w sprawie Realizacji Projektu (...) (tytuł projektu lub programu)1

Wzór 3 Porozumienie nr ...

w sprawie Realizacji Projektu (...) (tytuł projektu lub programu)1

zwane dalej „Porozumieniem”

zawarte w dniu ..... pomiędzy , zwanym/ą dalej

„Instytucją Pośredniczącą”,

reprezentowanym/ą przez , na podstawie

..................................................., stanowiącego załącznik nr 1 do Porozumienia a

................................................................................................................................................,

(nazwa, siedziba, NIP, REGON)

zwanym/ą dalej „Instytucją Realizującą”

reprezentowanym/ą przez ,

na podstawie , stanowiącego załącznik nr 2 do Porozumienia

zwanymi dalej łącznie „Stronami”

Preambuła

Niniejsze Porozumienie jest zawierane na podstawie Umowy w sprawie Projektu z dnia

............ pomiędzy Rzecząpospolitą Polską reprezentowaną przez Ministra Rozwoju Regionalnego działającego jako Krajowa Instytucja Koordynująca (KIK) a Szwajcarią, reprezentowaną przez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy lub Państwowy Sekretariat ds. Ekonomicznych2, przyznającą dofinansowanie na rzecz Projektu, zwaną dalej

„Umową w sprawie Projektu”.

Przedmiot Porozumienia

§ 1.

Porozumienie określa prawa i obowiązki Stron związane z realizacją Projektu w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, pod nazwą… , zwanego dalej „Projektem”.

Ramy prawne

§ 2.

1 Wzór porozumienia dla Instytucji Realizujących będących państwowymi jednostkami budżetowymi, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

2 Niepotrzebne skreślić

1. Instytucja Realizująca zobowiązuje się realizować Projekt z należytą starannością, zgodnie z następującymi dokumentami:

1) Umową ramową pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy w celu zmniejszenia różnic społeczno – gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej z dnia 20 grudnia 2007 r., zwaną dalej „Umową ramową”;

2) Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy – Systemem zarządzania i wdrażania w Polsce zatwierdzonym przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu 30 czerwca 2008 r., z późn. zm.;

3) Kompletną Propozycją Projektu wraz z załącznikami. Wniosek aplikacyjny dla Kompletnej Propozycji Projektu (bez załączników) stanowi załącznik nr 3 do Porozumienia;

4) Budżetem, stanowiącym załącznik nr 4 do Porozumienia;

5) Tabelą wskaźników, stanowiącą załącznik nr 5 do Porozumienia.

2. Ogólne warunki i instytucje, o których mowa w niniejszym Porozumieniu, powinny być rozumiane zgodnie z postanowieniami dokumentów wymienionych w ust. 1.

3. Instytucja Realizująca oświadcza, że znana jej jest treść dokumentów wymienionych w ust. 1 oraz, że przyjmuje do wiadomości wynikające z nich warunki realizacji Projektu.

Okres realizacji Projektu

§ 3.

1. Okres rzeczowej realizacji Projektu ustala się następująco:

1) rozpoczęcie rzeczowej realizacji: (dzdz/mm/rrrr);

2) zakończenie rzeczowej realizacji: (dzdz/mm/rrrr).

2. Datę zakończenia Projektu ustala się na (dzdz/mm/rrrr).

Warunki finansowe

§ 4.

1. Instytucja Realizująca przeznaczy na realizację Projektu zaplanowane środki budżetowe w wysokości stanowiącej równowartość wyrażonej w PLN kwoty dofinansowania, udostępnionej przez stronę szwajcarską w wysokości nie przekraczającej CHF,

liczonej zgodnie z § 12 ust. 2, jednak nie więcej niż % kosztów kwalifikowalnych.

2. Szacowany całkowity koszt Projektu wynosi wyrażoną w PLN równowartość kwoty ...

CHF, liczoną zgodnie z § 12 ust. 2.

3. Szacowane całkowite koszty kwalifikowalne w ramach Projektu wynoszą wyrażoną w PLN równowartość kwoty CHF, liczoną zgodnie z § 12 ust. 2, jednak nie więcej niż

…. PLN.

4. Instytucja Realizująca zobowiązuje się do pokrycia ze środków własnych wszelkich kosztów niekwalifikowanych oraz nierefundowalnych w ramach Projektu oraz do zapewnienia współfinansowania w wysokości co najmniej ... % kosztów kwalifikowalnych.

5. Procent dofinansowania, o którym mowa w ust. 1, nie zostanie podwyższony w trakcie realizacji Projektu.

6. W przypadku niewydatkowana przez Instytucję Realizującą całej kwoty dofinansowania, o której mowa w ust. 1, w tym gdy zostanie osiągnięta maksymalna kwota kosztów kwalifikowalnych wyrażonych w PLN wskazana w ust. 3, KIK wraz ze stroną szwajcarską na wniosek Instytucji Realizującej, zaopiniowany przez Instytucję Pośredniczącą, przed zakończeniem projektu podejmą decyzję odnośnie wykorzystania pozostającej kwoty.

§ 5.3

Dofinansowanie zostaje przyznane pod następującymi warunkami ogólnymi: 1) ...

2) ...

3) ...

Kwalifikowalność wydatków

§ 6.

1. Wydatki poniesione przed ... (data podpisania Umowy ws. Projektu) oraz po … (data zakończenia rzeczowej realizacji Projektu określonej w § 3 ust. 1 pkt 2) lub wydatki poniesione poza zakresem rzeczowym, określonym w dokumentach, o których mowa w § 2 ust. 1, nie są kwalifikowalne i nie podlegają dofinansowaniu, o którym mowa w § 4 ust 1, z zastrzeżeniem ust. 3.

2. Do realizacji Projektu mają zastosowanie Wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach obszaru tematycznego ... oraz Wytyczne w sprawie kwalifikowalności podatku VAT, opracowane przez Instytucję Pośredniczącą.

3. Kwalifikowalność wydatków związanych z raportowaniem, audytem i ewaluacją Projektu kończy się z dniem zakończenia Projektu, wskazanym w § 3 ust. 2.

4. Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki, które jednocześnie:

1) są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu;

2) zostały uwzględnione w Budżecie oraz w Kompletnej Propozycji Projektu;

3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowania wydatków;

4) zostały prawidłowo udokumentowane;

5) zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucję Pośredniczącą.

Zobowiązania Instytucji Realizującej

§ 7.

Instytucja Realizująca zobowiązuje się w szczególności do:

1) zapewnienia płynności finansowej Projektu;

3 Jeśli dotyczy; warunki mogą zostać określone w decyzji o przyznaniu dofinansowania przez stronę szwajcarską lub przez Instytucję Pośredniczącą, po uprzedniej konsultacji z KIK.

2) udostępniania lub przekazywania na wniosek Instytucji Pośredniczącej, Krajowej Instytucji Koordynującej lub strony szwajcarskiej wszelkich dokumentów i informacji dotyczących realizacji Projektu;

3) przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją Projektu w okresie realizacji Projektu i przez okres 10 lat od dnia jego zakończenia, wskazanego w § 3 ust. 2;

4) niezwłocznego informowania Instytucji Pośredniczącej o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu, a także o wszelkich innych kwestiach, które mogą poważnie zagrozić realizacji Projektu;

5) zapewnienia promocji Projektu zgodnie z Wytycznymi w sprawie informacji i promocji dla Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy;

6) utrzymania celów Projektu przez co najmniej ... lat od dnia jego zakończenia, wskazanego w § 3 ust. 2 .

Szczegółowe postanowienia dotyczące zamówień publicznych4

§ 8.

1. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych w ramach Projektu zostaną przeprowadzone zgodnie z przepisami prawa krajowego i zgodnie z postanowieniami rozdziału 3.3 Aneksu 2 do Umowy ramowej.

2. Instytucja Realizująca dostarczy Instytucji Pośredniczącej oświadczenie potwierdzające zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych z przepisami określonymi w ust. 1 w terminie 7 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. W celu zwiększenia przejrzystości i zapobieżenia korupcji dokumenty przetargowe winny zawierać klauzulę antykorupcyjną. Wzór klauzuli antykorupcyjnej stanowi załącznik nr 6 do Porozumienia.

4. Dla zamówień publicznych o wartości przekraczającej progi wspólnotowe określone w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady 2004/17/WE (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 1) oraz 2004/18/WE (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 114), Instytucja Realizująca przekaże Instytucji Pośredniczącej przetłumaczony na język angielski protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w terminie 7 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

5. Dla zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty 500 000 CHF5, Instytucja Realizująca na wniosek strony szwajcarskiej dostarczy Instytucji Pośredniczącej przetłumaczoną na język angielski dokumentację przetargową6 w terminie 30 dni przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przetłumaczoną na język angielski umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie 7 dni po jej podpisaniu.

4 Poszczególne postanowienia niniejszego paragrafu mogą ulec zmianie, o ile kwestie te zostaną uregulowane odmiennie w Umowie ws. Projektu.

5 Kwota zamówienia jest przeliczana z PLN na CHF według kursu kupna NBP obowiązującego w dniu rozpoczęcia naboru.

6 Tłumaczeniu podlega Specyfikacja Istotnych Warunków Umowy oraz protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także inne dokumenty przetargowe na wniosek strony szwajcarskiej.

6. Dla zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty 500 000 CHF7, Instytucja Realizująca na wniosek strony szwajcarskiej udostępni wykonawcom angielskie tłumaczenia dokumentacji przetargowej i projektu umów w sprawie zamówienia publicznego.

7. Instytucja Realizująca umożliwi na wniosek strony szwajcarskiej lub KIK wzięcie udziału jej przedstawicieli w charakterze obserwatorów, w czynnościach związanych z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku powołania komisji przetargowej – do udziału w posiedzeniach komisji.

Własność przedmiotów zakupionych w ramach Projektu

§ 9.

1. Przez okres realizacji Projektu rzeczy nabyte z udziałem środków, o których mowa w

§ 4 ust. 1, powinny być wykorzystywane dla celów Projektu, zaś ich przeznaczenie nie może zostać zmienione bez uprzedniej pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej, KIK i strony szwajcarskiej.

2. Własność rzeczy, o których mowa w ust. 1 nie może być przeniesiona na inne podmioty przez okres 5 lat od zakończenia Projektu, o którym mowa w § 3 ust. 2.

3. Strona szwajcarska w porozumieniu z KIK zdecyduje o przeznaczeniu rzeczy nabytych z udziałem środków, o których mowa w § 4 ust. 1, które po zakończeniu Projektu nie będą dłużej służyły osiągnięciu celów Projektu. O decyzji w tej sprawie Instytucja Realizująca zostanie poinformowana przez Instytucję Pośredniczącą najpóźniej do dnia zakończenia Projektu.

Przedmiot szczególnego zainteresowania Stron

§ 10.

Strony wyrażają wspólne zainteresowanie przeciwdziałaniem korupcji, która zagraża zasadom dobrego zarządzania oraz właściwemu wykorzystaniu środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, jak również uczciwej i otwartej konkurencji pod względem ceny i jakości. Z tego powodu, deklarują wolę połączenia swoich wysiłków w walce z korupcją i, w szczególności deklarują, że sytuacja, w której ktokolwiek żąda korzyści, przyjmuje obietnice jej otrzymania lub przyjmuje korzyść za podjęcie działania lub jego zaniechanie w związku z udzieleniem poparcia lub uzyskaniem zamówienia w ramach niniejszego Porozumienia, zostanie uznane za działanie nielegalne, które nie będzie tolerowane. Jakiekolwiek faktyczne działanie tego typu będzie stanowić wystarczającą i uzasadnioną podstawę do rozwiązania niniejszego Porozumienia, unieważnienia postępowania przetargowego lub wynikającej z niego umowy, lub do podjęcia środków naprawczych zgodnie z obwiązującymi przepisami prawa.

Rozliczenie wydatków

§ 11.

1. Instytucja Realizująca zapewnia środki na realizację Projektu w budżecie własnym. Instytucja Pośrednicząca poświadcza prawidłowość dokonanych wydatków.

7 Kwota zamówienia jest przeliczana z PLN na CHF według kursu kupna NBP obowiązującego w dniu rozpoczęcia naboru.

2. Podstawą do rozliczenia środków budżetowych, o których mowa w ust. 1 jest sporządzenie przez Instytucję Realizującą, na podstawie dostępnych wzorów i przedłożenie Instytucji Pośredniczącej wniosku o płatność wraz z Raportem okresowym z realizacji Projektu do 20 dnia miesiąca po zakończeniu okresu objętego danym wnioskiem o płatność. Okresy, za które składa się wniosek o płatność są określone w Budżecie i obejmują okres 3 miesięcy. Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie informuje Instytucję Realizującą o akceptacji przedmiotowego wniosku.

3. Podstawą rozliczenia środków budżetowych wydatkowanych w ostatnim okresie sprawozdawczym o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty CHF, liczonej

zgodnie z § 12 ust. 2, jest złożenie przez Instytucję Realizującą do końca drugiego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu Projektu, ostatniego wniosku o płatność wraz z ostatnim Raportem okresowym z realizacji Projektu, Raportem z zakończenia Projektu, Końcowym raportem finansowym oraz z wnioskami i rekomendacjami z końcowego audytu finansowego. Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie informuje Instytucję Realizującą o akceptacji przedmiotowego wniosku.

4. Wzory wniosku o płatność oraz raportów, o których mowa w ust. 2 i 3, są udostępnione na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej oraz KIK.

5. Instytucja Realizująca sporządza wniosek o płatność w języku polskim i przedkłada go Instytucji Pośredniczącej w formie elektronicznej i pisemnej.

6. Do wniosku o płatność Instytucja Realizująca załącza następujące dokumenty w formie pisemnej:

1) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej;

2) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac;

3) w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania;

4) oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie wyciągów potwierdzających dokonanie przelewu lub innych dokumentów księgowych, poświadczających poniesienie wydatków;

5) poświadczonymi za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Instytucji Realizującej kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu;

6) zestawienie faktur i innych dokumentów załączanych do danego wniosku o płatność.

7. W razie wystąpienia błędów we wniosku o płatność lub w załączonych dokumentach Instytucja Pośrednicząca przekazuje drogą elektroniczną bądź w formie pisemnej stosowne uwagi do Instytucji Realizującej, która w terminie 5 dni roboczych od otrzymania uwag przekazuje skorygowaną dokumentację, dokonuje uzupełnienia dokumentacji lub udziela stosownych wyjaśnień. Instytucja Pośrednicząca może uzupełniać lub poprawiać wnioski o płatność, po konsultacjach z Instytucją Realizującą, w zakresie oczywistych omyłek o charakterze technicznym lub rachunkowym.

Ewidencja wydatków

§ 12.

1. Instytucja Realizująca jest obowiązana do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu.

2. Wydatki poniesione w ramach Projektu są przeliczane z PLN na CHF po kursie kupna NBP z dnia sporządzenia wniosku o refundację przez Instytucję Płatniczą.

3. Instytucja Pośrednicząca informuje Instytucję Realizującą o wysokości środków (w PLN oraz CHF) podlegających refundacji ze strony szwajcarskiej na poziomie krajowym.

Kontrola i audyt

§ 13.

1. Instytucja Realizująca zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, oraz postanowień niniejszego Porozumienia:

1) w przypadku kontroli - przez KIK, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Płatniczą, stronę szwajcarską lub jednostkę upoważnioną do działania w jej imieniu;

2) w przypadku audytu - przez Instytucję Audytu, której funkcję pełni Minister Finansów lub inną upoważnioną instytucję krajową oraz stronę szwajcarską lub jednostkę upoważnioną do działania w jej imieniu.

2. Kontrolę i audyt przeprowadza się w siedzibie Instytucji Realizującej lub na miejscu realizacji Projektu.

3. Kontrole i audyt mogą być przeprowadzane przez cały okres realizacji Projektu oraz w okresie ... lat (okres utrzymania celu Projektu, wskazany w § 7 pkt 6 po jego zakończeniu, zgodnie z planem kontroli i audytu ustalonym przez Instytucję Pośredniczącą lub doraźnie.

4. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, Instytucja Realizująca jest zawiadamiana o planowanej kontroli lub audycie najpóźniej 7 dni przed terminem ich rozpoczęcia.

5. Instytucja Realizująca zobowiązuje się umożliwić na żądanie Instytucji Pośredniczącej lub innego podmiotu uprawnionego do kontroli niezwłocznie pełny dostęp do wszelkich informacji i dokumentów, związanych z realizacją Projektu. Ponadto, Instytucja Realizująca zapewni obecność osób kompetentnych do udzielania informacji oraz wyjaśnień na temat zagadnień związanych z realizacją Projektu.

6. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności na wniosek strony szwajcarskiej lub gdy zachodzi podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości, kontrola lub audyt mogą zostać przeprowadzone doraźnie, bez uprzedniego zawiadomienia, o którym mowa w ust. 4. Postanowienia ust. 5 stosuje się odpowiednio.

Audyt finansowy

§ 14.

1. Instytucja Realizująca zobowiązuje się zapewnić okresowe audyty finansowe po każdych dwóch latach realizacji Projektu8 oraz końcowy finansowy audyt Projektu po jego zakończeniu, zgodnie z następującym harmonogramem:

8 Postanowienie ma zastosowanie dla projektów trwających dłużej niż dwa lata.

1) pierwszy okresowy audyt finansowy powinien obejmować okres od ... do ... ;

2) drugi okresowy audyt finansowy powinien obejmować okres od ... do ...9 ;

3) ostatni okresowy audyt finansowy powinien obejmować okres od ... do ... .

2. W celu przeprowadzenia audytów, o których mowa w ust. 1, Instytucja Realizująca jest obowiązana skorzystać z wewnętrznej, niezależnej od wdrażania Projektu Instytucji Audytującej lub zatrudnić zewnętrzną certyfikowaną Instytucję Audytującą.

3. Instytucja Realizująca zapewni, że wybrana Instytucja Audytująca jest instytucją publiczną (lub zewnętrzną licencjonowaną spółką) o uznanej renomie zawodowej oraz przestrzegającą Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej (ISA) wydane przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej [International Auditing and Assurance Standards Board] (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC).

4. Celem audytów finansowych Projektu jest umożliwienie Instytucji Audytującej wyrażenie opinii na temat tego, czy sprawozdania finansowe zostały przygotowane pod każdym względem zgodnie z obowiązującymi ramami sprawozdawczości finansowej (ISA 200, punkt 3). W związku z tym sprawozdania finansowe należy przygotować zgodnie z jednym lub wieloma międzynarodowymi standardami rachunkowości, krajowymi standardami rachunkowości lub innymi autorskimi i szeroko zakrojonymi ramami sprawozdawczości finansowej, przeznaczonymi do stosowania w sprawozdawczości finansowej i określonymi w sprawozdaniach finansowych. Instytucja Audytująca przeprowadzi audyt finansowy zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) wydanymi przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej [International Auditing and Assurance Standards Board] (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC) w celu osiągnięcia uzasadnionego zapewnienia, że sprawozdania finansowe jako całość są wolne od znaczących błędnych oświadczeń, niezależnie od tego czy wynikających z oszustwa czy błędu (ISA 200 punkt 11a). Pod uwagę wzięte zostaną wyniki wszelkich poprzednich audytów. Instytucja Audytująca weźmie pod uwagę dodatkowe wymagania sugerowane przez KIK lub stronę szwajcarską.

5. Instytucja Realizująca przesyła do Instytucji Pośredniczącej w polskiej wersji językowej przygotowany przez Instytucję Audytującą Raport z finansowego audytu okresowego, zawierający wnioski i zalecenia pokontrolne w języku polskim i angielskim:

1) w przypadku pierwszego okresowego audytu finansowego - do 15 dnia drugiego miesiąca po zakończeniu okresu poddanego audytowi;

2) w przypadku drugiego i ostatniego okresowego audytu finansowego - do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu okresu poddanego audytowi.10

6. Na zakończenie rzeczowej realizacji Projektu Instytucja Audytująca przeprowadzi końcowy audyt finansowy. Wnioski i rekomendacje z końcowego audytu finansowego Instytucja Realizująca przekazuje w polskiej i angielskiej wersjach językowych Instytucji Pośredniczącej wraz z ostatnim wnioskiem o płatność.

7. Instytucja Realizująca przesyła dokumenty, o których mowa w ust. 5 i 6, w formie pisemnej i elektronicznej.

8. Instytucja Realizująca przekazuje niezwłocznie do wiadomości Instytucji Pośredniczącej informacje na temat wszelkich wykrytych przez Instytucję Audytującą znaczących wad rachunkowości i wewnętrznych systemów kontroli.

9 Postanowienie ma zastosowanie dla projektów trwających dłużej niż 4 lata.

10 Postanowienie ma zastosowanie dla projektów trwających dłużej niż 4 lata.

Sprawozdawczość

§ 15.

1. Instytucja Realizująca jest zobowiązana sporządzać Raporty okresowe z realizacji Projektu, Raporty roczne z realizacji Projektu oraz Raport z zakończenia Projektu, a także Końcowy raport finansowy.

2. Instytucja Realizująca sporządza i przesyła Instytucji Pośredniczącej Raporty okresowe z realizacji Projektu wraz z wnioskami o płatność, w terminie o którym mowa w § 11 ust. 2.

3. Instytucja Realizująca sporządza i przesyła Instytucji Pośredniczącej Raporty roczne z realizacji Projektu do 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego.

4. Instytucja Realizująca sporządza i przesyła Instytucji Pośredniczącej Raport z zakończenia Projektu, Końcowy raport finansowy wraz z ostatnim wnioskiem o płatność, ostatnim Raportem okresowym oraz wnioskami i rekomendacjami z końcowego audytu finansowego, w terminie o którym mowa w § 11 ust. 3.

5. Instytucja Realizująca sporządza dokumenty, o których mowa w ust. 2 - 4 w językach polskim oraz angielskim i przedkłada je Instytucji Pośredniczącej w formie elektronicznej i pisemnej.

6. Wzory raportów, o których mowa w ust. 2- 4, są udostępnione na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej oraz KIK.

7. Finansowe części raportów, o których mowa w ust. 1 są oparte na fakturach lub innych dokumentach o równoważnej wartości i przedstawiane w złotych polskich.

Przegląd

§ 16.

Pod koniec drugiego roku realizacji Projektu, Instytucja Pośrednicząca, w porozumieniu z KIK i stroną szwajcarską zorganizuje przegląd projektu. Celem przeglądu będzie [...]11. Instytucja Realizująca zostanie poinformowana o terminie i zakresie przeglądu najpóźniej 7 dni przed jego planowaną datą.

Zmiana Projektu

§ 17.

1. Wszelkie zmiany Projektu, w tym zwiększenie całkowitych kosztów kwalifikowanych Projektu oraz inne znaczące zmiany w ramach całkowitych kosztów kwalifikowanych Projektu, zmiany o charakterze strategicznym lub koncepcyjnym Projektu powinny zostać uzgodnione i zaakceptowane przez Instytucję Pośredniczącą, KIK oraz stronę szwajcarską.

2. Nie wymagają zgody KIK oraz strony szwajcarskiej zmiany Projektu polegające na:

1) przesunięciach pomiędzy kategoriami kosztów kwalifikowalnych wymienionymi w Budżecie w wysokości do 15 % kategorii, z której jest dokonywane przesunięcie;

2) zmianach w okresach sprawozdawczych na sporządzenie wniosków o płatność oraz Raportów okresowych z realizacji Projektu.

11 Do uzupełnienia zgodnie z art. 7.2 Umowy ws. Projektu.

3. Zmiany, o których mowa w ust. 2, nie mogą skutkować zmianą okresu realizacji Projektu, o której mowa w § 3 ust. 1.

4. Wzrost kosztów zarządzania zawsze wymaga uzgodnienia i zaakceptowania przez Instytucję Pośredniczącą, KIK oraz stronę szwajcarską.

Zawieszenie i zwrot refundacji na poziomie krajowym

§ 18.

1. Strona szwajcarska, zgodnie z umową w sprawie Projektu, może podjąć decyzję o zawieszeniu płatności lub zwrocie refundacji na rzecz Projektu w szczególności, gdy środki zostały wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, niezgodnie z procedurami oraz obowiązkami umownymi, w nienależnej wysokości, lub na podstawie fałszywych oświadczeń.

2. Instytucja Realizująca zostanie niezwłocznie poinformowana o podjęciu decyzji, o której mowa w ust. 1 wraz z uzasadnieniem.

Rozwiązanie Porozumienia

§ 19.

1. Instytucja Pośrednicząca, może rozwiązać niniejsze Porozumienie ze skutkiem natychmiastowym w formie pisemnego wypowiedzenia, w przypadku gdy:

1) Instytucja Realizująca nie rozpoczęła realizacji Projektu z przyczyn leżących po jej stronie, przez okres dłuższy niż 6 miesięcy od terminu rozpoczęcia realizacji Projektu wskazanego w § 3 ust. 1;

2) stwierdzono istnienie nieprawidłowości, w rozumieniu ust. 3;

3) wystąpiła okoliczność, o której mowa w § 10.

2. W przypadku gdy:

1) Instytucja Realizująca zaprzestała realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z niniejszym Porozumieniem

2) Instytucja Realizująca odmówiła poddania się kontroli lub audytowi uprawnionych instytucji;

Instytucja Pośrednicząca wzywa Instytucję Realizującą do usunięcia wyżej wymienionych naruszeń w terminie 30 dni. Po bezskutecznym upływie powyższego terminu, Instytucja Pośrednicząca jest uprawniona do rozwiązania Porozumienia ze skutkiem natychmiastowym w formie pisemnego wypowiedzenia,

3. Przez nieprawidłowości rozumie się naruszenie postanowień dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1, któregokolwiek z przepisów prawa Wspólnoty Europejskiej, lub któregokolwiek z przepisów prawa polskiego, związane z ubieganiem się o przyznanie dofinansowania lub realizacją Projektu.

Odpowiedzialność za szkodę

§ 20.

Instytucja Realizująca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe z jej winy w związku z realizacją Projektu, w szczególności przyjmuje na siebie ryzyko za straty i szkody czy inne możliwe negatywne skutki spowodowane przez Projekt.

Rozwiązywanie sporów

§ 21.

Strony będą dążyły do polubownego rozwiązywania sporów powstałych w związku z realizacją niniejszego Porozumienia.

Informacje Kontaktowe

§ 22.

1. Wszelka korespondencja związana z realizacją niniejszego Porozumienia będzie kierowana na poniższe adresy:

Instytucja Pośrednicząca:

(nazwa)

(osoba kontaktowa) (adres)

telefon) (faks) (e-mail)

Instytucja Realizująca:

(nazwa)

(osoba kontaktowa) (adres)

telefon) (faks) (e-mail)

2. Strony są obowiązane do informowania się na piśmie i bez zbędnej zwłoki o zmianie danych, o których mowa w ust. 1.

3. Zmiana danych określonych w ust. 1 nie stanowi zmiany Porozumienia.

§ 23.

Postanowienia końcowe

1. Niniejsze Porozumienie wchodzi w życie w dniu podpisania przez ostatnią ze Stron.

2. Niniejsze Porozumienie pozostaje w mocy do dnia ... .

3. Porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

4. Wszelkie zmiany Porozumienia, z wyłączeniem załączników, wymagają sporządzenia aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z wyjątkiem przypadków wskazanych w § 17 ust. 2 oraz § 22 ust. 1.

5. W sprawach nieuregulowanych w Porozumieniu zastosowanie mają właściwe przepisy prawa krajowego, w szczególności przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.).

Załączniki do Porozumienia stanowią jej integralną część:

1. .................................................................................................. ;

2. .................................................................................................. ;

3. Wniosek aplikacyjny dla Kompletnej Propozycji Projektu (bez załączników);

4. Budżet;

5. Tabela wskaźników

6. Wzór klauzuli antykorupcyjnej.

W imieniu Instytucji Pośredniczącej W imieniu Instytucji Realizującej

................................................................... ...................................................................

[imię, nazwisko, xxxxxxx] [imię, nazwisko, xxxxxxx]

[data, miejsce] [data, miejsce]