UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG OCHRONY MIENIA
Wzór umowy zał. nr 7 do Ogłoszenia
UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG OCHRONY MIENIA
zawarta w dniu 2019 r. w Szczecinie pomiędzy:
Narodowym Funduszem Zdrowia w Warszawie Zachodniopomorskim Oddziałem Wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia z siedzibą w Szczecinie przy ul. Arkońskiej 45, który reprezentuje:
......................................................................................................................................................................................
NIP 000-00-00-000
REGON 015817985-00096
zwanym dalej Zleceniodawcą
a
.....................................................................................................
zwanym dalej Zleceniobiorcą
Umowa niniejsza zawarta została w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty, w zakresie świadczenia usługi kompleksowej ochrony osób i mienia Zachodniopomorskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, na podstawie art. 138h, w związku z art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.).
§ 1
1. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania usługę kompleksowej ochrony osób i mienia Zleceniodawcy, polegającą na ochronie mienia Zleceniobiorcy oraz przeciwdziałaniu zakłóceniom ładu i porządku publicznego na terenie chronionych obiektów.
2. Zakres usług został szczegółowo opisany w niniejszej umowie oraz w Ogłoszeniu o zamówieniu na usługi społeczne z dnia 11 kwietnia 2019 r, dołączonym do umowy i stanowiącym jej integralną część.
3. Oferta Zleceniobiorcy z dnia kwietnia 2019 r. stanowi załącznik do niniejszej umowy.
§ 2
Strony zawierają umowę na czas określony od dnia 29 maja 2019 r. od godz. 1700 do dnia 31 maja 2022 r. do godz. 1700, poprzez świadczenie usługi ochrony mienia całą dobę, również w dni świąteczne i wolne od pracy.
§ 3
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonywania usługi ochrony obiektu stanowiącego siedzibę Zleceniodawcy, położonego w Szczecinie przy ul. Arkońskiej 45 oraz ochrony najmowanych pomieszczeń biurowych w budynku Delegatury w Koszalinie przy xx. Xxxxxxxxxxx 0 Xxxx 0.
2. Ochrona obiektu przy ul. Arkońskiej 45 w Szczecinie obejmuje:
1) całodobową ochronę fizyczną obiektu oraz całodobowe monitorowanie (dozór) obiektu, z wykorzystaniem Zintegrowanego Systemu Ochrony Obiektu (ZSOB), w skład którego wchodzą: system sygnalizacji włamania i napadu (SWiN), system kontroli dostępu (SKD), system domofonowy do strefy bezpieczeństwa IT (SD), system telewizji przemysłowej (STP), system sygnalizacji pożaru (SAP) oraz system antynapadowy, zamontowany w wybranych pomieszczeniach biurowych, w których pracownicy Zleceniodawcy są najbardziej narażeni na ryzyko kontaktu z „trudnym” petentem (np. sekretariaty, Sekcja Skarg i Wniosków itp.),
2) natychmiastową reakcję pracowników ochrony na zagrożenie, w przypadku wysłania alarmu przez pracowników Zleceniodawcy z systemu antynapadowego,
3) całodobowe monitorowanie informacji przychodzących do Stacji Monitorowania Alarmów SMA, w zakresie chronionego obiektu Zleceniodawcy,
4) wsparcie - w razie konieczności - grupą interwencyjną chronionego obiektu, wezwaną przez dozorujących, po odebraniu sygnału o zagrożeniu osób lub mienia w obiekcie, w celu wyeliminowania zagrożenia oraz zabezpieczenia obiektu, która dotrze do chronionego obiektu w ciągu 10 minut (grupa interwencyjna – 2-osobowy patrol w oznakowanym samochodzie),
5) zawiadomienie - w razie konieczności: pogotowia ratunkowego, straży pożarnej i policji, w celu podjęcia właściwych działań,
6) wydawanie i przyjmowanie od pracowników Zleceniodawcy i pracowników firmy wykonującej usługę sprzątania kluczy do pomieszczeń biurowych oraz prowadzenie Rejestru pobrań kluczy,
7) prowadzenie Książki ochrony obiektu, w której odnotowywane są x.xx. wykonane obowiązkowe obchody chronionego obiektu, włączenie się alarmu któregokolwiek systemu, brak zdanych kluczy do pomieszczeń przez pracowników Zleceniodawcy, po zakończonej pracy czy też niezdanie kluczy przez pracowników firmy wykonującej usługę sprzątania, po zakończonej pracy w danym dniu,
8) włączanie oświetlenia zewnętrznego i wewnętrznego oraz wyłączanie zbędnego oświetlenia, sprawdzanie, w ramach dokonywanego obchodu, czy wszystkie okna w pomieszczeniach są zamknięte, po godzinach urzędowania Zleceniodawcy,
9) pomoc osobom niepełnosprawnym przy zejściu z windy na poziomie parteru do sali obsługi interesantów i innych pomieszczeń na tym poziomie oraz pomoc tym osobom przy otwarciu drzwi zewnętrznych na poziomie tarasu wejściowego do budynku (wejście W1) i na poziomie piwnicy (wejście W2); przy obydwu drzwiach oraz przy windzie są zamontowane dzwonki przywołujące ochronę,
10) uruchamianie blokady wjazdu na przylegający do siedziby Zleceniodawcy parking, po godzinach urzędowania i zwalnianie blokady o godzinie 700,
11) dostarczanie przez pracownika ochrony, w każdy dzień roboczy o godz. 720, pracownikom Zleceniodawcy wykonującym pracę w lokalizacji przy ul. Harcerzy 3-5 w Szczecinie, kasetki z kluczami do pomieszczeń znajdujących się w ww. lokalizacji; kasetka z kluczami będzie zdawana do punktu ochrony budynku w siedzibie Zleceniodawcy przez pracownika zewnętrznej firmy sprzątającej,
12) odbiór przez pracownika ochrony kasetki z kluczami od pracownika zewnętrznej firmy sprzątającej, który po zakończonej pracy uzbraja alarm i zamyka wszystkie drzwi do pomieszczeń w lokalizacji przy ul. Harcerzy 3-5,
13) w godzinach urzędowania Zleceniodawcy od 800–1600, a w środy od 800–1800 udzielanie interesantom podstawowych informacji w zakresie organizacji pracy w pomieszczeniach oraz kierowanie interesantów, zgodnie z przyjętymi zasadami u Zleceniodawcy,
14) wykonywanie opisanych czynności całodobowo w systemie zmianowym, w formie bezpośredniej ochrony fizycznej, poprzez dwóch pracowników ochrony na zmianie, we wszystkie dni tygodnia,
15) stały dozór sygnałów gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych, zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 2142, z późn. zm.),
16) utrzymywanie łączności z bazą oraz grupą interwencyjną za pomocą łączności bezprzewodowej. Zleceniodawca wymaga, aby pracownicy ochrony dysponowali odpowiednim sprzętem łączności bezprzewodowej, tj. telefonami komórkowymi lub radiotelefonami przenośnymi, które są niezbędne do realizacji zamówienia (w ilości minimum jednej sztuki telefonu lub radiotelefonu dla każdej zmiany, podczas pełnionej służby),
17) comiesięczne przedkładanie Naczelnikowi Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, przed rozpoczęciem danego miesiąca świadczenia usługi, harmonogramu pracy pracowników Zleceniobiorcy, zawierający imienny wykaz pracowników oraz ich dyżurów.
3. Ochrona najmowanych pomieszczeń biurowych w budynku Delegatury w Koszalinie przy xx. Xxxxxxxxxxx 0 Xxxx 0 obejmuje:
1) całodobowe monitorowanie informacji przychodzących do Stacji Monitorowania Alarmów SMA, w zakresie chronionych pomieszczeń biurowych najmowanych przez Zleceniodawcę,
2) prowadzenie Książki ochrony obiektu zawierającej informacje o zdarzeniach typu: włamanie, napad, rozbrojenie/uzbrojenie obiektu,
3) użycie w razie potrzeby grupy interwencyjnej (2-osobowy patrol w oznakowanym samochodzie), która dotrze do chronionego obiektu w ciągu 10 minut, a w razie potrzeby powiadomienie przez dyspozytora: pogotowia ratunkowego, straży pożarnej, policji i innych właściwych służb,
4) automatyczne, bez ingerencji Zleceniodawcy, kontrolowanie czasu rozbrojenia i uzbrojenia systemu alarmowego, w wymaganych porach,
5) Zleceniobiorca będzie zobowiązany do dostarczenia i zamontowania w pomieszczeniach Delegatury, na własny koszt, niezbędnych urządzeń do wykonywania zamówienia w przedmiotowym zakresie, tj. zamontowania modułu wywołującego patrol interwencyjny, niezbędnego do odebrania sygnału, po godzinach pracy Delegatury, z zamontowanych czujek oraz zamontowania przycisku pozwalającego na ręczne wywołanie patrolu interwencyjnego, przez pracownika Delegatury w godzinach pracy. Zleceniobiorca, we własnym zakresie i na własny koszt zapewni konserwację zamontowanych urządzeń,
6) obowiązkiem wybranego wykonawcy będzie zamontowanie w Delegaturze w Koszalinie modułu wywołującego patrol interwencyjny, niezbędny do odebrania sygnału po godzinach pracy, z zamontowanych czujek; jednocześnie wykonawca będzie miał obowiązek zamontowania przycisku pozwalającego na ręczne wywołanie patrolu interwencyjnego, przez pracownika Delegatury w godzinach pracy; wykonawca, we własnym zakresie i na własny koszt, zapewni konserwację zamontowanych urządzeń.
§ 4
1. Zleceniobiorca zobowiązany będzie do sporządzenia i dostarczenia Zleceniodawcy, w terminie 14 dni roboczych od daty rozpoczęcia świadczenia usługi, Instrukcji ochrony obiektu, o której mowa w ustawie o ochronie osób i mienia i Instrukcja ta zawierać będzie uregulowania dotyczące zarówno budynku stanowiącego siedzibę Zleceniodawcy w Szczecinie, jak i pomieszczeń Delegatury w Koszalinie.
2. Ostateczne podpisanie Instrukcji ochrony obiektu przez Strony umowy nastąpi w terminie nie późniejszym niż 30 dni od daty rozpoczęcia świadczenia usługi.
3. Osobą upoważnioną ze strony Zleceniodawcy do ustalenia treści, zatwierdzenia treści Instrukcji oraz sprawowania nadzoru nad realizacja postanowień w niej zawartych będzie Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych, zwanym dalej POiN.
4. Na Zleceniobiorcy będzie spoczywał obowiązek zapoznania się z wszelkimi wewnętrznymi dokumentami obowiązującymi u Zleceniodawcy, regulującymi organizację pracy.
§ 5
1. Do pełnienia obowiązków Zleceniobiorca oddeleguje osoby niekarane, posiadające sprawność fizyczną i psychiczną do wykonywania zadań, stwierdzoną aktualnym orzeczeniem lekarskim, o miłej aparycji, taktowne, ubrane w jednolite stroje oznaczone widocznym logo firmy i wyposażone w imienne identyfikatory zawierające następujące informacje: nazwa firmy, imię i nazwisko pracownika/agenta ochrony oraz określenie ”OCHRONA”.
2. Pracownicy ochrony zobowiązani będą do:
1) znajomości alarmowych numerów telefonów (centrum powiadamiania ratunkowego CPR, policji, straży pożarnej, pogotowia ratunkowego, straży miejskiej, pogotowia energetycznego, wodno- kanalizacyjnego i dźwigowego),
2) natychmiastowego powiadomienia, w przypadku zaistnienia zagrożenia, odpowiednich służb wymienionych w pkt 1), a także wskazanych pracowników Zleceniodawcy wraz z osobą kierującą pracownikami ochrony,
3) znajomości numerów telefonów własnych grup interwencyjnych,
4) znajomości numerów telefonów wskazanych pracowników Zleceniodawcy; w tym celu Zleceniodawca
przekaże pracownikom ochrony spis telefonów,
5) obsługi systemów alarmowych zainstalowanych w siedzibie Zleceniodawcy,
6) znajomości rozmieszczenia wyłączników: prądu, zaworów wodnych itp. znajdujących się w budynku siedziby Zleceniodawcy,
7) znajomości przepisów bhp i ppoż. obowiązujących na terenie chronionego obiektu oraz znajomości rozmieszczenia dróg ewakuacyjnych, wyjść z obiektu, a także lokalizacji sprzętu ppoż,
8) niezwłocznego powiadamiania osób upoważnionych ze strony Zleceniodawcy o awariach i uszkodzeniach, nieprawidłowo funkcjonujących urządzeniach technicznych, naruszonych plombach, niewłaściwym zabezpieczeniu mienia przez pracowników Zleceniodawcy, uszkodzeniach i zniszczeniach szyb i zamków oraz innych zdarzeniach powodujących sytuacje zagrożenia,
9) wykonywania w ciągu doby cyklicznych obchodów budynku i terenu przyległego i rejestrowanie tego faktu za pomocą odpowiedniego systemu rejestracyjnego zainstalowanego przez Zleceniobiorcę.
3. W celu prawidłowej obsługi wszystkich zainstalowanych systemów alarmowanych, wchodzących w skład ZSOB, Zleceniodawca zobowiązuje się do zorganizowania szkolenia w tym przedmiocie, przed rozpoczęciem świadczenia usługi ochrony, a termin przeprowadzenia szkolenia ustala się na dzień ............................
4. Pracownikom ochrony w trakcie realizacji zamówienia zabrania się:
1) pełnienia służby w stanie wskazującym na spożycie alkoholu,
2) samowolnego i bezpodstawnego opuszczania posterunku,
3) udzielania wywiadów w mediach w związku z pełnioną służbą lub na temat Zleceniodawcy,
4) korzystania z telefonu stacjonarnego, udostępnionego przez Zleceniodawcy (wydzielona linia telefoniczna o numerze 91 ), poza okolicznościami wynikającymi z pełnienia ochrony,
5) przebywania na posterunku (pomieszczenie ochrony) osób trzecich,
6) niekulturalnego i nietaktownego odnoszenia się do pracowników Zleceniodawcy
i przybyłych interesantów,
7) bezpodstawnego wzywania wyżej wymienionych służb alarmowych.
§ 6
1. Zleceniobiorca wykonywać będzie czynności ochronne w ramach uprawnień posiadanych przez pracowników ochrony.
2. Zleceniobiorca oświadcza, że osoby skierowane do wykonywania obowiązków pracowników ochrony posiadają zdolność fizyczną i psychiczną do wykonywania zadań, potwierdzoną aktualnym orzeczeniem lekarskim.
3. Zleceniobiorca, w toku realizacji umowy, gwarantuje jej wykonanie z pełną starannością, zgodnie z przepisami prawa obowiązującego w tym zakresie.
4. Zleceniobiorca jest zobowiązany do ścisłego współdziałania z pracownikami Zleceniodawcy, w szczególności z POiN w zakresie nadzoru nad sposobem i jakością wykonywania usługi ochrony, w tym wglądu przez POiN m. in. do Książki ochrony obiektu.
Szczegółowy zakres nadzoru zostanie zawarty w Instrukcji ochrony obiektu.
5. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zagwarantowania stabilności składu osobowego pracowników ochrony realizujących przedmiot zamówienia w siedzibie Zleceniodawcy w Szczecinie i najpóźniej w dniu zawarcia umowy przedłoży imienny wykaz pracowników.
Każda zmiana pracownika ochrony z inicjatywy Zleceniobiorcy będzie wymagała wcześniejszego (na co najmniej 2 dni wcześniej) pisemnego powiadomienia Zleceniodawcy.
6. Zleceniodawca zapewni Zleceniobiorcy niezbędne i konieczne warunki umożliwiające wykonywanie umowy, zgodne z ustawą o ochronie osób i mienia.
7. Zleceniodawca przekazuje pracownikom ochrony do dyspozycji telefon stacjonarny wraz z wydzieloną linią telefoniczną 91 , do korzystania wyłącznie w celach służbowych.
8. Pracownicy ochrony prowadzić będą codzienny raport z przebiegu służby, dokonując odpowiednich zapisów w Książce ochrony obiektu.
§ 7
1. Zleceniobiorca wykonywać będzie czynności ochronne w ramach uprawnień posiadanych przez pracowników ochrony.
2. Do świadczenia usługi stanowiącej przedmiot umowy Zleceniobiorca skieruje pracowników ochrony przeszkolonych z zakresu przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).
3. Wszelkie informacje uzyskane przez Zleceniobiorcę, w związku z realizacją niniejszej umowy, w szczególności dotyczące rozkładu pomieszczeń i systemu zabezpieczeń, podlegają ochronie i nie mogą być, bez pisemnej zgody Zleceniodawcy, przekazywane innym podmiotom lub wykorzystywane w innym celu, niż realizacja treści niniejszej umowy.
4. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zleceniodawcy w związku z wykonywaniem zobowiązań wynikających z umowy.
5. Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania poufności podpisanych przez pracowników Zleceniobiorcy; wzór oświadczenia określony został w Umowie o zachowaniu poufności, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy.
6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do podpisania Umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, stanowiącej załącznik niniejszej umowy.
7. Zleceniobiorca ponosić będzie pełną odpowiedzialność za naruszenie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych oraz ochrony informacji niejawnych, przez oddelegowanych do świadczenia usługi pracowników.
§ 8
1. Zleceniodawca wymaga, aby wszystkie osoby wykonujące czynności ochrony fizycznej jego siedziby, w trakcie realizacji umowy, były zatrudnione u Zleceniobiorcy na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 108, z późn. zm.).
2. Zleceniodawca nie określa wymiaru zatrudnienia pracowników.
3. Zleceniobiorca, w terminie 10. dni kalendarzowych licząc od dnia podpisania umowy, tj. do dnia
.........................., będzie zobowiązany do przedstawienia Zleceniodawcy dokumentów potwierdzających sposób zatrudnienia ww. osób (lista pracowników, kopie umów o pracę, a także oświadczenia ww. osób, że są zatrudnione na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia o pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177); do obowiązków Zleceniobiorcy będzie należało uzyskanie od swoich pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
4. Zleceniodawca wymaga, by Zleceniobiorca przedkładał do wglądu kopie umów o pracę z pracownikami świadczącymi usługi ochrony fizycznej, na każde pisemne wezwanie Zleceniodawcy, w terminie 5. dni roboczych od daty otrzymania wezwania; do obowiązków Zleceniobiorcy będzie należało uzyskanie od swoich pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
5. Zleceniobiorca, przez cały okres realizacji umowy, będzie przedkładał Zleceniodawcy raport stanu i sposobu zatrudnienia swoich pracowników oraz oświadczenia zatrudnionych pracowników o otrzymaniu wynagrodzenia oraz będzie przedkładał dowody odprowadzenia składek ZUS, na każde pisemne wezwanie Zleceniodawcy, w terminie 5. dni roboczych od daty otrzymania wezwania.
§ 9
1. Zgodnie z oświadczeniem złożonym w ofercie, Zleceniobiorca może zlecić podwykonawcom wykonanie następujących czynności (zakresu umowy) ...................................................................
2. Zleceniobiorca ponosi wobec Zleceniodawcy pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności, których wykonanie powierzył podwykonawcom. Zleceniobiorca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców, jak za działania własne.
3. Zleceniobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za dokonywanie w terminie wszelkich rozliczeń finansowych z podwykonawcami.
§ 10
Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość sprawdzenia testowego wezwania grupy interwencyjnej Zleceniobiorcy, 2-krotnie w każdym roku realizacji umowy, zarówno w lokalizacji Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxx 00, jak i Koszalin xx. Xxxxxxxxxxx 0 Xxxx 0, bez ponoszenia kosztów z tym związanych.
§ 11
Zleceniodawca zobowiązuje się do zapewnienia pracownikom ochrony pomieszczenia socjalnego wyposażonego w stopniu i zakresie niezbędnym do realizacji usługi stanowiącej przedmiot umowy.
§ 12
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do minimum 3-krotnego sprawdzenia, przy współdziałaniu z firmą świadczącą usługi w zakresie serwisowania systemu ZSOB, w każdym roku realizacji umowy, czy systemy nadzoru i alarmowe sygnalizacji zagrożeń, zainstalowane w budynku stanowiącym siedzibę Zleceniodawcy są całkowicie w stanie gotowości do pracy (wywołanie próbnych alarmów włamaniowych, sabotażowych i napadowych, połączonych z funkcją uzbrajania/rozbrajania systemów alarmowych), a fakt przeprowadzenia okresowego sprawdzenia ww. systemów podlegać będzie odnotowaniu w raporcie i dołączeniu raportu do Książki ochrony obiektu.
2. Zleceniobiorca będzie codziennie załączać i rozłączać system alarmowy włamaniowy, a fakt ten odnotowany będzie w Książce ochrony obiektu.
3. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem umowy sprawować będzie:
1) ze strony Zleceniobiorcy – ................................................................................................
2) ze strony Zleceniodawcy – Naczelnik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, tel. ............................
oraz Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych, tel. .......................................
4. Strony zastrzegają możliwość zmian osób nadzorujących.
Strony będą powiadamiać się o tych zmianach w formie pisemnej.
§ 13
Zleceniobiorca podejmie wszelkie stosowne środki wobec pracowników ochrony, w celu zapewnienia właściwego wykonywania usługi stanowiącej przedmiot umowy, w szczególności zobowiązuje się przeprowadzać szkolenia pracowników ochrony w zakresie obsługi ZSOB, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 1, przy współudziale wykonawcy zainstalowanego w siedzibie Zleceniodawcy ZSOB i wytypowanych pracowników Zleceniodawcy.
§ 14
1. Z tytułu wykonania usługi stanowiącej przedmiot niniejszej umowy Zleceniodawca zobowiązuje się zapłacić Zleceniobiorcy wynagrodzenie łączne w kwocie ......................... zł brutto (słownie złotych:
.........................), w tym należny podatek VAT, zgodnie z ofertą cenową z dnia ................
2. Należne Zleceniobiorcy wynagrodzenie, z tytułu realizacji zamówienia będzie płatne po zakończonym pełnym miesiącu kalendarzowym świadczenia usługi, przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w banku …………………… nr ……………………., w terminie 14 dni od dnia otrzymania od Zleceniobiorcy prawidłowo wystawionej faktury za miesiąc poprzedni, wystawionej po jego upływie.
3. W razie zmiany numeru rachunku bankowego Zleceniobiorca jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Zleceniodawcę.
4. Wartość każdej faktury miesięcznej będzie stanowiła wartość 1/36 łącznego wynagrodzenia.
5. Zleceniobiorca zobowiązany jest do wyspecyfikowania, na każdej fakturze, należności w odniesieniu do każdego obiektu oddzielnie (Szczecin, Koszalin)..
6. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zleceniodawcy.
7. Zleceniobiorca na wystawianych fakturach podawać będzie następujące dane dotyczące Zleceniodawcy:
Nabywca: Narodowy Fundusz Zdrowia
xx. Xxxxxxxx 000
00-000 Xxxxxxxx
NIP: 000-00-00-000
Odbiorca/Płatnik: Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki
Narodowego Funduszu Zdrowia
xx. Xxxxxxxx 00 00-000 Xxxxxxxx
przesyłając/dostarczając fakturę na adres Zleceniodawcy: 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00.
8. Za zwłokę w zapłacie należności wynikającej z faktury Zleceniobiorca będzie uprawniony do żądania zapłaty odsetek, w wysokości odsetek ustawowych.
§ 15
1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych, Zleceniodawca będzie naliczać karę umowną w wysokości 10% ustalonego miesięcznego wynagrodzenia brutto, za każde stwierdzone naruszenie wykonania prac stanowiących przedmiot umowy, polegające na niezapewnienie ciągłości dozoru bądź wykonywaniu przez pracowników ochrony obowiązków z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz warunków zawartej umowy.
Podstawą naliczenia kary będzie 2-krotne w ciągu miesiąca zgłoszenie przez Zleceniodawcę do
Zleceniobiorcy uwag na piśmie.
2. Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn leżących po stronie Zleceniobiorcy, w wysokości 3-krotnego ustalonego miesięcznego wynagrodzenia brutto.
3. Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy, w wysokości 3-krotnego ustalonego miesięcznego wynagrodzenia brutto.
4. W przypadku nieprzedstawienia wymaganych informacji i niezachowania terminów, o których mowa w § 8 ust. 3-5 umowy, Zleceniobiorca w każdym takim przypadku zapłaci karę w wysokości 500,- zł, a w razie 2-krotnego niewywiązania się z tego obowiązku lub zmiany sposobu zatrudnienia osób na inny niż umowa o pracę, Zleceniodawca będzie mógł odstąpić od umowy i naliczyć dodatkowo karę umowną w wysokości 8% całkowitej wartości wynagrodzenia brutto.
5. Strony są uprawnione do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego, jeśli poniesiona przez nie szkoda przekracza wysokość kar umownych lub szkoda powstała z przyczyn, dla których kar umownych nie zastrzeżono.
6. Zleceniobiorca ponosić będzie pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku nienależytego wykonania usługi, również w stosunku do osób trzecich.
7. W przypadku powstania szkody w mieniu Zleceniodawcy bądź w mieniu oddanym do dyspozycji Zleceniodawcy, obowiązek odszkodowawczy obejmuje naprawienie szkody w pełnej wysokości przez Zleceniobiorcę.
§ 16
Zleceniodawca potwierdza, że Zleceniobiorca wniósł w dniu ................. w formie całość
zabezpieczenia należytego wykonania umowy, tj. 10% ceny (........... zł), o której mowa w § 14 ust. 1, na zabezpieczenie roszczeń Zleceniodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
§ 17
1. Zleceniobiorca zobowiązany jest do dostarczenia, najpóźniej w dniu zawarcia umowy, polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na kwotę minimum 2.000.000,- zł i ubezpieczenie obejmować musi cały okres obowiązywania niniejszej umowy.
2. W przypadku upływu terminu obowiązywania polisy ubezpieczeniowej w trakcie trwania umowy, Zleceniobiorca dostarczy nową polisę najpóźniej na 3 dni robocze przed terminem obowiązywania nowej polisy.
§ 18
Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności i są dopuszczalne, o ile nie naruszają postanowień Ogłoszenia o zamówieniu na usługi społeczne..
§ 19
1. Strony przewidują możliwość rozwiązania umowy w każdym czasie, na zasadzie porozumienia stron, w razie zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.
2. Zleceniodawca może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości w następujących przypadkach:
1) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,
2) w razie zmian organizacyjnych Zleceniodawcy powodujących, iż wykonanie umowy lub jej części staje się bezprzedmiotowe.
W takim wypadku Zleceniobiorca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.
§ 20
Strony dopuszczają zmiany podmiotu Zleceniodawcy, który wejdzie w prawa i obowiązki Zleceniodawcy, w związku ze zmianami ustawowymi.
§ 21
1. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku rażącego naruszenia przepisów niniejszej umowy przez Zleceniobiorcę lub nieprawidłowego i niestarannego realizowania przedmiotu umowy.
2. Zleceniodawca może rozwiązać umowę w powyższym trybie, w szczególności z powodu:
1) stwierdzonego, w wyniku przeprowadzonej przez Zleceniodawcę kontroli, nienależytego prowadzenia
Książki ochrony obiektu,
2) niewykonywania usługi, stanowiącej przedmiot umowy, w dniach i godzinach ustalonych przez
Zleceniodawcę,
3) wyrządzenia znacznej szkody na mieniu Zleceniodawcy, powstałej w związku z wykonywaniem usługi kompleksowej ochrony mienia Zleceniodawcy.
§ 22
Wierzytelności przysługujące z tytułu realizacji niniejszej umowy nie podlegają przenoszeniu na osoby trzecie bez zgody Zleceniodawcy.
§ 23
W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy zastosowanie mieć będą przepisy Kodeksu cywilnego.
§ 24
Ewentualne spory mogące wyniknąć w związku z wykonywaniem postanowień umowy Strony poddadzą rozstrzygnięciu właściwemu rzeczowo sądowi powszechnemu z siedzibą w Szczecinie.
§ 25
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
§ 26
Załączniki stanowiące integralną część umowy:
1) Ogłoszenie o zamówieniu na usługi społeczne z dnia 11 kwietnia 2019 r,
2) Oferta Zleceniobiorcy z dnia kwietnia 2019 r,
3) Umowa o zachowaniu poufności.
4) Umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.
Zleceniobiorca Zleceniodawca
.......................................... .............................................
załącznik do umowy podstawowej
UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI
zawarta w dniu 2019 r. w Szczecinie pomiędzy:
Narodowym Funduszem Zdrowia w Warszawie Zachodniopomorskim Oddziałem Wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia z siedzibą w Szczecinie przy xx. Xxxxxxxxxx 00, reprezentowanym przez:
..................................................................
zwanym dalej Zleceniodawcą
a
.....................................................................................................
zwanym dalej Zleceniobiorcą
Zleceniodawca i Zleceniobiorca będą również nazywani osobno „Stroną”, a łącznie „Stronami”.
W związku z zawarciem w dniu ……….. 2019 r. umowy w zakresie świadczenia usługi kompleksowej ochrony osób i mienia Zachodniopomorskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, zwanej dalej „umową podstawową” Strony, w celu właściwej ochrony danych poufnych udostępnianych w trakcie realizacji umowy podstawowej postanawiają, co następuje:
§ 1.
Ilekroć w umowie użyte zostają wyrazy „Informacje Poufne” oznaczają one:
1. przekazywane oraz udostępniane Zleceniobiorcy wszelkie informacje lub dane, niezależnie od formy (ustnie, na piśmie lub w jakikolwiek inny sposób) dotyczące spraw, planów działalności gospodarczej lub przedsięwzięć Zleceniodawcy związanych z realizacją lub przedmiotem umowy podstawowej,
2. wszelkie rozmowy prowadzone pomiędzy przedstawicielami Stron, w związku z realizacją umowy podstawowej oraz informacje przekazywane w ich trakcie przez Zamawiającego.
§ 2.
1. Z uwagi na udostępnianie Informacji Poufnych Zleceniobiorca zobowiązuje się do:
1) zachowania w tajemnicy wszystkich Informacji Poufnych, niezależnie od formy w jakiej zostały mu przekazane,
2) niewykorzystywania do celów innych, niż wykonywanie umowy podstawowej Informacji Poufnych, do których dostęp posiadać będzie Zleceniobiorca, w związku z realizacją umowy podstawowej,
3) zapewnienia odpowiedniego i bezpiecznego sposobu przechowywania wszystkich Informacji Poufnych, do których dostęp posiadać będzie Zleceniobiorca, w związku z realizacją umowy podstawowej w czasie, gdy znajdują się one w posiadaniu Zleceniobiorcy,
4) zapewnienia dostępu do Informacji Poufnych wyłącznie osobom biorącym udział w realizacji umowy podstawowej ze strony Zleceniobiorcy, którym dostęp ten jest niezbędny do prawidłowej realizacji umowy podstawowej,
5) poinformowania wszystkich osób uczestniczących w realizacji umowy podstawowej ze strony Zleceniobiorcy o poufnym charakterze udostępnianych i przekazywanych informacji, pouczenia w sprawie ich traktowania jako poufnych oraz odebrania od tych osób oświadczenia wskazanego w § 2 ust. 4 niniejszej umowy,
6) niekopiowania, niepowielania ani niezwielokrotniania Informacji Poufnych w jakikolwiek sposób, chyba że wcześniej w sposób wyraźny zostanie udzielona w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, zgoda Zleceniodawcy na taką czynność i dokonanie czynności jest niezbędne w związku z realizacją umowy podstawowej,
7) na pisemny wniosek Zleceniodawcy, a w przypadku zakończenia realizacji umowy podstawowej, bez konieczności składania przez Zleceniodawcę pisemnego wniosku, Zleceniobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego, ale w okresie nie dłuższym niż 5 dni, zwrócenia Zleceniodawcy, na własny koszt,
wszelkich materiałów zawierających jakiekolwiek Informacje Poufne Zleceniodawcy, wraz ze wszystkimi kopiami, będącymi w jego posiadaniu.
2. W przypadku naruszenia przez Zleceniobiorcę obowiązków dotyczących Informacji Poufnych, o których mowa w niniejszej umowie, Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości 0,05% wartości wynagrodzenia wskazanego w § 14 ust. 1 umowy podstawowej - za każą ujawnioną Informację Poufną.
3. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do dochodzenia, na zasadach ogólnych, odszkodowania w wysokości przewyższającej karę umowną w przypadku, gdy szkoda poniesiona przez Zamawiającego przekracza wysokość kary umownej, o której mowa w ust. 2.
4. Osoby biorące udział w realizacji umowy ze strony Zleceniobiorcy złożą oświadczenie zobowiązujące ich
do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych według wzoru określonego w załączniku do niniejszej umowy, które Zleceniobiorca przekaże Zleceniodawcy przed rozpoczęciem wykonywania przedmiotu umowy podstawowej przez poszczególne osoby.
§ 3.
1. Zobowiązania określone w § 2 nie mają zastosowania do Informacji Poufnych:
1) które są w dniu ujawnienia publicznie znane,
2) których ujawnienie wymagane jest od Zleceniobiorcy na mocy przepisów prawa.
2. Jeżeli Zleceniobiorca zostanie zobowiązany na mocy prawa lub wezwania sądu do ujawnienia jakichkolwiek Informacji Poufnych, niezwłocznie zawiadomi na piśmie Zleceniodawcę przed dokonaniem ujawnienia.
3. Zleceniobiorca zobowiązany na mocy prawa lub wezwania sądu do ujawnienia Informacji Poufnych, będzie uprawniony do ujawnienia Informacji Poufnej wyłącznie w zakresie wymaganym prawem oraz zobowiązany do podjęcia wszelkich uzasadnionych środków, mających na celu upewnienie się, że Informacje Poufne są traktowane jako poufne.
§ 4.
Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie postanowień niniejszej umowy przez swoich pracowników oraz inne osoby, które będą zaangażowane w proces realizacji umowy.
§ 5.
Niniejsza umowa zostaje zawarta na okres obowiązywania umowy podstawowej, z tym że zobowiązanie do zachowania tajemnicy i poufności Informacji Poufnych i odpowiedzialność z tego tytułu, pozostają w mocy także po wygaśnięciu niniejszej umowy oraz umowy podstawowej.
§ 6.
Zleceniobiorca potwierdza i wyraża zgodę na to, że nie będzie uprawniony do nabycia żadnych praw do Informacji Poufnych przekazanych przez Zleceniodawcę lub od niego uzyskanych.
§ 7.
1. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy do rozstrzygania sporów wynikłych z realizacji umowy podstawowej.
2. Do kwestii nieuregulowanych w niniejszej umowie znajdują zastosowanie w przepisy kodeksu cywilnego oraz inne obowiązujące przepisy prawne.
§ 8.
Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 9.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
ZLECENIOBIORCA ZLCENIODAWCA
załącznik do umowy o zachowaniu poufności
………………………………. (imię i nazwisko)
………………………………. (adres zamieszkania)
………………………………. (nazwa i nr dokumentu tożsamości)
OŚWIADCZENIE
o zobowiązaniu do zachowania poufności
Ja niżej podpisany(a) reprezentując Zleceniobiorcę podczas realizacji umowy z dnia …………. 2019 r. w zakresie świadczenia usługi kompleksowej ochrony osób i mienia Zachodniopomorskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia (umowa podstawowa), z uwagi na udostępnienie Informacji Poufnych, zobowiązuję się do:
1) zachowania w tajemnicy wszystkich Informacji Poufnych uzyskanych podczas realizacji umowy podstawowej, niezależnie od formy i sposobu ich uzyskania,
2) wykorzystania Informacji Poufnych uzyskanych podczas realizacji umowy podstawowej wyłącznie w celu realizacji umowy podstawowej.
Obowiązek zachowania poufności pozostaje w mocy także po zakończeniu wykonywania wyżej wymienionej umowy podstawowej, przez okres 3. lat od zakończenia jej realizacji przez Zleceniobiorcę.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w niniejszym oświadczeniu przez Narodowy Fundusz Zdrowia na potrzeby związane z realizacją niniejszej umowy i umowy podstawowej.
Miejscowość .................................., dnia 2019 r.
……………………………………….
czytelny podpis
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO), informuję, że:
Administratorem Pana/i danych osobowych jest Narodowy Fundusz Zdrowia z siedzibą w Warszawie przy ul. Grójeckiej 186, reprezentowany przez Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia 00-000 Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxx 000, w zakresie danych osobowych przetwarzanych centralnie, a w zakresie danych osobowych przetwarzanych przez Zamawiającego, działający z upoważnienia Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia – Dyrektor Oddziału Wojewódzkiego.
Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych u Zamawiającego: e-mail: xxx@xxx-xxxxxxxx.xx, tel. 00 000 00 00.
Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO, w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego oraz realizacją umowy.
Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny na potrzeby realizacji ustawowych zadań Narodowego Funduszu Zdrowia, obrony roszczeń oraz zadań wynikających z ustaw szczególnych, w tym ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r. poz. 217).
Posiada Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, ograniczenia przetworzenia, prawo do przenoszenia danych (o ile w danych przypadkach przysługuje), prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Od czynności podjętych przez administratora danych osobowych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych, przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Przekazane przez Pana/Panią dane nie posłużą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji jak również profilowania. Konsekwencją niepodpisania oświadczenia może być niedopuszczenie do zapoznania się z dokumentacją Zamawiającego.
załącznik do umowy podstawowej
UMOWA POWIERZANIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta w dniu 2019 r. w Szczecinie pomiędzy:
Narodowym Funduszem Zdrowia w Warszawie Zachodniopomorskim Oddziałem Wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia z siedzibą w Szczecinie przy xx. Xxxxxxxxxx 00, reprezentowanym przez:
..................................................................
działającym jako administrator danych osobowych osób upoważnionych do pobierania kluczy do budynku/pomieszczeń Zachodniopomorskiego OW NFZ
zwanym dalej Powierzającym lub Administratorem
a
.....................................................................................................
zwanym dalej Podmiotem przetwarzającym lub Wykonawcą
W związku z zawarciem w dniu 2019 r. umowy w zakresie świadczenia usługi kompleksowej ochrony
osób i mienia Zachodniopomorskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, zwanej dalej „umową podstawową” Strony, w celu właściwego zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji umowy podstawowej postanawiają, co następuje:
§ 1
Przedmiot umowy
1. Niniejsza umowa określa warunki przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych pracowników/stażystów Powierzającego, pracowników firmy wykonującej usługi kompleksowego utrzymania czystości w lokalizacjach Powierzającego w zakresie, o którym mowa w ust. 4 oraz innych wykonawców/dostawców Powierzającego, zwanych dalej „Danymi osobowymi”.
2. Niniejsza umowa zawarta jest w celu realizacji przez Podmiot przetwarzający zobowiązań wynikających z umowy podstawowej oraz obowiązuje na czas trwania tej umowy.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania Danych osobowych osób zawartych w szczególności w:
1) rejestrze osób upoważnionych do pobierania kluczy,
2) rejestr pobrań kluczy do pomieszczeń ZOW NFZ,
3) wykazie pracowników Powierzającego – właścicieli prywatnych samochodów osobowych parkujących na parkingu ZOW NFZ,
4) wykazie pracowników firmy wykonującej usługi kompleksowego utrzymania czystości w lokalizacjach Powierzającego oraz pismach informacyjnych od Powierzającego dotyczących wykonawców/dostawców
4. Przetwarzanie Danych osobowych określonych w ust. 3 odbywać się będzie w następujących zakresach, w stosunku do poszczególnych kategorii osób, których dane dotyczą, w szczególności:
1) nazwisko i imię,
2) dane uzyskane z monitoringu wizyjnego (obsługa telewizji przemysłowej).
§ 2
Zasady przetwarzania Danych osobowych
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, że będzie przetwarzał Dane osobowe w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji zadań i usług zleconych mu w ramach umowy podstawowej, tj. przetwarzania danych osobowych wskazanych w § 1 umowy oraz obsługi telewizji przemysłowej (monitoring) i z momentem zawarcia umowy podstawowej, Powierzający poleca przetwarzanie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu w sposób i w granicach określonych przez Powierzającego w § 1 oraz
§ 2 ust. 5 umowy.
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż zna obowiązujące, w zakresie koniecznym do realizacji umowy, przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym w szczególności przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1).
3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż dysponuje zasobami niezbędnymi do realizacji umowy oraz, w okresie jej trwania, podejmie środki techniczne i organizacyjne, niezbędne do zapewnienia stopnia bezpieczeństwa odpowiadającego ewentualnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, dostosowane do prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożenia oraz jego wagi, przy uwzględnieniu charakteru, zakresu, kontekstu i celu przetwarzania Danych osobowych, tak, by w konsekwencji przetwarzanie Danych osobowych spełniło wymogi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest powołać, na okres trwania niniejszej umowy, inspektora ochrony danych, posiadającego kwalifikacje oraz wiedzę fachową na temat prawa i praktyki w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełnienia zadań, opisanych w art. 39 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
5. Przetwarzanie Danych osobowych przez Podmiot przetwarzający nastąpi w formie papierowej w siedzibie Powierzającego oraz w zakresie monitoringu wizyjnego w formie elektronicznej i będzie polegało na wykonywaniu takich operacji jak: utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie, rozpowszechnianie, łączenie, ograniczanie, usuwanie, niszczenie danych osobowych.
6. Do przetwarzania Danych osobowych mogą być dopuszczeni wyłącznie pracownicy Podmiotu przetwarzającego/podwykonawcy, posiadający imienne upoważnienie, o którym mowa w § 5 umowy.
7. Powierzający wyłącza możliwość jakiegokolwiek udostępniania lub rozpowszechniania danych, przez Podmiot przetwarzający lub jego podwykonawcę, a ponadto ich kopiowania w zakresie większym aniżeli niezbędny i przechowywania przez okres dłuższy aniżeli niezbędny dla wykonania danego zobowiązania. Dostęp Podmiotu przetwarzającego/podwykonawcy do Danych osobowych odbywa się z zachowaniem wymogów dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać, zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym.
§ 3
1. W przypadku konieczności przetwarzania Danych osobowych w formie innej niż wskazana w § 1 i 2, przetwarzanie jest dopuszczalne po uprzednim uzyskaniu polecenia przetwarzania Danych osobowych, wydanego w formie pisemnej przez Powierzającego.
2. Przetwarzanie Danych osobowych odbywa się tylko i wyłącznie w siedzibie Powierzającego i jest dopuszczalne w warunkach stosowania wymaganych procedur oraz środków organizacyjnych i technicznych w zakresie bezpieczeństwa i prawidłowości przetwarzania danych osobowych, zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym, w tym w szczególności art. 32 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do ochrony udostępnianych mu Danych osobowych, do zachowania ich w tajemnicy i nieudostępniania ich osobom trzecim.
§ 4
Warunki przetwarzania Danych osobowych
1. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, o których mowa w art. 32 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych tak, aby przetwarzanie Danych osobowych odbywało się w zgodzie z tymi przepisami.
2. W ramach zabezpieczenia przekazanych Danych osobowych, do obowiązków Podmiotu przetwarzającego/podwykonawcy należy w szczególności:
1) zapewnienie odebrania oświadczeń od osób biorących udział w przetwarzaniu Danych osobowych, w ramach realizacji niniejszej umowy, zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku do niniejszej umowy,
2) przeprowadzenie właściwego szkolenia dla osób realizujących umowę w zakresie wymagającym przetwarzania Danych osobowych,
3) zapewnienie ciągłej poufności, integralności, dostępności i odporności usług przetwarzania,
4) utrzymywanie zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności Danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
§ 5
Zapewnienie przetwarzania Danych osobowych przez osoby upoważnione
1. Podmiot przetwarzający odpowiada za prawidłowe przetwarzanie Danych osobowych, w tym ich właściwą ochronę, przez wszystkie osoby, którymi posługuje się przy wykonaniu niniejszej umowy oraz przez podwykonawców i ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z postanowieniami niniejszej umowy lub zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów.
2. Podmiot przetwarzający zapewni, że każda osoba działająca z jego upoważnienia i mająca dostęp do Danych osobowych przetworzy je wyłącznie na udokumentowane polecenie Podmiotu przetwarzającego.
3. Celem zapewnienia realizacji obowiązku, o którym mowa w ust. 2, Podmiot przetwarzający prowadzi dokumentację wydanych przez Powierzającego poleceń przetwarzania Danych osobowych, dokumentację wydanych przez Podmiot przetwarzający poleceń przetwarzania Danych osobowy oraz dokumentację upoważnień wydawanych osobom przetwarzającym Dane osobowe, w sposób pozwalający na odtworzenie poszczególnych działań osób działających w imieniu Podmiotu przetwarzającego i ocenę ich dopuszczalności, w tym w sposób wynikający z obowiązujących przepisów.
4. Podmiot przetwarzający zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych zobowiązały się do zachowania poufności lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
§ 6
Prawo do powierzenia przetwarzania Danych osobowych innemu podmiotowi przetwarzającemu
1. Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, zwanego dalej również „podwykonawcą”, bez uzyskania uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody Powierzającego.
2. W przypadku udzielenia przez Powierzającego ogólnej pisemnej zgody, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie informować Powierzającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym Powierzającemu możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. Sprzeciw Powierzającego może być wyrażony w każdym czasie.
3. Jeżeli Powierzający wyrazi uprzednią, szczegółową, pisemną zgodę na korzystanie z usług innego podmiotu przetwarzającego, bądź nie wyrazi sprzeciwu, w przypadku wyrażenia uprzedniej, ogólnej, pisemnej zgody na korzystanie z usług innego podmiotu przetwarzającego, wobec poinformowania Powierzającego o zamiarze zmiany dotyczącej dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest zawrzeć z takim podmiotem przetwarzającym umowę powierzenia przetwarzania Danych osobowych, formułującą wobec podwykonawcy te same obowiązki ochrony danych, jakie sformułowane zostały w niniejszej umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
4. Jeżeli inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Powierzającego za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Wykonawcy.
5. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Powierzającego o zawarciu umowy powierzenia przetwarzania Danych osobowych z innym podmiotem przetwarzającym, wskazując podmiot, z którym została ona zawarta oraz wydając odpis umowy, na mocy której nastąpiło dalsze powierzenie.
§ 7
Pomoc w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą
1. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest, z uwzględnieniem zakresu i charakteru przetwarzanych przez niego Danych osobowych pomagać Powierzającemu, w szczególności przez zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz wywiązywać się z obowiązku Powierzającego, polegającego na odpowiadaniu na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
2. W przypadku złożenia wniosku o dostęp do Danych osobowych osoby, której dane przetwarza Podmiot przetwarzający, zobowiązany on jest zapewnić tej osobie dostęp do tych danych, wydać kopię danych
oraz, w razie potrzeby, udzielić informacji w zakresie określonym art. 15 ust. 1 lit. a - h ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
3. Na żądanie osoby, której dane przetwarza Podmiot przetwarzający, Podmiot przetwarzający, z uwzględnieniem celów przetwarzania, ma obowiązek sprostowania dotyczących jej Danych osobowych, które są nieprawidłowe.
4. W sytuacji, w której osoba, której dane przetwarzane są przez Podmiot przetwarzający, skorzysta z prawa żądania od Powierzającego usunięcia dotyczących jej Danych osobowych, Podmiot przetwarzający niezwłocznie usunie te dane na żądanie Powierzającego.
5. W sytuacji, w której osoba, której dane są przetwarzane przez Podmiot przetwarzający, skorzysta z prawa żądania od Powierzającego ograniczenia przetwarzania, Podmiot przetwarzający niezwłocznie ograniczy przetwarzanie powierzonych danych, zgodnie z wytycznymi Powierzającego.
6. W przypadkach, gdy zgodnie z ustępami poprzedzającymi, Podmiot przetwarzający sprostował lub usunął Dane osobowe lub ograniczył ich przetwarzanie, zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Powierzającego.
7. W sytuacji, w której osoba, której dane są przetwarzane przez Podmiot przetwarzający, skorzysta z prawa żądania przeniesienia danych, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest wydać Powierzającemu dane objęte wnioskiem w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego.
§ 8
Zobowiązanie do udzielenia pomocy w obowiązkach Administratora
1. Uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne Podmiotowi przetwarzającemu informacje, jest on zobowiązany udzielać Powierzającemu pomocy w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 3236 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest udostępnić Powierzającemu wszelkie informacje o zastosowanych środkach organizacyjnych i technicznych oraz ustalonych ryzykach naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest udostępnić Powierzającemu dokumentację wydanych przez Powierzającego poleceń przetwarzania Danych osobowych, wydanych przez Podmiot przetwarzający poleceń przetwarzania Danych osobowych oraz upoważnień do przetwarzania Danych osobowych, wydawanych osobom dopuszczonym do przetwarzania danych przez Podmiot przetwarzający.
4. W przypadku zawarcia przez Podmiot przetwarzający dalszej umowy powierzenia, jest on zobowiązany na żądanie Powierzającego wydać odpis umowy powierzenia łączącej go z tym podmiotem oraz uzyskać i wydać prowadzoną przez ten podmiot dokumentację, o której mowa w ust. 3.
5. W przypadku naruszenia ochrony Danych osobowych, Podmiot przetwarzający, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłasza je Powierzającemu.
6. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 5, obejmuje co najmniej:
1) opis charakteru naruszenia ochrony Danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazanie kategorii i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą oraz kategorii i przybliżoną liczbę wpisów Danych osobowych, których dotyczy naruszenie,
2) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe punktu kontaktowego, od którego można uzyskać informacje dotyczące naruszenia,
3) opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony Danych osobowych,
4) opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Administratora, w celu zaradzenia naruszeniu ochrony Danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach, opis środków podjętych, w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
7. Podmiot przetwarzający dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony Danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony Danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.
8. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest udzielić Powierzającemu wszelkiej pomocy w przeprowadzeniu oceny skutków planowanych operacji przetwarzania przez Podmiot przetwarzający, dla ochrony Danych osobowych. Dokonując oceny skutków dla ochrony danych, Xxxxxx konsultują się z powołanymi przez siebie inspektorami ochrony danych.
9. W wyniku przeprowadzenia oceny skutków Strony wspólnie sporządzają protokół z oceny skutków przetwarzania, zawierający co najmniej:
1) ocenę systematycznej, kompleksowej oceny czynników osobowych odnoszących się do osób fizycznych, która opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu i jest podstawą decyzji wywołujących skutki prawne wobec osoby fizycznej lub w podobny sposób znacząco wpływających na osobę fizyczną,
2) ocenę przetwarzania na dużą skalę szczególnych kategorii Danych osobowych,
3) ocenę systematycznego monitorowania na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie.
10.Protokół oceny skutków przetwarzania podpisują przedstawiciele Stron oraz powołani inspektorzy ochrony danych każdej ze Stron.
11.W razie potrzeby, w szczególności, gdy zmienia się ryzyko wynikające z operacji przetwarzania dokonywanych przez Podmiot przetwarzający, Strony dokonują przeglądu, by stwierdzić, czy przetwarzanie odbywa się zgodnie z oceną skutków dla ochrony danych. Przegląd, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, następuje zgodnie z postanowieniami ust. 8-10.
§ 9
Udostępnienie Powierzającemu informacji oraz współdziałanie przy audytach
1. W toku trwania umowy podstawowej Podmiot przetwarzający udostępnia na żądanie Powierzającego wszelkie informacje niezbędne do wykazania przez Podmiot przetwarzający spełnienia obowiązków określonych w artykule 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz umożliwia Powierzającemu, powołanemu przez niego inspektorowi ochrony danych lub audytorowi, upoważnionym przez Powierzającego, przeprowadzanie kontroli, w tym inspekcji i przyczynia się do nich.
2. Podmiot przetwarzający wyraża zgodę i zobowiązuje się umożliwić Powierzającemu kontrolowanie Podmiotu przetwarzającego i jego podwykonawców, w tym pomieszczeń i urządzeń wykorzystywanych do przetwarzania Danych osobowych, w zakresie niezbędnym do stwierdzenia prawidłowości stosowanych zabezpieczeń Danych osobowych oraz realizacji obowiązków stąd wynikających, a także w zakresie oceny prawidłowości przetwarzania Danych osobowych udostępnionych do realizacji określonego zadania lub usługi.
3. Strony ustalają, że w celu wykonywania uprawnień, o których mowa w ust. 1 i 2, upoważnieni pracownicy
Powierzającego, powołany inspektor ochrony danych oraz audytor, będą mieli prawo do:
1) wstępu, w godzinach roboczych w dni robocze, do pomieszczeń, w których przetwarzane są przekazane Dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych, w celu oceny zgodności przetwarzania danych z ustawą oraz oceny stosowanych zabezpieczeń zapewniających ich ochronę,
2) żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wezwania i przesłuchania osób w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego,
3) żądania okazania dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z problematyką kontroli,
4) żądania udostępnienia do kontroli urządzeń wykorzystywanych do przetwarzania danych,
5) zlecania sporządzania ekspertyz i opinii.
4. W toku kontroli pracownik Powierzającego, inspektor ochrony danych oraz audytor przeprowadzający kontrolę mają prawo wglądu do zbioru zawierającego Dane osobowe jedynie za pośrednictwem upoważnionego przedstawiciela Podmiotu przetwarzającego lub przedstawiciela podwykonawcy. Kontrola jest możliwa pod warunkiem przekazania Podmiotowi przetwarzającemu przez Powierzającego pisemnego zawiadomienia o planowanej kontroli na 3 dni robocze przed jej rozpoczęciem.
5. Z czynności kontrolnych pracownik Powierzającego, inspektor ochrony danych lub audytor sporządzą protokół, którego jeden egzemplarz doręczy Podmiotowi przetwarzającego lub jego podwykonawcy.
6. Protokół podpisują upoważnieni pracownicy Stron i innych podmiotów przetwarzających oraz powołani przez Strony i te podmioty inspektorzy ochrony danych. Inspektor ochrony dany powołany przez Podmiot przetwarzający i inne podmioty przetwarzające mogą wnieść do protokołu umotywowane zastrzeżenia i uwagi.
7. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń Powierzającego, dotyczących zasad przetwarzania powierzonych Danych osobowych oraz dotyczących poprawy zabezpieczenia przedmiotowych danych, sporządzonych w wyniku kontroli/audytu w sposób opisany w ustępach poprzedzających.
§ 10
Skutki zakończenia umowy
1. Po zakończeniu umowy podstawowej bądź zakończeniu realizacji jednego ze świadczeń, w związku z którym Powierzający wydał polecenie przetwarzania Danych osobowych, w terminach wskazanych w ust. 2 i 3, zależnie od decyzji Powierzającego, Podmiot przetwarzający usuwa lub zwraca Powierzającemu wszelkie Dane osobowe oraz usuwa wszelkie istniejące ich kopie.
2. Dane osobowe przekazane Podmiotowi przetwarzającemu w ramach realizacji świadczenia, w związku
z którym Powierzający wydał polecenie, o którym mowa w § 3 umowy, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest je usunąć nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym świadczenie to zostało zakończone.
3. W przypadku rozwiązania, wypowiedzenia lub innej formy zakończenia umowy podstawowej, Podmiot przetwarzający i inny podmiot przetwarzający zobowiązani są usunąć powierzone im Dane osobowe najpóźniej w ostatnim dniu jej trwania.
§ 11
Zasady odpowiedzialności Podmiotu przetwarzającego
1. Powierzający może nałożyć na Podmiot przetwarzający karę umowną:
1) z tytułu naruszenia zasad przetwarzania Danych osobowych, opisanych w § 2 umowy, polegającego na przetwarzaniu Danych osobowych niegodnie z celem, zakresem lub sposobem powierzenia, wyrażonym przez Powierzającego w poleceniu, w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za przetwarzanie Danych osobowych jednej osoby sprzecznie z celem, zakresem lub sposobem ich przetwarzania opisanym w poleceniu Powierzającego,
2) z tytułu naruszenia zasad przetwarzania Danych osobowych, opisanych w § 2 umowy, polegającego na przetwarzaniu Danych osobowych w sposób sprzeczny z poleceniem Powierzającego, w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za przetwarzanie jakiejkolwiek części zbioru Danych osobowych, przekazanych w związku z danym poleceniem Powierzającego, w sposób sprzeczny z tym poleceniem,
3) z tytułu naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych, opisanych w § 5 umowy, polegającego na przetwarzaniu Danych osobowych przez osoby działające w imieniu Podmiotu przetwarzającego, bez upoważnienia ze strony Podmiotu przetwarzającego, w wysokości 1.000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych) za każdy przypadek osoby działającej bez upoważnienia,
4) z tytułu naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych, opisanych w § 5 umowy, polegającego na przetwarzaniu Danych osobowych przez osoby działające w imieniu Podmiotu przetwarzającego, bez upoważnienia odebrania od tych osób zobowiązania do zachowania tajemnicy, o którym mowa w § 5 ust. 4 umowy, w wysokości 200,00 zł (słownie: dwieście złotych) za każdy przypadek przetwarzania Danych osobowych przez osobę działającą bez złożonego dokumentu zobowiązania się do zachowania tajemnicy,
5) z tytułu naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych, opisanych w § 9 umowy, polegającego na nieudostępnieniu Powierzającemu żądanych informacji, niezbędnych do wykazania spełnienia przez Podmiot przetwarzający obowiązków określonych w art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za każdy przypadek nieudzielenia Powierzającemu żądanych informacji.
2. Podmiot przetwarzający odpowiada za zobowiązania swoich podwykonawców włączonych do realizacji przedmiotu umowy jak za swoje własne, nie wyłączając odpowiedzialności z tytułu kar umownych.
3. Powierzający jest uprawniony do wypowiedzenia umowy podstawowej w formie pisemnej ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku stwierdzenia naruszeń wymienionych w ust. 1 pkt 1 i 3 w terminie 21 dni od dnia, w którym stwierdzono wystąpienie naruszenia.
4. Powierzający ma prawo do dochodzenia od Podmiotu przetwarzającego oraz działających w jego imieniu podwykonawców pełnego odszkodowania, przekraczającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.
5. Powierzający zastrzega sobie prawo potrącenia kar umownych i odszkodowania z przysługującego Podmiotowi przetwarzającemu na podstawie umowy podstawowej wynagrodzenia, na co Podmiot przetwarzający niniejszym wyraża zgodę.
§ 12
Klauzula salwatoryjna
1. W przypadku stwierdzenia, iż niniejsza umowa w części lub w całości jest nieskuteczna prawnie z jakichkolwiek powodów, Strony zobowiązują się do dokonania takich zmian jej treści, by nieskuteczność ową usunąć.
2. Jeżeli w czasie trwania umowy stan prawny, który obowiązywał w czasie zawierania umowy zmieni się w ten sposób, iż znaczenie, jakie Xxxxxx nadały poszczególnym postanowieniom umowy zmieni się, a z przepisów prawa będzie wynikało, iż nowy stan prawny ma zastosowanie do stosunków prawnych regulowanych umową, Xxxxxx zobowiązują się do stosownej zmiany całości lub części umowy tak, aby przywrócić jej pierwotne znaczenie.
§ 13
Klauzula prorogacyjna
Strony poddają rozstrzygnięcie sporów powstałych na gruncie niniejszej umowy właściwemu rzeczowo sądowi powszechnemu do rozstrzygania sporów wynikłych z realizacji umowy podstawowej.
§ 14
Obowiązujące przepisy prawa
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mieć będą w szczególności odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, z późn. zm.).
2. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 15
Czas obowiązywania umowy Niniejszą umowę zawiera się na czas realizacji umowy podstawowej.
§ 16
Postanowienia końcowe
Niniejsza umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
PODMIOT PRZETWARZAJĄCY POWIERZAJĄCY
(WYKONAWCA) (ADMINISTRATOR)
załącznik do umowy powierzania przetwarzania danych osobowych
Szczecin, dn. r.
UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Na podstawie art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; (Dz.U.UE.L.2016.119.1) - dalej RODO (GDPR), niniejszym upoważniam do przetwarzania danych osobowych:
(imię, nazwisko)
(stanowisko)
w zakresie pełnionych obowiązków służbowych na zajmowanym stanowisku.
Upoważniam (imię i nazwisko) do przetwarzania danych osobowych zawartych w następujących zbiorach:
Upoważnienie obejmuje uprawnienie do przetwarzania danych w zakresie (w tym miejscu należy wskazać kategorie danych oraz operacje na danych osobowych, jakich może dokonywać upoważniony do przetwarzania danych osobowych):
1)
2)
3)
Okres ważności upoważnienia:
od:
do:
(podpis osoby nadającej upoważnienie)