Istotne postanowienia

Sprawa nr ECFC 2600.5.2020 Toruń, dnia 18.10.2020 r.

Załącznik nr 5 do SIWZ

Istotne postanowienia

umowy o przygotowanie i świadczenie usług realizacji obrazu, realizacji kamerowej, jej zapisu oraz przeprowadzenie transmisji internetowych z wydarzeń w ramach Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych EnergaCAMERIMAGE 2020 odbywającego się w Toruniu w dniach od 14 do 21 listopada 2020 roku (zwanej dalej: „Umową”)

Umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące:

1. Szczegółowe określenie przedmiotu umowy.

Przedmiotem Umowy ma być realizacja obrazu, realizacja kamerowa, jej zapis oraz przeprowadzenie transmisji internetowych z wydarzeń w ramach Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych EnergaCAMERIMAGE 2020 odbywającego się w Toruniu w dniach od 14 do 21 listopada 2020 roku.

Przedmiot zamówienia został podzielony na 3 części ze względu na lokalizację realizowanych usług:

a. I część – realizacja zamówienia w Centrum Kulturalno-Kongresowym Jordanki, Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 0-0, 00-000 Xxxxx,

b. II część – realizacja przedmiotu zamówienia w Centrum Sztuki Współczesnej „Znaki Czasu”, xx. Xxxx xxx. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx,

c. III część – realizacja przedmiotu zamówienia w siedzibie Fundacji Tumult, xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx.

We wszystkich obiektach po stronie zamawiającego pozostają:

• zapewnienie przyłącza internetowego o minimalnych parametrach 50/50 Mbps,

• zapewnienie oświetlenia scenicznego/oświetlenia planu,

• ponadto w salach umiejscowionych w CKK Jordanki zamawiający zapewnia realizację dźwięku na potrzeby nagłośnienia obiektu i streamingu, a w CSW oraz w budynku Fundacji Tumult nagłośnienie obiektowe.

Pozostałe wymagania funkcjonalno-techniczne winny być zgodne z załącznikiem nr 8 do SIWZ i treścią oferty złożonej na jego podstawie.

2. Harmonogram umowy.

Umowa powinna określać termin, w jakim Wykonawca przystąpi do wykonania zamówienia oraz termin końcowy, w którym Wykonawca wykona wszelkie prace objęte Przedmiotem Umowy.

3. Prawa i obowiązki stron.

Umowa powinna określać w szczegółowy sposób prawa oraz obowiązki każdej ze stron. W umowie powinno zostać sprecyzowane, że żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna względem drugiej Strony w przypadku, gdy do niewykonania zobowiązań Strony dojdzie z powodu wystąpienia zdarzeń spowodowanych działaniem siły wyższej.

Wykonawca zobowiąże się do tego, że wszystkie realizowane przez niego w ramach umowy działania będą wykonywane z zachowaniem zasad najwyższej profesjonalnej staranności oraz, że wykorzystywany przez niego sprzęt i wyposażenie, a w tym oprogramowanie (jeśli dotyczy) będzie pozbawione wad prawnych, tzn. korzystanie z niego przez Zamawiającego zgodnie z Umową nie będzie naruszać praw własności intelektualnej osób trzecich, w tym praw autorskich, patentów, ani innych regulacji oczekiwanych prawem.

4. Zachowanie poufności.

W umowie wykonawca zobowiąże się do tego, że w czasie obowiązywania Umowy, jak również w okresie 5 lat od dnia wykonania Umowy zachowa w tajemnicy wszystkie informacje (w tym uzyskane od Zamawiającego materiały lub dane) uzyskane bezpośrednio lub pośrednio, w związku lub przy okazji realizacji Umowy. Ponadto Wykonawca zobowiąże się do niewykorzystywania informacji, o których mowa powyżej, w prowadzonej przez niego innej działalności, aniżeli oparta na Umowie (klauzula poufności).

W celu uniknięcia wątpliwości umowa powinna określać, że wszelkie dotyczące Zamawiającego informacje uzyskane przez Wykonawcę bezpośrednio lub pośrednio, w związku lub przy okazji realizacji niniejszej Umowy, będą traktowane jako w pełni poufne i stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego.

Umowa będzie określała wyjątki od ww. reguły. W szczególności, nie będzie uznawane za naruszenie nakazu zachowania tajemnicy udostępnienie informacji, co do których ujawnienia Wykonawca uzyska uprzednią wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem nieważności zgodę Zamawiającego.

5. Podwykonawstwo.

Umowa będzie określała, że Wykonawca może powierzyć wykonanie części prac objętych Przedmiotem Umowy podwykonawcom. Zakres prac, który może być powierzony podwykonawcom, zawarty jest w ofercie Wykonawcy. Jednocześnie, Wykonawca zobowiąże się do tego, że będzie on ponosić wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania podwykonawców, którym powierzył wykonanie części prac. Zlecenie wykonania części prac podwykonawcom nie może

zmienić zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części prac ani prowadzić do zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy. Wykonawca będzie odpowiedzialny za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania podwykonawców i ich pracowników w takim samym stopniu, jak za działania i zaniechania własne.

6. Komunikacja.

Umowa powinna precyzować formy kontaktów jakie będą prowadzone pomiędzy stronami w trakcie obowiązywania umowy. W szczególności, umowa może wskazywać osoby upoważnione przez strony do kontaktów, w tym w szczególności formy w jakich składane będą zgłoszenia serwisowe dotyczące działania platformy.

7. Wynagrodzenie.

Umowa powinna określać wysokość wynagrodzenia za wykonanie usług stanowiących przedmiot tej umowy.

Wypłata wynagrodzenia dla Wykonawcy/Wykonawców nastąpi na podstawie faktury VAT z 14-dniowym terminem płatności od daty otrzymania faktury VAT przez Zamawiającego wystawionej po wykonaniu zadania opisanego w danej umowie.

Wszelkie rozliczenia wynikające z umowy będą dokonywane w PLN.

8. Licencje i prawa autorskie.

Umowa powinna w szczegółowy sposób określać warunki udzielenia Zamawiającemu przez Wykonawcę prawa na korzystanie z zarejestrowanego przez niego materiału. Umowa powinna w szczególności precyzować w jakim momencie dojdzie do przekazania praw. Przekazanie praw powinno nastąpić w pełnym zakresie, do korzystania i rozporządzania w całości lub części, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych na co najmniej następujących polach eksploatacji:

a) wszelkiego utrwalania i zwielokrotniania (w tym wprowadzenie do pamięci komputera lub innego urządzenia), na wszelkich nośnikach, w jakiejkolwiek technice (w tym analogowej lub cyfrowej), systemie lub formacie, zapisem mechanicznym, optycznym, magnetycznym, elektronicznym lub innym; drukiem, na nośnikach audio lub video, nośnikach światłoczułych, magnetycznych, optycznych, dyskach, nośnikach komputerowych i wszelkich innych nośnikach zapisów i pamięci;

b) korzystania i stosowania dla potrzeb działalności prowadzonej przez Zamawiającego lub podmioty współpracujące z Zamawiającym;

c) udostępniania w jakikolwiek sposób;

d) sporządzania wersji obcojęzycznych;

e) wykorzystywania dowolnych fragmentów w innych utworach;

f) publicznego i niepublicznego wykonania i odtworzenia w jakikolwiek sposób;

g) publicznego i niepublicznego wystawienia w jakikolwiek sposób;

h) publicznego i niepublicznego wyświetlenia w jakikolwiek sposób;

i) wykorzystania w innym utworze lub dziele;

j) wykorzystywania w jakikolwiek inny niż wymienione powyżej sposoby na własny użytek lub na użytek innych podmiotów;

k) użyczenia;

l) modyfikowania, zwielokrotniania lub rozpowszechniania.

9. Kary umowne.

W umowie zawarte zostaną szczegółowe postanowienia dotyczące kar umownych. Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Zamawiającego kar umownychw następujących przypadkach:

a) za każdą miuntę opóźnienia w czasie reakcji na awarię po stronie Wykonawcy – 1 000 złotych,

b) za niedostarczenie lub dostarczenie wadliwego technicznie (np. bez dźwięku lub nieostrego w obrazie video) materialu zarejestrowanego przez Wykonawce Zamawiającemu w ciągu 2 dni od rejestracji – 2 000 złotych za każdy materiał,

c) za odstąpienie od Umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – 20% wynagrodzenia umownego netto.

Zapłata kar umownych nie będzie wyłączać odpowiedzialności za szkodę na zasadach ogólnych i prawa Zamawiającego do dochodzenia od Wykonawcy należnego odszkodowania w zakresie przewyższającym zastrzeżone kary umowne.

Naliczone kary umowne zostaną potrącone z wynagrodzenia Wykonawcy.

10. Zmiany Umowy.

Umowa powinna określać tryb dokonywania zmian umowy oraz przyczyny, których zaistnienie będzie uzasadniało wprowadzenie zmian. W szczególności umowa powinna przewidywać zmiany swoich postanowień w przypadkach:

a) zmiany sposobu realizacji Przedmiotu Umowy w obszarach: organizacyjnym, wykorzystywanych narzędzi, przyjętych metod i kanałów komunikacji,

b) zmiany sposobu realizacji Przedmiotu Umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub niefunkcjonalnych, jeżeli rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go innym, spowoduje zoptymalizowane dopasowanie Przedmiotu Umowy do potrzeb Zamawiającego, Zamawiający dopuszcza wprowadzenie odpowiednich zmian uwzględniających stwierdzone przyczyny techniczne, polegających w szczególności na modyfikacji wymagańZamawiającego lub zmianie sposobu ich realizacji,

c) ujawnienia się wad oferowanych przez Wykonawcę rozwiązań i narzędzi informatycznych, Zamawiający dopuszcza zmianę w sposobie realizacji Przedmiotu Umowy polegającą na zastąpieniu danego elementu produktem zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w Specyfikacji Zamówienia dla elementu zastępowanego, rekomendowanym przez producenta lub Wykonawcę w związku z ujawnieniem wad,

d) rezygnacji przez Zamawiającego z części prac w wyniku zajścia okoliczności, które nie były znane w momencie wszczęcia postępowania o udzielenie Zamówienia, których nie można było przewidzieć w momencie wszczęcia postępowania o udzielenie Zamówienia, przy czym wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu,

e) zmiany przepisów prawa lub wydania przez odpowiednie organy nowych wytycznych lub interpretacji dotyczących stosowania przepisów prawa, opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim, Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra lub innych oficjalnych publikatorach oraz na stronach internetowych (w szczególności, choć niewyłącznie w zakresie przepisów dotyczących ochrony

i przetwarzania danych osobowych), Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy, zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy lub zmiany wynagrodzenia Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa, wytycznymi lub interpretacjami.

11. Odstąpienie od Umowy przez Zamawiającego

Umowa powinna przewidywać po stronie Zamawiającegoumowne prawo odstąpienia. Prawo odstąpienia od umowy uzależnione będzie od uprzedniego bezskutecznego upływu terminu dodatkowego na zaprzestanie naruszeń Umowy i usunięcie ich skutków wyznaczonego przez Zamawiającego Wykonawcy na piśmie lub mailowo. W szczególności prawo odstąpienia od umowy będzie znajdowało zastosowanie do:

a) rażących uchybień technicznych w procesie realizacji umowy;,

b) trzykrotnego opóźnienia z usunięciem awarii w realizacji zlecenia w wymiarze powyżej 15 min.;

c) naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania do zachowania w poufności informacji poufnych;

d) dostarczenia przez Wykonawcę jakiegokolwiek rezultatu prac dotkniętego wadą prawną lub techniczną i nieusunięcia bezzwłocznego takiej wady mimo pisemnego lub mailowego wezwania przez Zamawiającego;

e) naruszenia przez Wykonawcę zobowiązań dotyczących bezpieczeństwa i przetwarzania danych osobowych.

Umowa będzie określała termin na złożenie oświadczenia o odstąpieniu od umowy oraz formę złożenia takiego oświadczenia.

12. Rozwiązanie Umowy.

Umowa będzie zawierała postanowienia dotyczące jej rozwiązania. Umowa będzie określała termin na złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy oraz formę złożenia takiego oświadczenia.

Umowa będzie zawierała katalog przesłanek upoważaniający Zamawiającego do rozwiązania umowy oraz ewentualny termin wypowiedzenia umowy.

Rozwiązanie umowy skutkiem natychmiastowym będzie możliwe x.xx. w przypadku niewywiązywania się przez Wykonawcę z istotnych postanowień Umowy, w tym w szczególności SIWZ.

13. Ochrona danych osobowych.

Umowa będzie określała prawa oraz obowiązki stron wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UEL 119 z 04.05.2016, str.1).

W szczególności Wykonawca zobowiąże się w umowie do tego, że wypełni obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia

27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UEL 119 z 04.05.2016, str.1), wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w toku procedury udzielania zamówienia w niniejszym postępowaniu oraz w toku wykonania umowy.

Strony zobowiążą się do zachowania w poufności informacji obejmujących dane osobowe osób fizycznych uzyskanych w toku postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia oraz w związku z wykonaniem przedmiotowej umowy oraz do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych przy wykorzystaniu środków technicznych i organizacyjnych proporcjonalnych do ryzyka naruszenia praw osób fizycznych.

Strony zobowiążą się do usunięcia danych osobowych, o których mowa powyżej do dnia zakończenia wykonywania umowy lub do czasu niezbędnego do archiwizacji – zgodnie z obowiązującymi przepisami.

14. Postanowienia końcowe.

Strony okreslą w umowie że prawem właściwym do rozpoznawania umowy będzie prawo polskie. Dla wszelkich sporów mogących powstać pomiędzy Stronami w związku z zawarciem niniejszej Umowy, właściwy jest Sąd, właściwy miejscowo dla każdorazowej siedziby Zamawiającego.