Umowa nr ………………
Umowa nr ………………
zawarta w dniu w Warszawie pomiędzy:
Załącznik nr 2
- projekt umowy
Centrum Astronomicznym im. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx PAN z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Xxxxxxxx 00, wpisanym do Rejestru Instytutów prowadzonego przez Prezesa PAN pod nr RIN- III-20/98, NIP 000-000-00-00, REGON 000326339, reprezentowanym przez:
………………………… zwanym dalej Zamawiającym, a
………………………………………………………………………………………………………. reprezentowanym przez: …………………………………….………………………….…………. zwanym dalej Wykonawcą.
w wyniku udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość bez podatku od towarów i usług nie przekracza kwoty 130 tys. złotych – wyłączonego ze stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2021 poz. 1129)– w związku z art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, o następującej treści:
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest zakup i dostawa do siedziby Zamawiającego prenumeraty czasopism zagranicznych w roku 2022, zgodnie z wykazem tytułów i ich wyceną podaną w ofercie, stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
2. Termin realizacji jest zgodny z kalendarzem ukazywania się kolejnych zeszytów czasopism na rok 2022 i jest równoznaczny z dostarczeniem kompletu numerów danego tytułu, w formie papierowej i online, za rok 2022, niezależnie od daty ich wydania.
3. Czasopisma niezwłocznie po ukazaniu się będą dostarczane bezpośrednio od wydawcy do Zamawiającego.
4. Jeżeli zajdzie konieczność wykonania zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nie przekraczających łącznie 20% wartości realizowanego zamówienia, to Zamawiający zleci Wykonawcy wykonanie takiego zamówienia, a Wykonawca je wykona z zachowaniem zasad określonych w § 2 i załączonej ofercie.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia zakresu przedmiotu umowy o wartość nie większą niż 20% wartości łącznego wynagrodzenia umownego brutto. Wykonawcy nie będzie przysługiwało żadne roszczenie z tego tytułu, a wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zmienione w odniesieniu do czasopism objętych zmianą.
§ 2
Obowiązki Wykonawcy
Do obowiązków Wykonawcy należy:
1) Przyjmowanie i potwierdzanie zamówień Zamawiającego.
2) Niezwłoczne składanie zamówień u wydawców zagranicznych.
3) Niezwłoczne dokonywanie transferów przedpłat do wydawców zagranicznych.
4) Utrzymywanie kontaktów z kontrahentami zagranicznymi i koordynacja dostaw zamówionych czasopism.
5) Prowadzenie wszelkich postępowań związanych z realizacją zamówienia, a w szczególności postępowań celnych i administracyjnych.
6) Rozliczenia z urzędem skarbowym dotyczące wewnątrzwspólnotowego obrotu towarów.
7) Przyjmowanie od Zamawiającego i przedkładanie wydawcom reklamacji dotyczących braków/opóźnień w dostawach czasopism z zachowaniem terminów określonych przez wydawców. Terminy te w zależności od kraju wydawcy określone są na:
a) - dla Europy – do 3 miesięcy od daty wydania numeru;
b) - dla pozaeuropejskich – do 6 miesięcy od daty wydania numeru.
8) Monitowanie wydawcy o dostarczenie brakujących zeszytów aż do ich otrzymania.
9) Przyjmowanie reklamacji, dotyczących wad fizycznych lub technicznych, które będą składane w następujących terminach:
a) do 14 dni od daty otrzymania przesyłki – w przypadku wad fizycznych powstałych w wyniku uszkodzeń w transporcie
b) do 3 miesięcy od daty otrzymania przesyłki – w przypadku wad technicznych powstałych
w procesie produkcji.
10) Niezwłoczne załatwianie reklamacji, dotyczących braku dostępu online do czasopism, dla których dostęp online został dodatkowo opłacony, lub jest oferowany przez wydawcę w ramach opłaty za wersję drukowaną.
11) Zapewnienie dostępu online dla Zakładu Astrofizyki I w Toruniu i Zakładu AstroCeNT w Warszawie, o ile wydawca nie zastrzega, że dostęp online może być aktywowany tylko dla jednego adresu IP lub jednej lokalizacji geograficznej Zamawiającego.
12) Dołożenie wszelkich starań aby zapewnić ciągłość dostępu online do czasopism, w przypadku zmiany adresu IP Zamawiającego.
13) Informowanie Zamawiającego o wszelkich zmianach wydawniczych, w szczególności dostarczanie informacji o zmianach dotyczących prenumerowanych czasopism, a w szczególności: zmianach tytułu, częstotliwości ukazywania się, zmianach zasad dostępu online, zaprzestania publikacji.
14) Przyjmowanie od Zamawiającego zamówień na nowe tytuły oraz rezygnację z tytułów zamówionych, z zastrzeżeniem, że rezygnacja musi być złożona w formie pisemnej, przed otrzymaniem przez Zamawiającego pierwszego numeru. Anulowanie zamówienia, po przekazaniu należności wydawcy, uzależnione jest od zgody wydawcy.
15) Informowanie Zamawiającego o nowych ofertach Wydawców.
16) Zapewnienie Zamawiającemu pełnej obsługi bibliograficznej.
§ 3
Obowiązki Zamawiającego
Do obowiązków Zamawiającego należy:
1) Dokonanie przedpłaty w wysokości podanej w fakturze pro forma, na konto Wykonawcy wskazane w rachunku.
2) Terminowe zgłaszanie reklamacji.
§ 4
Warunki finansowe
1. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za realizację Przedmiotu umowy, zgodnie z Ofertą Wykonawcy, Strony ustalają na kwotę brutto: …………….… (słownie: ),
w tym podatek VAT wg stawki obowiązującej na dzień zawarcia umowy.
2. Wynagrodzenie zostanie zapłacone w formie przedpłaty, na podstawie faktury pro-forma, wystawionej przez Wykonawcę w ciągu 5 dni od dnia zawarcia Umowy . Przedpłata, o której mowa w § 3 ust. 1 i w § 4 ust. 2 zostanie dokonana jednorazowo, po podpisaniu Umowy i doręczeniu faktury pro forma, jednak nie później niż w terminie do 30 dni od jej podpisania.
3. Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia faktury korygującej wysokość wniesionej przedpłaty do wartości odpowiadającej rzeczywiście zrealizowanemu zakresowi przedmiotu zamówienia, w terminie 14 dni od daty dostarczenia ostatniego numeru czasopisma. O dacie dostarczenia ostatniego numeru za rok 2022 Zamawiający powiadomi Wykonawcę pisemnie.
4. Za termin dokonania zapłaty Strony uznają datę dokonania dyspozycji przelewu z konta Zamawiającego na konto Wykonawcy.
5. Wykonawca może złożyć fakturę w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania – adres PEF/numer PEPPOL: NIP 5250008956.
§ 5
Ceny i rozliczenia
1. Dokonanie przedpłaty zostanie potwierdzona przez Wykonawcę fakturą VAT, wystawioną w terminie 7 dni od daty wpływu przedpłaty na rachunek Wykonawcy.
2. Całkowite rozliczenie nastąpi po ostatecznym zakończeniu transakcji z wydawcami zagranicznymi, na podstawie rachunku Importera, po dostarczeniu ostatniego numeru czasopisma do Zamawiającego, jednak nie później niż do dnia 31 marca 2023 r.
3. Podstawą rozliczenia jest cena ofertowa, o której mowa w § 4 ust.1.
4. Za niewydane numery czasopism (czasopismo przestaje się ukazywać lub zmienia częstotliwość kolejnych wydań) przysługuje Zamawiającemu zwrot przedpłaty w wysokości odpowiadającej cenie niedostarczonych numerów.
5. Zmiana cen prenumeraty, wskazanych w ofercie, może dotyczyć jedynie okoliczności niezależnych od importera i niemożliwych do przewidzenia w czasie zawierania umowy, takich jak: zmiana wysokości podatku od towarów i usług (VAT) oraz opłat celnych (importowych). Importer obowiązany jest w przypadku wzrostu ceny podać przyczynę zmian i powołać się na odpowiedni przepis.
§ 6
Kary umowne
1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, a ciążących na Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu odszkodowanie w formie kar umownych w następującej wysokości:
1) za opóźnienie w dostarczeniu egzemplarzy czasopism, liczone od terminów wymienionych w § 1 ust. 3 umowy, w wysokości 1% wartości rocznej prenumeraty danego czasopisma za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
2) za każdy dzień braku dostępu online, zaistniałego z winy Wykonawcy, po upływie 7 dni od daty wniesienia reklamacji, w wysokości 0,15% wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 umowy,
3) za każdy numer czasopisma opublikowany przez wydawcę, a nie dostarczony Zamawiającemu w umówionym terminie, w wysokości równowartości trzykrotnej ceny niedostarczonych zeszytów,
4) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – 10% wartości przedmiotu umowy brutto, o której mowa w § 4 ust. 1, powiększone o kary umowne naliczone z innych tytułów.
2. Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć ..% wynagrodzenia umownego, o którym mowa w § 4 ust.1
3. W przypadku niedotrzymania uzgodnionych terminów zapłaty przedpłaty, Zamawiający na pisemny wniosek Wykonawcy zobowiązuje się zapłacić karę umowną w wysokości 0,15% wysokości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, jednak nie więcej niż 10% wartości należności wpłaconej z opóźnieniem.
4. Jeżeli kara umowna nie pokrywa rzeczywiście poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego, dokumentując swoje roszczenie wyliczeniem rzeczywiście poniesionych szkód, na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego.
5. Zapłacenie przez Wykonawcę kar umownych nie zwalnia go z wykonania zobowiązań wynikających z umowy.
6. Kara umowna powinna być zapłacona w terminie 14 dni od daty wystąpienia z żądaniem jej zapłaty.
§ 7
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiający i Wykonawca mogą odstąpić od umowy w przypadkach określonych w przepisach prawa a także w niniejszej umowie.
2. Zamawiający może odstąpić od umowy w szczególności jeśli:
1) Wykonawca, mimo podpisania umowy, nie podjął realizacji umowy w terminie 30 dni od daty jej podpisania, mimo dodatkowego wezwania ze strony Zamawiającego złożonego na piśmie,
2) Wykonawca pomimo uprzednich pisemnych zastrzeżeń uporczywie nie wykonuje postanowień zgodnie z warunkami umowy,
3) Wykonawca przystąpił do likwidacji swojej firmy lub też wydany został nakaz zajęcia majątku Wykonawcy lub Wykonawca ogłosił zrzeczenie się swego majątku na rzecz osób trzecich.
3. Wykonawca może odstąpić od umowy, jeśli Zamawiający:
1) zawiadomił Wykonawcę, że nie będzie mógł pokrywać zobowiązań finansowych wynikających z realizacji umowy,
2) nie wpłacił przedpłaty określonej w § 3 ust. 1 pomimo dodatkowego wezwania ze strony Wykonawcy.
4. Odstąpienie od Umowy może zostać dokonane w terminie 14 dni od daty powzięcia informacji o zdarzeniu, stanowiącym podstawę odstąpienia i powinno nastąpić w formie pisemnej i zawierać uzasadnienie pod rygorem nieważności takiego oświadczenia.
5. W przypadku odstąpienia od umowy, Wykonawca powinien natychmiast wstrzymać realizację umowy. W takim przypadku Wykonawca zwróci Zamawiającemu wartość przedpłaty obejmującą niezrealizowaną część przedmiotu umowy, według cen zawartych w ofercie i wystawi fakturę korygującą.
§ 8
1. Jeżeli Zamawiający odstąpi od umowy z powodu naruszenia przez Wykonawcę podstawowych warunków umowy, Wykonawca wystawi fakturę korygującą.
2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach, bez konieczności zapłaty jakichkolwiek kar umownych.
§ 9
1. Strony wyznaczają następujące osoby w sprawach kontaktu niezbędnego do prawidłowego wykonania niniejszej Umowy:
1) Ze strony Zamawiającego: p. ……….., tel. ………., ………………….
2) Ze strony Wykonawcy: p. ………….. tel. ………., …………………………
2. Zmiana osób lub danych kontaktowych opisanych w ust. 1 niniejszego paragrafu nie stanowi zmiany niniejszej Umowy i nie wymaga sporządzenia i podpisania przez Strony aneksu.
§10
1. Wszelkie pisma doręczane będą stronom pod adresy wskazane w komparycji umowy.
2. Oświadczenie lub inne pismo przesłane listem poleconym na adres określony w ust. 1 i nie odebrane przez adresata, strony uznają za prawidłowo i skutecznie doręczone, bez względu na to, czy została ona przyjęta, zwrócona, awizowana, czy też odmówiono jej przyjęcia z jakichkolwiek przyczyn.
3. Strony są zobowiązane do wzajemnego powiadamiania się na piśmie o każdej zmianie adresu. Powiadomienie jest skuteczne od chwili jego doręczenia stronie, do której jest zaadresowane.
4. Niedopełnienie obowiązku, o którym mowa w ust. 3 powoduje, że pismo wysłane pod adres określony w ust. 1 uznaje się za doręczone.
5. Za dzień doręczenia uznaje się dzień wskazany przez właściwy urząd pocztowy jako dzień doręczenia, drugiego awizowania lub odmowy przyjęcia przesyłki.
§ 11
1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy oraz jej załączników wymagają zgody Stron oraz zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Strony będą dążyć do polubownego rozstrzygnięcia ewentualnych sporów mogących wyniknąć w związku z wykonywaniem postanowień niniejszej Umowy. W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia spór rozstrzygać będzie Sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie właściwe przepisy prawa polskiego, w tym postanowienia Kodeksu cywilnego oraz innych przepisów prawa
powszechnie obowiązującego.
4. Strony oświadczają, iż są należycie umocowane do zawarcia i wykonania niniejszej Umowy i nie jest wymagana odrębna zgoda lub czynność innej osoby lub organu.
5. Żadna ze Stron nie ma uprawnień, ani też nie ma zobowiązań, innych niż te, które wprost wynikają z niniejszej Umowy.
6. Strony oświadczają, że okazały sobie przy podpisywaniu niniejszej Umowy stosowne dokumenty, wykazujące ich tożsamość i potwierdzające prawidłową reprezentację, uprawniającą do zawarcia niniejszej Umowy.
7. Jeśli w dowolnym czasie jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy okaże się lub stanie bezprawne, nieważne lub niemożliwe do wyegzekwowania w jakimkolwiek aspekcie na mocy dowolnego prawa jakiejkolwiek jurysdykcji, nie będzie to miało żadnego wpływu na ważność czy możliwość egzekwowania pozostałych postanowień niniejszej Umowy.
8. Wykonawca wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Zamawiającego, a w szczególności na upublicznienie informacji dotyczących realizowanej usługi, podmiotu wykonującego usługę oraz kosztów jej realizacji.
9. Niniejsza Umowa nie może być interpretowana, jako ustanawiająca jakiekolwiek inny stosunek prawny lub uprawnienia, niż przewidziane wprost niniejszą Umową.
10. Strony ustalają, że niniejsza Umowa została sporządzona w języku polskim i ten język jest właściwym do jej interpretacji.
11. Strony zgodnie oświadczają, iż poza niniejszą Umową, w zakresie objętym jej treścią, nie istnieją dokonane między nimi jakiekolwiek dodatkowe pisemne lub ustne ustalenia, porozumienia, uzgodnienia i umowy, zawarte przez Strony związane bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem niniejszej Umowy.
12. Strony zgodnie oświadczają, że z chwilą zawarcia niniejszej Umowy tracą moc jakiekolwiek wcześniejsze ustalenia, umowy czy też porozumienia, pisemne lub ustne, zawarte przez Strony związane bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem niniejszej Umowy.
13. Preambuła jest rozumiana przez Strony jako część Umowy mająca wpływ na rozumienie i interpretację jej wiążących postanowień.
14. Załączniki do niniejszej Umowy Strony uznają za integralną część niniejszej Umowy, pozostające w bezpośrednim i ścisłym związku z istnieniem Umowy. W razie wątpliwości postanowienia zawarte w załącznikach należy rozumieć i interpretować w świetle postanowień niniejszej Umowy.
15. Niniejszą Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
Postanowienia końcowe
1. We wszystkich sprawach nie uregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. Ewentualne sprawy sporne rozpatrywane będą przez sąd powszechny właściwy rzeczowo wg siedziby Zamawiającego.
3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Umowa niniejsza została sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Stron.
Integralną częścią umowy jest oferta Wykonawcy wraz z formularzem cenowym.