Umowa

Umowa

na obsługę informatyczną Systemu HCL Notes

zawarta w dniu 2022 w Warszawie (dalej: „Umowa”) pomiędzy:

Polskim Holdingiem Hotelowym Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-148), przy xx. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000047774, posiadającą numer NIP: 5222482605 oraz numer REGON: 016046030, o kapitale zakładowym w wysokości: 1 711 499 700,00 PLN, reprezentowaną przez osoby wskazane na ostatniej stronie :

zwanym dalej „PHH” lub zamiennie „Zamawiającym”, a

………………………………………………………..

zwany dalej „Wykonawcą”,

„PHH” lub zamiennie „Zamawiający” oraz „Wykonawca” zwani dalej łącznie „Stronami” a każdy z osobna „Stroną”

o następującej treści:

§ 1.

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług programistycznych, serwisowych oraz konsultingowych systemu elektronicznego obiegu dokumentów w technologii i infrastrukturze HCL Notes określonych w Załączniku nr 1 do Umowy - Zakres Świadczonych Usług oraz realizacja prac wdrożeniowych w zakresie nowych funkcjonalności, nowych baz oraz istotnych rekonfiguracji systemu informatycznego na podstawie odrębnych zamówień.

2. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie, uprawnienia, o ile takowe są wymagane, a także zasoby finansowe i kadrowe niezbędne do należytego wykonania Przedmiotu Umowy.

3. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać Jednostkom PHH usługi programistyczne, serwisowe oraz konsultingowe systemu elektronicznego obiegu dokumentów w technologii i infrastrukturze HCL Notes w cenie podanej w §4 pkt. 1.

4. Niniejsza Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania przed obydwie Strony przez okres 24

miesięcy.

5. Licencje na korzystanie z systemu są przedmiotem osobnej umowy

§ 2.

1. Dostawca zobowiązuje się do wykonywania usług programistycznych, serwisowych oraz konsultingowych w ramach godzin swojej pracy Tj. od …….. do ………od poniedziałku do piątku z wykluczeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

2. Czas zamknięcia krytycznego zgłoszenia serwisowego, czyli zakończenie działań przez Wykonawcę na zaistniałe krytyczne zgłoszenie serwisowe wynosi ………. godzin w dni robocze. Krytyczne zgłoszenie serwisowe odnosi się do sytuacji w której PHH nie będzie mógł korzystać z istotnych dla jego działalności bieżącej funkcji systemu informatycznego objętego obsługą informatyczną

3. Czas zamknięcia zgłoszenia serwisowego, czyli zakończenie działań przez Wykonawcę na zaistniałe zgłoszenie serwisowe wynosi …….. godziny w dni robocze. Przez zamknięcie zgłoszenia serwisowego przez Wykonawcę w odpowiedzi na zgłoszenie serwisowe rozumie się usunięcie problemu, albo podjęcie działań zmierzających do usunięcia problemu i skutków jego występowania.

4. Wykonawca posiada ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności związanej z

Przedmiotem Umowy.

5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za dołożenie należytej staranności w wykonaniu wszelkich usług objętych przedmiotem Umowy. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności na utratę danych przez PHH i niemożność ich odtworzenia, jeżeli utrata ta i niemożność odtworzenia jest następstwem :

a) fizycznego uszkodzenia nośnika lub nośników danych za które winę ponosi PHH,

b) awarii nośnika, której nie można było przewidzieć mimo regularnej kontroli stanu dysku ogólnie dostępnymi narzędziami testowymi,

c) działania wirusa komputerowego lub innego szkodliwego oprogramowania jeżeli wirus lub szkodliwe oprogramowanie zostało wprowadzone do systemu wskutek nieautoryzowanej instalacji przez PHH,

d) innych okoliczności lub działania osób, za których zaistnienie lub działanie odpowiedzialności

ponosi PHH

6. Wykonawca poinformuje każdorazowo, niezwłocznie PHH jeżeli wykryje w jego zasobach oprogramowanie, którego działanie może być dla PHH szkodliwe lub które budzi wątpliwości co do jego legalności

§ 3.

1. Zamówienia na prace wdrożeniowe nowych baz, ich funkcjonalności, oraz istotnych rekonfiguracji systemu informatycznego zgłaszane przez PHH na potrzeby wdrożeń nowych spółek będą realizowane w sposób następujący :

a) Zamówienie prac wdrożeniowych będzie przyjmowane przez Wykonawcę telefonicznie, mailowo na adresy określone w par. 10 pkt 4

b) Wykonawca, po analizie złożonego zamówienia przygotuje ofertę realizacji zamówienia zawierającą wycenę, termin wykonania lub harmonogram prac oraz liczbę godzin pracy.

c) Po akceptacji oferty wykonania prac wdrożeniowych Wykonawca przystąpi do realizacji zgodnie z określonymi warunkami oferty.

2. Strony mogą przyjąć inny niż godzinny sposób realizacji zamówienia prac wdrożeniowych

systemu informatycznego

§ 4.

1. Za świadczenie usług programistycznych i serwisu Systemu określonych w Załączniku nr 1 Wykonawca wystawi miesięczne faktury VAT. PHH będzie płacił wynagrodzenie w postaci:

a) Ryczałt miesięczny w wysokości netto za 20 godzin pracy członka zespołu Wykonawcy.

b) jeżeli prace przekroczą 20 godzin wskazane w pkt. a, wynagrodzenie miesięczne zostanie powiększone o netto za każdą dodatkową godzinę pracy członka zespołu Wykonawcy; z czego 1 dodatkowa godzina wynosi zł netto.

c) Wykonawca poinformuje Zamawiającego o wyczerpaniu godzin ryczałtowych w bieżącym miesiącu.

d) prace w godzinach pozaryczałtowych będą ustalane z osobami do kontaktu i koordynacji Przedmiotu Umowy zgodnie z par. 9 pkt. 5.

e) Niewykorzystane godziny, o których mowa w ust. 1 pkt. a, rozliczane są przez okres …………….

f) Przygotowanie kopii baz i ich konfiguracja dla kolejnego obiektu PHH „Moje Biurko” wyniesie

……….. zł netto.

g) Koszty dojazdów i zakwaterowania będą oddzielnie płatne

2. Godziny zawarte w umowie mogą zostać wykorzystane na dowolny zakres czynności w zakresie

kompetencji Wykonawcy.

3. Podstawą do wypłacenia wynagrodzenia Wykonawcy będzie zestawienie czasu pracy -Załącznik nr 2, sporządzony przez Wykonawcę i załączony do faktury.

4. W przypadku kwestionowania wysokości należnych kwot wynikających z wystawionych oraz dostarczonych faktur VAT, PHH obowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Wykonawcę przedstawiając stosowne wyliczenie. Wykonawca po złożonej uzasadnionej reklamacji ma obowiązek wystawić oraz dostarczyć prawidłowo wystawioną skorygowaną fakturę VAT do Jednostki Merytorycznej PHH.

5. Wynagrodzenie nie zawiera podatku od towarów i usług (VAT), który będzie naliczony w wysokości i na zasadach zgodnych z przepisami obowiązującymi w dniu wystawienia faktury VAT.

6. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust.1 niniejszego paragrafu zostanie wpłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT na wskazane w niniejszej Umowie rachunek bankowy Wykonawcy prowadzony w banku …………………………………………….. o nr

…………………………………………………….. w terminie 30 dni od dnia prawidłowo wystawionej i doręczonej faktury VAT.

7. Zmiana wskazanego powyżej numeru rachunku bankowego Wykonawcy stanowi zmianę Umowy

i wymaga zawarcia przez Strony aneksu.

8. Wykonawca oświadcza, że wskazany rachunek bankowy jest rachunkiem bankowym związanym z prowadzoną przez Wykonawcę działalnością gospodarczą i widnieje w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

9. Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. oświadcza, że nie będzie realizował płatności na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i okoliczność taka nie będzie stanowiła naruszenia przez Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. obowiązku terminowej płatności na rzecz Wykonawcy, w tym w

szczególności nie będzie uprawniał Wykonawcy do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, jak również rozwiązania lub wypowiedzenia niniejszej umowy.

10. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz załącznika I do Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.

11. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż podjął decyzję o wdrożeniu mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do 100% transakcji zakupowych dokonywanych z podmiotami zarejestrowanymi dla celów VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

12. Płatności wynikające z niniejszej Umowy będą uiszczane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, tj. część należności odpowiadająca kwocie netto wpływać będzie na rachunek rozliczeniowy Kontrahenta, natomiast część płatności odpowiadająca kwocie podatku VAT będzie wpłacana na rachunek VAT Kontrahenta. Kontrahent wyraża zgodę na uiszczanie przez Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. płatności z zachowaniem mechanizmu podzielonej płatności w powyższy sposób.

13. W przypadku zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do doręczenia do siedziby Polskiego Holdingu Hotelowego sp. z o. o. odpowiedniej i prawidłowo wystawionej faktury korygującej, co jest ostatnim warunkiem obniżenia wynagrodzenia z tytułu wykonywania Umowy.

14. Za dzień zapłaty Wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia konta Zamawiającego.

15. Wynagrodzenie określone w ust. 1 niniejszego paragrafu jest stałe przez cały okres trwania Umowy i nie będzie podlegać jakimkolwiek zmianom.

16. Strony zgodnie postanawiają, że inne czynności z oferty HCL Notes będą realizowane po wcześniejszym zgłoszeniu zapotrzebowania przez osobę wyznaczoną do kontaktu przez PHH zgodnie z § 9 pkt. 3 Umowy i będą dodatkowo płatne, po akceptacji złożonej oferty cenowej

17. Wierzytelności wynikające z Umowy nie mogą być przedmiotem cesji na rzecz osób trzecich bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.

§ 5.

1. Siła wyższa oznacza wyjątkowe wydarzenie lub okoliczność, zaistniałe po zawarciu Umowy:

a) na którą którakolwiek ze Stron nie ma wpływu

b) której Xxxxxx nie mogły uniknąć i przewidzieć pomimo zachowania należytej staranności

c) której, gdyby wystąpiła, Strona nie mogłaby uniknąć lub przezwyciężyć

d) której powstanie nie jest lub nie było w jakikolwiek sposób zależne od Strony.

2. Jako siła wyższa traktowane będą w szczególności takie zdarzenia jak: eksplozja, huragan, pożar, powódź, epidemia, pandemia, skażenie chemiczne lub inne katastrofy naturalne, stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy, strajki lub inne formy protestu, akty nieposłuszeństwa obywatelskiego, demonstracje i rozruchy społeczne, które są skutkiem sporów pracowniczych na

szczeblu państwowym, akty władz państwowych uniemożliwiające wykonanie przez Xxxxxx

zobowiązań umownych.

3. Strony, za siłę wyższą uznają również ograniczenia wprowadzone przed rozpoczęciem trwania Umowy bądź w trakcie jej trwania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej SARS-CoV-2 (zwanej dalej „COVID-19”), w szczególności wydanie aktów prawnych uniemożliwiających wykonanie Przedmiotu Umowy.

4. Strona, która na skutek wystąpienia siły wyższej nie będzie mogła wykonywać zobowiązań wynikających z Umowy zobowiązana jest najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych powiadomić o tym fakcie oraz o jego przyczynach drugą Stronę pisemnie lub elektronicznie, pod rygorem nie uwzględnienia przesłanek wyłączających odpowiedzialność Wykonawcy za nieterminowe, całkowite lub częściowe niewykonanie Umowy. Strona, która na skutek wystąpienia siły wyższej nie będzie mogła wykonywać zobowiązań wynikających z Umowy będzie usprawiedliwiona w przypadku niezrealizowania lub opóźnienia realizacji jej zobowiązań wynikających z Umowy, dopóki trwać będzie działanie siły wyższej i w takim zakresie, w jakim wywiązanie się tej Strony z jej zobowiązań stało się niemożliwe, utrudnione lub opóźnione działaniem siły wyższej.

5. W wyniku wystąpienia siły wyższej skutkującej niemożliwością wykonania zobowiązań wynikających z Umowy lub zawieszeniem świadczenia usług / dostaw / prac, Wykonawca poniesie koszty zabezpieczenia prac dotychczas zrealizowanych.

6. Jeżeli przed dokonaniem końcowego odbioru Przedmiotu Umowy wystąpią uszkodzenia lub zniszczenia spowodowane przez zdarzenia traktowane jako siła wyższa, Zamawiający może dodatkowo zlecić Wykonawcy, za dodatkowym wynagrodzeniem:

a) naprawienie wszelkich zniszczeń uszkodzeń, włącznie z uszkodzeniami efektów robót,

b) wymianę lub naprawienie materiałów, urządzeń i wyposażenia,

c) przeprowadzenie określonych robót zabezpieczających.

7. Każda ze Stron będzie przez cały czas czyniła wszelkie rozsądne starania, aby zminimalizować jakiekolwiek, będące wynikiem siły wyższej, opóźnienie w wykonaniu Umowy. Strona zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej Strony o zakończeniu występowania siły wyższej.

8. Jeżeli zdarzenia Siły Wyższej i/lub jej skutki trwają dłużej niż 6 miesięcy — Strony wspólnie podejmą decyzję, co do możliwości kontynuacji Przedmiotu Umowy bądź jej zakończenia.

9. Obie Strony będą zwolnione od odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w takim zakresie, w jakim to niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy nastąpiło na skutek zdarzeń Siły Wyższej.

§ 6.

10. W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy w terminach z usunięcia awarii, PHH może obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 0,2 % wartości opłaty miesięcznej z §4 pkt. 1, za każdą godzinę opóźnienia, chyba że opóźnienie spowodowane jest okolicznościami za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności - jednakże nie więcej niż 30% wartości opłaty miesięcznej za dany hotel.

11. Przyczynami odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, za które odpowiada Wykonawca są (tj.

z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy):

a) stwierdzenie przez Zamawiającego wady prawnej Przedmiotu Umowy;

b) opóźnienie w realizacji Przedmiotu Umowy przekraczające 14 dni,

c) nieusunięcie wady fizycznej Przedmiotu Umowy w terminie wyznaczonym przez

Zamawiającego.

1. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kwoty kar umownych z bieżących płatności, bezpośrednio przy zapłacie faktury VAT dotyczącej realizacji Przedmiotu Umowy.

2. Zamawiający zachowuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przewyższającego wysokość kar umownych.

3. W przypadku, gdy Wykonawca dokonuje działania bądź zaniechania sprzecznego w postanowieniami Umowy, powodujące bądź mogące powodować jej nienależyte wykonanie lub niewykonanie, Zamawiający może po bezskutecznym upływie 7-dniowego terminu wzywającego Wykonawcę do zaprzestania naruszeń odstąpić od Umowy bądź wprowadzić wykonawstwo zastępcze na koszt i niebezpieczeństwo Wykonawcy.

§ 7.

4. Przez "Informacje Poufne” należy rozumieć wszelkie informacje dotyczące Strony, przekazane lub ujawnione drugiej Stronie przed lub po podpisaniu Umowy, niezależnie od formy ich utrwalenia lub sposobu przekazania, lecz w każdym przypadku w związku z działaniami Stron niniejszej Umowy, przez Strony lub przez ich wspólników, doradców, pracowników, członków organów, kontrahentów, doradców prawnych, podmioty z nimi powiązane lub przez nie kontrolowane lub inne podmioty z nimi związane, umową lub w jakikolwiek inny sposób, za wyjątkiem wyraźnie oznaczonych przez Stronę ujawniającą jako nie będące Informacjami Poufnymi. Informacje Poufne obejmują w szczególności:

d) wszelkie informacje o charakterze technicznym, technologicznym, handlowym lub organizacyjnym;

e) odnoszące się do sposobu prowadzenia działalności przez Xxxxxx, w tym dane dotyczące ich strategii, personelu, kontrahentów, partnerów, spraw finansowych, przyszłych planów lub perspektyw;

f) dotyczące wszelkich posiadanych przez Strony informacji, wiedzy, know-how, koncepcji kreatywnych, pomysłów, planów oraz założeń kampanii reklamowych i promocyjnych, danych finansowych, handlowych, technicznych, operacyjnych, a także badań, analiz, opracowań i planów dotyczących działalności Stron oraz ich klientów, kontrahentów i partnerów.

1. Informacjami Poufnymi nie są takie informacje, które:

a) są powszechnie znane, w szczególności jeżeli zostały opublikowane lub powszechnie i publicznie udostępnione lub rozpowszechnione przez Stronę, której Informacje Poufne dotyczą, bez względu na to czy nastąpiło to przed czy po momencie ich ujawnienia,

b) były znane Stronie przed ich udostępnieniem przez Stronę ujawniającą,

c) zostały udostępnione Xxxxxxx przez osoby trzecie, które uzyskały te informacje w sposób zgodny z prawem, a nie w rezultacie naruszenia jakichkolwiek zobowiązań umownych lub prawnych.

3. Strony oświadczają, iż zachowają w poufności wszelkich Informacji Poufnych udostępnionych w czasie wykonywania współpracy.

4. Strony zobowiązane są ograniczyć dostęp do Informacji Poufnych jedynie do tych swoich przedstawicieli, pracowników, współpracowników i konsultantów, którym jest to niezbędne dla wykonywania obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.

5. Na żądanie drugiej Strony, każda ze Stron w każdym czasie, bez nieuzasadnionej zwłoki, zwróci lub zniszczy wszelkie dokumenty i nośniki (w tym wszelkie dane i informacje zapisane w pamięci komputera lub na innych nośnikach informacji) zawierające Informacje Poufne dotyczące drugiej Strony, w których posiadanie weszła w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej Umowy. W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Xxxxxx potwierdzają, że Strona będąca w posiadaniu Informacji Poufnych nie jest zobowiązana do zwrotu lub zniszczenia, gdy obowiązek ich zachowania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

6. Informacje Poufne będą wykorzystywane przez Strony wyłącznie w zakresie bezpośrednio związanym z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.

7. Strony niniejszym ustalają, że zobowiązanie do zachowania w poufności Informacji Poufnych obejmuje między innymi:

a) zakaz rozpowszechniania, kopiowania lub dystrybucji Informacji Poufnych osobom trzecim

oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;

b) zakaz ujawniania Informacji Poufnych lub udostępniania ich osobom trzecim oraz

nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;

c) zakaz przekazywania Informacji Poufnych osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;

d) zakaz potwierdzania lub składania komentarzy dotyczących Informacji Poufnych wobec osób trzecich lub nieupoważnionych pracowników lub współpracowników Stron;

e) zakaz wykorzystywania lub posługiwania się Informacjami Poufnymi w celu uzyskania korzyści

przez Strony lub osoby trzecie.

8. Obowiązek zachowania poufności nie obejmuje przypadku:

a) ujawnienia Informacji Poufnych na rzecz podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej, do której Strona należy w tym spółek powiązanych ze Stroną, oraz podmiotów świadczących usługi na rzecz Strony, w szczególności w zakresie świadczenia pomocy prawnej, audytu na podstawie zawartych umów;

b) ujawnienia informacji podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, w tym na żądanie uprawnionych organów lub w związku z prowadzonym postępowaniem sądowym, sądowo-administracyjnym lub administracyjnym;

c) ujawnienia informacji po uzyskaniu uprzedniej zgody Strony Ujawniającej udzielonej na piśmie.

9. Z tytułu naruszenia postanowień Umowy poprzez ujawnienie Informacji Poufnych osobom trzecim wbrew postanowieniom Umowy, Strona, która dopuściła się naruszenia zobowiązana będzie do wyrównania szkody powstałej z tego tytułu.

10. Na podstawie Umowy nie dochodzi do przeniesienia praw do Informacji Poufnych przekazanych

przez druga Stronę lub od niej uzyskanych.

11. Umowa nie stanowi zobowiązania dla żadnej ze Stron do udostępniania Informacji Poufnych drugiej Stronie. Zamawiający wyraża zgodę Wykonawcy na wykonanie zdjęć referencyjnych pomieszczeń, w których zamontowany jest Przedmiot Umowy oraz na wykorzystanie ich w celach promocyjnych.

12. Po rozwiązaniu Umowy Strony zobowiązane są do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych

uzyskanych na podstawie jej podstawie.

§ 8.

1. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy. Zamawiający realizując obowiązki wynikające z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE RODO 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), informuje Wykonawcę, że w przypadku wskazania osoby/osób do kontaktu w ramach realizacji Umowy, dane osobowe w/w osób będą przetwarzane w celu jej wykonania. Wykonawca potwierdza, że zapoznał się z informacjami wskazanymi w niniejszym paragrafie oraz zobowiązuje się przekazać te informacje, nie później niż w terminie 1 miesiąca od zawarcia Umowy, osobom kontaktowym wskazanym do wykonania Umowy:

2. W związku z tym, że Zamawiający przetwarza Wasze dane osobowe, niniejsza informacja skierowana jest do osób kontaktowych udostępnionych Zamawiającemu dla celów wykonania Umowy oraz Umowy Powierzenia („Osoba Kontaktowa”),.

3. Celem spełnienia obowiązków wynikających z art. 13 / art. 14 RODO, informuję Osobę Kontaktową, którą podał Wykonawca w celu prawidłowej realizacji Umowy, w jaki sposób będą przetwarzane Wasze dane osobowe.

4. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie Umowy i w celach związanych z jej wykonaniem. Kategorie danych osobowych zebrane przez Zamawiającego dotyczą: od osoby, wskazanej do wykonania umowy, jako osoby kontaktowej: (imię, nazwisko, telefon, e-mail). Podanie danych kontaktowych uznaje się za niezbędne do zawarcia Umowy lub w celu osiągnięcia powiązanego celu - wykonania Umowy. Niedostarczenie danych może skutkować niezdolnością Stron do uzyskania pełnych korzyści z określonego celu, tj. wykonania Umowy. Twoje dane osobowe zostały dostarczone przez Twoją firmę, tj. stronę łączącej nas Umowy.

5. Twoje dane mogą zostać udostępnione podmiotom należących do grupy kapitałowej Zamawiającego lub zewnętrznym kontrahentom. W pewnych okolicznościach, na przykład, jeżeli jest to wymagane przez przepisy prawa lub w celu obrony swoich praw, Zamawiający może ujawniać dane osobowe innym podmiotom trzecim, w tym organom państwowym. Możesz poprosić o kopię takich standardowych klauzul umownych lub by uzyskać do nich dostęp skontaktuj się z inspektorem ochrony danych: pod adresem: xxx@xxx.xx.

6. W związku z przetwarzaniem Twoich danych, masz: prawo dostępu do treści danych (art. 15 RODO), prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO), prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), prawo do ograniczenia przetwarzanych danych (art. 18 RODO), prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO), prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO). W przypadkach, w których przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przysługuje Tobie prawo do wycofania tej zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do realizacji Przedmiotu

Umowy.

8. W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Zamawiającego masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

9. Twoje dane nie będą przedmiotem zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania oraz nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych

10. Dane osobowe przechowywane są przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których zebrano dane osobowe (świadczenie usług/towarów, wykonania umowy ) lub jeśli jest to konieczne, w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem lub ochrony uzasadnionych interesów firmy (np. okresy przedawnienia). Masz prawo żądać dostępu do danych osobowych i ich poprawiania lub usuwania, a także, o ile dotyczy, ograniczenia ich przetwarzania, lub wniesienia sprzeciwu, co do ich przetwarzania, a także przenoszenia danych. Masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych. W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych pod adresem: xxx@xxx.xx.

§ 9.

1. Wszelkie wątpliwości powstałe w związku z realizacja Umowy będą rozstrzygane w pierwszej kolejności na drodze polubownej.

2. Jeżeli Xxxxxx nie dojdą do porozumienia w drodze konsultacji, spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby PHH.

3. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze

skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

4. Zgłoszenia serwisowe i zgłoszenia konsultacyjne będą przyjmowane przez Wykonawcę

telefonicznie, mailowo na wskazane adresy.

5. Osobami do kontaktu i koordynacji Przedmiotu Umowy są ze strony PHH:

a) Xxxxxx Xxxxxxx tel. x00 000 000 000, e-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx

b) Xxxxxx Xxxxxx, tel.: x00 000 000 000, e-mail: xxxxxx.xxxxxx@xxx.xx

6. Osobami do kontaktu i koordynacji Przedmiotu Umowy są ze strony Wykonawcy: a) …………………., tel.: …………………, e-mail: ………………………..

b) …………………., tel.: …………………, e-mail: ………………………..

7. Zmiany osób wskazanych do kontaktu nie wymaga podpisania aneksu do umowy

8. Wszelka korespondencja pomiędzy Stronami kierowana będzie na następujące adresy

korespondencyjne:

9. Adres PHH - Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o., xx. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx;

10. Adres Wykonawcy - …………………………….., ul. …………………………, ………………

11. O zmianie adresu każda ze Stron powinna niezwłocznie powiadomić drugą Stronę Umowy, pod rygorem uznania pisma za skutecznie doręczone pod adresem doręczenia, o którym mowa w ust.

6. powyżej.

12. W sprawach nie uregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie OWW PHH stanowiące

Załącznik nr 6 do niniejszej Umowy, a w dalszej kolejności przepisy Kodeksu Cywilnego.

13. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy. Klient realizując obowiązki wynikające z art. 13 i 14 RODO, informuje Wykonawcę, że w przypadku wskazania osoby do kontaktu w ramach realizacji Umowy, dane osobowe w/w osób będą przetwarzane w

celu jej wykonania. Wykonawca potwierdza, że zapoznał się z informacjami podanymi w Załączniku nr 7 do niniejszej Umowy oraz zobowiązuje się przekazać te informacje, nie później niż w terminie 1 miesiąca od zawarcia Umowy, osobom kontaktowym wskazanym do wykonania Umowy.

14. Wykonawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z tytułu realizacji niniejszej Umowy.

15. Wszelkie zmiany Umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

16. Wszelkie załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

17. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Załączniki:

Załącznik nr 1. – Zakres świadczonych usług

Załącznik nr 2. – Miesięczny arkusz czasu pracy

Załącznik nr 3. - Oświadczenie o akceptacji faktur w PDF przesyłanych droga elektroniczną Załącznik nr 4. - Obowiązki wynikające z art. 13 i 14 RODO

WYKONAWCA : ZAMAWIAJĄCY:

Załącznik nr 1 do umowy na obsługę informatyczną HCL Notes

Zakres świadczonych usług

1. Utrzymywanie sprawnego działania systemu;

2. Prowadzenie konsultacji, szkoleń dla użytkowników końcowych

3. Prowadzenie konsultacji, szkoleń dla pracowników działu IT Zamawiającego

4. Aktualizacja wersji serwerów Domino oraz stacji roboczych

5. Świadczenie usług developerskich, dotyczących projektowania nowych rozwiązań informatycznych zgodnych z technologią IBM Notes/Domino;

6. Rozwijanie obecnych aplikacji o modyfikacje posiadanego programowania

7. Usuwanie awarii w środowisku HCL Notes/Domino

8. Konsultacje w siedzibie Zamawiającego

9. Konsultacje telefoniczne oraz pomoc zdalna

10. Tworzenie dokumentacji działania systemu użytkownika

11. Administracja serwerami Domino Zamawiającego

Składowe środowiska HCL Notes:

⮚ Poczta wewnętrzna i zewnętrzna SMTP;

⮚ Klient poczty - WWW iNotes;

⮚ Usługa poczty mobilnej - Lotus Traveler;

⮚ Bazy danych zawarte w elektronicznym systemie obiegu dokumentów dedykowane dla odrębnych lokalizacji;

⮚ Moduł delegacji.

Baza danych elektronicznego obiegu dokumentów:

⮚ Integracja systemu obiegu dokumentów z pocztą e-mail;

⮚ Korespondencja przychodząca i wychodząca;

⮚ Faktury kosztowe;

⮚ Kalendarz indywidualny i grupowy;

⮚ Dokumenty wewnętrzne;

⮚ Struktura hierarchiczna pracowników;

⮚ Baza danych kontrahentów;

⮚ Eksport pliku do programu FK Profinn, Enova, Impuls w zależności od spółki

⮚ Eksport plików do BI

Moduł dokumentów wewnętrznych ze względu na typ i rodzaj:

⮚ Wnioski na zarząd;

⮚ Umowy;

⮚ Polecenia przelewu;

⮚ Wnioski o zaliczkę;

⮚ Zestawienia wydatków;

⮚ Rekomendacje;

⮚ Wnioski zakupowe;

⮚ Certyfikaty rezydencji;

⮚ Szkolenia;

⮚ Procedury;

⮚ Regulaminy;

⮚ Pełnomocnictwa i prokury;

⮚ Uchwały;

⮚ Pożyczki

⮚ Inne, wprowadzane zgodnie z potrzebami zlecającego.

System obiegu dokumentów umożliwia dekretacje, kategoryzację dokumentów elektronicznych, ze względu na ich rodzaj i typ obiegu, zdefiniowany ścieżkami i przyznanymi uprawnieniami.

Załącznik nr 2 do umowy na zakup licencji HCL Notes Zestawienie czasu pracy

Miesiąc 2022r.

Dzień miesiąca Liczba godzin wykonywania prac Opis zrealizowanych czynności UWAGI

…………………………….. podpis

Załącznik nr 3 do umowy na zakup licencji HCL Notes

Oświadczenie o akceptacji faktur w PDF przesyłanych droga elektroniczną;

z dnia roku zawarte pomiędzy:

Polskim Holdingiem Hotelowym Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-148), przy xx. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000047774, posiadającą numer NIP: 5222482605 oraz numer REGON: 016046030, o kapitale zakładowym w wysokości: 955.867.700,00 PLN, reprezentowaną przez osoby wskazane na ostatniej stronie,

zwanym dalej Nabywcą.

……………………………………….

zwany dalej Wystawcą,

Niniejsze porozumienie zawierane jest na podstawie § 3 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661) oraz ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.).

§ 1

1. Nabywca oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych przez wystawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami, w formacie PDF, oraz wszelkich innych pism i korespondencji związanych z realizacją umowy zawartej między stronami.

2. Wystawca zobowiązuje się przesyłać faktury drogą elektroniczną oraz wszelkie inne pisma i korespondencje związane z realizacją u umowy zawartej między stronami, w formacie PDF.

3. W formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące i duplikaty faktur.

§ 2

1. Wystawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e- mail:

………………………………….

2. Nabywca oświadcza, że adresem e- mail właściwym do przesyłania faktur jest: xxxxxxxxx@xxx.xx

3. Strony zobowiązują się, co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w pkt 1 i pkt 2 poinformować o tym drogą stronę drogą elektroniczną.

4. Przesłanie faktur na inny adres niż powyżej nie stanowi w żadnym wypadku dostarczenia faktury w PDF drogą elektroniczną. Przesłanie faktur na adresy wskazane powyżej skutkuje doręczeniem faktury.

§ 3

Nabywca i wystawca faktur zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

§ 4

1. W razie cofnięcia przez Nabywcę zezwolenia, o którym mowa w § 1 pkt 1, wystawca traci prawo do wystawiania faktur w formie PDF i przesyłania ich drogą elektroniczną w terminie 15 dni od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od nabywcy o cofnięciu zezwolenia.

2. Cofnięcie zezwolenia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.

………………..………….….. ..……………………………………..

(podpis wystawcy) (podpis nabywc