Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)
Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)
Część III Kompetencje menedżerskie, przywództwo sytuacyjne oraz zarządzanie zespołem.
1. Przedmiot zamówienia
1.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa szkoleniowa w formie szkoleń zamkniętych z elementami warsztatowymi, dla maksymalnie 30 pracowników Politechniki Warszawskiej spośród kadry kierowniczej i administracyjnej, w zakresie kompetencji menedżerskich, przywództwa sytuacyjnego oraz zarządzania zespołem. Wykonawca zaproponuje dwie edycje cyklu szkoleń, składającego się z trzech różnych szkoleń, zgodne z poniższym zakresem.
1.2. Celem szkoleń jest podniesienie i trening kompetencji menedżerskich, zdobycie praktycznych umiejętności i narzędzi przywódczych, a także umiejętności budowania zespołu, zarządzania nim i rozwijania jego potencjału przez kadrę kierowniczą i administracyjną Uczelni.
1.3. Przedmiot zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 80511000-9 – Usługi szkolenia personelu; 80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego.
2. Liczba uczestników szkoleń
W szkoleniach weźmie udział maksymalnie 30 osób podzielonych na dwie grupy (jedna grupa to jedna edycja cyklu szkoleń). Minimalna liczba uczestników szkoleń w jednej grupie to 13 osób, maksymalna to 15 osób. Szkolenia dla każdej z grup przeprowadzone zostaną oddzielnie. Każda grupa uczestników weźmie udział w cyklu szkoleń, który będzie składał się z trzech różnych szkoleń.
3. Uczestnicy szkoleń
3.1. Uczestnikami szkoleń będzie kadra kierownicza i administracyjna Politechniki Warszawskiej wyrażająca chęć podniesienia kompetencji poprzez udział w projekcie „NERW PW. Nauka
– Edukacja – Rozwój – Współpraca”.
3.2. Wysokość wynagrodzenia uzależniona jest od liczby osób, które faktycznie wezmą udział w szkoleniu.
4. Liczba godzin szkoleń
4.1 Czas trwania jednego szkolenia dla każdej z grup wynosi 16 godzin lekcyjnych (godzina lekcyjna to 45 minut), podzielonych na dwa dni. Każda grupa uczestników weźmie udział w cyklu składającym się z trzech szkoleń (szkolenie w zakresie kompetencji menedżerskich, szkolenie w zakresie przywództwa sytuacyjnego, szkolenie w zakresie zarządzania zespołem), czas trwania całego cyklu wynosi odpowiednio 48 godzin lekcyjnych, podzielonych na sześć dni, zgodnie z poniższą tabelą:
Edycja | Termin realizacji | Liczba szkoleń | Liczba dni szkoleniowych | Liczba godzin szkoleń | Liczba grup |
Szkolenie w zakresie kompetencji menedżerskich | |||||
I Edycja | wrzesień 2020 – luty 2021 | 1 | 2 dni po 8 godz. lekcyjnych | 16 | 1 |
II Edycja | marzec 2021 – lipiec 2021 | 1 | 2 dni po 8 godz. lekcyjnych | 16 | 1 |
Szkolenie w zakresie przywództwa sytuacyjnego | |||||
I Edycja | wrzesień 2020 – luty 2021 | 1 | 2 dni po 8 godz. lekcyjnych | 16 | 1 |
Edycja | Termin realizacji | Liczba szkoleń | Liczba dni szkoleniowych | Liczba godzin szkoleń | Liczba grup |
II Edycja | marzec 2021 – lipiec 2021 | 1 | 2 dni po 8 godz. lekcyjnych | 16 | 1 |
Szkolenie w zakresie zarządzania zespołem | |||||
I Edycja | wrzesień 2020 – luty 2021 | 1 | 2 dni po 8 godz. lekcyjnych | 16 | 1 |
II Edycja | marzec 2021 – lipiec 2021 | 1 | 2 dni po 8 godz. lekcyjnych | 16 | 1 |
4.2 Przewiduje się, iż każdy dzień szkolenia będzie trwał 8 godzin lekcyjnych + 2 x 15 min. przerwy + 1 x 30 min. przerwy). Przerwy nie wliczają się do czasu trwania szkolenia.
5. Termin wykonania zamówienia
5.1. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 31 lipca 2021 r. Zamawiający planuje przeprowadzenie dwóch edycji szkoleń. Pierwsza edycja odbędzie się w okresie od września 2020 r. do lutego 2021 r., natomiast druga edycja w okresie od marca do lipca 2021 r. W trakcie każdej edycji odbędzie się cykl złożony z trzech szkoleń (po jednym każdego rodzaju):
− szkolenie w zakresie kompetencji menedżerskich,
− szkolenie w zakresie przywództwa sytuacyjnego,
− szkolenie w zakresie zarządzania zespołem,
5.2. Daty przeprowadzenia szkoleń I Edycji, będące podstawą rekrutacji uczestników, Zamawiający ustali na zasadzie negocjacji z Wykonawcą, rozpoczętych niezwłocznie po zawarciu umowy. Daty przeprowadzenia szkoleń II Edycji Zamawiający ustali z Wykonawcą nie później niż do dnia 31 stycznia 2021 r.
5.3. Szkolenia odbędą się w uzgodnionym terminie pod warunkiem, że Zamawiający zrekrutuje grupę min. 13 osób. Jeżeli nie uda się zrekrutować minimalnej liczby uczestników do uruchomienia szkolenia, Zamawiający ustali z Wykonawcą nowy termin realizacji szkolenia. Informację o niezrekrutowaniu uczestników Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 10 dni roboczych przed szkoleniem, którego rekrutacja dotyczy.
5.4. W przypadku wystąpienia istotnych problemów z realizacją szkolenia ze strony Zamawiającego (np. brak wystarczającej liczby zrekrutowanych uczestników w kolejnych terminach szkolenia) dopuszcza się renegocjację terminów zrealizowania usługi.
6. Miejsce wykonywania usługi
6.1. Wykonawca zrealizuje usługę w siedzibie Zamawiającego, tj. w Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii Politechniki Warszawskiej w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxxxxx 0.
6.2. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany budynku, w którym będzie realizowana usługa.
6.3. Zamawiający zapewni salę szkoleniową, na co najmniej 15 osób, która będzie wyposażona x.xx. w:
a) projektor, rzutnik lub mobilny monitor,
b) tablicę typu white board lub flipchart,
c) papier do flipcharta, pisaki,
d) dostęp do Internetu.
7. Cel i zakres szkoleń
7.1. Celem szkoleń jest podniesienie i trening kompetencji menedżerskich, zdobycie praktycznych umiejętności i narzędzi przywódczych, a także umiejętności budowania
zespołu, zarządzania nim i rozwijania jego potencjału przez kadrę kierowniczą i administracyjną Uczelni.
7.2. Minimalny zakres szkoleń w przedmiocie kompetencji menedżerskich:
− wyznaczanie celów i delegowanie zadań,
− definiowanie kompetencji pracowników i ocena pracownicza,
− komunikacja w zarządzaniu,
− udzielanie informacji zwrotnej,
− motywowanie pracowników.
7.3. Minimalny zakres szkoleń w przedmiocie przywództwa sytuacyjnego:
− wyznaczanie celów SMART,
− ocena kompetencji, zaangażowania i potrzeb pracowników,
− style przywództwa sytuacyjnego,
− dopasowanie stylu przywództwa do potrzeb pracownika,
− budowanie relacji z pracownikiem.
7.4. Minimalny zakres szkoleń w przedmiocie zarządzania zespołem:
− efektywność pracy zespołowej,
− obszary funkcjonowania zespołu,
− etapy rozwoju zespołu,
− plan rozwoju zespołu,
− styl przywództwa w kontekście współpracy z zespołem.
7.5. Wstępny program szkoleń na podstawie niniejszego opisu przedmiotu zamówienia Wykonawca przygotuje oddzielnie dla każdego z trzech szkoleń i przedłoży Zamawiającemu wraz z ofertą w ramach postępowania. Program każdego ze szkoleń powinien być uszczegółowiony i wzbogacony o istotne treści, formy i metodyki zdobywania wiedzy, które będą wykorzystane w czasie szkoleń, a także wykaz literatury z zakresu tematyki szkoleń.
8. Organizacja szkoleń
8.1. Rekrutacja uczestników szkolenia zostanie przeprowadzona przez Zamawiającego.
8.2. Szkolenia będą odbywać się w dni robocze, zgodnie z harmonogramem ustalonym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
8.3. Wykonawca przeprowadzi szkolenia ze szczególną dbałością o realizację zajęć zarówno teoretycznych, jak i praktycznych oraz dobór metod szkoleniowych, które Wykonawca wskaże w zaproponowanym programie, zatwierdzonym przez Zamawiającego. Zajęcia praktyczne powinny stanowić istotną część szkoleń.
8.4. Szczegółowy program szkoleń zostanie opracowany przez Wykonawcę na podstawie wstępnego programu, o którym mowa w pkt 7.5 i przedstawiony do akceptacji Zamawiającego w ciągu max. 7 dni roboczych od daty zawarcia umowy. Zamawiający w ciągu max. 7 dni roboczych zaakceptuje go lub odeśle do poprawy. Poprawiony program szkoleń Wykonawca musi przekazać Zamawiającemu w ciągu 3 dni roboczych.
8.5. Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika szkoleń materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej (na CD lub innym nośniku lub na platformie internetowej). Jeżeli Wykonawca zaproponuje w programie szkoleń zadania z wykorzystaniem materiałów szkoleniowych w formie papierowej, wtedy Wykonawca zapewni również formę papierową materiałów dla każdego z uczestników, niezbędną do przeprowadzenia zajęć.
8.6. Wykonawca opracuje oraz przekaże (w formie elektronicznej i/lub papierowej) Zamawiającemu do akceptacji komplet materiałów szkoleniowych na co najmniej 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia pierwszych szkoleń. Przesłany komplet materiałów musi zawierać wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia.
8.7. Wszelkie materiały szkoleniowe muszą być oznaczone logotypami zgodnie z wytycznymi, które Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy.
8.8. Wykonawca będzie sprawował nadzór nad frekwencją uczestników poprzez regularne uzupełnianie imiennych list obecności przez uczestników na zajęciach (wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy), a także przekazywał Zamawiającemu uzupełnioną listę obecności uczestników po każdym zakończonym dniu szkoleniowym.
8.9. Po zrealizowaniu programu każdego z trzech szkoleń Wykonawca za pośrednictwem trenera będzie zobowiązany rozdać uczestnikom ankiety ewaluacyjne (przygotowane i dostarczone przez Zamawiającego) oraz zadbać, by zostały wypełnione, a następnie przekazać oryginały ankiet Zamawiającemu.
8.10. Zamawiający w przeciągu 5 dni roboczych od daty zakończenia każdego z trzech szkoleń przygotuje i przekaże Wykonawcy protokół z przeprowadzonego badania ankietowego.
8.11. W przypadku, gdy 70% uczestników szkolenia oceni negatywnie szkolenie w części merytorycznej (tzn. ocena w ankiecie w skali 1-5 będzie w 70% wynosiła średnio 2), Wykonawca powtórzy szkolenie w innym terminie, zapewniając innego trenera.
8.12. Zamawiający zastrzega możliwość uczestnictwa swojego przedstawiciela w dowolnym momencie realizacji szkolenia w charakterze obserwatora.
8.13. Wykonawca wyznaczy osobę odpowiedzialną za organizację szkoleń i kontakty z Zamawiającym.
8.14. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wydrukowane, imienne dokumenty potwierdzające ukończenie przez uczestników cyklu szkoleń, w ciągu 5 dni roboczych po zakończeniu ostatniego szkolenia z cyklu. Dokument będzie zawierał co najmniej następujące informacje:
a) imię i nazwisko uczestnika szkolenia,
b) nazwę szkolenia,
c) daty, w których zostało przeprowadzone szkolenie,
d) liczbę godzin lekcyjnych szkolenia,
e) nazwę Wykonawcy,
f) imię, nazwisko i podpis trenera,
g) logotypy przekazane przez Xxxxxxxxxxxxx.
8.15. Zamawiający przekaże uczestnikom szkoleń dokumenty potwierdzające ich ukończenie.
8.16. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia w każdym dniu szkoleniowym wszystkim uczestnikom/uczestniczkom 2 przerw kawowych oraz obiadu (złożonego z dwóch dań), w ilości adekwatnej do liczby osób, w budynku, w którym odbywają się szkolenia. Przerwy kawowe powinny być serwowane w sąsiedztwie sali, w których będzie się odbywać szkolenie. Barek kawowy musi zostać ustawiony na minimum 15 min. przed rozpoczęciem zajęć, być dostępny przez cały dzień i być uzupełniany w razie potrzeby. Zamawiający udostępni Wykonawcy nieodpłatnie przestrzeń w budynku Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii na zorganizowanie cateringu. Minimalny standard barku kawowego obejmuje:
a) świeżo parzoną kawę,
b) wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje, w tym jedna zielona),
c) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną,
d) cukier,
e) cytryny,
f) śmietankę lub mleko,
g) ciastka (co najmniej 2 rodzaje, co najmniej 75 g na osobę),
h) filetowane świeże owoce, minimum 4 rodzaje, np. pomarańcza, kiwi, melon, ananas, arbuz, jabłko oraz dodatkowo winogrona lub owoce sezonowe, np.: czereśnie, maliny, borówki amerykańskie, podanych w całości, na paterach, w ilości co najmniej 100 g na osobę.
Minimalny standard lunchu obejmuje:
a) zupę – co najmniej 0,25 l na osobę,
b) drugie danie do wyboru: mięsne i wegetariańskie – co najmniej 150 g na osobę,
c) zestaw surówek lub warzywa gotowane – co najmniej 150 g na osobę,
d) porcję ziemniaków/frytek/makaronu/ryżu/kaszy – co najmniej 200 g na osobę. Produkty spożywcze użyte do przygotowania przedmiotu zamówienia muszą spełniać normy jakości produktów spożywczych, a Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2019 r. poz. 1252). Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia własnych naczyń, sztućców i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej realizacji usługi cateringu. Posiłki nie będą podawane na zastawie plastikowej. Zamawiający nie dopuszcza również sztućców z tworzywa sztucznego. Wykonawca zapewni stół cateringowy i stoliki koktajlowe. Wykonawca zapewnia nakrycie stołów cateringowych i stolików koktajlowych białym materiałem, bez ozdób. Materiał musi być czysty, nieuszkodzony, wysterylizowany (i w razie potrzeby wyprasowany), zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. Wykonawca zapewni zebranie naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych niezwłocznie po zakończeniu szkolenia, nie później jednak niż w ciągu 1 godziny od zakończenia szkolenia. Miejsce, w którym będzie organizowany catering, pozostanie uporządkowane i sprzątnięte poprzez usunięcie i utylizację śmieci, a ewentualne uszkodzenia naprawione w sposób uzgodniony z Zamawiającym.
9. Zmiana trybu prowadzenia szkolenia
9.1 Zamawiający, w sytuacji, w której nie będzie możliwe przeprowadzenie zajęć stacjonarnych w siedzibie Zamawiającego w ramach realizacji usługi szkoleniowej, dopuszcza możliwość zmiany sposobu przeprowadzenia szkolenia zamkniętego z trybu stacjonarnego na tryb on- line. Zmiana trybu realizacji szkolenia nastąpi na wniosek Zamawiającego i wymaga porozumienia Zamawiającego z Wykonawcą.
9.2 Za sytuacje, o których mowa w pkt 9.1, Zamawiający uznaje:
a) zaistnienie siły wyższej, tj. zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć ani mu zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach;
b) wystąpienie innych przyczyn zewnętrznych, niezależnych od Zamawiającego oraz Wykonawcy, skutkujących niemożnością wykonania usługi szkoleniowej w formie stacjonarnej.
9.3 Przed podjęciem ostatecznej decyzji o zmianie trybu przeprowadzenia szkolenia Zamawiający wymaga przedłożenia przez Wykonawcę szczegółowej propozycji dotyczącej:
a) sposobu realizacji szkolenia w trybie on-line i wykorzystywanych narzędzi;
b) wykazu minimalnych wymagań technicznych, jakie muszą zostać spełnione przez sprzęt używany przez uczestników do udziału w szkoleniu,
celem uzyskania jego akceptacji.
9.4 Szczegółowe zasady organizacji szkolenia w trybie on-line, w tym x.xx. dotyczące:
a) harmonogramu szkolenia (terminu realizacji szkolenia i dziennej liczby godzin szkolenia);
b) sposobu monitoringu frekwencji uczestników szkolenia;
c) sposobu ewaluacji szkolenia,
zostaną ustalone przez Xxxxxxxxxxxxx z Wykonawcą po podjęciu ostatecznej decyzji
o zmianie trybu zajęć.
9.5 Zamawiający zastrzega, że liczba dni szkoleniowych w trybie on-line, z uwagi na mniejszą możliwą do zrealizowania dzienną liczbę godzin szkolenia, ulegnie wydłużeniu w stosunku do liczby dni szkoleniowych zaplanowanych w ramach trybu stacjonarnego. Szczegółowa liczba godzin szkoleniowych przypadająca na jeden dzień szkolenia on-line, a co za tym idzie łączna liczba dni szkolenia w takim trybie, zostanie ustalona przez Zamawiającego z Wykonawcą po podjęciu ostatecznej decyzji o zmianie trybu zajęć.
9.6 Szkolenie w trybie on-line w zakresie prezentowanych treści/programu i przekazu będzie zgodne z zakresem szkolenia prowadzonym w trybie stacjonarnym.
9.7 Szkolenie będzie prowadzone „na żywo” w czasie rzeczywistym, z pełnym udźwiękowieniem i prezentacją treści (np. pokaz slajdów, udostępnianie ekranu, aktywny czat itp.) oraz będzie miało formę interaktywną, tzn. narzędzie wykorzystywane do realizacji szkolenia będzie zapewniało możliwość podjęcia interakcji pomiędzy trenerem a uczestnikami np. opcja zadawania przez uczestników pytań w czasie rzeczywistym, wyjaśnianie na bieżąco przez trenera wątpliwości, aktywny czat itp. Wszystkie pytania, na które nie będzie możliwości udzielenia odpowiedzi w czasie rzeczywistym zostaną zebrane przez Wykonawcę i wraz z odpowiedziami przekazane uczestnikom po szkoleniu.
9.8 Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość udziału w szkoleniu w roli obserwatora.
9.9 Szkolenie realizowane w trybie on-line nie wiąże się z koniecznością zapewnienia przez Wykonawcę cateringu (przerwy kawowe, obiad) a przez Zamawiającego sali szkoleniowej.
9.10 Dodatkowe obowiązki Wykonawcy wynikające ze zmiany trybu szkolenia na on-line:
a) techniczne zapewnienie możliwości realizacji szkolenia, tj. udostępnienie bezpłatnego dla uczestników narzędzia/i do prowadzenia zajęć on-line, dostosowanego/ych także do potrzeb osób z niepełnosprawnością;
b) zapewnienie uczestnikom szkolenia pomocy technicznej przed i w trakcie trwania szkolenia w zakresie rozwiązywania pojawiających się problemów (np. z logowaniem do szkolenia, właściwym odbiorem technicznym, udziałem w czacie itp.), w tym organizacja przed szkoleniem połączenia testowego z uczestnikami celem sprawdzenia poprawności działania sprzętu, z którego będą korzystać podczas szkolenia;
c) przekazanie uczestnikom przed szkoleniem niezbędnych materiałów szkoleniowych w wersji elektronicznej;
d) opracowanie informatora dla uczestników szkolenia, zawierającego w szczególności informacje dotyczące opisu wymagań sprzętowych oraz „samouczek” z zakresu nawigacji (sposobu poruszania się po szkoleniu) - można w tym celu skorzystać z formuły pytań i odpowiedzi.
9.11 W przypadku zmiany trybu szkolenia ze stacjonarnego na on-line wynagrodzenie zawarte w złożonej przez Wykonawcę ofercie nie ulegnie zmianie.
10. Źródło finansowania
Projekt „NERW PW. Nauka – Edukacja – Rozwój – Współpraca” realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie nr POWR.03.05.00-00-Z306/17 w ramach Programu Operacyjnego
Wiedza Xxxxxxxx Xxxxxx 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.