POROZUMIENIE nr ………………………………

POROZUMIENIE nr ………………………………

w sprawie współpracy w ramach 12. Forum Rozwoju Mazowsza

(wzór podlegający modyfikacji pod warunkiem zgody Organizatora)

Zawarte 2022 r. w Warszawie, pomiędzy:

Województwem Mazowieckim, z siedzibą w Warszawie (03-719) przy ul. Jagiellońskiej 26, NIP: 1132453940), w imieniu którego działa Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, z siedzibą w Warszawie (03-301), przy xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00, reprezentowana przez Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx – p.o. Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, zwana dalej „Organizatorem”

a

……………………………………………………………………………………………… z siedzibą w …………….………….………. ( ) przy

ul. …………………………………….., KRS…. NIP…. REGON…., reprezentowaną/-ym przez: Panią/Pana

…………………….…………. – ………………………….. zwaną/-ym dalej „Partnerem”,

zwanymi dalej „Stronami”.

§ 1.

Przedmiot porozumienia

1. Przedmiotem porozumienia jest określenie zasad współpracy Organizatora i Partnera podczas organizacji

12. Forum Rozwoju Mazowsza, zwanego dalej „Wydarzeniem” lub „12FRM”, poprzez merytoryczne i realizacyjne wsparcie jego organizacji.

2. Strony zobowiązują się prowadzić wszelkie działania na rzecz organizacji Wydarzenia z należytą starannością, w dobrej wierze i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3. Wydarzenie będzie składało się z debat i innych aktywności w ramach dwóch scen oraz powierzchni wystawienniczej przeznaczonej na organizację konsultacji, warsztatów, pogadanek, dyskusji grupowych i innych aktywności wpisujących się w obszary wsparcia z Unii Europejskiej, zaproponowanych przez Partnerów wydarzenia.

§ 2.

Obowiązki Organizatora

1. Organizator zorganizuje we współpracy z Partnerem Wydarzenie w formule stacjonarnej w dniach 26-27 października 2022 r. w Warszawie, w Centrum konferencyjnym Legia Warszawa.

2. W ramach realizacji zadań związanych z Wydarzeniem Organizator zobowiązuje się do:

1) organizacji najmu powierzchni, na której odbywać się będzie Wydarzenie;

2) aranżacji i wyposażenia przestrzeni udostępnionej Partnerowi zgodnie z koncepcją przyjętą przez Organizatora – o ile strony nie postanowią inaczej;

3) aranżacji i zabudowy przestrzeni wspólnych (np. sceny, stanowisko recepcyjne, szatnie, itd.);

4) przygotowania oznaczenia elementów wizerunkowych Wydarzenia (w tym np.: logotypy, identyfikatory itd.);

5) zapewnienia wyposażenia i obsługi technicznej Wydarzania zgodnie z koncepcją przyjętą przez Organizatora (np. multimedia, nagłośnienie, oświetlenie, oprawa audio, videostreaming; itp.)

6) zapewnienia tłumaczenia symultanicznego debat i prezentacji na język angielski i język migowy;

7) przygotowania materiału foto i/lub video z Wydarzenia, zgodnie z koncepcją przyjętą przez Organizatora;

8) przeprowadzenia kampanii promującej Wydarzenie, zgodnie z koncepcją przyjętą przez Organizatora;

9) prowadzenia strony internetowej Wydarzenia xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx oraz profili stworzonych dla Wydarzenia w mediach społecznościowych;

10) włączenia Partnera w wybrane, ustalone z Partnerem działania marketingowe.

§ 3.

Obowiązki Partnera

1. Partner oświadcza, że spełnia wszelkie warunki określone w Regulaminie w sprawie wyboru Partnerów

12. Forum Rozwoju Mazowsza.

2. Szczegółowy zakres świadczeń Partnera określa Załącznik do Porozumienia pn. „Zakres aktywności Partnera

12. Forum Rozwoju Mazowsza”.

3. Partner zobowiązuje się do promocji Wydarzenia oraz zapewnienia uczestników aktywności ze swoim udziałem.

4. Partner zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Organizatorem Wydarzenia i informowania o wszelkich sytuacjach mogących mieć wpływ na odpowiednią realizację Wydarzenia.

5. Niewywiązanie się przez Partnera z realizacji jakiegokolwiek działania wskazanego w niniejszym Porozumieniu będzie skutkowało wyłączeniem Partnera z możliwości zawierania umów partnerskich i porozumień na realizację wydarzeń organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych przez okres 2 lat.

§ 4.

Zobowiązania finansowe

1. Niniejsze Porozumienie nie pociąga za sobą żadnych wzajemnych zobowiązań o charakterze finansowym, a współpraca stron w ramach organizacji 12. Forum Rozwoju Mazowsza ma charakter bezpłatny.

2. Partner samodzielnie i we własnym zakresie ponosi ewentualne koszty związane z pełnieniem funkcji przez swoich przedstawicieli lub udziałem zaproszonych przez siebie ekspertów, w tym np. transportem, dojazdem na miejsce realizacji wydarzenia, noclegami itp.

3. Partner oświadcza, że z tytułu realizacji niniejszego Porozumienia nie będzie czerpał żadnych korzyści finansowych, pod rygorem wyłączenia Partnera z możliwości zawierania umów partnerskich i porozumień na realizację wydarzeń organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych przez okres 2 lat.

4. Partner odpowiada za wszelkie dostarczone przez siebie wyposażenie i sprzęt pozostawione w przestrzeni, w której odbywa się Wydarzenie.

§ 5.

Prawa autorskie1

1. Partner oświadcza, że w ramach współpracy Organizatora i Partnera podczas organizacji

12. Forum Rozwoju Mazowsza dostarczy Organizatorowi wyłącznie utwory, do których przysługują mu autorskie prawa majątkowe, a które będą niezbędne do realizacji zakresu świadczeń określonych niniejszym Porozumieniem.

2. Partner oświadcza, że dysponuje zgodami osób, które wystąpią w jego imieniu (będą go reprezentowały) w uzgodnionym z Organizatorem zakresie (debatach, przestrzeni wystawienniczo-networkingowej) na wykorzystanie i rozpowszechnianie ich wizerunków/głosu/wypowiedzi, dla celów informacyjnych i/lub promocyjnych związanych z realizacją i promocją Wydarzenia. Jako wyrażenie zgody strony rozumieją, że filmy, fotografie, nagrania itp. wykonane z wykorzystaniem wizerunku tych osób podczas Wydarzenia mogą zostać wykorzystywane przez Organizatora zgodnie z zapisami ust. 3 i 4 poniżej.

3. Partner udziela niniejszym Organizatorowi licencji niewyłącznej uprawniającej Organizatora, jako Licencjobiorcę do korzystania z utworów/przenosi na Organizatora prawa autorskie majątkowe do utworów2) określonych w ust. 1 i 2, w związku z prowadzonymi działaniami informacyjnymi i/lub promocyjnymi na następujących polach eksploatacji:

1) w zakresie utrwalania lub zwielokrotniania: trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie jakimikolwiek środkami znanymi w chwili podpisania umowy, w każdym znanym formacie, systemie lub standardzie, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w szczególności przy użyciu wszelkich formatów dających możliwość zapisu na płytach CD-ROM, CD-R, CD-RW, DVD-ROM, DVD-R, DVD-RW, UDF, Blue-ray Disc, jak również na dysku twardym i innych nośnikach pamięci oraz na serwerach;

2) w zakresie obrotu oryginałami albo egzemplarzami, na których je utrwalono: wprowadzenia do obrotu, użyczenie egzemplarzy, najem egzemplarzy;

3) w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż wymienione powyżej tj.: publiczne wystawienie, publicznego udostępnienia w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, nadawanie przez Internet lub inne techniki przesyłania danych stosowane w telekomunikacji, IT oraz bezprzewodowych sieciach komunikacji, nadawanie za pomocą video lub audio, przez łącze kablowe lub bezprzewodową stację, nadawanie poprzez satelitę;

4. Licencja zostaje udzielona /Przeniesienie praw autorskich majątkowych do utworów następuje nieodpłatnie, na czas nieoznaczony i jest nieograniczona/e terytorialnie. Organizator ma prawo korzystać z elementów określonych w ust. 1 i 2 w swojej bieżącej działalności, w szczególności w celach: informacyjnym oraz promocyjnym związanych z realizacją Wydarzenia.

5. Licencja zostaje udzielona /Przeniesienie praw autorskich majątkowych 1 do utworów następuje od dnia podpisania Porozumienia. Partner zezwala Organizatorowi na dokonywanie opracowań wszelkich informacji przekazanych przez Partnera w związku z organizacją Wydarzenia.

6. Partner oświadcza i gwarantuje, iż korzystanie przez Organizatora z przekazanych mu przez Partnera informacji, znaków graficznych, znaków słowno-graficznych, fotografii, wizerunków osób itp. nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich, w tym w szczególności majątkowych i osobistych praw autorskich oraz prawa do wizerunku (zgodnie z zapisami ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie danych osobowych). W przypadku, gdy jakiekolwiek osoby trzecie wystąpią przeciwko Organizatorowi z roszczeniami z tytułu naruszenia ich praw, Partner przejmie i zaspokoi wszelkie wynikające z tego tytułu roszczenia wobec Organizatora oraz zwolni Organizatora od odpowiedzialności z tytułu jakichkolwiek roszczeń, postępowań, szkód, strat, kar lub wszelkich innych wydatków powstałych w związku z wykorzystaniem udostępnionych mu przez Partnera materiałów.

1 Przedmiot praw autorskich zostanie szczegółowo opisany w zależności od utworu, do którego przenoszone będą prawa autorskie majątkowe lub udzielana licencja.

2 Element Porozumienia dostosowywany w zależności od rodzaju utworu. W przypadku przeniesienia autorskich praw majątkowych należy wskazać utwór, którego dotyczy przeniesienie praw.

§ 6.

Zastrzeżenia dotyczące organizacji

1. W przypadku, gdy z przeprowadzonych negocjacji lub całokształtu zaistniałych okoliczności będzie wynikało, że zorganizowanie Wydarzenia nie leży w interesie publicznym, może zostać ono odwołane. W takim przypadku porozumienie ulega rozwiązaniu, a Partner zostanie poinformowany o tym fakcie drogą elektroniczną.

2. W uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany formuły Wydarzenia, o czym Partner zostanie poinformowany drogą elektroniczną. Zmiana formuły Wydarzenia nie powoduje konieczności aneksowania niniejszego Porozumienia.

3. Porozumienie może zostać anulowane także w przypadku, gdy jego niewykonanie bądź nienależyte wykonanie będzie następstwem siły wyższej. Przez siłę wyższą Strony rozumieć będą zdarzenie, którego nie można przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, które jest zewnętrzne zarówno w stosunku do Partnera jak i Organizatora oraz od nich niezależne i któremu nie będą mogli się przeciwstawić działając z należytą starannością. W szczególności za siłę wyższą uznaje się trzęsienia ziemi, powodzie, pożary, huragany, klęski żywiołowe, inne zdarzenia spowodowane siłami przyrody, strajki, działania wojskowe, czy awarie, na usunięcie których nie ma wpływu którakolwiek ze Stron. Za siłę wyższą uznaje się także stan epidemiczny, w tym jego pogłębienie, i związane z tym wprowadzenie regulacji ograniczających swobodę umów i działalności wszelkich podmiotów na terenie kraju, województwa mazowieckiego lub Warszawy.

§ 7.

Ustalenia końcowe

1. Strony wyrażają zgodę na powoływanie się na niniejsze Porozumienie w kontaktach z innymi podmiotami.

2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją przedmiotu Porozumienia przez Partnera.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym porozumieniem mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz innych aktów prawnych właściwych dla przedmiotu Porozumienia.

4. Wszelkie zmiany postanowień niniejszego Porozumienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Spory powstałe w związku z wykonaniem niniejszego Porozumienia będą rozstrzygane przez Strony polubownie. W przypadku gdyby takie rozstrzygnięcie nie było możliwe, spory pomiędzy Stronami będą rozpatrywane przez sąd miejscowo właściwy ze względu na siedzibę Organizatora.

6. Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

7. Integralną częścią Porozumienia jest załącznik pn. „Zakres aktywności Partnera podczas 12. Forum Rozwoju Mazowsza”.

8. Dane osobowe reprezentantów Strony, zawarte w Porozumieniu, będą przetwarzane przez drugą Stronę jako administratora danych osobowych wyłącznie w celu koordynowania i realizacji ustaleń wynikających z Porozumienia oraz w celu realizacji uprawnień i obowiązków wynikających z przepisów prawa. Każda ze Stron zobowiązuje się we własnym zakresie wykonać obowiązek informacyjny w powyższym zakresie zgodnie z przepisami RODO.

ORGANIZATOR PARTNER

……………………………………… ……………………………

Załącznik do Porozumienia nr…… w sprawie współpracy w ramach

12. Forum Rozwoju Mazowsza

Zakres aktywności Partnera 12. Forum Rozwoju Mazowsza

Jako Partner 12. Forum Rozwoju Mazowsza (dalej: Partner) organizowanego w dniach 19-20 (lub 26-27) października 2022 r. przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych (zwanej dalej: Organizatorem) zobowiązuję się do:

1. organizacji własnej przestrzeni wystawienniczo-networkingowej o powierzchni m2,

w której zrealizowane zostaną następujące aktywności:

a) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

b) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

c) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. zapewnienia udziału Eksperta w debacie Organizatora (nazwa debaty) – tylko jeśli

zakres uzgodnionych w toku negocjacji świadczeń jest szerszy niż organizacja przestrzeni wystawienniczo-networkingowej;

3. organizacji debaty własnej (nazwa debaty) – tylko jeśli zakres uzgodnionych w toku

negocjacji świadczeń jest szerszy niż organizacja przestrzeni wystawienniczo-networkingowej.

4. zapewnienie uczestników organizowanych aktywności.

5. wsparcia promocji 12. Forum Rozwoju Mazowsza poprzez:

a) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

b) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

c) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

6. ścisłej współpracy z Organizatorem wydarzenia w zakresie ww. świadczeń.

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY WYNIKAJĄCY Z ART 13 RODO

− Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych (zwana dalej MJWPU), z siedzibą w Warszawie (03-301), przy xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00.

− Podstawą prawną jest uzasadniony interes MJWPU polegający na realizacji świadczenia określonego w Oświadczeniu Partnera 12FRM lub Porozumieniu. Dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celach związanych przedmiotowo z organizacją i przeprowadzeniem 12FRM, tj. w celu zawarcia z Partnerem porozumienia i realizacji jego warunków oraz ewentualnego dochodzenia, ustalenia i obrony przed roszczeniami wynikającymi z przepisów prawa. Podstawą prawną jest uzasadniony interes MJWPU polegający na realizacji porozumienia. Dane osobowe będą przetwarzane również w celach kontrolnych i archiwizacyjnych. Podstawą prawną przetwarzania danych są obowiązki prawne wynikające z przepisów archiwizacyjnych.

− Ma Pan/Pani prawo żądania dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie jego danych osobowych.

− Ma Pan/Pani również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza obowiązujące przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

− Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione do dostępu do danych osobowych na mocy przepisów prawa oraz realizujące kontrole i inspekcje, np. Policja, Prokuratura, Urząd Ochrony Danych Osobowych, instytucje koordynujące i zarządzające wdrażaniem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020, np. Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego.

− Dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia działań związanych z przygotowaniem i realizacją 12FRM jak również do czasu upływu terminów przedawnienia dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa oraz zakończenia ewentualnego okresu archiwizacji.

− Zebrane dane osobowe nie będą służyły do celów zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

− Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

− Korespondencję związaną z przetwarzaniem Państwa danych osobowych należy kierować do Inspektora ochrony danych w MJWPU, e-mail: xxx@xxxxxxx.xx.