REGULAMIN TARGÓW ORGANIZOWANYCH PRZEZ PTAK WARSAW EXPO
REGULAMIN TARGÓW ORGANIZOWANYCH PRZEZ PTAK WARSAW EXPO
1. Postanowienia ogólne
1.1 Postanowienia niniejszego Regulaminu obowiązują każdy podmiot (zwany dalej „Uczestnikiem Targów”) biorący udział w targach w Nadarzynie (zwanych dalej „Targami”), organizowanych przez spółkę pod firmą PTAK WARSAW EXPO Sp. z o.o. z siedzibą w Nadarzynie (kod 05-830), xx. Xx. Xxxxxxxxx 00, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000671001, NIP 000-000-00-00, REGON: 366965350, której kapitał zakładowy wynosi 148.818.000,00 złotych i jest w całości wpłacony.
1.2 Niniejszy Regulamin jest integralną częścią Zgłoszenia Uczestnictwa w Targach.
1.3 Wszyscy uczestnicy Targów zobowiązani są także przestrzegać przepisów porządkowych, w tym Regulaminu Obiektu PTAK Warsaw Expo, obowiązujących w miejscu odbywania się Targów.
2. Zawarcie Umowy uczestnictwa w Targach
2.1 Wystawca przekazuje przedstawicielowi Organizatora przesyłając e-mailem lub przekazuje osobiście formularz
„Zgłoszenie uczestnictwa”, zwany dalej „Zgłoszeniem” lub „Umową” wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania Wystawcy. Osoby podpisujące Zgłoszenie jednocześnie oświadczają i gwarantują, że są należycie umocowane do zawarcia umowy w imieniu Wystawcy. Wysłanie Zgłoszenia oznacza zapoznanie się i akceptację niniejszego Regulaminu, które tym samym stanowią integralną część umowy o uczestnictwo w Targach.
2.2 W przypadku niewłaściwego wypełnienia Zgłoszenia lub innych formularzy Organizator ma prawo do żądania ponownego ich wypełnienia.
2.3 Zawarcie umowy o uczestnictwo w Targach następuje w momencie potwierdzenia przez Organizatora przyjęcia Zgłoszenia do realizacji e-mailem na adres Wystawcy podany w Zgłoszeniu.
2.4 Powyższa procedura dotyczy również zamawiania przez Wystawcę wszelkich dodatkowych produktów i usług oraz wyposażenia, jakie Organizator oferuje w związku z organizacją Targów.
2.5 Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zgłoszenia do realizacji bez podania przyczyny. Organizator przekaże tę informację pocztą elektroniczną, na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu. W takim przypadku nie dochodzi do zawarcia pomiędzy Stronami jakiejkolwiek umowy.
2.6 Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w Targach, jeżeli Wystawca zalega z jakimikolwiek opłatami na rzecz Organizatora. Strony uznają w takim przypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swych zobowiązań umownych.
2.7 Niewystawienie się przez Wystawcę na Taragch po zawarciu Umowy jest równoznaczne z obowiązkiem zapłaty przez Wystawcę kary wynoszącej dwukrotność sumy opłat wynikających ze Zgłoszenia Uczestnictwa. Postanowienia te znajdują odpowiednie zastosowanie do innych podmiotów biorących udział w Targach na podstawie umów zawartych z Organizatorem
2.8 W Targach mogą uczestniczyć Wystawcy prezentujący ofertę zgodną z zakresem tematycznym Targów. Niedozwolone jest eksponowanie towarów niezgodnych z tematyką Targów.
2.9 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu edycji lub miejsca Targów albo ich odwołania. Zmiana terminu edycji lub miejsca Targów nie rodzi po stronie Organizatora odpowiedzialności. O zmianach tych Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie. W przypadku zmiany terminu lub miejsca Targów zawarta Umowa pozostaje w mocy. W przypadku odwołania Targów Organizator zwróci Wystawcy wszystkie wpłacone zaliczki.
3. Prawo do odstąpienia
3.1 Każdy Wystawca, który zawarł umowę o uczestnictwo w Targach może od niej odstąpić bez podania przyczyny w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia otrzymania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia do realizacji, jednakże nie później niż na 60 dni przed pierwszym dniem Targów, przy czym niniejsze postanowienie nie wyłącza uprawnień wynikających z art. 27 i nast. ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o
prawach konsumenta w zw. z art. 385(5) kodeksu cywilnego.
3.2 Po upływie terminu, o którym mowa w pkt 3.1 powyżej, prawo do Odstąpienia wygasa.
3.3 W celu Odstąpienia Wystawca musi poinformować Organizatora w drodze jednoznacznego oświadczenia o Odstąpieniu (formularz odstąpienia), wysłanego pocztą. Wystawca może wysłać formularz odstąpienia na adres: xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx .
3.4 W przypadku Odstąpienia, zgodnie z §3.1, Organizator zwraca Wystawcy wszystkie otrzymane płatności, w każdym przypadku nie później niż 30 dni od dnia, w którym Organizator został poinformowany przez Wystawcę o decyzji w sprawie wykonania prawa Odstąpienia. Zwrot płatności będzie dokonany przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały użyte przez Wystawcę w pierwotnej transakcji, chyba że Wystawca wyraźnie zgodził się na inne rozwiązanie. W każdym przypadku Wystawca nie ponosi żadnych dodatkowych opłat w związku ze zwrotem płatności.
4. Płatności
4.1 Wysokość Opłaty za uczestnictwo w Targach oraz jej składowe jak również ceny innych usług związanych z udziałem Wystawcy w Targach wskazane są w dokumencie Zgłoszenie uczestnictwa oraz w załącznikach.
Wystawca zobowiązuje się jednocześnie do terminowej zapłaty Organizatorowi Opłaty za uczestnictwo w Targach oraz wynagrodzenia za inne usługi.
4.2 Wystawca zobowiązany jest do uiszczenia całości Opłat z tytułu uczestnictwa w Targach w terminie 30 dni przed pierwszym dniem Targów, na rachunek bankowy Organizatora wskazany na fakturze.
4.3 W przypadku zawarcia umowy o uczestnictwo w Targach w terminie krótszym niż 30 dni przed pierwszym dniem Targów, Wystawca ma obowiązek uiścić Opłaty z tytułu uczestnictwa w Targach, w terminie 7 dni od potwierdzenia przez Organizatora przyjęcia zgłoszenia do realizacji, nie później jednak niż przed pierwszym dniem Targów, na rachunek bankowy Organizatora wskazany na fakturze.
4.4 W przypadku wprowadzenia na terenie RP zakazu organizacji targów, w wyniku pandemii, dotychczas wpłacone środki zostaną zwrócone.
4.5 Organizator odmówi udostępnienia Wystawcy powierzchni wystawienniczej w sytuacji, gdy Wystawca nie uiścił wszystkich należnych Organizatorowi opłat wynikających z zawartej umowy o uczestnictwo w Targach do czasu ich zapłaty, udokumentowanej potwierdzeniem wpłaty lub uregulowanie ww. należności na miejscu. W przypadku braku dokonania zapłaty pełnej należności wynikającej ze Zgłoszenia, PTAK Warsaw Expo Sp. z o.o. z siedzibą w Nadarzynie nie ponosi względem Wystawcy lub osób trzecich jakiejkolwiek odpowiedzialności związanej z niewydaniem stoiska Wystawcy.
4.6 W przypadku odmowy zgodnie z ust. 2 powyżej, udostępnienia Wystawcy powierzchni wystawienniczej z powodu braku zapłaty Opłaty z tytułu uczestnictwa w Targach wszystkich należnych Organizatorowi opłat wynikających ze Zgłoszenia, Organizator ma prawo do zatrzymania wszystkich dotychczasowo wpłaconych przez Wystawcę kwot, a Wystawcy nie przysługuje roszczenie o ich zwrot. Ponadto w przypadku braku zapłaty wszystkich należnych Organizatorowi kwot wynikających ze Zgłoszenia, Organizatorowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy ze skutkiem ex nunc w terminie do pierwszego dnia Targów. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może zostać złożone drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu. W przypadku skorzystania przez Organizatora z ww. prawa do odstąpienia od umowy, Organizatorowi należna jest od Wystawcy kara umowna w wysokości równej 50% sumy opłat brutto wynikających ze Zgłoszenia, płatna w terminie 3 dni od wezwania.
4.7 W razie opóźnienia Wystawcy z zapłatą którejkolwiek części opłat wynikających ze Zgłoszenia, Wystawcy nie przysługuje dofinansowanie, zniżki oraz rabaty. W przypadku opóźnienia z zapłatą, Organizator ma prawo do nałożenia na Wystawcę karę umowną w wysokości otrzymanego przez Wystawcę dofinansowania oraz innych zniżek i rabatów, płatną w terminie 3 dni od wezwania.
4.8 W razie opóźnienia Wystawcy z zapłatą którejkolwiek części opłat wynikających ze Zgłoszenia, Organizatorowi będzie przysługiwać dodatkowo odsetki za opóźnienie w wysokości wynikającej z Ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
4.9 Wystawca jest zobowiązany do zapłaty na rzecz Organizatora zryczałtowanej bezzwrotnej opłaty eksploatacyjnej, która jest przeznaczona na pokrycie kosztów utrzymania obiektu w ruchu w trakcie dni targowych, dni montażu i demontażu, w tym koszty wody, ogrzewania, wywozu nieczystości, zabezpieczenie covidowego itp. Opłata eksploatacyjna wynosi 25 zł/m2 netto i jest obliczana w oparciu o wskazaną w Zgłoszeniu powierzchnię wynajętą przez Wystawcę.
4.10 Wystawca zobowiązany jest do uiszczenia zryczałtowanej opłaty za energię elektryczną, która zostanie ustalona jako iloczyn: zamówionej mocy (KW), długości trwania Targów oraz stawki (ceny) za prąd obowiązującej na miesiąc przed rozpoczęciem Targów. Wystawca zostanie poinformowany o wysokości ww. opłaty w terminie przynajmniej jednego miesiąca przed rozpoczęciem Targów i otrzyma w tym zakresie stosowną fakturę.
4.11 Organizator nie gwarantuje wykonania zamówień na usługi, które zostały złożone później niż na 7 dni przed pierwszym dniem Targów i nie zostały przez Organizatora potwierdzone Cena za takie zamówienia jest wyższa o 30% w stosunku do cen podanych w cennikach, formularzach. W przypadku złożenia zamówienia na usługi w trakcie montażu lub Targów cena jest płatna w kasie Targów w momencie złożenia zamówienia. W pozostałych przypadkach Wystawca ma obowiązek uiścić cenę/opłaty na pierwsze wezwanie Organizatora na rachunek bankowy wskazany przez Organizatora.
5. Udostępnienie powierzchni wystawienniczej
5.1 Wystawca dokonuje wyboru powierzchni wystawienniczej w Zgłoszeniu.
5.2 Organizator przydziela lokalizację powierzchni wystawienniczej uwzględniając kolejność Zgłoszeń, projekt zabudowy oraz życzenia Wystawcy, w miarę jej dostępności, posiadanych możliwości i warunków organizacyjno- technicznych.
5.3 Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Targach i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora. O zmianie lokalizacji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu.
5.4 Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji i numeracji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Targach i nie skutkuje powstaniem roszczeń względem Organizatora. O zmianie lokalizacji i numeracji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu.
5.5 Wystawca, jeśli chce prowadzić sprzedaż jakichkolwiek produktów jest zobowiązany do uzyskania w tym zakresie pisemnej zgody Organizatora, a także posiadania kasy fiskalnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5.6 Wystawca zobowiązuje się do posiadania licencji i zgód na wszystkie przedmioty znajdujące się na stoisku.
5.7 Zabudowa indywidualna wykonana przez Wystawcę wymaga uprzedniej akceptacji przez Organizatora.
6. Udostępnianie powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi
6.1 Wystawca ma prawo do udostępnienia całości lub części powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Podwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora. W przypadku udostępnienia całości albo części powierzchni Podwystawcy bez uprzedniej zgody Organizatora, Wystawcy zapłaci Organizatorowi karę umowną w wysokości 10.000 złotych.
6.2 Wystawca ma obowiązek zgłoszenia Organizatorowi Podwystawcy na osobnym Zgłoszeniu, które musi być także podpisane przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Podwystawcy. Nie będą przyjmowane zgłoszenia dokonane na innych dokumentach.
6.3 Wystawca ma obowiązek poinformować Podwystawców o treści Regulaminu Targów.
6.4 Od Wystawcy, jako podmiotu zgłaszającego Podwystawcę Organizator pobiera opłatę w wysokości 450 złotych netto, która to kwota zostaje powiększona o stawkę podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach ww. opłaty. Warunkiem udziału Podwystawcy w Targach jest uiszczenie ww. opłaty przez Wystawcę, w przypadku jej braku Organizator ma prawo odmówić Podwystawcy udziału w Targach.
6.5 Wystawca ponosi względem Organizatora, innych Wystawców, osób trzecich odpowiedzialność za działania i zaniechania własne, a także innych Podmiotów działających w jego imieniu lub na jego rzecz, jak za działania i zaniechania własne.
6.6 Na powierzchni, o której mowa w pkt. 5.1 Podwystawca może prezentować tylko produkty zgodne z tematem Targów.
6.7 Zabrania się reklamowania na stoisku firm niebędących Wystawcami lub Podwystawcami.
6.8 W przypadku, naruszenia pkt. 5.3. Organizator zastrzega sobie prawo nałożenia kary umownej w wysokości 25% opłaty wniesionej przez Wystawcę za udział w Targach, za każde naruszenie.
6.9 W przypadku, naruszenia pkt. 5.6, 5.7 Organizator zastrzega sobie prawo nałożenia kary umownej w wysokości 10.000,00 złotych, za każde naruszenie.
6.10 Podwystawcy przysługują prawa i obowiązki Wystawcy, o których mowa w niniejszym Regulaminie, z zastrzeżeniem, iż Podwystawca nie może zamawiać usług dodatkowych.
7. Reklama i Ekspozycja
7.1 Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje produkty (towary i/lub usługi) wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej i to pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócą normalnego toku pracy innych Wystawców, a także są zgodne z zakresem tematycznym Targów. Wystawca nie ma prawa używania urządzeń nagłaśniających lub innych które mogą zakłócić normalny tok pracy innych Wystawców lub Organizatora. W przypadku ekspozycji produktów, do których ekspozycji Wystawca nie jest uprawniony, Organizator ma prawo nałożenia na Wystawcę kary umownej w wysokości 10.000 złotych.
7.2 Każda wynajęta powierzchnią wystawiennicza musi być wyposażona w oświetlenie własne lub zamówione u Organizatora.
7.3 Umieszczanie reklam Wystawcy lub inne działania promocyjne poza obrębem wykupionego stoiska wymagają pisemnej zgody Organizatora i podlegają dodatkowej opłacie wskazanej w Cenniku usług dodatkowych Umieszczanie reklam lub prowadzenie działań promocyjnych poza obrębem stoiska podlega karze umownej w wysokości 5.000 złotych.
7.4 Proponowane formy reklamy zawarte są w katalogu informacyjnym Organizatora. W zależności od rodzaju zamówionych produktów reklamowych, Wystawca i Podwystawca zobowiązani są do przekazania Organizatorowi swoich danych kontaktowych, oraz plików elektronicznych z grafiką, logotypami, znakami towarowymi i innymi materiałami podlegającymi publikacji przez Organizatora w związku z organizacją lub promocją Targów, w ciągu dwóch tygodni od zgłoszenia uczestnictwa, pod rygorem zwolnienia Organizatora z obowiązku ich publikacji z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za ich publikację.
7.5 Organizator może odmówić publikacji materiałów przekazanych mu przez Wystawcę w celu ich opublikowania w związku z organizacją Targów, jeżeli materiały te prawa Organizatora, prawa osób trzecich, powszechnie obowiązujące normy prawne lub dobre obyczaje. Jednocześnie Organizator zastrzega sobie możliwość skrócenia lub korekty materiałów przesłanych do publikacji.
7.6 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść dostarczonych do niego przez Wystawcę materiałów reklamowych, promocyjnych lub informacyjnych, które Organizator lub Wystawca opublikował w związku z organizacją lub promocją Targów.
7.7 Zabrania się Wystawcy oraz innym uczestnikom promowania na terenie Targów innych obiektów targowych oraz
wydarzeń targowych w czasie trwania Targów. Zakaz ten nie obejmuje promowania kolejnych edycji Targów. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia Organizator ma prawo nałożenia na Wystawcę kary finansowej w wysokości 10.000 złotych.
7.8 Na terenie Targów zabrania się dystrybucji materiałów reklamowych przez hostessy z zastrzeżeniem pkt 9.5 Regulaminu oraz z zastrzeżeniem, iż inne ustalenia w tym zakresie poczyniono z Organizatorem.
7.9 Wystawca wyraża zgodę na promowanie jego firmy przez Organizatora i udziela w tym zakresie Organizatorowi licencji niewyłącznej nieodpłatnej, nieograniczonej terytorialnie, ani czasowo na wykorzystanie przez Organizatora nazwy firmy, logo, a także zdjęć Wystawcy przekazanych Organizatorowi, w tym treści opublikowanych na stronach internetowych oraz social mediach Wystawcy oraz zdjęć i materiałów filmowych stworzonych przez Organizatora (dalej: Materiały), w celu ich umieszczenia na facebooku, instagramie lub stronach internetowych Organizatora oraz n/w polach eksploatacji:
a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania Materiałów - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy Materiałów przekazanych Organizatorowi, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
b) w zakresie obrotu egzemplarzami, na których Materiały utrwalono -w ramach promocji Targów, do których przygotowywane będą wykorzystane materiały graficzno-promocyjne lub logo;
c) w zakresie rozpowszechniania udostępnionych Materiałów w sposób inny niż określony powyżej – poprzez publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, rozpowszechnianie, a także publiczne udostępnianie Materiałów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (w Internecie), w tym umieszczanie na plakatach, banerach, flagobanerach, plakatach, ulotkach lub innych materiałach drukarskich, wyemitowanie w telewizji lub na wyświetlaczach należących do Organizatora, na stronach www, w social mediach.
7.10 Wystawca oświadcza, iż posiada prawa autorskie do Materiałów w zakresie umożliwiającym realizację niniejszego postanowienia i Materiały te nie są obciążone prawami osób trzecich, a udzielona licencja nie narusza praw osób trzecich. Ustęp 12.4 niniejszego Regulaminu ma zastosowanie.
7.11 W przypadku wykonania przez Organizatora zabudowy na rzecz Wystawcy, wyraża on zgodę na umieszczenie swojego logo, znaków towarowych w portfolio Organizatora, w tym do umieszczania w portfolio zdjęć wykonanej zabudowy zawierających logo lub znaki towaroweZabronione jest jakiekolwiek wykorzystywanie, rozpowszechnianie, udostępnianie osobom trzecim przedstawionych przez Organizatora projektów zabudowy, a także wykonywanie ich opracowań i dokonywana w nich zmian. Projekty te podlegają ochronie prawnej, w tym na gruncie praw autorskich do projektu. Bezprawne wykorzystanie ww. projektów podlega odpowiedzialności prawnej.
8. Odpowiedzialność
8.1 Organizator ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Targów z winy umyślnej Organizatora lub osoby działającej w jego imieniu.
8.2 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia, kradzież oraz zniszczenie przedmiotów znajdujących
się na stoisku Wystawcy wywołane przez osoby trzecie, za które nie ponosi odpowiedzialności np. innych odwiedzających, innych Wystawców.
8.3 Odpowiedzialność za przedmioty znajdujące się na stoisku Wystawcy ponosi Wystawca z zastrzeżeniem ust. 7.1,
7.2 powyżej Wystawca zobowiązany jest do dostarczenia we własnym zakresie przedmiotów na stoisko oraz do ich usunięcia po zakończeniu Targów w wyznaczonym na demontaż terminie.
8.4 Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę trzecie za które ponosi odpowiedzialność.
8.5 O zaistnieniu każdego zdarzenia wywołującego szkodę lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora.
8.6 Organizator zaleca Wystawcy zawarcie stosownych umów ubezpieczeń majątkowych w zakresie ryzyk związanych z Targami oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za ewentualne szkody wyrządzone w związku z udziałem w Targach.
8.7 Produkty i wyroby prezentowane podczas Targów powinny posiadać świadectwa oceny zgodności z wymaganymi normami, w szczególności z normami dot. bezpieczeństwa tych produktów i wyrobów.
8.8 Wystawca oświadcza, że posiada prawa autorskie, niezbędne licencje i prawa do produktów znajdujących się na stoisku wystawienniczym lub którymi Wystawca się posługuje. Organizator nie ponosi odpowiedzialności względem Wystawców, Podwystawców oraz podmiotów trzecich za naruszenie ich praw własności intelektualnej (w tym. wzoru przemysłowego, wzoru użytkowego, znaku towarowego), praw autorskich i praw pokrewnych, oznaczenia geograficznego, know-how itp., będące skutkiem nieprawdziwości powyższego oświadczenia.
8.9 Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności względem Wystawcy, w sytuacji gdy Wystawca nie uzyska wiz lub innych dokumentów wymaganych do wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub udziału w Targach. W przypadku nie wzięcia udziału w Targach z powodu braku uzyskania wiz lub innych dokumentów wymaganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub do udziału w Targach Organizator nie jest zobowiązany do zwrotu Wystawcy wpłaconych należności, okoliczność taka nie zwalnia Wystawcy z obowiązku uiszczenia na rzecz Organizatora całości należnych mu opłat z tytułu Zgłoszenia, w tym za zamówione usługi.
8.10 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostawie mediów i usług, spowodowane okolicznościami niezawinionymi przez Organizatora, w tym będącymi po stronie dostawcy tych mediów i usług oraz za szkody spowodowane działaniem siły wyższej jak strajk, zamieszki, pożar, uderzenie pioruna, huragan, powódź, grad, deszcz, epidemia. Dotyczy to również okresu po zakończeniu Targów, kiedy eksponaty, urządzenia pozostają na terenie targowym.
8.11 Wystawca zobowiązany jest we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej, a także ubezpieczyć swoje mienie wnoszone na tereny Organizatora, zarówno na okres trwania targów, jak i na okres montażu i demontażu.
8.12 Wszelkie reklamacje i roszczenia wynikające z udziału w Targach winny być zgłaszane w formie pisemnej najpóźniej do ostatniego dnia Targów. Po upływie tego terminu żadne reklamacje i roszczenia nie będą uwzględniane. Wszelkie porozumienia pomiędzy Wystawcą, a Organizatorem, a także wszelkie decyzje z nich wynikające wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
9. Projekt, montaż i demontaż stoisk
9.1Wystawca może rozpocząć prace montażowe w dni wyznaczone na montaż, których termin zostanie podany na stronie internetowej targów najpóźniej na 30 dni przed pierwszym dniem Targów, Organizator może również zarządzić przerwanie prac, jeżeli uzna, że naruszają one Regulamin obiektu lub zagrażają porządkowi albo bezpieczeństwu osób lub mienia, o czym niezwłocznie poinformuje Wystawcę ze wskazaniem powodu. Przed rozpoczęciem montażu stoiska Wystawca zobowiązany jest przedstawić do akceptacji projekt techniczny stoiska wraz z rzutami oraz wizualizacją, najpóźniej na 21 dni przed pierwszym dniem montażowym Targów.
9.2 Zabudowa indywidualna wykonana przez Wystawcę wymaga uprzedniej akceptacji przez Organizatora.Dla stoisk w zabudowie indywidualnej termin rozpoczęcia montażu Organizator poda na 30 dni przed pierwszym dniem Targów.
9.3 Wystawca, który zamówił powierzchnię bez zabudowy ma obowiązek zgłosić na piśmie w terminie na 21 dni przed pierwszym dniem montażowym Targów następujące dane firmy wykonującej zabudowę stoiska: nazwa, adres, NIP, imienna lista pracowników uprawnionych do wejścia na teren PTAK WARSAW EXPO – ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za kontakty z Organizatorem, a także projekt stoiska w zabudowie indywidualnej wraz z rzutami i wizualizacją. Wszystkie firmy wykonujące zabudowę muszą posiadać Certyfikat PWE, wydany przez Organizatora Targów, przed przystąpieniem do prac, zgodnie z Regulaminem Zabudowy.
9.4 W przypadku montażu lub demontażu w terminie innym niż podany przez Organizatora niezbędne jest uzyskanie zgody Dyrektora Działu Technicznego oraz uiszczenie dodatkowej opłaty w wysokości 1000 złotych netto + VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami za każdą rozpoczętą godzinę.
9.5 W czasie montażu i demontażu stoisk zabronione jest prowadzenie prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, lub innych, powodujących zapylanie lub zagrożenie pożarowe.
9.6 Wystawca zobowiązany jest po montażu i demontażu stoiska do usunięcia wszelkich pozostałości i uprzątnięcia stoiska i jego bezpośredniej okolicy
9.7 Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą dbać o porządek na stoisku i w ciągach komunikacyjnych wokół stoiska. Zabrania się zastawiania drogi pożarowej i korytarza.
9.8 Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania norm prawnych i technicznych, budowlano-montażowych, bhp, sanitarnych i przeciwpożarowych.
9.9 Wystawca zobowiązany jest do oznaczenia szklanych powierzchni stoiska wystawienniczego, w celu uniknięcia uderzenia w nie przez innych uczestników Targów.
9.10 Wystawca jest zobowiązany do pokrycia całej powierzchni swojego stoiska wystawienniczego wykładziną lub innym materiałem wykończeniowym (wykładzina, panele, podest lub inne).
9.11 Ściany stoiska oraz inne elementy konstrukcyjne zwrócone tylną stroną do stoiska sąsiedniego należy wykończyć estetycznie oraz pomalować w neutralnym kolorze białym. Wystawcy stoisk w zabudowie inna niż wyspowa (stoisko z czterech stron otwarte) mają obowiązek wygrodzenia powierzchni wystawienniczej ścianą bądź innym materiałem wyraźnie oddzielającym granicę z sąsiednim stoiskiem. W przypadku naruszenia ww. postanowień Wystawca zostanie obciążony karą umowną 10.000 zł. płatną w ciągu 7 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty kary umownej.
9.12 Montaż i demontaż stoisk może się odbywać wyłącznie w terminach wskazanych przez Organizatora. W przypadku przekroczenia wyznaczonych godzin montażu i demontażu przez Wystawcę, Organizator jest uprawniony do naliczenia Wystawcy opłaty zgodnie z Cennikiem usług dodatkowych.
9.13 Podczas montażu i demontażu zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ścian, podłóg i innych elementów obiektu, w którym odbywają się Targi, a także używania własnych wózków widłowych i podnośników automatycznych.
9.14 Wystawca zobowiązany jest w trakcie Targów, oraz montażu i demontażu do zabezpieczenia na swój koszt eksponatów oraz rzeczy znajdujących się na stoisku wystawienniczym przed uszkodzeniem albo zniszczeniem.
9.15 Na terenie obiektu wystawienniczego PTAK WARSAW EXPO kategorycznie zakazuje się:
- naklejania, przyczepiania oraz wyklejania ścian działowych stoisk w jakiekolwiek reklamy, ulotki, informacje, itp. Za pomocą substancji chemicznych, klejów piankowych, taśm dwustronnych oraz innych, które w sposób szczególny prowadzą do ich nieodwracalnego uszkodzenia,
- mechanicznej ingerencji w ściany działowe zabudowy stoisk, która prowadzi do nieodwracalnego uszkodzenia płyty.
Nieprzestrzeganie tego zapisu grozi karą, odzwierciedlająca metraż uszkodzonej całej płyty, w wysokości 200 zł za 1 m2 netto + VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
9.16 Po zakończeniu Targów, w terminie 1 dnia od dnia zakończenia Targów, Wystawca zobowiązany jest przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą do stanu poprzedniego, pod rygorem zlecenia tych czynności przez Organizatora podmiotowi zewnętrznemu na koszt Wystawcy.
10. Organizacja pracy na stoisku
10.1 Wystawca zobowiązany jest udostępnić stoisko dla zwiedzających w dniach i godzinach otwarcia Targów. W przypadku naruszenia ww. obowiązku Wystawca zapłąci karę umowną w wysokości 4.000 złotych.
10.2 Jeżeli prezentacja na stoisku prowadzona jest z wykorzystaniem jakichkolwiek utworów, Wystawca zobowiązany jest do uregulowania we własnym zakresie kwestii praw autorskich i pokrewnych do tych utworów.
10.3 Wymiana lub uzupełnianie ekspozycji na stoisku oraz sprzątanie stoiska i jego otoczenia mogą się odbywać wyłącznie poza godzinami otwarcia Targów dla zwiedzających.
10.4 Przedstawiciel Organizatora może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia, albo w inny sposób zakłócających przebieg Targów.
10.5 Wszelkie działania promocyjne Wystawcy mogą odbywać się wyłącznie w obrębie stoiska i nie mogą zakłócać przebiegu Targów oraz pracy innych wystawców.
10.6 Opuszczenie stoiska przez Wystawcę w godzinach otwarcia Targów dla zwiedzających wymaga zgody Organizatora po uprzednim pisemnym zgłoszeniu w biurze targów.
10.7 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Wystawcy pozostawione na opuszczonym stanowisku podczas montażu i demontażu oraz w czasie trwania imprezy targowej. W przypadku pozostawienia rzeczy Wystawcy po okresie demontażu na terenie Organizatora rzeczy te uznaje się za porzucone w zamiarze wyzbycia się ich własności, przy czym wpierw Organizator skontaktuje się z wystawcą wzywając go do usunięcia rzeczy i wyznaczy mu termin minimum 1 dzień.
10.8 Na terenie Organizatora zabronione jest pozostawianie bez opieki rzeczy. Organizatorowi przysługuje prawo do sprawdzenia lub usunięcia rzeczy pozostawionych bez opieki.
10.9 Niedopuszczalne jest w czasie trwania Targów zajmowanie przez Wystawcę powierzchni poza obrębem zamówionego stoiska wystawienniczego. W przypadku złamania tego zakazu Wystawca zobowiązany jest na żądanie Organizatora do natychmiastowego usunięcia elementów wystających poza stoisko wystawiennicze oraz do zapłaty za zajętą dodatkową powierzchnie według przelicznika: ilość x.xx. zajętej powierzchni x (cena za 1 m .kw. stoiska + 100%).
11. Przepisy porządkowe i organizacyjne
11.1 Wszyscy uczestnicy Targów zobowiązani są przestrzegać powszechnie obowiązujących norm i zasad BHP, p/poż. i sanitarnych oraz niniejszego Regulaminu i innych regulaminów, obwiązujących w miejscu odbywania się Targów oraz stosować się do poleceń służb zabezpieczenia p/poż
11.2 Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania poleceń porządkowych, wydawanych przez przedstawiciela Organizatora.
11.3 Na terenie Targów obowiązuje zakaz palenia tytoniu, poza miejscami do tego wyznaczonymi, używania otwartego ognia oraz eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych. Zabronione jest wnoszenie na teren Targów broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz substancji drażniących lub pożarowo niebezpiecznych.
11.4 Zabronione jest zastawianie dróg ewakuacyjnych oraz dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych.
11.5 Wystawca i osoby reprezentujące jego prawa zobowiązani są do noszenia w widocznym miejscu identyfikatorów wydanych przez Organizatora oraz do poddawania się procedurom kontrolnym, prowadzonym na zlecenie Organizatora przez licencjonowaną agencję ochrony osób i mienia, czuwającą nad bezpieczeństwem Targów.
11.6 Wjazd na teren PTAK WARSAW EXPO jest możliwy po pobraniu kart wjazdowych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone na parkingu.
11.7 Na teren Targów obowiązuje zakaz wprowadzania zwierząt, a także wprowadzanie rowerów, deskorolek, rolek, hulajnóg, skuterów, segway’ów oraz podobnego sprzętu.
12. Zasady pracy podczas montażu i demontażu
12.1 Transportu eksponatów prezentowanych na Targach, w tym maszyn oraz innego ciężkiego sprzętu (zwanych dalej „eksponatami”) na teren PTAK WARSAW EXPO Wystawca może dokonać samodzielnie, skorzystać z usług firmy zewnętrznej, lub firmy spedycyjnej, współpracującej na podstawie oddzielnej umowy z PTAK WARSAW EXPO. O transporcie maszyn oraz innego ciężkiego sprzętu Wystawca jest zobowiązany poinformować Organizatora przed momentem rozpoczęcia transportu.
12.2 Rozładunku ciężkich eksponatów ze środków transportu, wwiezienia do obiektu wystawienniczego oraz umiejscowienia w miejscu ekspozycji Wystawcy może dokonać wyłącznie przedstawiciel firmy spedycyjnej współpracującej na podstawie oddzielnej umowy z PTAK WARSAW EXPO za pomocą odpowiedniego sprzętu (wózki widłowe).
12.3 Wszelkie koszty za usługi transportowe i spedycyjne związane z udziałem w Targach ponosi Wystawca.
12.4 Oficjalnymi oraz jednymi spedytorami współpracującymi z PTAK WARSAW EXPO na podstawie oddzielnej umowy są firmy: Netlog Polska sp. z o.o. oraz Przedsiębiorstwo Międzynarodowej Spedycji Targowej
„Transmeble International” sp. z o.o.
12.5 Zabrania się wjazdu na teren obiektu wystawienniczego pojazdów (w tym ciężarówek, dźwigów, samochodów osobowych, wózków widłowych) nie obsługiwanych przez oficjalnych spedytorów PTAK WARSAW EXPO.
12.6 Rozładunek, wwiezienie oraz umiejscowienie w miejscu ekspozycji ciężkich eksponatów może odbywać się wyłącznie w wyznaczonych przez organizatora terminach i godzinach.
12.7 Rozładunek, wywiezienie oraz umiejscowienie w miejscu ekspozycji ciężkich eksponatów może odbywać się wyłącznie dedykowanymi bramami towarowymi.
12.8 Dopuszcza się korzystanie przez wystawców lub wyznaczone przez wystawców osoby z bram towarowych przy rozładunku i transporcie lekkich eksponatów, w tym za pomocą „ręcznych wózków” oraz „paleciaków” (pojazdów nie mechanicznych).
12.9 Kontakt Wystawcy z przedstawicielem firmy spedycyjnej odbywa się bezpośrednio pomiędzy zainteresowanymi stronami, po przekazaniu wzajemnych kontaktów przez Organizatora oraz za jego wiedzą. Wszelkie ustalenia pomiędzy spedytorem oraz Wystawcą muszą być przekazane do wiadomości Organizatora.
12.10 Wszelkie powyższe ustalenia dotyczą zarówno okresu montażu jak i demontażu Targów.
12.11 W przypadku, kiedy na powierzchni udostępnionej Wystawcy znajdują się przedmioty mogące zagrażać zdrowiu lub życiu innych osób lub Wystawca nie posiada licencji na sprzedaż określonych przedmiotów, Organizator jest uprawiony do natychmiastowego usunięcia tych przedmiotów na koszt i ryzyko Wystawcy, po uprzednim wezwaniu Wystawcy do samodzielnego usunięcia rzeczy.
12.12 W przypadku realizacji własnej zabudowy stoiska Wystawca lub firma wykonująca stoisko na jego zlecenie są zobowiązanie przedstawić Organizatorowi targów atesty lub certyfikaty, zaświadczające o używaniu materiałów niepalnych, trudno palnych lub specjalnie zabezpieczonych przed ogniem. Na stoisku tym na czas realizacji zabudowy oraz w trakcie Targów muszą znajdować się do wglądu stosowne atesty, certyfikaty i zaświadczenia. W przypadku braku ww. atestów, certyfikatów i zaświadczeń Wystawca jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w tym zakresie. Brak w/w dokumentów będzie skutkował brakiem możliwości realizacji zabudowy stoiska.
12.13 Urządzenia p.poż., hydranty, gaśnice, wyjścia ewakuacyjne, ciągi piesze, rozdzielnie i tablice elektryczne nie mogą być zastawiane lub zasłaniane. Elementy zastawiające lub zasłaniające będą demontowane na koszt Wystawcy.
12.14 Pojazdy mechaniczne lub inne urządzenia z silnikami spalinowymi mogą być eksponowane w obiektach jedynie z wyłączonym silnikiem. Zbiornik paliwa może zawierać jedynie ilość paliwa niezbędną do opuszczenia obiektów.
12.15 Zbiornik paliwa musi być szczelnie zamknięty.
12.16 Wystawcy są zobowiązani do respektowania poleceń właściwych służb w zakresie przestrzegania przepisów przeciwpożarowych.
13. Udostępnianie wizerunku
13.1 Wystawca oraz inne podmioty biorące udział w Targach na podstawie umów zawartych z Organizatorem wyrażają zgodę na nieodpłatne wykorzystanie przez Organizatora bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, swojego wizerunku, utrwalonego za pomocą fotografii lub technik audiowizualnych, w całości lub we fragmentach, w celach marketingowych lub informacyjnych,związanych z działalnością prowadzoną przez Organizatora, jak również na jej potrzeby wewnętrzne.
13.2 Powyższa zgoda obejmuje w szczególności:
a) publikację wizerunku Xxxxxxxx (utrwalonego w postaci fotografii),
b) utrwalanie oraz czasowe lub trwałe zwielokrotnianie wizerunku Wystawcy przez Organizatora, w całości lub w części, każdą techniką, na wszelkich znanych nośnikach, a także wielokrotne wprowadzanie do pamięci komputerów, sieci komputerowej, do baz danych, serwerów, a także do pamięci wszelkiego innego rodzaju urządzeń elektronicznych,
c) rozpowszechnianie, w wersji pierwotnej lub zmodyfikowanej, we wszelkiego rodzaju materiałach, w szczególności o charakterze marketingowym lub informacyjnym, w każdy możliwy sposób, w tym poprzez publiczne wyświetlenie, odtworzenie lub udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieciach telekomunikacyjnych, komputerowych, Internet, na profilach Organizatora na portalach społecznościowych, w trakcie prezentacji, konferencji, sympozjów lub szkoleń, na których Organizator występuje w charakterze organizatora lub uczestnika, poprzez nadawanie za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej przez stację naziemną lub za pomocą satelity, a także retransmisję i wykorzystanie w utworach multimedialnych.
d) Organizator ma prawo wprowadzania uzasadnionych zmian na fotografiach w wizerunku Wystawcy (tzw. retusz zdjęć).
14. Postanowienia Końcowe
14.1 Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej niezwłocznie, nie później jednak, niż do ostatniego dnia Targów. Reklamacje zgłoszone po tym terminie uznaje się za niezasadne.
14.2 Poprzez przyjęcie Zgłoszenia uczestnictwa Organizator nie składa Wystawcy żadnych zapewnień, ani nie zobowiązuje się, że Wystawca osiągnie określone wyniki ekonomiczne na skutek udziału w Targach.
14.3 W przypadku udzielenia przez Organizatora dofinansowania do stoiska, Wystawcy nie przysługuje prawo do złożenia reklamacji
14.4 Wystawca i Podwystawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawa polskiego oraz prawa wspólnotowego UE w szczególności, zakresie praw własności intelektualnej oraz praw autorskich i praw pokrewnych. Wystawca ma obowiązek posiadać wszelkie prawa autorskie, niezbędne licencje i prawa do produktów i materiałów reklamowych znajdujących się na stoisku wystawienniczym oraz przekazywanych w trakcie realizacji współpracy. W przypadku, gdy:
a) osoby trzecie zgłoszą uzasadnione roszczenia wobec Wystawcy wynikające z tytułu naruszenia tych praw, Wystawca zobowiązuje się do zaspokojenia tych roszczeń,
b) dochodzone będą od Organizatora na drodze sądowej przez osoby trzecie roszczenia, o których mowa w lit
a) powyżej, Wystawca zobowiązuje się przystąpić w procesie po stronie Organizatora i podjąć wszelkie czynności faktyczne i prawne w celu zwolnienia go z udziału w sprawie, a w razie wydania przeciwko Organizatorowi tytułu wykonawczego, Wystawca zaspokoi wszystkie roszczenia w nim określone,
c) Organizator poweźmie wątpliwość co do naruszenia przez Wystawcę praw autorskich lub własności intelektualnej co do eksponowanych produktów, Wykonawca na każdorazowe wezwanie Organizatora jest zobowiązany do wykazania, iż posiada prawo do ekspozycji produktu, a w przypadku braku wykazania prawa do usunięcia takich produktów z powierzchni wystawienniczej, w przypadku niezastosowania się Wystawcy do wezwania Organizatora, Organizatorowi przysługuje prawo do samodzielnego usunięcia produktów z powierzchni wystawienniczej lub zamknięcia stoiska wystawienniczego Wystawcy na koszt Wystawcy.
14.5 Wszystkie kary umowne/finansowe, o których mowa w niniejszym Regulaminie, powinny być płatne w ciągu 7 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty wystawionego przez Organizatora.
14.6 Umowa o uczestnictwo w Targach podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
14.7 Regulamin może ulec zmianie, o treści zmian regulaminu Wystawca zostanie poinformowany przez umieszczenie przez Organizatora na stronie Targów wiadomości o zmianie Regulaminu.