ochronie danych osobowych dotyczących powierzonych danych;
c) innych działaniach uprawnionych organów wobec powierzonych danych osobo-
wych;
d) innych zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na przetwarzanie powie- rzonych danych osobowych, w szczególności o wszystkich przypadkach narusze- nia ochrony danych osobowych;
e) fakcie złożenia do Uczelni jakiejkolwiek skargi, żądania, pytania oraz innych oświadczeń osób fizycznych, których dane osobowe zostały powierzone na pod- stawie Umowy
PCI Uczelnia
Załączniki:
1. Wniosek o objęcie projektu finansowaniem
2. Zakres powierzonych do przetwarzania danych osobowych
3. Wzór upoważnienia/odwołania do przetwarzania danych osobowych w ramach zbioru: Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2014- 2020
4. Wzór Oświadczenia Uczestnika projektu B+R