PROJEKT UMOWY Umowa Nr /2022

Nr sprawy: 0601-ILL-1.013.1.2022.14 Załącznik nr 3 do SWZ

PROJEKT UMOWY Umowa Nr /2022

na świadczenie usług odnowienia i dostawy nowych certyfikatów podpisów elektronicznych dla pracowników

Izby Administracji Skarbowej Lublinie i podległych jednostek

zawarta w dniu r. w Lublinie pomiędzy

Izbą Administracji Skarbowej w Lublinie ul. T. Xxxxxxxxxxxxxx 24, 20-883 Lublin reprezentowaną przez:

……………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………..……………… zwaną dalej „Zamawiającym” lub „Stroną”

a

…………………………………………………………………………………………. reprezentowanym przez:

……………………………………………………………….………………..……

………………………………………………………………………..………….… zwanym dalej „Wykonawcą” lub „Stroną”

§1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest sukcesywne zapewnienie Zamawiającemu:

1) nowych certyfikatów kwalifikowanych do podpisu elektronicznego ze standardową kartą kryptograficzną lub kartą mini (według wyboru Zamawiającego), programem do obsługi podpisów wraz z instrukcją w języku polskim, z dwuletnim okresem ważności

– ok. 180 szt.,

2) odnowień certyfikatów kwalifikowanych do podpisu elektronicznego wydanych przez Krajową Izbę Rozliczeniową z dwuletnim okresem ważności – ok. 400 szt.,

3) czytników kart kryptograficznych – ok. 180 szt. (ilości uzależnione od bieżących potrzeb Zamawiającego).

2. Prognozowane wyżej ilości mają charakter wyłącznie szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.

3. Wykonawca będzie realizował przedmiot umowy w oparciu o pojedyncze zlecenia Zamawiającego przesłane na adres e-mail Wykonawcy …………………………………………………….

bez konieczności wysyłania zlecenia w formie papierowej. Wzór zlecenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy.

4. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania zamówionych zestawów certyfikatów kwalifikowanych do jednostek Zamawiającego wskazanych w załączniku nr 4 do umowy.

5. Zamawiający dopuszcza również, aby Wykonawca realizował dostawę zestawów certyfikatów kwalifikowanych poprzez umożliwienie ich odbioru w udostępnionych punktach Wykonawcy. Punkty te muszą mieścić się w miejscowości, w której jest dana jednostka Zamawiającego, do której mają zostać dostarczone zestawy. W przypadku braku takiego punktu w miejscowości, do której ma być dostarczony – konieczne jest dostarczenie zestawu do jednostki Zamawiającego.

6. W ciągu 5 dni od daty podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu na adres e-mail wskazany w §4 ust. 1 pkt. 1 wykaz posiadanych punktów na terenie woj. lubelskiego umożliwiających odbiór przedmiotu umowy.

7. Zamawiający dopuszcza realizacje przedmiotu umowy w zakresie ust. 1 pkt. 2 w formie online.

§2

Termin i sposób realizacji umowy

Umowa zawarta zostaje na okres 12 miesięcy, licząc od dnia zawarcia umowy lub do czasu wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu umowy, określonych w § 5.

§3

Zasady realizacji umowy

1. Zmawiający przekazuje Wykonawcy następujące rodzaje danych osobowych:

a) imiona,

b) nazwisko,

c) seria i numer dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu),

d) organ wydający dokument tożsamości,

e) PESEL,

f) data urodzenia,

g) służbowy adres e-mail,

h) numer telefonu kontaktowego.

2. Wykonawca realizuje przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1 jako podmiot, któremu Zamawiający jako administrator danych, powierzył przetwarzanie danych personelu Zamawiającego w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych).

3. Wykonawca:

1) wykona certyfikaty kwalifikowane o dwuletnim okresie ważności na kartach kryptograficznych zgodnie ze zleceniem przekazanym przez Zamawiającego,

2) dokona odnowienia już posiadanych certyfikatów, które zostały wygenerowane przez inne centra certyfikacyjne,

3) akceptuje możliwość dokonania zmian danych zawartych w przekazanym zleceniu przez Zamawiającego, pod warunkiem, że certyfikat dla danego subskrybenta nie został jeszcze wytworzony przez Wykonawcę,

4) w przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi i zgłosi, iż dane subskrybenta lub dane Zamawiającego zawarte w certyfikacie kwalifikowanym, nie są zgodne z danymi zawartymi w zapotrzebowaniu (wniosku), bezpłatnie wytworzy i wyda nowy certyfikat zawierający prawidłowe dane.

4. Wykonawca dostarczy przedmiot umowy do Izby Administracji Skarbowej i podległych jednostek na podstawie jednostkowych zleceń wraz instrukcją w języku polskim.

5. Przedmiot umowy zostanie dostarczony po uprzednim e-mailowym uzgodnieniu z osobą bezpośrednio zainteresowaną miejsca odbioru certyfikatu.

6. Termin dostawy certyfikatu kwalifikowanego do podpisu elektronicznego lub jego odnowienia do Izby Administracji Skarbowej w Lublinie oraz podległych jednostek, Wykonawca zrealizuje w terminie 5 dni roboczych od daty złożenia zlecenia lub w przypadkach szczególnych (dotyczących pojedynczych osób) najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od daty dostarczenia zlecenia.

7. Dostawy realizowane będą w dni robocze w godzinach od 8:00 do 14:00.

8. Na potrzeby umowy, jako dni robocze, przyjmuje się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

9. Za wykonanie przedmiotu umowy w wyznaczonym terminie, Zamawiający będzie uważał spełnienie wszystkich niżej wymienionych przesłanek:

1) dostarczenia przedmiotu umowy (według wyboru Zamawiającego)w stanie nie naruszonym i wolnym od wad.

2) podpisanie bez zastrzeżeń protokołu odbioru (według wzoru Wykonawcy).

10 Wykonawca zobowiązany jest, na prośbę Zamawiającego do sporządzenia zestawienia wydanych certyfikatów za wskazany okres oraz każdorazowo, telefoniczną pomoc techniczną w przypadku wystąpienia problemów.

§4

Komunikacja

1. Strony ustalają, że osobami upoważnionymi do bezpośrednich kontaktów w trakcie

wykonywania niniejszej umowy, mających na celu sprawną realizację umowy oraz jej bieżący nadzór, są:

1) ze strony Zamawiającego - .........................................., e-mail: ……………………………

tel. ..........................................................

2) ze strony Wykonawcy - .................................................., e-mail: ……………………………..

tel. ..........................................................

2. Wskazane osoby umocowane są jedynie do dokonywania czynności faktycznych związanych z realizacją przedmiotu umowy. Osoby te nie są upoważnione do dokonywania czynności, które mogłyby powodować zmianę w umowie.

3. Zmiana osób wskazanych w ust. 1 nie stanowi istotnej zmiany treści umowy i wymaga tylko pisemnego powiadomienia.

§ 5.

Warunki płatności

1. Całkowita wartość przedmiotu umowy wynosi ……….……... zł brutto (słownie:

….………………………………………………………. złotych brutto).

2. Wartość podana w ust. 1 zawiera wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją niniejszej umowy w szczególności koszty dostawy.

3. Ceny jednostkowe nie mogą być wyższe niż zawarte w ofercie przez Wykonawcę przez cały okres jej obowiązywania.

4. Faktury VAT będą wystawiane raz w miesiącu, zbiorczo, za usługi wykonane w poprzednim miesiącu wraz z załącznikiem zawierającym zestawienie subskrybentów, jak: imię i nazwisko, rodzaj oraz okres ważności certyfikatu.

5. Wykonawca w terminie do dnia 5-go następnego miesiąca po zakończeniu miesiąca świadczenia usługi wystawiać będzie fakturę za wykonaną usługę.

6. Należność za faktyczne wykonanie przedmiotu umowy zostanie uregulowana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT oraz pozytywnie zatwierdzonych protokołów odbioru.

7. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

8. Wykonawca nie będzie naliczał odsetek za opóźnienie, jeśli niedotrzymanie terminu płatności określonego w ust. 6, wynikać będzie z opóźnienia w doręczeniu faktury przez operatora pocztowego.

9. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur VAT bez podpisu Zamawiającego.

10. Zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno- prywatnym (Dz. U. z 2018 r., poz. 2191) Zamawiający jest zobowiązany do odbierania od Wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, przesłanych za pośrednictwem

Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne. Zamawiający oświadcza, że posiada konto na ww. platformie.

11. W przypadku opóźnienia zapłaty, Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości określonej w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 935 z późn. zm.).

12. Wierzytelności wynikające z umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie bez pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem nieważności.

§ 6.

Gwarancja

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na sprzęt i oprogramowanie wchodzące w skład zestawu w okresie ważności certyfikatu z tytułu wystąpienia wad fizycznych lub prawnych przedmiotu dostawy.

2. Gwarancja, o której mowa w ust. 1 rozpoczyna bieg od dnia podpisania bez zastrzeżeń protokołów odbioru certyfikatu.

3. Gwarancja obejmuje wszystkie wykryte podczas eksploatacji przedmiotu umowy usterki i wady oraz uszkodzenia powstałe w czasie poprawnego, zgodnego z instrukcją użytkowania.

4. W okresie ważności certyfikatu Wykonawca zobowiązany jest do wymiany uszkodzonych urządzeń i kart kryptograficznych - na nowe w terminie do 5 dni roboczych od momentu przekazania zgłoszenia przez Zamawiającego.

5. Wykonawca zapewni możliwość zgłaszania awarii lub wad w dniach roboczych (od poniedziałku do piątku), w godzinach od 8,00 do 15,00. Zgłoszenia będą dokonywane telefonicznie pod nr tel. ............................................................ lub e-mail:

................................................... oraz niezwłocznego potwierdzenia zgłoszenia.

6. Uszkodzone karty kryptograficzne zawierające dane osobowe pozostaną u pracownika, dla którego został wystawiony certyfikat.

7. Wykonawca zobowiązuje się do wymiany urządzeń wykazujących wady fizyczne na nowe lub wolne od wad tego samego typu i o tych samych lub wyższych parametrach technicznych.

6. Czas naprawy wyłączony będzie z okresu gwarancyjnego.

7. Wymiana egzemplarzy reklamowanego towaru na towar pozbawiony wad będzie dokonywana do odpowiednich pracowników Zamawiającego, do których dostarczono certyfikat.

8. W okresie gwarancji, o której mowa w ust. 1 ciężar i koszty realizacji wszystkich procedur gwarancyjnych (w tym koszty dojazdu) spoczywają na Wykonawcy.

9. Z gwarancji wyłączone będą uszkodzenia mechaniczne spowodowane przez użytkownika zestawu do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego

10. W uzasadnionych przypadkach termin, o którym mowa w ust. 4, może zostać przedłużony w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego.

§ 7.

Kary umowne

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia kar umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.

2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:

1) w razie wystąpienia zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kary w wysokości 200 zł, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, licząc od dnia upływu terminu realizacji dostawy, o którym mowa w § 3 ust. 6,

2) za niedotrzymanie terminu, wynikającego z obowiązków gwarancyjnych, w wysokości 5% wartości towaru będącego przedmiotem reklamacji za każdy rozpoczęty dzień zwłoki,

3) w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie, Wykonawca zapłaci karę w wysokości 10% wartości brutto przedmiotu zamówienia, określonego w § 5 ust. 1,

4) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, Wykonawca zapłaci karę w wysokości 10% wartości brutto przedmiotu zamówienia, określonego w § 5 ust. 1.

3. Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty kar umownych, o których mowa w ust. 2 w terminie 7 dni od daty otrzymania pisemnej informacji o ich wysokości.

4. Naliczone kary umowne stają się wymagalne, jeżeli Wykonawca w terminie 7 dni od daty otrzymania informacji, o której mowa w ust. 3, nie dokonał ich zapłaty.

5. Wszelkie zobowiązania Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego podlegać mogą potrąceniu na zasadzie art. 498 § 1 ustawy Kodeks cywilny.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

7. W razie zwłoki w zapłacie kar umownych naliczane będą odsetki ustawowe zgodnie z art. 481 Kodeksu cywilnego.

8. Postanowienia dotyczące kar umownych obowiązują pomimo wygaśnięcia niniejszej umowy lub odstąpienia od niej.

9. Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 30% wynagrodzenia brutto za przedmiot umowy, o którym mowa w § 5 ust. 1.

§ 8.

Okoliczności i warunki zmiany umowy

1. Wszelkie zmiany, jakie Xxxxxx chciałyby wprowadzić do ustaleń wynikających z umowy i nie dotyczą treści oferty, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą dopuszczalne w przypadkach i na warunkach określonych poniżej.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty, w przypadku wystąpienia niżej wymienionych okoliczności:

1) zmian dotyczących aktualizacji danych Wykonawcy i Zamawiającego w szczególności poprzez: zmianę nazwy firmy, zmianę formy prawnej Wykonawcy, itp.;

2) zmiany terminu końcowego realizacji przedmiotu zamówienia, w razie wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako nagłe i gwałtowne zdarzenie, którego wystąpienia nie można było przewidzieć, ani też mu zapobiec; wydarzenia takie mogą obejmować w szczególności: wojny, pożary, powodzie, epidemie (w szczególności zachorowanie pracowników Wykonawcy lub podwykonawcy bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedmiotu umowy na COVID-19 lub obowiązek pozostawania ich w kwarantannie), embarga przewozowe, strajki, oficjalne decyzje organów władzy państwowej, Strony umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonaniu swoich zobowiązań umownych; termin realizacji umowy może w takim przypadku ulec przedłużeniu o czas działania i usuwania skutków siły wyższej,

3) w każdym przypadku, gdy zmiana jest korzystna dla Zamawiającego, w szczególności gdy obniży to koszty dostawy albo spowoduje skrócenie terminu realizacji dostaw.

4) zmiany warunków płatności;

5) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego;

3. Zmiany umowy dokonywane na podstawie ust. 2 wymagają zgody obu Stron.

4. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.

5. Zmiana:

1) osób występujących w imieniu Zamawiającego,

2) osób reprezentujących Wykonawcę,

3) formularza protokołu odbioru

– nie wymaga sporządzenia pisemnego aneksu do niniejszej umowy. W przypadku konieczności dokonania zmiany w powyższym zakresie jako wystarczające przyjmuje się niezwłoczne pisemne powiadomienie o tym fakcie drugiej Strony.

6. Wykonawca jest zobowiązany do pisemnego poinformowania Zamawiającego o zmianie siedziby. Jeżeli nie dopełni tego obowiązku, korespondencję skierowaną przez Zamawiającego do Wykonawcy na adres wskazany we wstępie niniejszej umowy uważa się za skutecznie dostarczoną.

§ 9.

Rozwiązanie (odstąpienie) od umowy

1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:

1) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa

państwa lub bezpieczeństwu publicznemu. Odstąpienie od umowy w tym wypadku może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;

2) jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

a) jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji zamówienia bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje jej pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie;

b) gdy Wykonawca nie wykonuje umowy zgodnie z jej treścią lub nienależycie wykonuje swoje zobowiązania umowne;

c) jeżeli wydano nakaz zajęcia majątku Wykonawcy, który będzie skutkował niemożliwością dalszej realizacji umowy. Odstąpienie od umowy w tym wypadku może nastąpić w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;

d) jeżeli nastąpiła likwidacja firmy Wykonawcy. Odstąpienie od umowy w tym wypadku może nastąpić w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.

2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności oraz powinno zawierać uzasadnienie.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1), Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

4. Strony oświadczają, iż wykonanie prawa odstąpienia od umowy będzie miało skutek w części niewykonanej umowy.

5. Umowa może być rozwiązana w każdym czasie, za porozumieniem Stron. W takim przypadku Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie wykonane usługi.

§ 10.

Zachowanie poufności

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonaniem zobowiązań wynikających z umowy.

2. Strony zobowiązują się do przestrzegania przy wykonywaniu Umowy wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawnych związanych z ochroną informacji prawnie chronionych, w tym danych osobowych.

3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji technicznych, technologicznych, prawnych i organizacyjnych dotyczących zasobów sprzętowych i programowych Zamawiającego, uzyskanych w trakcie wykonywania umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła.

4. W przypadkach konieczności udostępnienia Wykonawcy informacji niejawnych, Wykonawca zapewni ze swojej strony udział w realizacji umowy osób posiadających odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, wydane zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r., poz. 742).

5. Obowiązek określony w ust. 1 niniejszego paragrafu nie dotyczy informacji powszechnie znanych oraz udostępniania informacji na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności na żądanie sądu, prokuratury, organów podatkowych lub organów kontrolnych.

6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie tajemnicy przez swoich pracowników, podwykonawców i wszelkie inne osoby, którymi będzie się posługiwać przy wykonywaniu umowy.

7. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu / Odbiorcom przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego / Odbiorców, wbrew postanowieniom umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po wykonaniu przedmiotu umowy lub jej rozwiązaniu, bez względu na przyczynę i podlega wygaśnięciu według zasad określonych w przepisach dotyczących zabezpieczania informacji prawnie chronionych.

8. Wykonawca zobowiązuje się do odnotowywania i zgłaszania wszelkich zaobserwowanych lub podejrzewanych słabości związanych z bezpieczeństwem informacji w systemach lub usługach.

§ 11.

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu niniejszej umowy, będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Po jednym dla każdej ze stron.

4. Załączniki do niniejszej umowy stanowią jej integralną część.

……………………….. ..…………………….

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Wykaz załączników do umowy:

1. Załącznik nr 1 – Kopia oferty Wykonawcy z dnia …………………….. .

2. Załącznik nr 2 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

3. Załącznik nr 3 – Wzór zlecenia

4. Załącznik nr 4 – Punkty odbioru