UMOWA Nr /20

zawarta w dniu r. w Łodzi pomiędzy:

Województwem Łódzkim z siedzibą w Łodzi, xx. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxx, w imieniu którego działa Zarząd Województwa Łódzkiego, reprezentowany przez:

1.

2.

działających, na podstawie Xxxxxxx xx 00/00 Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx z dnia 28 stycznia 2015 r. ze zmianami, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym,

a firmą

……………………………………………………..

, reprezentowaną przez:

……………………………………………………..

zwanym w dalszej części umowy Wykonawcą.

z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 ust. 8. w związku z art. 6a tej ustawy.

§ 1 Przedmiot umowy

1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji przedmiot umowy, na który składa się zakup, dostawa i wdrożenie narzędzia informatycznego w którego skład wchodzi Platforma Generatora Wniosków oraz Platforma Rejestru Wniosków (zwanego dalej: Generator Wniosków) wraz z zapewnieniem 12 miesięcznej usługi hostingu.

W ramach realizacji umowy Wykonawca zobowiązany jest do:

a) dostarczenia Zamawiającemu wersji instalacyjnej, instalacji oraz uruchomienia Generatora Wniosków w środowisku produkcyjnym, pozwalającym na korzystanie z systemu przez Zamawiającego oraz Wnioskodawców przez stronę www,

b) dostarczenia dokumentacji technicznej, kodów źródłowych Generatora Wniosków wraz z ich pełnym opisem, instrukcji (co najmniej dla administratorów, użytkowników, wnioskodawców) oraz dokumentów licencyjnych pozwalających na legalne dysponowanie przez Zamawiającego systemem Generator Wniosków,

c) konfiguracji, parametryzacji i produkcyjnego uruchomienia Generatora Wniosków

w środowisku produkcyjnym przygotowanym i udostępnionym przez Wykonawcę (środowisko produkcyjne) oraz instalacji, konfiguracji, parametryzacji testowej wersji Generatora Wniosków w środowisku przygotowanym i udostępnionym przez Wykonawcę (środowisko testowe).

d) przygotowania materiałów e-learningowych pozwalających na przeszkolenie użytkowników w zakresie użytkowania systemu.

e) świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych przez okres wskazany w niniejszej umowie,

f) zapewnienia środowiska do produkcyjnego działania Generatora Wniosków przez okres

12 miesięcy. Środowisko produkcyjne winno być uruchomione przez Wykonawcę w terminie 7 dni od daty podpisania Umowy. Wszelkie licencje niezbędne do prawidłowego działania aplikacji winny zostać zapewnione przez Wykonawcę w ramach wynagrodzenia o którym mowa w § 7,

g) zapewnienia środowiska testowego przez okres 12 miesięcy. Środowisko testowe winno być uruchomione przez Wykonawcę w terminie 7 dni od daty podpisania Umowy. Wszelkie licencje niezbędne do prawidłowego działania aplikacji winny zostać zapewnione przez Wykonawcę w ramach wynagrodzenia o którym mowa w § 7,

h) dokonania exportu w określonym przez Zamawiającego formacie oraz przekazania Zamawiającemu na jego pisemny wniosek wyeksportowanych z Generatora Wniosków wszystkich danych, wprowadzonych przez użytkowników w trakcie działania systemu. Wniosek taki Zamawiający może złożyć nie częściej niż raz na 6 miesięcy.

i) przygotowywania/dostosowywania szablonów Wniosków o Dofinansowanie (WOD) na żądanie Zamawiającego w terminie określonym w § 2 ust 2,

j) świadczenie 12 miesięcznej usługi hostingu danych o parametrach i na warunkach opisanych w załączniku nr 3. Wykonawca w ramach realizacji usługi winien zapewniać niezbędne licencje, pozwalające na prawidłowe działanie zainstalowanego Generator Wniosków oraz jego zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem lub utratą danych. Za termin rozpoczęcia wskazanego powyżej 12 miesięcznego okresu świadczenia usługi hostingu przyjmuje się dzień podpisania Końcowego Protokołu Odbioru.

2. Dla wszystkich części przedmiotu umowy, których to może dotyczyć, w ramach wynagrodzenia o którym mowa w § 7, Wykonawca dostarczy wszelkie niezbędne do normalnego z nich korzystania dokumenty, w języku polskim, a w przypadku innych języków – z tłumaczeniem na język polski, tj. x.xx. instrukcje, dokumentację techniczną, karty produktu, certyfikaty, licencje itp. Instrukcje użytkowania systemu Generator Wniosków dostarczone przez Wykonawcę powinny zostać przygotowane z takim poziomem szczegółowości, by pozwalały nieprzeszkolonemu użytkownikowi na samodzielne korzystanie z wszystkich funkcjonalności dostarczonej aplikacji.

3. Wykonawca w ramach działań określonych w § 1 ust 1 lit. c) zobowiązany jest do rejestracji kont użytkowników wg. list pracowników przekazanych przez Zamawiającego. Po dokonaniu rejestracji Wykonawca przekaże w sposób bezpieczny Zamawiającemu dane umożliwiające logowanie zarejestrowanych użytkowników,

4. Wykonawca oświadcza, że korzystanie przez Xxxxxxxxxxxxx z dostarczonych części przedmiotu

umowy nie będzie stanowić naruszenia jakichkolwiek praw autorskich (majątkowych i niemajątkowych) osób trzecich.

5. Wykonawca potwierdza możliwość osiągnięcia celu realizacji umowy, tj. uruchomienie i działanie Generator Wniosków na zaoferowanej w ramach usługi hostingu infrastrukturze teleinformatycznej i oprogramowaniu oraz bierze pełną odpowiedzialność za osiągnięcie tego celu.

§ 2 Termin wykonania umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy w zakresie określonym w §1 ust.1 lit. a)-d) w terminie do 20 dni od dnia podpisania umowy.

2. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowywania/dostosowywania szablonów Wniosków o Dofinansowanie (WOD) w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wniosku od Zamawiającego, w ramach wynagrodzenia określonego w § 7 ust 1.

3. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania exportu w określonym przez Zamawiającego formacie i zakresie oraz przekazania wyeksportowanych z Generatora Wniosków danych, wprowadzonych przez użytkowników w trakcie działania systemu, w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wniosku od Zamawiającego.

§ 3 Reprezentacja stron do celu realizacji umowy

1. Osobą koordynującą działania związane z realizacją umowy po stronie Zamawiającego jest

…………………………, email: .

2. Osobą odpowiedzialną za realizację umowy po stronie Wykonawcy jest …………………………

email: .

3. Osoby odpowiedzialne za realizację umowy po stronie Zamawiającego zostały wymienione w Załączniku nr 2 do umowy. Osoby te, tworzą Grupę Roboczą (GR) która jest uprawniona w szczególności do dokonywania odbiorów i podpisywania protokołów.

4. Osoby wymienione w ust. 1 i ust. 2, uprawnione są do uzgadniania form i metod pracy, udzielania koniecznych informacji, podejmowania działań wynikających z niniejszej umowy, koniecznych do prawidłowego jej wykonywania oraz do podpisania Protokołu Odbioru Końcowego w imieniu Xxxxxxxxxxxxx i Wykonawcy, zgodnie z zapisami § 6.

5. W trakcie realizacji umowy osoby oraz dane teleadresowe wskazane w ust. 1. – 2., a także w Załączniku nr 2 do umowy mogą zostać zmienione przez strony. Powiadomienie o powyższych zmianach powinno być przekazane drogą pisemną, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej. Powyższe zmiany nie są traktowane jako zmiana umowy i nie wymagają sporządzenia aneksu do umowy.

§ 4 Obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się do:

a) wykonania umowy z należytą starannością, zgodnie z zasadami sztuki i wiedzą zawodową,

b) realizowania umowy zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami prawa oraz w terminach określonych w umowie,

c) współdziałania z Zamawiającym w celu sprawnej i bezkonfliktowej realizacji umowy,

d) do bezkonfliktowej i sprawnej współpracy ze wszystkimi osobami wyznaczonymi przez Zamawiającego do realizacji umowy,

e) posługiwania się osobami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje, odpowiednio przeszkolonymi i wyposażonymi w niezbędny sprzęt,

f) bezzwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszelkich zagrożeniach dla realizacji umowy, dotyczących zarówno terminów jak i zakresu rzeczowego przedmiotu umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot niniejszej umowy, w taki sposób, aby mógł on być wykorzystany w działalności Zamawiającego bez konieczności jego poprawiania bądź uzupełniania, chyba że poprawki lub uzupełnienia będą wynikiem zmian przepisów prawa (w tym prawa lokalnego) lub zmian regulacji wewnętrznych Zamawiającego.

§ 5 Obowiązki Zamawiającego

Zamawiający zobowiązuje się do:

a) ścisłej współpracy z zespołem Wykonawcy w celu sprawnej i bezkonfliktowej realizacji umowy,

b) zapewnienia miejsca na spotkania robocze z przedstawicielami Wykonawcy w przypadku zaistnienia takiej potrzeby,

c) zapewnienia dostępności własnych pracowników przypisanych do realizacji umowy.

§ 6 Zasady odbioru przedmiotu umowy

1. Przedmiot umowy zostanie zainstalowany, skonfigurowany i uruchomiony na infrastrukturze przygotowanej i udostępnionej przez Wykonawcę na potrzeby realizacji niniejszej umowy (hosting).

2. Odbiory przedmiotu umowy będą dokonywane zgodnie z zapisami niniejszego paragrafu oraz procedurą odbioru opisaną w Załączniku nr 4 do umowy.

3. Dla części przedmiotu umowy wymienionych w § 1 ust. 1. lit a)-d) zostanie dokonany odbiór potwierdzony podpisaniem odrębnych protokołów dla każdego z wymienionych elementów.

4. Warunkiem podpisania Protokołu Odbioru Końcowego bez zastrzeżeń jest podpisanie bez zastrzeżeń protokołów odbioru w zakresie przedmiotu umowy opisanego w § 1 ust. 1. lit a)-d).

5. Wszelkie protokoły zostaną sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,

po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego.

§ 7 Wynagrodzenie

1. Za wykonanie przedmiotu umowy przysługuje Wykonawcy łączne wynagrodzenie w kwocie brutto

…………… zł (słownie złotych: …………………………………), w tym podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym:

a) za udzielenie niewyłącznych licencji, na korzystanie z systemu Generator Wniosków, dokumentacji technicznej, instrukcji oraz kodów źródłowych systemu Generator Wniosków:

…………… zł brutto (słownie złotych: …………………………………), w tym podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b) za udzielenie niewyłącznych licencji, na korzystanie z narzędzi określonych w § 11 ust. 6 niniejszej umowy: …………… zł brutto (słownie złotych: ),

w tym podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Faktura będzie wystawiona po podpisaniu przez Strony Protokołu Odbioru Końcowego.

3. Faktura będzie wystawiona na: Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx, 00-000 Xxxx, xx. Xxxxxxxxxxxx 0, XXX 000-00-00-000.

4. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionego oryginału faktury. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze przez Wykonawcę.

5. Datą płatności jest data obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

6. W przypadkach wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 14 ust. 6, wartość wynagrodzenia określonego w ust. 1 ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu - Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonane i dostarczone części zakresu rzeczowego umowy - na podstawie sporządzonego przez strony protokołu inwentaryzacyjnego.

7. Dopuszcza się wystawianie przez Wykonawcę faktury w formie elektronicznej (e-faktury) oraz przesyłanie drogą elektroniczną faktury wystawionej w formie papierowej. E-faktury mogą być wysyłane i przesyłane w formie elektronicznej na adres: xxxxxxx@xxxxxxx.xx lub poprzez platformę ePUAP pod warunkiem akceptacji tej formy przez Departament Cyfryzacji Urzędu Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx

0. Wykonawca nie może zbywać na rzecz osób trzecich wierzytelności wynikających z niniejszej umowy.

§ 8 Usługi gwarancyjne i serwisowe

1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady przedmiotu umowy z tytułu rękojmi i gwarancji.

2. Wykonawca udziela gwarancji na oprogramowanie będące przedmiotem umowy wskazanym w § 1 na okres 5 lat od podpisania Protokołu Odbioru Końcowego bez zastrzeżeń.

3. Zakres usług gwarancyjnych i serwisowych zostały określone w Załączniku nr 5 do umowy.

§ 9 Odpowiedzialność za osoby trzecie

1. Wykonawca ma prawo posługiwać się przy wykonywaniu przedmiotu umowy osobami trzecimi za uprzednim pisemnym poinformowaniem Zamawiającego. Za działania tych osób Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne.

2. W stosunku do osób trzecich, którymi posłużył się Wykonawca realizując niniejszą umowę, Zamawiający nie jest stroną zobowiązaną do wypłaty wynagrodzenia za realizację przedmiotu umowy, choćby osoby te wykonywały ją w przeświadczeniu, iż wykonują ją bezpośrednio na zamówienie Zamawiającego.

§ 10 Kary umowne

1. Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w formie kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach:

a) za opóźnienie w przedstawieniu przedmiotu umowy do dyspozycji Zamawiającego do odbioru zgodnie terminami wskazanymi w niniejszej Umowie lub w przypadku wniesienia zastrzeżeń przez Zamawiającego za opóźnienie w przedstawieniu poprawionego przedmiotu umowy lub za nieuwzględnienie przez Wykonawcę wszystkich zastrzeżeń Zamawiającego w terminie – w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia brutto wymienionego w § 7 ust. 1., za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,

b) za opóźnienie w świadczeniu usług gwarancyjnych i serwisowych, polegających na obowiązku usuwania błędów/zdarzeń za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia w wysokości 0,02% łącznego wynagrodzenia brutto wymienionego w § 7 ust. 1.,

c) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy

– w wysokości 25% łącznego wynagrodzenia brutto wymienionego w § 7 ust. 1.,

d) w przypadku niedopełnienia warunków dostępności określonych w Załączniku nr 3 do niniejszej umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,01 % wartości kwoty łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 7 ust. 1 za każdą rozpoczętą godzinę niedopełnienia warunków dostępności,

e) w przypadku świadczenia przez Wykonawcę usług o parametrach niezgodnych z określonymi w Załączniku nr 3 do niniejszej umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,05 % wartości kwoty łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 7 ust. 1 za każdą rozpoczętą dobę niedopełnienia warunków świadczenia usług,

f) za opóźnienie w przekazywaniu aktualnych kodów źródłowych, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia brutto wymienionego w § 7 ust. 1,

g) za opóźnienie w realizacji usług określonych w § 1 ust. 1 lit. h) –i), za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w wysokości 0,2% łącznego wynagrodzenia brutto wymienionego w § 7 ust. 1.

2. Jeżeli dany stan faktyczny upoważnia Zamawiającego do naliczenia kar umownych za kilka

z przyczyn określonych w ust. 1., kary te podlegają kumulacji.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.

4. Kary umowne płatne będą w terminie 14 dni od daty wystawienia noty obciążeniowej.

5. Zamawiający może dokonać potrącenia naliczonych i należnych mu kar umownych z płatności faktury wystawionej przez Wykonawcę.

§ 11 Przeniesienie autorskich praw majątkowych i licencji

1. Wykonawca oświadcza, że wykonując przedmiot umowy, o którym mowa w § 1 nie naruszy praw osób trzecich i przekaże Zamawiającemu przedmiot umowy w stanie wolnym od obciążeń prawami osób trzecich.

2. Na mocy postanowień niniejszej umowy, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1., Wykonawca udziela Zamawiającemu bez dodatkowych oświadczeń stron w tym zakresie niewyłącznej, rozciągającej się na całe terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i nieograniczonej czasowo licencji dostępnej dla nieograniczonej liczby użytkowników na korzystanie z przedmiotu umowy, przez którą rozumie się wszelką dokumentację dostarczoną w ramach realizacji części przedmiotu umowy opisanego w § 1 ust. 1 lit. b), oraz ich modyfikacji a także ich aktualizacji, na następujących polach eksploatacji:

a) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia i utrwalania w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,

b) publicznego udostępniania utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym,

c) wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania, w tym wykorzystywania w celu zbierania, przesyłania, udostępniania i usuwania danych,

d) tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian, w tym rozbudowy i modyfikacji,

e) rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, ww. części przedmiotu umowy lub jej kopii, w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,

f) wprowadzania do sieci, w tym sieci Internet i sieci wewnętrznej Zamawiającego (Intranet) oraz do pamięci komputerów.

3. Na mocy postanowień niniejszej umowy, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1., Wykonawca udziela Zamawiającemu bez dodatkowych oświadczeń stron w tym zakresie niewyłącznej, rozciągającej się na całe terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i nieograniczonej czasowo licencji dostępnej dla nieograniczonej liczby użytkowników na korzystanie z części przedmiotu umowy opisanych w § 1 ust. 1 lit. a), oraz ich modyfikacji a także ich aktualizacji, na następujących polach eksploatacji:

a) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia i utrwalania w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,

b) publicznego udostępniania utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym

c) wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania, w tym wykorzystywania w celu zbierania, przesyłania, udostępniania i usuwania danych,

d) tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian, w tym rozbudowy i modyfikacji,

e) rozpowszechniania, w tym użyczenia, ww. części przedmiotu umowy lub jej kopii, w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w zakresie określonym w ust. 9.

f) wprowadzania do sieci, w tym sieci Internet i sieci wewnętrznej Zamawiającego (Intranet) oraz do pamięci komputerów.

4. Na mocy postanowień niniejszej umowy, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1., Wykonawca udziela Zamawiającemu bez dodatkowych oświadczeń stron w tym zakresie niewyłącznej, rozciągającej się na całe terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i nieograniczonej czasowo licencji dostępnej dla nieograniczonej liczby użytkowników na korzystanie z kodów źródłowych dla części przedmiotu umowy opisanych w § 1 ust. 1. lit. a), b) oraz ich modyfikacji a także ich aktualizacji, na następujących polach eksploatacji:

a) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia i utrwalania w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,

b) wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania, w tym wykorzystywania w celu zbierania, przesyłania, udostępniania i usuwania danych,

c) tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian, w tym rozbudowy i modyfikacji, łącznie z prawem dekompilacji / użycia / modyfikacji / wykorzystania kodu źródłowego i struktur baz danych.

5. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1. umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu własność nośników, na których utrwalono:

 kompletne kody źródłowe,

 dokumentację techniczną,

 a także wszystkie inne elementy,

umożliwiające instalację/uruchomienie/użytkowanie oraz rozwój części przedmiotu umowy opisanych w § 1 ust. 1. lit. a) oraz ich modyfikacje wytworzone w trakcie trwania umowy wraz z ich opisem i komentarzem.

Kod źródłowy rozumiany jest jako program komputerowy napisany w jednym z języków programowania. Powinien on zawierać opisy i komentarze umożliwiające ich samodzielną interpretację, modyfikację i rozwój ww. części przedmiotu umowy przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające w imieniu i na rzecz Zamawiającego.

Dokumentacja techniczna powinna zawierać w szczególności opis architektury systemu, opis zawartości, budowy i organizacji kodu źródłowego, opis klas, zmiennych i atrybutów klas, opis protokołów transmisji danych, opis struktury baz danych oraz wszelkie instrukcje dotyczące ww. części przedmiotu umowy.

Wszystkie inne elementy umożliwiające instalację/uruchomienie/użytkowanie rozumiane są jako biblioteki lub inne konstrukcje programistyczne, z których skorzystali programiści piszący program, i które nie są wytworem niniejszej umowy.

Wykonawca każdorazowo wraz z dokonywaną modyfikacją lub aktualizacją przekaże Zamawiającemu kompletne kody źródłowe wraz z ich opisem do wytworzonej ww. modyfikacji lub aktualizacji, dotyczącej ww. części przedmiotu umowy.

6. W przypadku, jeśli do prawidłowego działania system Generator Wniosków wymagać będzie dodatkowego oprogramowania, na mocy postanowień niniejszej umowy, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1. umowy, Wykonawca udziela Zamawiającemu bez dodatkowych oświadczeń stron w tym zakresie niewyłącznej, rozciągającej się na całe terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, licencji na to oprogramowanie na czas minimum 15 lat, dla minimum

10.000 użytkowników, z okresem wypowiedzenia 2 lata, na korzystanie z oprogramowania w celu uruchomienia, funkcjonowania, korzystania, zarządzania, administrowania, modyfikacji rozbudowy systemu Generator Wniosków. Zamawiający będzie mógł korzystać z tej licencji w sposób zgodny z przeznaczeniem, w tym wprowadzać oprogramowanie do pamięci komputerów, wyświetlać, dokonywać przy jego użyciu przetwarzania danych. Zamawiający w ramach posiadanej licencji jest uprawniony do przeniesienia oprogramowania na inny sprzęt. Licencja obejmuje prawo do tworzenia kopii bezpieczeństwa.

7. Wykonawca będzie uprawniony do wypowiedzenia umowy licencji, o której mowa w ust. 3. i 4. z zachowaniem pięcioletniego okresu wypowiedzenia, z tym że okres wypowiedzenia nie może upłynąć przed dniem 31 grudnia 2025 roku.

8. Udzielenie licencji następuje z dniem podpisania Protokołu Odbioru Końcowego bez zastrzeżeń, przy czym Wykonawca zezwala Zamawiającemu na korzystanie z przedmiotu umowy na polach eksploatacji wymienionych odpowiednio w ust. 2.-4. od dnia ich dostarczenia.

9. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1., Zamawiający ma prawo do udzielania sublicencji na korzystanie z odpowiednich części przedmiotu umowy i ich aktualizacji na rzecz wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i wojewódzkich osób prawnych, z wyłączeniem spółek prawa handlowego.

10. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1., Zamawiający ma prawo do powierzenia czynności związanych z eksploatacją, utrzymaniem, aktualizacją, rozbudową i rozwojem części przedmiotu umowy opisanych w opisanych w § 1 ust. 1 oraz ich modyfikacji, a także ich aktualizacji, łącznie z prawem do dekompilacji / użycia / modyfikacji / wykorzystania kodu źródłowego i struktur baz danych podmiotowi trzeciemu, działającemu na rzecz i w imieniu Xxxxxxxxxxxxx.

§ 12 Zmiany umowy

Zamawiający przewiduje możliwość zmian umowy w zakresie zmiany terminu wskazanego w § 2 ust. 1 w przypadku

a) wystąpienia okoliczności technicznych lub organizacyjnych niezależnych od Wykonawcy lub

Zamawiającego, uniemożliwiających realizację przedmiotu umowy,

b) zmiana taka jest korzystna dla Zamawiającego lub jest konieczna w celu prawidłowego wykonania Umowy, jeśli nie zmienia to wartości Umowy.

§ 13 Odstąpienie od umowy

1. Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w razie opóźnienia Wykonawcy w realizacji poszczególnych części przedmiotu umowy, o których mowa w § 1, przekraczającego 15 dni w stosunku do terminów wskazanych w niniejszej Umowie, oraz wystąpić o zapłatę kary umownej wymienionej w § 10 ust. 1. lit. c). Zamawiający jest uprawniony do złożenia oświadczenia woli o odstąpieniu od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o nastąpieniu okoliczności uzasadniających odstąpienie.

2. W razie złożenia wniosku o wszczęcie postępowania upadłościowego wobec Wykonawcy lub wszczęcia przez niego postępowania likwidacyjnego bądź powzięcia wiadomości o zamiarze zgłoszenia wobec Wykonawcy wniosku o ogłoszenie upadłości, Zamawiający może odstąpić od umowy. Zamawiający jest uprawniony do złożenia oświadczenia woli o odstąpieniu od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o nastąpieniu okoliczności uzasadniających odstąpienie.

3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego rozliczenie stron nastąpi zgodnie z zasadami określonymi w § 7 umowy.

4. Odstąpienie od umowy nie powoduje wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy w zakresie usług gwarancyjnych i serwisowych, tajemnicy informacji oraz ochrony danych osobowych.

§ 14 Siła wyższa

1. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z opóźnienia lub niewykonania jego zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, jeżeli takie opóźnienie lub niewykonanie jest następstwem działania siły wyższej.

2. Za przypadki siły wyższej uważa się wszelkie nieznane stronom w chwili zawierania umowy zdarzenia, zaistniałe niezależnie od woli stron i na których zaistnienie strony nie miały żadnego wpływu typu np. niesprzyjające warunki atmosferyczne, wojna, atak terrorystyczny, pożar, powódź, epidemie, strajki, zarządzenia władz itp.

3. Strona powołująca się na siłę wyższą powinna zawiadomić drugą stronę na piśmie w terminie

5 dni roboczych od zaistnienia zdarzenia stanowiącego przypadek siły wyższej pod rygorem utraty prawa powołania się na siłę wyższą. Na Wykonawcy ciąży obowiązek udowodnienia tej okoliczności poprzez przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wystąpienie zdarzeń mających cechy siły wyższej oraz wskazania zakresu i wpływu, jaki zdarzenie miało na przebieg realizacji umowy.

4. W przypadku działania siły wyższej Wykonawca zobowiązany będzie realizować te części

zakresu rzeczowego umowy, których wykonanie nie podlega ograniczeniom wynikającym z działania siły wyższej chyba, że Zamawiający uzna, iż w wyniku działania siły wyższej prawdopodobne jest tylko częściowe wykonanie tych części zakresu rzeczowego umowy, które będą dla niego nieprzydatne.

5. Wykonawca zobowiązany jest uzgodnić z Zamawiającym, czy i jakie alternatywne środki są możliwe do zastosowania w celu prowadzenia prac objętych niniejszą umową w okresie działania siły wyższej oraz zobowiązany jest do podjęcia działań uzgodnionych przez obydwie strony.

6. W przypadku działania siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie całości lub części zakresu rzeczowego umowy, przez okres dłuższy niż sześć miesięcy każda ze stron może rozwiązać umowę za miesięcznym okresem wypowiedzenia, co do całości lub części zakresu rzeczowego umowy. Rozliczenie stron nastąpi zgodnie z zasadami określonymi w § 7 umowy.

§ 15 Tajemnica informacji

1. Strony umowy oraz osoby przez nie zatrudnione do realizacji niniejszej umowy, zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy i nie ujawniania osobom trzecim informacji poufnych, to jest uzyskanych przy realizacji umowy, w szczególności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie dotyczy to sytuacji gdy obowiązek ujawnienia tych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa.

2. Strony zobowiązują się do przestrzegania, przy wykonywaniu niniejszej umowy, wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawa związanych z ochroną danych, a także z ochroną informacji poufnych oraz ochroną tajemnicy służbowej.

3. Nie będą uznawane za poufne informacje, które:

a) staną się informacją publiczną w okolicznościach niebędących wynikiem czynu bezprawnego lub naruszającego umowę, lub

b) są już znane stronie otrzymującej, o czym świadczą wiarygodne dowody, lub

c) są zatwierdzone do rozpowszechnienia na podstawie uprzedniej pisemnej zgody strony ujawniającej, lub

d) zostaną przekazane stronie otrzymującej przez osobę fizyczną lub prawną niebędącą stroną niniejszej umowy zgodnie z prawem, bez ograniczeń i nie naruszając postanowień umowy.

4. Za wszelkie szkody powstałe po stronie Zamawiającego na skutek niedotrzymania zobowiązania, o którym, mowa w § 15 zarówno przez Wykonawcę jak i osoby skierowane przez Wykonawcę do realizacji umowy – odpowiada Wykonawca.

§ 16 Ochrona danych osobowych

1. Za dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją niniejszej umowy, zwane dalej danymi osobowymi, należy rozumieć dane osobowe umieszczone w systemie Generator Wniosków

wytworzonym w ramach niniejszej umowy.

2. Administratorem danych, o których mowa w ust. 1., w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, jest Zarząd Województwa Łódzkiego.

3. Na podstawie art. 31 ust. 1 ww. ustawy administrator danych powierza Wykonawcy przetwarzanie ww. danych osobowych wyłącznie w zakresie i w celu niezbędnym do prawidłowego wykonania niniejszej umowy.

4. Celem przetwarzania powierzonych danych osobowych jest prawidłowe świadczenie usług gwarancyjnych i serwisowych zgodnie z niniejszą umową.

5. Zakres danych obejmuje dane osobowe umieszczane w systemie Generator Wniosków powstałym w ramach realizacji niniejszej umowy.

6. Przetwarzanie przez Wykonawcę danych osobowych w zakresie oraz celach innych niż wyraźnie wskazane postanowieniami ust. 4 - 5 jest niedopuszczalne.

7. Przy wykonywaniu czynności określonych w ust. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania: przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych oraz innych przepisów regulujących ochronę danych osobowych – pod rygorem odpowiedzialności karnej i odszkodowawczej.

8. Administrator danych umocowuje Wykonawcę do wydawania swoim pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

9. Dla zapewnienia należytej ochrony danych osobowych Wykonawca przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych zobowiązuje się podjąć środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane osobowe zgodnie z art. 36-39 ustawy o ochronie danych osobowych, oraz spełnić wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a ww. ustawy.

10. Wykonawca zobowiązany jest:

1) prowadzić w formie pisemnej dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki, o których mowa w ust. 9., w skład której wchodzą:

a) polityka bezpieczeństwa,

b) instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,

2) wyznaczyć administratora bezpieczeństwa informacji nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych, chyba, że sam wykonuje te czynności,

3) wydać imienne upoważnienie osobom biorącym udział w przetwarzaniu danych osobowych,

4) dopuścić do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby przeszkolone z zakresu ochrony danych osobowych, które złożyły pisemne oświadczenie o zachowaniu przetwarzanych danych osobowych w tajemnicy, również po zakończeniu stosunku umownego będącego podstawą zatrudnienia, a także po zakończeniu realizacji niniejszej umowy oraz zakończeniu świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych, i otrzymały upoważnienie do przetwarzania tych danych

5) zbierać pisemne oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy informacji będących danymi

osobowymi,

6) zapewnić kontrolę nad prawidłowością przetwarzania danych, w tym ograniczyć dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

7) prowadzić ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać:

a) imię i nazwisko osoby upoważnionej,

b) datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

c) identyfikator, jeżeli dane przetwarzane są w systemie informatycznym,

8) dostarczać, na żądanie administratora danych, oświadczeń o zobowiązaniu się do zachowania w tajemnicy danych osobowych osób, którym Wykonawca wydał upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (kserokopie oświadczeń potwierdzone za zgodność z oryginałem),

9) niezwłocznie powiadamiać administratora danych o przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych oraz udokumentowania zdarzenia podając informacje, pozwalające ustalić jego okoliczności w formie pisemnego raportu.

11. Polityka bezpieczeństwa, o której mowa w ust. 10. pkt 1) lit. a) zawiera w szczególności:

1) wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe,

2) wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych,

3) opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi,

4) sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami,

5) określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

12. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym, o której mowa w ust. 10. pkt 1) lit. b) zawiera w szczególności:

1) procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności,

2) stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem,

3) procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu,

4) procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania,

5) sposób, miejsce i okres przechowywania elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe oraz kopii zapasowych, o których mowa w pkt. 4),

6) sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego.

13. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić na życzenie administratora danych do wglądu przyjętą i wdrożoną dokumentację, o której mowa w ust. 10. pkt 1).

14. Wykonawca zobowiązany jest w przypadku kontroli Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) prowadzonej u administratora danych, dotyczącej przetwarzania powierzonych danych osobowych, niezwłocznie przekazywać administratorowi danych niezbędne informacje i wyjaśnienia.

15. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić administratora danych o każdej kontroli GIODO, jeżeli ma ona związek z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych, oraz o każdym piśmie GIODO dotyczącym składania wyjaśnień w zakresie powierzonych danych.

16. Wykonawca może, w celu należytego wykonywania niniejszej umowy, powierzyć przetwarzanie powierzonych danych osobowych innemu podmiotowi, zwanemu dalej Podprzetwarzającym, wyłącznie w celu i zakresie wskazanym w ust. 4. i 5. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania Podprzetwarzającego jak za własne. Wykonawca powinien poinformować administratora danych o podpowierzeniu przetwarzania danych osobowych.

17. Administrator danych ma prawo przez cały okres objęty umową oraz w okresie świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych kontrolować poprawność zabezpieczenia i przetwarzania danych powierzonych Wykonawcy na podstawie niniejszej umowy z punktu widzenia zgodności z przepisami prawa oraz z postanowieniami niniejszej umowy.

18. Po zakończeniu realizacji umowy, rozwiązaniu lub odstąpieniu od umowy przez którąkolwiek ze stron, Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie, ale nie później niż w terminie do 3 dni roboczych od zakończenia umowy, rozwiązania lub odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron, do usunięcia wszelkich danych osobowych, których przetwarzanie zostało mu powierzone.

19. W przypadku świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych, po wykonaniu czynności gwarancyjnych i serwisowych, Wykonawca, zobowiązuje się niezwłocznie usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone.

20. Na okoliczność, o której mowa w ust. 18.-19. Wykonawca ma obowiązek przedstawić administratorowi danych dowody w postaci protokolarnego zniszczenia wszelkich danych, które zostały mu powierzone do przetwarzania zgodnie z umową.

21. Zapisy niniejszego paragrafu stosuje się w okresie obowiązywania niniejszej umowy oraz w okresie świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych.

22. Za wszelkie szkody powstałe po stronie administratora danych na skutek niedotrzymania zobowiązań, o których mowa w niniejszym paragrafie zarówno przez Wykonawcę jak i osoby skierowane przez Wykonawcę do realizacji umowy – odpowiada Wykonawca.

23. W sprawach nieuregulowanych zapisami niniejszego paragrafu mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

§ 18 Postanowienia końcowe

1. Ilekroć w umowie jest mowa o dniach roboczych należy przez to rozumieć dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

2. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, za wyjątkiem

§ 3 ust. 5.

3. Nieważność jakiegokolwiek postanowienia niniejszej umowy nie wywołuje nieważności całej umowy, zaś w miejsce postanowień nieważnych będą mieć zastosowanie przepisy prawa, a w razie ich braku strony uzgodnią nowe postanowienia, które pozwolą na wykonywanie umowy zgodnie z jej celem i wspólnym zamiarem stron, którym kierowały się one w chwili zawierania umowy.

4. Wszelka korespondencja będzie prowadzona w języku polskim.

5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, a w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny oraz ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

6. Wszelkie spory sądowe między stronami umowy będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

7. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden egzemplarz dla Wykonawcy.

8. Wszystkie załączniki do niniejszej umowy stanowią jej integralną część:

a) Załącznik nr 1 – Szczegółowy Opis Funkcjonalny Systemu,

b) Załącznik nr 2 – Lista osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy po stronie Zamawiającego,

c) Załącznik nr 3 - Warunki świadczenia usługi hostingowej,

d) Załącznik nr 4 – Procedura odbioru,

e) Załącznik nr 5 – Zasady świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych.

f) Załącznik nr 6 – Szczegółowy Opis Aktualnych Formularzy

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 1 do umowy

Szczegółowy Opis Funkcjonalny Systemu

Wstęp

Niniejszy dokument opisuje przedmiot zamówienia dotyczącego Generatora Wniosków wspierającego procesy obsługi w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego, Departamencie ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego, Departamencie Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Łodzi i Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w Łodzi.

Wyjaśnienie pojęć i skrótów wykorzystywanych w dokumencie:

System – Generator Wniosków.

CST – Centralny System Teleinformatyczny wspierający wdrażanie funduszy europejskich na poziomie krajowym w perspektywie 2014-2020, uruchamiany przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju na podstawie art. 69 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020).

Funkcję CST pełni przygotowana przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju aplikacja główna SL 2014.

IZ – Instytucja Zarządzająca

IP – Instytucja Pośrednicząca

WOD – Wniosek o dofinansowanie.

KOF – Karta / Karty Oceny Formalnej.

–

COP – Centrum Obsługi Przedsiębiorcy pełniące rolę IP

WUP – Wojewódzki Urząd Pracy w Łodzi pełniący rolę IP Instrukcja wykonawcza – Instrukcje Wykonawcze Instytucji Zarządzającej

Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2014- 2020 – Podręcznik Procedur wdrażania RPO WŁ 2014- 2020 – Dep. EFS, Dep. RPO i Dep. DPR oraz Podręcznik Instrukcji wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Łodzi – Instytucji Pośredniczącej przy wdrażaniu RPO WŁ na lata 2014 – 2020 w ramach VIII osi priorytetowej Zatrudnienie oraz IX osi priorytetowej Włączenie Społeczne i również osi XI i XI zawierające opis wewnętrznych procedur i Instrukcja wykonawcza Instytucji Pośredniczącej – Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w zakresie wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020

Użytkownik – Użytkownik Generatora Wniosków; poniżej podano

rodzaje użytkowników uzależnione x.xx. od poziomu dostępu do systemu.

Pracownik – Użytkownik Generatora Wniosków: pracownik wykorzystujący funkcje Generatora Wniosków bezpośrednio związane z realizacją zadań.

Pracownik nadzorujący – Użytkownik Generatora Wniosków: pracownik o zakresie

rozszerzonym w stosunku do Pracownika x.xx. o możliwość określania obiegu dokumentów pomiędzy innymi użytkownikami (np. przypisywanie oceny danego WOD konkretnym użytkownikom).

Administrator – Użytkownik Generatora Wniosków: pracownik o zakresie

rozszerzonym w stosunku do Pracownika nadzorującego o obsługę funkcji administracyjnych.

Administrator techniczny – Użytkownik Generatora Wniosków posiadający dostęp

jedynie do funkcji technicznych (instalowanie systemu i aktualizacji, serwis).

Ekspert – Użytkownik Generatora Wniosków: zewnętrzny ekspert oceniający WOD któremu można zdefiniować obszary tematyczne.

Wnioskodawca – Użytkownik Generatora Wniosków: podmiot składający

WOD.

Beneficjent – Użytkownik Generatora Wniosków: Wnioskodawca, który

zawarł umowę o dofinansowanie.

Pojęcia Wnioskodawca i Beneficjent mogą być niniejszej dokumentacji używane zamiennie – dotyczą tego samego podmiotu/osoby lecz w innych okresach życia projektów.

Struktura Instytucji wdrażających RPO WŁ 2014-2020 Województwa Łódzkiego

Rolę Instytucji Zarządzającej pełni Zarząd Województwa Łódzkiego, który wykonuje swoje zadania za pośrednictwem odpowiednich komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego: Departamentu Polityki Regionalnej, Departamentu ds. Regionalnego Programu Operacyjnego, Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego. Rolę Instytucji Pośredniczącej pełnią Wojewódzki Urząd Pracy w Łodzi, któremu zostały powierzone zadania w ramach wdrażania Osi Priorytetowych VIII i IX oraz Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, któremu zostały powierzone zadania w ramach wdrażania Osi Priorytetowych I i II oraz wdrażania instrumentów finansowych w zakresie Priorytetu inwestycyjnego 4.c.

Główne cele Generatora Wniosków

1. Wspomaganie procesów zarządzania i wdrażania EFS i EFRR, określonych w dokumentach programowych: Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014 – 2020, Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020, Wytyczne horyzontalne z zakresu wdrażania EFS i EFRR (aktualnie obowiązujące wersje dokumentów), Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych, Opis Funkcji i Procedur, Instrukcje Wykonawcze Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2014-2020 dla DEFS, DRPO i DPR, Podręcznik Instrukcji wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Łodzi – Instytucji Pośredniczącej przy wdrażaniu Regionalnego Programu

Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014 – 2020 w ramach VIII osi priorytetowej Zatrudnienie oraz IX osi priorytetowej Włączenie Społeczne, Instrukcja wykonawcza Instytucji Pośredniczącej – Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w zakresie wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014- 2020 w zakresie procedur związanych z:

 składaniem WOD przez wnioskodawców (w tym: moduł generatora WOD; składanie dokumentów w formie elektronicznej),

 rejestracją WOD,

 oceną formalną WOD (w tym: w tym: realizacja komisji oceny projektów, komunikacja z wnioskodawcami; składanie uzupełnień WOD przez wnioskodawców, walidacja KOFM, generowanie listy WOD po ocenie formalnej),

2. Zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla wnioskodawców/beneficjentów na etapie składania WOD oraz realizacji projektu.

3. Zapewnienie narzędzia informatycznego dla wnioskodawców/beneficjentów służącego do przygotowywania i przekazywania dokumentów (x.xx. generator WOD, system wymiany dokumentów pomiędzy wnioskodawcami/beneficjentami a IZ/IP).

Główne wymagania i założenia dotyczące Generatora Wniosków

1. Sposób funkcjonowania Generatora Wniosków powinien być zgodny z obowiązującymi przepisami, w tym x.xx. obowiązującą u Zamawiającego polityką bezpieczeństwa (przedmiotowy dokument zostanie udostępniony Wykonawcy w dniu podpisania umowy), wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020, Krajowymi Ramami Interoperacyjności.. Generator Wniosków oraz związana z nim infrastruktura może podlegać audytowi wewnętrznemu IZ/IP oraz zewnętrznemu (x.xx. Ministerstwu Finansów).

2. Dostęp do Generatora Wniosków powinien być możliwy przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku poprzez sieć Internet z wykorzystaniem przeglądarki internetowej, przy zachowaniu wymogów bezpieczeństwa informacji (x.xx. połączenie za pomocą protokołu https, bezpieczny system szyfrowania i przechowywania haseł, itp.).

3. Przechowywanie danych w relacyjnej bazie danych. Szczegółowa struktura bazy danych będzie przekazana Zamawiającemu.

4. Kompatybilność z aktualnymi wersjami najpopularniejszych przeglądarek internetowych (w tym min : Internet Explorer, Firefox, Chrome, Microsoft Edge).

5. Prosty i przejrzysty interfejs użytkownika.

6. Automatyczne rejestrowanie daty i czasu dokonywania istotnych zdarzeń (modyfikacja pól, usunięcia dokumentów, rejestracji użytkowników, złożenia wniosków itp.).

7. Dostępność systemu pomocy kontekstowej w formie dymków, po wskazaniu wskaźnikiem dowolnej komórki. Zawartość pomocy powinna pochodzić z danych zawartych w bazie możliwej do edycji przez Zamawiającego.

8. Językiem aplikacji, systemu pomocy kontekstowej, dokumentacji oraz językiem porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą będzie język polski.

9. Modułowość systemu umożliwiająca łatwą rozbudowę w przyszłości.

10. Możliwość generowania dla wnioskodawcy oraz IZ/IP dokumentacji aplikacyjnej (WOD z załącznikami) na podstawie danych wprowadzonych przez Wnioskodawcę w module Generatora WOD – na podstawie zdefiniowanych w systemie formularzy.

11. System weryfikacji danych, w tym danych wprowadzanych przez użytkowników, zapobiegający ewentualnym błędom (w tym x.xx. automatyczna weryfikacja poprawności formatu wprowadzanych danych, dokonywanie automatycznych obliczeń poprawności danych w polach liczbowych i w polach dat, itp.).

12. Możliwość bieżącej modyfikacji funkcjonalności aplikacji w wyniku np. zmian przepisów UE lub przepisów krajowych.

13. Możliwość śledzenia stanu realizacji obsługiwanych procesów przez Pracowników.

14. Możliwość podglądu przez użytkowników, terminów na wykonanie przypisanych im zadań.

15. Stosowanie zasady „dwóch par oczu” oraz hierarchiczności obiegu dokumentów w wymagających tego procedurach (np. wymóg dokonania oceny formalnej WOD przez dwóch Pracowników przed możliwością skierowania WOD do dalszego etapu oceny).

16. System powinien zapewniać obsługę procedur Instrukcji według ustalonej w Instrukcji ścieżki (przykładowo, nie powinno być możliwe skierowanie w systemie WOD do oceny merytorycznej w przypadku WOD, dla którego nie wypełniono jeszcze kart oceny formalnej przez dwóch użytkowników).

17. Możliwość generowania zestawów danych (raportów dot. informacji bieżących oraz historycznych – na dany dzień i godzinę nt. WOD i oceny wstępnej, formalnej WOD) na podstawie przechowywanych w bazie danych, w oparciu o konstruowane przez użytkowników zapytania do bazy danych.

18. System nie będzie wymagał do poprawnego działania instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania na stacji roboczej klienta zapewniając poprawne działanie i wyświetlanie interfejsu użytkownika przez aktualne stabilne wersje wyżej wymienionych przeglądarek internetowych.

19. Łatwa konfigurowalność systemu oraz wprowadzanie zmian parametrów:

 zmiany zawartości słowników – poprzez interfejs użytkownika i/lub interfejs wymiany danych z CST (dla słowników CST – zgodnie z zasadami obowiązującymi dla CST);

 zmiana parametrów systemu (np. terminy wykonywania przez użytkowników poszczególnych zadań i procesów do wykorzystania w module Kalendarze) – poprzez interfejs użytkownika;

 zmiana szablonów dokumentów – poprzez bezpośrednią edycję szablonów HTML, i/lub poprzez interfejs użytkownika.

20. Możliwość podglądu postępu realizacji danego zadania (np. oceny WOD) w formie:

 tekstowej – z podaniem statusu/etapu realizacji danego zadania,

 graficznej – do uzgodnienia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą.

Określenie, dla których zadań będzie wprowadzona w/w możliwość podglądu postępu będzie przedmiotem konsultacji pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. Zamawiający będzie miał zdanie decydujące.

21. Dostępność historii zmian danych zawartych w Generatorze Wniosków, w tym również historii dokumentów przekazywanych przez wnioskodawców/beneficjentów oraz ich kolejnych wersji. Rejestr zmian powinien zawierać x.xx. informacje o danych wprowadzanych/zmienianych, użytkowniku dokonującym wprowadzenia/zmiany danych, dacie i godzinie wprowadzenia/zmiany danych. W przypadku danych WOD wprowadzanych przez wnioskodawców poprzez generator WOD, informacje o zmianach mogą zostać ograniczone do danych po ich zatwierdzeniu przez wnioskodawcę w celu przekazania do IZ/IP (zob. opis modułu generatora WOD).

22. System powinien posiadać bazę dla osadzania dokumentów generowanych przez system oraz osadzanych przez Użytkowników (wnioskodawców, użytkowników).

23. W związku z przetwarzaniem w Systemie danych osobowych, sposób funkcjonowania Systemu oraz jego dokumentacja powinny spełniać wymagane w tym zakresie przepisy prawne. System powinien umożliwiać również rejestrację uzyskania odpowiednich zgód osób, których dane przetwarzane są w Systemie (x.xx rejestrujący się użytkownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych a zgoda ta zostanie odnotowana w bazie danych).

24. Właścicielem niewyłącznej licencji wytworzonego kodu źródłowego Generatora Wniosków będzie Zamawiający. Prawa te przejdą na Zamawiającego w ramach ogólnego wynagrodzenia Wykonawcy.

25. Kod źródłowy dostarczonego rozwiązania musi być jawny i dostarczony w takiej postaci, aby Zamawiający był w stanie prześledzić funkcjonowanie systemu x.xx. pod kątem bezpieczeństwa.

26. Wykonawca przed przystąpieniem do prac przedstawi Zamawiającemu wykaz wszystkich licencji niezbędnych do prawidłowego działania Systemu. W sytuacji, gdy Zamawiający nie zgodzi się na wykorzystywanie danego rozwiązania/danej licencji, Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym wybierze inne, dogodne dla Zamawiającego rozwiązanie.

27. Zakłada się co najmniej następującą liczbę Użytkowników systemu (z wyłączeniem Ekspertów, w Wnioskodawców oraz Beneficjentów):

IZ – 130 – Departament EFS; IZ – 137 – Departament RPO; IZ - 97 - Departament PR;

IP – 100 – WUP; IP – 110 – COP.

28. Na podstawie danych z poprzedniego okresu programowania, Zamawiający szacuje się, następującą liczbę składanych wniosków:

EFS – 10 tys. RPO – 10 tys. WUP – 7 tys. COP – 4 tys.

29. W przypadku danych prezentowanych w tabelach system winien zapewniać możliwość:

a) sortowania danych po dowolnej kolumnie (po kliknięciu w nagłówku tabeli);

b) konfiguracji widoku, tj. wyboru kolumn, które mają być widoczne/ukryte, zmiana szerokości kolumn, zmiana kolejności kolumn, możliwość zapisu konfiguracji;

c) przesuwania kolumn drag&drop;

d) zapisu ustawień widoku (filtry, szerokości kolumn, itd.);

e) stronicowania;

f) określenia limitu wyświetlanych rekordów;

g) filtrowania danych według danych w dowolnych kolumnach z wykorzystaniem operatorów: <, <=, =, >, >= a także z wyszukiwaniem danych zawierających dany ciąg znaków;

h) zaznaczania kilku wierszy;

i) eksportu danych z ustalonego widoku w formacie xls/xlsx;

j) edycji danych dotyczących danego wiersza po kliknięciu na ten wiersz (Zamawiający w konsultacji z Wykonawcą określi, których danych będzie to dotyczyć);

k) określania limitów wyświetlanych rekordów z możliwością ustalenia wartości domyślnych;

l) wybrania widoku podsumowania kolumny - dotyczy kolumn liczbowych (ilość, sumowanie, średnia); Zamawiający w konsultacji z Wykonawcą określi, których danych będzie to dotyczyć);

m) prezentacji elementów w postaci drzewiastej struktury (Zamawiający w konsultacji z Wykonawcą określi, których danych będzie to dotyczyć);

n) jednoczesnej modyfikacji kilku wierszy; przykładowo z listy WOD powinna być możliwość jednoczesnego wyboru kilku WOD, które następnie będą przypisane do oceny jednej osobie. W efekcie wszystkie wybrane WOD zostaną przypisane danej osobie. Zamawiający w konsultacji z Wykonawcą określi, których danych będzie taka funkcjonalność dotyczyć;

o) grupowania danych z tabeli po dowolnej kolumnie w poszczególnych widokach;

p) prezentowania postępu realizacji prac w formie kolorowego słupka (zmiana koloru w zależności od wartości) oraz wartości liczbowej (informacja liczbowa oraz procentowa);

q) uzupełnianie daty za pomocą podglądu kalendarzy przy edycji pola wprowadzania daty. Pola kalendarzy po pojedynczym kliknięciu w miesiąc lub rok muszą automatycznie prezentować po lewej stronie kalendarza miesiące a po prawej lata;

r) dostępu do skrótów zdarzeniowych. W uruchomionej aplikacji przez cały czas powinny być dostępne skróty zdarzeniowe do modułów: Przypomnienia, Zadania, Spotkania. Skróty muszą prezentować również liczbę elementów oraz możliwość wyświetlenia rejestru zdarzeń np.: Listy zadań, Listy przypomnień, Listy zadań w trybie wewnętrznego okna z zakładkami pomiędzy którymi bez przeładowywania strony użytkownik będzie mógł się przełączać;

s) ustawienia przypomnienia w module przypomnienia na dowolną liczbę dni jednocześnie definiując czy system ma uwzględniać dni świąteczne

t) dokonania wielokrotny wybór na liście wartości a po wyborze/zamknięciu listy, w polu edycyjnym widoczne powinny być graficznie wszystkie wybrane opcje (powyższe dotyczy wszystkich zamykanych pół wielokrotnego wyboru);

u) zarządzania słownikami w całym systemie z poziomu formularza. Przy wszystkich polach wyboru, jeżeli użytkownik ma do tego uprawnienia, obok pola wyboru powinien otrzymać przycisk dodawania elementów do listy. Dodawanie kolejnych elementów słownikowych musi być realizowane bez przeładowywania strony;

v) w miejscach gdzie jest to uzasadnione merytorycznie system powinien posiadać opcje masowego przypisywania użytkownika do oceny formalnej.

30. System winien umożliwiać edycję formularza z różnych kont wnioskodawców/beneficjentów przypisanych do wniosku. System będzie umożliwiał przypisanie dodatkowych kont do wniosku z poziomu konta wnioskodawcy/beneficjenta który stworzył wniosek oraz z poziomu konta administracyjnego.

31. System będzie pozwalał na edycję/zmianę konta email przypisanego do konta użytkownika (wnioskodawcy/beneficjenta).

32. System pozwoli użytkownikom na podgląd, możliwość pobierania (format pdf z możliwością zaznaczenia i skopiowania tekstu), wydruk wniosków i kart ocen po podaniu identyfikatora dokumentu (np. numer projektu) ze wszystkich instytucji/komórek organizacyjnych.

33. System umożliwi eksport do formatu xls/xlsx zestawów danych (dotyczących podstawowych informacji nt. WOD i oceny WOD) na podstawie informacji przechowywanych w bazie danych. Dane te będzie można filtrować x.xx. po instytucji, osi priorytetowej, działaniu, poddziałaniu, ocenie jaką uzyskał wniosek, nazwie beneficjenta, numerze projektu lub tytule w arkuszu Excel.

Opis elementów funkcjonalnych Generatora Wniosków

System musi uwzględniać wszelkie niezbędne uregulowania prawne i proceduralne dla okresu programowania 2014-2020 oraz Regionalnego Programu Operacyjny Województwa Łódzkiego 2014-2020, w tym wymogi Centralnego Systemu Teleinformatycznego 2014- 2020. Główne procesy i funkcje obsługiwane przez Generatora Wniosków w podziale na moduły.

Poniżej przedstawiono ogólne informacje na temat zakresu poszczególnych funkcji i modułów Systemu. Ostateczny zakres opisanych niżej funkcjonalności doprecyzowany będzie na etapie wykonania poszczególnych modułów.

Szczegółowy opis aktualnych formularzy wymaganych przez Zamawiającego znajduje się w załączniku nr 6 do niniejszej umowy.

1. Moduł administracyjny.

Minimalny zakres funkcjonalny modułu:

a. Możliwość ustalania dostępu do poszczególnych zakresów danych oraz poszczególnych funkcji Systemu dla określonych rodzajów Użytkowników (Pracownicy, Administratorzy, Pracownicy nadzorujący, eksperci [rolę eksperta może pełnić pracownik], itp.) oraz oddzielnie dla każdego z Użytkowników;

b. Możliwość konfiguracji systemu, x.xx.: możliwość modyfikacji wzorów dokumentów generowanych przez system;

c. Możliwość prowadzenia korespondencji elektronicznej z wnioskodawcami i ekspertami wraz z zachowaniem historii korespondencji;

d. Generowanie raportów – zgodnie z opisem przedstawionym w niniejszym dokumencie;

e. Zapewnienie możliwości osobom administrującym ze strony Zamawiającego na pełen dostęp do danych osobowych użytkowników zarejestrowanych w Generatorze Wniosków;

f. Możliwość zarządzania kontami użytkowników (zakładanie, blokowanie, odblokowywanie, edycja uprawnień, usuwanie kont użytkowników).

2. Generator WOD oraz Wnioskodawcy – Platforma dla beneficjenta z osobą bazą danych skomunikowana z Rejestrem Wniosków nie związaną z systemem Urzędu do oceny wniosku

Minimalny zakres funkcjonalny modułu:

a. Dostępność modułu dla Wnioskodawców (użytkowników zewnętrznych) poprzez dedykowaną stronę internetową;

b. Możliwość samodzielnej rejestracji w systemie Wnioskodawców poprzez stronę internetową wraz z możliwością edycji wprowadzonych danych;

c. Mechanizm przypomnienia (zmiany) hasła podczas logowania dla użytkowników aplikacji;

d. Wypełnianie przez Wnioskodawców elektronicznego formularza WOD oraz wybranych załączników do WOD (zgodnie ze wzorcami dokumentów z dokumentacji aplikacyjnej) na dedykowanej stronie internetowej;

e. Powinna istnieć możliwość sukcesywnego uzupełniania danych WOD, tj. kontynuacji wprowadzania danych przez Wnioskodawcę po kolejnym zalogowaniu się z wykorzystaniem danych wcześniej wprowadzonych do systemu przez Wnioskodawcę;

f. Na podstawie wprowadzonych przez Wnioskodawcę danych system powinien umożliwiać wygenerowanie odpowiednich dokumentów (WOD, wypełnianie w systemie załączniki do WOD) w formacie pdf;

g. Po wypełnieniu przez Wnioskodawcę danych WOD, system powinien umożliwiać przekazanie ich kompletu do IZ/IP jako zatwierdzonego przez wnioskodawcę WOD. Moment zatwierdzenia i przekazania do IZ/IP przez Wnioskodawcę kompletu wprowadzonych danych powinien być rejestrowany w systemie z informacją o dacie i godzinie zdarzenia;

h. Na podstawie wprowadzonych przez Wnioskodawcę danych, w tym tych, które posłużyły do wygenerowania dokumentów, system powinien tworzyć „sumę kontrolną” (o niskim poziomie powtarzalności). Suma ta powinna znaleźć się na każdej stronie generowanych dokumentów oraz powinna być zapamiętana w systemie. Każda zmiana danych WOD powinna skutkować zmianą sumy kontrolnej. Wyliczona suma służyć ma weryfikacji zgodności dostarczonej wersji papierowej z danymi zawartymi w Generatorze Wniosków;

i. W przypadku wprowadzenia przez wnioskodawcę zmian danych w stosunku do ostatniej zatwierdzonej i przekazanej do IZ/IP wersji, powinna istnieć dla wnioskodawcy możliwość podglądu wcześniejszej wersji ostatnio zatwierdzonych i przekazanych danych;

j. System powinien rejestrować wprowadzane i zatwierdzane przez Wnioskodawcę zmiany w stosunku do danych uprzednio zatwierdzonych (tzw. Wersjonowanie dokumentu). Rejestr zmian powinien być łatwo dostępny dla Użytkowników obsługujących Generator Wniosków po stronie IZ/IP;

k. Dostosowanie przez Wykonawcę formularza generatora do dokumentacji aplikacyjnej, w tym formularza WOD wraz z załącznikami;

l. Możliwość zmiany formularzy generatora w wyniku ewentualnych zmian dokumentacji aplikacyjnej;

m. Bieżąca kontrola poprawności wypełnienia poszczególnych pól (zgodność formatu danych, zgodność z wymaganiami CST, poprawność arytmetyczna pól kwotowych, sprawdzanie poprawności pisowni polskiej w polach tekstowych, itp.). Informacje o wymaganiach w zakresie walidacji danych specyficznych dla formularza WOD zostaną przekazane w oddzielnym dokumencie. Przewiduje się możliwość uzupełnienia warunków walidacyjnych podczas realizacji systemu, po przedstawieniu przez Wykonawcę projektu systemu;

n. Możliwość usunięcia WOD, który nie został wysłany;

o. Możliwość dodawania przez Wnioskodawcę załączników do wniosku;

p. Możliwość umieszczania przez IZ/IP biblioteki dokumentów konkursowych (instrukcja wypełniania WOD, regulaminy, itp.) i udostępniania ich Wnioskodawcom i Beneficjentom na ogólnodostępnej stronie www;

q. Podczas oceny WOD – możliwość modyfikacji przez Wnioskodawcę, wskazanych przez IZ/IP pól WOD i załączników oraz dodawania wskazanych przez IZ/IP dokumentów jako załączników, z zachowaniem w systemie wcześniejszych wersji dokumentów i pól;

r. Podczas oceny WOD – możliwość składania przez Wnioskodawcę, wyjaśnień/uzupełnień do WOD na żądanie IZ/IP (w tym w wyniku pytań ekspertów lub procesu negocjacji);

s. Możliwość utworzenia nowej wersji już ocenionego WOD przez Wnioskodawcę na wezwanie IZ/IP;

t. Prowadzenie korespondencji IZ/IP z Wnioskodawcą (np. przekazywanie wezwań do poprawy/uzupełnienia WOD; przyjmowanie korespondencji od Wnioskodawców; zob. moduł dot. pozyskiwania danych od beneficjentów). Zachowanie historii korespondencji. Możliwość dodawania załączników (np. skanów korespondencji papierowej);

u. Rejestracja dat (wraz z godziną) kluczowych zdarzeń, w tym:

i. zatwierdzania przez Wnioskodawcę kolejnych wersji wprowadzanych do generatora danych,

ii. wpływu papierowej wersji WOD.

Informacje w systemie dotyczące dat a niewymagające wprowadzania ich przez Pracowników powinny być rejestrowane przez system w sposób automatyczny (przykład: moment zatwierdzania w systemie WOD przez Wnioskodawcę).

3. Moduł rejestracji WOD – Platforma z osobą bazą danych i osobnym kodem źródłowym

Minimalny zakres funkcjonalny modułu:

a. Przegląd przez pracowników, danych i dokumentów wprowadzonych przez Wnioskodawcę poprzez generator WOD, w tym informacji/dokumentów uzupełnianych w wyniku wezwań IZ/IP;

b. Możliwość nadania uprawnień Wnioskodawcy do złożenia nowej wersji już ocenionego wniosku na wezwanie IZ/IP;

c. Możliwość ręcznego nadawania według zdefiniowanej maski numerów WOD (analogicznie jak w SL 2014) po otrzymaniu wersji papierowej;

d. Rejestracja kluczowych zdarzeń i informacji (w tym dat z godziną) związanych ze składaniem WOD o dofinansowanie, w tym w szczególności:

i. zatwierdzanie przez Wnioskodawcę kolejnych wersji wprowadzanych do generatora danych,

ii. wpływu papierowej wersji WOD;

e. Wymiana danych z CST;

f. Możliwość wydruku przez użytkowników wniosków i kart ocen po podaniu identyfikatora dokumentu ze wszystkich instytucjach;

g. Generator Wniosków umożliwi eksport do formatu xls/xlsx zestawów danych (dotyczących podstawowych informacji nt. WOD i oceny WOD) na podstawie informacji przechowywanych w bazie danych. Dane te będzie można filtrować x.xx. po instytucji, osi priorytetowej, działaniu, poddziałaniu, ocenie jaką uzyskał wniosek, nazwie beneficjenta, numerze projektu lub tytule w arkuszu Excel.

4. Moduł obsługi naborów WOD

Minimalny zakres funkcjonalny modułu:

a. Zarządzanie naborami WOD prowadzonymi przez IZ/IP, w tym:

i. Dodawanie, edycja, usuwanie, anulowanie naborów,

ii. ustalanie danych naboru, czas trwania naboru (wraz datą/godziną rozpoczęcia/zakończenia), wysokość alokacji, zmiana dodatkowych parametrów naboru (jeżeli wystąpią), niestandardowe informacje,

iii. możliwość ustalenia i modyfikacji formularzy x.xx. generatora WOD w wyniku ewentualnych zmian dokumentacji aplikacyjnej,

iv. możliwość ustalenia procedury oceny wniosków podlegających ocenie (lista wyboru, dwuetapowa ocena: formalna i merytoryczna lub jednoetapowa ocena formalno-merytoryczna);

b. Możliwość umieszczania przez IZ/IP biblioteki dokumentów konkursowych (formularz WOD, instrukcja wypełniania WOD, regulaminy, wytyczne, itp.) i udostępniania ich Wnioskodawcom i Beneficjentom na ogólnodostępnej stronie www oraz w Generatorze Wniosków bez potrzeby logowania;

c. Ustalenie ograniczenia czasowego dla danego naboru, w którym Wnioskodawca ma możliwość rejestracji, rozpoczęcia wypełniania nowego WOD w generatorze i złożenia go poprzez generator;

d. Ograniczenie rejestracji Wnioskodawców, rozpoczęcia wypełniania nowego WOD i złożenia go przez Wnioskodawcę w generatorze WOD do okresu trwania naboru;

e. Powiązanie naborów ze złożonymi w ich ramach WOD;

f. Generowanie dokumentów dotyczących ogłoszenia naboru na podstawie danych zawartych w Generatorze Wniosków.

5. Moduł weryfikacji wymogów formalnych

Minimalny zakres funkcjonalny modułu:

a. Przypisanie przez Pracownika nadzorującego wniosku do weryfikacji wymogów formalnych dla wybranych Pracowników

b. Obsługa procesu weryfikacji wniosków z wykorzystaniem list sprawdzających

c. Przekazywanie pism lub wiadomości do Wnioskodawców;

d. Poprawa przez Wnioskodawcę danych WOD w generatorze WOD – opis w module generatora;

d. Monitorowanie terminowości zobowiązań nałożonych na Wnioskodawców

6. Moduł obsługi procesu oceny formalnej WOD

Minimalny zakres funkcjonalny modułu:

a. Przypisywanie przez Pracownika nadzorującego wniosku do oceny dla wybranych Pracowników;

b. Możliwość potwierdzenia bezstronności przez Pracownika

c. Przegląd załączonych do WOD dokumentów przez przypisanych do oceny Pracowników;

d. Obsługa procesu oceny wniosków z wykorzystaniem list sprawdzających/kart oceny formalnej; ocena kilkuosobowa. System powinien umożliwiać użytkownikom oceniającym WOD, wypełnienie określonych w Instrukcji list sprawdzających//kart oceny formalnej. Walidacja KOF;

e. Możliwość dokonania dodatkowej oceny w przypadku rozbieżności w ocenach;

f. Generowanie pism (np. wezwanie do uzupełnienia WOD, informacja o akceptacji formalnej, itp.) i innych dokumentów (np. listy sprawdzające/karty oceny formalnej) na podstawie danych zawartych w systemie;

g. Przekazywanie pism lub wiadomości do Wnioskodawców;

h. Poprawa przez Wnioskodawcę danych WOD w generatorze WOD – opis w module generatora;

i. Możliwość monitorowania przez Użytkowników terminowości wykonywania przypisanych im zadań (zgodnie z opisem modułu „Kalendarze”);

j. Możliwość monitorowania przez Użytkownika terminowości modyfikacji statusu – automatyczne liczenie dni od daty modyfikacji statusu, możliwość wyświetlenia rekordów powyżej dowolnej ilości wpisanych dni;

k. Monitorowanie terminowości zobowiązań nałożonych na beneficjenta (np. termin odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia WOD);

l. Wymiana danych z CST;

m. Generowanie listy projektów z informacją o wyniku weryfikacji formalnej (łącznie projekty o statusie pozytywnym, negatywnym, wycofanym);

n. możliwość generowania przypomnień dotyczących terminów.

Dokumenty gromadzone w Generatorze Wniosków

Poniżej przedstawiono listę przewidywanych do gromadzenia w Generatorze Wniosków dokumentów (stanowiących załączniki do WOD). W związku z trwającym aktualnie opracowywaniem przepisów dotyczących funkcjonowania funduszy UE w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz opracowywaniem Instrukcji, lista może ulec zmianom.

a. Dokumenty dotyczące wniosku o dofinansowanie

L.p.

Rodzaj dokumentu

Uwagi

Formularz wniosku o dofinansowanie

Zawartość dokumentu – zgodnie ze wzorem zawartym w Instrukcji wykonawczej. Zakłada się przeciętną objętość rzędu 20-40 stron A4.

Przewiduje się możliwość składania w LSI przez Wnioskodawcę, skanu dokumentu w formacie pdf.

2	Dokument rejestrowy Wnioskodawcy (ewentualnie) oświadczenie o wpisie do rejestru przedsiębiorców (…) – zgodnie z zapisami WOD (dodatkowo – w przypadku spółki cywilnej) dokumenty rejestrowe lub oświadczenia wspólników spółki cywilnej i kopia umowy spółki cywilnej.	Dokumenty składane w Generatorze Wniosków przez Wnioskodawcę w postaci skanów w formacie pdf. Objętość (najczęściej): od 1 do 30 stron w przypadku załączenia umowy spółki).
3.	Kopia promesy kredytu technologicznego lub warunkowej Umowy kredytu technologicznego z banku kredytującego.	Dokument składany w Generatorze Wniosków przez Wnioskodawcę w postaci skanu w formacie pdf. Objętość (najczęściej): od 1 do 15 stron.
4	Informacja o pomocy publicznej i pomocy de minimis uzyskanej na finansowanie wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją inwestycji technologicznej (formularz określony w rozporządzeniu RM)	Dokument składany w Generatorze Wniosków przez Wnioskodawcę w postaci skanu w formacie pdf. Objętość (najczęściej): około 10 stron.
5	Kopie sprawozdań finansowych za okres 3 ostatnich lat obrotowych sporządzonych zgodnie z przepisami o rachunkowości (jeśli dotyczy).	Dokumenty składane w Generatorze Wniosków przez w Wnioskodawcę w postaci skanów w formacie pdf. Objętość (najczęściej): 30-100 stron. Obowiązek załączania kopii sprawozdań zależy od rodzaju Wnioskodawcy – wyjaśnienie w Instrukcji wypełniania WOD.
6	Kopie dokumentów pozwalających uznać przedsiębiorcę za mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcę	Dokumenty składane w Generatorze Wniosków przez Wnioskodawcę w postaci skanów w formacie pdf. Objętość (typowo): 20-100 stron.
7	Oświadczenie o spełnianiu kryteriów MŚP.	Przewiduje się możliwość składania w Generatorze Wniosków przez wnioskodawcę, skanu dokumentu w formacie pdf. Objętość (najczęściej): 3-20 stron.
8	Biznes plan	Zawartość dokumentu – zgodnie ze wzorem zawartym w ogłoszeniu o konkursie. Zakłada się przeciętną objętość rzędu 20-40 stron A4. Przewiduje się możliwość składania w Generatorze Wniosków przez wnioskodawcę skanu dokumentu w formacie pdf.
9	Studium wykonalności	Dokument składany w Generatorze Wniosków przez wnioskodawcę w postaci dokumentu utworzonego w edytorze tekstu lub skanu w formacie pdf. Dokument sporządzany zgodnie z Zasadami przygotowania Studium Wykonalności. Objętość (najczęściej): od 30 do 100 stron.
10	Oświadczenie o prawie dysponowania nieruchomością na cele realizacji projektu	Zawartość dokumentu – zgodnie ze wzorem zawartym w ogłoszeniu o konkursie. Zakłada się przeciętną objętość rzędu 1-2 stron A4. Przewiduje się możliwość składania w Generatorze Wniosków przez wnioskodawcę skanu dokumentu w formacie pdf.
11	Dokumenty dotyczące partnerstwa (np. umowa partnerstwa)	Dokument składany w Generatorze Wniosków przez Wnioskodawcę w postaci skanu w formacie PDF (dotyczy projektów realizowanych w partnerstwie). Objętość (najczęściej): od 2 do 15 stron.

Wymienione wyżej dokumenty mogą być uzupełniane przez Wnioskodawców na etapie oceny wniosku o dofinansowanie. Poprzednie wersje dokumentów muszą zostać zachowane. Należy przewidzieć możliwość wprowadzania innych niż wymienione w tabeli dokumentów dotyczących wniosku o dofinansowanie.

b. Dokumenty dotyczące oceny wniosku o dofinansowanie

Należy przewidzieć możliwość składania przez Wnioskodawców również innych dokumentów (np. dokumenty w formacie pdf), których dostarczenie może okazać się konieczne podczas oceny wniosku. Należy przewidzieć możliwość wprowadzania innych niż wymienione w tabeli dokumentów dotyczących oceny wniosku o dofinansowanie.

c. Dokumenty inne

Należy przewidzieć możliwość składania przez Wnioskodawców/Beneficjentów innych dokumentów na żądanie IZ/IP.

Załącznik nr 2 do umowy

Lista osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy po stronie Zamawiającego

Lp.

Jednostka organizacyjna / podmiot

Osoba odpowiedzialna za nadzór nad realizacją przedmiotu umowy

UMWŁ - EFS

UMWŁ - RP

UMWŁ - PR

UMWŁ - CF

COP

WUP w Łodzi

Załącznik nr 3 do umowy

Warunki świadczenia usługi hostingowej

1. Wykonawca zobowiązuje się do rozpoczęcia świadczenia usług określonych w § 1 umowy w terminie pozwalającym na instalację, wdrożenie i produkcyjne uruchomienie systemu Generator Wniosków (środowisko produkcyjne i środowisko testowe).

2. Wykonawca oświadcza i zapewnia, że posiada materiały, doświadczenie i kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania umowy oraz wykwalifikowaną kadrę w ilości wystarczającej dla należytego i terminowego wykonania umowy.

3. Wykonawca w ramach niniejszej umowy zobowiązuje się do:

a) dostarczenia środowiska serwerowego o parametrach pozwalających na prawidłowe działanie systemu Generator Wniosków (środowisko produkcyjne i środowisko testowe),

b) dostarczenia niezbędnych adresów publicznych IP,

c) zagwarantowania stałego dostępu z sieci Internet do zasobów serwerowych z przepustowością pozwalającą na bezproblemowe korzystanie przez użytkowników z systemu Generator Wniosków (środowisko produkcyjne i środowisko testowe),

d) zapewnienia dostępności serwerów na poziomie 99.7% w skali miesiąca,

e) zapewnienia ochrony danych znajdujących się na serwerach przed nieuprawnionym dostępem fizycznym,

f) monitorowania i rejestrowania dostępu do systemu oraz przechowywania logów przez okres trwania umowy,

g) wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Wykonawca powinien przechowywać kopie danych w bazując na regule 3-2-1, czyli mieć co najmniej trzy egzemplarze danych, przechowywać je na dwóch różnych nośnikach danych oraz przechowywać jedną kopię zapasową na zewnątrz firmy. Raz dziennie powinna być wykonywana pełna kopia danych, jednocześnie co 1 godzinę powinna być tworzona kopia różnicowa. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skrócenia interwału tworzenia kopii różnicowych do 15 min w newralgiczny dla Zamawiającego terminach. Kopie bezpieczeństwa powinny umożliwić odtworzenie pełnego systemu wraz z wszystkimi danymi na określony przez Zamawiającego dzień i godzinę z okresu minimum 90 dni licząc od daty zgłoszenia,

h) wykonywania odtworzenia kopii bezpieczeństwa na żądanie Zamawiającego,

i) zachowania poufności procedur bezpieczeństwa oraz innych informacji uzyskanych od Zamawiającego w trakcie realizacji niniejszej umowy a dotyczących sposobu prowadzenia przezeń operacji gospodarczych,

j) administracji oprogramowaniem, niezbędnym do realizacji usług hostingu, zabezpieczenia danych oraz prawidłowego działania aplikacji Generator Wniosków,

k) zapewnienia ochrony fizycznej i technicznej serwerowni zapewniającej ciągłość jej pracy,

l) usuwania awarii lub usterek infrastruktury technicznej, w trybie 7/24 (siedem dni w tygodniu, 24 godziny na dobę),

m) zapewnienia ochrony przed dokonaniem zdalnej ingerencji przez osoby nieuprawnione

w szczególności przed usunięciem lub modyfikacją danych oraz atakami powodującymi brak dostępu do usług.

4. W celu konserwacji oprogramowania, Wykonawca będzie dokonywał przerw w pracy z wyprzedzeniem ustalonym z Zamawiającym.

5. W celu komunikowania się w sprawach serwisowo-konserwacyjnych oraz w sprawach zgłaszania awarii lub usterek systemu, Strony przyjmują procedury określone w załączniku nr 5 do niniejszej umowy

Załącznik nr 4 do umowy

Procedura odbioru

I. Informacje ogólne

1. Wykonawca przedstawia przedmiot umowy do dyspozycji Zamawiającego w celu dokonania odbioru najpóźniej w terminie wskazanym w umowie.

2. Wykonawca, po zapoznaniu się z zapisami niniejszej procedury odbioru, powinien odpowiednio zaplanować czynności dotyczące odbiorów, biorąc pod uwagę w szczególności wskazane w procedurze terminy dla poszczególnych czynności oraz czas potrzebny na dokonanie instalacji, konfiguracji i eksploatacyjne uruchomienie przedmiotu umowy.

3. Przez przedmiot umowy należy rozumieć działania opisane w § 1 umowy.

4. Protokół Odbioru Końcowego ze strony Zamawiającego podpisuje osoba wskazana w § 3 ust. 1 na podstawie otrzymanych protokołów odbiorów przedmiotu umowy, dokonanych i podpisanych przez członków Grupy Roboczej.

5. Wszelka korespondencja pomiędzy Wykonawcą a pracownikami Zamawiającego, we wszelkich kwestiach dotyczących dostawy, instalacji, konfiguracji i eksploatacyjnego uruchomienia poszczególnych części przedmiotu umowy, kierowana jest jednocześnie do przedstawiciela Zamawiającego wskazanego w § 3 ust. 1 niniejszej umowy po stronie Zamawiającego (np. w ramach korespondencji mailowej „do wiadomości”).

6. Odbiory dokonywane są po przedstawieniu do dyspozycji Zamawiającego poszczególnych części przedmiotu umowy.

7. Wszelkie problemy dotyczące odbiorów będą rozwiązywane indywidualnie dla poszczególnych części przedmiotu umowy.

8. Protokoły odbioru podpisywane są w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

9. Protokoły odbioru z zastrzeżeniami ze strony Zamawiającego przekazywane są Wykonawcy także za pomocą poczty elektronicznej lub faksem (skan podpisanego protokołu) w celu jak najszybszego powiadomienia Wykonawcy o zgłoszonych zastrzeżeniach i terminie ich usunięcia.

II. Informacje szczegółowe

1. W celu umożliwienia Zamawiającemu dokonania odbioru Wykonawca dostarcza poszczególne części przedmiotu umowy najpóźniej w terminach, umożliwiających wywiązanie się ze zobowiązań wynikających z niniejszej umowy.

2. W ramach odbioru jakościowego Zamawiający przeprowadzi weryfikacje zgodności sposobu działania i posiadanych funkcjonalności systemu Generator Wniosków z zapisami niniejszej umowy.

3. W przypadku braku zastrzeżeń Zamawiający, niezwłocznie sporządza i podpisuje protokół odbioru, stwierdzający odbiór bez zastrzeżeń.

4. W przypadku zastrzeżeń Zamawiający, niezwłocznie sporządza protokół odbioru, wskazując zastrzeżenia/braki. Protokół odbioru z zastrzeżeniami po podpisaniu zostaje bez zbędnej zwłoki przekazany do Wykonawcy.

5. Zamawiający wyznaczy jednocześnie nowy ostateczny termin dokonania weryfikacji zgodności Generatora Wniosków z zapisami niniejszej umowy. Wykonawca do tego czasu zobowiązany jest do naprawy, na własny koszt i ryzyko, wszelkich braków dotyczących danej części przedmiotu umowy.

6. Po wskazanym w ust. 5 ostatecznym terminie, w ramach odbioru jakościowego Zamawiający przeprowadzi ponowną weryfikację zgodności sposobu działania i posiadanych funkcjonalności systemu Generator Wniosków z zapisami niniejszej umowy.

7. W przypadku braku zastrzeżeń Zamawiający, niezwłocznie sporządza i podpisuje protokół odbioru, stwierdzający odbiór bez zastrzeżeń.

8. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że Wykonawca nie usunął wszystkich stwierdzonych braków wskazanych protokole o którym mowa w ust. 4, Zamawiający może podjąć działania mające na celu odstąpienie umowy zgodnie z zapisami § 10 ust. 1 niniejszej umowy.

9. Dokonanie odbioru zgodnie z powyższym opisem potwierdza prawidłową realizację danej części przedmiotu umowy.

Załącznik nr 5 do umowy Zasady świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych

Słowniczek:

1. Błąd kategorii A / błąd krytyczny – wystąpienie problemu uniemożliwiającego działanie Aplikacji lub ich funkcji albo powodującego utratę lub uszkodzenie wprowadzanych bądź uprzednio wprowadzonych danych i jednocześnie niepozwalającego na znalezienie takiego sposobu używania Aplikacji, aby obejść skutki jego wystąpienia;

2. Błąd kategorii B / błąd istotny – wystąpienie problemu uniemożliwiającego działanie Aplikacji lub ich funkcji, powodującego utratę lub uszkodzenie wprowadzanych bądź uprzednio wprowadzonych danych i jednocześnie pozwalającego na znalezienie takiego sposobu używania Aplikacji, aby obejść skutki jego wystąpienia, bez istotnego dla Zamawiającego wydłużenia czasu wykonywanych operacji; w szczególności może polegać na wystąpieniu problemu polegającego na co najmniej jednym z poniższych:

a) Aplikacje wytworzone/zmodyfikowane przez Wykonawcę działają w sposób niezgodny z umową/dokumentacją powykonawczą,

b) występują istotne ograniczenia w działaniu Aplikacji wytworzonych/zmodyfikowanych przez Wykonawcę (ale nie powodujące ich przeciążenia),

c) nastąpiła awaria powodująca ograniczenie wydajności Aplikacji wytworzonych/ zmodyfikowanych przez Wykonawcę,

d) Zamawiający nie może korzystać z Aplikacji wytworzonych/zmodyfikowanych przez Wykonawcę, ale uzyskanie oczekiwanych efektów jest możliwe w inny sposób (obejście).

Błąd kategorii B nie obejmuje sytuacji zdefiniowanych dla błędu kategorii A.

3. Błąd kategorii C / błąd zwykły – pojawienie się usterki Aplikacji o charakterze ergonomicznym nie mającej wpływu na wynik pracy użytkownika.

Błąd kategorii C nie obejmuje sytuacji zdefiniowanych dla błędów kategorii A i kategorii B.

4. Aplikacja – aplikacja Generator Wniosków.

5. Modyfikacja Aplikacji – za modyfikację Aplikacji należy uważać Aktualizację Aplikacji, zmianę Aplikacji wynikającą z usunięcia błędu powodującego zmianę jej funkcjonalności, zmiany wynikające z optymalizacji funkcjonowania Aplikacji. W przypadku dokonania modyfikacji aplikacji konieczna jest również modyfikacja dotyczącej jej dokumentacji.

6. Aktualizacja Aplikacji - należy przez to rozumieć w szczególności zmiany Aplikacji wynikające ze zmian obowiązujących przepisów prawa (w tym prawa lokalnego) oraz regulacji wewnętrznych lub też wynikające z konieczności dostosowania Aplikacji do nowej/aktualnej wersji przeglądarki internetowej. W przypadku dokonania aktualizacji aplikacji konieczna jest również aktualizacja dotyczącej jej dokumentacji.

7. Usunięcie błędu – wszelkie działania (w tym także zdalne), w wyniku których nastąpiło ustanie przyczyn będących podstawą zgłoszenia błędu oraz przywrócenie Aplikacjom funkcjonalności wynikającej z umowy/dokumentacji powykonawczej. Usunięcie błędu będzie, niezwłocznie po

jego zakończeniu, potwierdzone dokonaniem wpisu w webowym systemie usług gwarancyjnych (WSUG) w celu potwierdzenia terminu jego dokonania (data i dokładna godzina usunięcia błędu).

8. Obejście - wykonanie tymczasowego sposobu korzystania z Aplikacji pozwalającego na realizację zadań Zamawiającego, których normalna realizacja jest utrudniona lub uniemożliwiona z powodu wystąpienia błędu kategorii B. Wykonawca ma obowiązek wykonania obejścia w terminie określonym jak dla usuwania błędów kategorii A licząc od wysłania zgłoszenia. Zastosowanie obejścia nie może powodować utraty lub zmniejszenia funkcjonalności Aplikacji po usunięciu błędu. W przypadku zastosowania obejścia Wykonawca ma obowiązek usunięcia błędu w terminie określonym jak dla usuwania błędów kategorii C licząc od wysłania zgłoszenia. Powiadomienie o zastosowaniu obejścia przekazywane jest Zamawiającemu poprzez webowy system usług gwarancyjnych (WSUG). Zastosowanie obejścia dla błędu kategorii B nie wymaga zgody Zamawiającego. Wykonawca może także zastosować obejście w przypadku wystąpienia błędu kategorii A, jeżeli całkowite usunięcie tego błędu możliwe będzie wyłącznie poprzez opracowanie poprawki do Aplikacji. W takiej sytuacji Wykonawca ma obowiązek wykonania obejścia w terminie określonym jak dla usuwania błędów kategorii A licząc od wysłania zgłoszenia. Zastosowanie obejścia w ww. przypadku uwarunkowane jest uzyskaniem przez Wykonawcę pisemnej zgody Zamawiającego na przesunięcie terminu usunięcia błędu. W przypadku zastosowania obejścia Wykonawca ma obowiązek usunięcia błędu w terminie określonym jak dla usuwania błędów kategorii C licząc od wysłania zgłoszenia.

9. Czas reakcji - okres od wysłania zgłoszenia błędu Wykonawcy przez Zamawiającego za pomocą interaktywnego formularza, a w przypadku braku takiej możliwości pocztą elektroniczną lub faksem do momentu: fizycznego pojawienia się przedstawiciela Wykonawcy na miejscu wystąpienia błędu lub rozpoczęcia zdalnego diagnozowania przyczyn błędu przez przedstawiciela Wykonawcy lub rozpoczęcia udzielania telefonicznych konsultacji Zamawiającemu przez przedstawiciela Wykonawcy w celu zdiagnozowania przyczyn błędu/zdarzenia i jego usunięcia.

10. Webowy System Usług Gwarancyjnych (WSUG) – system służący do zgłaszania błędów oraz śledzenia on-line bieżącego stanu realizacji prac dot. wszystkich zarejestrowanych błędów (w tym także błędów zidentyfikowanych bezpośrednio przez Wykonawcę), a także zamieszczania modyfikacji i aktualizacji Aplikacji. System ten stanowi jednocześnie rejestr obejmujący wszystkie działania wykonywane w ramach usług gwarancyjnych i serwisowych, pozwalający na wyszukiwanie informacji nt. błędów oraz modyfikacji i aktualizacji Aplikacji (w tym: liczba błędów, daty i godziny zgłoszeń, imiona i nazwiska osób zgłaszających, nazwy lokalizacji, numery zgłoszeń, czas reakcji, daty i godziny zakończenia usuwania błędów, czas usuwania błędów, specyfikacja błędów, opis działań podjętych w celu ich usunięcia, liczba modyfikacji i aktualizacji, daty wprowadzenia, wersje elektroniczne zaktualizowanych kodów źródłowych w postaci nieskompilowanej wraz z odnoszącą się do nich dokumentacją). System ten umożliwia także wygenerowanie prostych zestawień statystycznych dot. usuwanych/usuniętych błędów. Każdorazowo system informuje Zamawiającego automatycznie poprzez e-mail o dokonaniu rejestracji błędu oraz o wszystkich zmianach statusu zarejestrowanych błędów, dokonaniu modyfikacji i aktualizacji Aplikacji. Webowy system usług gwarancyjnych umożliwia

wygenerowanie pliku np. w formacie pdf w celu wydruku znajdujących się w nim informacji, zestawień. System ten zostanie uruchomiony najpóźniej w dniu pierwszego w ramach umowy zgłoszenia gotowości do odbioru systemu Generator Wniosków. System będzie dostępny dla Zamawiającego na bieżąco po zalogowaniu się. Wykonawca przekaże Zamawiającemu indywidualne hasła i loginy do systemu dla wskazanych przez Zamawiającego użytkowników. Każdy wpis do WSUG będzie automatycznie uzupełniony o datę i dokładną godzinę dokonania wpisu.

11. Dni robocze - dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

12. Godzina robocza – okres 60 min przypadający w ciągu dni roboczych, przy założeniu godzin pracy od 8.00 do 16.00. Godzina robocza rozpoczęta w danym dniu roboczym może kończyć się w kolejnym dniu roboczym.

I. Informacje szczegółowe

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na dostarczone w ramach umowy Aplikacje (w tym ich modyfikacje oraz aktualizacje, jeśli zaistnieje potrzeba aktualizacji), dla potrzeb zapewnienia ich bezawaryjnego i zgodnego z umową działania na okres minimum 5 lat, licząc od dnia podpisania Protokołu Odbioru Końcowego bez zastrzeżeń.

2. W okresie obowiązywania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest także do usuwania błędów Aplikacji lub ich modyfikacji/aktualizacji, które zidentyfikował samodzielnie, bez zgłoszenia ze strony Zamawiającego. W przypadku zidentyfikowania błędów nie zmieniających funkcjonalności Aplikacji Wykonawca usunie je i dokona stosownych wpisów w WSUG, informując jednocześnie Zamawiającego za pomocą poczty elektronicznej o fakcie usunięcia błędu. W przypadku zidentyfikowania błędów zmieniających funkcjonalności Aplikacji Wykonawca poinformuje o tym fakcie Zamawiającego i usunie takie błędy po wcześniejszym uzyskaniu akceptacji Zamawiającego na dokonanie ich usunięcia.

3. Zamawiający zgłosi Wykonawcy błąd, niezwłocznie po jego wykryciu, za pomocą WSUG na stronie internetowej: , a w przypadku, gdy nie jest to możliwe: pocztą elektroniczną na adres: , bądź faksem na numer:

4. Dokonanie zgłoszenia błędu za pomocą WSUG generuje automatyczne, przygotowane do wydruku potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zawierające numer oraz datę i godzinę zgłoszenia.

5. W przypadku zgłoszenia błędu przez Zamawiającego za pomocą poczty elektronicznej lub faksem, w celu potwierdzenia przyjęcia przez Wykonawcę Zgłoszenia gwarancyjnego wymagane jest przekazanie Zamawiającemu informacji zwrotnej (odpowiednio za pomocą poczty elektronicznej lub faksem) zawierającej numer oraz datę i godzinę przyjęcia zgłoszenia (dopuszczalny jest maksymalnie 30-to minutowy odstęp czasu pomiędzy godziną wysłania zgłoszenia przez Zamawiającego i godziną przekazania informacji zwrotnej przez Wykonawcę).

6. Zgłoszenia błędów dokonane za pomocą poczty elektronicznej bądź faksem zostają niezwłocznie wpisane do WSUG przez Wykonawcę.

7. Zgłoszenie błędu powinno zawierać opis błędu / informacje pomocne przy jego usunięciu.

8. Od wysłania zgłoszenia biegnie czas reakcji oraz czas usunięcia błędu.

9. Czas reakcji liczony od daty i godziny zgłoszenia wynosi 4 godz. robocze. W czasie reakcji Wykonawca dokonuje kategoryzacji błędu oraz potwierdza datę i godzinę rozpoczęcia działań zmierzających do usunięcia błędu poprzez wpis w WSUG. Zamawiający ma prawo do odwołania się od zakategoryzowania błędu dokonanego przez Wykonawcę jeśli istnieje wątpliwość, czy kategoryzacja nie jest zgodna z definicjami zawartymi w niniejszym dokumencie.

10. Czas usunięcia błędów, przy założeniu pracy Zamawiającego w dni robocze w godz. 8.00-16.00, wynosi:

10. dla błędów kategorii A – 12 godz. roboczych,

11. dla błędów kategorii B – 48 godz. robocze,

12. dla błędów kategorii C – 56 godz. roboczych.

11. Czas usunięcia błędu uznaje się za dotrzymany, jeżeli przed upływem czasu wskazanego dla danej kategorii błędu (patrz p. 10) błąd został usunięty lub wystąpiły warunki związane z zastosowaniem obejścia celem uzyskania rezultatu tożsamego usunięciu błędu lub czasowego wykluczenia występowania błędu.

12. Jeżeli całkowite usunięcie błędu kategorii A możliwe będzie wyłącznie poprzez opracowanie poprawki do Aplikacji (modyfikacji Aplikacji), Wykonawca może wystąpić do Zamawiającego o zgodę na przesunięcie terminu usunięcia tego błędu, wprowadzając jednocześnie jego obejście. Zgoda Xxxxxxxxxxxxx na przesunięcie terminu usunięcia błędu powinna być pisemna.

13. Usługi gwarancyjne i serwisowe dotyczące Aplikacji mogą być świadczone wyłącznie przez osoby dopuszczone do tych czynności przez Zamawiającego.

14. Każdorazowo po usunięciu błędu Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić testy sprawdzające poprawność działania Aplikacji, których dotyczył błąd. Raport z przeprowadzenia testów przedstawiony zostanie Zamawiającemu najpóźniej w dniu usunięcia błędu (informacja w WSUG oraz drogą mailową).

15. W przypadku przekroczenia terminów na usunięcie błędu naliczane będą kary umowne zgodnie z § 10 ust. 1 lit. d) umowy.

16. W przypadku przekroczenia terminów na uzupełnienie wszystkich niezbędnych informacji dotyczących usuniętego błędu naliczane będą kary umowne zgodnie z § 10 ust. 1 lit. d) umowy.

17. Na okres świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych Wykonawca zapewni interakcyjną („online”) oraz telefoniczną pomoc w zakresie użytkowania i działania wykonanych w ramach umowy Aplikacji, dostępną pod adresem poczty elektronicznej: oraz pod nr tel.:

, w dni robocze w godzinach 8:00 - 16:00.

18. W okresie 12 miesięcy od podpisania Końcowego Protokołu Odbioru Wykonawca zobowiązany jest do aktualizacji Aplikacji wynikających ze zmian przepisów prawa, opublikowanych w Dzienniku Ustaw lub Monitorze Polskim, oraz zmian przepisów prawa lokalnego lub regulacji wewnętrznych Zamawiającego, wskazanych przez Zamawiającego, najpóźniej w terminie 60 dni roboczych od daty otrzymania wniosku o dokonanie takiej aktualizacji. Termin ten może zostać wydłużony tylko za zgodą Zamawiającego.

19. Uaktualnione wersje Aplikacji muszą utrzymywać pełną funkcjonalność na istniejącej infrastrukturze technicznej.

20. W okresie trwania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do monitorowania wydajności, konfiguracji i integralności Aplikacji wytworzonych w ramach umowy oraz zapewnienia ich sprawnego funkcjonowania.

21. Wykonawca podczas wykonywania usług gwarancyjnych i serwisowych dotyczących Aplikacji przestrzega zapisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy.

22. Modyfikacje/aktualizacje Aplikacji w postaci wszystkich niezbędnych plików wraz z instrukcją instalacji oraz opisem wprowadzanych modyfikacji/aktualizacji zostaną udostępnione Zamawiającemu w WSUG, a informacja o ich umieszczeniu zostanie przesłana za pomocą poczty elektronicznej.

23. W przypadku wprowadzenia przez Wykonawcę modyfikacji/aktualizacji Aplikacji, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wersję elektroniczną zaktualizowanych kodów źródłowych w postaci nieskompilowanej wraz z odnoszącą się do nich dokumentacją, nie później niż po 3 miesiącach od ich wprowadzenia. Na koniec okresu świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych Wykonawca dostarczy Zamawiającemu aktualny ww. kod źródłowy Aplikacji wraz z dokumentacją.

24. W przypadku przekroczenia terminów na dostarczenie wersji elektronicznej zaktualizowanych kodów źródłowych w postaci nieskompilowanej wraz z odnoszącą się do nich dokumentacją naliczane będą kary umowne zgodnie z § 10 ust. 1 lit. d) umowy.

25. Modyfikacje/aktualizacje kodów źródłowych Aplikacji dokonane przez Wykonawcę nie wpływają na realizację uprawnień wynikających z gwarancji.

26. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych w wypadku zakończenia działalności swojego przedsiębiorstwa w czasie, na który została udzielona gwarancja.

II. Informacje dodatkowe

1. Okres rękojmi dla przedmiotu zamówienia zostaje przedłużony do ostatniego dnia obowiązywania gwarancji.

2. Gwarancja, o której mowa w § 8 umowy, nie wyłącza odpowiedzialności Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu rękojmi.

3. Za utratę danych lub uszkodzenie Aplikacji podczas wykonywania czynności gwarancyjnych przez Wykonawcę, odpowiedzialność ponosi Wykonawca.

4. Adresy poczty elektronicznej Zamawiającego do przesyłania powiadomień z WSUG oraz lista pracowników Zamawiającego upoważnionych do dokonywania zgłoszeń błędów/zdarzeń oraz pozostających do kontaktu w trakcie realizacji usług gwarancyjnych i serwisowych zostaną przekazane Wykonawcy w terminie do 30 dni roboczych od daty podpisania umowy. W trakcie realizacji umowy oraz w trakcie realizacji usług gwarancyjnych i serwisowych ww. dane mogą zostać zmienione. Powiadomienie o powyższych zmianach nie stanowi zmiany umowy wymagającej sporządzenia aneksu.

Document Metadata

Table of Contents

UMOWA Nr /20

Document Metadata

UMOWA Nr /20

UMOWA Nr /20

Województwem Łódzkim z siedzibą w Łodzi, xx. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxx, w imieniu którego działa Zarząd Województwa Łódzkiego, reprezentowany przez:

1.

2.

……………………………………………………..

……………………………………………………..

§ 1

Przedmiot umowy

§ 2

Termin wykonania umowy

§ 3

Reprezentacja stron do celu realizacji umowy

§ 4

Obowiązki Wykonawcy

§ 5

Obowiązki Zamawiającego

§ 6

Zasady odbioru przedmiotu umowy

§ 7

Wynagrodzenie

§ 8

Usługi gwarancyjne i serwisowe

§ 9

Odpowiedzialność za osoby trzecie

§ 10

Kary umowne

§ 11

Przeniesienie autorskich praw majątkowych i licencji

§ 12

Zmiany umowy

§ 13

Odstąpienie od umowy

§ 14

Siła wyższa

§ 15

Tajemnica informacji

§ 16

Ochrona danych osobowych

§ 18

Postanowienia końcowe

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 1 do umowy

Szczegółowy Opis Funkcjonalny Systemu

Wstęp

Struktura Instytucji wdrażających RPO WŁ 2014-2020 Województwa Łódzkiego

Główne cele Generatora Wniosków

Główne wymagania i założenia dotyczące Generatora Wniosków

Opis elementów funkcjonalnych Generatora Wniosków

1. Moduł administracyjny.

2. Generator WOD oraz Wnioskodawcy – Platforma dla beneficjenta z osobą bazą danych skomunikowana z Rejestrem Wniosków nie związaną z systemem Urzędu do oceny wniosku

3. Moduł rejestracji WOD – Platforma z osobą bazą danych i osobnym kodem źródłowym

4. Moduł obsługi naborów WOD

5. Moduł weryfikacji wymogów formalnych

6. Moduł obsługi procesu oceny formalnej WOD

Dokumenty gromadzone w Generatorze Wniosków

Załącznik nr 2 do umowy

Lista osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy po stronie Zamawiającego

Załącznik nr 3 do umowy

Warunki świadczenia usługi hostingowej

Załącznik nr 4 do umowy

Procedura odbioru

I. Informacje ogólne

II. Informacje szczegółowe

Załącznik nr 5 do umowy Zasady świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych

Słowniczek:

I. Informacje szczegółowe

II. Informacje dodatkowe

Załącznik nr 6 do umowy

Szczegółowy Opis Aktualnych Formularzy

[Szczegółowy Opis Aktualnych Formularzy znajduje się w załącznikach nr 3 - 10 do Zapytania Ofertowego]

Document Metadata