ZAPYTANIE OFERTOWE
ZAPYTANIE OFERTOWE
Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, zwane dalej „Zamawiającym”, z siedzibą w Warszawie (00-695) przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00x (NIP: 000-000-00-00, REGON: 141032404) zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych.
1. Tytuł zamówienia
Organizacja konferencji „Horyzont Europa” w formule hybrydowej.
2. Termin, miejsce oraz sposób składania ofert
Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12 lutego 2021 roku do godz. 12:00
poprzez jej przesłanie drogą elektroniczną na adres xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
3. Osoba do kontaktu w sprawie zapytania
Xxxxx Xxxxxxxxxx, adres e-mail: xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
4. Skrócony opis przedmiotu zamówienia oraz termin realizacji umowy
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja konferencji „Horyzont Europa” w formule online (dalej, jako „Konferencja”), w związku z koniecznością przybliżenia wszystkim zainteresowanym osobom, instytucjom, przedsiębiorstwom programu „Horyzont Europa”. Do zadań Wykonawcy należeć będzie x.xx. wynajęcie i aranżacja studia nagrań, przygotowanie, realizacja i rejestracja transmisji oraz scenariusza, materiałów audiowizualnych i strony internetowej, a także zapewnienie: tłumaczenia, prowadzącego/moderatora, makijażystki/ty, obsługi fotograficznej oraz usługi cateringowej.
Termin realizacji zamówienia: kwiecień 2021 r.
5. Miejsce realizacji zamówienia
Warszawa, Polska
6. Cel zamówienia
Celem realizacji zamówienia jest symboliczna inauguracja w Polsce rozpoczynającego się programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji na lata 2021–2027, pn. Horyzont Europa oraz przedstawienie i przedyskutowanie jego najważniejszych założeń, a także polskich priorytetów w tym obszarze.
7. Przedmiot zamówienia
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1. Wynajęcie i aranżacja studia nagrań (scenografia)
2. Przygotowanie, realizacja transmisji
3. Przygotowanie scenariusza Konferencji
4. Przygotowanie materiałów audiowizualnych
5. Zapewnienie tłumaczenia na język angielski i polski oficjalnej części Konferencji
6. Zapewnienie tłumacza migowego
7. Przygotowanie strony internetowej
8. Zapewnienie prowadzącego/moderatora
9. Zapewnienie makijażystki/ty
10. Zapewnienie obsługi fotograficznej
11. Zapewnienie usługi cateringowej
Konferencja odbędzie się w połowie kwietnia 2021 r.1 w formule hybrydowej, w studiu zlokalizowanym w Warszawie. W szczytowym momencie Zamawiający przewiduje udział ok. 1500–2000 osób podczas transmisji online. Odbiorcami Konferencji są potencjalni beneficjenci programu Horyzont Europa, przedstawiciele placówek naukowych, instytucji edukacyjnych, administracji publicznej, Regionalne Punkty Kontaktowe, media oraz partnerzy międzynarodowi z Unii Europejskiej. Podczas wydarzenia odbędzie się prezentacja struktury programu Horyzontu Europa, a także debata otwarcia i równoległe sesje tematyczne z elementem dyskusji. Konferencja trwać będzie ok. 6 godzin, odbędzie się w godzinach 10:00 – 16.00 z uwzględnieniem przerwy kawowej oraz lunchowej. Ostateczne godziny zostaną ustalone i przekazane wybranemu Wykonawcy.
Konferencja podzielona zostanie na dwie części. Podczas pierwszej z nich odbędą się wystąpienia zaproszonych gości wysokiego szczebla oraz Dyrektora NCBR. Ta część konferencji wymaga tłumaczenia na język angielski i polski. Część ta prowadzona będzie w języku polskim. Następnie, podczas drugiej części, odbędzie się debata otwarcia oraz równoległe sesje tematyczne z elementem dyskusji. Zarówno debata jak i sesje tematyczne prowadzone będą w języku angielskim bez potrzeby tłumaczenia.
W przypadku, gdy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej nadal będzie obowiązywał stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego związany z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości odstąpienia od realizacji Konferencji lub zmiany jej terminu, z powodu stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego siły wyższej, zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym załącznik do zapytania.
Podstawowe informacje nt. działalności Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz programu Horyzont Europa znajdują się na stronach internetowych:
1 Dokładna data zostanie przekazana wybranemu Wykonawcy.
xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxx-xxxx-xxxx-x-xxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx-0000-0000
Logotypy – Narodowe Centrum Badań i Rozwoju xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxx/xxxxxxxx
Logotypy – Krajowy Punkt Kontaktowy xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/x-xxx/xxxxxxxx-xxx
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub zamieszczenia również innych logotypów.
1) Wynajęcie i aranżacja studia nagrań
Wykonawca zapewni studio o powierzchni adekwatnej do elementów znajdujących się w nim, przy jednoczesnym zapewnieniu komfortu uczestnikom oraz dostosowaniu do panujących wymogów sanitarnych.
Centralnym miejscem studia musi być, mieszcząca w jednym czasie maksymalnie czterech panelistów i moderatora, scena wraz ze scenografią oraz ekranem diodowym (min. P3), proporcjonalnym rozmiarami do sceny i scenografii. Scenografia powinna być atrakcyjna i wykonana w sposób estetyczny, z wysokiej jakości materiałów. Musi nawiązywać do charakteru wydarzenia. Może zawierać elementy przestrzenne, jak np. logotypy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz Krajowego Punktu Kontaktowego lub inne wskazane przez Zamawiającego.
Poza tym Wykonawca powinien zapewnić drugą przestrzeń, w której odbędą się sesje zaplanowane na drugą część Konferencji. W przestrzeni musi się znaleźć co najmniej ścianka wolnostojąca nawiązująca do charakteru wydarzenia oraz spójna graficznie z elementami głównego pomieszczenia opisanego powyżej, a także konieczne, opisane poniżej, umeblowanie oraz sprzęt. Należy przyjąć, iż w jednym czasie w sesjach weźmie udział maksymalnie czterech panelistów i moderator.
Do obydwu przestrzeni Wykonawca powinien zapewnić łącznie 16 foteli oraz 8 stolików kawowych i mównicę (standardową lub multimedialną), które będą przekazane Zamawiającemu do wcześniejszej akceptacji. Wykonawca zobowiązany będzie przesłać zdjęcia proponowanych mebli na ustalony adres e-mail. Meble nie mogą nosić widocznych śladów użytkowania, tj. być zabrudzone lub uszkodzone. Muszą być spójne z zaproponowaną scenografią.
W obydwu pomieszczeniach powinny również znaleźć się elementy umożliwiające zorganizowanie Konferencji, tj. oświetlenie, nagłośnienie, kamery, ekrany podglądowe, sprzęt do streamingu, łącze internetowe gwarantujące ciągłość i wysoką jakość transmisji, a także potrzebne okablowanie, które zostanie zamontowane w sposób estetyczny i nie utrudniający realizacji oraz korzystania z zajmowanej przestrzeni, np. w najazdach kablowych.
Oświetlenie i nagłośnienie powinno być adekwatne do pomieszczeń oraz wymagań transmisji, celem zapewnienia wysokiej jakości obrazu oraz dźwięku. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której słyszalne będą zakłócenia dźwięku, szumy, przester. Wykonawca musi zapewnić odpowiednią liczbę mikrofonów bezprzewodowych i/lub krawatowych oraz mikrofon nagłowny plus tzw. ucho dla prowadzącego. Wszyscy uczestnicy Konferencji muszą być również odpowiednio doświetleni, przy jednoczesnym uniknięciu efektu rażenia ich światłem. Oświetlenie powinno obejmować zarówno osoby obecne na scenie, jak i scenę oraz tzw. oświetlenie klimatyczne. Wykonawca powinien również zapewnić cztery ekrany podglądowe o rozmiarach umożliwiających komfortowe śledzenie transmisji, po dwa do każdej przestrzeni.
Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną, w tym x.xx. montażystów, techników, realizatora wizji, realizatora dźwięku, operatorów kamer i operatora streamingu, oraz sprawny przebieg transmisji. Obsługa techniczna powinna składać się z osób mających doświadczenie przy podobnych realizacjach oraz w sposób profesjonalny reagować na pojawiające się potrzeby.
W obiekcie, w którym znajdować będzie się studio, Wykonawca musi zapewnić także dodatkowe pomieszczenia, tj. garderobę oraz przestrzeń na catering dla osób znajdujących się na miejscu.
Konieczne jest również zapewnienie pomieszczenia dla zaproszonych gości, tj. panelistów. Musi być ono umeblowane, np. kanapy, stoliki, aby zapewnić gościom komfort przygotowania się do wystąpienia oraz umożliwić swobodną rozmowę.
Wykonawca zapewni również serwis sprzątający przed Konferencją, a także w jej trakcie i po jej zakończeniu. Serwis sprzątający musi dotyczyć zarówno przestrzeni, w której realizowana będzie usługa cateringowa, jak i pozostałej wynajmowanej powierzchni studia.
Wykonawca będzie odpowiadał także za przygotowanie studia i pozostałych wykorzystywanych powierzchni zgodnie z najwyższymi standardami higieny, tj. min. zostanie przeprowadzona dezynfekcja studia i innych pomieszczeń, w tym stolików i foteli, zostaną przygotowane płyny dezynfekujące lub dozowniki, rękawiczki oraz maseczki dla wszystkich osób obecnych w zajmowanej powierzchni.
Studio musi być zlokalizowane na terenie miasta stołecznego Warszawy i zaaranżowane w nowoczesnym, reprezentacyjnym miejscu z dostępem do parkingu. Wykonawca zapewni co najmniej 5 miejsc parkingowych, których koszt wliczony zostanie w wynajem studia. Wynajmowana przestrzeń musi być przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych, posiadać toalety oraz szatnię z obsługą.
2) Przygotowanie i realizacja transmisji
Wykonawca zapewni wszelkie niezbędne elementy umożliwiające płynną transmisję o wysokiej
jakości na kanały wskazane przez Zamawiającego, np. media społecznościowe, strona Konferencji.
Wydarzenie zostanie nagrane oraz udostępnione Zamawiającemu do ewentualnego późniejszego
wykorzystania, z przekazaniem pełnych praw do nagrania.
Wykonawca powinien zapewnić dostęp do dedykowanej platformy streamingowej wraz z kodami dostępu, raportem statystycznym, mechanizmem LiveChatu (do 250 widzów) dla zarejestrowanych uczestników. Chat powinien być moderowany.
W ramach drugiej części Konferencji odbędą się równoległe sesje tematyczne wraz z elementami dyskusji. Wykonawca powinien więc mieć na uwadze udostępnienie dwóch transmisji, tj. z dwóch pomieszczeń równocześnie, do wyboru dla uczestników śledzących Konferencję.
Wykonawca zapewni:
• Niezbędny sprzęt umożliwiający właściwą realizację transmisji wraz z jego obsługą:
o co najmniej trzy kamery obsługiwane przez co najmniej dwóch operatorów w każdym z
pomieszczeń;
o oświetlenie oraz nagłośnienie zgodne z opisem znajdującym się w pkt 1, tj. „Wynajęcie i
aranżacja studia”;
o zestaw transmisyjny, np. mikser wizji, mikser dźwięku, system graficzny, nagranie programu;
o komputer z odpowiednim oprogramowaniem do odtwarzania materiałów multimedialnych.
• Brak usterek obrazu i dźwięku;
• Prawidłową synchronizację obrazu i dźwięku;
• Bezpieczne łącze do przeprowadzenia płynnej transmisji internetowej o parametrach:
o Rozdzielczość 1920x1080p;
o Format obrazu 16:9;
o Dźwięk stereo;
o Możliwość jednoczesnego, niezakłóconego oglądania transmisji przez maksymalnie 1500- 2000 osób.
• Awaryjne zabezpieczenie transmisji, w tym dodatkowe łącze transmisji i dodatkowy sprzęt zapewniający realizację transmisji;
• Zamawiający może wymagać jednoczesnej transmisji w różnych kanałach, np. w social mediach Zamawiającego. W takim przypadku Wykonawca przygotuje i zrealizuje jednoczesny streaming we wskazanych przez Zamawiającego mediach społecznościowych zgodnie z wytycznymi tych mediów.
• Pozostałe elementy niezbędne do zrealizowania i transmisji Konferencji, a nieuwzględnione powyżej.
Wykonawca udostępni dwie transmisje, tj.:
• podczas części pierwszej Konferencji:
o w języku polskim;
o w języku angielskim.
• podczas drugiej części Konferencji:
o z pomieszczenia głównego;
o z pomieszczenia drugiego.
3) Przygotowanie scenariusza Konferencji
We współpracy z Zamawiającym, Wykonawca przygotuje szczegółowy scenariusz Konferencji, uwzględniający wszystkie punkty programu, w tym x.xx. wystąpienie Dyrektora NCBR, gości i innych osób wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx. W scenariuszu przedstawione zostaną również pozycje związane z udźwiękowieniem oraz materiałami prezentowanymi na ekranie.
Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu finalnej wersji scenariusza w terminie nie krótszym niż 10 dni kalendarzowych przed Konferencją.
4) Przygotowanie materiałów audiowizualnych
W ramach świadczonych usług Wykonawca przygotuje wszelkie materiały audiowizualne. Zamawiający rozumie przez nie x.xx. jingiel będący intro Konferencji, którego dopasowany fragment musi być wykorzystany również jako materiał na wejście prelegentów. Intro Konferencji musi być atrakcyjne wizualnie, dynamiczne, nowoczesne oraz musi być spójne z charakterem i tematem Konferencji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do naniesienia uwag oraz wskazania kierunku zmian w projekcie, co Wykonawca będzie musiał uwzględnić.
Wykonawca będzie również zobowiązany do przygotowania wstępów do poszczególnych sesji tematycznych, tj. zrealizowania nagrania wypowiedzi wskazanych przez Zamawiającego osób. Poprzez zrealizowanie nagrania Zamawiający rozumie połączenie internetowe, nagranie wypowiedzi oraz późniejszą postprodukcję, tj. przygotowanie belki czy dostosowanie materiału do Konferencji, np. jakościowo i poprzez dodanie czołówki, np. z wykorzystaniem fragmentu jingla.
Zamawiający przekaże Wykonawcy kontakty do poszczególnych osób, natomiast Wykonawca będzie zobowiązany do umówienia terminu nagrania oraz ustalenia wszelkich szczegółów, które niezbędne będą do zrealizowania materiału.
Wykonawca dostosuje powstałe nagrania do potrzeb osób niepełnosprawnych, w tym:
• Przygotuje i przekaże Zamawiającemu napisy (w języku angielskim), zgodnie z poniższą specyfikacją:
o Czcionka wykonany napisów musi być czytelna (bezszeryfowy font, zawsze ten sam, np. Arial, Verdana itp.)
o Musi być zachowany odpowiedni kontrast napisów do tła (czarne tło, jasny font)
o Napisy nie mogą zasłaniać innych elementów obrazu, zamieszczone w dolnej części
ekranu,
o Wyświetlanie tekstu powinno trwać min. 3 sek. I powinno być zsynchronizowane z obrazem (Zamawiający dopuszcza, żeby pojedynczy napis wyświetlany był nie krócej niż 1 sekundę i nie dłużej niż 7 sekund. Czas wyświetlania powinien być dopasowany do długości tekstu i pozwalać na wygodne odczytanie),
o Napisy muszą być wyświetlane w formacie dwuwiersza, przy czym jeden wiersz nie powinien mieć więcej niż 40 znaków,
o Napisy powinny składać się ze zdań pojedynczych, jedna myśl w jednym zdaniu, nie
należy rozbijać związków międzywyrazowych
o Korekta stylistyczna i gramatyczna tekstu
o Przygotowanie napisów i przekazanie ich w postaci pliku .srt
• Przygotuje i przekaże Zamawiającemu deskrypcję do każdego spotu.
Zamawiający dopuszcza możliwość wcześniejszego nagrania sesji i/lub wypowiedzi panelistów w sytuacji, gdy jego obecność lub połączenie internetowe w trakcie Konferencji są niemożliwe. Wykonawca powinien więc nawiązać połączenie, nagrać sesję i/lub wypowiedzi, a także dokonać odpowiedniej postprodukcji, aby przygotować materiał do emisji w trakcie Konferencji. Możliwe jest również połączenie z danym prelegentem „na żywo”, w przypadku jego nieobecności w studio.
Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu finalnej wersji materiałów
audiowizualnych w terminie nie krótszym niż 10 dni kalendarzowych przed Konferencją.
5) Zapewnienie tłumaczenia na język angielski i polski oficjalnej części Konferencji
Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie tłumaczenia symultanicznego podczas pierwszej części Konferencji. Zamawiający rozumie przez to dostarczenie oraz montaż dźwiękoszczelnej kabiny dla tłumacza wraz z potrzebnym sprzętem i okablowaniem, a także zapewnienie tłumaczy języka angielskiego posiadających doświadczenie w pracy przy podobnych wydarzeniach. Wykonawca będzie odpowiedzialny także za dostarczenie sprawnych odbiorników oraz słuchawek dla uczestników Konferencji (max 20 sztuk).
6) Zapewnienie tłumacza migowego
Wykonawca dostosuje przekaz Konferencji pod kątem wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnością słuchową, tj. zapewni tłumacza migowego, który widoczny będzie podczas obydwu transmisji w prawym lub lewym dolnym rogu. Wykonawca musi zapewnić widoczność tłumacza, która umożliwi odczytanie i zrozumienie przekazu, a jednocześnie nie zakłóci/nie zasłoni obrazu z Konferencji.
Tłumaczenie wykonane musi być przez osoby z biegłą znajomością polskiego języka migowego (PJM) posiadające certyfikat T2 Polskiego Związku Głuchych lub równoważny oraz posiadające doświadczenie (min. roczne) w zakresie tłumaczenia na PJM. Strój tłumaczy musi być dostosowany do rangi i charakteru spotkania (np. stosowny strój bez znaków firmowych itp.).
7) Przygotowanie strony internetowej
Strona internetowa dostarczona zostanie przez Zamawiającego i stworzona w oparciu o wykorzystywany przez niego system (GovPress).
Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia formularza rejestracyjnego dla uczestników Konferencji oraz panelu logowania. Link do formularza zostanie umieszczony na stronie internetowej Konferencji. Wykonawca będzie również zobowiązany do obsługi wspomnianego formularza oraz rejestracji uczestników, a także panelu logowania, np. niezwłocznego usunięcia powstałych błędów.
Potencjalni uczestnicy będą mogli się zarejestrować po wypełnieniu formularza zawierającego pola do wypełnienia z potrzebnymi danymi, np. imię, nazwisko, instytucja, adres e-mail, numer telefonu. Po rejestracji uczestnik otrzyma kod do transmisji oraz automatycznie dołączy do newslettera, o czym musi być poinformowany po zaznaczeniu odpowiedniego pola wymaganego. Polem wymaganym do zaznaczenia i potwierdzenia rejestracji będzie również zaakceptowanie regulaminu Konferencji.
Newsletter będzie przygotowany przez Zamawiającego, przekazany Wykonawcy i wysłany przez Wykonawcę do zarejestrowanych uczestników. Wykonawca musi utworzyć na potrzeby Konferencji adres e-mail, który jednocześnie będzie formą kontaktu z organizatorami Konferencji. W porozumieniu z Zamawiającym Wykonawca będzie odpowiedzialny za obsługę wszelkich zapytań oraz problemów związanych z Konferencją.
Otrzymany kod do transmisji umożliwi uczestnikowi interakcję, np. poprzez korzystanie z mechanizmu LiveChat. Niezarejestrowani uczestnicy będą mogli włączyć oraz oglądać transmisję, jednak bez możliwości interakcji.
Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia kodu źródłowego do transmisji, aby została ona opublikowana na stronie internetowej Konferencji. W przypadku części pierwszej Konferencji jedna transmisja będzie w języku polskim, a druga w języku angielskim, aby osoby chętne do obejrzenia wydarzenia mogły dokonać wyboru. W przypadku części drugiej Konferencji jedna transmisja będzie z pomieszczenia głównego, druga z pomieszczenia dodatkowego, w której odbędzie się równoległa sesja tematyczna.
8) Zapewnienie prowadzącego/moderatora
Wykonawca zapewni prowadzącego/moderatora Konferencję – osobę posiadającą co najmniej pięcioletnie doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń o charakterze i randze zbliżonymi do Konferencji (wydarzenia naukowe lub/i biznesowe; w języku angielskim), w tym wydarzenia organizowanego w formule hybrydowej. Prowadzący/moderator może być osobą znaną – dziennikarzem/dziennikarką – oraz powinien posiadać dużą charyzmę, nienaganną prezencję i dobry kontakt z gośćmi, a także w sposób biegły posługiwać się językiem angielskim.
Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie uregulowanie wszelkich zobowiązań związanych z utrwaleniem, wykorzystaniem i upowszechnianiem wizerunku prowadzącego/moderatora oraz obowiązkiem informacyjnym, o którym mowa w RODO.
Zamawiający pozostawia sobie prawo do zaplanowania spotkania roboczego i próby przed Konferencją. Podczas spotkania roboczego przedstawiciele Zamawiającego, Wykonawcy oraz prowadzący/moderator omówią scenariusz oraz inne szczegóły organizacyjne.
W prezentacji ofertowej Wykonawca powinien przedstawić dwie propozycje osoby prowadzącej/moderatora. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru lub nie skorzystania z przedstawionych propozycji. Wykonawca będzie wtedy zobowiązany do zaproponowania następnej osoby, zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym załącznik do zapytania.
9) Zapewnienie makijażystki/ty
Wykonawca zapewni usługę podstawowego make up dla maksymalnie 20 osób występujących na scenie podczas Konferencji. W ramach usługi makijażystka/ta przygotuje uczestników oraz moderatora do wystąpienia, tj. przede wszystkim zakryje wszelkie niedoskonałości skóry i zmatowi ją, zachowując przy tym środki ostrożności oraz korzystając ze środków higienicznych.
W związku z powyższym Wykonawca zapewni w wynajmowanej przestrzeni stanowisko dla makijażystki/ty, które nie będzie w bezpośrednim sąsiedztwie sceny i przestrzeni cateringowej. Stanowisko to może znajdować się w garderobie.
10) Zapewnienie obsługi fotograficznej
Do zadań Wykonawcy należeć będzie również zapewnienie serwisu fotograficznego oraz dostarczenie Zamawiającemu relacji fotograficznej dokumentującej Konferencję (minimum 50 zdjęć po obróbce; 3072 x 2304; 300 dpi), w tym zdjęć przedstawiających wszystkie osoby prezentujące się na scenie. Wykonawca dokona profesjonalnej postprodukcji cyfrowej zdjęć (x.xx. korekta kolorów i ostrości, kadrowanie, retusz w wybranym stylu, przygotowanie zdjęć do druku).
Zdjęcia zostaną przekazane Zamawiającemu poprzez udostępniony link do chmury lub na pamięci USB, w terminie 24 godzin od zakończenia Konferencji. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu minimum 10 zdjęć z Konferencji w terminie 2 godzin od jej zakończenia.
Wykonawca przekaże autorskie prawa majątkowe do utworów w postaci zdjęć.
11) Zapewnienie usługi cateringowej
Wykonawca zapewni usługę cateringową dla uczestników Konferencji, tj. osób obecnych w studiu (maksymalnie 10 osób jednocześnie), zgodnie z poniższym opisem.
• Stała przerwa kawowa – składająca się z uzupełnianych na bieżąco przekąsek, owoców, deserów oraz napojów, tj.
o przekąski zimne typu finger food – co najmniej trzy rodzaje, w tym jedna wegetariańska
(nie mniej niż 150 g na osobę);
o przekąski ciepłe – co najmniej dwa rodzaje, w tym jedna wegetariańska (nie mniej niż 200 g na osobę);
o desery – co najmniej trzy rodzaje, np. ciasto krojone, deser podany w pucharku, mus (nie mniej niż 150 g na osobę);
o owoce filetowane – co najmniej dwa rodzaje na osobę;
o napoje – świeżo parzona kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata (minimum czarna i zielona, w torebkach) wraz z dodatkami, tj. mleko, śmietanka do kawy, cukier, cytryna; napoje zimne, tj. woda gazowana i niegazowana (bez limitu) oraz soki owocowe (co najmniej dwa rodzaje; minimum 0,2 l każdego rodzaju na osobę).
• Lunch w formie szwedzkiego stołu, tj.
o zupę – dwa rodzaje do wyboru (nie mniej niż 250 ml na osobę);
o danie główne na gorąco – dwa rodzaje do wyboru (w tym jedno danie mięsne, jedno danie
wegetariańskie);
o ciepłe dodatki – dwa rodzaje do wyboru, np. ziemniaki opiekane, ryż, warzywa gotowane (nie mniej niż 600 g na zestaw);
o zimne dodatki – dwa rodzaje do wyboru, np. surówki, sałatki (nie mniej niż 150 g na
osobę).
Wykonawca zapewni oznaczenie każdej z potraw, tj. jej opis wraz z informacją o daniu
wegetariańskim, zarówno w języku polskim, jak i języku angielskim.
Wykonawca dostarczy i przygotuje stoły cateringowe oraz stoliki koktajlowe w liczbie dostosowanej do uczestników Konferencji, wraz z nakryciem (skirtingi i/lub obrusy). Użyte nakrycia muszą być czyste, wyprasowane, nieuszkodzone oraz jednolite. Wykonawca zapewni symboliczne dekoracje, np. kwiatowe, na każdy ze stołów koktajlowych, nawiązujących kolorystycznie do pozostałych elementów Konferencji.
Uwaga!
Zaleca się, aby kawa do przygotowania serwisu kawowego posiadała certyfikat Fairtrade lub inny równoważny certyfikat, który potwierdza, że drobni producenci/rolnicy otrzymali przynajmniej cenę minimalną zapewniającą im zwrot kosztów produkcji i godziwe wynagrodzenie, wypłacona została im roczna premia Fairtrade lub równoważna premia na projekty rozwojowe wspierające społeczność lokalną, zapewniona jest możliwość udzielania prefinansowania zakupu kawy przez grupę producencką, zapewnione są odpowiednie warunki socjalne zgodnie z Konwencjami Międzynarodowej Organizacji Pracy (ochrona praw kobiet i przeciwstawianie się ich dyskryminacji, zakaz pracy przymusowej i niewykorzystywanie pracy dzieci, wolność zrzeszania się, bezpieczeństwo i ochrona zdrowia) oraz przestrzegane są standardy środowiskowe (producent ocenia swoje oddziaływanie na środowiskowo i tworzy plan jego minimalizacji, stopniowe ograniczanie użycia w rolnictwie środków chemicznych, zakaz stosowania GMO, stopniowe wdrażanie zrównoważonych systemów zagospodarowania odpadów, zapobieganie pożarom lasów).
Wymogi dotyczące usług cateringowych:
• Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: podgrzewacze, naczynia, sztućce
oraz inne przedmioty niezbędne do realizacji usługi, tak aby w szczególnych przypadkach
(zaginięcia, zniszczenia etc.) Wykonawca mógł w każdej chwili dany przedmiot zastąpić
innym, bez szkody dla jakości świadczonej usługi;
• wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane, porcelanowe lub ceramiczne, a sztućce metalowe. Zamawiający nie dopuszcza użycia zastawy z plastiku oraz naczyń i sztućców jednorazowych;
• Wykonawca będzie odpowiedzialny za rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń, dbałość o estetykę miejsca, wytworny i elegancki sposób podawania posiłków, a także bieżące usuwanie i utylizację odpadków i śmieci w trakcie wydarzenia;
• w przypadku posiłków podawanych w trakcie przerwy kawowej i lunchu (dot. opcji ustawienia zimnych przekąsek na stołach z boku sali) Wykonawca wydrukuje karteczki/bileciki z nazwami produktu/potrawy w języku polskim i w języku angielskim oraz umieści je na bufetach przy serwowanych posiłkach;
• Wykonawca, najpóźniej do 10 dni kalendarzowych przed Konferencją, przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje menu. W przypadku uwag lub zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego w terminie jednego dnia od otrzymania menu, Wykonawca uwzględni wskazane uwagi i ponownie przedłoży Zamawiającemu poprawione menu w terminie jednego dnia roboczego;
• obsługa kelnerska powinna spełniać następujące wymagania:
o doświadczenie w zakresie realizacji usług kelnerskich,
o dobry stan zdrowia,
o wysoki poziom kultury osobistej, punktualność, dyscyplina i obowiązkowość,
o niekaralność,
o ukończone 18 lat,
o obsługa kelnerska będzie ubrana w jednolite uniformy tj. strój o charakterze oficjalnym, dopasowany do rangi i charakteru wydarzenia. Strój dla kelnerów/kelnerek zgodny ze standardami usług cateringowych.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia zakładanej liczby uczestników korzystających z usługi cateringowej, o czym poinformuje Wykonawcę na 7 (siedem) dni kalendarzowych przed Konferencją. W związku z czym wynagrodzenie zostanie obliczone na podstawie faktycznej liczby uczestników.
Podstawowe zasady współpracy:
• Wykonawca zapewni transport do miejsca organizacji Konferencji, a także montaż i demontaż niezbędnego sprzętu oraz elementów aranżacji i scenografii użytych do organizacji Konferencji (np. sceny, ekranu, mebli).
• Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała z osobami wskazanymi przez Xxxxxxxxxxxxx.
• W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Xxxxxxxxxxxxx, niebędącymi pracownikami Zamawiającego.
• Wykonawca będzie posiadał policę OC i NNW w ramach wykonywanej przez siebie
działalności.
• Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z
Wykonawcą drogą mailową, telefoniczną lub osobiście.
• Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z z dnia 10 maja 2018 r. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781.
• Zamawiający pozostawia sobie prawo wprowadzenia nieodpłatnej zmiany x.xx. w zakresie osoby prowadzącej Konferencję, czy projekcie sceny po podpisaniu umowy. Wykonawca zastosuje wszystkie uwagi wprowadzone przez Zamawiającego.
• Wszystkie materiały i elementy aranżacji, które zostaną zaprojektowane (powstaną) w trakcie realizacji zamówienia muszą być przedstawione do ostatecznej akceptacji Zamawiającego przed wyprodukowaniem. Ewentualne poprawki i zmiany Zamawiający będzie zgłaszał w formie elektronicznej w ciągu 2 dni roboczych (przez dni robocze Zamawiający rozumie dni następujące kolejno po sobie od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt). Wykonawca będzie zobowiązany do wprowadzenia poprawek również w ciągu 2 dni roboczych.
8. Kod CPV
00000000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez 00000000-7 – Usługi projektów graficznych
9. Harmonogram realizacji zamówienia
Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu finalnej wersji scenariusza w terminie nie krótszym niż 10 dni kalendarzowych przed planowanym rozpoczęciem Konferencji.
Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu finalnej wersji materiałów
audiowizualnych w terminie nie krótszym niż 10 dni kalendarzowych przed Konferencją.
Wykonawca, najpóźniej do 10 dni kalendarzowych przed Konferencją, przedstawi do akceptacji
Zamawiającego propozycje menu.
10. Informacje o warunkach udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania2
1) wiedza i doświadczenie Wykonawcy, niezbędne do wykonania zamówienia:
Zrealizowanie w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, w sposób należyty wykonał, co najmniej trzy usługi, każda o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych), polegające na organizacji wydarzenia o podobnym do Konferencji charakterze, które obejmowały obsługę techniczną, usługę operatorsko montażową, działania przygotowawcze x.xx. aranżacja sceny, realizacja materiałów audio wideo, dostarczenie cateringu. Przynajmniej jedna ze wskazanych w zdaniu poprzedzającym usług musi dotyczyć organizacji wydarzenia w formule online lub hybrydowej z transmisją online dla minimum 100 uczestników;
2 Stawianie warunków udziału w postępowaniu nie jest obowiązkowe.
Na potwierdzenie spełnienia ww. warunku Wykonawcy przedłożą wykaz usług stanowiący załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
Ocena spełnienia ww. warunku odbywać się będzie metodą spełnia/nie spełnia.
11. Dodatkowe warunki
1) Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
a) Odpowiedzi tylko na wybrane oferty;
b) Rezygnacji lub unieważnienia Zamówienia przed wyborem najkorzystniejszej oferty
podając uzasadnienie.
2) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych
wyjaśnień lub uzupełnień dotyczących dokumentów lut treści złożonych ofert.
3) Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy wykonawca, którego oferta została oceniona, jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania do uzupełnienia/do wyjaśnień tylko w stosunku do wykonawcy najlepiej ocenionego.
5) Zasady poprawiania omyłek w ofercie – Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawy w ofercie:
a) oczywistych omyłek pisarskich;
b) oczywistych omyłek rachunkowych;
c) innych omyłek polegających na niezgodności oferty z zapytaniem.
6) Odrzucenie oferty – Zamawiający zastrzega prawo do odrzucania oferty, jeżeli:
a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania, z zastrzeżeniem dotyczącym
poprawiania omyłek;
b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
c) wykonawca nie wyraził zgody na przedłużenie terminu związania ofertą,
d) oferta zawiera rażąco niską cenę;
7) Unieważnienie postępowania – Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, w szczególności jeżeli:
a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba ze Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
c) jeżeli postepowanie jest obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego.
12. Wykaz oświadczeń i dokumentów, które Wykonawca złoży wraz z ofertą3
1) Formularz ofertowy
2) Prezentacja ofertowa służąca przedstawieniu koncepcji, lokalizacji i prowadzącego
3 Należy wskazać oświadczenie/dokument oraz cel jaki będzie spełniał, np. „oświadczenie/dokument służy potwierdzeniu spełniania warunku udziału w postępowaniu opisanego w ust. 11 pkt 1 Zapytania” lub „oświadczenie/dokument służy potwierdzeniu zgodności oferty Wykonawcy z wymaganiami Zamawiającego określonymi w ust. 7 Zapytania”.
3) Wykaz usług
4) Ewentualne pełnomocnictwo
13. Kryteria oraz sposób dokonania oceny ofert
L.p. | Kryterium | Waga |
1. | Cena oferty brutto (C) | 50% |
2. | Aranżacja pomieszczeń (A) | 40% |
3. | Studio nagrań (S) | 10% |
13.1. Cena brutto oferty (waga 50%)
W ramach kryterium cena brutto – waga 50% (wskaźnik oznaczony jako „C”) – Zamawiający oceni oferty przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt. Zamawiający dokona wyliczenia punktów dla każdej oferty, za każde kryterium, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i wybierze ofertę z najwyższą liczbą punktów ogółem, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, stosując poniższy wzór:
Liczba punktów =
najniższa zaoferowana cena brutto
cena brutto oferty badanej
x 50
Wykonawca w tym kryterium może otrzymać maksymalnie 50 pkt.
13.2. Aranżacja pomieszczeń (waga 40%)
W ramach kryterium aranżacji pomieszczeń – waga 40% (wskaźnik oznaczony jako „A”) – punkty zostaną przyznane na podstawie złożonego wraz z ofertą projektu (wizualizacja wykonana w programie graficznym, nie odręcznie) aranżacji dwóch przestrzeni znajdujących się w studiu, w którym odbędzie się Konferencja.
Punkty zostaną przyznane za koncepcję aranżacji, która musi zapewniać funkcjonalne zastosowanie technik multimedialnych, tj. oświetlenie, wielkość ekranu dostosowana do zabudowy i wielkości pomieszczenia, zabudowa sceny z rozmieszczeniem logotypów NCBR oraz KPK, meble, ścianka wolnostojąca z drugiego pomieszczenia, wykorzystane technologie itp. oraz nawiązywać do charakteru wydarzenia.
Przydział punktów w kryterium zostanie dokonany poprzez zestawienie przedstawionej przez Wykonawcę koncepcji z koncepcjami przedstawionymi przez innych Wykonawców.
Po dokonaniu wskazanego zestawienia w ramach kryterium, jeżeli możliwe jest zróżnicowanie przedstawionych przez Wykonawców koncepcji, zostanie oceniona kolejność, w jakiej poszczególne koncepcje Wykonawców najlepiej spełniają kryterium.
Zamawiający dopuszcza sytuację, w której więcej niż jedna koncepcja otrzyma to samo miejsce w zestawieniu. W takim przypadku, koncepcje pozostałych Wykonawców zajmą kolejno następne miejsca w zestawieniu.
Jeżeli wszystkie lub kilka z przedstawionych do oceny koncepcji są jednakowe i nie można ocenić, które z nich w większym lub mniejszym stopniu spełniają kryterium, to wszystkim Wykonawcom lub odpowiednio kilku Wykonawcom, przyznawana jest liczba punktów zgodna z miejscem projektów w zestawieniu. Wykonawcy, który przedstawił opis koncepcji najlepiej spełniający wymagania w ramach kryterium spośród wszystkich przedstawionych przez Wykonawców koncepcji, przyznaje się maksymalną liczbę punktów możliwą do uzyskania za kryterium.
Wykonawcy, który przedstawił opis koncepcji niespełniający wymagań w ramach niniejszego kryterium albo spełniający go w najmniejszym stopniu, o ile nie zostały przyznane miejsca ex aequo, przyznaje się „0” punktów.
W przypadku, gdy ocenie będzie podlegała jedna oferta, uzyska ona maksymalną liczbę
punktów albo 0 punktów.
Wykonawcom, których opis koncepcji oceniany jest, jako spełniający wymagania w ramach kryterium w mniejszym stopniu od najlepszej propozycji i w większym stopniu od najgorszej propozycji, przyznaje się liczbę punktów pośrednią, obliczoną zgodnie z poniższymi zasadami. Pozostali Wykonawcy otrzymają liczbę punktów proporcjonalną do miejsca w hierarchii.
Liczba punktów obliczona zostanie wg wzoru:
(A max – A obliczana) : (A max – 1) x 40 pkt = liczba punktów kryterium, gdzie:
A max – liczba ofert (np. 2, 3, 4….n);
A obliczana – pozycja w zestawieniu oferty badanej w kryterium; Wykonawca, w tym kryterium może otrzymać maksymalnie 40 punktów.
Uwaga!
W przypadku złożenia przez Wykonawcę dwóch lub więcej projektów sceny, Zamawiający podda ocenie projekt, który został przedstawiony przez Wykonawcę, jako pierwszy w kolejności, tj. oznaczony numerem 1 lub załączony do oferty, jako pierwszy.
W przypadku niezamieszczenia w projekcie wizualizacji sceny wymaganych elementów dotyczących sceny tj. scena z podestem, ekran (w zabudowie), logotypy NCBR oraz KPK, oferta Wykonawcy w tym podkryterium otrzyma 0 pkt.
13.3. Studio nagrań (waga 10%)
W ramach kryterium studio nagrań – waga 10% (wskaźnik oznaczony jako „S”) punkty
zostaną przyznane po ocenie oferty zgodnie z poniższymi podkryteriami.
13.3.1. Lokalizacja studia (LS- waga 5%)
W ramach podkryterium lokalizacji studia Zamawiający oceni odległość proponowanego studia od siedziby Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (ul. Xxxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx). Odległość będzie liczona w linii prostej pomiędzy lokalizacją wskazaną w ofercie a siedzibą NCBR, za pomocą Google Maps.
Liczba punktów obliczona zostanie wg wzoru:
(LS max – L obliczana) : (LS max – 1) x 5 pkt = liczba punktów kryterium, gdzie:
LS max – liczba ofert (np. 2, 3, 4….n);
LS obliczana – pozycja w zestawieniu oferty badanej w kryterium; Wykonawca, w tym podkryterium może otrzymać maksymalnie 5 punktów.
13.3.2. Reprezentacyjność studia (RS- waga 5%)
W ramach podkryterium reprezentacyjność studia Zamawiający oceni zaproponowaną lokalizację pod kątem estetyki, nowoczesności, wystroju.
Przydział punktów w kryterium zostanie dokonany poprzez zestawienie przedstawionej przez Wykonawcę lokalizacji z lokalizacjami przedstawionymi przez innych Wykonawców. Po dokonaniu wskazanego zestawienia w ramach kryterium, jeżeli możliwe jest zróżnicowanie przedstawionych przez Wykonawców lokalizacji, zostanie oceniona kolejność, w jakiej poszczególne lokalizacje Wykonawców najlepiej spełniają kryterium.
Zamawiający dopuszcza sytuację, w której więcej niż jedna lokalizacja otrzyma to samo miejsce w zestawieniu. W takim przypadku, lokalizacje pozostałych Wykonawców zajmą kolejno następne miejsca w zestawieniu.
Jeżeli wszystkie lub kilka z przedstawionych do oceny lokalizacji są jednakowe i nie można ocenić, które z nich w większym lub mniejszym stopniu spełniają kryterium, to wszystkim Wykonawcom lub odpowiednio kilku Wykonawcom, przyznawana jest liczba punktów zgodna z miejscem w zestawieniu.
Wykonawcy, który przedstawił lokalizację niespełniającą wymagań w ramach niniejszego kryterium albo spełniającą go w najmniejszym stopniu, o ile nie zostały przyznane miejsca ex aequo, przyznaje się „0” punktów.
W przypadku, gdy ocenie będzie podlegała jedna oferta, uzyska ona maksymalną liczbę punktów albo 0 punktów.
Wykonawcom, których opis lokalizacji oceniany jest, jako spełniający wymagania w ramach kryterium w mniejszym stopniu od najlepszej propozycji i w większym stopniu od najgorszej propozycji, przyznaje się liczbę punktów pośrednią, obliczoną zgodnie z poniższymi zasadami. Pozostali Wykonawcy otrzymają liczbę punktów proporcjonalną do miejsca w hierarchii.
Liczba punktów obliczona zostanie wg wzoru:
(RS max – L obliczana) : (RS max – 1) x 5 pkt = liczba punktów kryterium, gdzie:
RS max – liczba ofert (np. 2, 3, 4….n);
RS obliczana – pozycja w zestawieniu oferty badanej w kryterium; Wykonawca, w tym podkryterium może otrzymać maksymalnie 5 punktów.
Łącznie Wykonawca, w tym kryterium może otrzymać maksymalnie 10 punktów zgodnie z
poniższym wzorem:
S=LS+RS
gdzie:
S - suma punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium Studio nagrań
LS – punkty za podkryterium: lokalizacja studia
RS - punkty za podkryterium: reprezentacyjność studia
Zamawiający dokona wyliczenia punktów dla każdej oferty, za każde kryterium, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i wybierze ofertę z najwyższą liczbą punktów ogółem, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, stosując poniższy wzór:
LP=C+A+S
gdzie:
LP – suma punktów uzyskanych przez ofertę ze wszystkich kryteriach; C – punkty w kryterium: cena;
A – punkty w kryterium: aranżacja pomieszczeń;
S – punkty w kryterium: studio nagrań;
14. Podstawy wykluczenia Wykonawcy z postępowaniu
1) Złożenie oferty po terminie
2) Treść oferty niezgodna z Zapytaniem z zastrzeżeniem dotyczącym poprawiania omyłek
3) Wykonawca nie wyraził zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.
15. Informacje dotyczące kar umownych, które zostaną przewidziane w umowie
Zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym załącznik do zapytania.
16. Przewidywane możliwe zmiany istotnych postanowień umowy oraz warunki ich dokonania
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień Umowy w przypadkach gdy:
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ
na realizację Przedmiotu Umowy,
2) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, a także zaleceń i / lub poleceń służbowych bądź decyzji administracyjnych, związanych z przedmiotem zamówienia, których adresatem będzie Zamawiający.
3) wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Xxxxxx.
4) wystąpi sytuacja, niemożliwa do przewidzenia.
17. Dodatkowe informacje
1) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
2) Złożenia zapytania ofertowego, jak też otrzymanie w jego wyniku oferty nie jest równoznaczne z udzieleniem zamówienia przez Zamawiających (nie rodzi skutków w postaci zawarcia umowy).
3) Cena winna być wyrażona w złotych polskich. Cenę oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zł/gr).
4) Cena oferty powinna obejmować pełny zakres prac określonych w zapytaniu oraz
uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy.
5) Cena musi być przygotowana w języku polskim, w sposób czytelny. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę, w której musi być zaoferowana tylko jedna cena. Dokumenty ofertowe muszą być podpisane przez osobę(-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania.
6) Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu umowy zgodnie z „Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020”, które są dostępne na Portalu Funduszy Europejskich xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx- wzakresie-realizacji-zasady-rownosci-szans-i-niedyskryminacji-oraz-zasady-rownosci-szans/ w szczególności określone w Załączniku nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2014-2020 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/00000/Xxxxxxxxx_xx_0_xx_Xxxxxxxxx_x_xxx resie_rownosci_zatwiedzone_050418.pdf oraz Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/00000/Xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxx_x_xxxxxxxxx nta_210717.pdf
18. Wykaz załączników do Zapytania
1) Formularz ofertowy,
2) Wykaz usług,
3) Wzór umowy.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
FORMULARZ OFERTOWY
PEŁNA NAZWA WYKONAWCY: .....................................................................................
ADRES Z KODEM POCZTOWYM: .....................................................................................
TELEFON: ………….…………………….............
ADRES E-MAIL: ....................................................
NUMER NIP:………………...…………...............
NUMER REGON: ................................................
„Organizacja konferencji „Horyzont Europa””.
Nawiązując do zapytania ofertowego na organizację konferencji „Horyzont Europa” oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, w pełnym rzeczowym zakresie ujętym w zapytaniu, za łączną cenę*:
netto: …………………… (słownie: ) zł
wysokość podatku VAT: ……………………
wartość podatku VAT (cena netto x stawka VAT): (słownie:
…………………..) zł
brutto: …………………… (słownie: ) zł
L.p. | Nazwa usługi | Cena netto | Cena brutto |
1 | Aranżacja oraz scenografia studia (głównej przestrzeni, garderoby, salki dla gości oraz przestrzeni cateringowej), w tym: scena, oświetlenie, nagłośnienie, wyposażenie (fotele, stoliki), ekran, sprzęt techniczny i multimedialny wraz z obsługą i transportem | ||
2 | Aranżacja oraz scenografia studia (drugiej przestrzeni), w tym: ścianka, oświetlenie, nagłośnienie, wyposażenie (fotele, stoliki), ekran, |
sprzęt techniczny wraz z obsługą i transportem | |||
3 | Transmisja i postprodukcja, w tym platforma, sprzęt techniczny wraz z obsługą i transportem | ||
4 | Przygotowanie scenariusza | ||
5 | Przygotowanie materiałów audiowizualnych, w tym jingle, nagranie gości oraz sesji i/lub wypowiedzi, postprodukcja | ||
6 | Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego | ||
7 | Zapewnienie tłumacza migowego | ||
8 | Przygotowanie strony internetowej, w tym newslettera, a także panelu rejestracji i logowania | ||
9 | Zapewnienie prowadzącego/moderatora | ||
10 | Zapewnienie makijażystki/ty | ||
11 | Zapewnienie obsługi fotograficznej | ||
12 | Zapewnienie usługi cateringowej |
Oświadczamy, że cena oferty brutto jest ceną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia (w tym x.xx. ewentualne opusty i rabaty).
Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie …4 dni od daty zawarcia umowy.
Oświadczamy, że:
1. Nie wnosimy żadnych zastrzeżeń do zapytania ofertowego.
2. Spełniamy wszystkie wymagania zawarte w zapytaniu ofertowym.
3. Złożona przez nas oferta jest zgodna z treścią zapytania ofertowego i obejmuje wszelkie koszty wykonania przyszłego zamówienia o udzielenie zamówienia publicznego
4 W przypadku braku wypełnienia pozycji Zamawiający uzna, iż Wykonawca zaoferował termin realizacji 14 dni kalendarzowych.
4. Przyjmujemy do wiadomości, że:
4.1. złożenie oferty, jak też otrzymanie w jego wyniku odpowiedzi nie jest równoznaczne z udzieleniem zamówienia przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (nie rodzi skutków w postaci zawarcia umowy);
4.2. powyższe zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego;
4.3. Zamawiający dopuszcza możliwość doprecyzowania lub skorygowania zapisów i warunków niniejszego zapytania;
4.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji lub unieważnienia Zamówienia w uzasadnionych przypadkach (np. zmiany decyzji zamawiającego w zakresie konieczności realizacji zamówienia) przed wyborem oferty najkorzystniejszej.
5. Oświadczam, że wypełniłem/-am obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO*) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu złożenia wyceny w niniejszym postępowaniu**.
*rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
** W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).
6. Oświadczam, że uzyskałem zgody osób biorących udział w przygotowaniu wyceny, a także wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Warszawa 00-695, Nowogrodzka 47a, i przyjmuję do wiadomości, że moje dane podane w wycenie będą przetwarzane w celu związanym z przygotowaniem postępowania.
………………………………… ……………………………….
miejscowość, data podpis, imię i nazwisko
lub podpis na pieczęci imiennej
Składający ofertę:
Załącznik nr 2
Pełna nazwa Wykonawcy
……………………..………………..………………………………………………………… Adres z kodem pocztowym
……………………..………………..…………………………………………………………
Dotyczy: organizacji konferencji „Horyzont Europa”
WYKAZ NALEŻYCIE WYKONANYCH USŁUG
Wymaganie Zamawiającego – Zrealizowane w ciągu ostatnich trzech lat lub jeśli okres działalności w tym okresie należyte wykonanie co najmniej 3 usług, każda o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto polegających na organizacji wydarzenia o podobnym do Konferencji charakterze, które obejmowały obsługę techniczną, usługę operatorsko montażową, działania przygotowawcze x.xx. aranżacja sceny, realizacja materiałów audio wideo, dostarczenie cateringu. Przynajmniej jedna ze wskazanych w zdaniu poprzedzającym usług musi dotyczyć organizacji wydarzenia w formule online lub hybrydowej z transmisją online dla minimum 100 uczestników;
Lp. | Wykonana usługa | |
Nazwa usługi oraz krótki opis | Nazwa: …..………………………………………………………... Krótki opis: ….……………..……………………………………... …………..…………………………………………………..…..… | |
…………..…………………………………………………..…..… | ||
1 | Wartość usługi | |
(brutto) | …………………………………… zł | |
Data wykonania | ||
(należy podać | od …..…./…............... do …..…./…............... | |
datę rozpoczęcia | (miesiąc / rok) | |
i zakończenia | ||
Lp. | Wykonana usługa | |
wskazanej usługi) | ||
Odbiorca (podmiot, który zlecał wykonanie usługi) | …………………….………………………….……………. (nazwa i adres) | |
Nazwa usługi oraz krótki opis | Nazwa: …..………………………………………………………... Krótki opis: ….……………..……………………………………... …………..…………………………………………………..…..… | |
…………..…………………………………………………..…..… | ||
Wartość usługi | ||
(brutto) | …………………………………… zł | |
2 | Data wykonania (należy podać | od …..…./…............... do …..…./…............... |
datę rozpoczęcia | (miesiąc / rok) | |
i zakończenia | ||
wskazanej | ||
usługi) | ||
Odbiorca | ||
(podmiot, który | …………………….………………………….……………. | |
zlecał wykonanie | (nazwa i adres) | |
usługi) | ||
Nazwa: …..………………………………………………………... | ||
Nazwa usługi oraz krótki opis | Krótki opis: ….……………..……………………………………... …………..…………………………………………………..…..… …………..…………………………………………………..…..… | |
3 | Wartość usługi (brutto) | …………………………………… zł |
Data wykonania | od …..…./…............... do …..…./…............... | |
(należy podać datę | (miesiąc / rok) | |
Lp. | Wykonana usługa | |
rozpoczęcia i zakończenia wskazanej usługi) | ||
Odbiorca (podmiot, który zlecał wykonanie usługi) | …………………….………………………….……………. (nazwa i adres) | |
Do powyższego wykazu załączam dowody potwierdzające, że wskazane w nim usługi, zostały
wykonane należycie.
………………………………… ………………………………………
miejscowość, data podpis, imię i nazwisko
lub podpis na pieczęci imiennej