Umowa nr N/BN.041.2.2021 dotycząca wdrożenia Bazy Wiedzy IMiD w Instytucie Matki i Dziecka z wykorzystaniem oprogramowania Omega-PSiR
Załącznik Nr 3 do Zapytania ofertowego – Wzór umowy wdrożenia Bazy Wiedzy IMiD z wykorzystaniem oprogramowania OMEGA-PSiR
Umowa nr N/BN.041.2.2021 dotycząca wdrożenia
Bazy
Wiedzy IMiD w Instytucie Matki i Dziecka
z wykorzystaniem
oprogramowania Omega-PSiR
zawarta w Warszawie dnia ……………………. r. pomiędzy:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………,
Reprezentowana/y przez:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
zwaną/ym dalej „Dostawcą”
a
Instytutem Matki i Dziecka z siedzibą w Warszawie (01-211) xx. Xxxxxxxxx 00X zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego – Nr KRS: 0000050095, NIP 000-000-00-00, Regon 000288395
reprezentowanym przez:
1. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx – Dyrektora Instytutu Matki i Dziecka
2. Xxxxxxxxx Xxxxxxx – Zastępcę Dyrektora ds. Finansowych, działającą na podstawie udzielonego pełnomocnictwa
zwanym dalej „Odbiorcą”,
(„Dostawca” i „Odbiorca” wspólnie zwani będą w treści niniejszej umowy „Stronami”)
Strony zawarły umowę następującej treści:
§ 1 OŚWIADCZENIA
Dostawca oświadcza, że:
jest uprawniony do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem niniejszej Umowy;
posiada odpowiednie możliwości osobowe i techniczne, konieczne dla realizacji niniejszej Umowy;
część prac objętych niniejszą umową może być powierzona podwykonawcom, w szczególności producentowi oprogramowania OMEGA-PSIR tj. Instytutowi Informatyki Politechniki Warszawskiej;
jako profesjonalny uczestnik obrotu posiada niezbędne doświadczenie i wiedzę, konieczne do prawidłowego wykonywania Umowy;
będzie realizował Umowę z dochowaniem należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru realizowanych Usług
zapoznał się ze specyfiką infrastruktury Odbiorcy stanowiącą załącznik nr 5 do Umowy.
Odbiorca oświadcza, że zapoznał się z możliwościami darmowego oprogramowania OMEGA-PSiR i zweryfikował jego przydatność do swoich potrzeb.
§ 2 PRZEDMIOT UMOWY
Przedmiotem umowy jest:
usługa polegająca na wdrożeniu przez Dostawcę u Odbiorcy oprogramowania OMEGA-PSiR (instalacja, konfiguracja i migracja danych - publikacji z 1 źródła oraz podłączenie do systemu automatycznych aktualizacji oprogramowania
aktualizacja czynności wdrożenia przez okres 12 miesięcy, liczony od daty podpisania bezusterkowego końcowego protokołu zdawczo-odbiorczego, w związku z aktualizacją oprogramowania OMEGA PSiR.
Przez wdrożenie oprogramowania objętego przedmiotem niniejszej Umowy należy rozumieć zadania określone w załączniku nr 1 - Zakres i harmonogram wdrożenia systemu OMEGA-PSIR w Instytucie Matki i Dziecka.
Zasady licencjonowania oprogramowania OMEGA-PSiR i zasady subskrypcji jego aktualizacji ustalone są mocą odrębnych umów, które stanowią Załącznik nr 4 do Umowy.
Odbiorca stworzy niezbędne warunki organizacyjne umożliwiające pracownikom Dostawcy współpracę z personelem Odbiorcy oraz dostęp do serwera oraz pomieszczeń Odbiorcy niezbędnych do wykonania niniejszej Umowy.
§ 3 WARUNKI UMOWY
Dostawca zobowiązuje się do instalacji, konfiguracji i uruchomienia prawidłowo działającego systemu OMEGA-PSiR na platformie sprzętowej dostarczonej przez Odbiorcę. Konfiguracja platformy sprzętowej zostanie uzgodniona i zaakceptowana przez Xxxxxxxx.
W celu zagwarantowania użytkownikom Odbiorcy możliwości logowania się do systemu OMEGA-PSiR Dostawca zainstaluje system CAS na wskazanym przez Odbiorcę serwerze lub połączy system OMEGA-PSiR z funkcjonującym u Odbiorcy systemem CAS.
Odbiorca zapewni Dostawcy zdalny dostęp do zainstalowanego u Odbiorcy środowiska systemu OMEGA-PSiR na okres wdrożenia.
Dostawca określi wykaz zmian i ustawień, jakie Odbiorca musi wprowadzić w konfiguracji środowiska systemu OMEGA-PSiR, w tym w szczególności wykaz protokołów i portów niezbędnych do prawidłowego działania systemu oraz wymiany informacji z innymi systemami, jakie są niezbędne dla prawidłowego działania systemu OMEGA-PSiR w środowisku sieciowym Odbiorcy.
Odbiorca zapewni obsługę konfiguracji i administrowanie serwerem w sieci jednostki, w tym między innymi przydzielenie nazw domenowych, DNS, ochronę dostępu, bezpieczeństwo systemu i serwera, dostęp aplikacji do serwera pocztowego, itp. zgodny z wykazem, o którym mowa w ust. 4 powyżej.
Warunki dostępu do kodu źródłowego systemu OMEGA-PSiR określa umowa licencyjna, ale jeśli w ramach wdrożenia nastąpi modyfikacja kodu źródłowego, wówczas Dostawca zobowiązuje się do dostarczenia Odbiorcy niezwłocznie po każdym etapie wdrożenia, aktualnego kodu źródłowego oprogramowania zgodnego ze stanem systemu OMEGA-PSiR po każdym z tych etapów. Kod źródłowy systemu Omega-PSiR będzie dostarczony Odbiorcy na licencji zgodnej z umową licencyjną wraz z niezbędnymi informacjami pozwalającymi na zbudowanie oprogramowania wynikowego.
Moduły dodatkowe, wytworzone przez Dostawcę niebędące integralną częścią systemu OMEGA-PSiR mogą być dostarczone Zamawiającemu na podstawie oddzielnej licencji. Licencja musi zapewniać Zamawiającemu dostęp do kodu źródłowego, wraz z niezbędnymi informacjami pozwalającymi na zbudowanie oprogramowania wynikowego.
§ 4 WARUNKI WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA
Odbiorca, w ciągu 7 dni roboczych od daty podpisania umowy zobowiązuje się do udzielenia zdalnego dostępu do serwera i zapewnienia warunków umożliwiających wdrożenie oprogramowania.
Wdrożenie będzie wykonywane przez Dostawcę przy ścisłej współpracy ze strony pracowników Odbiorcy. Zasadnicze prace wdrożeniowe będą wykonywane przez Dostawcę zdalnie. Pracownicy Xxxxxxxx oddelegowani do wykonania umowy u Odbiorcy zobowiązani są do ścisłej współpracy z pracownikami Odbiorcy.
Niespełnienie przez Odbiorcę warunków określonych w § 3 ust. 3-5 oraz w § 4 ust.1-2 może wpłynąć na przesunięcie terminu realizacji przedmiotu Umowy.
Prace będą realizowane zgodnie z Harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1.
Po zakończeniu prac związanych z wdrożeniem Komisja wyznaczona przez Odbiorcę i Dostawcę, potwierdzi przekazanie Odbiorcy przedmiotu umowy. Przekazanie nastąpi na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Umowy.
W przypadku stwierdzenia usterek w protokole zdawczo-odbiorczym, zostanie uzgodniony przez Strony termin ich usunięcia nie dłuższy niż 5 dni roboczych. Usterki te zostaną usunięte w ramach wynagrodzenia wskazanego w § 5 Umowy.
W celu zapewnienia bieżącego kontaktu w związku z realizacją Umowy Strony wskazują swoich przedstawicieli:
1) ze strony Odbiorcy:
Xxx Xxxxxx e-mail xxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx
tel. x00 00 00 00 000 ;
Xxxxx Xxxxxxxxxx e-mail xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
tel. x00 00 00 00 000 ;
Xxxxxxxx Xxxxx e-mail xxxxxxxx.xxxxx@xxxx.xxx.xx
tel. x00 000-000-000;
2) ze strony Dostawcy:
………………………… e-mail…………….. tel…………..;
………………………… e-mail…………….. tel…………..;
……………………..….. e-mail…………….. tel…………..;
……………………….... e-mail…………….. tel……………
Komunikacja pomiędzy Stronami w okresie realizacji Umowy i okresu gwarancji może się również odbywać za pośrednictwem Portalu Zgłoszeń dostępnego pod adresem …………………….
W przypadku nie przystąpienia przez Odbiorcę bez uzasadnionej przyczyny do odbioru w terminie 14 dni roboczych od daty zgłoszenia przez Dostawcę gotowości do odbioru, Dostawca sporządzi jednostronny protokół, który stanowić będzie podstawę do wystawienia faktury.
Końcowy protokół zdawczo-odbiorczy, o którym jest mowa ust. 5, jeżeli nie będzie zawierać jakichkolwiek zastrzeżeń stanowi podstawę do wystawienia przez Dostawcę faktury VAT.
W przypadku braku usunięcia usterek w terminie ustalonym zgodnie z ust. 6 powyżej Odbiorca uprawniony będzie do naliczenia Dostawcy kary umownej w wysokości 0,2% kwoty, o której mowa w §5 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień zwłoki. Odbiorca uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.
Odbiorca uprawniony jest do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia Dostawcy wynikającego z niniejszej Umowy lub z innych należności Wykonawcy wynikających z innych umów zawartych z Dostawcą, na co Dostawca wyraża zgodę.
§ 5 WYNAGRODZENIE DOSTAWCY I WARUNKI PŁATNOŚCI
Odbiorca zapłaci Dostawcy za realizację przedmiotu umowy wynagrodzenie w wysokości netto ............................... zł (słownie: .........................................) na wskazany na fakturze rachunek bankowy.
Do niniejszej kwoty zostanie doliczony należny podatek VAT zgodnie z przepisami obowiązującymi w dniu wystawienia faktury.
Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 zrealizowana zostanie po bezusterkowym odbiorze końcowym, na rachunek Dostawcy wskazany na fakturze w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Odbiorcę faktury wystawionej na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego, o którym mowa w § 4 ust. 5. Za datę dokonania płatności przyjmuje się dzień wydania dyspozycji obciążenia rachunku bankowego Odbiorcy.
W razie uchybienia przez Odbiorcę terminowi płatności faktury Dostawca ma prawo żądać zapłaty odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia.
Podstawą do wystawienia przez Dostawcę faktury jest, podpisany bez zastrzeżeń Protokół zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 4 ust. 5, będący załącznikiem do faktury.
Dostawca oświadcza, że:
jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług;
rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 1 umowy jest rachunkiem rozliczeniowym, w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Prawo bankowe oraz jest zawarty i uwidoczniony w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106), prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Szef KAS).
Dostawca zobowiązuje się powiadomić Odbiorcę o utracie statusu czynnego podatnika podatku od towarów i usług lub wykreśleniu z wykazu, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, jego rachunku bankowego, w terminie 24 godzin od chwili odpowiednio utraty statusu czynnego podatnika podatku od towarów i usług lub wykreślenia jego rachunku z wykazu.
Dostawca bez pisemnej zgody Odbiorcy wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności nie może przenieść wierzytelności wynikających z Umowy na osobę trzecia oraz dokonywać potraceń wierzytelności własnych z wierzytelnościami Odbiorcy.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2 obejmuje całość należności Dostawcy wynikających z niniejszej Umowy.
W przypadku błędnego określenia sposobu opodatkowania podatkiem od towarów i usług Dostawca poniesie koszty podatku od towarów i usług oraz odsetek od zaległości podatkowych, które powstały w stosunku do Odbiorcy na skutek błędnego opodatkowania VAT Powyższe dotyczy zarówno przypadku, gdy Odbiorca odliczył podatek VAT, który nie powinien zostać odliczony za względu na jego błędne naliczenie przez Dostawcę, jak również przypadku, w którym Odbiorca na skutek błędu Dostawcy rozliczył za Wykonawcę podatek należny.
§ 6 WARUNKI GWARANCJI
Dostawca udziela 12 miesięcznej gwarancji na wykonany przedmiot umowy – wdrożenie przez Dostawcę u Odbiorcy oprogramowania OMEGA-PSIR.
Gwarancja obejmuje usterki wynikające z procesu wdrażania.
Gwarancja nie obejmuje usterek oprogramowania OMEGA-PSIR, które jest oprogramowaniem darmowym. Usterki mogą być usuwane przez producenta oprogramowania w ramach umowy subskrypcji, bądź możliwe jest podpisanie odrębnej umowy wsparcia.
Okres gwarancji rozpoczyna bieg od daty podpisania bezusterkowego końcowego protokołu zdawczo-odbiorczego.
W przypadku przeprowadzenia zmian w oprogramowaniu lub środowisku uruchomieniowym OMEGA-PSIR przez Odbiorcę bez porozumienia z Dostawcą gwarancja na instalację oprogramowania może być utracona.
§ 7 POUFNOŚĆ I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Strony niniejszej Umowy zobowiązują się w czasie jej trwania oraz po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu do zachowania poufności co do informacji, o których dowiedziały się w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy oraz informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych prawnych i organizacyjnych dotyczących drugiej Strony, niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Informacje te stanowią informacje poufne.
Informacje poufne mogą być ujawnione na żądanie sądu, prokuratury, policji, organów administracji państwowej w związku z ich uprawnieniami ustawowymi.
W rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa, Odbiorca oświadcza, że jest administratorem danych osobowych, a Dostawca jest podmiotem przetwarzającym. W zakresie powierzenia przetwarzania danych zastosowanie mają postanowienia Załącznika nr 3 do Umowy.
§ 8 ZAWIADOMIENIA
Strony wskazują jako adresy do doręczeń adresy wskazane w komparycji Umowy.
O każdej zmianie adresu każda ze Stron jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić drugą Stronę w formie pisemnej – pod rygorem uznania za skutecznie doręczoną korespondencję kierowaną listem poleconym na adres, o którym mowa w ust. 1.
§ 9 ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Dostawca ponosi wobec Odbiorcy pełną odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy.
Strony mogą dochodzić odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy na zasadach ogólnych.
Żadna ze Stron nie będzie odpowiadała za niewykonanie swoich zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, jeżeli spowodowane zostały „Siłą wyższą”. “Siła wyższa“ oznacza wydarzenie nieprzewidywalne i poza kontrolą Strony, występujące po podpisaniu Umowy, a uniemożliwiające wypełnienie obowiązków Strony. Wydarzenia takie mogą obejmować w szczególności: wojny, pożary, powodzie, embarga przewozowe, strajki oraz oficjalne decyzje organów władzy państwowej. W sytuacji „Siły wyższej” strony poinformują się natychmiast o jej zaistnieniu i w dobrej wierze rozpatrzą możliwości realizacji bądź rozwiązania Umowy.
§ 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Wszelkie zmiany oraz uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Odbiorcy.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Dostawcy i dwa dla Odbiorcy.
Umowę zawarto przy uwzględnieniu art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
............................................. |
|
......................................... |
(pieczęć i podpisy osób reprezentujących Dostawcę) |
|
(pieczęć i podpisy osób reprezentujących Odbiorcy) |
Wykaz załączników:
Zakres i harmonogram wdrożenia systemu OMEGA-PSiR;
Wzór protokołu odbioru;
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;
Umowa Licencji OMEGA-PSIR i Subskrypcji Aktualizacji (kopie posiadanych umów);
Specyfika Infrastruktury Odbiorcy.
Załącznik nr 1 do Umowy nr N/BN.041.2.2021
Zakres i harmonogram wdrożenia systemu OMEGA-PSIR w Instytucie Matki i Dziecka
Zadanie |
realizacja w tygodniach od-do |
Wdrożenie, obejmuje: |
|
Analiza przedwdrożeniowa |
0-1 |
Instalacja - serwer testowy |
2-3 |
konfiguracja środowiska, odblokowanie portów |
|
CAS - uprawnienia dostępowe |
|
Konfiguracja uruchomieniowa |
2-5 |
integracja z serwisami zewnętrznymi (Scopus, WoS, SherpaRoMEO, CrossRef, ORCID, Google Analytics) |
|
migracja struktury uczelni (wg stanu obecnego) |
|
migracja kadr z pliku exportu (.csv) |
|
załadowanie słowników (w tym bazy czasopism) |
|
określenie ról i uprawnień dla różnych kategorii użytkowników |
|
wdrożenie procedur aktualizacji i weryfikacji rekordów (potwierdzanie autorstwa, licencje, dyscypliny, alerty) |
|
Migracja danych |
5-8 |
Migracja danych dotyczących publikacji z 1 sytemu (za bieżący okres ewaluacyjny / z jednego źródła; w przypadku importu z PBNu - import z profilu jednostki) |
|
Uruchomienie - serwera produkcyjnego |
5-8 |
a. instalacja systemu i konfiguracja systemu |
|
b. migracja danych |
|
Załącznik nr 2 do Umowy nr N/BN.041.2.2021 - Wzór protokołu odbioru
Warszawa, dnia ……. / ……… / ……………
Protokół odbioru
Dostawca: …………………………………………….. |
Odbiorca: Instytut Matki i Dziecka |
||
Protokół odbioru (nazwa protokołu, wariantowo nazwa Części lub Etapu) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… |
|||
Rzeczywisty czas trwania etapu (daty od – do) |
|
||
Przyczyna ewentualnego wydłużenia: |
|
||
Produkty odebrane:
|
|
||
Załączniki:
|
|
||
Wnioski i zalecenia odbiorcze:
|
|
||
Kierownik Projektu Odbiorcy ……………………………………… |
Podpis i pieczątka |
Data ……………………………… |
|
Kierownik Projektu Dostawcy ……………………………………… |
Podpis i pieczątka |
Data ……………………………… |
|
Załącznik nr 3 do Umowy nr N/BN.041.2.2021
UMOWA
powierzenia
przetwarzania danych osobowych
zawarta w dniu ….……………………….r., w Warszawie, pomiędzy:
Instytutem Matki i Dziecka
00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxx 00X
Nr KRS: 0000050095
NIP 000-00-00-000, Regon 000288395
zwanym dalej „Administratorem” lub „Powierzającym”, reprezentowanym przez:
Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx – Dyrektora Instytutu Matki i Dziecka
2. Xxxxxxxxx Xxxxxxx – Zastępcę Dyrektora ds. Finansowych, działającą na podstawie udzielonego pełnomocnictwa
a
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
zwaną dalej „Procesorem” lub „Przetwarzającym” reprezentowaną przez:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Administrator i Procesor są zwani dalej łącznie „Stronami”, a każdy z nich z osobna „Stroną”.
Mając na uwadze, że:
Strony w dniu ………………….. r. zawarły Umowę nr N/BN.041.2.2021 („Umowa Główna”), dotyczącą usługi polegającej na wdrożeniu oprogramowania OMEGA-PSiIR (instalacja, konfiguracja i migracja danych - publikacji z 1 źródła oraz podłączenie do systemu automatycznych aktualizacji oprogramowania) wykorzystywanymi przez Powierzającego przy prowadzeniu jego statutowej działalności, co obejmuje w szczególności prowadzenie działalności naukowej, w związku z wykonywaniem której konieczne jest powierzenie Przetwarzającemu przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym niniejszą umową.
Celem niniejszej umowy (dalej „Umowa”) jest ustalenie warunków, na jakich Przetwarzający wykonuje operacje przetwarzania Danych Osobowych w imieniu i na zlecenie Administratora.
Strony zawierając Umowę dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania Danych Osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej „RODO” oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), dalej jako „UODO”.
Xxxxxx postanowiły zawrzeć niniejszą umowę, o następującej treści:
§1
Przedmiot Umowy
Na podstawie Umowy, Powierzający powierza Przetwarzającemu przetwarzanie dalej opisanych Danych Osobowych na warunkach określonych Umową i Umową Główną. Umowa stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 ust. 3 RODO.
Powierzenie przetwarzania Danych Osobowych następuje w celu umożliwienia wykonywania przez Przetwarzającego usług będących przedmiotem Umowy Głównej.
W ramach Umowy przetwarzane będą dane osobowe gromadzone w systemach informacyjnych (dalej „Dane Osobowe”), co obejmuje w szczególności następujące rodzaje danych:
Dane zwykłe:
imię i nazwisko,
płeć,
data urodzenia,
numer PESEL,
adres poczty elektronicznej,
ID kadrowe,
ID PBN,
ID ORCID,
ID afiliacji,
dyscyplina naukowa,
stanowisko,
stopień naukowy,
dane o dorobku naukowym.
Dane szczególne:
Kategorie osób, których dane dotyczą: pracownicy Powierzającego, kontrahenci Powierzającego, w tym osoby angażowane przez Powierzającego na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy świadczenia usług) prowadzący działalność naukową.
5. W momencie podpisywania Umowy Głównej, Powierzający powierza Przetwarzanie Danych Osobowych wynikające z niniejszej umowy następującym Podwykonawcom zatwierdzonym niniejszym przez Administratora:
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Przetwarzający i jego zewnętrzne podmioty przetwarzające (Dalszy Przetwarzający) mogą przetwarzać dane osobowe wyłącznie na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
§2
Okres obowiązywania Umowy
Umowa Powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy Głównej nr
N/BN.041.2.2021 z dnia ……………………..... Każda ze stron może wypowiedzieć
niniejszą umowę za dwumiesięcznym terminem wypowiedzenia.
Administrator może rozwiązać Umowę Powierzenia i Umowę Główną ze skutkiem natychmiastowym, gdy Przetwarzający:
przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową Powierzenia, pomimo uprzedniego wezwania do przetwarzania zgodnie z Umową Powierzenia;
zawiadomi Administratora o swojej niezdolności do dalszego wykonywania niniejszej Umowy Powierzenia.
§3
Obowiązki Przetwarzającego
Oprócz zgodności z regułami podanymi w Umowie, Przetwarzający zapewni zgodność z wymaganiami, o których jest mowa w artykułach od 28 do 33 RODO. Przetwarzający w szczególności oświadcza, że wdrożył środki techniczne oraz organizacyjne, które są niezbędne do wykonania Umowy zgodnie z art. 32 RODO. Środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w zdaniu poprzedzającym będą w szczególności zgodne z artykułem 28 ust. 3 lit. c) oraz z art. 32 RODO w związku z artykułem 5 ust. 1-2 RODO. Środki te związane są z bezpieczeństwem danych oraz i gwarantują poziom ochrony odpowiedni do ryzyka w zakresie poufności, integralności, dostępności oraz odporności bazy danych w tym Danych Osobowych zawartych w bazach danych dotyczących Urządzeń, z uwzględnieniem poziomu techniki, kosztów wdrażania, charakteru, zakresu oraz celów przetwarzania a także prawdopodobieństwa wystąpienia oraz skali ryzyka dla praw oraz swobód osób fizycznych w rozumieniu artykułu 32 § 1 RODO. Środki techniczne oraz organizacyjne są przedmiotem postępu technicznego oraz dalszego rozwoju, wobec czego Przetwarzający może wdrażać adekwatne środki alternatywne. Jednakże w takim wypadku nie może mieć miejsca obniżenie poziomu bezpieczeństwa określonych środków.
Przetwarzający informuje, iż powołał Inspektora Ochrony Danych: ……………………………….., tel.: ………………., e-mail: ………………………….
Powierzający informuje, że powołał Inspektora Ochrony Danych: Xxxxxx Xxxxxxxx telefon: 00 00 00 000, adres poczty elektronicznej: xxx@xxxx.xxx.xx
Aktualne dane Inspektorów Ochrony Danych są dostępne na stronach internetowych Powierzającego i Przetwarzającego.
Przetwarzający będzie prowadzić okresowe monitorowanie procesów wewnętrznych i Środków Technicznych oraz Organizacyjnych w celu zapewnienia aby przetwarzanie danych w jego obszarze odpowiedzialności było zgodne z wymagania obowiązującego prawa w zakresie ochrony danych oraz ochrony praw Podmiotu Danych (osoby, której dotyczą dane).
Przetwarzający w ramach Umowy przetwarza Dane Osobowe wyłącznie na podstawie udokumentowanych poleceń lub instrukcji Powierzającego. Udokumentowanym poleceniem jest w szczególności zapotrzebowanie na wykonanie usług zgłaszane w ramach Umowy Głównej, co dotyczy w szczególności zgłoszeń w udostępnianych przez Przetwarzającego systemach obsługi zgłoszeń oraz zgłoszeń dokonywanych telefonicznie, a także ewentualnych zgłoszeń przesyłanych przez automatyczne systemy monitorujące.
Przetwarzanie Danych Osobowych w ramach Umowy zostanie powierzone przez Przetwarzającego tylko takim jego pracownikom, którzy zostaną zobowiązani do zachowania poufności oraz którzy uprzednio zostali zapoznani z postanowieniami w zakresie ochrony danych związanych z ich pracą. Przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia Przetwarzającego, która będzie posiadać dostęp do Danych Osobowych nie będzie przetwarzać tych Danych bez polecenia Powierzającego, chyba że wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.
W trakcie wykonywania Umowy Przetwarzający będzie współpracować z organem nadzoru na wniosek tego organu. Przetwarzający będzie informował Powierzającego o wszelkich kontrolach oraz środkach podejmowanych przez organ nadzoru jeżeli mają one związek z Umową.
Jeżeli Przetwarzający jest przedmiotem kontroli prowadzonej przez organ nadzoru, postępowania administracyjnego lub karnego z powodu przestępstwa lub wykroczenia, roszczenia wniesionego przez osobę, której dotyczą Dane Osobowe lub przez stronę trzecią w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych przez Powierzającego, Przetwarzający dołoży wszelkich starań w celu wsparcia Powierzającego.
§4
Poufność
Przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
Treść wszystkich Danych Osobowych w tym danych wrażliwych objęta jest tajemnicą przedsiębiorstwa Przetwarzającego i nie może być udostępniana podmiotom trzecim, z wyłączeniem uprawnionych organów władzy publicznej.
§5
Korekta, ograniczanie oraz usuwanie danych
Przetwarzający może usuwać lub ograniczać przetwarzanie Danych Osobowych jedynie na podstawie udokumentowanych poleceń Powierzającego.
Jeżeli Podmiot Danych (osoba, której dotyczą dane) skontaktuje się bezpośrednio z Przetwarzającym w związku z korektą, usunięciem lub ograniczeniem przetwarzania, Przetwarzający natychmiast przekaże Powierzającemu wniosek tego Podmiotu Danych.
§6
Odpowiedzialność Przetwarzającego
Przetwarzający odpowiada za działania i zaniechania osób, przetwarzających powierzone mu dane osobowe, także za przedstawicieli innych podmiotów, którym powierzył przetwarzanie danych.
W przypadku gdy Administrator poniesie jakiekolwiek szkody, w związku z niezgodnym z przepisami o ochronie danych osobowych przetwarzaniem danych przez Procesora, Procesor zobowiązuje się do ich pokrycia, chyba, że nie ponosi winy za zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody.
§7
Dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych
Powierzający wyraża zgodę na korzystanie przez Przetwarzającego z usług innego podmiotu przetwarzającego (Dalszy Przetwarzający), z zastrzeżeniem, iż poinformuje o tym fakcie Powierzającego i uzyska jego zgodę. Inny podmiot przetwarzający zobowiązany jest przetwarzać dane zgodnie z wymogami niniejszej umowy.
.Przetwarzający ponosi wobec Powierzającego pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania Dalszego Przetwarzającego, jak za swoje działania i zaniechania.
§8
Uprawnienia Powierzającego w zakresie nadzoru
Przetwarzający zapewni Administratorowi możliwość weryfikacji zgodności ze zobowiązaniami Przetwarzającego wynikających z art. 28 RODO.
Powierzający ma prawo do przeprowadzania kontroli albo do powierzania ich wykonywania przez audytora, który zostanie wyznaczony indywidualnie w każdym wypadku. Przetwarzający zobowiązuje się, że dostarczy Powierzającemu, na jego żądanie niezbędnych informacji, a w szczególności dotyczących środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przy przetwarzaniu Danych Osobowych.
Powierzający będzie realizował prawo kontroli w dni robocze, w godzinach pracy Przetwarzającego z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Za dni robocze Xxxxxx uważać będą dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli, w terminie wskazanym przez Powierzającego, który nie może jednak być krótszy niż 5 dni.
Administrator wskaże osoby upoważnione przez niego do przeprowadzenia kontroli.
Osoby wyznaczone i upoważnione przez Administratora do przeprowadzenia kontroli są uprawnione do wstępu do pomieszczeń oraz kontroli urządzeń i systemów, w których przetwarzane są powierzone dane osobowe. Mają prawo żądać od Przetwarzającego informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Kontrole będą odbywały się z zachowanie poufności, w tym w szczególności prowadzonej przez Powierzającego działalności gospodarczej, w zakresie przewidzianej prawem tajemnicy handlowej oraz zachowaniem prawa poufności w związku z przetwarzaniem danych (przez Przetwarzającego) na rzecz innych Powierzających lub Administratorów.
Dopuszczalną formą kontroli będzie samokontrola Przetwarzającego zgodnie z listą pytań przedstawioną przez Powierzającego.
§9
Komunikacja w przypadku naruszeń zasad przetwarzania Danych Osobowych
Przetwarzający będzie wspierać Powierzającego w zachowaniu zgodności ze zobowiązaniami w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych, wymaganiami odnośnie zgłaszania naruszeń danych, oceny skutków dla ochrony danych. Zakres ten obejmuje:
zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony przez zastosowanie środków technicznych oraz organizacyjnych z uwzględnieniem okoliczności oraz celów przetwarzania, a także projektowanego prawdopodobieństwa oraz skali ewentualnego naruszenia;
obowiązek natychmiastowego (nie później niż w ciągu 24 godzin od wykrycia naruszenia) zgłaszania Powierzającemu wszystkich naruszeń zasad przetwarzania Danych Osobowych;
wspieranie Powierzającego w odniesieniu do obowiązków związanych z informowaniem zainteresowanego Podmiotu Danych (osoby, której dotyczą dane) oraz dostarczanie Powierzającemu wszystkich posiadanych informacji na ten temat, w terminie umożliwiającym terminowe wywiązanie się przez Powierzającego z obowiązków wynikających z przepisów prawa. W przypadku kiedy Podmiot Danych zwróci się bezpośrednio do Przetwarzającego, Przetwarzający przekaże jego wniosek Administratorowi, który udzieli odpowiedzi na żądanie;
wspieranie Powierzającego w zakresie oceny skutków dla ochrony jego danych.
Powiadomienie o naruszeniu zasad przetwarzania danych może nastąpić drogą elektroniczną lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość.
§10
Prawo Powierzającego do wydawania poleceń
Polecenia wydane ustnie zostaną natychmiast potwierdzone przez Powierzającego minimum w formie wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną.
Przetwarzający niezwłocznie będzie informował Powierzającego w przypadku stwierdzenia, że dane polecenie narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych. W takim wypadku Przetwarzający ma prawo zawiesić wykonanie odnośnych poleceń do czasu ich potwierdzenia albo zmiany przez Powierzającego.
§11
Kasowanie oraz zwrot danych osobowych
Przetwarzający nie będzie tworzył kopii Danych Osobowych bez wiedzy Powierzającego za wyjątkiem kopii zapasowych w zakresie koniecznym do zapewnienia właściwego przetwarzania danych.
Po wygaśnięciu Umowy Przetwarzający przekaże Powierzającemu lub (za uprzednią zgodą Powierzającego) zniszczy wszystkie dokumenty, wyniki przetwarzania oraz wykorzystania oraz zbiory danych związane z Umową, które znalazły się w jego posiadaniu, w sposób zgodny z ochroną danych chyba, że przepisy prawa krajowego lub międzynarodowego stanowią inaczej. Protokół zniszczenia lub usunięcia należy dostarczyć na żądanie Powierzającego.
§12
Postanowienia końcowe
Celem uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, Strony ustalają, że wszelkie czynności podejmowane przez Przetwarzającego na podstawie Umowy wykonywane są w celu realizacji Umowy Głównej i nie podlegają dodatkowemu wynagrodzeniu.
Zmiany i uzgodnienia Umowy muszą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Jeżeli poszczególne postanowienia Umowy staną się nieskuteczne albo niewykonalne po jej podpisaniu, nie będzie to miało wpływu na ważność pozostałych postanowień Umowy.
Postanowienie nieskuteczne albo niewykonalne należy zastąpić postanowieniem skutecznym oraz wykonalnym, najbardziej zbliżonym do celu ekonomicznego, do którego dążyły strony Umowy w ramach postanowienia nieważnego lub niewykonalnego.
Do wszystkich kwestii nieuregulowanych wprost w niniejszej umowie będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, a w szczególności RODO i innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Umowa wchodzi w życie z dniem zawarcia i zastępuje wszystkie istniejące porozumienia Stron w zakresie powierzenia i zasad przetwarzania danych osobowych.
Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z Umowy będzie sąd właściwy dla Powierzającego.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze Stron.
_________________________________ ________________________________
Miejscowość, Data Miejscowość, Data
_________________________________ ________________________________ (Podpis / pieczątka Powierzającego) (Podpis / pieczątka Przetwarzającego)
Załącznik nr 4 do Umowy nr N/BN.041.2.2021
Umowa Licencji oraz Umowa Subskrypcji Aktualizacji OMEGA-PSiR
(kopie posiadanych umów)
Załącznik nr 5 do Umowy nr N/BN.041.2.2021- Specyfika Infrastruktury Zamawiającego
Specyfika Infrastruktury Zamawiającego
Wymagania dla serwera bazy testowej Zamawiającego
Element |
Rekomendacja Wykonawcy |
Stan aktualny u Zamawiającego |
Przestrzeń dyskowa |
250 GB, jeśli < 10 tys. publikacji 500 GB, jeśli < 50 tys. publikacji Co najmniej 1 TB jeśli więcej niż 50 tys. Publikacji
|
|
Dysk |
Klasy SSD bądź równoważny zestaw HDD umożliwiający osiągnięcie min. poziomu prędkości odczytu 15MiB/s (przy dostępie swobodnym do danych) |
|
Pamięć RAM |
32 GB lub więcej |
|
Procesor |
8 wątków |
|
System operacyjny |
Ubuntu 20.04 lub Debian 10 w wersji Server (xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxx) |
|
Przygotowane maszyny powinny mieć otwarty ciągły dostęp SSH dla IP: ……………………..
na potrzeby komunikacji z systemem automatycznych aktualizacji oprogramowania.
Funkcjonowanie systemu automatycznych aktualizacji oprogramowania nie wpływa na funkcjonalności Omega-PSIR. Jego poprawne działanie wymaga bezpośredniego dostępu z serwera centralnego systemu automatycznych aktualizacji oprogramowania (IP …………..) do utrzymywanych w infrastrukturze Zamawiającego maszyn docelowych na określonych portach, w tym przede wszystkim SSH. Brak takowego dostępu uniemożliwi instalację i ciągłą aktualizację systemu.
Wymagania dla serwera bazy produkcyjnej Zamawiającego
Element |
Rekomendacja wykonawcy |
Stan aktualny u Zamawiającego |
Przestrzeń dyskowa |
250 GB, jeśli < 10 tys. publikacji 500 GB, jeśli < 50 tys. publikacji Co najmniej 1 TB jeśli więcej niż 50 tys. Publikacji
|
|
Dysk |
Klasy SSD bądź równoważny zestaw HDD umożliwiający osiągnięcie min. poziomu prędkości odczytu 30MiB/s (przy dostępie swobodnym do danych): |
|
Pamięć RAM |
Pojemność rekomendowana: 48 - 64 GB |
|
Procesor |
16 - 32 wątki (klasy serwerowej) |
|
System operacyjny |
Ubuntu 20.04 lub Debian 10 w wersji Server (xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxx) |
|
Przygotowane maszyny powinny mieć otwarty ciągły dostęp SSH dla IP: …………………….
na potrzeby komunikacji z systemem automatycznych aktualizacji oprogramowania.
Funkcjonowanie systemu automatycznych aktualizacji oprogramowania nie wpływa na funkcjonalności Omega-PSIR. Jego poprawne działanie wymaga bezpośredniego dostępu z serwera centralnego systemu automatycznych aktualizacji oprogramowania (IP ……………) do utrzymywanych w infrastrukturze Zamawiającego maszyn docelowych na określonych portach, w tym przede wszystkim SSH. Brak takowego dostępu uniemożliwi instalację i ciągłą aktualizację systemu.
Wymagania dla serwera systemu CAS
Element |
Rekomendacja wykonawcy |
Stan aktualny u Zamawiającego |
Przestrzeń dyskowa |
200GB |
|
Pamięć RAM |
Pojemność rekomendowana: 4 - 8GB |
|
Procesor |
4 wątki (klasy serwerowej) |
|
System operacyjny |
Ubuntu 20.04 lub Debian 10 w wersji Server (xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxx) |
|
Przygotowane maszyny powinny mieć otwarty ciągły dostęp SSH dla IP: ……………………………………..
Strona 22 z 22