INSTYTUT TECHNIKI BUDOWLANEJ

INSTYTUT TECHNIKI BUDOWLANEJ

ul. Filtrowa 1

00-611 WARSZAWA

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

w postępowaniu o udzielenie zamówienia, prowadzonym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej dostępnej pod adresem

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej powyżej kwot określonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2019 r. poz. 1843), którego przedmiotem jest:

„Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na

przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących”.

postępowanie nr TO-250-1DP/20

Zatwierdził:

ZASTĘPCA DYREKTORA

ds. Organizacyjno-Administracyjnych xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Warszawa, dnia 09.01.2020 r.

Zamówienie na usługi

1

o wartości szacunkowej przekraczającej równowartość 214 000 EURO

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zawiera:

ROZDZIAŁ I:	INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW (IDW).
ROZDZIAŁ II:	FORMULARZE:
ZĄŁACZNIK NR 1	„FORMULARZ OFERTY – OŚWIADCZENIA”
ZAŁACZNIK NR 1A	„FORMULARZ CENOWY”
ZĄŁACZNIK NR 2	FORMULARZ „OŚWIADCZENIE O PRZYNALEŻNOŚCI BRAKU PRZYNALEŻNOŚCI DO GRUPY KAPITAŁOWEJ”	BĄDŹ
ZĄŁACZNIK NR 3	FORMULARZ „DOŚWIADCZENIE”
ZĄŁACZNIK NR 4	FORMULARZ „WZÓR OŚWIADCZENIA JEDZ”
ROZDZIAŁ III:	OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.
ROZDZIAŁ IV:	ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY.
Niniejsza Specyfikacja	Istotnych Warunków Zamówienia zwana jest w dalszej	treści

„Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia”, „SIWZ” lub „specyfikacją”.

Rozdział I – INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW (IDW)

1. Zamawiający.

Nazwa: Instytut Techniki Budowlanej

Adres: Xxxxxxxx, xx. Filtrowa 1; kod pocztowy 00-611

Telefon: /+48/ 00000 00 00, Adres strony internetowej: xxx.xxx.xx , adres e-mail: xx@xxx.xx

Platforma zakupowa Zamawiającego: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx - w dalszej części SIWZ zwana jest również „Platformą” lub „Systemem”.

2. Oznaczenie postępowania.

Postępowanie, którego dotyczy niniejsza SIWZ oznaczone jest znakiem: TO-250-1DP/20 Wykonawcy powinni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie.

3. Tryb postępowania.

3.1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 z późn. zm.) z zastosowaniem procedury opisanej w art. 24aa Pzp (zwanej dalej „procedurą odwróconą”).

3.2. Ilekroć w niniejszej SIWZ zastosowane jest pojęcie „ustawa” lub „Pzp”, należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych, o której mowa w pkt 3.1.

4. Przedmiot zamówienia.

4.1. Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe oraz usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących”.

4.2. Właściwe dla przedmiotu zamówienia nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):

63510000-7 „Usługi biur podróży i podobne”. 60400000-2 – Usługi transportu lotniczego 63516000-9 – Usługi zarządzania podróżą

63500000-4 – Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej 60210000-3 – Usługi publicznego transportu kolejowego

60100000-9 – Usługi w zakresie transportu drogowego 55100000-1 – Usługi Hotelowe.

4.3. Szczegółowe określenie zakresu przedmiotu zamówienia zawarte jest w Rozdziale III niniejszej SIWZ.

4.4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

4.5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

4.6. Zamawiający wymaga wskazania w treści oferty części zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom i podania firm podwykonawców.

4.7. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia uzupełniającego, o którym mowa w art. 67 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

4.8. Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące czynności polegające na rezerwacji, zakupie i dostarczaniu Zamawiającemu biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych, promowych usług hotelowych były zatrudniane na podstawie umowy o pracę. Minimalna liczba osób jak również wymiar etatu dla poszczególnych osób określa Wykonawca mając na uwadze konieczność terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu umowy.

4.9. Ustala się następujące zasady weryfikacji przez Zamawiającego warunku, o którym mowa w pkt

4.8 SIWZ:

A) Na etapie składania oferty - oświadczenie, że osoby wykonujące czynności wskazane w 4.8 SIWZ, będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, będzie polegało na złożeniu oświadczenia w treści oferty (zgodnie z formularzem ofertowym udostępnionym na Platformie),

B) Najpóźniej w ciągu 30 dni po zawarciu umowy, Wykonawca, będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu – w formie pisemnej - oświadczenia o sposobie zatrudnienia i liczbie osób wykonujących czynności, o których mowa w 4.8 SIWZ. W trakcie realizacji Przedmiotu Zamówienia Zamawiający uprawniony będzie do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane w pkt 4.8 SIWZ. Zamawiający uprawniony będzie w szczególności do:

-żądania oświadczeń i dokumentów (w tym umów o pracę z uwzględnieniem anonimizacji danych osobowych) w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,

-żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,

-przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

5. Termin realizacji zamówienia.

Zamawiający wymaga, aby zamówienie było realizowane w okresie 24 miesięcy lub do wyczerpania kwoty 3.466.362,13- zł brutto (słownie złotych: trzy miliony czterysta sześćdziesiąt sześć tysięcy trzysta sześćdziesiąt dwa 13/100).

Wyżej wymieniona kwota zawiera również koszt zakupu poszczególnych biletów, miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących.

W przypadku wykorzystania kwoty przed upływem 24 miesięcy – umowa wygasa. W przypadku nie wykorzystania kwoty przeznaczonej na realizację niniejszej umowy po upływie 24 miesięcy

– Strony mogą przedłużyć czas trwania umowy, przy zachowaniu pozostałych warunków umowy, nie dłużej jednak niż o 12 miesięcy.

6. Podstawy do wykluczenia oraz warunki udziału w postępowaniu, które muszą spełniać Wykonawcy.

6.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy niepodlegający wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp i spełniający warunki udziału w postępowaniu określone poniżej w pkt 6.2. Wykluczenie Wykonawcy następuje zgodnie z art. 24 ust. 7 ustawy Pzp.

a) Dodatkowo Zamawiający wykluczy Wykonawcę na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 i 8 ustawy Pzp, tj:

− w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 243 z późn. zm.),

− którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (x.x. Xx. U. z 2019 r. poz. 498),

− który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 15 ustawy Pzp, chyba że Wykonawca dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności.

b) Wykonawca, który podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14 oraz 16–20 lub ust. 5 pkt 1 i 8 ustawy Pzp, może przedstawić dowody na to, że podjęte przez niego środki są wystarczające do wykazania jego rzetelności, w szczególności udowodnić naprawienie szkody wyrządzonej przestępstwem lub przestępstwem skarbowym, zadośćuczynienie pieniężne za doznaną krzywdę lub naprawienie szkody, wyczerpujące wyjaśnienie stanu faktycznego oraz współpracę z organami ścigania oraz podjęcie konkretnych środków technicznych, organizacyjnych i kadrowych, które są odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom lub przestępstwom skarbowym lub nieprawidłowemu postępowaniu Wykonawcy. Regulacji, o której mowa w zdaniu pierwszym nie stosuje się, jeżeli wobec Wykonawcy, będącego podmiotem zbiorowym, orzeczono prawomocnym wyrokiem sądu zakaz ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz nie upłynął określony w tym wyroku okres obowiązywania tego zakazu.

6.2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów;

Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

b) zdolności technicznej lub zawodowej – w zakresie doświadczenia wykonawcy oraz w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

A. Wykonawca musi wykazać, że wykonał – a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych także wykonuje, należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie:

co najmniej po dwie usługi trwające minimum 12 miesięcy polegające na rezerwacji, kupnie i dostarczaniu biletów lotniczych, kolejowych i/lub autokarowych i/lub promowych oraz usług hotelowych o wartości minimum:

- 300 000,00 zł(słownie złotych: trzysta tysięcy) zł brutto każda dla usługi biletowej;

- 100 000,00 zł(słownie złotych: sto tysięcy) zł brutto każda dla usługi hotelarskiej.

Przy ocenie spełniania ww. kwot Zamawiający weźmie pod uwagę również ewentualny koszt zakupu poszczególnych biletów oraz zakupu miejsc hotelowych.

Wykonawca może wykazać się wykonaniem w ramach jednego zamówienia (umowy) zarówno usługi hotelarskiej jak i biletowej. W takim wypadku Xxxxxxxxxxx uzna wykonanie po jednej usłudze biletowej oraz usłudze hotelarskiej o ile wymienione wyżej wartości zostaną osiągnięte dla każdej z usług osobno.

W przypadku usług, które są w trakcie realizacji, wykonawca musi wykazać, że do chwili składania ofert zarówno wartość jak i czas trwania usługi są równe lub przekraczają wartości wskazane w powyższym warunku udziału w postępowaniu. Uwaga! W takim wypadku referencje bądź inne dokumenty potwierdzające należyte wykonywanie usług powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

W przypadku ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie lub korzystających z potencjału podmiotu trzeciego Zamawiający dopuszcza łączenie wykazywanych potencjałów.

Uwaga! W przypadku w którym Wykonawca wykazując spełnienie przedmiotowego warunku udziału w postępowaniu wskaże kwoty w innej walucie niż złoty polski, dla potrzeb oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu kwoty te zostaną przez Zamawiającego przeliczone na złoty polski po średnim kursie NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeśli w dniu publikacji tego ogłoszenia o zamówieniu nie zostanie opublikowana tabela średnich kursów NBP, zastosowany zostanie kurs z ostatniej tabeli kursów średnich opublikowanej przed dniem publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

B. Wykonawca musi wykazać, iż dysponuje lub będzie dysponować 1 osobą, która koordynowała lub pełniła kluczową rolę w wykonaniu co najmniej jednej umowy trwającej minimum 12 miesięcy w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych oraz autokarowych i/lub promowych oraz usług hotelowych o wartości łącznie 400 000,00 zł (czterysta tysięcy złotych) brutto w okresie ostatnich 5 lat przy czym wartość usług hotelowych (wraz z zakupem miejsc noclegowych) nie była mniejsza niż 30.000,00 zł (trzydzieści tysięcy złotych)

Zamawiający dopuszcza możliwość wykazania się spełnieniem ww. warunku również w przypadku w którym usługi hotelowe były wykonywane w ramach odrębnej umowy.

c) Sytuacji finansowej lub ekonomicznej

Zamawiający wymaga, aby wykonawca był ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w wysokości 500.000 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych).

6.3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt 7 niniejszej Instrukcji dla Wykonawców (IDW).

6.4. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać standardy Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych. W celu potwierdzenia tego wymogu Wykonawca, którego oferta będzie uznana za najkorzystniejszą składa dokument określony w punkcie 7.7.4 SIWZ

7. Dokumenty i oświadczenia wymagane na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania i spełniania warunków udziału w postępowaniu.

7.1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie stanowiące wstępne potwierdzenie, że Wykonawca:

a) nie podlega wykluczeniu;

b) spełnia warunki udziału w postępowaniu.

7.2. Oświadczenie, o którym mowa w pkt 7.1. Instrukcji dla Wykonawców (IDW), Wykonawca zobowiązany jest złożyć w formie jednolitego dokumentu sporządzonego zgodnie z wzorem standardowego formularza określonego w Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji Europejskiej KE (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r., wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust. 3 dyrektywy 2014/25/UE, zwanego dalej „jednolitym dokumentem lub JEDZ”, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 Rozdział II SIWZ (plik xml: Oświadczenie_ESPD).

Jednolity dokument przygotowany wstępnie przez Zamawiającego dla przedmiotowego postępowania jest dostępny na stronie internetowej Zamawiającego w miejscu zamieszczenia niniejszej SIWZ (plik xml: Oświadczenie_ESPD).

Zamawiający informuje, ze na stronie internetowej: xxxxx://xxxx.xxx.xxx.xx/, zamieszczone jest Elektroniczne narzędzie do wypełniania JEDZ/ESPD.

UWAGA: Zamawiający informuje, że Wykonawca w jednolitym dokumencie wypełnia Części od I do III oraz Część VI, natomiast dla wstępnego potwierdzenia spełnienia warunków udziału w niniejszym postępowaniu Wykonawca w Części IV (Kryteria kwalifikacji) jednolitego dokumentu ogranicza się tylko do zaznaczenia odpowiedzi w pkt α OGÓLNE OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE WSZYSTKICH KRYTERIÓW KWALIFIKACJI.

Dokument (oświadczenie) JEDZ, Wykonawca sporządza, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz składa poprzez zamieszczenie na Platformie dostępnej pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx

7.3. Zgodnie z art. 24 ust. 11 ustawy Pzp, Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na Platformie i stronie internetowej informacji, o których mowa w art. 86 ust. 5 Pzp, przekaże Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 Pzp, sporządzone zgodnie z treścią formularza zamieszczonego w Rozdziale II. Załącznik nr 2 („Oświadczenie o przynależności bądź braku przynależności do grupy kapitałowej”). Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

7.4. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp.

7.5. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów.

7.6. Zamawiający, zgodnie z procedurą odwróconą, w pierwszej kolejności dokona oceny ofert, pod kątem ich odrzucenia (art. 89 ust. 1 ustawy Pzp) oraz kryteriów oceny ofert , a następnie zbada czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, w oparciu o złożone oświadczenia i dokumenty wymagane przez Zamawiającego w SIWZ.

7.7. Na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w pkt 7.4., Wykonawca zobowiązany jest do złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:

a) spełnienie warunków udziału w postępowaniu:

7.7.1. wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

7.7.2 wykaz osoby -koordynatora, skierowanego przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego odpowiedzialnego za świadczenie usług wraz z informacją na temat jego doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez niego czynności oraz informacji o podstawie do dysponowania tą osobą.

7.7.3 dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez zamawiającego, np. polisy.

b) spełnianie przez oferowane usługi standardów określonych przez Zamawiającego:

7.7.4 aktualny certyfikat przynależności do IATA (w przypadku linii będących członkami IATA), lub równoważny, lub ważną akredytację IATA uprawniającą do usługi w zakresie agencji sprzedaży biletów lotniczych (w przypadku pozostałych Wykonawców) lub dokument równoważny.

c) brak podstaw do wykluczenia:

7.7.5 zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

7.7.6 zaświadczenia właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

7.7.7 odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy;

7.7.8 oświadczenia wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji

– dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności (na druku własnym);

7.7.9 oświadczenia wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne (na druku własnym);

7.7.10 oświadczenia wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716);

7.8. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 7.7. ppkt 2):

1) lit. a) IDW – składa informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy;

2) lit. b)-d) IDW – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie zalega z opłacaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne albo że zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

b) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.

7.9. Dokumenty, o których mowa w pkt 7.8. ppkt 1) i 7.8. ppkt 2) lit. b) IDW, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokument, o którym mowa w pkt 7.8. ppkt 2) lit. a) IDW, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem tego terminu.

7.10. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 7.8. IDW, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby. Zapis pkt 7.9. IDW stosuje się.

7.11. Wykonawca mający siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w odniesieniu do osoby mającej miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, której dotyczy dokument wskazany w pkt 7.7. ppkt 2) lit. a) IDW, składa dokument, o którym mowa w pkt 7.8. ppkt 1) IDW, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 14 i 21 ustawy. Jeżeli w kraju, w którym miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie wydaje się takich dokumentów, zastępuje się go dokumentem zawierającym oświadczenie tej osoby złożonym przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na miejsce zamieszkania tej osoby. Zapis pkt 7.9. IDW zdanie pierwsze stosuje się.

7.12. Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy Pzp, jeżeli Zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego Wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 700).

8 Informacja dla wykonawców polegających na zasobach innych podmiotów oraz zamierzających powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom.

8.1. Zgodnie z art. 22a ustawy Pzp, Wykonawca może polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do udowodnienia Zamawiającemu, iż realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia. Zobowiązanie podmiotu powinno być złożone razem z dokumentem potwierdzającym umocowanie osoby/ osób podpisującej/ych przedmiotowe zobowiązanie.

8.2. W celu oceny, czy Wykonawca polegając na zdolnościach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy, będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami trzecimi gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, z treści zobowiązania podmiotu trzeciego (lub innego dokumentu) powinien wynikać:

− zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu,

− sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia,

− zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia,

− czy podmiot, na zdolnościach, którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

8.3. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 ustawy oraz w pkt 6.1. lit. a) IDW.

8.4. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, wraz z ofertą, składa także jednolite dokumenty dotyczące tych podmiotów.

8.5. Na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w pkt. 7.4. IDW, Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej i który polega na zdolnościach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy Pzp, zobowiązany jest do przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów i oświadczeń wymienionych w pkt 7.7. ppkt 2) lit. a) – g) IDW.

8.6. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

8.7. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

a) jest zobowiązany wypełnić część II sekcja D jednolitego dokumentu, w tym, o ile jest to wiadome, podać firmy podwykonawców;

b) nie jest zobowiązany do przedstawienia dla każdego podwykonawcy informacji wymaganych w części II Sekcja A i B oraz części III jednolitego dokumentu.

c) jest zobowiązany wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, o ile są znani.

9 Informacja dla Wykonawców, którzy wspólnie składają ofertę (spółki cywilne/konsorcja)

9.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

9.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, oraz o których mowa w pkt 6.1. lit. a) IDW, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu określone w pkt 6.2. IDW Wykonawcy muszą spełniać łącznie, o ile nie zapisano inaczej w treści niniejszej IDW.

9.3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, jednolity dokument składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te

potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

9.4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców są oni zobowiązani na wezwanie Zamawiającego złożyć dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt 7.7 IDW, przy czym:

1) dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt 7.7. ppkt 1) lit. a i b składa odpowiednio Wykonawca, który wykazuje spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach opisanych w pkt 6.2. IDW.

2) dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt 7.7. ppkt 2) lit. c składa każdy z nich.

9.5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o którym mowa w pkt

7.3. IDW składa każdy z Wykonawców.

10 Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz wymagania formalne dotyczące składanych oświadczeń i dokumentów.

10.1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, pod rygorem nieważności, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (Platforma).

10.2. Osoby upoważnione do kontaktów z Wykonawcami: Xxxxx Xxxxxx tel. 00 00 00 000.

10.3. Komunikacja odbywa się za pośrednictwem Platformy zakupowej znajdującej się pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx w zakładce „Korespondencja”. Szczegółowa Instrukcja korzystania z Platformy dostępna jest w sekcji „Regulacje i procedury procesu zakupowego” pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

10.4. Dokumentacja postępowania została opublikowana na Platformie. W celu zapoznania się z dokumentacją postępowania:

a) przed upływem terminu składania ofert Wykonawca w menu po lewej stronie wybiera zakładkę „Lista ogłoszeń o postępowaniach”, następnie zakładkę „Aktualne”, wyszukuje przedmiotowe postępowanie i klika w wybrany link, przechodząc do obszaru postępowania.

b) po upływie terminu składania ofert Wykonawca w menu po lewej stronie wybiera zakładkę „Lista ogłoszeń o postępowaniach”, następnie zakładkę „Archiwalne”, wyszukuje przedmiotowe postępowanie i klika w wybrany link, przechodząc do obszaru postępowania.

10.5. Zamawiający wyjaśnia, iż będzie udzielał wszystkich informacji dotyczących postępowania, w tym odpowiadał na wnioski o wyjaśnienie treści SIWZ, jeżeli wpłyną one zgodnie z zasadami określonymi w pkt 10.1. niniejszego Rozdziału.

10.6. W przypadku przekazania wniosków lub informacji w sposób inny niż wskazany w pkt 10.1., Zamawiający zastrzega, iż odpowiedzi nie będą udzielane.

10.7. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie po upływie terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.

10.8. Forma składania oświadczeń i dokumentów:

1. Wykonawca jest zobowiązany za pośrednictwem Platformy złożyć ofertę na udostępnionym na Platformie formularzu podpisanym przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym pod rygorem nieważności.

Podpisanie i złożenie Formularza Oferty następuje na Platformie, zgodnie z instrukcją o której mowa w pkt. 10.3. SIWZ. Wypełniony za pośrednictwem Platformy formularz Oferty zostanie automatycznie przekonwertowany i przesłany do Zamawiającego w formacie *.pdf.

Wypełniony „Formularz cenowy” (Załącznik 1A Rozdziału II), Wykonawca podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym poza Platformą i dołącza jako załączniki zgodnie z instrukcją o której mowa w pkt. 10.3. SIWZ.

2. Zobowiązanie, o których mowa w pkt 8.1., składane jest w oryginale, przy czym:

⮚ dołączone jako załącznik w postaci pliku elektronicznego (zalecany format *.pdf.), zawierające treść zobowiązania, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę dokumentu;

3. Oświadczenia oraz dokumenty, o których mowa w pkt. 7.3. oraz 7.7. (dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego), składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, poświadczonej za zgodność z oryginałem, przy czym:

⮚ dokumenty, o których mowa w pkt 7.3. (formularz „Oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej”) i pkt 7.7. ppkt 1) (formularz

„Doświadczenie”) oraz oświadczenia o których mowa w 7.7. ppkt 2) lit. e)-g) SIWZ - dołączone jako załącznik w postaci pliku elektronicznego (zalecany format *.pdf), opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentacji Wykonawcy, którego dotyczy oświadczenie;

⮚ dokumenty o których mowa w pkt 7.7. ppkt 2) lit. a)-d) SIWZ:

• dołączone jako załącznik w postaci pliku elektronicznego (zalecany format .pdf), zawierający treść zaświadczenia, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę dokumentu lub

• zeskanowana papierowa wersja dokumentu (zalecany format .pdf) opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo Podwykonawca, w zakresie dokumentów lub

oświadczeń, które każdego z nich dotyczą. Poświadczenia za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

4. Jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub inne dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, Wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia.

5. W przypadku przekazywania przez Wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca na zasadach określonych w art. 22a ustawy Pzp, albo przez Podwykonawcę, jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem.

6. W przypadku przekazywania przez Wykonawcę dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku, zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoznaczne z poświadczeniem przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku, z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez innego wykonawcę ubiegającego się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia, przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę.

7. Dokumenty lub oświadczenia sporządzone w języku obcym, są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

8. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wprowadzenia do systemu teleinformatycznego przy użyciu którego zapewniane jest działanie Platformy.

10.9. Ogólne zasady korzystania z Platformy:

1. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

2. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Zamawiającego: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx , lub xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx .

3. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx , gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.

4. Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej. Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwości przyspieszenia procedury założenia konta, wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.

5. Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.

6. Za datę przekazania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się ich datę wczytania do Systemu. W przypadku komunikacji za pomocą wiadomości email za datę przekazania przyjmuje się datę dostarczenia wiadomości na adres e-mail Zamawiającego.

7. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma zakupowa ITB tel. x00 00 0000000, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx .

10.10. Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako:

-- dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES,

-- dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć oddzielny plik z podpisem.

10.11. Zamawiający, zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1320) w związku z rozporządzeniem zmieniającym z dnia 17 października 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1991) - zwane dalej „Rozporządzeniem" określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:

1) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

3) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;

4) Włączona obsługa JavaScript;

5) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

10.12. Zamawiający preferuje następujące formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, png, zip, 7z, html, xhtml, xml, XAdES, PAdES, CAdES, ASIC,

10.13. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.:

1) Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.

2) Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu - zegarem Głównego Instytutu Miar.

11 Termin, do którego Wykonawca będzie związany złożoną ofertą.

11.1. Termin związania ofertą wynosi 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

11.2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu, o którym mowa w pkt 11.1. o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

12 Opis sposobu przygotowania ofert.

12.1. Oferta Wykonawcy musi obejmować wszystkie koszty realizacji przedmiotu zamówienia określone w niniejszej SIWZ, w tym również wszelkie koszty towarzyszące wykonaniu, o których mowa w Rozdziale IV – „Wzór umowy”.

12.2. Ofertę, sporządzoną pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej i opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, składa się przy użyciu Platformy pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx w zakładce „ OFERTY”.

12.3. Oferta powinna być podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi Wykonawcę.

12.4. Na ofertę składa się:

1) Formularz oferty – udostępniony na Platformie w zakładce „Oferty”;

2) Formularz „Oferta – oświadczenia” według Załącznika nr 1 – Rozdział II SIWZ;

3) Formularz cenowy – według Załącznika nr 1A - Rozdział II SIWZ.

12.5. Wraz z ofertą powinny być złożone:

1) Oświadczenie JEDZ wymagane postanowieniami pkt 7.1. IDW;

2) Oryginał dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium zgodnie z opisem w pkt. 13.2. SIWZ (w przypadku wnoszenia wadium w formie innej niż pieniądz).

3) Oświadczenia dla podmiotów, na zdolnościach lub sytuacji których polega Wykonawca, wymagane postanowieniami pkt 8.4. IDW;

4) Zobowiązania wymagane postanowieniami pkt 8.1. IDW, w przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach innych podmiotów w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;

5) Zobowiązania wymagane postanowieniami pkt 8.1 IDW oraz ewentualnie dokumenty wskazane w pkt 8.2 IDW, w przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach innych podmiotów w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;

6) Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo winno być załączone w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii;

7) Dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza) względnie do podpisania innych oświadczeń lub dokumentów składanych wraz z ofertą, chyba, że Zamawiający może je uzyskać w szczególności za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a Wykonawca

wskazał to wraz ze złożeniem oferty, o ile prawo do ich podpisania nie wynika z dokumentów złożonych wraz z ofertą;

12.6. Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy Pzp, nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób niebudzący wątpliwości zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, załączając stosowne wyjaśnienia, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp. Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca pragnie zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa, winny być załączone na Platformie w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia

„Tajne". Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie „Dodaj".

13. Wymagania dotyczące wadium

13.1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości: 50.000,00 zł.

13.2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w następujących formach, w zależności od wyboru Wykonawcy:

a) pieniądzu, przelewem na rachunek bankowy:

Bank Pekao O/Warszawa nr 16 0000 0000 0000 0000 4906 9512

b) poręczeniach bankowych;

c) poręczeniach pieniężnych spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych;

d) gwarancjach bankowych;

e) gwarancjach ubezpieczeniowych;

f) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 310).

W przypadku wnoszenia wadium w formie poręczenia lub gwarancji oryginał dokumentu wadium opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jego wystawienia, Wykonawca składa załączając na Platformie w zakładce „OFERTY” – poprzez wybranie polecenia „dodaj dokument".

W przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, koniecznym jest, aby gwarancja lub poręczenie obejmowały odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę, określone w art. 46 ust. 4a i 5 ustawy Pzp.

W treści gwarancji powinna znaleźć się klauzula stanowiąca, iż wszystkie spory odnośnie gwarancji będą rozstrzygane zgodnie z prawem polskim i poddane jurysdykcji sądów polskich, chyba, że wynika to z przepisów prawa.

13.3. Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą.

13.4. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.

13.5. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium w wymaganej wysokości w określonej formie lub formach, o których mowa w pkt 13.2. zostanie odrzucona.

13.6. Zamawiający zwróci wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem pkt 13.9. Wykonawcy, którego oferta

zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

13.7. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.

13.8. Zamawiający zażąda ponownego wniesienia wadium przez Wykonawcę, któremu zwrócono wadium niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania oferta tego Wykonawcy zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany będzie do wniesienia wadium w terminie określonym przez Zamawiającego.

13.9. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu Zamawiający zwróci je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.

13.10. Zgodnie z art. 46 ust. 4a i ust. 5 ustawy Pzp Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami w przypadku, gdy:

1) Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana:

− odmówił podpisania umowy w sprawie niniejszego zamówienia na warunkach określonych w ofercie;

− zawarcie umowy w sprawie niniejszego zamówienia stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

2) Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 i 3a ustawy Pzp, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy Pzp, pełnomocnictw lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej.

14. Miejsce i termin składania ofert.

14.1. Oferty należy złożyć na Platformie pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx w zakładce

„OFERTY” w terminie do dnia: 14.02.2020 r., do godz. 11:00.

15. Miejsce, termin i tryb otwarcia ofert.

15.1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 14.02. 2020 rok o godzinie 11:00 w siedzibie Instytutu Techniki Budowlanej w Warszawie przy ul. Filtrowej 1.

Otwarcie nastąpi za pośrednictwem Platformy. Otwarcie ofert na Platformie dokonywane jest poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert

15.2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W trakcie otwarcia ofert Zamawiający odczyta nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana oraz informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia i warunków płatności zawartych w ofercie.

15.3. Informacja z otwarcia Ofert opublikowana zostanie na stronie internetowej Zamawiającego oraz na Platformie w zakładce „Dokumenty zamówienia” w folderze „Informacja z otwarcia ofert" i zawierać będzie dane określone w art. 86 ust. 5 ustawy Pzp.

16. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

16.1. Cena oferowana za wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w Rozdziale III SIWZ, winna być określona na Formularzu ofertowym (na Platformie) i podana zgodnie z wyliczeniami z „Formularza cenowego” (Załącznik nr 1A Rozdziału II).

16.2. Cena oferty oraz ceny jednostkowe powinny być wyrażone w PLN z dokładnością do jednego grosza (do dwóch miejsc po przecinku).

16.3. Cena oferty powinna uwzględniać wszelkie należne opłaty, w szczególności podatki – w tym podatek VAT oraz wszelkie inne ewentualne obciążenia. Zamawiający wymaga, aby w ofercie uwzględnione były takie stawki podatku VAT, jakie obowiązują w dniu złożenia oferty.

16.4. Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. Zamawiający informuje, iż jest płatnikiem podatku od towarów VAT i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 000-000-00-00.

17. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej.

17.1. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, Zamawiający ustanawia następujące kryteria oceny ofert:

a) cena – 70 %

b) możliwości technologiczne w zakresie bezpieczeństwa podróży – 30 %

17. 2 W ramach kryterium cena Wykonawca, dla potrzeb porównania i oceny ofert, poda i obliczy ceny dla poszczególnych pozycji ofertowych obejmujących następujące ilości:

Wystawienie biletu kolejowego krajowego 725

Wystawienie biletu kolejowego zagranicznego 35

Wystawienie biletu autokarowego krajowego 10

Wystawienie biletu autokarowego zagranicznego 10

Wystawienie biletu promowego zagranicznego 2

Wystawienie biletu lotniczego międzynarodowego 650

Wystawienie biletu lotniczego krajowego 52

zwrot biletu lotniczego na połączenia krajowe 20

zwrot biletu lotniczego na połączenia międzynarodowe 4

zmiana wystawionego biletu lotniczego na połączenia krajowe 10

zmiana wystawionego biletu lotniczego na połączenia międzynarodowe 4

zwrot biletu kolejowego/autokarowego na połączenia krajowe 4

zwrot biletu kolejowego/autokarowego/promowego na połączenia międzynarodowe 4 zmiana wystawionego biletu kolejowego/autokarowego na połączenia krajowe 10

zmiana wystawionego biletu kolejowego/autokarowego/promowego na połączenia międzynarodowe 4

rezerwacja* miejsc hotelowych krajowych 820

rezerwacja* miejsc hotelowych zagranicznych 820

help desk 15

17.3. Sposób przyznawania punktów w kryteriach będzie następujący:

a) Kryterium Cena:

C= oferta najkorzystniejsza cenowo (łączna cena oferty) spośród nieodrzuconych/łączna cena oferty badanej x waga kryterium (70 punktów).

b) Kryterium możliwości technologiczne w zakresie bezpieczeństwa podróży:

Za zaoferowanie Platformy internetowej GTP - Wykonawca otrzyma 10 punktów Za zaoferowanie Aplikacji mobile Messenger - Wykonawca otrzyma 10 punktów

Za zaoferowanie Platformy rezerwacyjno-zakupowej NDC (New Distribution Capability) - Wykonawca otrzyma 10 punktów

Szczegółowy zakres i wymagania dotyczące usług określonych w punkcie b wskazane są w treści Opisu Przedmiotu Zamówienia (punkty odpowiednio XIII, XIV, XV).

Maksymalna ilość punktów jaką można uzyskać w tym kryterium wynosi 30 pkt.

17.4 Ocena dokonywana będzie przy zastosowaniu zasady, iż oferta niepodlegająca odrzuceniu, zawierająca najniższą cenę brutto - jest ofertą najkorzystniejszą i otrzyma najwyższą liczbę punktów, pozostałe oferty otrzymają punkty wyliczone zgodnie z wzorem (do dwóch miejsc po przecinku).

17.5 Podane w treści Formularza cenowego ceny będą służyły rozliczaniu się Wykonawcy podczas trwania realizacji zamówienia na zasadach wskazanych w Istotnych Postanowieniach Umowy. W przypadku usług związanych z przedmiotem zamówienia a nie ujętych w powyższych pozycjach Strony będą rozliczały się za pomocą ogólnodostępnego cennika Wykonawcy.

Uwaga! Wyłącznie dla potrzeb wyboru najkorzystniejszej oferty, w kryterium cena, w pozycji rezerwacja miejsc hotelowych zagranicznych Wykonawca przyjmuje wartość podatku VAT = 23 %. Na potrzeby rozliczeń podczas realizacji umowy stawka podatku VAT związana z rezerwacją miejsc hotelowych zagranicznych i zakupem tych usług będzie rozliczana zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku VAT, w tym z uwzględnieniem miejsca położenia rezerwowanej nieruchomości.

17.6 Wskazane w punkcie 17.2 ilości mają charakter szacunkowy i są podane wyłącznie w celu porównania ofert. Zamawiający nie gwarantuje Wykonawcy realizacji usług w ww. zakresie.

17.7 Zamawiający nie dopuszcza przenoszenia kosztów pomiędzy poszczególne pozycje kosztorysowe. Ceny podane w poszczególnych pozycjach muszą obejmować całkowity koszt wykonania danej pozycji kosztorysowej, z zastrzeżeniem iż w przypadku zaoferowania usług w ramach kryterium możliwości technologiczne w zakresie bezpieczeństwa podróży, ich koszt musi zostać ujęty w poszczególnych pozycjach kosztorysowych. Zaoferowanie cen na poziomie 1 grosza

może skutkować wezwaniem Wykonawcy do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny co do tej pozycji.

17.8 Cena oferty powinna obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia w tym również wszelkie koszty towarzyszące wykonaniu, o których mowa w Rozdziale V – Istotne dla stron postanowienia umowy. Do ceny oferty nie wliczana jest wartość planowanych do zakupienia biletów i miejsc hotelowych.

17.9 Cena oferty powinna uwzględniać wszelkie należne opłaty, w szczególności podatki – w tym podatek VAT oraz wszelkie inne ewentualne obciążenia, z zastrzeżeniem punktu 17.5

17.10 Zamawiający wymaga, aby w ofercie uwzględnione były takie stawki podatku VAT, jakie obowiązują w dniu złożenia oferty, z zastrzeżeniem punktu 17.5

17.11 Ceny winny być wyrażone w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz zawierać wszelkie upusty, xxxxxxx, podatki oraz opłaty.

17.12 Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. Zamawiający informuje, iż jest płatnikiem podatku od towarów VAT i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 000-000-00-00.

17.13 Z wybranym Wykonawcą podpisana zostanie umowa na warunkach określonych w Rozdziale IV SIWZ.

17.14 Nie przewiduje się aukcji elektronicznej.

18. Unieważnienie postępowania.

Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli wystąpi jedna z okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 lub ust. 1a ustawy Pzp.

O unieważnieniu postępowania Zamawiający zawiadomi Wykonawców zgodnie z art. 93 ust. 3 ustawy Pzp.

19. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty najkorzystniejszej w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

19.1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

19.2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany będzie po upływie terminu na wniesienie odwołania, a przed podpisaniem Umowy przedłożyć Zamawiającemu:

1) umowę regulującą zasady współpracy Wykonawców składających wspólną ofertę (jeśli będzie występował w formie konsorcjum), stwierdzającą solidarną odpowiedzialność wszystkich Wykonawców za realizację zamówienia oraz zawierająca upoważnienie dla jednego z Wykonawców do składania i przyjmowania oświadczeń wobec Zamawiającego w imieniu wszystkich Wykonawców, a także do otrzymywania należnych płatności;

19.3. O terminie przedłożenia dokumentów, o których mowa w pkt 19.2., Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego odrębnym pismem.

19.4. Brak przedłożenia dokumentów określonych w pkt 19.2. może stanowić powód do stwierdzenia przez Zamawiającego odmowy podpisania umowy przez Wykonawcę z konsekwencjami określonymi w pkt 13.10. IDW.

19.5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ponownej ich oceny i badania, chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

20. Pouczenie o środkach ochrony prawnej

20.1. Wykonawcom i innym osobom, przysługują środki ochrony prawnej jeżeli mają lub mieli interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów niniejszej ustawy.

20.2. Środki ochrony prawnej przysługują również organizacjom zrzeszającym Wykonawców, wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej, prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych pod warunkiem, że dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

20.3. Odwołanie przysługuje od wszystkich, niezgodnych z przepisami ustawy, czynności zamawiającego podjętych w postępowaniu o udzieleniu zamówienia lub zaniechań czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy.

20.4. Odwołanie wnosi się:

1) W terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób.

2) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej – jeżeli odwołanie dotyczy treści ogłoszenia lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

3) Odwołanie od innych czynności wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

20.5. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

20.6. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, określać żądanie, zawierać zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie odwołania.

20.7. Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

20.8. Szczegółowe zasady korzystania z środków ochrony prawnej reguluje dział IV ustawy Pzp.

21. Podwykonawstwo

21.1. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę - o ile są znane - firm podwykonawców. Ww. wskazanie ma nastąpić w Formularzu Oferty.

21.2. W przypadku zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy, na którego zasoby Wykonawca powoływał się na zasadach określonych w art. 22a ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.

21.3. Jeżeli powierzenie podwykonawcy, o którym mowa w pkt 23.2, wykonanie części zamówienia następuje w trakcie jego realizacji, Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawia oświadczenie lub dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia wobec tego podwykonawcy.

21.4. Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że wobec danego podwykonawcy zachodzą przesłanki wykluczenia, Wykonawca obowiązany jest zastąpić tego podwykonawcę lub zrezygnować z powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy.

21.5. Pozostałe postanowienia dotyczące podwykonawców zostaną określone w istotnych postanowieniach umowy załączonym do SIWZ.

22. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO do zastosowania przez zamawiających w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, z którą Wykonawca zobowiązany jest zapoznać osoby fizyczne (zgodnie z oświadczeniem złożonym w Ofercie).

22.1 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia PE i RE 679/ 2016 o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informuję, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych udostępnionych przez Wykonawcę jest Instytut Techniki Budowlanej z siedzibą w 00-000 Xxxxxxxx, xx. Filtrowa 1.

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych: Instytut Techniki Budowlanej; 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0; telefon 00 0000000; adres email: xxx@xxx.xx

3. Dane osobowe Pani/Pana udostępnione przez Wykonawcę przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego p.n. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących”. Podstawa prawna przetwarzania rozporządzenie PE i RE 679/ 2016 RODO art. 6 ust. 1 lit. c.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych udostępnionych przez Wykonawcę będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”.

5. Dane osobowe Pani/Pana udostępnione przez Wykonawcę będą przechowywane, zgodnie z art.

97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

6. Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio dotyczących Pani/Pana jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

7. Podane przez Wykonawcę Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania stosowanie do art. 22 RODO.

8. Klauzula niniejsza dotyczy danych osobowych podanych przez Wykonawcę, które Instytut Techniki Budowlanej pozyska podczas niniejszego postępowania i realizacji umowy.

9. Pracownicy Wykonawcy Pani/Pan posiadają:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10. Pracownikom wykonawcy Pani/Panu nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

11. W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, które Instytut Techniki Budowlanej może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

12. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

ROZDZIAŁ II– FORMULARZ CENOWY – załącznik 2A

Formularz CENOWY

(pieczęć Wykonawcy/ów)

TO-250-1DP/20

Nawiązując do ogłoszenia o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących”.

OFERUJEMY realizację przedmiotu zamówienia wg poniższej kalkulacji (ceny nie obejmują zakupu biletów):

			Cena		Wartość łączna	Vat
LP.	Przedmiot wyceny		jednostkowa netto	Mnożnik	pozycji netto (cena	%
					jednostkowa	np.
					netto x
					mnożnik)	0, 8, 23
1	Wystawienie krajowego	biletu kolejowego		725
2	Wystawienie zagranicznego	biletu kolejowego		35
3	Wystawienie krajowego	biletu autokarowego		10
4	Wystawienie zagranicznego	biletu autokarowego		10
5	Wystawienie zagranicznego	biletu promowego		2
6	Wystawienie biletu lotniczego międzynarodowego			650
7	Wystawienie krajowego	biletu lotniczego		52
8	zwrot biletu lotniczego na połączenia krajowe			20

9	zwrot biletu lotniczego na połączenia międzynarodowe				4
10	zmiana wystawionego biletu lotniczego na połączenia krajowe				10
11	zmiana wystawionego biletu lotniczego na połączenia międzynarodowe				4
12	zwrot biletu kolejowego/autokarowego na połączenia krajowe				4
13	zwrot biletu kolejowego/autokarowego/promowe go na połączenia międzynarodowe				4
14	zmiana wystawionego biletu kolejowego/autokarowego na połączenia krajowe				10
15	zmiana wystawionego biletu kolejowego/autokarowego/promowe go na połączenia międzynarodowe				4
16	rezerwacja* krajowych	miejsc	hotelowych		820
17	rezerwacja* zagranicznych.1	miejsc	hotelowych		820
18	help desk				15
Łączna cena oferty netto (suma pozycji 1:18):							x
Łączna cena oferty brutto:							x

* przez „rezerwacja” rozumie się zarezerwowanie miejsca hotelowego, wystawienie vouchera i opłacenie wszelkich należności.

Dokument powinien być sporządzony w postaci elektronicznej i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

1 Dla potrzeb wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawca przyjmuje w tej pozycji wartość podatku VAT = 23 %.

ZAŁĄCZNIK NR III.1 – OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

(pieczęć Wykonawcy/ów) OŚWIADCZENIE o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych

MY NIŻEJ PODPISANI

działając w imieniu i na rzecz

{nazwa (firma) i dokładny adres Wykonawcy/ów oraz NIP/PESEL, KRS/CEiDG w zależności od podmiotu }

składając ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących”.

OŚWIADCZAMY, iż spełniamy warunki udziału określone w przedmiotowym postępowaniu.

Ponadto oświadczamy jak poniżej:

Oświadczamy*, że w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez zamawiającego w pkt. 6.2 lit. b/c/d** IDW, polegamy na zasobach następującego/ych podmiotu/ów:…………………………………………………………………………………………………………………..…………………

…………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………. w następującym zakresie: …………………………………………………………………………………………………………………… (wskazać podmiot i określić odpowiedni zakres dla wskazanego podmiotu).

Oświadczenie dotyczące podawanych informacji:

Oświadczamy, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

Dokument powinien być sporządzony w postaci elektronicznej i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

* - Zastosować jeśli dotyczy.

** - Zaznaczyć właściwe.

ZAŁĄCZNIK NR III.2 FORMULARZ „GRUPA KAPITAŁOWA”

INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZYNALEŻNOŚCI DO GRUPY KAPITAŁOWEJ

(pieczęć Wykonawcy/ów)

MY NIŻEJ PODPISANI2

działając w imieniu i na rzecz

{nazwa (firma) i dokładny adres Wykonawcy, KRS }

składając ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących”.

oświadczamy, że:

1) nie należymy do grupy kapitałowej o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy Pzp*

2) należymy do grupy kapitałowej następujących wykonawców ubiegających się o przedmiotowe zamówienie*:

LP.
Nazwa podmiotu
Adres głównej siedziby

2 Uwaga: w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie składa w oryginale odrębnie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

*niepotrzebne skreślić

Jednocześnie w załączeniu do niniejszego oświadczenia przedstawiamy dowody, że powiązania ze wskazanymi powyżej wykonawcami nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Oświadczenie dotyczące podawanych informacji:

Oświadczamy, że wszystkie informacje podane w niniejszym oświadczeniu są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

)

ZAŁĄCZNIK NR III.3 FORMULARZ „DOŚWIADCZENIE”

DOŚWIADCZENIE

(pieczęć Wykonawcy/ów)

Składając ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących”, oświadczamy, że zrealizowaliśmy w ciągu ostatnich 3 lat następujące usługi:

Lp.	Opis zamówienia zawierający informacje potwierdzające spełnianie warunku	Data realizacji [dd,mm,rrrr]	Wartość brutto zamówienia w PLN	Nazwa Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego doświadczenie*	Nazwa i adres zamawiającego (odbiorcy)
1
2
3

Załączamy dowody określające czy wykazywanie usługi zostały lub są wykonywane należycie.

Dokument powinien być sporządzony w postaci elektronicznej i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

* niepotrzebne skreślić.

ZAŁĄCZNIK NR III.4 – FORMULARZ „WYKAZ OSÓB”

WYKAZ OSÓB

(pieczęć Wykonawcy/ów)

Nr postępowania:

Składając ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na wybór wykonawcy zamówienia pn. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących” na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania Koordynatorem umowy oświadczamy, że następujące osoby będą uczestniczyć w realizacji niniejszego zamówienia:

X.x.	Xxxxxxxx i imię	Xxxx doświadczenia zawierający informacje potwierdzające spełnianie warunku (w tym data świadczenia usługi)	Pełniona funkcja / Podstawa dysponowania
1	2	3	4
1
2

Oświadczamy, że osoba wymieniona w poz tabeli będzie nam oddana do dyspozycji w celu

realizacji niniejszego zamówienia, na potwierdzenie czego załączamy zobowiązanie podmiotu/ów do udostępnienia tej osoby (Wykonawca skreśla lub usuwa, jeżeli go nie dotyczy).

ROZDZIAŁ III- OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

A. Przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia publicznego jest „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących” w ramach delegacji pracowników ITB oraz innych uczestników wyjazdów organizowanych przez ITB.

2. Pod nazwą jeden bilet należy rozumieć bilet na trasie: „tam i z powrotem”. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”.

3. Pod nazwą „usługi towarzyszące” należy rozumieć oferowane przez Wykonawcę usługi dodatkowe mające na celu usprawnienie organizacji podróży (np. wynajem samochodu) lub poprawę jej bezpieczeństwa (wystawienie polisy od rezygnacji z podróży). Zamawiający zastrzega sobie prawo do korzystania z tych usług w sytuacjach tego wymagających.

B. Termin realizacji zamówienia

Umowa zostaje zawarta na okres 24 miesięcy od daty podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty 3.466.362,13- zł brutto (słownie złotych: trzy miliony czterysta sześćdziesiąt sześć tysięcy trzysta sześćdziesiąt dwa 13/100).

Wyżej wymieniona kwota zawiera również koszt zakupu poszczególnych biletów, miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących.

W przypadku wykorzystania kwoty przed upływem 24 miesięcy – umowa wygasa. W przypadku nie wykorzystania kwoty przeznaczonej na realizację niniejszej umowy po upływie 24 miesięcy – Strony mogą przedłużyć czas trwania umowy, przy zachowaniu pozostałych warunków umowy, nie dłużej jednak niż o 12 miesięcy.

C. Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia:

I Bilety lotnicze

1. Wykonawca zobowiązany jest do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (np. obowiązkowe ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, opłaty lotniskowe, opłaty paliwowe, opłaty serwisowe).

2. Szacunkowe zapotrzebowanie przez cały okres trwania umowy: bilety lotnicze krajowe: 52 sztuki; bilety lotnicze zagraniczne (cały świat): 650 sztuk.

Podane wyżej ilości biletów mają charakter wyłącznie szacunkowy. Z tytułu niezrealizowania wskazanych powyżej ilości biletów Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.

3. Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowej obsługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów.

4. Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia Zamawiającemu narzędzi online w celu x.xx. wyszukiwania interesujących Zamawiającego połączeń oraz weryfikacji propozycji Wykonawcy.

5. Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy telefonicznie lub e-mailem oraz po niezwłocznym zaakceptowaniu przez Zamawiającego przedstawionych ofert. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego.

6. Bilety wystawiane będą w formie e-biletów.

7. Wystawione bilety powinny zawierać co najmniej następujące informacje:

a) Oznaczenie linii lotniczej (przewoźnika);

b) nr biletu;

c) Dane pasażera/ów (imię, nazwisko);

d) Nr lotu;

e) Miejsce i termin (data, godzina) wylotu i przylotu;

f) Informacje o ewentualnych przesiadkach (informacje jak w lit. e);

g) Informacje o przysługującym bagażu

h) Sposób płatności za bilet (z uwagi na generowanie dodatkowych kosztów);

i) Całkowitą cenę biletu

j) Warunki taryfy przewoźnika;

k) Klasę biletu;

l) Łączny czas przelotu;

8. Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego. Bilety lub karty pokładowe Wykonawca będzie przesyłał na wskazany w umowie adres e-mailowy lub do miejsca wskazanego przez Zamawiającego najpóźniej na 24 godziny przed terminem podróży, a w sytuacji nagłej - na 4 godziny przed planowaną podróżą.

9. W przypadku rozpoczęcia podróży z kraju innego niż Polska, bilet/y umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie musi być dostępny na terenie portu lotniczego z którego rozpoczyna się podróż w przedstawicielstwie Wykonawcy lub danej linii lotniczej

10. W szczególnych wypadkach możliwe jest uzgodnienie innego sposobu przekazania biletu/ów, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.

11. Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży. Informacje te muszą być potwierdzone przez Wykonawcę drogą e-mailową.

12. Wykonawca zobowiązany jest do proponowania optymalnego połączenia oraz na żądanie Zamawiającego, co najmniej dwóch połączeń alternatywnych:

a) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości międzylądowań oraz przesiadek;

b) najtańszego połączenia z uwzględnieniem obniżenia standardu lotu;

13. Narzędzia online, o którym mowa w ust. 4, będzie dostępne 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy i będzie umożliwiało Zamawiającemu, po zalogowaniu (podaniu indywidualnego loginu i hasła):

a) wyszukiwanie interesujących go połączeń lotniczych, (baza oferowanych narzędzi online musi zawierać również ofertę tzw. tanich linii lotniczych low cost),

b) weryfikowanie propozycji Wykonawcy,

14. W ramach korzystania z narzędzi online, Zamawiający musi również otrzymać co najmniej następujące informacje:

a) o linii lotniczej (przewoźniku) świadczącej usługę przewozu;

b) miejscu i terminie (data, godzina) wylotu;

c) o miejscu i terminie (data, godzina) przylotu;

d) o czasie trwania lotu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie trwania lotu;

e) w przypadku połączeń wieloetapowych - o ilości i miejscu ewentualnych przesiadek, wraz z terminami (data, godzina) przylotu i odlotu z miejsca przesiadki;

f) o klasie biletu oraz warunkach taryfy;

g) o cenie biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej), z uwzględnieniem nadania bagażu, w złotych polskich (PLN). W przypadku cen biletów podanych w innych walutach, przeliczenie na PLN nastąpi wg średniego kursu NBP na dany dzień zakupu biletu, jeśli rozliczenie pomiędzy Wykonawcą a

przewoźnikiem następuje w walucie obcej;

15. Serwis telefoniczny (Call Center) zapewniony będzie w systemie 24 h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy. W ramach serwisu telefonicznego, Zamawiający będzie mógł dokonywać wszelkich czynności składających się na Przedmiot Umowy.

16. Wykonawca każdorazowo powiadomi drogą elektroniczną Zamawiającego o dokonanej rezerwacji zawierającej informacje, o których mowa w ust.14). Wykonawca każdorazowo przypomni o konieczności wykupu biletów, przed upływem terminu ważności dokonanej uprzednio rezerwacji

17. Założona rezerwacja biletów lotniczych, niepotwierdzona przez osobę upoważnioną do wykupu biletów, zostanie automatycznie anulowana bez zobowiązań finansowych.

18. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika, obsługi portów lub z przyczyn losowych.

19. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać standardy IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) lub równoważne w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.

20. Zwrot środków przez Wykonawcę za niewykorzystany i zwrócony bilet lotniczy nastąpi bez żadnych potrąceń pod warunkiem, że zwrot biletu przez Zamawiającego nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nim taryfy lotniczej, w wysokości określonej zasadami dokonywania zwrotów wynikających z zastosowanej w nim taryfy.

21. W przypadku zwrotu biletu przez Zamawiającego po terminie wynikającym z zastosowanej taryfy rozliczenie za zwrot zostanie dokonane przez Wykonawcę zgodnie z zasadami danego przewoźnika.

22. Wykonawca dokona rozliczenia zwrotu, o którym mowa w ust. 20 i/lub 21 w następnym okresie rozliczeniowym, następującym po dokonaniu zwrotu biletu przez Zamawiającego, poprzez wystawienie faktury korygującej. Rozliczenie faktury korygującej nastąpi poprzez zwrot środków na rachunek bankowy Zamawiającego lub poprzez potrącenie przez Zamawiającego różnicy wynikającej z faktury korygującej z fakturą wystawioną przez Wykonawcę w bieżącym okresie rozliczeniowym.

23. Wykonawca zobowiązany jest umożliwić dokonywanie odprawy online, bez dodatkowych opłat, i informowanie o potrzebnych do odprawy danych pasażerach i terminie ich przesłania.

II Bilety kolejowe

1. Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowej obsługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów.

2. Szacunkowe zapotrzebowanie przez cały okres trwania umowy: bilety kolejowe krajowe: 725 sztuk; bilety kolejowe zagraniczne (cały świat): 35 sztuk.

Podane wyżej ilości biletów mają charakter wyłącznie szacunkowy. Z tytułu niezrealizowania wskazanych powyżej ilości biletów Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.

3. Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia Zamawiającemu narzędzia online w celu x.xx. wyszukiwania interesujących Zamawiającego połączeń oraz weryfikacji propozycji Wykonawcy

4. Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy telefonicznie lub e-mailem oraz po niezwłocznym zaakceptowaniu przez Zamawiającego przedstawionych ofert. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego.

5. Bilety wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej. O formie wystawienia biletu decydować będzie Regulamin danego przewoźnika.

6. Wystawione bilety powinny zawierać, co najmniej następujące informacje:

a) Oznaczenie przewoźnika;

b) Miejsce i termin (data, godzina) odjazdu;

c) Cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami);

d) Rodzaj pociągu oraz klasę podróży;

e) Numer pociągu, wagonu i miejsca do siedzenia.

7. Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego.

8. Bilety Wykonawca będzie przesyłał na wskazany w umowie adres e-mailowy lub do miejsca wskazanego przez Zamawiającego najpóźniej na 24 godziny przez terminem podróży, a w sytuacji nagłej

– na 4 godziny przed planowaną podróżą.

9. W przypadku rozpoczęcia podróży z kraju innego niż Polska, bilet/y umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie musi być dostępny na terenie „stacji” kolejowej, z której rozpoczyna się podróż w przedstawicielstwie Wykonawcy lub danego przewoźnika kolejowego.

10. W szczególnych wypadkach możliwe jest uzgodnienie innego sposobu przekazania biletu/ów, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.

11. Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży. Informacje te muszą być potwierdzone przez Wykonawcę drogą e-mailową.

12. Wykonawca zobowiązany jest do proponowania optymalnego połączenia oraz na żądanie Zamawiającego, co najmniej dwóch połączeń alternatywnych:

a) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości przesiadek;

b) najtańszego połączenia;

13. Narzędzie online, o którym mowa w ust. 3, będzie dostępne 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy i będzie umożliwiało Zamawiającemu, po zalogowaniu (podaniu indywidualnego loginu i hasła):

a) wyszukiwanie interesujących go połączeń kolejowych,

b) weryfikowanie propozycji Wykonawcy.

14. W ramach korzystania z narzędzia online, Zamawiający musi również otrzymać, co najmniej następujące informacje:

a) o przewoźniku świadczącym usługę przewozu;

b) o miejscu i terminie (data, godzina) odjazdu pociągu;

c) o miejscu i terminie (data, godzina) przyjazdu pociągu;

d) o czasie trwania przejazdu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie trwania przejazdu;

e) w przypadku połączeń wieloetapowych - o ilości i miejscu ewentualnych przesiadek, wraz z terminami (data, godzina) przyjazdu i odjazdu;

f) warunkach taryfy;

g) o cenie biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej), z uwzględnieniem nadania bagażu, w złotych polskich (PLN). W przypadku cen biletów podanych w innych walutach, przeliczenie na PLN nastąpi wg średniego kursu NBP na dany dzień zakupu biletu, jeśli rozliczenie pomiędzy Wykonawcą a przewoźnikiem następuje w walucie obcej;

15. Serwis telefoniczny (Call Center) zapewniony będzie w systemie 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy. W ramach serwisu

telefonicznego, Zamawiający będzie mógł dokonywać wszelkich czynności składających się na Przedmiot Umowy.

16. Wykonawca każdorazowo powiadomi drogą elektroniczną Zamawiającego o dokonanym zakupie biletu zawierającym informacje, o których mowa w ust. 14).

17. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającemu w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych.

18. Zwrot środków przez Wykonawcę za niewykorzystany i zwrócony bilet kolejowy nastąpi bez żadnych potrąceń pod warunkiem, że zwrot biletu przez Zamawiającego nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nim taryfy kolejowej, w wysokości określonej zasadami dokonywania zwrotów wynikających z zastosowanej w nim taryfy.

19. W przypadku zwrotu biletu przez Zamawiającego po terminie wynikającym z zastosowanej taryfy rozliczenie za zwrot zostanie dokonane przez Wykonawcę zgodnie z zasadami danego przewoźnika.

20. Wykonawca dokona rozliczenia zwrotu, o którym mowa w ust. 18 i/lub 19 w najbliższym okresie rozliczeniowym, następującym po dokonaniu zwrotu biletu przez Zamawiającego poprzez wystawienie faktury korygującej. Rozliczenie faktury korygującej nastąpi poprzez zwrot środków na rachunek bankowy Zamawiającego lub poprzez potrącenie przez Zamawiającego różnicy wynikającej z faktury korygującej z fakturą wystawioną przez Wykonawcę w bieżącym okresie rozliczeniowym.

III Rezerwacja i sprzedaż miejsc hotelowych

1. W ramach świadczonych przez Wykonawcę usług dotyczących rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w kraju i za granicą Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania standardu hotelu i lokalizacji. Miejsce hotelowe należy rozumieć, jako dobę hotelową wraz ze xxxxxxxxxx.

2. Szacunkowe zapotrzebowanie przez cały okres trwania umowy: miejsca hotelowe krajowe: 820 sztuk; miejsca hotelowe zagraniczne (cały świat): 820 sztuk.

Podane wyżej ilości miejsc hotelowych mają charakter wyłącznie szacunkowy. Z tytułu niezrealizowania wskazanych powyżej ilości miejsc hotelowych Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.

3. Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo przedstawić nie mniej niż 3 warianty cenowe możliwości dokonania rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych, do wyznaczonej przez Zamawiającego kwoty. W przypadku, gdy Zamawiający wskaże konkretny hotel Wykonawca nie ma obowiązku przedstawiać 3 różnych propozycji. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych z wyłączeniem śniadań.

4. Proponowane przez Wykonawcę hotele muszą znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od wskazanego przez Zamawiającego celu podróży. Zamawiający zastrzega sobie jednocześnie prawo do odstąpienia od tego wymogu.

5. Wykonawca jest zobowiązany przedstawić Zamawiającemu dostępne w danej lokalizacji hotele o wskazanym przez Zamawiającego standardzie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W przypadku braku miejsc w hotelu w standardzie wskazanym przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do wskazania alternatywnych możliwości rezerwacji pokoi hotelowych wraz ze szczegółową kalkulacją cenową.

6. Rezerwacja, sprzedaż i dostawa miejsc hotelowych ze śniadaniami, odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy telefonicznie lub e-mailem oraz po niezwłocznym zaakceptowaniu przez Zamawiającego przedstawionych ofert. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego.

7. Dowodem dokonania rezerwacji/zakupu miejsca hotelowego będzie wystawiony przez Wykonawcę i przesłany drogą mailową voucher. Voucher powinien zawierać co najmniej następujące informacje:

a) Nazwę i dokładny adres hotelu

b) Daty i godziny zameldowania i wymeldowania

c) Rodzaj i standard pokoju hotelowego

d) Imię i nazwisko gościa

e) Szczegóły rezerwacji wliczone w cenę (śniadanie, parking, transfer z/na lotnisko)

f) Potwierdzenie opłacenia noclegów

8. Zwrot środków przez Wykonawcę za niewykorzystany i odwołany przez Zamawiającego nocleg nastąpi bez żadnych potrąceń pod warunkiem, że odwołanie nastąpi zgodnie z warunkami rezerwacji.

9. W przypadku odwołania rezerwacji noclegu przez Zamawiającego po terminie wynikającym z warunków rezerwacji rozliczenie za zwrot zostanie dokonane przez Wykonawcę zgodnie z zasadami danego obiektu.

10. Narzędzia online będzie dostępne 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy i będzie umożliwiało Zamawiającemu, po zalogowaniu (podaniu indywidualnego loginu i hasła):

a) dostęp do opisu obiektu,

b) dostęp do zdjęcia obiektu,

c) uzyskanie informacji o sposób parkowania i dojazdu do obiektu,

d) uzyskanie informacji o dostępności obiektu,

e) uzyskanie informacji o cenie brutto i możliwości rezerwacji elektronicznej z uzyskaniem vouchera.

IV. Wymagania dodatkowe

1. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego, w ostatnim dniu, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji, informowania Zamawiającego droga elektroniczną na wskazane adresy, że tego dnia upływa termin rezerwacji, chyba że termin ten jest dniem wolnym od pracy Zamawiającego. Wówczas ww. powiadomienie powinno być dokonane w godzinach urzędowania Zamawiającego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ostatni dzień, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji.

2. Zamawiający ma prawo do weryfikacji propozycji lotów, przejazdów, miejsc hotelowych i jeżeli Zamawiający stwierdzi, że przekazane propozycje nie są najkorzystniejsze, to może zażądać od Wykonawcy nowej korzystniejszej propozycji.

3. W przypadku konieczności zmiany godzin, miejsca lub terminu przesiadek w połączeniach wieloetapowych, uniemożliwiających Zamawiającemu osiągnięcie celu podróży, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu inny bilet umożliwiający osiągnięcie celu podróży, a pierwotnie dostarczony bilet zostanie anulowany bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego. Powyższe dotyczy wyłącznie sytuacji niezależnych od Zamawiającego. Zamawiający zobowiązany jest poinformować o w/w zmianie Wykonawcę telefonicznie i potwierdzić zmianę e-mailem.

4. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 3 spowodują wzrost ceny biletu, Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.

5. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 3 spowodują obniżenie ceny biletu, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.

6. Wykonawca będzie zobowiązany do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zmawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących x.xx. przewozów realizowanych na podstawie sprzedawanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych. Zobowiązanie to dotyczy również reklamacji i odwołań dotyczących usług hotelowych nie spełniających warunków rezerwacji

7. Wykonawca będzie zobowiązany do kompleksowej obsługi w ramach doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi, w tym:

a) informowania Zamawiającego o prowadzonych przez linie lotnicze programach lojalnościowych i zapoznanie go z ich szczegółami;

b) zgłoszenia, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym, o przystąpieniu do wybranych programów lojalnościowych;

c) administrowania w/w programami poprzez:

d) rejestrowanie w programach biletów zakupionych w ramach umowy,

e) występowanie do linii lotniczych w sprawie przyznawania szczególnych bonusów dla Zamawiającego za kształtowanie lotów

8. W przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczy biletów/potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych w terminie, Zamawiającemu przysługiwać będzie możliwość zakupu biletów/ dokonania rezerwacji miejsc hotelowych we własnym zakresie, a także naliczenia Wykonawcy kar umownych za nienależyte wykonanie Przedmiotu Umowy.

9. Wykonawca, na życzenie Zamawiającego będzie zobowiązany do pośrednictwa w wykupieniu ubezpieczenia biletu lotniczego „biznes” od rezygnacji z podróży służbowej (dostarczanie i opłaty jak przy biletach lotniczych).

V. Komunikacja z Zamawiającym, wyznaczenie pracowników do obsługi Instytutu Techniki Budowlanej

1. Zamawiający i Wykonawca wyznaczą osoby odpowiedzialne za koordynację realizacji niniejszej umowy. Rolą koordynatorów umowy będzie w szczególności:

a) monitorowanie przebiegu realizacji umowy;

b) dbanie o jakość i prawidłowość realizacji usług zgodnie z umową;

c) komunikacja w zakresie przebiegu umowy, w tym zauważalnych problemów, wniosków dotyczących usprawnienia realizacji umowy.

VI. Linie telefoniczne do obsługi Zamawiającego

W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia pracowników i wydzielenia linii telefonicznych do kontaktu z pracownikami Zamawiającego:

a) linii ogólnej w celu dokonania rezerwacji, zakupu i wskazania sposobu dostarczenia biletów oraz rezerwacji noclegów dla pracowników Instytutu Techniki Budowlanej – czynnej w dni robocze w godzinach od 8.00 do 16.00;

b) linii dyżurnej (help desk) – czynnej 24h/7/365.

Wszystkie ww. linie telefoniczne muszą być cały czas dostępne we wskazanych godzinach, przez co rozumie się możliwość odbycia rozmowy telefonicznej z pracownikiem Wykonawcy w momencie wykonywanego połączenia.

VII. Godziny realizacji zleceń

Wykonawca zobowiązany będzie do dokonywania na rzecz Zamawiającego czynności wymienionych wskazanych w OPZ w dni robocze (za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 8.00 do 16.00 a w szczególnie uzasadnionych przypadkach także poza ww. godzinami korzystając z linii dyżurnej (help-desk).

VIII. Wyznaczeni pracownicy Wykonawcy

Wykonawca przekaże Zamawiającemu imiona i nazwiska wyznaczonych pracowników i numery linii telefonicznych w dniu zawarcia umowy. Wyznaczeni pracownicy, o których mowa w pkt VI, muszą być zatrudnieni w ramach umowy o pracę. Wykonawca jest zobowiązany do aktualizacji listy pracowników.

Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę osób obsługujących niniejsze zamówienie, mając na względzie szacunki dot. zapotrzebowania na bilety lotnicze oraz wartość umowy, jak również terminy wykonania poszczególnych obowiązków określone w OPZ, w tym przewidywaną konieczność równoległej realizacji więcej niż jednego zlecenia.

IX. Przekazywanie faktur i sprawozdań

W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do:

1. dostarczenia na adres mailowy faktur VAT z poniższym wyszczególnieniem:

- za bilety lotnicze:

a) trasa podróży;

b) cena biletu wg taryfy przewoźnika;

c) ilość biletów objętych zamówieniem;

d) opłata transakcyjna (opcjonalnie – zależnie od wymagań przewoźników fakturę na opłatę transakcyjną Wykonawca wystawia oddzielnie)

e) imię i nazwisko pasażera.

Za czynności powiązane z zakupem i wystawieniem biletu tj. usługę help-desk oraz ubezpieczenia od rezygnacji z podróży, wykonawca wystawi fakturę jak w ust. 1 z wyłączeniem pkt. b)-d).

- za rezerwację noclegów:

a) nazwa hotelu

b) miejsce

c) imię i nazwisko xxxxxx

d) data pobytu

e) ilość noclegów

f) cena

g) opłata transakcyjna (opcjonalnie – zależnie od wymagań przewoźników fakturę na opłatę transakcyjną Wykonawca wystawia oddzielnie)

2. przekazywania korekt do faktur drogą mailową zgodnie z procedurą obiegu dokumentów, którą strony ustalą w trybie roboczym;

3. przekazywania za pomocą poczty elektronicznej Zamawiającemu do 10 dnia każdego miesiąca zbiorczego zestawienia faktur zrealizowanych w miesiącu poprzednim, zgodnie z wzorem zbiorczego zestawienia; Wzór zostanie ustalony w trybie roboczym po podpisaniu umowy.

X. Standardy IATA

Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać standardy Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.

XI. Tanie linie lotnicze

Na polecenie Zamawiającego, Wykonawca dokona rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych, a także ich zmiany bądź anulowania na loty tanimi liniami lotniczymi, zgodnie z zasadami określonymi w IPU, z uwzględnieniem procedury określonej w regulaminie wybranej taniej linii lotniczej.

Przez tanie linie lotnicze, na potrzeby niniejszego OPZ oraz umowy, rozumie się linie lotnicze oferujące usługi przewozu lotniczego osób po cenach niższych niż tradycyjne linie lotnicze lub linie lotnicze zrzeszone w European Low Fare Airlines Association (Zrzeszeniu Europejskich Przewoźników Niskokosztowych).

XII. - Help desk - linia dyżurna 24h/7/365

W przypadku nagłych i nieprzewidzianych sytuacji takich jak załamanie pogody, zagrożenie atakiem terrorystycznym itp. skutkujących odwołaniem lotu tuż, przed i w trakcie trwania podróży Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia usługi Help Desk, obsługiwanej w języku polskim i angielskim, dostępnej 24h/7 dni w tygodniu polegającej na świadczeniu natychmiastowej pomocy podróżującemu lub przedstawicielowi Zamawiającego pod dedykowanym numerem telefonicznym we wszystkich możliwych aspektach takich jak rezerwacja alternatywnej podróży, zapewnienie voucherów na posiłki, rezerwacja noclegu w razie potrzeby, pozostawanie w kontakcie z przewoźnikiem lub służbami ratowniczymi/Państwowymi.

Zamawiający wymaga dostępu do help desk w sposób nieprzerwany i ciągły przez 24h/dobę/7 dni w tygodniu. Usługa nie może być zawieszona również w okresie dni wolnych od prac w tym Świąt, z zastrzeżeniem możliwości prowadzenia prac serwisowych i aktualizacyjnych. O terminie tych prac, mogących skutkować przerwą w dostępności przedmiotowej usługi Wykonawca poinformuje Zamawiającego na co najmniej 3 dni robocze przed ich rozpoczęciem

Uwaga! Poniższe usługi mają charakter opcjonalny stanowiąc odrębne kryterium oceny ofert. Wykonawca nie jest zobowiązany do ich świadczenia, chyba że zobowiąże się inaczej w treści Formularza ofertowego.

XIII. Platforma internetowa GTP

Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia dostępu do platformy internetowej, dzięki której upoważnieni pracownicy Zamawiającego będą mogli:

- samodzielne zaplanować podróż oraz założyć rezerwacje,

- mieć dostęp do informacji o usługach biura, o dedykowanych do współpracy konsultantach, oraz o przyjętej polityce podróży i obowiązujących zasadach świadczenia usług przez Wykonawcę.

Ponadto usługa musi zapewniać minimum:

▪ dostępność do raportów w trybie online,

▪ dostępność do faktur w trybie online.

Zamawiający wymaga dostępu do platformy w sposób nieprzerwany i ciągły przez 24h/dobę/7 dni w tygodniu. Usługa nie może być zawieszona również w okresie dni wolnych od pracy (w tym również w święta), z zastrzeżeniem możliwości prowadzenia prac serwisowych i aktualizacyjnych. O terminie tych prac, mogących skutkować przerwą w dostępności przedmiotowej usługi Wykonawca poinformuje Zamawiającego na co najmniej 3 dni robocze przed ich rozpoczęciem.

XIV. Mobile Messanger

Wykonawca, dzięki systemowi lokalizacji podróżnych na podstawie wystawionych biletów lotniczych, zapewni dostęp do informacji, gdzie w danym momencie przebywają podróżni, aby w momencie zagrożenia szybko nawiązać kontakt z podróżnym na poziomie maila, wiadomości tekstowej oraz aplikacji i zapewnić im odpowiednią pomoc lub opiekę polegającą w szczególności na podjęciu natychmiastowej interwencji. Zamawiający wymaga dostępu do usługi Mobile Messenger w sposób ciągły przez 24h/dobę/7 dni w tygodniu. Usługa nie może być zawieszona również w okresie dni wolnych od pracy (w tym również w święta), z zastrzeżeniem możliwości prowadzenia prac serwisowych i aktualizacyjnych. O terminie tych prac, mogących skutkować przerwą w dostępności przedmiotowej usługi Wykonawca poinformuje Zamawiającego na co najmniej 3 dni robocze przed ich rozpoczęciem.

XV. NDC (New Distribution Capability).

Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia Zamawiającemu dostępu do platformy rezerwacyjno- zakupowej, w której będą prezentowane i dostępne do dokonania rezerwacji taryfy linii lotniczych, dystrybuowane według NDC (New Distribution Capability).

Jednocześnie Wykonawca zobowiązuje się do przejmowania płatności za tego rodzaju bilety, zgodnie z obowiązującymi przepisami przewoźników lotniczych (tj. nie dokonywać zakupów biletów bezpośrednio na stronach przewoźników, gdyż może to skutkować odmową przewozu z uwagi na konieczność użycia karty kredytowej, innej niż pasażera).

Wykonawca powinien dysponować dostępem do ofert NDC poprzez specjalne systemy rezerwacyjne, dedykowane dla biur podróży.

ROZDZIAŁ V - ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

Umowa nr TO-250-1DP/20

zawarta w dniu 2020 r. w Warszawie pomiędzy:

Instytutem Techniki Budowlanej z siedzibą w Warszawie (00-611) przy ul. Xxxxxxxxx 0, instytutem badawczym - wpisanym do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy w Warszawie, XVI Wydział Gospodarczy - Rejestrowy, pod numerem KRS 0000158785; NIP: 525 000 93 58; Regon: 000063650, zwanym dalej „Zamawiającym” reprezentowanym przez:

…………………………, zgodnie z informacją odpowiadającą odpisowi aktualnemu z KRS z r.,

oraz

……………………………………………….. a

………………….. siedzibą w …………….. wpisu do rejestru …………, REGON …………., NIP , wysokość

kapitału zakładowego: ,- zwaną dalej „Wykonawcą” w którego imieniu działa:

…………………………………………….

W wyniku wyboru oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 39-46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.) zawarto umowę o następującej treści:

§ 1

PRZEDMIOT UMOWY

1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania Przedmiot Umowy, p.n. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących”.

2. Przedmiot umowy obejmuje świadczenie usług związanych z rezerwacją, sprzedażą i dostarczaniem krajowych i zagranicznych biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych oraz promowych a także usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących dla pracowników i współpracowników Zamawiającego, zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia i ofertą Wykonawcy, stanowiącymi integralną część niniejszej umowy.

3. Pod nazwą „usługi towarzyszące” należy rozumieć oferowane przez Wykonawcę usługi dodatkowe mające na celu usprawnienie organizacji podróży (np. wynajem samochodu) lub poprawę jej bezpieczeństwa (wystawienie polisy od rezygnacji z podróży). Zamawiający zastrzega sobie prawo do korzystania z tych usług w sytuacjach tego wymagających.

4. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać standardy Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych. W przypadku utraty aktualności dokumentów potwierdzających spełnienie przedmiotowego standardu, Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego przedłożenia aktualnych dokumentów pod rygorem odstąpienia Zamawiającego od umowy w pozostałej do zrealizowania części. Oświadczenie o odstąpieniu nastąpi w terminie 14 dni od daty powzięcia wiadomości przez Zamawiającego o utracie aktualności dokumentów.

5. Wykonawca zapewni bilety najtańsze na danej trasie, przy uwzględnieniu warunków podróży określanych przez Zamawiającego, przy bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najbardziej korzystnych połączeniach na danej trasie wraz z uwzględnieniem własnej marży/opustu od przewoźnika.

6. Wykonawca dokona optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży, z zastrzeżeniem, że Zamawiającemu służyć będzie każdorazowo prawo do akceptacji lub odmowy akceptacji wybranej trasy i przewoźnika.

7. Preferowany sposób podróży obejmuje trasy bezpośrednie. W przypadku braku takiej możliwości, Wykonawca zaproponuje połączenie obejmujące najkrótszą podróż i najkrótszy czas oczekiwania podczas przesiadek.

8. Przy określaniu ceny biletu Wykonawca weźmie pod uwagę wszystkie dodatkowe opłaty nie ujęte bezpośrednio w cenie zakupu samego biletu a wynikające z cennika Wykonawcy i ujawnionych potrzeb Zamawiającego np. koszt bagażu rejestrowanego, wejścia priorytetowego oraz własnej marży/opustu, o których ma obowiązek każdorazowo poinformować Zamawiającego.

9. Wykonawca poinformuje o terminie bezkosztowej anulacji rezerwacji oraz o innych opłatach wynikających z dokonania późniejszej anulacji rezerwacji.

10. Obowiązki Wykonawcy dotyczące usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących wskazane są w § 5 oraz w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

11. Wykonawca zapewni dostęp do linii dyżurnej – Help desk polegającej na świadczeniu natychmiastowej pomocy podróżującemu lub przedstawicielowi Zamawiającego pod dedykowanym numerem telefonicznym (tel. …………………………………). Usługa będzie świadczona na warunkach i w zakresie wskazanym w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

12. Wykonawca zapewni również dostęp do Platformy internetowej i/lub usługi Mobile Messanger i/lub NDC na warunkach i w zakresie określonym w treści Opisu Przedmiotu Zamówienia. Cena za powyższe usługi ujęta jest w pozostałych pozycjach kosztorysowych zawartych w Formularzu cenowym.

§ 2

SPOSÓB REALIZACJI PRZEDMIOTU UMOWY W ZAKRESIE REZERWACJI I ZAKUPU BILETÓW

1. Zamawiający zgłasza Wykonawcy telefonicznie lub drogą elektroniczną potrzebę rezerwacji biletu, określając preferowany środek transportu, dane osoby podróżującej, termin i trasę podróży, klasę biletu, ilość biletów oraz inne istotne informacje potrzebne dla realizacji zamówienia, w tym ewentualnie wartość budżetu Zamawiającego przeznaczonego na dany zakup.

2. Wykonawca przedstawi (za pomocą poczty elektronicznej) w terminie nie dłuższym niż 3 godziny (od momentu otrzymania od Zamawiającego zapytania) minimum trzy propozycje kolejno cenowo najkorzystniejszych połączeń występujących na rynku, z uwzględnieniem zapisów § 1 ust. 3-7.

3. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów oferowanych przez Wykonawcę przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet (obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego). Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu jest wyższa od najniższej ceny całkowitej biletu oferowanego na rynku, spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku.

4. Zamawiający dokona wyboru (rezerwacji, uwzględniając zapisy §2 ust 3 zd. 2), nakaże dalsze poszukiwanie połączeń, zmodyfikuje lub anuluje zapytanie w terminie do 3 dni od daty otrzymania zapytania. W uzasadnionych wypadkach termin ten może być przedłużony do 7 dni. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu braku dokonania rezerwacji.

5. Po wyborze przez Zamawiającego połączenia, Wykonawca najpóźniej w terminie wskazanym w ustępie 6 zakupi w imieniu i na rzecz Zamawiającego bilety objęte wcześniejszą rezerwacją. Zakup musi być poprzedzony zleceniem zakupu dokonanym podczas akceptacji rezerwacji lub odrębnym zgłoszeniem Zamawiającego. Dokonanie zakupu bez udzielenia zlecenia następuje wyłącznie na koszt i ryzyko Wykonawcy, a Zamawiający będzie zwolniony z dokonania zwrotu kosztu zakupu.

6. Zgłoszenie zakupu będzie dokonane przed upływem terminu rezerwacji. Zakup biletów winien być dokonany niezwłocznie, jednak nie później niż 24 godziny od daty dokonania zlecenia zakupu, chyba że w treści zlecenia zakupu będzie wskazany inny termin.

7. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy z prośbą o przedłużenie założonej rezerwacji i terminu wykupu biletu, o ile pozwalają na to warunki klasy biletu. W odpowiedzi Wykonawca poinformuje o możliwości takiego przedłużenia i warunkach jego dokonania.

8. W przypadku możliwości dokonania przedłużenia i po akceptacji przez Zamawiającego przedstawionych warunków, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia przedłużenia rezerwacji i terminu wykupu biletu ze wskazaniem ceny za dane zlecenie za pomocą poczty elektronicznej niezwłocznie, lecz nie później niż 1 godzina od momentu otrzymania

ze strony Zamawiającego polecenia dokonania przedłużenia rezerwacji. Wystawione bilety muszą zawierać szczegółowe dane podróży, imię i nazwisko pasażera, klasę biletu oraz ostateczną cenę biletu zawierającą wszystkie opłaty i narzuty.

9. Bilety będą dostarczane drogą elektroniczną na adres wskazany przez Zamawiającego. Termin dostarczenia biletu musi umożliwiać rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie. Strony ustalają, że Zamawiający lub jego wskazany przedstawiciel na własne życzenie, może odebrać bilet osobiście od Wykonawcy.

10. W przypadku rozpoczęcia podróży z kraju innego niż Polska, bilet/y umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie musi być dostępny na terenie portu lotniczego z którego rozpoczyna się podróż w przedstawicielstwie Wykonawcy lub danej linii lotniczej.

11. Wykonawca, w razie takiej potrzeby, o ile pozwoli na to klasa biletu, dokona zmiany nazwiska osoby, dla której Zamawiający dokonuje zakupu biletu, dokona zmiany terminu wyjazdu lub przyjmie rezygnację z podróży, jeżeli takie przypadki zostaną zgłoszone Wykonawcy.

12. Wykonawca zobowiązuje się do informowania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach.

13. Zamawiający po dokonaniu rezerwacji ma prawo z niej zrezygnować w części lub całości bez podawania przyczyn na warunkach określonych przez Wykonawcę w § 1 ust 9. Anulowanie lub zmiany zakupionego biletu będą regulowane zgodnie z cennikami przewoźnika, u którego wykupiono bilet. Wszelkie koszty operacyjne po stronie Wykonawcy anulowania lub zmiany biletu nie zwiększą jego wynagrodzenia z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia. W sytuacji, w której zmiana biletu wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający będzie zobowiązany do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. W sytuacji braku możliwości bezkosztowego anulowania biletu, Zamawiający pokryje koszty anulowania biletu.

14. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych.

15. Zamawiający zastrzega sobie prawo ograniczenia lub zwiększenia ilości zamawianych biletów w przypadku ograniczenia lub zwiększenia ilości wyjazdów, w stosunku do szacunkowych ilości wskazanych w treści Opisu Przedmiotu Zamówienia. W przypadku ograniczenia ilości zamawianych biletów Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu w stosunku do Zamawiającego.

16. Wykonawca będzie sporządzał i dostarczał Zamawiającemu comiesięczne raporty w formie zestawień faktur za zakupione bilety z podaniem składników cenotwórczych.

17. W ramach wynagrodzenia Wykonawca zobowiązuje się do pośrednictwa w wykupieniu ubezpieczenia biletu lotniczego „biznes” od rezygnacji z podróży służbowej (dostarczanie i opłaty jak przy biletach lotniczych).

§ 3

TERMIN REALIZACJI

Umowa zostaje zawarta na okres 24 miesięcy od daty podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty 3.466.362,13- zł brutto (słownie złotych: trzy miliony czterysta sześćdziesiąt sześć tysięcy trzysta sześćdziesiąt dwa 13/100).

Wyżej wymieniona kwota zawiera również koszt zakupu poszczególnych biletów, miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących.

W przypadku wykorzystania kwoty przed upływem 24 miesięcy – umowa wygasa. W przypadku nie wykorzystania kwoty przeznaczonej na realizację niniejszej umowy po upływie 24 miesięcy – Strony mogą przedłużyć czas trwania umowy, przy zachowaniu pozostałych warunków umowy, nie dłużej jednak niż o 12 miesięcy.

§ 4

ZAPŁATA WYNAGRODZENIA

1. Wykonawca w ciągu 48 godzin od przesłania Zamawiającemu biletu, wystawi i dostarczy fakturę drogą elektroniczną na adres podany przez osobę wskazaną do obsługi umowy.

Faktura musi zawierać:

a) trasa podróży

b) cena biletu wg taryfy przewoźnika;

c) ilość biletów objętych zamówieniem;

d) opłata transakcyjna (opcjonalnie – zależnie od wymagań przewoźników fakturę na opłatę transakcyjną Wykonawca wystawia oddzielnie);

e) imię i nazwisko pasażera.

2. Dodatkowo Wykonawca umieści na fakturze symbol i numer niniejszej umowy. Faktura będzie obejmowała koszt wynikający ze zlecenia danego zakupu (może obejmować więcej niż jeden bilet).

3. Za czynności powiązane z zakupem i wystawieniem biletu tj. usługa help-desk oraz ubezpieczenie od rezygnacji z podróży, wykonawca wystawi fakturę w terminie 48 godzin od daty zakończenia danej usługi help-desk lub złożenia przez Wykonawcę zlecenia zakupu ubezpieczenia i dostarczy fakturę drogą elektroniczną na adres podany przez osobę wskazaną do obsługi umowy. Zapisy ust 2 stosuje się odpowiednio z wyłączeniem ust. 1 pkt. b)-d).

4. Faktura, która nie będzie zawierała ww. elementów, względnie zostanie wystawiona nieprawidłowo (tj. zawierać będzie błędy o charakterze merytorycznym, księgowym) zostanie odesłana do Wykonawcy w celu jej poprawienia. Do czasu wystawienia prawidłowej faktury Zamawiający nie będzie pozostawał w opóźnieniu z zapłatą należności.

5. Zamawiający może wymagać przedstawienia w formie pisemnej (na każdorazowe wezwanie Zamawiającego i w terminie przez niego wskazanym) poświadczenia uzyskania wykazanej w zestawieniu faktur: ceny taryfowej przewoźnika, opłat lotniskowych, podatków oraz innych opłat i należności zapłaconych przewoźnikowi przez Wykonawcę dotyczących wybranego przez Zamawiającego zrealizowanego zlecenia.

6. Strony postanawiają, że w cenę sprzedaży biletu/biletów dostarczanych w ramach realizowanego zamówienia, będą wliczone wszelkie dodatkowe koszty związane z dokonaniem rezerwacji, wydruku biletów, opłat lotniskowych i opłat za bagaż w ramach standardowej usługi oferowanej przez danego przewoźnika, oraz inne, które mogą wystąpić na danym lotnisku czy u danego przewoźnika.

Cena będzie płatna przez Zamawiającego, na podstawie prawidłowo wystawionej i doręczonej Zamawiającemu faktury, w terminie 21 dni, od dnia dostarczenia faktur o których mowa w ust. 1 lub

3. Za datę zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

7. Z tytułu pośrednictwa, rezerwacji i zakupu biletów, Strony rozliczały będą się kosztorysowo, w oparciu o ceny wskazane przez Wykonawcę w treści Formularza cenowego za poszczególne usługi oraz o ceny rzeczywiście zakupionych biletów. Zamawiający nie gwarantuje Wykonawcy wykonania czynności w ilościach wynikających z treści Formularza cenowego, z uwagi na ich szacunkowy charakter.

W przypadku, w którym dana czynność nie będzie uwzględniona w treści tego dokumentu, Strony będą rozliczały się w oparciu o ogólnodostępny cennik Wykonawcy.

8. Wykonawca będzie przekazywał za pomocą poczty elektronicznej Zamawiającemu do 10 dnia każdego miesiąca zbiorczego zestawienia faktur zrealizowanych w miesiącu poprzednim, zgodnie z wzorem zbiorczego zestawienia; Wzór zostanie ustalony w trybie roboczym po podpisaniu umowy.

9. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia ogólnodostępnego cennika Wykonawcy w terminie 5 dni od daty podpisania przedmiotowej umowy i jego aktualizacji (informowania Zamawiającego lub przesyłania nowego dokumentu) w terminie 5 dni od daty dokonania zmiany.

10. Wykonawca gwarantuje przez cały okres trwania umowy utrzymanie stałości opłat transakcyjnych, zaoferowanych cen i innych kosztów związanych z pośrednictwem, rezerwacją i zakupem biletów.

11. W czasie trwania umowy obowiązywać będą aktualne stawki VAT.

§ 5

SPOSÓB ŚWIADCZENIA USŁUG HOTELOWYCH I TOWARZYSZĄCYCH

1. Przepisy dotyczące sposobu realizacji przedmiotu umowy w zakresie rezerwacji i zakupu biletów określone w § 2 stosuje się odpowiednio do świadczenia usług dotyczących rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w kraju i zagranicą z uwzględnieniem poniższych wymagań i zmian.

2. W ramach realizacji usług dotyczących rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w kraju i za granicą Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania standardu hotelu i lokalizacji. Miejsce hotelowe należy rozumieć, jako dobę hotelową wraz ze xxxxxxxxxx.

3. Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo przedstawić nie mniej niż 3 warianty cenowe możliwości dokonania rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych, do wyznaczonej przez Zamawiającego kwoty. W przypadku, gdy Zamawiający wskaże konkretny hotel Wykonawca nie ma obowiązku przedstawiać 3 różnych propozycji. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych z wyłączeniem śniadań.

4. Wymagania dotyczące rezerwowanych hoteli, w tym oczekiwane standardy i odległości od miejsc pobytu wskazane są w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

5. Rezerwacja, sprzedaż i dostawa miejsc hotelowych ze śniadaniami, odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy telefonicznie lub e-mailem oraz po niezwłocznym zaakceptowaniu przez Zamawiającego przedstawionych ofert. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego.

6. Dowodem dokonania rezerwacji/zakupu miejsca hotelowego będzie wystawiony przez Wykonawcę i przesłany drogą mailową voucher. Voucher powinien zawierać co najmniej następujące informacje:

a) Nazwę i dokładny adres hotelu

b) Daty i godziny zameldowania i wymeldowania

c) Rodzaj i standard pokoju hotelowego

d) Imię i nazwisko gościa

e) Szczegóły rezerwacji wliczone w cenę (śniadanie, parking, transfer z/na lotnisko)

f) Potwierdzenie opłacenia noclegów

7. Zwrot środków przez Wykonawcę za niewykorzystany i odwołany przez Zamawiającego nocleg nastąpi bez żadnych potrąceń pod warunkiem, że odwołanie nastąpi zgodnie z warunkami rezerwacji.

8. W przypadku odwołania rezerwacji noclegu przez Zamawiającego po terminie wynikającym z warunków rezerwacji rozliczenie za zwrot zostanie dokonane przez Wykonawcę zgodnie z zasadami danego obiektu.

9. Przepisy dotyczące zapłaty wynagrodzenia określone w § 4 stosuje się odpowiednio, z zastrzeżeniem iż przekazywana faktura za rezerwacją noclegów musi zawierać:

a) nazwę hotelu

b) miejsce

c) imię i nazwisko xxxxxx

d) data pobytu

e) ilość noclegów

f) cena

g) opłatę transakcyjną (opcjonalnie – zależnie od wymagań przewoźników fakturę na opłatę transakcyjną Wykonawca wystawia oddzielnie).

10. Wykonawca będzie zobowiązany do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących usług hotelowych nie spełniających warunków rezerwacji oraz usług towarzyszących.

11. W przypadku nieujęcia w treści niniejszej umowy wszystkich obowiązków dotyczących świadczenia usług hotelarskich i towarzyszących zastosowanie będą miały zapisy Opisu Przedmiotu Zamówienia.

§ 6

WARTOŚĆ UMOWY

1. Cena oferty brutto zawierająca pośrednictwo i rezerwację biletów oraz inne czynności wynikające z OPZ (bez cen zakupu biletów i miejsc hotelowych) wynosi ………………………………………..

2. Zamawiający może zwiększyć kwotę o której mowa w ust. 2 podczas trwania realizacji niniejszej umowy, w zależności od sytuacji budżetowej, co nie wymaga zgody Wykonawcy.

3. Maksymalnie nominalne wynagrodzenie z tytułu realizacji niniejszej umowy nie może jednak przekroczyć kwoty 3.597.000,- zł brutto (słownie złotych: trzy miliony pięćset dziewięćdziesiąt siedem tysięcy 00/100).

4. Wynagrodzenie Wykonawcy zależeć będzie od faktycznie zakupionych biletów oraz dokonania innych czynności z tym związanych (w tym anulacji, help-desk, ubezpieczenia etc.) oraz świadczenia usług hotelowych, w tym zakupu miejsc noclegowych i usług towarzyszących w okresie obowiązywania umowy

5. Podstawą do rozliczenia z Wykonawcą będą wystawione faktury.

6. Płatność zostanie dokonana na rachunek wskazany na fakturze, który jest zgłoszony i umieszczony na

„białej liście” rachunków bankowych. W przypadku gdy na dzień płatności rachunek nie będzie znajdował się na tej liście, Zamawiającemu przysługuje prawo do wstrzymania płatności do czasu ponownego zgłoszenia i uwidocznienia tego rachunku na tej liście, co nie wpływa na terminy realizacji niniejszej umowy i nie stanowi podstawy do naliczania kar za nieterminową płatność.

7. Wykonawca dopuszcza zapłatę w systemie Metody Podzielonej Płatności.

§ 7

OŚWIADCZENIA

1. Zamawiający oświadcza, że jest podatnikiem VAT czynnym i otrzymał numer indentyfikacyjny NIP

…………………………………..

2. Wykonawca oświadcza, że prowadzi działalność gospodarczą na podstawie wpisu do

………………………………………………………………………………………………….………….. pod numerem

........................................................i potwierdza, że wpis jest zgodny z aktualnym stanem faktycznym.

3. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT, otrzymał numer indentyfikacyjny NIP , jako podatnik VAT czynny.

4. Na potrzeby rozliczeń podczas realizacji umowy stawka podatku VAT związana z rezerwacją miejsc hotelowych zagranicznych i zakupem tych usług będzie rozliczana zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku VAT, w tym z uwzględnieniem miejsca położenia rezerwowanej nieruchomości.

5. Wykonawca potwierdza, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie wykonywania usług objętych przedmiotem umowy do wysokości minimum 500.000 zł i zobowiązuje się kontynuować ubezpieczenie do zakończenia realizacji przedmiotu umowy, z zastrzeżeniem że w przypadku gdy Wykonawca nie przedstawi Zamawiającemu dowodu posiadania ubezpieczenia, jak również dowodu uiszczenia składki na ubezpieczenie, to Zamawiający uprawniony będzie do zawarcia takiej umowy na koszt i ryzyko Wykonawcy, a uiszczoną składkę potrąci z najbliższego wynagrodzenia Wykonawcy.

6. Wykonawca oświadcza, iż posiada kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy i zobowiązuje się do realizacji umowy z należytą starannością.

§ 8

REKLAMACJE

1. W przypadku dostarczenia biletu/biletów/usług hotelowych niezgodnie ze złożonym zamówieniem (błędy w danych osoby podróżującej, niezgodność w zakresie trasy, daty, klasy podróży czy innych w

stosunku do złożonego zamówienia), Zamawiający jest uprawniony do odmowy przyjęcia biletu/biletów/usług hotelowych do czasu ponownego ich dostarczenia zgodnie ze złożonym zamówieniem.

2. Wszelkie koszty związane ze zmianą rezerwacji i danych zawartych w biletach z przyczyn wskazanych w ust. 1. ponosi Wykonawca.

3. W przypadku niewykonania przez Wykonawcę zobowiązania do dostarczenia biletów/usług hotelowych w terminie umożliwiającym odbycie lotu w dacie wskazanej w zamówieniu, Zamawiający będzie uprawniony do zakupu biletów na koszt i ryzyko Wykonawcy, bez konieczności uzyskiwania upoważnienia sądu w tym zakresie.

4. W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi reklamację co do sposobu wykonania umowy, to Wykonawca zobowiązany będzie do jej rozpatrzenia w ciągu 3 dni roboczych. Nierozpatrzenie reklamacji w terminie oznacza uznanie zasadności roszczeń Zamawiającego w całości.

§ 9

KARY UMOWNE

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku wypowiedzenia umowy lub odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy, w wysokości 35.000 zł brutto.

2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1.500 zł brutto za każde zdarzenie, jeśli Wykonawca:

- nie przedstawia propozycji połączeń i ich cen na zasadach wskazanych w umowie,

- dokonuje rezerwacji lub sprzedaży biletów i usług hotelowych niezgodnie z zamówieniem Zamawiającego,

- nie przedstawia optymalnej propozycji połączeń,

- nie przedstawia optymalnej propozycji usług hotelowych,

- nie zapewnia kontaktu z Koordynatorem Wykonawcy lub z osobami obsługującymi linie telefoniczne wskazane w § 10 ust 5,

3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3.500 zł brutto za każde zdarzenie, jeśli Wykonawca:

- nie zapewnia dostępu do usługi help-desk, zapewnia dostęp w ograniczonym zakresie lub nie świadczy natychmiastowej pomocy podróżującemu,

- nie zapewnia dostępu do platformy internetowej, usługi Mobile Messenger, platformy rezerwacyjno-zakupowej NDC lub zapewnia ograniczony pod względem funkcjonalności dostęp do tych usług (jeśli Wykonawca wcześniej się do tego zobowiązał).

4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20.000 zł w przypadku nieprzedłożenia Zamawiającemu w terminie 5 dni od daty wygaśnięcia ważności dokumentów potwierdzających spełnienia standardów Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych aktualnych dokumentów potwierdzających spełnienie tego standardu. Kara umowna będzie naliczona niezależnie od kary wskazanej w ust. 1.

5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za nieprzedłożenie ogólnodostępnego cennika o którym mowa w § 4 ust 10 lub niepoinformowanie o dokonanych w nim zmianach w wysokości 500 zł brutto za każdy dzień uchybienia.

6. W razie niedostarczenia Zamawiającemu biletu / biletów lub usług hotelowych zgodnie z zamówieniem Zamawiającego, względnie dostarczenia biletu niegodnego z zamówieniem Zamawiającego, Zamawiający uprawniony będzie do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości

40 % wartości brutto biletu / biletów niedostarczonych lub usług hotelowych / wystawionych niezgodnie z zamówieniem Zamawiającego.

7. Zamawiający może potrącić należną mu kwotę kar umownych z bieżących należności wobec Wykonawcy, w tym z wynagrodzenia za dostarczane bilety, na co Wykonawca wyraża zgodę.

8. W razie nieuregulowania przez Zamawiającego płatności w terminie, Wykonawca ma prawo żądać zapłaty odsetek za zwłokę w wysokości ustawowej, po wcześniejszym, pisemnym wezwaniu do zapłaty.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przekraczającego wysokość zastrzeżonych kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

§ 10

UZGODNIENIA ORGANIZACYJNE

1. Zamawiający i Wykonawca wyznaczą osoby odpowiedzialne za koordynację realizacji niniejszej umowy. Rolą koordynatorów umowy będzie w szczególności:

a) monitorowanie przebiegu realizacji umowy;

b) dbanie o jakość i prawidłowość realizacji usług zgodnie z umową;

c) komunikacja w zakresie przebiegu umowy, w tym zauważalnych problemów, wniosków dotyczących usprawnienia realizacji umowy.

2. Koordynatorami będą:

Po stronie Zamawiającego: …………………………………………………………………………………………….

tel........................................................ e-mail: …...........

Po stronie Wykonawcy: ………………………………………………………………………………….……………...

tel......................................................... e-mail: …............

3. Strony zobowiązane są do komunikacji, w toku realizacji niniejszej umowy, na adresy wskazane w ust. 2.

4. Wykonawca będzie w pierwszej kolejności w godzinach od 8:00 do 20:00 w zakresie rezerwacji, zakupu i wskazania sposobu dostarczenia biletów a także w innych sprawach związanych z realizacją niniejszej umowy komunikował się z koordynatorem Wykonawcy. W przypadku braku możliwości kontaktu skorzysta ze sposobów wskazanych w ust. 5.

5. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia:

a) linii ogólnej w celu dokonania rezerwacji, zakupu i wskazania sposobu dostarczenia biletów dla pracowników Instytutu Techniki Budowlanej – czynnej w dni robocze w godzinach od 8.00 do 20.00;

b) linii dyżurnej (help desk) – czynnej 24h/7/365.

6. Wszystkie ww. linie telefoniczne muszą być cały czas dostępne we wskazanych godzinach, przez co rozumie się możliwość odbycia rozmowy telefonicznej z pracownikiem Wykonawcy w momencie wykonywanego połączenia.

7. Wykonawca przekaże Zamawiającemu imiona i nazwiska pracowników i numery linii telefonicznych w dniu zawarcia umowy. Wskazani pracownicy oraz koordynator ze strony wykonawcy (o którym mowa w ust. 2) muszą być zatrudnieni w ramach umowy o pracę i będą wykonywać czynności przez cały okres świadczenia usług przez Wykonawcę na jej podstawie.

8. Najpóźniej w ciągu 30 dni po zawarciu Umowy, Wykonawca, będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu – w formie pisemnej - oświadczenia o sposobie zatrudnienia i liczbie osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 7.

9. W trakcie realizacji Przedmiotu Zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt. 7 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

1) żądania oświadczeń i dokumentów (w tym umów o pracę z uwzględnieniem anonimizacji danych osobowych) w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,

2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,

3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

10. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 7. czynności w trakcie realizacji zamówienia: kopie zawartych umów o pracę (po anonimizacji danych osobowych), oświadczenie Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę

i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub Podwykonawcy.

11. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę osób obsługujących niniejsze zamówienie, mając na względzie szacunki dot. zapotrzebowania na bilety lotnicze i pozostałe usługi oraz wartość umowy, jak również terminy wykonania poszczególnych obowiązków określone w OPZ, w tym przewidywaną konieczność równoległej realizacji więcej niż jednego zlecenia.

§ 11

ROZWIĄZANIE UMOWY

1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; w tym wypadku odstąpienie od umowy może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.

2. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku, gdy dojdzie do trzykrotnego niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy a w tym w szczególności w przypadku, gdy:

- Wykonawca nie przedstawi propozycji połączeń i ich cen/dotyczących miejsc noclegowych zgodnie z zapytaniem Zamawiającego

- nie dokona rezerwacji lub sprzedaży biletów/miejsc noclegowych lub dokona tych czynności niezgodnie z zamówieniem Zamawiającego

- nie dostarczy biletów w terminie,

- nie dokona opłaty miejsca noclegowego skutkującego brakiem możliwości noclegu

- nie przedstawia optymalnej propozycji połączeń,

- zaistnieje brak możliwości kontaktu z Koordynatorem Wykonawcy lub z osobami obsługującymi linie telefoniczne wskazanymi w § 10 ust 5.

Zamawiający ma prawo w terminie do 15 dni od zaistnienia ostatniej z takich okoliczności, rozwiązać umowę lub odstąpić od umowy.

3. Niezależnie od uprawnień wskazanych w ustępie 2, w przypadku nienależytego wykonywania umowy przez Wykonawcę, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszeń, Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem 2-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

4. Strony zgodnie ustalają, że w przypadku odstąpienia od umowy, względnie jej wypowiedzenia przez Zamawiającego, Wykonawcy nie będą służyły żadne roszczenia odszkodowawcze, a w tym w szczególności roszczenia w zakresie utraconych korzyści.

§ 12

ZMIANA UMOWY

1. Postanowienia niniejszej umowy wiążą obie strony i żadna ze stron nie może powoływać się na warunki pozaumowne.

2. Strony mogą dokonać zmian umowy zgodnie z treścią art. 144 ustawy Prawo Zamówień Publicznych a ponadto w następujących przypadkach:

1) konieczności dostosowania postanowień umownych do zmian wynikających z nowelizacji powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub regulacji Przewoźników z uwagi na brak możliwości realizacji umowy wedle pierwotnej jej treści, lub z uwagi na rażącą stratę grożącą jednej ze Stron;

2) zmiany sposobu realizacji zamówienia, w szczególności zasad dokonywania, zmiany i anulacji rezerwacji, zleceń zakupów, komunikacji między stronami czy dostarczania biletów, jeśli w toku wykonywania Umowy okaże się, że zaproponowane rozwiązania są nieefektywne lub nowe rozwiązania usprawnią realizację Umowy.

3) wystąpienia dodatkowych kosztów, niemożliwych do przewidzenia przez Wykonawcę na etapie postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku zgłoszenia roszczenia o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia, obowiązek dowodowy w zakresie wykazania okoliczności wskazanych w zdaniu 1 ciąży wyłącznie na Wykonawcy a zgoda na dokonanie zmiany wyłącznie na

Zamawiającym. W przypadku udowodnienia powyższych okoliczności podstawą do negocjacji cen i ewentualnego dalszego rozliczania się Stron są powszechnie dostępne cenniki Wykonawcy.

3. Wszelkie zmiany wprowadzane do umowy dokonywane będą z poszanowaniem zasad i obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności z art. 140 ust. 3 ustawy Pzp oraz zasad ogólnych określonych tą ustawą.

1) wystąpienie konieczności wprowadzenia zmian doprecyzowujących treść umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów.

4. Nie stanowią zmiany umowy w rozumieniu art. 144 Pzp następujące wypadki, które wymagają jedynie poinformowania drugiej Strony w formie pisemnej z 3 (trzy) dniowym wyprzedzeniem:

1) zmiana danych teleadresowych Stron;

2) zmiana danych rejestrowych Stron;

3) zmiana sposobu prowadzenia korespondencji pomiędzy Stronami.

§ 13

WALORYZACJA WYNAGRODZENIA

1. Strony zobowiązują się dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w formie pisemnego aneksu, każdorazowo w przypadku wystąpienia jednej z następujących okoliczności:

1) zmiany stawki podatku od towarów i usług,

2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę

3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych

- na zasadach i w sposób określony w ust. 2 - 12, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.

2. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 pkt 1, będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu Umowy zrealizowanej, zgodnie z terminami ustalonymi Umową, po dniu wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług oraz wyłącznie do części przedmiotu Umowy, do której zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług.

3. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wartość wynagrodzenia netto nie zmieni się, a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.

4. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 pkt 2 lub 3, będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę w związku z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub dokonujących zmian w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zwiększeniem wysokości wynagrodzeń pracowników świadczących usługi do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Kwota odpowiadająca wzrostowi kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia Pracowników świadczących usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy.

6. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o odpowiednio kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku z wypłatą

wynagrodzenia pracownikom świadczącym usługi lub kwotę odpowiadającą zwiększonemu kosztowi świadczenia usług w związku ze zmianami określonymi w ust. 1 pkt 4. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników świadczących usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy.

7. W celu zawarcia aneksu, o którym mowa w ust. 1, każda ze Stron może wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy uzasadniająca zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

8. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lub pkt 3, jeżeli z wnioskiem występuje Wykonawca, jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania Umowy, w szczególności:

1) pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących usługi, wraz z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi - w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2, lub

2) pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących usługi, wraz z kwotami składek uiszczanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych/Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w części finansowanej przez Wykonawcę, z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi - w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3.

3) informacje dotyczące:

a) płaconych przez Wykonawcę składek w odniesieniu do PPK przed i po dokonaniu zmian o których mowa w ust 1 pkt 4 przez pracowników zgłoszonych do PPK i realizujących przedmiotową umowę

b) obliczony przez Wykonawcę wzrost kosztu świadczenia usług wraz z uzasadnieniem.

9. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3, jeżeli z wnioskiem występuje Zamawiający, jest on uprawniony do zobowiązania Wykonawcy do przedstawienia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni roboczych, dokumentów, z których będzie wynikać w jakim zakresie zmiana ta ma wpływ na koszty wykonania Umowy, w tym pisemnego zestawienia wynagrodzeń, o którym mowa w ust. 8 pkt 2.

10. W terminie 7 dni roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa w ust. 7, Strona, która otrzymała wniosek, przekaże drugiej Stronie informację o zakresie, w jakim zatwierdza wniosek oraz wskaże kwotę, o którą wynagrodzenie należne Wykonawcy powinno ulec zmianie, albo informację o niezatwierdzeniu wniosku wraz z uzasadnieniem.

11. W przypadku otrzymania przez Stronę informacji o niezatwierdzeniu wniosku lub częściowym zatwierdzeniu wniosku, Strona ta może ponownie wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w ust. 7. W takim przypadku przepisy ust. 8 - 10 oraz 12 stosuje się odpowiednio.

12. Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

§ 14

DANE OSOBOWE. INFORMACJA PUBLICZNA.

1. Zamawiający jako administrator danych, w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy' 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - dalej „Rozporządzenie") informuje, że dane osobowe Wykonawcy oraz personelu Wykonawcy będą przetwarzane w celach realizacji Umowy w zakresie niezbędnym do jej wykonania.

2. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami

Rozporządzenia wyłącznie w celu realizacji Umowy.

3. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę przepisów Rozporządzenia, w zakresie przetwarzania danych osobowych, w następstwie czego Zamawiający - jako Administrator Danych Osobowych zostanie zobowiązany na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany na podstawie przepisów Ustawy lub Rozporządzenia karą grzywny, Wykonawca zobowiązuje się pokryć w całości poniesione z tego tytułu przez Zamawiającego koszty, w tym szkody i koszty pomocy prawnej, postępowań sądowych.

4. Wykonawca na każdy pisemny wniosek Zamawiającego zobowiązany jest do udzielenia pisemnej informacji dotyczących przetwarzania powierzonych mu danych osobowych w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

5. Wykonawca udostępni Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązku określonego w art. 28 Rozporządzenia.

6. Po stwierdzeniu naruszeń niniejszej Umowy przez Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia tych naruszeń w terminie i sposób wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx.

7. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej Umowy, a w szczególności dotyczące go dane identyfikujące, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (j.t. Dz. U. z 2016 r. poz. 1764). która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy.

§ 15

INNE POSTANOWIENIA

1. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikających z niniejszej umowy.

2. Wykonawca nie może powierzyć zobowiązań wynikających z treści niniejszej umowy innemu podmiotowi.

3. Wykonawca zobowiązany jest w trakcie realizacji Umowy przetwarzać dane osobowe na zasadach i warunkach wskazanych w załączniku nr 6 do Umowy.

4. W sprawach spornych wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy, a nierozwiązanych na drodze polubownej, rozstrzygać będą Sądy właściwe rzeczowo i miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego.

5. Wyłącza się ogólne wzorce umowne, obowiązujące w przedsiębiorstwie Wykonawcy.

6. W granicach wyznaczonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, nieważność jakiejkolwiek części umowy, pozostaje bez wpływu na ważność jej pozostałej części. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Strony zastąpią takie postanowienia ważnymi postanowieniami wywołującymi taki sam skutek.

7. Integralną cześć niniejszej umowy stanowią załączniki: Załącznik nr 1 - Oferta Wykonawcy wraz z załącznikami. Załącznik nr 2 - Opis Przedmiotu zamówienia.

Załącznik nr 3 – Ogólnodostępny cennik Wykonawcy o którym mowa w § 4 ust 9 Umowy. Załącznik nr 4 - Aktualna Polisa lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający wymogi wskazane w § 7 ust 5 Umowy.

Załącznik nr 5 - Aktualne dokumenty potwierdzające spełnianie standardów Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.

Załącznik nr 6 - Umowa dotycząca powierzenia przetwarzania danych osobowych.

8. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla Zamawiającego i dla Wykonawcy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 6 do Umowy Nr………………….. z dnia………...

Umowa Powierzenia przetwarzania danych osobowych

Instytut Techniki Budowlanej z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, instytutem badawczym - wpisanym do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000158785, NIP:000-000-00-00, zwanym w dalszej treści Umowy „Zamawiającym”, REGON: 000063650

reprezentowanym przez:

Inspektora Ochrony Danych ,

na podstawie pełnomocnictwa z dnia r.

oraz

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator danych (jest nim Instytut Techniki Budowlanej) powierza Podmiotowi przetwarzającemu (jest nim wykonawca wyłoniony w wyniku postępowania), w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r, (zwanego w dalszej części ,,Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w Umowie w przedmiocie: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych dla pracowników ITB, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze, kolejowe, usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz usług towarzyszących” oraz w niniejszym załączniku.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z Umową, niniejszym załącznikiem, Rozporządzeniem oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

§ 2

Zakres i cel przetwarzania danych

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie niniejszej Umowy dane osobowe w postaci:

1) imię, nazwisko / nazwiska, data urodzenia pracownika, eksperta / osoby współpracującej delegowanej przez ITB w podróż służbową krajowa lub zagraniczną, numer telefonu, adres

email, seria i numer dowodu tożsamości (paszportu), miejsce podróży miasto i państwo, daty wyjazdu i powrotu.

2) inne dane osobowe niezbędne do wykonywania usługi / zlecenia przez podmiot przetwarzający, które mogą być wymagane przez państwo docelowe.

3) powyższe dane będą przetwarzane w formacie elektronicznym i / lub papierowym w zależności od wymogów organizacji realizującej rezerwację.

2. Powierzone przez Administratora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji usługi /zlecenia/ zamówienia w przedmiocie: rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych, promowych oraz rezerwacji usług hotelowych.

§ 3

Sposób wykonania Umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych

zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane osobowe w celu realizacji niniejszej Umowy.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art.

28 Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania powierzonych danych osobowych w celu realizacji niniejszej Umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

5. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa wszelkie pozyskane w celu realizacji Umowy dane osobowe oraz wszelkie ich istniejące kopie chyba, że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje przechowywanie tych danych.

6. Podmiot przetwarzający, w miarę możliwości pomaga Administratorowi danych w niezbędnym zakresie wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych, o których mowa w art. 32-36 Rozporządzenia.

7. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych zgłasza je Administratorowi danych w ciągu 48 godzin.

§ 4

Prawo kontroli

1. Administrator danych zgodnie z art. 28 Rozporządzenia ma prawo kontroli czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczaniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy.

2. Administrator danych będzie realizować prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 48 godzinnym jego uprzedzeniem.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni.

4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi danych wszelkie informacje niezbędne do wykazania obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§ 5

Podpowierzenie

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania jedynie tym podwykonawcom, którzy zostali ocenieni przez Xxxxxxx przetwarzający na podstawie jego doświadczeń zebranych podczas dotychczasowej współpracy oraz posiadają potencjał i możliwości wykonania zlecenia / zamówienia dotyczącego organizacji podróży zgodnie z przedmiotem określonym w § 1 ust.1.

2. Podwykonawca powinien spełniać te same gwarancje i obowiązki, jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.

3. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie do państw wskazanych w pisemnym zleceniu / zamówieniu na realizację usługi organizacji podróży złożonym przez Administratora danych.

4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora danych za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

§ 6

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszego załącznika, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w niniejszym załączniku, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych osobowych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania przez Podmiot przetwarzający tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez organ nadzorczy. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.

§ 7

Czas obowiązywania

Postanowienia niniejszego załącznika obowiązują przez cały okres obowiązywania niniejszej Umowy z zastrzeżeniem § 8 ust 1

§ 8

Rozwiązanie/kary umowne

1. Administrator danych może rozwiązać postanowienia niniejszego .aneksu ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:

a. pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w terminie wskazanym przez Administratora;

b. przetwarza powierzone mu dane osobowe w sposób niezgodny z niniejsza umową;

§ 9

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy „danych poufnych”. Są to wszelkie informacje, dane, materiały, dokumenty i dane osobowe otrzymane od Administratora Danych i od współpracujących z nim osób oraz dane osobowe uzyskane w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej.

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych nie będą one ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych innym celu niż wykonanie Umowy chyba, że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa.

3. Strony zobowiązują się do dołożenia wszelkich starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przekazywania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie danych poufnych w tym w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania, przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.

Zamawiający Wykonawca