UMOWA nr ………
WZÓR
UMOWA nr ………
Usługa organizacji „Konferencji podsumowującej RPO WL 2014-2020 - Działania wdrażane przez Lubelską Agencję Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie”
zawarta w dniu 2019 r. w Lublinie pomiędzy:
Województwem Lubelskim
xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NIP: 000-000-00-00 działającym jako „Nabywca”,
Lubelską Agencją Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie
xx. Xxxxxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx,
z siedzibą przy xx. Xxxxxxxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx działającą jako „Odbiorca”,
reprezentowanymi przez:
………………………………………..
……………………………………….. zwanymi dalej łącznie „Zamawiającym”, a
………………………………………..
……………………………………….. reprezentowaną/ym przez:
……………………………………………………………………………………………………. zwaną/ym dalej „Wykonawcą”,
łącznie zwanymi dalej „Stronami”, o następującej treści:
Niniejsza umowa została zawarta w trybie regulaminowym, dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotówkach równowartości kwoty 30 000 euro na potrzeby Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie, na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843).
§1
Przedmiot Umowy
1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i organizacji wydarzenia o nazwie „Konferencji podsumowującej RPO WL 2014-2020 - Działania wdrażane przez Lubelską Agencję Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie”, zwanego dalej „Konferencją”, określonego w Opisie Przedmiotu Zamówienia, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Umowy (dalej: „Opisie Przedmiotu Zamówienia”). Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.
2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać kompleksowo i w terminie pełen zakres zadań wchodzących w skład przedmiotu zamówienia, na warunkach określonych w niniejszej umowie oraz w Opisie Przedmiotu Zamówienia.
3. Konferencja odbędzie się w dniu 10 grudnia 2019 r., w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie, mieszczącym się przy xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie środki i możliwości pozwalające na prawidłowe wykonanie niniejszej Umowy oraz zobowiązuje się wykonać przedmiot Umowy z zachowaniem najwyższej zawodowej staranności, zgodnie z obowiązującymi normami branżowymi.
§2
Obowiązki Stron
1. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu Umowy, na warunkach szczegółowo określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia, zobowiązuje się:
a) Zapewnić moderatora/prowadzącego Konferencję,
b) Zaaranżować przestrzeń Atrium Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie mieszczącego się przy xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0 (dalej: „Atrium”), w szczególności poprzez zapewnienie: wkładu materiałowego do ścianki tekstylnej, dwóch stoisk wystawienniczych dla uczestników Konferencji oraz stworzenie galerii z wykonanych przez Wykonawcę 24 zdjęć przedsiębiorstw/beneficjentów RPO WL 2014 – 2020, które zostaną wydrukowane i umieszczone na planszach o wymiarze minimum 60 x 70 cm oraz wyeksponowane na sztalugach zapewnionych przez Wykonawcę,
c) Zaaranżować scenografię sali konferencyjnej S2 Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie mieszczącego się przy xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0 (dalej: „Sala konferencyjna S2”) w postaci umieszczenia kompozycji florystycznych/ozdobnych przed i na scenie, obrandowania mównicy oraz wykończenia sceny białymi matowymi panelami laminowanymi wraz z dodatkowym podświetleniem LED i schodkiem,
d) Xxxxxxxx usługę fotograficzną obejmującą:
• wykonanie co najmniej 2 zdjęć maksymalnie 12 obiektów przedsiębiorstw/beneficjentów RPO WL 2014 – 2020 znajdujących się nie dalej niż 70 km od Miasta Lublin, o jakości nie mniejszej niż 300 dpi,
• wykonanie minimum 60 zdjęć podczas Konferencji o rozdzielczości nie mniejszej niż 12 mpix oraz przekazanie ich Zamawiającemu na nośniku CD/DVD w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia Konferencji.
e) Xxxxxxxx wykonanie 4 statuetek na potrzeby konkursu „Lider Innowacji 2019”,
f) Zapewnić usługę kompleksowej organizacji cateringu wraz z profesjonalną obsługą kelnerską i przy użyciu profesjonalnego sprzętu cateringowego podczas Konferencji,
g) Xxxxxxxx obsługę osobową Konferencji w postaci 2 hostess/promotorów oraz 1 osoby koordynującej prace zespołu, będącej w stałym kontakcie z Zamawiającym, obecną na stałe w obiekcie podczas trwania Konferencji, a także na etapie montażu i demontażu,
h) Koordynować i nadzorować wykonanie całości przedmiotu Umowy w ścisłej współpracy z Zamawiającym oraz podmiotami realizującymi wszystkie usługi w obiekcie konferencyjnym,
i) Oznakować salę konferencyjną oraz drogę do sali konferencyjnej jak również przygotować wydrukowany program Konferencji na stojakach przy drzwiach do sali, w której będzie odbywać się Konferencja, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego,
j) Zapewnić rozstawienie i sprzątnięcie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie mieszczącego się przy xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0 po zakończeniu Konferencji,
k) Stale nadzorować porządek w trakcie trwania Konferencji.
2. Zamawiający zobowiązuje się na warunkach szczegółowo określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia zapewnić:
a) pomieszczenia umożliwiające przeprowadzenie Konferencji na warunkach określonych w Umowie oraz w Opisie Przedmiotu Zamówienia: Atrium, Salę konferencyjną S2 (najem do 5 h) oraz wyposażenie obejmujące w szczególności stoły prostokątne (15 sztuk), stoły koktajlowe (20 sztuk), krzesła konferencyjne (200 sztuk), podest sceniczny (36m2) oraz mównicę.
b) Wyposażenie audiowizualne (AV) w Sali konferencyjnej S2 zgodnie z punktem VI Opisu Przedmiotu Zamówienia,
c) Szatnię z obsługą.
3. Zamawiający po podpisaniu Umowy, zobowiązuje się przesłać drogą elektroniczną Wykonawcy program Konferencji, listę firm do sesji fotograficznej, logotypy, Key Visual RPO WL 2014 – 2020, projekt naklejki na mównicę, ścianki oraz statuetki.
4. Zamawiający będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie rekrutacji w trakcie Konferencji.
5. Zamawiający przekaże Wykonawcy filmy do odtwarzania w trakcie Konferencji nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji,
6. Wykonawca oświadcza, że dysponuje zarówno środkami, jak i personelem zapewniającymi wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z normami powszechnie przyjętymi dla tego rodzaju usług.
7. Xxxxxx zobowiązują się współdziałać w realizacji przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności udzielać wszelkich niezbędnych wyjaśnień i informacji.
§3
Warunki realizacji umowy
1. W trakcie realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do:
a) przestrzegania wszelkich zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, a także jest wyłącznie odpowiedzialny za zdarzenia wynikłe z nieprzestrzegania tych zasad przez swych pracowników, podwykonawców, uczestników, gości i innych podmiotów działających na jego rzecz lub na jego zlecenie w związku lub przy okazji wykonywania niniejszej Umowy,
b) realizacji przedmiotu Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
c) realizacji poszczególnych zadań przedmiotu Umowy i ich elementów zgodnie z terminami wynikającymi z niniejszej Umowy oraz Opisu Przedmiotu Zamówienia, a jeśli konkretny termin wykonania świadczenia nie został wskazany, w czasie gwarantującym należyte wykonanie zadania w trakcie Konferencji,
d) ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji zamówienia,
e) przestrzegania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO).
2. Wykonawca jest odpowiedzialny za należyty, zgodny z Umową przebieg Konferencji.
3. Wykonawca odpowiada za cały sprzęt i wyposażenie udostępnione do organizacji Konferencji, zapewnione przez którąkolwiek ze Stron, takie jak (ale nie wyłącznie): meble, zabudowana scen, sprzęt audiowizualny, stoiska, bryły 3D, dekoracje, obsługę ze strony Wykonawcy i podwykonawców, dotyczące tego sprzętu lub wyposażenia. Zamawiający nie odpowiada za sprzęt i wyposażenie zapewnione przez Wykonawcę.
4. Wykonawca może powierzyć wykonanie działań realizowanych w ramach umowy podwykonawcy w zakresie określonym, o ile takie zostały określone w załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego (Formularz cenowy).
5. Za działania lub zaniechania podwykonawców Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność jak za działania własne.
§4
Wynagrodzenie oraz zasady płatności
1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy całkowite wynagrodzenie w kwocie:………………..………… PLN brutto (słownie:…………………………………
………….…..……………….złotych), w tym podatek VAT w stawce …… %, w wysokości kwoty
……………..…. PLN.
2. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej Umowy płatne będzie po całkowitym wykonaniu przedmiotu Umowy i podpisaniu przez Zamawiającego protokołu zdawczo – odbiorczego, który zostanie sporządzony w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia Konferencji.
3. Warunkiem wystawienia faktury przez Wykonawcę jest uprzednie potwierdzenie przez Zamawiającego wykonania przedmiotu Umowy w formie protokołu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 2.
4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie wypłacone przez Zamawiającego w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
5. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w fakturze.
6. Za dzień zapłaty Strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
7. Faktury za wykonanie przedmiotu Umowy należy wystawić na:
− podmiot wskazany jako Nabywca usługi:
Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx, xx. X. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NIP: 000-000-00-00;
− podmiot wskazany jako Odbiorca usługi:
Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie, ul. Wojciechowska 9a, 20- 704 Lublin.
8. Faktura wystawiona niezgodnie z treścią niniejszego paragrafu nie będzie przyjęta do realizacji, a tym samym nie powstanie obowiązek jej zapłaty po stronie Zamawiającego.
9. Wykonawca nie może, bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, dokonać cesji wierzytelności wynikających z Umowy na osoby trzecie.
§ 5
Prawo odstąpienia
1. Zamawiający może jednostronnie odstąpić od Umowy, poprzez złożenie Wykonawcy stosownego oświadczenia woli, w wypadkach, w których Wykonawca nie przystąpi do realizacji obowiązków wynikających z Umowy w wynikających z niej terminach lub z przyczyn zawinionych Wnioskodawca nie rozpocznie realizacji przedmiotu Umowy albo pozostawać będzie w zwłoce z jej realizacją tak dalece, że wątpliwe jest dochowanie terminu wykonania przedmiotu Umowy określonego w Umowie.
2. Niewykonanie pełnego zakresu zadań wchodzących w skład przedmiotu Umowy z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, uznawane będzie za przejaw nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę i skutkowało będzie powstaniem po stronie Zamawiającego uprawnienia do jednostronnego odstąpienia od Umowy w całości lub w części.
3. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy może zostać złożone w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia przez Zamawiającego okoliczności, o jakich mowa w ust. 1 i 2.
§ 6
Kary umowne
1. W przypadku nieprzystąpienia do wykonania Umowy przez Wykonawcę, niewykonania lub odstąpienia od umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający uprawniony jest do obciążenia Wykonawcy karą umowną w wysokości stanowiącej 10% kwoty wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust.1 Umowy.
2. W przypadku opóźnienia się Wykonawcy w stosunku do terminów realizacji poszczególnych zadań, określonych szczegółowo w Opisie Przedmiotu Zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% kwoty brutto wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia.
3. W przypadku stwierdzenia nienależytego wykonania (jakościowego lub ilościowego) któregokolwiek ze świadczeń (lub jego elementów) objętych przedmiotem Umowy – w wysokości 0,5% kwoty brutto wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1 za każdy stwierdzony w protokole zdawczo – odbiorczym przypadek.
4. Zamawiający może potrącić z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy wszelkie należności z tytułu kar umownych, po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do ich zapłaty w wyznaczonym terminie.
5. Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej poniesionej szkody.
6. Strony mogą rozwiązać niniejszą Umowę za porozumieniem formie pisemnej pod rygorem nieważności. W takim przypadku nie nalicza się kar umownych, a Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie odpowiadające prawidłowo zrealizowanemu zakresowi przedmiotu Umowy.
7. W razie rozwiązania niniejszej Umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca traci prawo do wynagrodzenia ponad odpowiadające prawidłowo z realizowanemu zakresowi przedmiotu Umowy.
§ 7
Osoby do kontaktu
1. Zamawiający wyznacza osoby upoważnione do kontaktu w sprawach dotyczących realizacji Umowy:
a) ….………………………………………………………
b) ………………………………………………………….
2. Wykonawca do kontaktu z Zamawiającym wyznacza:
a) Osoba koordynująca: ………………………………….
b) …………………………………………………………..
3. Zmiana osób , o których mowa w ust. 2 nie stanowi zmiany Umowy i może być dokonana jedynie za zgodą Zamawiającego lub na jego wniosek. Przedmiotowej zmiany dokonuje się poprzez pisemne oświadczenie.
4. Zamawiający zatwierdzi zmianę osoby koordynującej tylko wówczas, jeżeli ich kwalifikacje i doświadczenie będą spełniały wymagania określone w załączniku nr 5 do Zapytania ofertowego.
5. Wykonawca jest zobowiązany do utrzymywania stałego kontaktu telefonicznego, e-mailowego i osobistego z Zamawiającym, w tym do zdawania na bieżąco relacji z postępu w przygotowaniach i organizacji Konferencji. Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca przedstawi mu wyjaśnienia lub dowody dotyczące postępów prac nad wykonaniem Umowy, w terminie i w formie wyznaczonych przez Zamawiającego.
§ 8
Autorskie prawa majątkowe
1. Przeniesienie majątkowych praw autorskich i praw pokrewnych następuje z chwilą podpisania przez Xxxxxx protokołu zdawczo – odbiorczego oraz zapłaty wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1. Na Zamawiającego przechodzą wszystkie majątkowe prawa autorskie oraz prawo do wyłącznej dystrybucji i eksploatacji do wszystkich utworów powstałych w związku z wykonaniem przedmiotu Umowy w każdej formie i z użyciem wszelkich środków technicznych, bez konieczności zapłaty Wykonawcy dodatkowego wynagrodzenia.
2. Przeniesienie majątkowych praw autorskich następuje bez ograniczenia, co do terytorium, czasu, ilości egzemplarzy, na następujących polach eksploatacji:
a) pełne i nieograniczone prawo do wykorzystywania utworów (jako całości, jak i poszczególnych jej elementów), ich kopiowania i rozpowszechniania w dowolny sposób oraz w dowolnym zakresie,
b) utrwalenia utworów na wszelkich znanych w chwili zawarcia Umowy nośnikach danych,
c) zwielokrotnienia dowolną techniką przy zastosowaniu technik drukarskich i komputerowych, na wszelkich znanych w chwili zawarcia Umowy nośnikach danych,
d) publiczne rozpowszechnianie, wykonywanie, wyświetlanie i odtwarzanie, publiczne udostępnianie utworów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niej dostęp w miejscu i czasie
przez siebie wybranym, w szczególności do jego rozpowszechniania w sieci Internet, za pomocą sieci teleinformatycznych lub telekomunikacyjnych,
e) wprowadzania do obrotu w kraju i za granicą,
f) wprowadzenia do pamięci komputera,
g) wykorzystania we wszelkiego rodzaju środkach masowego przekazu,
h) wprowadzania do obrotu nieodpłatnego i dystrybucji,
i) udostępniania instytucjom oraz osobom trzecim, w ramach potrzeb Zamawiającego.
3. Wykonawca oświadcza także, że z chwilą podpisania przez Xxxxxx protokołu zdawczo – odbiorczego oraz zapłaty wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 Umowy wyraża zgodę na wykonywanie przez Zamawiającego praw zależnych do powstałych wszystkich utworów związanych z wykonaniem przedmiotu Umowy.
4. Wykonawca oświadcza, że dostarczone przez niego utwory nie naruszają jakichkolwiek praw autorskich osób trzecich. W przypadku wystąpienia osoby trzeciej przeciwko Zamawiającemu z praw autorskich do przedmiotu Umowy, odpowiedzialność z tego tytułu ponosi Wykonawca.
5. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wyniki prac w stanie wolnym od jakichkolwiek obciążeń prawami osób trzecich.
6. Wykonawca udziela Zamawiającemu zgody na dokonywanie przez Zamawiającego według własnego uznania, dowolnych zmian oraz modyfikacji w utworach, do których Zamawiający nabył majątkowe prawa autorskie na podstawie niniejszej Umowy.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. Zamawiający informuje Wykonawcę, że niniejsza usługa będzie finansowana ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020.
2. Nieważność któregokolwiek z postanowień Umowy nie pociąga za sobą nieważności całej Umowy, a postanowienie nieważne zastępowane jest przez Strony nowym, a w jego braku stosuje się zasady wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących.
3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2019 r., poz. 1145 z późn. zm.).
4. Zmiana Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Ewentualne spory wynikłe z niniejszej Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla miejsca siedziby Zamawiającego.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
7. Integralną część Umowy stanowią załączniki:
− Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia.