UMOWA nr …… (Projektowane Postanowienia Umowy)
UMOWA nr …… (Projektowane Postanowienia Umowy)
zawarta w dniu _r. w Grodzisku Mazowieckim pomiędzy:
Warszawską Koleją Dojazdową sp. z o.o.
z siedzibą w 00-000 Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx 00
działającą na podstawie wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr 0000116702, którą reprezentują:
1.
2.
NIP 000-00-00-000, REGON 017194070
zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”
a1
z siedzibą w działającą/ym na podstawie , którą/ego reprezentuje/ą:
1.
2.
NIP , REGON
zwaną/ym w dalszej części umowy „Wykonawcą”
łącznie zwanych “Stronami”
§1.
USTALENIA OGÓLNE
1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta w rezultacie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami na podstawie Regulaminu udzielania zamówień sektorowych przez Warszawską Kolej Dojazdową sp. z o.o., wyłączonych ze stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019 z xxxx.xx.). Prawa i obowiązki wynikające z niniejszej Umowy należy interpretować w kontekście całości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będącego podstawą zawarcia niniejszej Umowy, zgodnie z dyspozycją przepisu art. 65 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r., poz. 1740 z xxxx.xx.), zwane dalej jako „Kodeks cywilny”.
2. Zamawiający oświadcza, że jako podmiot realizujący zadania z zakresu publicznego transportu zbiorowego, organizuje i zarządza przewozami o charakterze użyteczności publicznej w ramach Umowy o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego na obszarze województwa mazowieckiego. Do zakresu działania Zamawiającego należą x.xx. zadania będące przedmiotem niniejszej umowy tj. kontrola dokumentów przewozu pasażerów w pociągach Warszawskiej Kolei Dojazdowej sp. z o.o. oraz prowadzenie windykacji i egzekucji należności powstałych z tytułu wystawionych „Wezwań do zapłaty” opłat dodatkowych i należności przewozowych.
3. Celem niniejszej Umowy jest określenie szczegółowych warunków wykonywania przez Wykonawcę wymienionych powyżej zadań. Umowa określa również warunki wynagradzania Wykonawcy za wykonywanie tych zadań, a także zasady prowadzenia przez Zamawiającego nadzoru nad realizacją Umowy.
4. Objęte Umową obowiązki Wykonawca realizować będzie w oparciu o jej treść oraz odnoszące się do przedmiotu Umowy wytyczne i regulacje prawne określone w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszej Umowy.
5. Wszystkie czynności służące realizacji niniejszej Umowy Wykonawca wykonywać będzie w imieniu, na rzecz i z umocowania
Zamawiającego na podstawie stosownych pełnomocnictw.
6. Zamawiający udzieli Wykonawcy odrębnego pełnomocnictwa do wykonywania w jego imieniu czynności określonych w § 2 Umowy, w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami prawa.
1 W przypadku, gdy umowa będzie zawierana z konsorcjum zostaną wpisane dane pełnomocnika oraz partnerów konsorcjum.
7. Wszystkie wpływy z opłat, o których mowa w §2 ust. 1 Umowy, otrzymane i wyegzekwowane przez Wykonawcę od pasażerów, w tym wpływy z tytułu: pobranych opłat dodatkowych i należności przewozowych, naliczonych odsetek oraz zwrotu kosztów: upomnień sądowych, komorniczych i innych związanych z windykacją i zasądzonych przez sąd, stanowią dochód Zamawiającego.
8. Wykonawca upoważniony jest do pobierania należności wymienionych w ust. 7 w postaci bezgotówkowej, na własny, wyodrębniony rachunek bankowy, do którego wgląd będzie miał Zamawiający, z zastrzeżeniem, że całość środków zgromadzonych w danym dniu na tym rachunku (tj. 100% salda) przekazywana będzie następnego dnia roboczego na wskazany rachunek bankowy Zamawiającego.
9. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osoby, posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do prawidłowego świadczenia usługi określonej w niniejszej Umowie, jak również zobowiązany jest zagwarantować, że wykorzystywane do realizacji zamówienia systemy, urządzenia i sprzęt, będące w posiadaniu Wykonawcy, dysponują odpowiednimi certyfikatami i spełniają wszelkie wymagania w zakresie bezpieczeństwa i ochrony środowiska.
10. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował następującymi osobami do świadczenia usługi:
1) w zakresie kontroli biletów i dokumentów przewozu w pociągach:
a) co najmniej jedna osoba do kierowania zespołem kontrolerów,
b) co najmniej osiem osób - kontrolerów przeznaczonych do kontroli dokumentów przewozu.
2) prowadzenie windykacji i egzekucji należności z tytułu ich nieuregulowania, w tym:
a) co najmniej jedna osoba do kierowanie zespołem windykacyjnym,
b) co najmniej trzy osoby do windykacji należności,
c) co najmniej jedna osoba do obsługi biura pasażerów.
3) Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji przez osoby wymienione w ust. 10 pkt 1 i 2.
4) Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem realizacji niniejszej usługi, wykaz osób uprawnionych do jej wykonania, zgodny z postanowieniem §1 ust. 10 pkt. 1-3 niniejszej Umowy.
11. Wykonawca zobowiązany jest do udostępniania bez zbędnej zwłoki, na każde żądanie Zamawiającego, wszelkich informacji i/lub wyjaśnień o działaniach podejmowanych w związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy, również tych które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa.
12. Xxxxxx powołują swoich przedstawicieli upoważnionych do współpracy podczas realizacji przedmiotu zamówienia w osobach:
1) ze strony Zamawiającego:
kontrola biletów ....................................... tel. ....................................., e-mail: .............................
windykacja należności ………………………………………. tel. …………………………. e-mail: ………………………
2) ze strony Wykonawcy:
kontrola biletów ………………………………………. tel. …………………………. e-mail: ………………………
windykacja należności ………………………………………. tel. …………………………. e-mail: ………………………
13. Do kompetencji przedstawicieli Stron, o których mowa w ust. 12, należą:
1) bieżąca współpraca podczas realizacji Umowy i uzgadnianie form i metod pracy oraz udzielanie informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy,
2) nadzór nad realizacją Umowy i inne czynności przewidziane w Umowie oraz w jej załącznikach.
14. Osoby wskazane w ust. 12 pkt. 1 nie są uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Xxxxxxxxxxxxx.
15. Zmiana nazw, danych osobowych, adresowych i kontaktowych, o których mowa w ust. 12 niniejszego paragrafu nie powoduje konieczności zmiany treści Umowy. Strony za wystarczające uznają niezwłoczne pisemne poinformowanie o dokonanej zmianie. Zmiana staje się skuteczna z chwilą otrzymania przez drugą Stronę informacji z danymi nowego przedstawiciela lub nowych danych adresowych i kontaktowych.
16. Strony zgodnie ustalają, że obowiązującą formą kontaktu Stron umowy są: forma elektroniczna oraz forma pisemna. Korespondencja związana z realizacją niniejszej Umowy kierowana będzie do Zamawiającego na adres:
……………………………………………………
…………………………………………………… e-mail: …………………………………………..
Korespondencja związana z realizacją niniejszej Umowy kierowana będzie do Wykonawcy na adres:
……………………………………………………
…………………………………………………… e-mail: …………………………………………..
§2.
PRZEDMIOT UMOWY
1. Zamawiający powierza Wykonawcy świadczenie usługi kontroli biletów i windykacji należności w zakresie wymienionym poniżej:
1) prowadzenie kontroli biletów oraz dokumentów przewozu w pociągach Warszawskiej Kolei Dojazdowej sp. z o.o. a także w przypadku wystąpienia takiej konieczności w autobusach komunikacji zastępczej,
2) pobieranie opłat dodatkowych i należności przewozowych oraz opłat manipulacyjnych za anulowanie opłat dodatkowych od pasażerów, którym wystawione zostały „Wezwania do zapłaty”,
3) nakładanie i pobieranie opłat dodatkowych z tytułu nieuzasadnionego zatrzymania pojazdu,
4) nakładanie i pobieranie opłat z tytułu naruszenia przepisów, dotyczących przewozu zwierząt i rzeczy w pojazdach,
5) informowanie Xxxxxxxxxxxxx na piśmie o wszelkich stwierdzonych przypadkach fałszowania biletów, a także innych przypadkach naruszenia prawa przez pasażerów,
6) niezwłoczne, pisemne informowanie Zamawiającego o wszelkich zauważonych nieprawidłowościach dotyczących stanu technicznego i sprawności kasowników w kontrolowanych pojazdach Zamawiającego w przypadkach mogących uniemożliwić skuteczne przeprowadzenie kontroli,
7) zgłaszanie każdego przypadku wyłudzenia przejazdu w myśl art. 121 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. Kodeksu Wykroczeń (Dz.U. z 2021 r., poz. 281), do właściwego miejscowego Komisariatu Policji,
8) rozpatrywanie reklamacji od wystawionych „Wezwań do zapłaty” i skarg pasażerów dotyczących świadczenia usługi przez
Wykonawcę w czasie obowiązywania umowy,
9) rozpatrywanie wszystkich reklamacji i skarg dotyczących realizacji zamówienia przez Wykonawcę w okresie realizacji Umowy oraz do upływu 3 miesięcy od zakończenia świadczenia usług objętych niniejszą Umową,
10) prowadzenie przez Wykonawcę windykacji i egzekucji należności z tytułu nieuregulowania przez pasażerów:
a) należności przewozowych i opłat dodatkowych z tytułu jazdy bez ważnego biletu,
b) opłat dodatkowych z tytułu nieuzasadnionego zatrzymania pojazdu,
c) opłat dodatkowych z tytułu naruszenia przepisów, dotyczących przewozu rzeczy i zwierząt w określonym na „Wezwaniu do zapłaty” terminie.
11) przekazanie pełnej dokumentacji spraw niezakończonych wskazanemu przez Zamawiającego podmiotowi lub Zamawiającemu, na koszt Wykonawcy, w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji niniejszej Umowy i zabezpieczenie dochodzonych w ramach tych spraw roszczeń w tym okresie,
12) wykonywanie innych czynności zleconych przez Zamawiającego, a wynikających z postanowień niniejszej Umowy i/lub Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej Umowy.
2. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zastosowania oprogramowania niezbędnego do świadczenia usługi, którego opis funkcjonalny został zawarty w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy. Oprogramowanie będzie funkcjonowało na następujących zasadach:
1) Zamawiający, po zapoznaniu się z systemem Wykonawcy wyrazi zgodę na jego użytkowanie jeśli będzie spełniać wymagania i zapewniać funkcjonalności opisane w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy,
2) Wykonawca na podstawie systemu, o którym mowa w Załączniku nr 1 będzie prowadził ewidencję wszystkich operacji, które będzie dokonywał oraz wszelkich możliwych informacji związanych ze sprawą (informacje o etapach prowadzonej windykacji należności itp.),
3) Koszty związane z przekazaniem (eksportem) danych będą obciążały Wykonawcę,
4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu i weryfikacji oprogramowania Wykonawcy,
5) Wykonawca udostępni Zamawiającemu, o ile w stosowanym przez niego oprogramowaniu będzie to wykonalne, możliwość korzystania z systemu, użytkowanego przez Wykonawcę (wgląd zdalny).
3. Szczegółowy sposób realizacji niniejszej Umowy został wskazany przez Zamawiającego w Załączniku nr 4 do Umowy pod nazwą
„Opis przedmiotu zamówienia” i stanowi nieodłączny element niniejszej Umowy. Jeżeli postanowienia niniejszej Umowy nie stanowią inaczej, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu Umowy w sposób wskazany w ww. Załączniku.
4. Wykonawca będzie wykonywał przedmiot Umowy z wykorzystaniem wyłącznie tych podmiotów, na których zdolnościach polegał w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z treścią złożonej oferty.
5. W przypadku zmiany podmiotów, o których mowa w ust. 4 Wykonawca jest zobowiązany zwrócić się do Zamawiającego o akceptację takiej zmiany, przedstawiając informacje o proponowanych podmiotach, zgodnie z wymogami wynikającymi ze Specyfikacji Warunków Zamówienia. Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę, jeśli zaproponowana zmiana nie wpłynie negatywnie na ocenę Wykonawcy, zgodnie z warunkami udziału w postępowaniu wskazanymi w Specyfikacji Warunków Zamówienia. W przypadku braku uwag Zamawiającego w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia zmiany do akceptacji, uważa się, że Zamawiający zmianę zaakceptował. Zmiana ta nie wymaga aneksu do Umowy.
6. Przy wykonywaniu niniejszej umowy Wykonawca może posługiwać się osobami trzecimi, z zastrzeżeniem spełnienia warunku, o którym mowa w ust. 5. Za działania i zaniechania osób trzecich Wykonawca odpowiada jak za działania i zaniechania własne.
7. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę (bez udziału podwykonawców) kluczowych części zamówienia lub zadań.
8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za szkodę wyrządzoną w mieniu należącym do Zamawiającego albo pasażerów, jeżeli wystąpi ona podczas, albo na skutek realizacji przedmiotu Umowy przez Wykonawcę.
9. Wykonawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za wystąpienie szkód po stronie pasażera lub/i kontrolerów, które zostaną stwierdzone w trakcie lub na skutek realizacji przedmiotu Umowy przez Wykonawcę.
10. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie mniejszą niż 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych), z terminem jego obowiązywania przez cały okres realizacji niniejszej Umowy. W przypadku posiadania przez Wykonawcę okresowego dokumentu ubezpieczenia, Zamawiający dopuszcza przedłużenie jego terminu i aktualizację, pod warunkiem jego złożenia Zamawiającemu, przed upływem ważności poprzedniego dokumentu ubezpieczenia. Aktualizacja dokumentu winna być złożona Zamawiającemu, z co najmniej 3-dniowym wyprzedzeniem przed upływem ważności obecnego ubezpieczenia.
Niniejsza Umowa zostaje zawarta na okres:
§3.
OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY
1. W zakresie kontroli biletów i dokumentów przewozowych – Umowa obowiązuje 18 miesięcy od rozpoczęcia usługi tj. od dnia
…………………… do dnia r.
2. W zakresie świadczenia usługi windykacji należności z tytułu nałożonych opłat – Umowa obowiązuje 30 miesięcy od dnia rozpoczęcia usługi, od dnia ………………..…… do dnia , w tym na potrzeby realizacji niniejszej Umowy ustala się
następujący podział na następujące okresy świadczenia usługi windykacji:
a) 1 miesiąc - pierwszy miesiąc prowadzenia windykacji,
b) 22 miesiące – licząc od drugiego miesiąca rozpoczęcia prowadzenia windykacji, o której mowa w ust. 2,
c) 15 miesięcy – licząc od czwartego miesiąca rozpoczęcia prowadzenia windykacji, o której mowa w ust. 2,
d) 12 miesięcy – licząc od zakończenia usługi kontroli, o której mowa w ust. 1.
§4.
KONTROLA I SPOSÓB REALIZACJI USŁUG
1. W zakresie realizacji usługi kontroli biletów Zamawiający przewiduje, że:
1) Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli prawidłowości wykonywanych czynności kontrolnych przez osoby wskazane przez Wykonawcę do realizacji Umowy, wgląd w pełną ewidencję podróżnych, jadących bez ważnego dokumentu przewozu oraz zmianę decyzji Wykonawcy w przedmiocie nałożonej na skutek realizacji usługi opłaty,
2) Zamawiający posiada prawo oceny pracy kontrolerów Wykonawcy, którzy zobowiązani są posiadać stosowne uprawnienia i kwalifikacje, niezbędne do realizacji przedmiotu Umowy. W przypadku negatywnej oceny kontrolera, na pisemne żądanie Zamawiającego, Wykonawca odsunie wskazaną osobę od wykonywania czynności objętych Umową oraz cofnie kontrolerowi upoważnienie do przeprowadzania usługi kontroli, a dokumenty kontrolera uprawniające go do kontroli niezwłocznie zostaną przekazane Zamawiającemu,
3) Zamawiający ceduje na Wykonawcę wyłączne prawo wzywania funkcjonariuszy Policji oraz Straży Miejskiej w przypadku braku możliwości ustalenia tożsamości podróżnego oraz zakłócania przez niego porządku podczas przeprowadzanej kontroli w celu podjęcia czynności zmierzających do ustalenia jego tożsamości zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
4) Wykonawca zapewnia kontrolerom biletowym identyfikatory, legitymacje, protokoły i wezwania do uiszczenia opłaty dodatkowej we własnym zakresie i na własny koszt, po uzgodnieniu wzorów i treści z Zamawiającym. Legitymacje i identyfikatory podlegają ścisłej ewidencji i będą każdorazowo podpisywane przez Xxxxxxxxxxxxx,
5) Wykonawca ewidencjonuje wszystkie wezwania – protokoły z tytułu nałożonych opłat dodatkowych zachowując ich ciągłość numeryczną,
6) Wykonawca zobowiązany jest przedstawić pierwszy harmonogram kontroli na 5 dni przed planowanym rozpoczęciem usługi. Jeżeli ustalony dzień przedłożenia harmonogramu jest dniem ustawowo wolnym od pracy, harmonogram winien być przedłożony w dniu poprzedzającym dzień wolny,
7) Wykonawca zobowiązany jest na każde żądanie Zamawiającego do przekazania wyjaśnień na ewentualne skargi i reklamacje pasażerów dotyczące jakości lub sposobu realizacji Umowy (np. związanych z nieodpowiednim zachowaniem kontrolerów) w terminie 5 dni roboczych,
8) Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania, otwarcia i utrzymania przez cały okres realizacji zamówienia, o którym mowa w postanowieniu § 3 ust. 1 niniejszej Umowy, Biura obsługi pasażerów, którzy będą mieli możliwość drogą pośrednią i bezpośrednią zgłaszać reklamacje, skargi w sprawach związanych z realizacją Umowy przez Wykonawcę. Biuro winno być zlokalizowane wzdłuż linii kolejowej Zamawiającego, na odcinku Grodzisk Mazowiecki Radońska – Warszawa Śródmieście, a jego lokalizacja wymaga pisemnej akceptacji Zamawiającego. Zasady działania biura zostały wskazane przez Zamawiającego w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszej Umowy.
9) Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego złożenia Zamawiającemu raportu z ujawnienia fałszywego biletu,
10) Wykonawca jest zobowiązany do opracowania szczegółowej instrukcji raportu dziennego kontrolerów uwzględniając ilości skontrolowanych pociągów i przedstawienie jej na każde żądanie Zamawiającego,
11) Wykonawca jest zobowiązany w terminie 7 dni kalendarzowych od daty wpływu żądania Zamawiającego udzielić mu szczegółowych wyjaśnień dotyczących wykonania przedmiotu Umowy w zakresie świadczonej usługi kontroli lub/i windykacji należności.
12) Wykonawca zobowiązany jest do rozpatrywania reklamacji od nałożonych opłat dodatkowych oraz skarg pasażerów dot. usług świadczonych przez Wykonawcę, niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni w przypadku reklamacji oraz nie później niż w terminie 1 miesiąca kalendarzowego w przypadku skargi od dnia wpływu do Wykonawcy lub Zamawiającego oraz wysłania odpowiedzi na pismo listem rejestrowanym bądź drogą elektroniczną w przypadku, gdy w taki sposób wpłynęła skarga/reklamacja.
2. W zakresie realizacji usługi windykacji należności Zamawiający przewiduje:
1) Do obowiązków Wykonawcy należy prowadzenie windykacji należności powstałych z tytułu wystawienia wezwań do zapłaty opłat dodatkowych i należności przewozowych, w tym windykacji przedsądowej polegającej na dokonywaniu czynności przewidzianych przepisami prawa, zmierzających do odzyskania należności wraz z ustawowymi odsetkami, jak również
windykacji prowadzonej poprzez wnoszenie w imieniu Xxxxxxxxxxxxx pozwów do sądu oraz występowanie przed sądem w imieniu Xxxxxxxxxxxxx osób do tego uprawnionych, a następnie kierowanie wniosków egzekucyjnych do komornika, zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego, po wcześniejszym uzgodnieniu i akceptacji ze strony Zamawiającego wykazu spraw, które będą przekazane do egzekucji komorniczej,
2) Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z obowiązkami, o których mowa w ust. 2 pkt. 1) niniejszego paragrafu,
3) Wykonawca zobowiązany jest założyć i prowadzić wyodrębniony rachunek bankowy, dedykowany do realizacji przedmiotu Umowy, na który uiszczane będą opłaty wyegzekwowane od pasażerów/podróżnych/dłużników oraz wpłacane przez komornika, do którego Zamawiający zastrzega sobie zdalny dostęp. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do przyjmowania kwot wyegzekwowanych przez komornika na w/w konto Wykonawcy,
4) Do prowadzenia procesu windykacji należności Wykonawca wykorzystywać będzie oprogramowanie, o który mowa w § 2 ust. 2 niniejszej Umowy, na zasadach wskazanych w Załączniku nr 1 do Umowy,
5) Wykonawca zapewni ściągalność należności wymienionych w postanowieniu § 2 ust. 1 niniejszej Umowy, wyliczaną w sposób określony w ust. 2 pkt 6) niniejszego paragrafu, na poziomie minimum 45 % w trzech pierwszych ujęciach półrocznych, licząc od rozpoczęcia świadczenia usługi, pod rygorem naliczenia kar umownych o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 Umowy. Wskaźnik za dwa kolejne półroczne okresy świadczenia usługi windykacji należności winien wynosić minimum 20 %,
6) Wskaźnik ściągalności należności, o którym mowa w pkt. 5) obliczany będzie jako procentowy stosunek ogólnej liczby ujawnień zapłaconych w danym okresie półrocznym do liczby spraw w nim zaewidencjonowanych, pomniejszony o liczbę spraw anulowanych. Zamawiający nie uzna za anulowane opłaty, których dochodzenia zaniechano na skutek niepełnych lub nieprawdziwych danych personalnych. Sprawy takie należy kwalifikować jako nieściągalne,
7) Wykonawca zobowiązuje się sporządzić projekt porozumienia lub pisma informującego o odmowie udzielenia ulgi w spłacie należności cywilnoprawnej wraz z pisemnym uzasadnieniem do każdego wniosku. Wykonawca zobowiązany na bieżąco, drogą mailową, przedstawić stan faktyczny oraz prawny wszystkich wniosków o udzielenie ulgi. Zamawiający podejmuje ostateczną decyzję o kierunku rozstrzygnięcia w zakresie wniosku o udzielenie ulgi w spłacie należności cywilnoprawnych, przypadających Zamawiającemu z tytułu przejazdu pasażerów bez ważnego biletu lub dokumentu przewozu,
8) Wykonawca zobowiązany jest do przesyłania Zamawiającemu wniosków o umorzenie spraw nieściągalnych wraz ze stosownym uzasadnieniem, na postawie którego Zamawiający podejmuje ostateczną decyzję o uznaniu należności za nieściągalne,
9) Zamawiający wskazuje przesłanki do umorzenia należności nieściągalnych, w tym w szczególności:
a) śmierć dłużnika, która winna zostać potwierdzona aktem zgonu lub innym wiarygodnym dokumentem urzędowym,
b) zgłoszenie upadłości konsumenckiej przez dłużnika,
c) nieznaczna niedopłata do opłaty dodatkowej, która pozostała do wyegzekwowania tj. do wysokości maksymalnie 15 zł,
d) należności dotyczą osób, u których potwierdzono/udokumentowano chorobę psychiczną, w tym autyzm,
e) zachodzi prawdopodobieństwo, że koszty windykacji znacznie przewyższą odzyskaną należność. Każda taka sytuacja będzie podlegała indywidualnej ocenie Zamawiającego i na jej podstawie Wykonawca dokona wskazanej czynności.
10) Wykonawca zobowiązany jest prowadzić windykację należności zgodnie z obowiązującymi i aktualnymi przepisami prawa,
11) W przypadku umorzenia postępowania egzekucyjnego przez komornika sądowego, Wykonawca zobowiązany jest w trakcie trwania terminu wymagalności obowiązku, skierować powtórnie sprawę na drogę postępowania egzekucyjnego. Fakt wydania postanowienia o umorzeniu postępowania egzekucyjnego przez komornika sądowego, nie determinuje stwierdzenia bezskuteczności egzekucji oraz uznania należności za nieściągalną. Przed skierowaniem spraw do powtórnej egzekucji komorniczej Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu wniosek wraz ze stosownym uzasadnieniem. Po uzyskaniu od Zamawiającego akceptacji wniosku, Wykonawca przystępuje do wykonania stosownych czynności,
12) Wszystkie czynności windykacyjne i egzekucyjne Wykonawca zobowiązany jest wykonywać bez zbędnej zwłoki, w zakresie dotyczącym każdego etapu postępowania. Wykonawcę obowiązuje zachowanie szczególnej staranności oraz skuteczności działania w procesie windykacyjnym, przy uwzględnieniu warunku z punktu 11) powyżej,
13) Wykonawca zobowiązany jest do złożenia Zamawiającemu w każdym roku obowiązywania niniejszej Umowy, w terminie do 30-go dnia następującego po zakończonym okresie półrocznym sprawozdania z prowadzonej działalności windykacyjnej zawierającego liczbę:
a) spraw zwindykowanych przed wydaniem orzeczenia sądowego,
b) spraw zwindykowanych po wydaniu orzeczenia sądowego,
c) spraw zwindykowanych w drodze postępowania egzekucyjnego, prowadzonego przez komornika,
d) spraw umorzonych przez komornika,
e) spraw pozostających w procesie windykacji, w tym liczbę sprawnie zakończonych, dla których upłynął termin 6 miesięcy, licząc od dnia nałożenia opłaty dodatkowej,
f) inne sprawozdania zlecone przez Xxxxxxxxxxxxx.
14) W trakcie trwania niniejszej Umowy, na każdym etapie prowadzenia jej spraw, Wykonawca zobowiązany jest, na każdy wniosek Zamawiającego, do udzielenia niezwłocznie pisemnych informacji związanych z realizacją Umowy,
15) Wykonawca zobowiązany jest przechowywać sprawy zakończone w ramach niniejszej Umowy, w archiwum podręcznym, a po zakończeniu realizacji Umowy, zobowiązany jest przekazać cały rejestr wraz z dokumentacją, w tym dane zawarte w systemie informatycznym w formacie określonym w Załączniku nr 1, do archiwum zakładowego Zamawiającego oraz usunąć wszelkie dane osobowe związane z realizacją umowy. Proces ten odbywa się na koszt Wykonawcy po uprzednim
przygotowaniu zasobu do przekazania do archiwum Zamawiającego. Po zakończeniu Umowy, w terminie nie później niż 14 dni kalendarzowych, Wykonawca zobowiązuje się przekazać podmiotowi wskazanemu przez Zamawiającego lub Zamawiającemu sprawy otwarte, w celu prowadzenia dalszej windykacji należności.
3. Strony umowy, niezwłocznie, wzajemnie informują się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić. Strony umowy potwierdzają ten wpływ dołączając do informacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, oświadczenia lub dokumenty, które mogą dotyczyć w szczególności:
1) nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;
2) decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na Wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
3) poleceń lub decyzji wydanych przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów, związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w art. 11 ust. 1–3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1842);
4) wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;
5) innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy;
6) okoliczności, o których mowa w pkt 1–5, w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.
4. Zamawiający może żądać przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy.
5. Zamawiający, na podstawie otrzymanych oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w ust. 3 i 4, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, przekazuje Wykonawcy swoje stanowisko, wraz z uzasadnieniem, odnośnie do wpływu okoliczności, o których mowa w ust. 3, na należyte jej wykonanie. Jeżeli Zamawiający otrzyma kolejne oświadczenia lub dokumenty, termin liczony jest od dnia ich otrzymania.
§5.
PROWADZENIE SPRAWOZDAWCZOŚCI I DOKUMENTACJI
1. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania i prowadzenia ewidencji z wykorzystaniem oprogramowania wspomagającego, o którym mowa w § 2 ust. 2 niniejszej Umowy, w szczególności:
1) dokumentacji związanej z etapami postępowania w procesie windykacji wszystkich wystawionych kredytowych opłat dodatkowych i przewozowych,
2) ewidencji należności oraz wpływów z tytułu uregulowania należności, wynikających z tytułu niniejszej Umowy.
2. Ewidencja wymieniona w ust. 1 będzie podstawą do sporządzania raportu, określającego wielkość należności oraz dokonanych wpłat na konto Zamawiającego z tytułu opłat dodatkowych, należności przewozowych oraz uzyskanych w wyniku przeprowadzonej windykacji zwrotów kosztów i odsetek.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli w zakresie czynności wymaganych od Wykonawcy, o których mowa w ust. 1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca umożliwił wyznaczonym osobom przez Zamawiającego wgląd w rejestr tych spraw i nadał stosowne uprawnienia oraz złożył w tym zakresie informację właściwym organom, ustawowo powołanym do spraw ochrony danych osobowych.
4. Realizacja przedmiotu Umowy będzie znajdowała wymierne odzwierciedlenie w ewidencji księgowej Wykonawcy, na podstawie której generowane będą okresowe sprawozdania (miesięczne, półroczne i roczne), których wzór stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszej Umowy, przekazywane do Zamawiającego nie później niż do 10-tego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Sprawozdania będą również sporządzane narastająco i przekazywane przez Wykonawcę do Zamawiającego. Do sprawozdań mają zostać załączone wydruki analityczne z systemu komputerowego Wykonawcy. Wydruki ewidencji analitycznej potwierdzające dane zawarte w zestawieniach sporządzanych według Załącznika 3 do Umowy, będą przekazywane do Zamawiającego w wersji elektronicznej do 10-tego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
5. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby prowadzone ewidencje, z których generowane są raporty i sprawozdania dla Zamawiającego były wzajemnie spójne i zgodne z przepisami obowiązującego prawa, a w szczególności z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217 z xxxx.xx.) oraz ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.).
6. Sposób prowadzenia ewidencji i sprawozdawczości może zostać zmieniony w trakcie obowiązywania niniejszej Umowy, za zgodą obu Stron. Powyższe jest uprawnieniem a nie obowiązkiem Zamawiającego.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu płatności za usługi, w przypadku braku dokumentów rozliczeniowych (tj. wymaganych przez Zamawiającego zestawień). W takich sytuacjach Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność w terminie 14 dni od dnia uzupełnienia brakujących dokumentów.
§6.
WYNAGRODZENIE WYKONAWCY
1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu Umowy nie przekroczy kwoty zł
brutto, zgodnie z treścią Formularza oferty Wykonawcy, stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy.
2. Strony postanawiają, że za prawidłowo wykonane czynności objęte niniejszą Umową, przysługiwać będzie Wykonawcy
następujące wynagrodzenie:
1) za każdą prawidłowo przeprowadzoną usługę kontroli biletów na podstawie uzgodnionego przez Xxxxxx
harmonogramu przeprowadzonych kontroli Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości zł brutto/ płatne za 1 kontrolę, w okresie realizacji usługi, o której mowa w § 3 ust. 1 niniejszej Umowy. W ramach powyższego, Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia minimum 1 450 kontroli w miesiącu, z tym że Zamawiający zapłaci miesięcznie nie więcej niż za 2 300 przeprowadzonych prawidłowo kontroli w danym miesiącu kalendarzowym, liczonych jako liczba wejść grupy kontrolerów Wykonawcy do pociągów Zamawiającego. Za wykonanie miesięczne większej liczby kontroli niż wskazana powyżej, Wykonawcy wynagrodzenie nie przysługuje. Zamawiający zastrzega również, że w ramach wskazanej powyżej liczby kontroli, Wykonawca zobowiązuje się prawidłowo wystawić nie mniej niż 1000 sztuk
„Wezwań do zapłaty”, zaewidencjonowanych w danym miesiącu kalendarzowym, pod rygorem naliczenia kar umownych, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt. 1 lit. c) Umowy, chyba że wystąpią okoliczności, o których mowa w § 4 ust. 3 Umowy. W takim przypadku Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie proporcjonalne do ilości wystawionych wezwań, wyliczone w następujący sposób: stosunek miesięcznego łącznego wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 2 pkt 1) Umowy pomnożony przez faktyczną ilością wystawionych w danym miesiącu „Wezwań do zapłaty” do wymaganej w danym miesiącu ilości 1000 „Wezwań do zapłaty”.
2) stawka prowizji w procentach (%) netto, liczona od wartości uzyskanych wpływów w skali miesiąca z należności
wyegzekwowanych (uzyskanych) przez Wykonawcę z tytułu nałożonych opłat dodatkowych, pomniejszonych o wartość opłat dodatkowych, które zostały zwrócone pasażerom w wyniku reklamacji lub z innych przyczyn, płatna w okresie realizacji usługi, o której mowa w § 3 ust. 2 niniejszej Umowy. Na okoliczność dokonanych zwrotów opłat dodatkowych na skutek uznanych reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest sporządzić i dostarczyć Zamawiającemu stosowne comiesięczne zestawienie. Do kwoty prowizji netto Wykonawca powinien doliczyć podatek VAT w obowiązującej zgodnie z przepisami wysokości.
3) w pierwszym miesiącu okresu realizacji usługi, o którym mowa w § 3 ust. 2 lit. a) niniejszej Umowy, Wykonawcy ryczałt nie przysługuje,
4) ryczałt miesięczny w wysokości zł brutto z tytułu kosztów obsługi wysyłki upomnień, wezwań do zapłaty
itp. dla min. 200 spraw miesięcznie, płatny w okresie realizacji usługi, o którym mowa w § 3 ust. 2 lit. b) niniejszej Umowy,
5) ryczałt miesięczny w wysokości zł brutto z tytułu kosztów windykacji należności, w szczególności za
zakończenie etapu postępowania sądowego i uzyskanie klauzuli wykonalności do prawomocnych tytułów wykonawczych dla min. 150 spraw miesięcznie, płatny w okresie realizacji usługi, o której mowa w § 3 ust. 2 lit. c) niniejszej Umowy,
6) ryczałt miesięczny w wysokości zł brutto z tytułu kosztów windykacji należności, w szczególności za
zakończenie etapu postępowania sądowego i uzyskanie klauzuli wykonalności do prawomocnych tytułów wykonawczych dla min. 50 spraw miesięcznie, płatny w okresie realizacji usługi, o której mowa w § 3 ust. 2 lit. d) niniejszej Umowy,
3. W przypadku, gdy wartość netto należnych kwot Wykonawcy z tytułu prowizji określonego w § 6 ust. 2 pkt 2) Umowy i ryczałtów określonych w § 6 ust 2 pkt 4) - 6) będzie wyższa niż wartość wyegzekwowanych opłat dodatkowych za dany okres rozliczeniowy, Zamawiający zapłaci nie więcej niż 100% tych wpłat za ten okres rozliczeniowy.
4. Określone w powyższy sposób wynagrodzenie Wykonawcy, w całości pokrywa poniesione przez Wykonawcę wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie Wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia, dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy, w tym koszty windykacji nałożonych opłat dodatkowych i przewozowych oraz wszystkie wymagane przepisami prawa podatki i opłaty oraz zysk.
5. Zamawiający zastrzega następujący tryb rozliczenia potwierdzającego rzeczywistą wysokość wynagrodzenia należnego
Wykonawcy za dany miesiąc rozliczeniowy:
1) liczba przeprowadzonych przez Wykonawcę kontroli, zgodnie z zatwierdzonym przez Xxxxxxxxxxxxx
harmonogramem i ceny jednostkowej za 1 prawidłowo wykonaną kontrolę,
2) wynagrodzenie w formie prowizji Wykonawcy obliczone jako kwota stanowiąca prowizję w %, naliczone od miesięcznej sumy zwindykowanych należności wynikających z opłat dodatkowych, które wpłynęły na wyodrębniony rachunek dedykowany przez Wykonawcę Zamawiającemu oraz na podstawie wpłat dokonanych przez pasażerów w kasach biletowych Zamawiającego,
3) sprawdzenie przez Zamawiającego zgodności wpłaconych przez Wykonawcę na konto Zamawiającego kwot uzyskanych wpływów z opłat dodatkowych i należności przewozowych, oraz odsetek i zwrotu kosztów uzyskanych z prowadzonej windykacji, stanowiących dochód Zamawiającego, z danymi przedstawionymi w ewidencji, o których mowa w § 5 ust. 2 niniejszej Umowy,
4) ryczałt miesięczny z tytułu kosztów windykacji, o którym mowa w ust. 2 pkt. 3) - 6) niniejszego paragrafu.
6. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany wymaganych od Wykonawcy dokumentów i informacji związanych z realizacją i rozliczeniem usługi, niezbędnych do prawidłowej oceny ich liczby i jakości wykonania.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo wstrzymania zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku braku przekazania przez Wykonawcę wszystkich uzyskanych wpływów, o których mowa w ust. 4 pkt. 3 niniejszego paragrafu, do czasu ich wpłaty na konto Zamawiającego.
8. Wykonawca zapewnia, że zarówno on, jak i rachunki bankowe wskazane do dokonania zapłaty należności, w chwili dokonywania płatności przez Zamawiającego będą znajdować się w wykazie, o którym mowa w art. 96 b ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.).
9. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Zamawiający dopuszcza stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, o których mowa w ustawie 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r., poz. 1666 z xxxx.xx.).
10. Przeniesienie wierzytelności związanych z realizacją niniejszej Umowy wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.
11. Wszelkie podatki, opłaty rejestracyjne, opłaty skarbowe i inne opłaty nakładane na Wykonawcę i jego pracowników w związku z działalnością związaną z wykonywaniem przedmiotu Umowy będą ponoszone i regulowane wyłącznie przez Wykonawcę.
12. Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, tzw. split payment w przypadku spełnienia ustawowych przesłanek stosowania metody podzielonej płatności.
13. Podzieloną płatność, tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT. Mechanizm podzielonej płatności nie będzie wykorzystywany do zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT (np. zapłata odszkodowania), a także za świadczenia zwolnione z VAT lub opodatkowane stawką 0%.
14. Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności.
15. Wykonawca oświadcza, że numer rachunku rozliczeniowego wskazany na wszystkich fakturach, które będą wystawione w jego imieniu, jest rachunkiem, dla którego zgodnie z rozdziałem 3a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Prawo bankowe (Dz. U. z 2020 r., poz. 1896) prowadzony jest rachunek VAT.
§7.
PODWYKONAWCY
1. Wykonawca może korzystać z podwykonawców w celu realizacji postanowień niniejszej umowy. Jednakże zlecenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zmienia zobowiązań Wykonawcy względem Zamawiającego. Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za działania, uchybienia i zaniechania podwykonawców.
2. Wykonawca może powierzyć wykonanie przedmiotu umowy podwykonawcom jedynie w zakresie wskazanym w złożonej ofercie.
3. Wykonawca zobowiązany jest najpóźniej w dniu zawarcia umowy z Zamawiającym do przedstawienia Zamawiającemu listy podwykonawców wraz ze wskazaniem konkretnych czynności, które zostaną powierzone do realizacji każdemu podwykonawcy. Lista, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, podlega aktualizacji przez Wykonawcę każdorazowo w przypadku wprowadzenia nowego podwykonawcy, rezygnacji z dotychczasowego podwykonawcy, w tym w przypadku zastąpienia dotychczasowego podwykonawcy innym. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do przekazania zaktualizowanej listy najpóźniej w dniu dokonania zmiany.
4. Podwykonawca nie może korzystać z dalszych podwykonawców.
5. Z tytułu umowy z Wykonawcą podwykonawca nie będzie zgłaszał roszczeń w stosunku do Zamawiającego.
§8.
KARY UMOWNE
1. Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia kar umownych od Wykonawcy w następujących przypadkach:
1) Każde stwierdzone i udokumentowane przez Zamawiającego naruszenie obowiązków wymienionych w § 2 ust. 1 niniejszej Umowy stanowić może podstawę do wystawienia po zakończeniu miesięcznego okresu rozliczeniowego, noty księgowej z tytułu kary umownej, w tym w szczególności:
a) 1 000,00 zł kary umownej za każdą uznaną skargę na sposób przeprowadzenia kontroli,
b) 2 000,00 zł kary umownej za każdy stwierdzony przypadek niewykonanej liczby kontroli w danym miesiącu rozliczeniowym, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt. 1 Umowy,
c) 200,00 zł kary umownej za brak każdej sztuki prawidłowo wystawionego „Wezwania do zapłaty”, poniżej wymaganej ich liczby tj. 1000 sztuk miesięcznie, o których mowa w § 6 ust. 2 pkt. 1 Umowy,
d) 500,00 zł kary umownej w przypadku nie złożenia dokumentów potwierdzających wykonanie usługi w odpowiednim czasie i w odpowiedniej formie, zgodnie pkt I, ppkt 15 Opisu Przedmiotu Zamówienia, który stanowi Złącznik nr 4 do Umowy,
e) 500,00 zł kary umownej za każdy dzień nie wywiązania się z terminu dot. przekazania zestawień skarg i reklamacji oraz innych zestawień zleconych przez Zamawiającego, zgodnie z pkt. I, ppkt 8.4 - 8.9) Opisu Przedmiotu Zamówienia, który stanowi Złącznik nr 4 do Umowy,
f) 500,00 zł kary umownej za każde wykonanie czynności kontrolerskich bez umieszczonego w widocznym miejscu identyfikatora,
g) 500,00 zł kary umownej za każdy brak dochodzenia i egzekwowania lub za każde niesłuszne odstąpienie od dochodzenia lub egzekwowania zapłaty nałożonej na pasażera opłaty dodatkowej,
h) 100,00 zł kary umownej za każdy dzień stwierdzenia nieobecności osoby przyjmującej skargi i reklamacje w biurze obsługi pasażerów w wyznaczonych dniach i godzinach urzędowania,
i) 100,00 zł kary umownej za każdy stwierdzony przypadek celowego (świadomego) wpisania fikcyjnych danych pasażera,
j) 100,00 zł kary za każdy dzień opóźnienia w przekazywaniu raportów dot. przedmiotu umowy,
k) 150,00 zł kary za każdy przypadek niewykonanego limitu praw określonego w § 6 ust 2 pkt 3) - 6) w poszczególnych okresach rozliczeniowych,
l) 500,00 zł kary umownej, każdorazowo za naruszenie pozostałych postanowień niniejszej Umowy – nie ujętych w ust. 1 pkt 1 lit. a – k powyżej.
2) Za każdy nieosiągnięty 1% wskaźnika określonego w § 4 ust 2 pkt. 5 Umowy (wskaźnik windykacji obliczany będzie co pół roku, zgodnie z postanowieniem § 4 ust 2 pkt. 6 Umowy) – w wysokości 30% miesięcznego wynagrodzenia Wykonawcy, na podstawie ostatniej faktury sprzed obliczenia wskaźnika.
2. W każdym przypadku, jeżeli na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania części lub całości przedmiotu Umowy, powstanie szkoda przewyższająca zastrzeżoną karę umowną bądź szkoda powstanie z innych przyczyn niż te, dla których zastrzeżono karę, Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia pełnego odszkodowania na zasadach ogólnych.
3. Kary umowne przewidziane w Umowie podlegają sumowaniu i stają się wymagalne z chwilą powstania podstawy ich naliczania i mogą być według uznania Zamawiającego:
a) potrącane z wymagalnego wynagrodzenia Wykonawcy lub
b) płatne przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty otrzymania wezwania do zapłaty.
4. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron, których przy zachowaniu należytej staranności nie można było przewidzieć a w wyniku, których brak jest możliwości realizacji przez Wykonawcę zobowiązania określonego w § 6 ust. 2 pkt.1, w zakresie wystawienia minimalnej ilości „Wezwań do zapłaty” na poziomie nie mniejszym niż 1000 szt. w miesiącu kalendarzowym, Zamawiający może odstąpić od naliczenia kar umownych określonych w § 8 ust. 1 pkt 1 lit. c) po otrzymaniu od Wykonawcy każdorazowo odpowiedniego wniosku wraz z uzasadnieniem, dołączając odpowiednie oświadczenia lub dokumenty potwierdzające wpływ tych okoliczności na wykonanie umowy.
5. Zamawiający zobowiązuje się, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, i przez 90 dni od dnia odwołania stanu, który obowiązywał jako ostatni, że nie dokona potrącenia kary umownej zastrzeżonej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy z wynagrodzenia Wykonawcy lub z innych jego wierzytelności, o ile zdarzenie, w związku z którym zastrzeżono tę karę, nastąpiło w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.
§9.
ZMIANY UMOWY
1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian w Umowie, w granicach określonych w Regulaminie udzielania zamówień sektorowych w spółce Warszawska Kolej Dojazdowa sp. z o.o., pod warunkiem zajścia co najmniej jednej z poniższych okoliczności:
1) w przypadku, o którym mowa w § 14 ust 9 Regulaminu udzielania zamówień sektorowych przez Warszawską Kolej Dojazdową sp. z o.o.
2) w przypadku konieczności wprowadzenia zmian z uwagi na zmianę powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
3) w przypadku wystąpienia zdarzeń siły wyższej tj. kataklizmy, epidemie, trzęsienia ziemi, pożary, gradobicia lub inne,
4) w przypadku, gdy zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego, z punktu widzenia realizacji przedmiotu Umowy. W takiej sytuacji Xxxxxx, kierując się poszanowaniem wzajemnych interesów, zasadą równości oraz ekwiwalentności świadczeń i przede wszystkim zgodnym zamiarem wykonania przedmiotu Umowy, określą zmiany korzystne z punktu widzenia realizacji przedmiotu Umowy,
5) w przypadku, gdy zmiany będą wynikały z okoliczności niezależnych od Stron, a mających wpływ na realizację Umowy, w szczególności planowana budowa drugiego toru na odcinku Podkowa Leśna Główna – Grodzisk Mazowiecki, zamknięcia ruchu pociągów niezależne od Zamawiającego, oraz wystąpienie sytuacji epidemiologicznej w kraju np. w związku z COVID- 19,
2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 mogą dotyczyć:
1) terminu realizacji zamówienia,
2) warunków realizacji przedmiotu Umowy lub modyfikacji zakresu świadczenia Wykonawcy, w tym ilości kontroli i wystawianych wezwań do zapłaty,
3) stawki prowizji,
4) zmiany wysokości wynagrodzenia umownego,
5) warunków i terminów płatności określonych w Umowie.
3. Zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, o których mowa w § 4 ust. 3, wpływają na należyte wykonanie umowy, w uzgodnieniu z Wykonawcą dokonuje zmiany umowy, w szczególności przez:
1) zmianę terminu wykonania umowy lub jej części, lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części,
2) zmianę sposobu wykonywania usług,
3) zmianę zakresu świadczenia Wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia lub sposobu rozliczenia wynagrodzenia
Wykonawcy
– o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.
4. W przypadku stwierdzenia, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, o których mowa w § 4 ust. 3, mogą wpłynąć na należyte wykonanie umowy, Zamawiający, w uzgodnieniu z Wykonawcą, może dokonać zmiany umowy zgodnie z ust. 3.
5. Niezależnie od postanowień ust. 1, 2 i 3, Xxxxxx dopuszczają możliwość zmiany postanowień Umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy w sytuacji, gdy konieczność wprowadzenia tych zmian spowodowana jest zmianą stawki podatku od towarów i usług, pod warunkiem, iż Wykonawca wykaże, że zmiana stawki podatku od towarów i usług realnie zwiększyła koszty Wykonawcy przy realizacji przedmiotu Umowy. W takim przypadku Wykonawca ma obowiązek w terminie 30 dni od zmiany wysokości stawki podatku od towarów i usług złożyć do Zamawiającego pisemny wniosek, w którym musi wykazać rzeczywisty wpływ zmiany stawki podatku na zwiększenie kosztów realizacji Umowy. Zamawiający oceni dostarczone dokumenty. W przypadku wprowadzenia zmiany, wynagrodzenie umowne netto pozostanie bez zmian, a wynagrodzenie brutto Wykonawcy ulegnie zmianie w zakresie wysokości podatku od towarów i usług (VAT) mających zastosowanie w czasie realizacji niniejszej Umowy, w ten sposób, że wynagrodzenie brutto Wykonawcy za część prac wykonywaną po terminie wprowadzenia zmiany ulegnie stosownym zmianom, natomiast wartość wynagrodzenia netto pozostanie bez zmian.
6. Przewidziane w ust. 1 powyżej okoliczności, stanowiące podstawę do zawarcia aneksu do Umowy, stanowią uprawnienie Zamawiającego, nie zaś jego obowiązek. W przypadku zaistnienia którejkolwiek z przesłanek stanowiących podstawę dokonania zmiany Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do każdorazowego udokumentowania jej wpływu na realizację Umowy, w sposób wyczerpujący i zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Okoliczności te nie mogą również stanowić podstawy roszczeń Wykonawcy o dodatkowe wynagrodzenie i/lub odszkodowanie.
7. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§10.
DANE OSOBOWE i POUFNOŚĆ INFORMACJI
1. Administratorem danych osobowych podróżnych jest spółka Warszawska Kolej Dojazdowa sp. z o.o. z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx 00. Dane osobowe są przetwarzane przez administratora zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) wyłącznie w celu realizacji usługi przewozowej oraz w celu rozpatrzenia reklamacji/skargi/wniosku/odwołania.
2. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy pozyskanych danych osobowych zgodnie z zawartą umową o powierzeniu danych osobowych nr …………………………..z dnia stanowiącą Załącznik nr 5 do Umowy.
3. Wykonawca zwalnia Zamawiającego z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń związanych ze szkodami, karami administracyjnymi i innymi wydatkami, wynikającymi z jakichkolwiek zarzutów, żądań, pozwów lub z jakichkolwiek innych działań podejmowanych przez osoby trzecie (w tym organy nadzorcze), które wynikają z naruszenia lub dotyczą naruszenia obowiązków Wykonawcy określonych w niniejszej Umowie. W celu uniknięcia wątpliwości Xxxxxx zgodnie postanawiają, iż niniejsze postanowienie stanowi zobowiązanie Wykonawcy na rzecz osoby trzeciej - osoby fizycznej lub organu nadzoru, w ramach którego Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkich roszczeń zgłoszonych przez osoby fizyczne lub organy nadzorcze w związku z naruszeniem przez Zamawiającego obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 i 14 RODO. W przedmiotowym przypadku Wykonawca zobowiązany jest zaspokoić roszczenia tych osób lub zapłacić wszelkie kary administracyjne zamiast Zamawiającego, dochodzone od Zamawiającego w związku z naruszeniem przez Wykonawcę obowiązków przewidzianych w ust. 1, 2 i 3. W wypadku zaspokojenia przez Zamawiającego roszczeń związanych ze szkodami, karami administracyjnymi i innymi wydatkami, wynikającymi z jakichkolwiek zarzutów, żądań, pozwów lub z jakichkolwiek innych działań podejmowanych przez osoby trzecie (w tym organy nadzorcze), które wynikają z naruszenia lub dotyczą naruszenia obowiązków Wykonawcy określonych w niniejszej Umowie, w szczególności określonych w ust. 1, 2 i 3 niniejszego paragrafu Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu wszelkich kwot poniesionych przez Zamawiającego na zaspokojenie roszczeń tych osób oraz do wynagrodzenia wszelkiej szkody, jaką Zamawiający poniesie w związku z naruszeniem przez Wykonawcę obowiązków określonych w niniejszej Umowie.
4. Każda ze Stron zobowiązuje się bezterminowo, zarówno w trakcie trwania niniejszej Umowy jak również po rozwiązaniu lub jej wygaśnięciu, zachować poufność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa drugiej Strony lub tajemnicę przedsiębiorstwa klientów lub kontrahentów drugiej Strony, tj. w szczególności nie przekazywać ani nie ujawniać takich informacji w jakiejkolwiek formie jakiejkolwiek osobie trzeciej. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się wszelkie, nie podane do publicznej wiadomości informacje – w szczególności techniczne, technologiczne, organizacyjne i handlowe (w tym m. in. Informacje finansowe, kadrowe, techniczne, technologiczne, informacje dotyczące partnerów handlowych oraz informacji i nazw kontrahentów, sposobów i metod prowadzenia działalności itp.), przekazywane lub ujawnione przez drugą Stronę w związku z realizacją Umowy, w jakiejkolwiek formie, w tym w szczególności pisemnej, elektronicznej, ustnej, a także informacje jakie nie zostały świadomie przekazane lub ujawnione przez drugą Stronę, ale które Strona będzie mogła powziąć w związku z wykonywaniem Umowy.
5. Każda ze Stron zobowiązuje się do niewykorzystywania powziętych informacji, o których mowa w ust. 4, w żadnym innym celu niż wykonywanie/wykonanie niniejszej Umowy.
§11.
ODSTĄPIENIE OD UMOWY
1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w przypadkach przewidzianych w Kodeksie cywilnym oraz w Regulaminie udzielania zamówień sektorowych przez Warszawską Kolej Dojazdową sp. z o.o.
2. Niezależnie od postanowienia ust. 1 Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie określonym w ust. 4, w przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień niniejszej Umowy.
3. Do rażących naruszeń postanowień Umowy Strony zaliczają w szczególności:
a) nie wpłacenie Zamawiającemu terminowo, za minimum trzy dni robocze, wyegzekwowanych przez Wykonawcę należności i/lub uiszczonych przez pasażerów opłat, w związku z realizacją Umowy, co zostało stwierdzone w toku przeprowadzonej kontroli lub odnotowane brakiem wpłaty na koncie Zamawiającego,
b) wykonywanie obowiązków wynikających z niniejszej Umowy w sposób nienależyty lub sprzeczny z jej postanowieniami,
c) wykonywanie obowiązków wynikających z niniejszej Umowy przez kontrolerów w stanie wskazującym na spożycie alkoholu lub środków odurzających a także wulgarne i niestosowne zachowanie w stosunku do pasażerów,
d) podczas realizacji Umowy działanie Wykonawcy na szkodę Zamawiającego lub jego pasażerów,
e) naruszenie przez Wykonawcę lub osoby realizujące zamówienie w jego imieniu, przepisów o ochronie danych osobowych,
f) brak reagowania Wykonawcy na skargi i reklamacje pasażerów w kwestii realizacji niniejszej Umowy albo brak osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie skarg i reklamacji, o której mowa w §1 ust. 10 pkt. 2 lit. c) Umowy.
4. W przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających odstąpienie od Umowy, od których mowa w ust. 2 i 3, Zamawiający powinien wezwać Wykonawcę do zaniechania naruszeń i usunięcia ewentualnych skutków naruszeń w terminie 5 dni roboczych od dnia doręczenia wezwania. W przypadku bezskutecznego upływu ww. terminu Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od Umowy ze skutkiem natychmiastowym, wskazanym w odstąpieniu. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
5. Strony zgodnie przyjmują, że odstąpienie od umowy ma skutek na przyszłość.
6. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili jej zawierania, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy.
7. W razie wątpliwości Strony przyjmują, iż odstąpienie od Umowy wywiera skutek tylko w części dotyczącej niezrealizowanej części zobowiązań.
8. W terminie 7 dni kalendarzowych po upływie czasu na jaki niniejsza Umowa została zawarta lub w przypadku rozwiązania niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązany jest zwrócić Zamawiającemu całość dokumentacji prowadzonych spraw windykacyjnych lub przekazać ją innemu podmiotowi, wskazanemu przez Zamawiającego, w obecności przedstawiciela Zamawiającego.
9. W terminie 30 dni kalendarzowych po odstąpieniu lub wygaśnięciu niniejszej Umowy Strony dokonują wzajemnych rozliczeń, co obejmuje przekazanie Zamawiającemu należnych kwot oraz zwrotu niewykorzystanych biletów oraz rolek, jak również zapłatę Wykonawcy prowizji, o ile będzie ona należna.
10. Po przekazaniu całości spraw Zamawiającemu, na skutek odstąpienia od umowy albo upływu terminu jej obowiązywania, Wykonawca zobowiązany jest do protokolarnego zniszczenia wszelkich kopii danych będących w jego posiadaniu, powstałych w związku z realizacją niniejszej Umowy. Konieczne jest podjęcie przez Wykonawcę stosownych działań w celu wyeliminowania możliwości dalszego przetwarzania danych. Protokół z usunięcia danych Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia ich zniszczenia i/lub skasowania.
§12. RODO
1. Zamawiający, działając na mocy art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 2016 r., str. 1-88), zwanego dalej RODO, informuje, że:
1) Administratorem Danych Osobowych jest Warszawska Kolej Dojazdowa sp. z o.o., zwana dalej „Spółką”, z siedzibą w Grodzisku Xxxxxxxxxxx 00-000, xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx 00;
2) adres e-mail: xxx@xxx.xxx.xx do Inspektora Ochrony Danych w Spółce, udostępniony osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Spółkę;
3) dane osobowe będą przetwarzane w celu:
a) zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Umowy;
b) przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia na wypadek kontroli prowadzonej przez uprawnione organy i podmioty, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
c) przekazania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia do archiwum, a następnie jej zbrakowania (trwałego usunięcia i zniszczenia).
w zakresie: dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, miejsce pracy oraz posiadane kwalifikacje zawodowe wymagane do realizacji Umowy, a także w przypadku załączenia do Umowy pełnomocnictwa, oświadczeń i innych dokumentów - dane osobowe w nich zawarte.
4) podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez administratora jest art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, przy czym za prawnie uzasadniony interes administratora wskazuje się bieżącą współpracę podczas realizacji Umowy, dochodzenie swoich praw majątkowych/niemajątkowych lub ochronę przed roszczeniami wobec administratora;
5) dane osobowe mogą być udostępniane odbiorcom na podstawie przepisów prawa, w szczególności w związku z realizacją Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020 Ministrowi Funduszy i Polityki Regionalnej oraz podmiotom działającym w jego imieniu, a także podmiotom przetwarzającym administratora (x.xx. dostawcom usług IT); operatorom pocztowym, kurierskim;
6) dane osobowe mogą być przekazane do państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (państw trzeciego) lub organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO, w ramach powierzenia przetwarzania danych osobowych lub udostepnienia na mocy przepisów prawa, przy czym, zawsze przy spełnieniu jednego z warunków:
a) Komisja Europejska stwierdziła, że to państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, zgodnie z art. 45 RODO,
b) państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa zapewnia odpowiednie zabezpieczenia i obowiązują tam egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą, i skuteczne środki ochrony prawnej, zgodnie z art. 46 RODO,
c) zachodzi przypadek, o którym mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO, przy czym dane te zostaną wówczas w sposób odpowiedni zabezpieczone, a Wykonawca ma prawo do uzyskania dostępu do kopii tych zabezpieczeń pod wskazanym w pkt 2 powyżej adresem e-mail;
7) dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami prawa w okresie realizacji Umowy oraz przez okres, w którym administrator będzie realizował cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów administratora danych, które są związane przedmiotowo z Umową lub obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
8) ma Pani/Pan prawo do żądania dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących oraz ich sprostowania, usunięcia2 lub ograniczenia3 przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do otrzymania kopii danych;
9) w przypadku, gdy realizacji Pani/Pana żądania do dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących oraz ich ograniczenia przetwarzania wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od Pani/Pana wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;
10) ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tzn. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
11) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jednak bez ich podania nie jest możliwe zawarcie i realizacja Umowy;
12) Spółka nie będzie przeprowadzać zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania na podstawie podanych przez Panią/Pana danych osobowych.
2. Wykonawca zobowiązuje się, powołując się na art. 14 RODO, wykonać w imieniu Xxxxxxxxxxxxx obowiązek informacyjny wobec osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem, przekazując im treść klauzuli informacyjnej, o której mowa w ust. 1, wskazując jednocześnie tym osobom Wykonawcę jako źródło pochodzenia danych osobowych, którymi będzie dysponował Zamawiający.
§13.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wszelkie koszty związane z realizacją niniejszej Umowy ponosi Wykonawca.
2. Zmiany niniejszej Umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.
3. Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu i w ten sposób będzie interpretowana.
4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie mają odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego i inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
5. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszelkich sporów powstałych w związku z realizacją niniejszej Umowy, a w przypadku, gdy nie osiągną porozumienia, zaistniały spór będzie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
6. Niniejsza Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego oraz jeden dla
Wykonawcy.
7. Załącznikami do Umowy, stanowiącymi jej integralną część są:
Załącznik nr 1 - Opis systemu wspomagającego prowadzenie procesu windykacji i egzekucji powstałych należności,
2 z zastrzeżeniem, że skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą postanowień Umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp.
3 prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego
Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy Wykonawcy,
Załącznik nr 3 - Wzór okresowych sprawozdań dot. windykacji należności, Załącznik nr 4 - Opis przedmiotu zamówienia,
Załącznik nr 5 - Umowa w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych,
Załącznik nr 6 – Regulamin Przewozu Osób, Rzeczy i Zwierząt przez spółkę Warszawska Kolej Dojazdowa sp. z o.o. (RPO-WKD).